GUÍA 1 ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Vista previa del material en texto

DOCENTE: FERNANDO REINA 
 
 
1 
MÓDULO: REDACCION DE DOCUMENTOS, DE ACUERDO CON LAS NORMAS 
VIGENTES. 
CARRERA TÉCNICA: ASISTENTE ADMINISTRATIVO. 
UNIDAD 1. INTRODUCCIÓN: GESTIÓN DOCUMENTAL. 
 
 
GUÍA No. 1. GESTIÓN DOCUMENTAL 
 
 
1. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL? 
 
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los 
documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización o empresa; 
facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los 
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la 
conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios 
de racionalización y economía. 
 
En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías 
especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la 
información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización, 
todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede 
decir que: “El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y 
disponer de los documentos en forma estandarizada y delimitada”. 
 
 
Imagen 1. Gestión Documental de una Empresa. 
 
 
DOCENTE: FERNANDO REINA 
 
 
2 
1.1. Aportes de la Gestión Documental a los Procesos de la Empresa. 
 
La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza 
su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda 
a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento 
y recuperación de los mismos. 
 
En sí, la gestión documental permite: 
 
✓ Revisión de información. 
✓ Ahorro y eficiencia. 
✓ Categorización de archivos. 
✓ Eliminación de archivos que han perdido vigencia. 
✓ Almacenamiento ordenado. 
✓ Custodia de documentos. 
 
De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo 
relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución 
y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa. Así pues: 
 
✓ Mejora la gestión de la información. 
✓ Automatiza los procesos. 
✓ Reduce costos, tiempo y espacio. 
 
1.2. ¿Cómo se lleva a cabo la Gestión Documental? 
 
Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante y 
detallada de los documentos por medio de sistemas basados en normas que 
permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente o descendente, lo 
que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria 
dentro de la estructura pilar. Hay que tener en cuenta que esto coadyuva a la 
consolidación de la eficacia y la eficiencia. 
 
Lo anterior se hace por medio de la aplicación de administradores de archivos. 
Estos son softwares que administran y proveen información de vitalidad al usuario 
casi que de inmediato. Su interfaz es un puente entre las bases de datos y quienes 
desean buscar, crear o editar información. 
 
El administrador de archivos permite: 
 
✓ Gestionar archivos. 
✓ Manipular bases de datos. 
✓ Revisar estructuras de documentación. 
✓ Acceder rápidamente a documentos. 
 
 
DOCENTE: FERNANDO REINA 
 
 
3 
Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la 
cantidad de archivos que están a disposición y del valor que representa para la 
empresa. De esta manera se logra la clasificación estandarizada. 
 
Es de esta manera que la gestión documental no solo les aporta orden a los 
archivos, también proveen de información detallada de su prioridad y de su aporte 
para la empresa. Por lo tanto, podemos decir lo que los pasos centrales de la 
gestión documental se resumen en: 
 
✓ Revisión. 
✓ Análisis. 
✓ Categorización. 
✓ Aplicación de estrategias. 
✓ Establecimiento de matrices. 
 
Para que esto se ejecute de la manera correcta, se debe tener en cuenta los 
siguientes aspectos: 
 
1.2.1. Revisión de la Utilidad de los Documentos. 
 
Por medio de este paso se establece una priorización de manejo y destino 
documental, con el fin de que no se acumule información que a la larga termine 
siendo obsoleta o que pierda usabilidad. 
 
1.2.2. Digitalización de los Documentos Importantes. 
 
Actualizar los formatos de los documentos ayuda en varios aspectos: liberación 
de espacio, trato adecuado de la información y una gestión eficiente, aumento de 
la productividad de la empresa y lo más importante, la conservación de los 
documentos a través del tiempo. 
 
1.2.3. Centralización del Contenido. 
 
La adquisición de repositorios adecuados para los documentos físicos contribuye 
a la unificación del proceso de gestión y coadyuva a la revisión confiable de los 
documentos. Es decir, el usuario puede regular el tratamiento de la información, 
teniendo así, un control absoluto de los movimientos que se lleven a cabo. 
 
1.2.4. Clasificación de los Documentos. 
 
Como ya se ha mencionado, el orden y la jerarquía de los documentos es el centro 
de la gestión. De este modo, se logra mejorar los tiempos de destino documental, 
lo que lleva a que se ahorre tiempo en temas de búsqueda, administración y 
manejo. Además, otra de las funciones que permite este punto, es el entendimiento 
y reconocimiento de la estructura organizacional y de los procesos que se ejecutan 
en la empresa. 
 
DOCENTE: FERNANDO REINA 
 
 
4 
 
1.2.5. Uso de Metadatos. 
 
Determina la optimización de la gestión documental, ya que su funcionabilidad se 
centra en la descripción de los documentos, su contexto y su uso. Se puede resumir 
en: la administración más allá de la información, lo que permite la estandarización 
de los archivos. 
 
Sin el uso de este tipo de herramientas no se podría lograr la agilidad de búsqueda 
o de funciones archivísticas. 
 
 
Imagen 2. Procesos de la Gestión Documental. 
 
1.3. ¿Qué Beneficios Representa para la Empresa? 
 
Como ya se ha visto, el proceso de gestión documental permite el correcto manejo 
de los archivos físicos y electrónicos; esto se ve reflejado en la optimización de 
los procesos y a su vez en varios aspectos que influyen en la mejora continua, 
entre ellos: 
 
1.3.1. Reducción de Costos. 
 
La gestión documental reduce un 43% los costos documentales, gracias a la 
correcta categorización de los archivos y a la automatización de las tareas 
manuales. 
 
 
DOCENTE: FERNANDO REINA 
 
 
5 
1.3.2. Aumento de la Eficacia. 
 
La automatización de los procesos lleva a una fácil administración, migración y 
conversión de las bases de datos. Ahorrando tiempo en la búsqueda o recuperación 
de los documentos. No solo ofrece un acceso total a la información, también 
permite una óptima regulación. 
 
1.3.3. Aumento de la Productividad. 
 
Una buena conservación de los documentos ayuda a centralizar, estandarizar y a 
compartir la información de manera rápida y detallada. Esto contribuye a que las 
consultas que se generen alcancen niveles óptimos de ahorro. 
 
1.3.4. Uso eficiente de los Recursos. 
 
Con la aplicación de un sistema de gestión documental se reduce en un 50% los 
costos de copiado, uso del papel, fotocopias e impresiones y demás elementos 
relacionados a dicho procesos. 
 
El aprender a administrar los documentos, a ubicarlos y preservarlos maximiza la 
viabilidad económica de la empresa y minimiza el impacto ambiental de la 
empresa. 
 
1.3.5. Liberar Espacio. 
 
La administración inteligente lleva a alcanzar estándares de eficiencia. Uno de 
ellos es la optimización de los equipos y su capacidad. Esto se traduce a menor 
espacio utilizado para archivar documentos, ya que no todo debe almacenarse y 
no todo se almacena igual. 
 
1.3.6. Fácil Ubicación. 
 
Por medio de los administradores de archivos, se logra categorizar correctamente 
los documentos de manera jerárquica. Dicha estructura ayuda a la búsqueda eficaz 
y pronta de la información.1.3.7. Administración de Archivos. 
 
La administración adecuada permite a los usuarios crear, archivar o modificar los 
archivos existentes, así como revisar las propiedades de los mismos. 
 
1.3.8. Inmediatez. 
 
Las automatizaciones de los procesos ayudan al usuario a enviar y a compartir 
información o archivos rápidamente. Además, con el uso de metadatos y software 
 
DOCENTE: FERNANDO REINA 
 
 
6 
de administración se puede contribuir a un mejor acceso en línea que intensifica 
la consolidación del trabajo colaborativo. 
 
1.3.9. Seguridad en la Información. 
 
La organización de la información contribuye a su control y a su monitoreo 
constante en cuanto a las modificaciones o creaciones de los archivos. 
 
1.3.10. Preservación a Través del Tiempo. 
 
La digitalización de los documentos ayuda a que estos se encuentren en mejores 
condiciones y que pueden sobrellevar el paso del tiempo, pero esto no es exclusivo 
de los documentos electrónicos, también se lleva a cabo con los archivos físicos, 
ya que su correcto manejo y uso ayudan a que su conservación sea óptima. 
 
Por lo tanto, la administración y el uso de la gestión documental pueden 
proporcionarle a usted y a su empresa la oportunidad de establecer procesos de 
automatización y optimización que contribuyen al mejoramiento continuo y 
centralizado del manejo de la información y los archivos de valor. Esto con el fin 
de alcanzar logros basados en la eficacia y en la eficiencia. 
 
1.4. Tipos de Archivos en la Gestión Documental. 
 
Un Archivo es el resultado de la acción de guardar y salvaguardar de manera 
ordenada, bajo ciertas categorías y tipologías, manteniendo una lógica: 
cronológica, conceptual, organizacional o alfabético-numérica, los documentos de 
utilidad de una entidad o persona, con el fin de facilitar su ubicación, búsqueda y 
consulta. 
 
Existen al menos dos criterios primordiales para tipificar los archivos 
documentales que se pueden clasificar de las siguientes formas: 
 
1.4.1. Por su Organización. 
 
a) Centralizados. 
 
Hay una dependencia dentro de tu compañía que se encarga de manera específica 
del manejo de los documentos. Este tipo de departamento suele llamarse 
propiamente “archivo” y requiere de un orden superior al promedio, con personal 
especializado encargado de realizar las labores de conservación, organización, 
acceso y destrucción del archivo. 
 
Toda vez que se requiera un documento será necesario acercarse a esta 
dependencia para solicitarlo. 
 
b) Descentralizados. 
 
DOCENTE: FERNANDO REINA 
 
 
7 
 
Se trata de un tipo de organización donde cada dependencia de tu compañía se 
hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su clasificación y manejo. 
 
Si una empresa cuenta con este sistema, es probable que tenga dependencias 
internas como “archivo de contabilidad”, “archivo de almacén”, “archivo de 
recursos humanos”, etc., pero no necesariamente cuentas con personal 
especializado. 
 
Por su independencia, es necesario solicitar una consultoría periódica que revise 
y unifique los métodos de manejo documental en cada área de la empresa. 
 
c) Mixtos. 
 
Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o dependencias, pero con 
un organismo central que los captura periódicamente, los organiza y los conserva, 
apareciendo tanto en los registros de “archivo” por departamento, como en los de 
“archivo central”. 
 
Este método permite contar con disponibilidad de los documentos en cada área de 
tu empresa sin perder la posibilidad de tener un archivo histórico central donde 
se almacenen los papeles menos inmediatos. 
 
1.4.2. Por su Frecuencia de Uso. 
 
Los archivos también se clasifican por su necesidad en el día a día de la empresa. 
 
a) Archivo Activo. 
 
Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se 
utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La mayoría pasará a un segundo plano, 
pero hay documentos que siguen vigentes por largos periodos y se usan al menos 
una vez por mes. Es por eso que deberán permanecer accesibles. 
 
b) Archivo Semiactivo. 
 
Se refiere a los documentos que han terminado su vida útil dentro de una actividad 
concreta o han cumplido su ciclo fiscal. Los documentos llegan aquí del archivo 
activo y su fin es dar cuenta de las operaciones realizadas. 
 
c) Archivo Inactivo. 
 
Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil 
para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, 
documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un 
periodo de conservación.