ADMIN-LOGIS- SESION 4

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Curso: Administración de Logística
Tema: Planeación de la logística: Niveles y objetivos de planeación
Logística
Escuela de Administración
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES 
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE 
ADMINISTRACIÓN
MGrt. Elmer Montañez Vega
Sesión: 3
DEFINICIÓN:
Toda empresa, necesita adquirir ciertos recursos para la
realización de sus operaciones.
La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para
satisfacer esa necesidad del mejor modo.
FUNCIONES:
Detección de la necesidad.
Negociación con los proveedores.
Colocación de órdenes de compra.
Seguimiento y activación de órdenes de compra.
Recepción de efectos comprados.
Almacenaje y registro.
Entrega de los insumos al sector que los requirió.
IMPORTANCIA:
Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el
proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para cumplir con la producción
y las ventas.
La planificación de este proceso se relaciona directamente con las funciones de
compras y de stock.
Como todas las áreas, Compras no 
es un compartimiento estatico en la 
empresa, sino que se relaciona 
intensamente con numerosos 
sectores importantes para el 
negocio.
En las empresas, el sector de 
Compras se relaciona con:
RELACIÓN CON OTRAS ÁREAS DE LA 
EMPRESA.
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http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=DYab-6-bjTS10M&tbnid=3hhJhgjQQFneFM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.greenpeoplelife.com/es/envios.php&ei=RMdcUvSgKYja9ATAxIHoCA&bvm=bv.53899372,d.dmg&psig=AFQjCNFX9uQvRenQqWe--qkCNP0JPpZtJw&ust=1381897197294585
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FINANZAS, en la 
fijación de las 
política financiera 
con las compras, 
requerimientos de 
fondos y 
presupuesto del 
área.
PRODUCCIÓN, a 
través de información 
sobre plazos de 
entrega, costo de 
materias primas, 
calidad disponible, 
fuentes de 
aprovisionamiento, 
para el cumplimiento 
de los programas 
productivos del 
sector.
LA DIRECCIÓN 
GENERAL, a través 
de la fijación de 
políticas generales, 
procedimientos y 
análisis de las 
tendencias y cambios 
en el entorno; en lo 
que involucra a las 
compras de la 
empresa.
RELACIÓN CON OTRAS AREAS DE LA EMPRESA 
RELACIÓN CON OTRAS AREAS DE LA EMPRESA 
Es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a 
dirigir las compras dentro de la empresa. Dicho 
planeamiento responde a las siguientes preguntas, que 
llevan a la toma de decisiones y a la ejecución de acciones 
de compra.
PLANEAMIENTO DE LA GESTIÓN DE 
COMPRAS
¿Qué comprar?
 Calidad respecto a las 
necesidades.
 Sustitutos de los productos 
utilizados.
 Precios teniendo en cuenta 
la calidad
Según las necesidades.
Según la cantidad 
económica.
Según los descuentos y 
rebajas.
¿En que cantidad 
comprar?
¿Cómo 
comprar?
¿Cuándo 
comprar?
¿A quién 
comprar?
• Procedimiento de compra e 
importancia monetaria 
• Política de compra 
• Necesidades de los 
consumidores 
• Necesidades de producción 
• Elección de los proveedores 
• Interpretaciones comerciales 
• Comprar, fabricar o alquilar
 Surgen desde las necesidades de materiales a comprar, por lo que debe
efectuarse el presupuesto de compras.
 Se prevé los saldos de los materiales existentes en los almacenes.
Para proyectar el futuro esquema de deudas habrán de asignarse las partidas
a los principales proveedores.
CONSIDERACIONES:
Costos y seguros de almacenaje
Disponibilidad de capital de trabajo
Interés de capital inmovilizado
Perecibilidad de los materiales
PRESUPUESTOS DE COMPRAS 
PROCESO DE COMPRAS
Proceso encargado de la adquisición de bienes o 
servicios destinados al buen funcionamiento de una 
empresa. Se divide en:
• Recepción de requerimientos y
necesidades
• Creación y envío de la Orden de 
Compra
• Recepción de Nota de Envío
• Recepción de bienes/servicios
• Registro de Facturas
• 3 Way Match
• Pago a Proveedores
¿No es lo mismo pero con otras
palabras?
Purchasing (Compras)
y Procurement (Aprovisionamiento)
¿?
El término Comprador (Buyer) ha pasado a segundo plano, siendo reemplazado por dos 
nuevos términos que, sobre todo, se utilizan en su versión en inglés
PROCESO DE 
APROVISIONAMIENTO
No se queda en la simple adquisición 
de bienes o servicios.
Enfoca sus esfuerzos en aquellos 
aprovisionamientos clave para la 
organización de acuerdo a los 
objetivos determinados por la 
dirección ejecutiva.
Funciones del 
aprovisionamiento
• Prever las necesidades en la 
empresa.
• Planificarlas en el tiempo.
• Expresarlas en términos
adecuados.
• Buscarlas en el mercado.
• Adquirirlas mediante una orden de 
pedido.
• Asegurarse que son recibidas en
las condiciones demandadas.
• Pagarlas.
El proceso inicia cuando el 
departamento de compras recibe 
la solicitud de materiales o 
servicios externos de acuerdo a 
las necesidades de la empresa.
1. Requerimiento de suministro de materiales o identificación de
necesidades.
2. Autorización de requerimientos de materiales.
Después de la requisición de 
compra o solicitud de servicio 
se realiza la verificación de 
datos, firmas, presupuesto y 
posteriormente se determina 
la procedencia.
3. Verificación de especificaciones.
Se lleva a cabo una 
evaluación de los 
requisitos técnicos del 
producto. Aquí se 
describen a detalle la 
especificaciones que 
debe tener el producto 
a adquirir.
4. Verificación de existencias.
El Jefe de Compras y Almacén verifica que se
cuente con el stock mínimo de materiales o
insumos para cumplir con las solicitudes.
En caso de no contar con la cantidad
suficiente, se realiza el pedido al proveedor.
5. Aprobación de la solicitud de
compra.
El departamento de compras recibe, registra 
y autoriza las solicitudes de compras.
La aprobación de este documento está 
sujeta a las políticas de autorización que 
establezca la empresa.
6. Identificación de proveedores / Recepción de ofertas.
Se definen los posibles 
proveedores con base en las 
especificaciones de 
materiales requeridos.
Se Identifican aquellos que
son
capaces de suministrar los
artículos.
Se deben agrupar los 
productos que sean 
proporcionados por el mismo 
proveedor.
7. Cotización de materiales.
Se solicitan cotizaciones a los proveedores 
escogidos cuando sea necesario.
Para las compras que tienen proveedor 
exclusivo, no se requieren cotizaciones. Pues ya 
se conocen precios mediante transacciones 
anteriores.
8. Selección del proveedor.
• Se escoge al mejor proveedor 
con base en el análisis de las 
cotizaciones recibidas y tras 
haber hecho negociaciones 
estratégicas entre ambas partes.
• Cuando ya se tiene un contrato a 
largo plazo, este paso no es 
necesario.
SE DEFINEN LOS POSIBLES
PROVEEDORES EVALUANDO LOS
SIGUIENTES ASPECTOS: Precios y
condiciones de pago, plazos de entrega,
capacidad técnica y controles de calidad
que aplican permanencia en el mercado
9. Contratos.
Ambas partes acuerdan los contratos 
establecidos de compra-venta, la cantidad, 
precio, forma de envío, formas de pago, servicio 
postventas, reposiciones y tiempo del acuerdo.
Al final del contrato, se tiene la opción de 
renovarse, renegociar los acuerdos o romper 
relaciones.
10. Orden de pedido al proveedor.
Una vez aprobada la orden de compra, es enviada 
al proveedor.
El proceso puede ser complejo y lento, o bien muy 
sencillo.
En algunas situaciones de alta utilización, el 
proveedor envía embarque diarios incluso sin la 
necesidad de ordenes de compra.
11. Rastreo del pedido.
Su objetivo es evitar los retrasos en la entrega, o desviaciones con respecto a las 
cantidades solicitadas en el pedido. Se contacta constantemente a los 
proveedores. Es especialmente necesario en compras cuantiosas, cuando un 
retraso puede significar un retraso en la producción o implicar la posible pérdida 
de alguna venta o cliente.
12. Recepción del pedido
(3 Way Match)
Se verifica que los productos recibidos y relacionados en la 
factura y/o remisión cumplan con las características y 
condiciones relacionadas en la orden de compra y el recibo de
pedido.
En caso de que los productos no reúnan las condiciones 
requeridas, el jefe de compras tiene que decidir hacer la 
devolución al proveedor o bien aplicar las sanciones acordadas.
Para el caso de los proveedores de servicios se verificará la 
calidad y satisfacción del servicio adquirido a través del 
encargado de su supervisión.
13. Recepción y registro de factura de materiales.
Después de revisarse la compra, se 
envía una notificación a compras, la 
unidad que hizo la requisición, 
control de inventarios, y 
contabilidad, para tener una buena 
administración.
Compras debe de estar en estrecha 
relación con contabilidad para 
asegurarse de que a los proveedores 
se les pague de manera correcta y 
puntual.
14. Evaluación de proveedores y reevaluación
de materiales.
Los registros sobre puntualidad, 
discrepancias en la calidad y cantidad, y 
referentes a precios, deberán ser 
actualizados como parte de la evaluación 
continua de los proveedores.
PROCESO DE APROVISIONAMIENTO
No todas las empresas compran de la
misma manera. Los distintos factores que
hacen a su negocio llevan a las empresas a
comprar de diferentes formas en función
de obtener las mejores ventajas y al
menor costo posible.
Algunas de las principales modalidades de
compras son:
MODALIDADES DE COMPRA
Se denominan compras locales a
las que se realizan cerca del
establecimiento empresario. Es el
procedimiento normal de
abastecimiento de una empresa
para satisfacer las necesidades de
aprovisionamiento a largo plazo, a
fin de aprovechar la capacidad de
producción de empresa.
COMPRA HABITUAL DE PEDIDOS
En los casos en que los proveedores locales no puedan
satisfacer las condiciones se recurre a proveedores de otros
países. Esta práctica es cada vez más habitual por los bajos
costos que esto implica
Se refiere a la adquisición de aquellos bienes que aumentan
el activo físico de la empresa . Este tipo de bienes no son de
renovación frecuente y se les asigna un valor de vida útil en
función del desgaste y las innovaciones permanentes, que le
van restando valor hasta hacerlo poco significativo.
Compra de 
servicios
son de una determinada importancia, se instrumenta a 
través de contratos por un lapso determinado para que 
personal externo brinde apoyo puntual en actividades 
de producción o administración
Se trata de compras menores o servicios 
pequeños, Que no justifican el costo y el 
tiempo ni la intervención del área de Compras
Este tipo de compras puede
realizarse en un ámbito público (empresa, institución 
pública) o privado (empresas u organizaciones no 
gubernamentales) a través de un concurso competitivo 
abierto.
CREACIÓN DEL INVENTARIO Y LA FUNCIÓN DE COMPRA
Flujo de entrada (compras)
Nivel de inventario
Reponer las existencias
Usadas para el proceso
productivo o ventas
Flujo de salida
(Ventas)
Flujo de pérdida
scrap)
COMPRAS ELECTRÓNICAS
• EDI (electronic data interchange)
• Intercambio de documentos vía telefónica
• Software para comunicaciones
• Documentos
– pedidos – facturas - órdenes de pago
• Proceso
– Cliente: “clik” en catálogo electrónico
– Proveedor: verificación de crédito y disponibilidad del artículo
– Proveedor: notificación electrónica a almacén y embarque
– Proveedor: envío electrónico de factura
– Cliente: recepción y transferencia electrónica bancaria
• Facilitar EDI a través de Internet
La nueva misión del comprador 
CÓDIGO DE ÉTICA, VALORES Y PRINCIPIOS
Proceso de Negociación
• Regalos, donaciones.
• Atenciones – Participación en eventos
• Precio legal – Beneficio Legal (Para la empresa)
Aspectos Legales
• Contratos y acuerdos con proveedores
• Actitud y disposición para solucionar adecuadamente los conflictos y diferencias 
con proveedores
• Contenido legal de los contratos
• Respeto por el proveedor, su cultura, su negocio
“Solo para los que quieren salir adelante”
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
INDICADORES DE COMPRAS
La finalidad de la gestión de compras 
es satisfacer las necesidades de la 
empresa con elementos exteriores a 
la misma, buscando “maximizar” el 
valor del dinero invertido.
Por lo que es necesario el cálculo 
de parámetros o indicadores para 
medir el desempeño y cuantificar 
la eficiencia de un proceso.
Indica la compras conimportancia de las
respecto a las ventas en términos porcentuales:
IC=
𝑽𝒂𝒍𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝒍𝒂𝒔 𝒄𝒐𝒎𝒑𝒓𝒂𝒔 𝒕𝒐𝒕𝒂𝒍𝒆𝒔
𝑽𝒆𝒏𝒕𝒂𝒔 𝒕𝒐𝒕𝒂𝒍𝒆𝒔 𝒅𝒆𝒍 𝒂ñ𝒐 𝒂𝒏𝒕𝒆𝒓𝒊𝒐𝒓
Índice de compras
x 100
Índice del costo del departamento de compras
Mide el costo del departamento de compras en relación al valor de las 
compras.
Costo del departamento de compras=
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠
x 100
Indica la relación que existe entre el costo del departamento de compras y el 
número de pedidos emitidos.
Índice del costo de un pedido de compras
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜 =
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠
x 100
Indica el número de veces que rota el stock 
respecto a la cantidad de materias primas 
compradas
= 𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑚𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎𝑙𝑒𝑠
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠
Índice de rotación del stock de inventario
x 100
• Para obtener el número de días que se tarda por término medio en renovar las 
existencias en el almacén.
𝟑𝟔𝟓
Í𝒏𝒅𝒊𝒄𝒆 𝒅𝒆 𝒓𝒐𝒕𝒂𝒄𝒊ó𝒏 𝒅𝒆𝒍 𝒔𝒕𝒐𝒄𝒌 𝒅𝒆𝒎𝒂𝒕𝒆𝒓𝒊𝒂𝒔 𝒑𝒓𝒊𝒎𝒂𝒔
Mide los días que tarda la empresa por 
término medio en pagar a sus 
proveedores.
365
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠
𝑆𝑎𝑙𝑑𝑜 𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠
Índice del periodo medio de pago:
Mide el número de pedidos entregados en tiempo y forma en relación de todos los 
pedidos generados.
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑎𝑠 sin 𝑟𝑒𝑡𝑟𝑎𝑠𝑜=
𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠 sin𝑝𝑟𝑜𝑏𝑙𝑒𝑚𝑎𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠
Índice de eficiencia del proveedor:
x 100
Determina el porcentaje de quejas respecto a la 
cantidad de pedidos realizados por la empresa, 
incluyendo la entrega perfecta en cantidad, 
referencia y tiempo.
𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑛𝑜 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑒 =
𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐ℎ𝑎𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎𝑠
Porcentaje de quejas sobre productos adquiridos y entregas
perfectas:
x 100
% 𝑃𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑐𝑒𝑟𝑡𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠:
𝑃𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑐𝑒𝑟𝑡𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠
Número de compras a proveedores certificados:
Cuantifica la cantidad de compras que se realizan
a proveedores certificados como estrategia de
competitividad.
x 100
Indica el porcentaje de las existencias de materiales 
financiados por los proveedores.
𝑃𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑎𝑔𝑜 ∗ 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑠𝑡𝑜𝑐𝑘
365
∗ 100
Financiamiento de proveedores:Permite comprobar el grado de renovación de las fuentes de suministro 
de la empresa.
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑎 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑛𝑢𝑒𝑣𝑜𝑠
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠
∗ 100
Rotación de proveedores:
Indica el valor medio de la compra por 
personas en este departamento.
Carga de trabajo:
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒 𝑙𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠
𝑃𝑙𝑎𝑛𝑡𝑖𝑙𝑙𝑎 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠
∗ 100