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Módulo 1 Organización y Comunicación 1 IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES Lic. Roberto Utrera En el ámbito organizacional, “la comunicación es el sistema nervioso de la organización, sin comunicación no es posible su funcionamiento. La comunicación hace posible que la gente se organice, defina sus objetivos, ejecute sus tareas, comparta sus ideas, tome decisiones, resuelva problemas y genere cambios.” (Varona Madrid, F; 2004: 36) La comunicación en las organizaciones ha existido desde que los hombres las conforman y por ende este fenómeno es constitutivo de la esencia de las mismas. Desde que el hombre comenzó a agruparse con sus pares para la consecución de objetivos mayores y para la satisfacción de sus necesidades la comunicación ha desempeñado un rol esencial para el desarrollo de los individuos y de las instituciones que los agrupan. La organización considerada como una sociedad en menor escala, o como un organismo vivo que se encuentra inmersa en un entorno en el cual se desarrolla, la determina y en el cual la organización también influye, ha favorecido el desarrollo de los sistemas de comunicación como una respuesta a determinadas problemáticas del management que desde la gestión comunicativa se pueden mejorar. La comunicación así entendida termina considerándose vital para las organizaciones no solo desde su aporte a la dimensión económica, sino también por sus beneficios hacia la dimensión social. 2 La comunicación Institucional posee numerosos y variados antecedentes históricos, en cuanto al desarrollo como disciplina, pero es partir del siglo XX que ésta comienza con su auge y expansión. Unida a la comunicación empresarial y comercial que desde los Estados Unidos se estaba formando a partir, de la oportunidad de comunicar a sus clientes de un modo masivo mediante múltiples estrategias comunicativas que brindaban los medios impresos, luego la radio, más adelante la TV y en la actualidad la comunicación digital. Una eficiente comunicación en la organización afecta todos los resultados de la misma, por lo que es de gran importancia en la eficacia de los procesos, ya que ayuda a tener un armonioso clima laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las diferentes áreas y la coordinación de tareas se hace más sencilla. La consecuencia directa es que una gestión apropiada de la comunicación favorece la alta productividad y determina bases solidad para una organización fuerte, sólida y con proyección. En las acciones y procesos de comunicación es substancial la planificación de las acciones, porque permite a la organización funcionar racionalmente mediante un plan de acción. La programación permite que toda la energía que circula en la institución sea trabajada y operacionalizada en procesos sistematizados y premeditados. También permite la producción de productos de comunicación de referencia y de promoción. Los procesos sociales y los procesos comunicacionales son permanentemente dinámicos y cambiantes, no existe una planificación rígida, confeccionada de una vez y para siempre. Sino que los proceso de diagnóstico, de acción, ejecución y evaluación son dinámicos y renovables en cada paso que se desarrolla. Ajustables a la realidad cambiante en la cual se encuentran inmersos. El diagnóstico y la planificación deben ser considerados como una misma parte de un único proceso y es por ello que la flexibilidad y el criterio deben ser elementos fundamentales en todo este desafío. Siguiendo a José María La Porte, podemos decir que la comunicación institucional es aquella que se focaliza y organiza en torno a la institución o sus representantes y está dirigida a las personas y grupos de interés que conforman el entorno social en el que esta desarrolla su actividad. 3 Esta comunicación tiene como objetivo establecer relaciones de calidad y con un carácter global enfocado en los aspectos de empresa como ente social con los públicos con quienes se relaciona y a través de lo que busca adquirir una notoriedad social e imagen pública positiva y coherente con fines y actividades. En la realidad organizacional, la comunicación se desarrolla en dos ejes fundamentales, la comunicación externa y la comunicación interna. En este punto Pedro Avejera, define a la comunicación interna como “conjunto de procesos de interacción interpersonal, organizacional e interorganizacional que se establece entre sus miembros, en cumplimiento de los objetivos institucionales y en defensa de las estrategias de sobrevivencia de los involucrados”. (Avejera P; 1987: 10). En cuanto a la comunicación externa, para el mismo autor, “es el conjunto de actividades y procesos cuya finalidad es la de proveer informaciones, desarrollar – inhibir actitudes y dotar de nuevas habilidades – destrezas, en el marco del tipo de servicios específicos que brinda la institución, a sus públicos – meta reales virtuales y potenciales”. 4 Para Paul Capriotti, la comunicación en las organizaciones si bien se divide también en dos ejes los nombra de diferente modo: • Comunicación desde la organización • Comunicación desde el entorno La comunicación desde la organización: La organización envía información a sus públicos por medio de lo que ella hace y dice. Así, pues como la llama Capriotti la Comunicación Corporativa es: “la totalidad de los recursos de comunicación de los que dispone una organización para llegar efectivamente a sus públicos” (Capriotti P; 1999: 72), es decir, la comunicación desde la organización se realiza por medio de: • La conducta corporativa: es la acción o el comportamiento cotidiano de la organización y en este sentido es primordial tanto lo que la misma hace o deja de hacer ya que por acción u omisión el público decodifica estos mensajes. Por ejemplo, si la estrategia de comunicación de una organización es no expresarse sobre determinado tema (no emitir mensajes), esta acción o comportamiento transmitirá igualmente información, que puede ser interpretada por los públicos de diversas maneras dependiendo de la relación con la misma. Siguiendo a este mismo autor dentro de la actuación cotidiana se pueden diferenciar entre: • Conducta interna • Conducta comercial • Conducta institucional En cuanto a la conducta interna se refiere a lo que acontece puertas adentro de la organización. Esta conducta está vinculada al comportamiento de la institución como entidad hacia los miembros que la componen siendo estos los que tendrán la responsabilidad de comunicar hacia fuera por medio de su conducta. Para el análisis de la misma se tienen en cuenta los sistemas formales instaurados en la organización; los mismos “son una forma de expresar la conducta interna de la organización, ya que marcan las cosas que se pueden realizar y las que están prohibidas, señalan como deben hacerse las cosas y como se tiene futuro en la organización“ (Capriotti P, 1999: 77) Por ejemplo, los sistemas de participación, el estilo de dirección, las estrategias, entre otros. 5 En el factor de la participación es relevante destacar el papel que desarrollan todos los miembros de la organización, ya que en la participación de la realidad organizacional los sujetos actuantes encuentran un medio de expresión y de realización. En palabras de Díaz Bourdenave (1985: 65) “la participación es el camino natural para que el hombre canalice su tendencia innata a realizar, a hacer cosas, afirmarse a sí mismo. Su práctica implica la satisfacción de necesidades no menos básicas, como la interacción con los otros hombres, la auto expresión, el desarrollo del pensamiento reflexivo, el placer de crear cosas, y la valoración de sí mismo por los demás.” La conducta comercial hace referencia a las acciones que laorganización realiza en cuanto es un sujeto comercial, en su faceta de intercambio mercantil con los posibles consumidores, o con aquellos que pueden intervenir en el proceso de compra o fidelización de los clientes. La acción de marketing es considerada por Capriotti como una acción de comunicación y el marketing como un proceso de comunicación en el mercado, escuchando a los consumidores y comunicando a los mismos mediante de diversas estrategias de marketing. Son las acciones que vinculan a la organización con aquellos públicos con los que desea establecer relaciones comerciales y de intercambio de valores. La conducta institucional hace referencia a la institución como sujeto social, dentro de la comunidad en la que vive y se desarrolla. “Es una relación de institución pública, de carácter directo e indirecto, pero que representa una pauta clara del comportamiento de la organización” (Capriotti P; 1999: 82). Es decir, este tipo de conducta se manifiesta por medio de la toma de una posición pública de la institución en cuanto al interés comunitario asumiendo así su responsabilidad social ante la sociedad. Este tipo de conducta se observa en la relación de la organización con otras entidades y en relación con la opinión pública. La acción comunicativa se va conformando por todas aquellas actividades de comunicación que la empresa lleva adelante consiente y voluntariamente para transmitir los contenidos y mensajes que desea hacer conocer. Esta acción comunicativa de la organización puede dividirse en: la comunicación comercial, la comunicación institucional, la comunicación interna y la comunicación industrial. De estas cuatro acciones comunicativas solo se desarrollara: 6 • La comunicación interna: es la comunicación con los miembros que componen la organización. La misma se refiere a todos los mensajes que circulan por los distintos medios que tienen llegada a los públicos internos, siendo este tipo de comunicación necesaria para lograr la aceptación e integración de las personas que la componen. • La comunicación institucional: “se refiere a todos los mensajes que la organización transmite, mediante los cuales se presenta como entidad, como sujeto social, expone argumentos sobre ella y habla como un miembro de la sociedad. Esta comunicación de característica institucional realizada por una organización tiene el objetivo de establecer lazos de comunicación con los diferentes públicos externos con los que se relaciona, no con fines estrictamente comerciales, sino más bien con la intención de generar una credibilidad y confianza en los públicos, logrando la aceptación de la organización a nivel social”. (Capriotti P; 1999: 84). Bajo esta concepción del rol de la acción comunicativa, se manifiesta en el hecho de que la comunicación actúa como un impulso vinculado a la acción, es decir que todas las comunicaciones de la organización se corresponden con acciones que se ponen en común a través de su difusión. La comunicación manifiesta y expresa la conducta de la empresa y su percepción varía de acuerdo a los intereses que tenga cada público que reciba el estímulo. La comunicación desde el entorno de la empresa Pone de relieve la importancia de la influencia del contexto, y el reconocimiento de la interacción de la empresa con el mismo. La clave está en el funcionamiento de las organizaciones como sistemas abiertos, que permiten la interacción continua. Se puntualizará como entorno a las organizaciones o fuerzas que afectan la actuación de la institución, y sobre las cuales esta tiene poco control, o solo un control indirecto ya que básicamente si bien la empresa interactúa con estas no tiene un control de sus recursos ni de la dirección. La influencia que los factores del entorno ejercen en la organización y su funcionamiento, pueden clasificarse de diversas formas, de acuerdo a los elementos que se tengan en cuenta, por ejemplo según la distribución del entorno (grado de complejidad, dinamismo, etc.) o por el tipo de influencia ejercida, ya sea del entorno general o “social” como lo llaman algunos 7 autores, que vienen conformado por las fuerzas políticas, socioculturales, ambientales, económicas y tecnológicas de la sociedad. El entorno específico es aquél que tiene influencia directa sobre la organización. Como describe Capriotti (1992: 86) este puede dividirse en entorno Competitivo, en el que concurren las instituciones que comparten el mismo sector y el entorno De trabajo “involucra a todos aquellos agentes que se encuentren en estrecha relación con la organización y que participan, en mayor o menor medida, en el funcionamiento de la empresa. (...)” Los efectos que la comunicación tiene en el accionar de la empresa son diversos y variados por lo que afectan la totalidad del sistema y por ende comprender la importancia de esta herramienta para la gestión empresarial no hace más que poner de manifiesto que muchos problemas entre personas (que conforman las organizaciones) se pueden solucionar con una gestión adecuada y profesional. Los efectos de la comunicación son tan relevantes para la vida organizacional que son esenciales para proyectarse a futuro. 8 Características de la comunicación institucional Se retoma aquí la propuesta sobre lo que es la Comunicación Institucional que contribuye Pedro Avejera, el cual la define como: ”el conjunto de fenómenos, actividades y/o procesos cuya finalidad implícita o explícita es la de generar, inducir, producir, conservar y/o transformar los conocimientos, actitudes, sentimientos, habilidades y/o destrezas de las personas, grupos, colectividades, sectores y/o clases sociales que constituyen su población meta” (Avejera P., 1988: 11). Entre otras características de la comunicación institucional, se encuentran las que aporta el autor La Porte (2005: 4), quien hace un resumen de las sus características en los siguientes puntos: • La comunicación institucional está relacionada con el marketing, la publicidad y las relaciones públicas, pero va más allá de las funciones realizadas por ellas, pues busca transmitir la personalidad de la institución y los valores que la fundamentan. • La comunicación institucional tiene un carácter dialógico porque busca relacionarse con los miembros de la sociedad en la que está presente, tanto individuos como instituciones, contribuyendo al bien común a través de sus fines específicos. • No puede separarse la identidad de una institución, sus valores, del modo de comunicar. Su identidad debe estar en armonía con el contenido, con el modo y con la finalidad de su comunicación. • Las instituciones son responsables de sus acciones ante la sociedad y su comunicación debe tener muy en cuenta esa responsabilidad. • Existen tres posibles imágenes -que no siempre coinciden- en la comunicación de una institución: la imagen que se desea dar, la imagen real de la institución y la imagen percibida. Una buena comunicación institucional busca la armonía entre las tres imágenes procurando que se identifiquen, y evitando que la imagen que se comunica no corresponda con la realidad o que la institución sea percibida de un modo equívoco y que la percepción no coincida con la realidad. • La comunicación institucional no se identifica solamente con la información ofrecida por quienes coordinan las actividades comunicativas en la empresa. Hay un tipo de comunicación institucional formal que es la que realizan quienes han sido oficialmente designados para ello. Hay otro tipo de comunicación que es informal: la que transmiten quienes forman la institución 9 con su modo de actuar y proceder, ya que aunque no estén investidos de autoridad son percibidos como parte representativa de la organización. Todo acto realizado por la institución tiene, por tanto, una repercusión social que muchas veces es interpretada por la sociedadcomo comunicación institucional. • La comunicación institucional tiende a gestionar todos los contactos comunicativos de la institución y sus miembros con los diversos públicos, sean públicos externos o internos. Los mensajes en la organización Por otra parte, Daniel Scheinsohn denomina “COMUNICACIÓN CORPORATIVA, al conjunto de mensajes que - voluntaria o involuntariamente, consciente o inconscientemente - la empresa emite.” (Scheinsohn D, 1998: 54). En la definición queda claro el lugar que se le otorga al receptor con un papel protagónico en la construcción del mensaje que emite la organización. Este es quien lo recrea a partir de su percepción, su experiencia y sus capacidades dándole un sentido y un significado; entendiendo al receptor como un elemento creativo del proceso de comunicación. La comunicación para ser abordada en su totalidad se puede subdividir, como ya se expresó anteriormente, en comunicación interna y externa. En la primera se incluirían todos los miembros que trabajan dentro de la organización, mientras que en la segunda se circunscribirían todos los elementos que conforman su contexto. En este punto se marca una diferencia con Capriotti ya que estos dos abordajes estarían dentro de lo que este último autor llama comunicación desde la organización. La segmentación de los públicos es conveniente y está comprobado que “la eficacia comunicativa es directamente proporcional al carácter específico de dicha comunicación.” (Villafañe J., 1998: 225). Bajo esta lógica las organizaciones son productoras de mensajes se lo proponga o no. Los mensajes pueden ser clasificados en: • Intencionales: se corresponden a los mensajes que siguen un proceso de codificación técnicamente asistido, con el fin de generar en los públicos un efecto predeterminado, o sea, aquellos mensajes sobre los que la entidad tiene un dominio comunicacional (ejemplos: una revista interna, o un video institucional) • No intencionales: son los mensajes que la institución genera sin planteárselo, es necesario que la organización se percate de estos mensajes para efectuar medidas correctoras en caso de desviaciones en la interpretación por parte del público receptor (ejemplos: tratamiento periodístico sobre el sector en el que opera 10 la empresa, denuncias de un consumidor por una mala experiencia con el producto). A su vez los mensajes se pueden sub-clasificar en: • Explícitos: prevalece lo denotativo y lo manifiesto, se corresponden con la información, el conocimiento y el análisis. • Implícitos: otorgan predominio a lo connotativo y lo tácito, se puede decir que generan significados difusos, subjetivos, y de emoción. Finalmente desde esta óptica, se encuentran los mensajes residuales que permanecen en la memoria de los públicos más o menos conscientes y que mediante alguna situación, suceso o estímulo pueden ser reflotados o reactivados a partir de su evocación. 11 Justo Villafañe (1998: 209) sostiene con razón que “conseguir que el conjunto de las comunicaciones de una empresa, tengan un estilo unitario, armonioso e identificador es comenzar a hacer que éstas resulten eficaces”. En esta definición se resalta la importancia que tiene la coherencia y la visión integral de la comunicación como un fenómeno que afecta la totalidad de la organización. La comunicación eficaz tiene lugar cuando existe un correcto flujo de mensajes, que produce como resultado que los individuos que forman parte del público interno y externo de la organización, desarrollen debidamente sus actividades y así se logren los objetivos de dicha organización. Además es muy importante para lograr una comunicación eficaz, el saber escuchar. En una organización se tiene que conocer qué necesita la otra parte, qué piensa, qué opina de la organización, que características se le atribuyen. Ya con el análisis de estos datos, se pueden estructurar mensajes adecuados y acordes que cumplan con los objetivos planteados y sigan el proceso de comunicación deseado. Todas las organizaciones tienen necesidades diversas de comunicación, pero es esencial y sustancial que exista una evaluación (cualitativa y cuantitativa) para la selección en los mensajes y medios por los que se vayan a transmitir hacia el público, tomando en cuenta el fin mismo de la organización por lo que es sumamente necesario que todas la organizaciones cuenten en su organigrama un departamento de comunicación o como mínimo, una persona capaz de ejercer dicha función; para que lo mensajes que se emitan sean claros y precisos para cada uno de los públicos y pensados especialmente para cada uno de ellos, dando solvencia y unidad a la organización. La cultura y la comunicación dentro de las organizaciones En toda sociedad coexisten diversos principios esenciales que la mayoría de los miembros de la misma comparten y aceptan, siendo sus comportamientos también afectados por estos, los cuales reciben el nombre genérico de cultura. Las organizaciones se construyen y van funcionando de acuerdo con los proyectos que generan. Los objetivos y metas que se plantean en función de necesidades y deseos se constituyen en motivos y razones que justifican la existencia de las interacciones funcionales. En esta situación y en busca de la armonía, es que la coherencia y alineación con el contexto cultural y los sistemas que rodean a la empresa, sea hace necesario y determinante para su existencia. 12 En el ámbito organizacional la cultura se puede entender como el conjunto de leyes o reglas, valores y modelos de conducta compartidas y no explícitas (en ningún documento), por las que se administran los miembros de una organización, y que se ven manifiestas en sus comportamientos. Los miembros de una entidad al igual que como parte de una sociedad encuentran en la cultura organizacional, los elementos en los cuales establecer sus acciones como un marco de referencia. La cultura organizacional que se conforma es un instrumento indispensable para la comprensión de la vida, el senLdo y el comportamiento organizacional y a parLr de allí facilita la interpretación de los procesos que conforman la vida de la organización. Las insLtuciones como creaciones sociales, son también creadoras de significados que tendrán repercusión en la vida de las personas y en el contexto donde operan, lo cual se materializa a través de los aspectos expresivos y afecLvos de la organización en un sistema colecLvo y comparLdo de significados simbólicos; los mitos, las ideologías y los valores. 13 La cultura de empresa se encuentra unida a la historia y al modo de funcionamiento de la organización desde sus inicios, ligada a las formas de autoridad desarrolladas a lo largo del tiempo. Dentro del entramado cultural que se da al interior de las organizaciones se trabajan conceptos y significaciones como: los mitos, las ideologías y los valores; que se transmiten de generación en generación dentro de la misma organización y que pueden ser moldeados y modificables de acuerdo a la gestión que se haga de los mismos a través por ejemplo de los procesos de comunicación y las modalidades de gestión de las autoridades. Estos procesos y significados simbólicos necesitan de un espacio físico (las instalaciones de la empresa, los canales de comunicación, los espacios compartidos, la forma en que se dan las relaciones y vínculos entre sus integrantes, etc.) para desarrollarse a modo de discusión y generar debates sobre los significados de cada elemento que conforma la cultura. La cultura otorga sentido a las situaciones que se dan al interior de la organización, permite su explicación y ofrece a los miembros del grupo social organizacional una perspectiva histórica y una visión de su identidad. Para el abordaje de la cultura organizacional se deben tener en cuenta también, como plantea Capriotti, que existenciertos elementos inherentes a cualquier cultura; 14 • Toda organización posee una cultura corporativa, por el sólo hecho de establecerse una interacción y relación entre los miembros de la misma. No existe organización que no tenga cultura propia ya que la manifestación de valores, creencias, principios y formas de hacer las cosas son inherentes a la condición de existencia de una entidad. • La cultura corporativa es una estructura “suprapersonal”, es decir está más allá de las personas que la asumen, ya que se establecen pautas por encima de los miembros de la organización que dejan de lado la individualidad y se focalizan en la entidad como un todo conformado por partes, pero que no depende de una persona, sino más bien de la sinergia y vínculos que se establezcan entre los distintos subsistemas que la conforman y sin focalizarse en las personas. • La cultura corporativa supone la existencia de “subculturas”, en toda organización existe una cultura global con normas genéricas que coexisten con normas específicas de cada grupo de individuos que en la cotidianeidad interactúen más próximos que dentro de los límites del sistema global, adoptan formas particulares que son propias de un grupo y no necesariamente de los demás que conforman todo el sistema. Así como también la cultura corporativa, según Daniel Scheinsohn, cumple 3 funciones importantes: • De Integración: favorece el consenso de los miembros de la organización hacia su misión, sus metas y objetivos, y la articulación de los distintos grupos que conforman la organización. Además la aceptación y cumplimiento de las pautas culturales facilitan la integración y reconocimiento de las personas en la organización. • De cohesión: siguiendo con la función anterior el sentido de pertenencia que puede generar la cultura organizacional es su expresión más tangible y observable. A través de la cohesión también se puede autorregular el poder y las distintas manifestaciones que se dan en el ejerció de la autoridad. • De implicancia de la persona: se da cuando existe compatibilidad y correspondencia entre el sistema de valores de la organización y el de la persona. Esta compatibilidad es la que facilita y posibilita el desarrollo armónico del sistema organización al y los distintos subsistemas que la componen. 15 Las organizaciones consideradas sistemas socioculturales pueden originar y alimentar subsistemas culturales que difieran con la sociedad externa. En la realidad se presupone que los sistemas culturales de las organizaciones son sincrónicos y concordantes con los del entorno social en el que está inserta. Lo que si puede suceder es que dentro de una institución funcionen culturas y subculturas, que se muestren antagónicas y opuestas. La función de los encargados de las relaciones institucionales o los encargados del departamento de comunicación es la de monitorear estas subculturas y tratar de que las mismas se alineen tras la cultura organizacional propuesta desde la dirección o management general de la compañía. Esta cultura debe ser aceptada por los miembros de la organización y debe presentar correlación con sus intereses y necesidades. La cultura comprendida como un organismo vivo, nace crece y muere, dando lugar a nuevas culturas, y por lo tanto se constituye como un proceso dinámico y cíclico. “También es necesario tener presente que la cultura, considerada marco de interpretación completo de una sociedad, se apoya siempre en el lenguaje como elemento básico. De aquí la importancia de la estructura comunicativa de la organización: modelos de comunicación y medios de comunicación concretos utilizados. La comunicación es tanto el modo de recibir la cultura, como el instrumento utilizado en su construcción. La cultura de cada organización vendrá definida por la propia atención general, la complejidad del modelo de comunicación manejado, la atención a la comunicación de retorno, a los medios de comunicación de masas a la distinción entre la comunicación interna y externa o la formal e informal.” (Marín A; 1997: 76)
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