ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Vista previa del material en texto

ACTIVIDAD 5.1 
ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Los elementos de la administración de proyectos están presentes a lo largo de 
todas las fases o etapas de la gestión, por ende, son importantes 
independientemente del tipo de proyecto a ejecutar. 
Su objetivo es siempre el mismo: definir las probabilidades de éxito o fracaso. 
El informe Best practices: The nine elements to success, publicado por el PMI, 
presenta los nueve elementos esenciales para triunfar en la gestión de proyectos: 
1. Ciclo de vida definido e hitos. Es la especificación de mapas de ruta, fases, 
entregables, hitos clave y criterios de suficiencia. 
 
De este modo, se proporciona una mejor comprensión al equipo en cuanto 
a las expectativas de logro. 
2. Requisitos y alcance estables. Consiste en la definición de requisitos 
obligatorios, objetivos y alcance del proyecto. 
 
En este aspecto, es muy conveniente atender grupalmente a unas cuantas 
preguntas para asegurarnos de que hay claridad entre los miembros del 
equipo: 
 
– ¿Qué debe hacerse? 
– ¿Qué producto / servicio, sistema o resultado se producirá? 
– ¿Cuáles son los objetivos y beneficios? 
– Cuando se logre el resultado, ¿cuál será la medida de su éxito? 
– ¿Cuáles son los entregables? 
– ¿Qué manifestación física habrá del producto, sistema o resultado? 
– ¿Cuáles son los estándares de desempeño? 
– ¿Cómo se determina la validez, utilidad, corrección, integridad de los 
entregables? 
– ¿Qué restricciones afectan el rendimiento, el tiempo y el costo? 
– ¿Cuáles son los límites de costo, tiempo o rendimiento del producto en 
sí? 
https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-effective-project-management-8922
– ¿Cuáles son los riesgos a tener en cuenta? 
– ¿Existen riesgos asociados con el proyecto o el producto? 
– ¿Cuál es el impacto de la magnitud, complejidad y tecnología del 
producto / proyecto? 
 
3. Organización, sistema y roles definidos. Así como todo barco necesita un 
capitán, en los proyectos tiene que haber alguien a cargo. 
 
Por lo general, las responsabilidades recaen sobre el gerente o 
administrador del proyecto, los gerentes funcionales y los miembros del 
equipo. 
 
Para que las responsabilidades sean bien identificadas y todos sepan lo 
que se espera de ellos, el sistema de comunicación y participación también 
debe ser efectivo. 
 
4. Estándares de calidad. Aunque te esfuerces al máximo, siempre existirá el 
riesgo de que un proyecto no resulte según lo esperado. 
 
Para reducir las probabilidades de revés, tiene que haber estándares de 
calidad bien definidos, esto incluye criterios de cumplimiento para cada fase 
del proceso. 
 
5. Compromisos planificados. Todo plan ha de basarse en las capacidades 
reales de la organización y en los recursos disponibles. 
 
No hay sitio para las ilusiones y la improvisación. 
 
Compromisos planificados significa disponer de planes de acción más que 
de cronogramas, ya que los planes contemplan factores como: 
 
– Asignación de recursos 
– Dotación de personal 
– Presupuestos 
 
6. Seguimiento y análisis de varianza. El sexto elemento de la administración 
de proyectos refiere una gestión basada en la excepción, de manera que 
puedan evadirse distracciones. 
 
El seguimiento supone la emisión de informes periódicos y reuniones para 
detectar problemas a tiempo. De este modo, se anticipan riesgos como los 
sobrecostos y las entregas tardías. 
 
7. Decisiones de acción correctiva. Las acciones correctivas evitan que el tren 
de tu proyecto se descarrile cuando hay variaciones en el plan. 
 
Sin un boceto de acción correctiva, no sabrás qué hacer en caso de 
emergencias. 
 
Los ejemplos más comunes de acciones correctivas son: 
 
– Las compensaciones 
– El aumento de costos 
– La disminución del alcance del proyecto 
– El restablecimiento de la línea base del rendimiento 
 
8. Escalado y gestión de problemas. A veces, las buenas noticias hacen eco 
rápidamente mientras que las malas nuevas pasan desapercibidas… 
 
Hasta que una sola gota derrama el vaso. 
 
Cuando no existe un escalamiento efectivo, un problema pequeño puede 
convertirse en un maremoto. 
 
Si quieres evitar que algo así le pase a tu proyecto, incorpora un proceso 
formal de notificación y resolución de obstáculos, como puede ser una 
cláusula de disputa en un contrato. 
 
También es buena idea habilitar un canal de quejas para elevar los escollos 
antes de que sea muy tarde. 
 
9. Autorización de trabajo y control de cambios. Por último, el control de 
cambios nos ayuda a emitir decisiones importantes en el momento preciso. 
 
Las modificaciones tardías pueden hacernos perder mucho tiempo y 
recursos, así que un sistema de control y gestión de cambios hará que sea 
más fácil atajar los desafíos prontamente. 
Tipos de elementos de la administración de proyectos 
Se explicado cuáles son los elementos de la administración de proyectos, pero 
también es útil hablar de tipos de elementos. 
Así, se podrá establecer fácilmente una relación entre los 9 elementos 
mencionados en el punto anterior y entender mejor la utilidad de cada uno. 
Con base en su naturaleza, algunos expertos prefieren clasificar los elementos de 
la administración de proyectos en 7 categorías: 
• Humanos: se relacionan con la negociación, la comunicación, la motivación, 
el liderazgo y el trabajo en equipo. 
• Organizacionales: tienen que ver con la autoridad y la responsabilidad. 
• Técnicos y metodológicos: como la modelación, el costeo y la 
programación. 
• Culturales: son los valores, actitudes, creencias y tradiciones. 
• De planeación: guardan relación con los objetivos, las metas y las 
estrategias pautadas. 
• Informativos: se refieren al desempeño, el dinero y el tiempo. 
• De control: son estándares, sensores, comparativos y acciones. 
Conclusiones 
Ahora sabes cuáles son los elementos de la administración de proyectos y su 
importancia en el ciclo de vida de una intervención. 
Siempre que planifiques un nuevo proyecto, revisa una por una las piezas que tu 
motor necesitará para funcionar bien. Es la mejor forma de escabullirse de los 
problemas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
REFERENCIAS 
-Merlin-edu, Administración de Proyectos, Recuperado de: 
https://sites.google.com/view/itnogales2/administraci%C3%B3n-de-la-producci%C3%B3n-y-las-
operaciones/5-administraci%C3%B3n-de-proyectos?authuser=0 
-Compara Softwate, Elementos de la Administración de Proyectos, MAURICIO CACCIAVILLANI, 
Recuperado: https://blog.comparasoftware.com/elementos-de-la-administracion-de-proyectos/ 
 
 
 
 
https://sites.google.com/view/itnogales2/administraci%C3%B3n-de-la-producci%C3%B3n-y-las-operaciones/5-administraci%C3%B3n-de-proyectos?authuser=0
https://sites.google.com/view/itnogales2/administraci%C3%B3n-de-la-producci%C3%B3n-y-las-operaciones/5-administraci%C3%B3n-de-proyectos?authuser=0
https://blog.comparasoftware.com/author/mauriciocomparasoftware-com/
https://blog.comparasoftware.com/elementos-de-la-administracion-de-proyectos/