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CURSO DE AUDITORÍA MÉDICA MÓDULO 9: AUDITORÍA DE LA GESTIÓN DEL CAPITAL HUMANO Y COMPETENCIAS Objetivos Introducción Cultura organizacional • Cultura como una perspectiva de análisis multidimensional • Relación entre individuo y colectivo • Cultura dominante, subcultura y contracultura • Valores laborales • Tipos de organización • Clima organizacional • Conclusiones Auditoría de los recursos humanos • Áreas que integran el sector de los recursos humanos • Planificación de calidad en la gestión de los recursos humanos • Selección del personal • Estimación de la demanda de personal • Investigación del mercado laboral • Tipos de capacitación La carrera profesional • Análisis del puesto de trabajo: el nomenclátor de puestos Perfil profesional: el médico Competencias Atribuciones, habilidades y destrezas Relaciones entre la planificación de los recursos humanos y la auditoría • Relación entre niveles y objetos de planificación • Evaluación del impacto y su relación con las políticas y estrategias • Auditoría de resultados y su relación con las estrategias • Auditoría de productos y su relación con la planificación operativa • Auditoría de procesos y su relación con la planificación operativa • Auditoría de procesos y su relación con la programación • Conclusiones 1 1 1 2 3 3 5 5 7 8 8 9 10 11 12 12 13 14 15 15 16 17 18 19 21 21 22 23 24 25 ÍNDICE MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA Indicadores en la gestión de los recursos humanos • Clasificación - Estándares para recursos humanos Criterios para definir lo adecuado Estándares de estructura, procesos y resultados • Clasificación - Estándares de estructura - Estándares de procesos Certificación de especialidades • Listado de especialidades médicas Conclusiones Bibliografía 25 26 26 30 31 31 31 32 32 32 34 35 ÍNDICE MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA OBJETIVOS La lectura de este material teórico le permitirá alcanzar los siguientes objetivos: • Considerar cuáles son los factores más importantes del talento humano a través de la gestión de competencias en las diferentes etapas de adquisición y desarrollo de los recursos humanos. • Conocer las modalidades de control de la productividad y calidad de los recursos humanos en salud. • Valorar las particularidades de los recursos humanos profesionales de los distintos sectores involucrados en el ámbito de los sistemas de salud. • Calcular los planteles de las áreas profesionales, técnicas y de mantenimiento. • Recordar las diferentes modalidades de contratación y remuneración de los recursos humanos en salud con base en la evaluación del desempeño y otras particularidades. INTRODUCCIÓN Generalmente, cuando se habla de cultura se hace referencia a “los modelos de desarrollo reflejados en un sistema de sociedad compuesto de conocimientos, ideología, valores, leyes y un ritual diario”. La palabra cultura se utiliza frecuentemente para referirse a un sistema de creencias y prácticas. Sin embargo, este concepto no conlleva necesariamente dicha postura. De hecho, se reconoce la complejidad de este fenómeno y se lo vincula con el hecho de que diferentes grupos de personas tienen distintos modos de vida. La cultura es el conjunto de elementos (artefactos, palabras, usos, gestos, valores, normas, presunciones básicas, comportamientos, etc.) que conforman el universo simbólico de la organización y que brindan sentido a la pertenencia, la participación y las contribuciones de los integrantes de la institución. La cultura se expresa a través de varias características: • Manifiesta maneras, compartidas o no, de percibir y apreciar la realidad. • Otorga sentido a los supuestos implícitos de toda organización y a aquellas concepciones en las cuales no es necesario utilizar normas oficiales o expresar de manera manifiesta. • Produce una especie de personalidad particular en cada institución. Los factores que forman la cultura son las tradiciones de grupos, la historia, las contingencias enfrentadas y las perspectivas particulares asociadas con cada formación profesional y ámbito institucional. CULTURA ORGANIZACIONAL Los estudios sobre los antecedentes de la cultura son numerosos. En el ámbito específico del estudio de las organizaciones, dichos estudios se remontan a los años 30 del siglo pasado. A fines de la década de 1970, el profesor británico Andrew Pettigrew analizó los procesos asociados con la creación de culturas organizacionales y los asimiló con el nacimiento de las organizaciones. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 1 A partir de este trabajo se empezaron a difundir los estudios sobre culturas organizacionales. Según Pettigrew, los fines, el compromiso y el orden en una organización se generan a través de los sentimientos y acciones de su fundador, así como también desde la amalgama de creencias, ideologías, lenguajes, rituales y mitos. El hombre es concebido como creador de símbolos (formaciones lingüísticas, relaciones) o actos que multiplican significados, evocan emociones o impulsan la acción. No solo es considerado como un creador y administrador del significado sino también es productor de: • Lenguajes: sistema de significados vocales que tipifican e integran la experiencia en un todo significativo que sirve para lograr efectos prácticos. • Ideologías: conjuntos de creencias acerca del mundo, de cómo funciona, que sirven de base para la acción. • Ritos: conjunto de actividades, movimientos corporales y gestos que son utilizados simbólicamente para expresar un significado que contiene un mensaje. La cultura es considerada como el sistema de significados aceptados pública y colectivamente en un grupo y tiempo dado, ya que permite interpretar la propia situación e impulsa a la acción (Fig. 1). Figura 1. Representación gráfica de la cultura de una organización. Cultura como una perspectiva de análisis multidimensional Para comprender exhaustivamente el fenómeno organizacional se deben analizar distintas dimensiones a partir de perspectivas estructurales, políticas, simbólicas y desde los recursos humanos. La perspectiva simbólica abandona la racionalidad y muestra que esta es una construcción mediatizada por símbolos. Asimismo, supone que las organizaciones están inundadas de preguntas sin respuesta ni solución, repletas de sucesos incomprensibles e imposibles de manejar. Siempre que sea este el caso, los seres humanos crean y utilizan símbolos para dar significado al caos, claridad a la confusión y predictibilidad al misterio. Cuando un individuo entra a una organización, debe cumplir con ceremonias o rituales que muestran el orden existente y ayudan a mantener el statu quo. Las organizaciones son conjuntos de rituales, mitos, ceremonias y otras actividades simbólicas que expresan valores y creencias, dan claridad, cierta certidumbre y explicación a los comportamientos organizacionales. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 2 En definitiva, la cultura es considerada como un proceso, mientras que la organización es definida como un lugar donde se expresan temores, alegrías y expectativas que producen emociones, aquietan el espíritu y reducen incertidumbres y preocupaciones. En pocas palabras, la organización provee una base para compartir los sucesos y seguir adelante. Desde esta perspectiva se estima que cada grupo y organización necesita la guía de los símbolos y las actividades simbólicas. Para esto hay que tener en consideración una serie de principios que sirven como guía: • Es importante la manera en la que un miembro se hace parte de un grupo. • Un grupo se mantiene más integrado a través de aquel ejemplar que da las órdenes. • Las anécdotas y los cuentos transmiten historia y valores. • El humor reduce la tensión y estimula la creatividad. • Los rituales y ceremonias elevan el espíritu y refuerzan los valores. • Las contribuciones de los actores de la cultura informal son desproporcionadas en relación con sus roles formales. • El alma es el secretodel éxito. Se define a la cultura como un proceso progresivo y actual de la construcción de la realidad cuyas características la presentan como un fenómeno activo y vivo que se crea y recrea. En síntesis, una cultura que no es solo un simple conjunto de normas, valores y ritos de sociedades de organizaciones. Relación entre individuo y colectivo Las sociedades pueden o bien ser individualistas (con respecto a los lazos entre las personas, uno se ocupa de sí mismo y de su familia próxima), o bien ser colectivistas (las personas se integran a grupos altamente cohesionados y son protegidos durante toda la vida a cambio de una inquebrantable lealtad). Cultura dominante, subcultura y contracultura Las organizaciones son pequeñas sociedades que poseen sus propios patrones o modelos de cultura dominante, subculturas y contraculturas. La cultura representa la percepción común de los miembros de la organización; sin embargo, su influencia en la organización no es uniforme. En la creación de la cultura los fundadores tienen un gran impacto en la organización. La cultura no se impone, sino que se desarrolla durante el transcurso de la interacción social. En las organizaciones existen sistemas de valores diferentes y competitivos que conforman un mosaico, más que culturas organizativas uniformes. Los distintos grupos tienen puntos de vista diferentes acerca del mundo en general y de la naturaleza de la organización a la que pertenecen. En particular, la generación de subculturas profesionales dificulta las comunicaciones entre unos y otros. Los grupos étnicos crean divisiones subculturales dentro de la organización; de ahí surgen diferentes normas y modelos de comportamiento que impactan crucialmente en el funcionamiento cotidiano de la organización. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 3 También pueden surgir divisiones subculturales a causa de la fidelidad de los miembros de la organización. No todo el mundo está comprometido al cien por cien con los intereses del lugar donde trabaja. Por ejemplo, esto ocurre en la política a través de la cual los miembros ascienden en su carrera. Asimismo, otros intereses específicos resultan de coaliciones sustentadas por una serie de valores. Estas coaliciones pueden derivar en contraculturas de oposición a los valores dominantes de la organización. Los sindicatos son promotores de contraculturas. Aquí es donde se observa una batalla por el control ideológico; los sindicatos que defienden los intereses del trabajador y se contraponen con los de la empresa, impuestos por los dirigentes empresariales. Estos grupos de interés tienen su propia historia cultural que varía de industria a industria y de organización a organización. La filosofía, los valores y las normas de los sindicatos ejercen un fuerte impacto en la cultura, subcultura y contracultura que caracterizan la vida de una organización. En síntesis, la cultura de una organización se caracteriza por varios factores: • Comportamientos observados. • Normas que rigen a la organización. • Valores dominantes aceptados. • Filosofía que orienta la política de la organización. • Reglas de juego. • Clima que se establece en la organización. Estas son respuestas que se han aprendido para resolver problemas de subsistencia en el medio y conforman una integración interna que tienen que ver con: • Ideas sobre la relación con el entorno: tipos de entorno y posición frente a los entornos. • Naturaleza de la verdad y la realidad: criterios de decisión para llegar a la verdad, el enfoque sobre el pasado y el futuro, el largo y corto plazo, la percepción del espacio, la disposición de las cosas, el tipo de construcción y la distancia jerárquica. • Naturaleza del género humano: esencialmente bueno o malo, los sistemas de incentivos y control se fundan sobre la percepción en relación con el género humano. • Naturaleza de la actividad humana: puede ser fatalista, reactiva o proactiva. • Naturaleza de las relaciones humanas: autocracia, paternalismo, participación y delegación. • Valores: remiten a las presunciones básicas y a las creencias que ellos han generado al identificar el deber en la organización. • Artefactos culturales: rituales, ceremonias, normas, pautas, símbolos, mitos, historias, anécdotas, leyendas, héroes, redes culturales, lenguajes y materiales producidos y observados en la organización. El nivel de los productos es el nivel más visible de la cultura, dado que proviene de su entorno físico y social. En este nivel se considera el espacio físico, la capacidad tecnológica del grupo, su lenguaje escrito y oral, sus producciones artesanales y la conducta expresada por sus miembros. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 4 El nivel de los valores es la idea de lo que debe ser. Ante una situación determinada o problema, por ejemplo, alguien de un grupo (un líder) puede tener convicciones sobre la naturaleza de la realidad y sobre el modo de tratarla; entonces podría proponer una solución en función de estas convicciones. Este hecho se denomina visión, dado que el líder estima la solución propuesta como una creencia o como un principio. Sin embargo, el grupo no puede sentir la misma convicción hasta que la visión no se admita colectivamente como una solución válida al problema; en ese caso se hablaría de una visión compartida. Entonces, si la solución prospera, el valor pasa progresivamente por un proceso de transformación cognoscitiva hasta convertirse en una creencia y, posteriormente, transformarse en una presunción. El nivel de las presunciones básicas remite a aquello que ha llegado a ser tan admitido que son pocas las variaciones que pueden hallarse al aplicarse en una unidad cultural. Estas presunciones orientan a las conductas y enseñan a los miembros del grupo la manera de percibir, pensar y sentir las cosas. A su vez, resultan difíciles de confrontar, incluso indiscutibles. La cultura resuelve los problemas básicos del grupo en relación con la integración de sus procesos internos y la adecuación al medio con el objetivo de afianzar la capacidad de supervivencia y adaptación. Valores laborales Los valores laborales son las convicciones que tienen los miembros de una organización al preferir cierto estado de cosas por encima de otras, las cuales repercuten en su comportamiento dentro de la organización. Los miembros de una organización son capaces de priorizar de diversas maneras los valores laborales. Los valores laborales se agrupan en cuatro categorías: • Básicos: mejora de ingresos, estabilidad laboral, ambiente físico agradable, solidez organizativa y poco estrés. • Sociales: buena relación de trabajo con el jefe, cooperación grupal, tiempo libre y equidad en el trato. • Reconocimiento: crecimiento en la carrera profesional, empleabilidad, valoración del trabajo, ser consultado por el superior y trabajar en una empresa con prestigio. • Autorrealización: trabajos importantes para la empresa, tareas desafiantes, trabajo creativo, libertad para realizar las tareas, trabajos importantes para la comunidad, posibilidad de aprendizaje de nuevas tareas y de dejar una huella. Tipos de organización El carácter cultural de una organización puede ser analizado a partir de la sociabilidad y solidaridad. Por un lado, la sociabilidad se define como el aprecio y el respeto entre los miembros de la organización. Por otro lado, la solidaridad hace referencia a las relaciones producidas por tareas comunes, intereses mutuos y objetivos compartidos que benefician a las partes involucradas, ya sea que estas se agraden personalmente o no. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 5 A partir de estas dimensiones es posible elaborar la siguiente tipología: • Organización en red: - Es una cultura de amabilidad y amistad. - Los miembros se conocen y se aprecian, tienen empatía, se comportan de manera informal y se encuentran en disposición de ayudar. - Posee mucha flexibilidad. - Su aspecto negativo destacado es la tolerancia al bajo rendimiento. - Los objetivosy sus cumplimientos pueden ser negociados. - Pueden existir problemas para identificar un enemigo ante situaciones de competencia y momentos de crisis. • Organización comunal: - Es una cultura basada en la amistad y el compromiso con la organización. - Presenta una vocación de trabajo con énfasis en los resultados. - El líder marca el tono y las prioridades de la organización, pero también congrega a los miembros para trabajar mancomunadamente. - Se sigue a una persona y a una causa. - El problema radica en que es difícil mantener conjuntamente la solidaridad y sociabilidad; es por ello que suele predominar una de ellas. • Organización fragmentada: - No tiene cultura, más que la del individuo. - Es una colección de operadores independientes. - Se aprecia a las ideas como propulsoras del éxito. - Permite la libertad y la creatividad. - Está orientada a la meritocracia, por eso se basa, en su interior, en la justicia. - Los aspectos disfuncionales pueden ser el cinismo generalizado, la crítica excesiva a los demás, el egoísmo y la arrogancia de sus miembros. - La poca identificación con la organización puede llevar a que surjan problemas para la contratación y retención del personal. • Organización mercenaria: - Sus miembros trabajan solo por dinero. - Es una cultura agresiva preocupada por el logro de los objetivos con el valor para superar conflictos y aceptar el cambio. - El peligro radica en la intranquilidad e implacabilidad que tienen sus miembros. - Solo importa lograr los objetivos dejando de lado el bien común. Las organizaciones pueden tener varias culturas a la vez, pero predomina una de ellas. No existe un mejor tipo de cultura sino que esta depende del contexto de trabajo. Además, cambian los líderes, el tipo de trabajo, el entorno, etcétera, y con ello los tipos culturales. En tal sentido, cada tipo cultural tiene un ciclo de vida. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 6 Clima organizacional El clima organizacional es una constelación interactiva de elementos que suponen tener influencia sobre las actitudes y comportamientos de las personas, grupos y subgrupos de una organización. De una manera más o menos temporal estos elementos afectan la predisposición del trabajo individual, grupal o solidario, así como también al logro de los objetivos y la realización de las actividades organizacionales. El clima se refleja en los comportamientos y en los grados de competencia, en el conflicto o la cooperación que exista entre los distintos miembros de la organización. De la misma manera, el clima se expresa en la confianza que manifiestan los integrantes en las relaciones que establecen, en los afectos que movilizan el desempeño de las tareas y en el grado de acuerdo con los criterios de decisión. En síntesis, el clima presenta su reflejo en las actitudes, las motivaciones, la orientación hacia los medios disponibles, la evaluación de los obstáculos organizacionales y el sentimiento de identidad institucional. La forma de observar el clima organizacional es analizando la dedicación, la cooperación, las formas en que se enfrentan las dificultades organizacionales y los valores que se ponen en juego en los procesos decisorios. El buen clima organizacional se detecta si existe una cohesión grupal y una percepción de creatividad, si se visualizan posibilidades de crecimiento y una realización personal y profesional. Las principales dimensiones para analizar el clima de la organización son: • Comunicación existente. • Compromiso entre sus miembros. • Participación interna. • Sentido de pertenencia. • Convivencia, pluralismo y respeto dentro de la institución. • Integridad y probidad. • Imagen externa. • Capacitación interna. • Posibilidades de autonomía para la realización de las tareas. • Estabilidad laboral. • Formas de convivencia en el lugar de trabajo. • Beneficios que se reciben por el trabajo realizado. • Grado de satisfacción en el trabajo que tienen los miembros. • Premios y recompensas percibidas. • Expectativas de desarrollo futuro. • Estilo de la supervisión. • Rendimiento laboral. El clima organizacional es una de las manifestaciones de la cultura organizacional. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 7 Conclusiones El cambio en la organización se produce por necesidades de la estrategia de la organización para el logro de sus objetivos. Pareciera que solo este factor interno conduce al cambio; sin embargo, muchas veces aparece impuesto por otros factores: • Factores internos: - La organización está en crisis. - Se plantean conflictos entre las distintas subculturas. • Factores externos: - El entorno competitivo ha cambiado y exige a la organización una adecuación. Cabe señalar que no existe un tipo ideal de cultura y los cambios que se producen han de ser en función del diagnóstico realizado y el tipo de cultura que se quiera instaurar en función del contexto de trabajo. Para obtener un cambio se proponen una serie de consejos prácticos: • Disminuir: - Sociabilidad: deshacer camarillas, no tolerar comentarios negativos o insultos. - Solidaridad: introducir medidas cualitativas de comportamiento y eliminar células solidarias. • Aumentar: - Sociabilidad: utilizar recompensas. - Solidaridad: crear un sentido de finalidad común, desarrollar el conocimiento de la competencia, introducir mecanismos de incomodidad, unir acciones a resultados y exigir un compromiso hacia la acción. Se entiende que el cambio de cultura es uno de los mayores desafíos que puede tener el líder de una organización dado que “las relaciones sociales son frágiles y complejas, y cambiarlas también”. AUDITORÍA DE LOS RECURSOS HUMANOS En la administración hospitalaria se denominan recursos humanos al conjunto de empleados (profesionales y no profesionales) y colaboradores de una organización. El concepto de recursos humanos, fuera del contexto de una función o departamento de una empresa, es sinónimo de capital humano. Frecuentemente, también se utiliza el término de recursos humanos para referirse al sistema o proceso de gestión que se ocupa de: • Seleccionar a los diversos integrantes del equipo de salud. • Contratar de acuerdo con la legislación vigente. • Capacitar a los empleados profesionales y no profesionales según las habilidades y destrezas necesarias para desempeñarse en el puesto de trabajo. • Emplear y retener al personal que la organización necesita para lograr sus objetivos. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 8 El objetivo principal es alinear al área de recursos humanos con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia organizacional junto con las personas que sean consideradas como recursos eficaces capaces de llevar a cabo el éxito organizacional. No se administra a las personas ni a los recursos humanos, se administra con las personas, considerándolas como agentes activos dotados de inteligencia, creatividad y con habilidades y destrezas para cumplir con su función. Áreas que integran el sector de los recursos humanos En términos generales, la función del sector de los recursos humanos está compuesta por áreas tales como reclutamiento y selección, contratación, capacitación, administración o gestión del personal durante su permanencia en la institución de salud. Dependiendo de la empresa o institución donde dicho sector opere, pueden existir otros grupos que desempeñen distintas responsabilidades. Estos pueden relacionarse con aspectos como: • Administración de la nómina de los empleados. • Asistencia laboral. • Control de licencias. • Registro de legajos individuales. • Manejo de relaciones con sindicatos. Para poder ejecutar la estrategia de la organización es fundamental la administración de los recursos humanos, ya que se deben considerar otros conceptos como la comunicación organizacional, el liderazgo, el trabajo en equipo, la negociación y la cultura organizacional. Por lo tanto, la administración de recursos humanos se refiere a las políticasy prácticas que son imprescindibles para manejar las relaciones personales. Esto también ocurre en sus necesidades y en la selección de candidatos, la aplicación de programas de inducción, administración de sueldos, incentivos, servicios y comunicación dentro de la empresa. Una gestión eficaz de los recursos humanos genera, como proceso en cadena, los siguientes beneficios: • Mejora y aprovecha las capacidades y habilidades de los trabajadores. • Aumenta el rendimiento, la calidad y la producción, tanto del trabajador como de la organización. • La buena relación entre los trabajadores crea motivación y buen clima. • La buena relación interpersonal entre los trabajadores y el sector de recursos humanos hace que todos se sientan escuchados y valorados. • La renovación o creación de los puestos es implementada de forma armoniosa para todos. • Los puestos de trabajo son ocupados por personas competentes para el puesto y son compatibles con el equipo de trabajo. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 9 El departamento de recursos humanos se dedica, exclusivamente, a todo lo relacionado con la gestión del personal. Entre sus actividades principales es posible mencionar: • Proceso de selección y contratación del personal. • Seguimiento y la formación permanente. • Creación de canales de comunicación eficientes. • Creación y mantenimiento de un buen clima laboral. • Motivar al personal para incentivar la eficiencia y la satisfacción en el trabajo. • Bonos, incentivos, premios, ausencias, reemplazos, jubilación y despido. • Gestión de las nóminas y relación con los representantes sindicales. Planificación de calidad en la gestión de los recursos humanos La planificación de los recursos humanos es el proceso en el que se analiza y determina la previsión de las necesidades relacionadas con los recursos humanos de una organización. Sus objetivos generales son: • Eficacia en los recursos humanos: conseguir los mejores resultados, tanto en los procesos de selección y capacitación, como en los incentivos o el clima laboral. • Eficiencia en los recursos humanos: colaborar con la organización en la obtención de beneficios al menor costo posible. • Equidad en los recursos humanos: asegurar los derechos del trabajador (personal obrero, empleados administrativos, profesionales universitarios y no universitarios, cuadros intermedios medios y directivos) en función del cumplimiento de la normativa vigente. • Accesibilidad de los recursos humanos: medir, a partir del cumplimiento de la trasparencia, los mecanismos de selección de cargos o funciones (jerárquicas y directivas), además de toda forma de discriminación o discrecionalidad en las tareas. Es conveniente que, al elaborar las visiones, no solo sean estudiadas bajo un enfoque optimista de desarrollo, sino que también sea analizada la posibilidad de una contracción económica que obligue a tomar medidas restrictivas. Las previsiones deben abarcar todas las posibilidades que puedan producirse. Su flexibilidad permitirá tomar las medidas necesarias en cada momento para cada circunstancia. La amplitud y la flexibilidad son dos de las características esenciales en la planificación de los recursos humanos. Sus objetivos específicos son: • Determinar las necesidades de personal. • Decidir si contratar empleados de forma temporal o permanente con base en las necesidades anteriores, siempre y cuando se cumpla con la legislación vigente. • Seleccionar y potenciar a los empleados más eficientes. • Asegurar la buena marcha del grupo y de las relaciones entre los empleados. • Asegurar un alto rendimiento. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 10 • Administrar las nóminas y los pagos extra o incentivos a los empleados (la administración corresponde al administrador contable de la organización). • Asegurar la igualdad de oportunidades entre los empleados. • Combatir la discriminación. • Resolver posibles problemas referentes al trabajo. • Trabajar en la motivación de los empleados. Selección de personal En el proceso de selección de personal se decide si se contratará o no a los candidatos identificados previamente. Es importante distinguir entre la competencia y la cualificación profesional. La competencia profesional está vinculada con el desempeño profesional, no es independiente del contexto y expresa los requerimientos humanos valorados en la relación del hombre-trabajo. La cualificación profesional se definecomo el conjunto de competencias profesionales que son relevantes para el empleo, que pueden ser adquiridas mediante la formación a través de la experiencia laboral. Un individuo es una persona cualificada y preparada, capaz de realizar determinadas tareas laborales; dispone de todas las competencias profesionales que se requieren en ese puesto. La selección de personal tiene distintos pasos: • Determinar si el candidato cumple con las competencias mínimas predeterminadas para el puesto de trabajo. • Evaluar las competencias y la cualificación profesional de los candidatos que pasaron por la etapa anterior a través de evaluaciones técnicas o psicológicas. • Asignar una puntuación a las evaluaciones efectuadas en el punto anterior. • En función de la puntuación, decidir a quién se le ofrecerá el puesto. Cuando se planifica este proceso, se debe considerar la importancia de la confiabilidad de los instrumentos en la medición de las capacidades de los posibles candidatos, así como también los títulos obtenidos, la trayectoria laboral, entrevistas, etcétera. En la validación de los resultados de las evaluaciones se asigna una puntuación y se puntualiza la habilidad concreta para realizar el trabajo. Para llevar a cabo el proceso de selección de personal se deben diseñar distintas pruebas y evaluaciones confiables, donde el postulante pueda demostrar si es capaz de realizar el trabajo. Asimismo, estos instrumentos deben validarse con los contenidos y la aplicación de los conocimientos que los postulantes deben tener en cuanto a la práctica. Cabe destacar que no es posible que un método de selección sea válido si no es confiable. La búsqueda laboral siempre se genera a partir de una vacante. El departamento de recursos humanos debe decidir si es necesario contratar a una persona por temporada, por contrato y a tiempo parcial o completo. Una vez tomada esta decisión, se da a conocer la vacante para atraer a individuos con las características necesarias para el puesto. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 11 El reclutamiento es el conjunto de técnicas y procedimientos llevados a cabo para atraer candidatos potencialmente cualificados y capaces para ocupar puestos dentro de la organización. La eficacia de este proceso se plasma en la cantidad de personas atraídas para abastecer de manera adecuada las necesidades presentes y futuras de la organización en el ámbito de los recursos humanos. El reclutamiento requiere una cuidadosa planificación que consta de tres fases: • Investigación interna de las necesidades de la organización: en relación con las personas se consideran las descripciones y perfiles de los puestos de todas las áreas y niveles de la organización. • Investigación del mercado laboral: se descubre qué puede ofrecer la persona. • Definición de las técnicas de reclutamiento a utilizar: se definen las técnicas a utilizar, las cuales pueden ser: - Pases de servicio. - Concursos. - Selecciones internas. Para los médicos y otras profesiones universitarias que requieren de una alta capacitación y calificación, el mecanismo óptimo de reclutamiento es el concurso, porque conlleva una oposición de antecedentes y una entrevista personal que permite evaluar a todos los postulantes y conocer sus antecedentes. Estimación de la demanda de personal Las necesidades de personal son una variable que depende de la demanda estimada del producto. Las relaciones entre esas dos variables están influidas por las variaciones producidas en la productividad, la tecnología, la disponibilidad interna y externa derecursos financieros, además de la disponibilidad de personal en la organización. Este modelo emplea previsiones basadas en datos históricos de producción y está dirigido al ámbito operativo de la organización. Es necesario tener en cuenta, en el cumplimiento de los objetivos de calidad, posibles imprevistos como las estrategias de los competidores, la situación del mercado de clientes, las huelgas o la falta de materia prima, que podrían modificar las necesidades previstas. Investigación del mercado laboral El proceso definido como reclutamiento se ocupa de atraer a las personas que posean las características que requiere una vacante. El mercado laboral es el espacio donde se encuentra a los posibles candidatos que están fuera de la empresa o los que ya se encuentran trabajando en la organización. El reclutamiento interno tiene muchas ventajas: • Es más económico y rápido. • Presenta un elevado índice de validez y de seguridad. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 12 • Es una fuente poderosa de motivación. • Aprovecha las inversiones de la organización en la capacitación. • Desarrolla un saludable espíritu de competencia. En esta instancia se requiere que los nuevos empleados tengan cierto potencial de desarrollo para que puedan ser promovidos a un nivel superior. Esto puede generar un conflicto de intereses. Por ejemplo, cuando se lleva a cabo una administración de manera incorrecta, se puede llegar a una situación en la cual la persona alcanza un nivel de incapacidad. Antes de que recursos humanos cambie a esta persona, es necesario que se platique con el superior jerárquico del empleado y el responsable del área, tanto del sector donde se encuentra el empleado como el sitio donde exista la vacante. La capacitación en el área de trabajo es fundamental para la productividad. Es el proceso en el cual se adquieren conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que mejorarán el desempeño de los empleados en sus tareas laborales. La persona puede buscar capacitarse en áreas que le proporcionen el conocimiento y el desarrollo de habilidades de acuerdo con las necesidades de su ámbito personal o de trabajo. Como consecuencia, en el transcurso del tiempo mejorará sus aptitudes y capacidades laborales. Esta actividad le proporcionará a la persona un perfil más preparado y profesional, así como una mayor confianza al solucionar un problema o reto laboral. Tipos de capacitación Existen tres tipos de capacitación fundamentales: • Capacitación para el trabajo: está dirigida al trabajador que desempeñará una nueva actividad, ya sea por su reciente ingreso o porque fue reubicado en su empresa. • Capacitación promocional: está destinada a aquellos trabajadores que tienen la posibilidad de ascender de puesto. • Capacitación en el trabajo: está encaminada al desarrollo de habilidades, conocimiento y actitudes en los trabajadores, con el fin de que ejerzan sus actividades laborales de la mejor manera posible, creando una competitividad en la organización. Cada organización debe realizar su plan anual de capacitación, que incluye todas las actividades dirigidas a la capacitación de los trabajadores de la institución. Una buena capacitación puede traer beneficios a las organizaciones, como mejorar su imagen y la relación con los empleados. Además, se aumenta la productividad y calidad del producto. Para los empleados también hay beneficios, por ejemplo, el aumento en la satisfacción del empleo y el desarrollo de sentido del progreso. La capacitación otorga muchos beneficios en el contexto laboral: • Mejora la eficiencia a través del incremento de la productividad y calidad de trabajo. • Aumenta la rentabilidad de la organización. • Incrementa la autoestima del trabajador. • Ayuda a solucionar problemas. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 13 • Reduce la necesidad de control. • Ayuda a prevenir accidentes de trabajo. • Facilita que el personal se identifique con la empresa. LA CARRERA PROFESIONAL La política salarial es el conjunto de orientaciones, basadas en estudios y valoraciones encaminadas a distribuir equitativamente las cantidades presupuestadas, para retribuir al personal en un período determinado, de acuerdo con los méritos y la eficacia de cada uno. En general, la retribución percibida varía con arreglo a la dificultad del puesto de trabajo, con la oferta y la demanda, y con la habilidad, responsabilidad y educación requerida para su ejercicio. Estas generalizaciones son ciertas, pero no sirven para aplicarlas a casos concretos y obtener retribuciones específicas. La carrera profesional es una permanente reivindicación en el ámbito de las profesiones universitarias. La mejor experiencia se produce en aquellas organizaciones donde se asocia al incremento salarial con la movilidad horizontal y vertical del profesional. Por un lado, la movilidad vertical consiste en los cambios progresivos en la situación del profesional aplicados según la adquisición de habilidades, destrezas y requisitos relacionados con el puesto de trabajo. Esta movilidad comprende las maestrías, los doctorados, las especializaciones y otros cursos de formación profesional. Asimismo, requiere una antigüedad mínima en la organización. Por otro lado, la movilidad horizontal se establece en la antigüedad calificada, donde el profesional adquiere grados de antigüedad por la actividad laboral, la evaluación del desempeño y la acreditación de puntos por cumplimiento de objetivos de la capacitación. Lo importante es conocer los requisitos a cumplir para lograr las promociones y el incremento salarial correspondiente. Existen varias formas de evaluación: • Sistema de gradación de puestos: varias personas, por lo general en las reuniones de comité o en paritarias, evalúan las descripciones de los puestos de trabajo y los clasifican según el orden de importancia para la organización; luego se fijan las retribuciones de algunos puestos dentro de la escala y se interpolan los restantes. • Sistema de clasificación: implica la implantación de grados o clases de trabajos en los cuales se ajustan los puestos; este sistema se utiliza poco en la administración pública y en las fuerzas armadas. • Sistema de comparación de factores: consiste en evaluar cinco factores para cada puesto: requisitos mentales, pericia, requisitos físicos, responsabilidades y condición de trabajo (una vez determinadas las cantidades monetarias para cada factor, se puede determinar el sueldo sumando todas esas cantidades para obtener la retribución total). • Sistema de puntos: es el método más común, en este sistema se analizan los puestos evaluando la cantidad de pericia, esfuerzo, responsabilidad, condiciones del puesto, etcétera. En lugar de usar cantidades monetarias para determinar la valoración de cada factor, como se hace en el sistema de comparación de factores, se utilizan puntos para determinar las ponderaciones. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 14 Análisis del puesto de trabajo: el nomenclátor de puestos Después de diseñar el puesto hay que identificar las tareas, los deberes y las responsabilidades esperadas a realizar en el trabajo. Asimismo, se establecen las habilidades que la persona debe poseer para cumplir correctamente con las tareas que se le soliciten. Este proceso se conoce como análisis del puesto de trabajo, es sumamente importante porque ayuda a los posibles empleados o a la persona ya contratada a conocer las necesidades esenciales que tiene la organización con respecto al puesto. Esto hace que la organización sea beneficiada dado que contrata a personas altamente calificadas y evita problemas por falta de conocimiento o habilidades. En el análisis de puestos de trabajo se dispone de dos factores: • La descripción del trabajo: resumen escrito de las tareas, responsabilidades y condiciones de trabajo; incluye una lista de detalles. • Las especificaciones del trabajo: habilidades necesarias y detalladas para cumplir satisfactoriamente con el puesto (perfil). Cuando la descripcióny la especificación de trabajo son muy detalladas, esto ayuda a mejorar la calidad del servicio y llevan a la organización a un nivel mayor de desempeño. Cada una tiene un fin, una política y una manera distinta de trabajar. Es por esto que, a pesar de que cada puesto sea muy parecido, los detalles ayudan a conocer más a fondo la necesidad de la organización. Si esta herramienta se utiliza adecuadamente, también puede servir para otros procesos de la organización como, por ejemplo, para establecer la retribución económica, comprobar si un empleado está cumpliendo con las funciones de su puesto, planificar las acciones formativas en función de las pautas que se establezcan para el trabajo o para promover a los empleados. PERFIL PROFESIONAL: EL MÉDICO El concepto de perfil profesional es el conjunto de objetivos que definen y organizan una actividad en las exigencias y requisitos necesarios para ser desarrollados y ejercidos. Este perfil describe las áreas de actividad compleja; esto significa ejercer una determinada profesión, y al mismo tiempo llena los requisitos básicos para su desarrollo. Un perfil profesional consta de varias partes: • Estudio descriptivo de la carrera. • Trabajo a realizar. • Exigencias profesionales. Las exigencias profesionales constituyen el perfil, de tal manera que el perfil profesional es el conjunto de elementos o rasgos desarrollables, que caracteriza a la persona en su integración individual y en su actividad funcional. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 15 Los componentes de un perfil provienen de tres áreas: • La orientación humano-profesional (ser). • La formación intelectual (saber). • El desempeño operativo idóneo (saber hacer). Todos los perfiles profesionales constan de una cantidad variable de rasgos. Estos rasgos son de diferentes tipos con respecto a las necesidades apreciadas por la sociedad, ya sea por parte del profesional que ejerce la profesión, de los usuarios de los servicios de esos profesionales, o de las necesidades consideradas por los encargados de formarlos. En la lista de necesidades expresadas en rasgos se derivan diferentes tipos de objetivos: generales, específicos y operacionales. A partir de un determinado perfil profesional, se puede organizar todo el proceso de formación profesional y emplear una evaluación curricular. COMPETENCIAS Las competencias son las características propias del profesional médico, surgen de sus responsabilidades y se aplican a su perfil como miembro del equipo de salud. Son exigidas por parte del empleador e incluyen habilidades (el qué hacer) y destrezas (el cómo hacer). El nivel de exigencia es universal y contempla niveles de responsabilidad. Desde el punto de vista de la calidad deben mantenerse los criterios de universalidad, equidad, eficiencia y eficacia y no tienen que ser influenciados por ningún tipo de factor. Para añadir, el profesional médico puede ser: • Amable. • Comprensivo. • Decisivo. • Empático. Tendrá que presentar ciertas aptitudes para ejecutar diversas acciones: • Tomar decisiones. • Ejercer liderazgo. • Redactar informes. Deberá tener la capacidad para: • Trabajar en equipo. • Calmar y tranquilizar a la gente. • Comunicar información compleja de un modo directo. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 16 • Poseer atención al detalle. • Trabajar bajo presión. Es importante enseñar a los médicos, que están estudiando cursos generales o una especialidad, habilidades prácticas para resolver problemas. Estos y otros aspectos son los que deben reflejarse en la confección del curriculum vitae, donde se da por entendido que la aprobación de un curso acreditado, la culminación de un doctorado o la finalización de un período de capacitación supervisado (por ejemplo, la residencia) son méritos suficientes para anunciar la adquisición de habilidades técnicas o cognitivas. Finalmente, la estructura del hospital debe incluir un desarrollo detallado sobre la composición de los recursos humanos con el perfil correspondiente y la función que desempeñará el profesional. ATRIBUCIONES, HABILIDADES Y DESTREZAS Las atribuciones profesionales indican la capacidad potencial que poseen los profesionales de una determinada especialidad, basadas en los conocimientos teóricos y prácticos que han recibido durante sus estudios. En la misma línea, dichas atribuciones son el marco jurídico o legal dentro del cual se desenvuelve el ejercicio profesional. Por lo tanto ninguna entidad oficial, particular o corporativa podrá poner trabas a las actividades que desarrolle cualquier profesional dentro del marco de sus atribuciones. La atribución es una facultad que corresponde a una determinada persona, grupo o institución. Se dice que un asunto es la atribución de una persona cuando es su responsabilidad atender ese asunto, es decir, cuando debe hacer frente a esa obligación y no puede actuar con indiferencia porque le involucra directamente como protagonista. Esto está relacionado con las competencias adquiridas por una persona a través de un proceso de capacitación u aprendizaje. En las organizaciones hospitalarias, que contienen un gran número de individuos con un alto nivel de capacitación profesional, es fundamental mantener el acatamiento de las competencias adquiridas por cada uno de los miembros actuantes en el hospital. En el equipo de trabajo cada trabajador se debe ocupar de aquellos asuntos que le corresponden directamente; es decir, para lo que está capacitado. El buen funcionamiento del trabajo en equipo muestra eficacia cuando cada persona se centra en las metas que están directamente bajo su control (las competencias propias). El cargo que ocupa el empleado de una empresa determina competencias concretas que son inherentes al puesto que desempeña. El profesional cumple con su cometido concreto. Cada persona tiene ciertas rutinas y tareas que realiza en su día a día, es decir, labores que se convierten en hábitos de la implicación personal de la realización del proyecto en el que el sujeto está comprometido. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 17 El profesional médico egresado con el título de médico estará habilitado para: • Anunciar, prescribir e indicar. • Planificar o ejecutar acciones para la preservación, tratamiento y recuperación de la salud de las personas. • Efectuar asesoramiento público y privado, así como actuaciones periciales. Estas atribuciones son propias de la formación del programa de estudios realizados, cuyo proceso culmina la obtención del título de médico. En cuanto a los procedimientos terapéuticos y diagnósticos, extraordinarios y especializados, se trata de atribuciones específicas de los médicos habilitados por la aprobación de cursos, residencias y otras condiciones establecidas. El médico puede desempeñarse en dos grandes campos: el preventivo y el curativo. Por un lado, en el campo preventivo el médico tiene dos funciones básicas: • Instruir a individuos, instituciones, comunidades y equipos sanitarios sobre los métodos que deben utilizar para evitar la enfermedad y preservar la salud. • Preparar y realizar campañas sanitarias y programas de educación para la salud. • Promover investigaciones acerca de las enfermedades endémicas y epidémicas. Por otro lado, en el campo curativo el médico puede dedicarse a la clínica o la cirugía, ya sea general o especializada. También, puede especializarse en el estudio y tratamiento de una enfermedad o de un sistema orgánico determinado, así como también realizar docencia e investigación. Además de los campos preventivos y curativos (y el asesoramiento público y privado), la investigación y la docencia son posibilidades para el desarrollo laboral del médico. Los médicos solo podrán ejercer su profesión en los locales o consultorios previamente habilitados, en instituciones o establecimientos asistenciales o de investigación habilitados, o en domicilios de pacientes. Toda actividad médica en otros lugares no es admisible, salvo casos de fuerza mayor o fortuita. RELACIONESENTRE LA PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS Y LA AUDITORÍA Se sostiene con frecuencia que no se puede controlar ni evaluar sin haber planificado antes y que, a su vez, no se puede planificar sin haber establecido las políticas. La planificación, en términos muy simplificados, puede ser descrita como el proceso mediante el cual se adoptan decisiones sobre: • Direcciones en las que se debe tratar de ir (las políticas). • Caminos deseables o convenientes para hacerlo (las estrategias). • Especificaciones en cuanto a la forma y los recursos necesarios para hacerlo (los planes). • Oportunidad y condiciones particulares en que se utilizarán los recursos disponibles (programación de las actividades). MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 18 Sin duda la planificación de los recursos humanos es un proceso complejo que comienza en el nivel macro y en plazos más extendidos, algo que usualmente se denomina planificación estratégica. Por otra parte, se encuentra la planificación operativa, que incluye la formulación de los planes y la programación de las actividades. En un sentido más amplio, el término planificación se refiere a decisiones relativas al futuro (por ejemplo, desprecarización laboral), así como el término control tiene que ver con el pasado (ausentismo anual). Del mismo modo ocurre con el control. La “planificación estratégica hacia afuera” de las organizaciones se relaciona con los resultados que se pretenden lograr, mientras que la “planificación estratégica hacia dentro” se vincula con el uso de los recursos y el diseño de la organización misma donde tienen lugar. Según este esquema, la “planificación hacia fuera” en el nivel estratégico contempla: • Grandes decisiones sobre aquellos aspectos del contexto en que la organización tratará de producir impacto a través de los resultados que se proponga como objetivos. • Destinatarios a quienes se proponga dirigirse. • Prioridad o importancia que asigne a los mismos a la hora de la asignación concreta de los recursos y esfuerzos. En cambio, la “planificación estratégica hacia dentro”, en el nivel estratégico, se relaciona con la política organizacional que es expresada en el modelo organizativo. Relación entre niveles y objetos de planificación Dentro de la relación entre niveles y objetos de planificación se reconocen dos tipos de niveles: • Nivel estratégico: - Estrategias. - Resultados a lograr y usuarios a satisfacer. - Cursos de acción elegidos para lograr los resultados. - Estructura organizativa necesaria. - Planificación. - Productos y metas. - Actividades y recursos necesarios. - Asignación de responsabilidad por metas y recursos (presupuesto). • Nivel operativo: - Objetos de planificación. - Programación. - Actividades y recursos disponibles. - Asignación de responsabilidad por actividades y recursos disponibles. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 19 Por una parte, el nivel estratégico de la planificación, desde el punto de vista externo, presenta los resultados a lograr mientras que, desde el punto de vista interno, contempla la organización necesaria para conseguirlos. Por otra parte, dentro del nivel operativo de la planificación, en términos de producto, la relación con el exterior debe establecerse tarde o temprano. Al hablar de producto se hace referencia a los resultados concretos y definidos de modo tal que sea posible relacionarlos con los recursos que se necesitará invertir en su consecución. La forma en que debe realizarse el trabajo necesario para la obtención de los productos puede, a su vez, expresarse en términos de actividades mediante las cuales se consumen los recursos necesarios. Esta es la esencia de la planificación: establecer operativamente qué se trata de hacer (producir determinada cantidad de productos de determinada calidad) y cómo se debe hacer (con qué actividades y con cuáles y cuántos recursos). La asignación de metas y de recursos requeridos para su ejecución es uno de los papeles esenciales que cumplen los sistemas presupuestarios. Sin embargo, en el nivel que hemos llamado planificación operativa existe un estado más bajo: la programación. La programación es la previsión del uso de los recursos disponibles. De forma paralela, es posible distinguir la programación de la planificación. Esta distinción no es en absoluto trivial: la planificación presupone un deber ser de acuerdo con las condiciones en cada campo, o al menos de lo considerado como razonablemente deseable. Ahora bien, la programación toma en cuenta lo que, efectivamente, se cree posible en cada circunstancia. La planificación es el establecimiento de los recursos necesarios para la producción de determinados resultados. En el plano de los recursos humanos, la planificación operativa es un instrumento específico que requiere expertos conocedores de los diferentes campos de actividad. En contraposición, la programación es relativamente neutra y utiliza metodologías similares que sirven para programar cosas tan disímiles como, por ejemplo, la construcción de un edificio o la realización de una cirugía de corazón. En el plano organizativo la programación es la herramienta cotidiana de la coordinación (es decir, la supervisión de primera línea), mientras que la planificación operativa es el instrumento de la gerencia. La planificación estratégica es el soporte para la toma de decisiones de la conducción. Afirmaciones como: “no se puede controlar ni evaluar sin haber planificado antes y que, a su vez, no se puede planificar sin haber establecido las políticas” pueden ser consideradas ciertas, pero solo parcialmente si se desea que lo controlado esté relacionado con lo planificado. Es evidente que no solo es preciso haber planificado sino también es necesario que el enfoque de la evaluación sea compatible con aquel que se haya empleado en la planificación. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 20 No obstante, la planificación no es la única fuente de patrones de referencia políticos, estratégicos o técnicos. También existen reglas en cada especialidad, las expectativas de los usuarios y otros actores relevantes; por lo tanto, se permite controlar y evaluar sin haber planificado antes. En resumen, puede decirse que cuando existe la planificación (en sus diferentes niveles) se constituye uno de los posibles patrones de comparación de los procesos de control y evaluación. Cuando hay evaluación, tales patrones deben provenir de otras fuentes, como la satisfacción de los usuarios, decisores o “jueces válidos”. Evaluación de impacto y su relación con las políticas y estrategias La palabra impacto se refiere a los efectos de las acciones llevadas a cabo (relacionadas con la calidad y con los recursos humanos) como objeto de las políticas (la calidad de los procesos). Estos efectos deben entenderse como la contribución de las acciones con base en la calidad de los aspectos relacionados con los recursos humanos, un aspecto que ha sido influido por otros factores tales como la economía, la cultura o la seguridad. En este contexto, la efectividad de la gestión de los recursos humanos es entendida en la medida en que produce efectos deseados sobre el objeto de la política que le da sentido. El nivel inmediatamente inferior al de las políticas, en el análisis del impacto, está vinculado con la efectividad de las estrategias. Por ejemplo, con respecto a la mejora de la calidad de la gestión de los recursos humanos, mejorar los niveles de capacitación del plantel profesional de la institución es una estrategia. Es decir, es un curso de acción seleccionado entre otros posibles. Evidentemente, al igual que la calidad en la eficiencia o en la accesibilidad, eso depende de muchos factores (económicos, circunstanciales, epidémicos y otros). Producir buenos resultados en materia de gestión del equipo de salud es una forma indirecta de contribuir a mejorar la salud de los pacientes. En este caso corresponde la aplicación del concepto de efectividad como criterio evaluativo, aunqueahora con respecto a los indicadores de salud (por ejemplo, mortalidad, morbilidad) en una dimensión un poco menos amplia. Se debe destacar la definición operacional de los objetos de análisis, ya que la eficiencia o accesibilidad en la planificación de los recursos humanos son conceptos muy difíciles de definir en términos prácticos, porque se refiere a concepciones políticas y lineamientos sobre los cuales es preciso llegar a acuerdos. Sin embargo, una vez establecidas las convenciones conceptuales al respecto, se construyen indicadores que miden la calidad de los recursos humanos. Los problemas técnicos, por su parte, se relacionan con la validez de los criterios de medición con respecto a los conceptos a que dieron lugar. Finalmente, los costos de obtención y del análisis de información adecuada para las mediciones de efectividad por lo general son elevados. Auditoría de resultados y su relación con las estrategias La evaluación de los resultados toma en cuenta la medida en que se logran aquellas cosas que el estado del conocimiento afirma que serán efectivas para aplicar las estrategias. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 21 Habría que evaluar si con los servicios que se prestan se obtienen o no los resultados deseados, es decir, la medida en que los pacientes se curan cuando reciben atención médica. En esta sección tendremos en cuenta los conceptos de producto y resultado: • Producto: transformación inmediata de la situación preexistente que se logra mediante el uso de los recursos. • Resultado: estado deseado al que el producto contribuye. A modo de ejemplo: la curación de las cardiopatías en los pacientes hospitalizados sería un resultado esperado, mientras que los servicios concretos de atención cardiológica serían considerados como productos. Sin embargo, en un nivel más concreto que aquel referido a las estrategias, la relación causa-efecto (en este caso entre producto y resultado) se ve afectada por otras variables como la igualdad de la calidad de la atención médica. No obstante, la relación causa-efecto entre la atención médica específica y la curación de los pacientes es más directa y medible que aquella que, sin duda, también presenta una relación entre la atención médica y el nivel medio de salud de la población. En ambos casos se trata de una relación de efectividad. La medición de la efectividad de los resultados es la esencia de la evaluación de resultados, tanto en el ámbito público como en el privado. La evaluación de resultados, mientras sea entendida como una evaluación de efectividad, presupone expectativas con respecto a la probabilidad del logro y la necesidad de dichos resultados por parte de alguien, ya sea la sociedad en su conjunto o usuarios individuales. La presencia o percepción de tales expectativas es un embrión de planificación estratégica sin la cual no es posible evaluar los resultados. Auditoría de productos y su relación con la planificación operativa El control y la evaluación de productos, con respecto a la verificación de patrones técnicos cuantitativos y cualitativos, se aplican en las observaciones y mediciones concretas. Los productos son los bienes, servicios o ejecución de actividades que resultan de la aplicación de los recursos. Los productos hospitalarios, a diferencia de los resultados, contemplan los diagnósticos, altas y bajas. Se clasifican en: • Objetos tangibles: objetos concretos como óbitos, neumonías, etc. • Servicios concretos: alojamiento, servicios de salud u horas de consultorio. • Actividades concretas: en casos especiales actividades que realizan los investigadores científicos o docentes. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 22 Si bien las actividades concretas no se traducen necesaria o inmediatamente en bienes o servicios, sí son objeto de asignación de recursos. Es decir, se presupone que podrán producir resultados y efectos y que son controlables en términos de producto. Las tecnologías de supervisión de los productos (o control de la producción) se hallan ampliamente difundidas y presentes en mayor o menor medida en todas las organizaciones. Supervisar los productos implica compararlos con estándares o especificaciones técnicas existentes según la naturaleza del producto. Por ejemplo, existen normas técnicas sobre los aspectos a tener en cuenta para controlar la calidad de la capacitación del sector profesional. Tales estándares forman parte del conocimiento disponible, indican los aspectos significativos para el control y su cumplimiento suele ser tomado como una medida de la calidad de los productos. Cuando estos estándares técnicos (además de la cantidad a producir) han sido previstos en alguna planificación operativa (planes de producción o similares), el control de los productos incluye una comparación con lo planificado; en ese caso se puede utilizar un índice muy difundido: la eficacia. Estos efectos son entendidos como eficacia en la medida en que se ha producido la cantidad planificada de productos y con la calidad prevista (independientemente de los recursos que se hayan utilizado). Auditoría de procesos y su relación con la planificación operativa La evaluación de procesos es la verificación, con respecto a patrones técnicos cuantitativos y cualitativos, de la realización de las actividades concretas mediante las cuales se consumen recursos. Los patrones de referencia empleados en el control de los procesos surgen de las tecnologías de la producción y a partir de lo que se esté produciendo. Estas son las “reglas del gremio” para la confección de la contabilidad, la elaboración de trabajos de investigación y los cursos dictados y concluidos con la cantidad de abandonos o reprobados, la elaboración de diagnósticos o cualquier otra actividad. Existen, entre otros, tres tipos de evaluación de los procesos particularmente significativos: • Control de actividades y recursos. • Eficiencia. • Cumplimiento de planes. La evaluación de la calidad y del cumplimiento de estándares del proceso evita el desaprovechamiento de los recursos (o la disminución del valor de los mismos) y una eficiencia real (la relación entre el uso de los recursos y lo producido). Un indicador a considerar es el cumplimiento de los planes. La relación entre la eficiencia prevista en la planificación y la real. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 23 El primer tipo de evaluación de procesos consiste en el control de actividades y recursos y su correspondiente comparación con lo reglamentado en la materia de que se trate. El segundo tipo de evaluación de procesos se aplica a la eficiencia e incluye un elemento adicional: la relación entre los recursos realmente empleados y los productos (bienes o servicios) realmente logrados. Los controles de eficiencia no toman en cuenta las causas sino solo los hechos. Puede ocurrir que las causas de la disminución de la eficiencia sean internas, como conflictos gremiales que impiden mantener el nivel de atención, o bien externas como una menor demanda. De todos modos, resulta obvio que la disminución del índice de eficiencia implica una mayor necesidad de recursos destinados a la misma producción o una menor producción con los mismos recursos. Al igual que el control de actividades y recursos, el control de la eficiencia tampoco toma en cuenta los planes, sino más bien la ejecución. El cumplimiento de planes contiene al tercer tipo del control de procesos, para el cual no existe una palabra de uso corriente equivalente a la eficacia o eficiencia. Los planes operativos y sus expresiones presupuestarias consisten en la fijación de metas de producción y la previsión o asignación de recursos. Por lo tanto, por definición los planes operativos prevén una determinada eficiencia planificada. Luego, en la realidad se logra producir determinados productos y se utilizan determinadas cantidades de recursos. Consecuentemente, se verifica una determinada eficiencia real. La comparación entre lo planificado y lo realizado puede expresarse como la relaciónentre la eficiencia planificada y la real. Entonces, el cumplimiento de los planes es un índice de eficacia ya que considera a la eficiencia planificada como un resultado a lograr y expresa la medida en que se ha conseguido. Sin embargo, a diferencia del indicador de eficacia que no toma en cuenta los recursos, supone la producción y los recursos con respecto a lo planificado y realizado. Auditoría de procesos y su relación con la programación Finalmente, el nivel más detallado, tanto de la planificación como del control, es el de la programación. Como se mencionó anteriormente, este nivel consiste en la previsión de la secuencia y oportunidad en el uso de los recursos que se establece o se prevé que estarán disponibles. La programación es la planificación más detallada posible de actividades y debe responder, por una parte, a una solución de compromiso entre las normas técnicas sobre el uso de los recursos y la ejecución de actividades y, por otra parte, a las disponibilidades reales de los recursos. Tanto los hospitales como las compañías aéreas o los supermercados deben programar sus actividades de manera tal que cada una de ellas se articule con las restantes: los médicos y las aulas deben hallarse disponibles en la oportunidad en que se disponga de las clases programadas. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 24 La secuencia de relaciones complejas entre las actividades de procesos programadas para determinados momentos y las oportunidades de que se lleven a cabo realmente se puede medir como cumplimiento de programación. El término más difundido, que se refiere al cumplimiento de lo programado, es “justo a tiempo” (just in time), uno de los principios fundamentales de la gestión de la calidad total. Conclusiones En resumen, si el objetivo último de los sistemas de planificación es establecer cómo las políticas han de convertirse en programas concretos de actividades, para utilizar los recursos concretos de la manera deseada, la finalidad de los sistemas de control y de la evaluación es identificar qué nexos han existido entre los recursos empleados y los efectos producidos. INDICADORES EN LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS La selección de los indicadores se relaciona con la disponibilidad de los datos, la cobertura de la actividad, la calidad de la información básica, la amplitud y la precisión requeridas. El responsable de la toma de decisiones tiene a su disposición un conjunto de indicadores no tan amplio y hay que tener en cuenta que no existen múltiples indicadores de propósitos. Cabe destacar que, pese al notable avance logrado, aún persisten las restricciones en los resultados para medir la calidad por diversas razones: • Ausencia de procesos documentados y registrados en las organizaciones. • Ausencia de manuales de procedimientos y guías de prácticas clínicas. • Dificultades sobre los tipos de resultados a evaluar. • En qué punto hay que utilizarlos. • Dificultades para medir el impacto del proceso realizado. • Aplicación deficiente de algunos criterios. • Larga espera para reflejar cambios lentos. • Lineamientos escasos sobre el tema de los recursos humanos. • Influencia de factores ajenos a la atención médica. El futuro de la evaluación de la calidad está orientado a: • Medir y demostrar. • Pasar de medidas estructurales a énfasis en los resultados. • Identificar indicadores validados en las distintas disciplinas. • Orientar estándares de acreditación a la efectividad de la organización. • Medir resultados clínicos para mejorar la toma de decisiones. • Desarrollar sistemas de información epidemiológica. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 25 • Orientarse al usuario. • Involucrar a la población en las estrategias de gestión de calidad. • Hacer énfasis no solo en las instituciones sino también en el sistema para garantizar la continuidad y oportunidad. Clasificación Según el esquema clásico de Donabedian, existen indicadores de: • Estructura/proceso: convenio/modificaciones. • Proceso/resultado: eficacia/número de egresados. • Estructura/resultado: carrera de especialización/ingresos al hospital. Con respecto a los indicadores específicos y otros referidos a los tiempos y necesidades para la producción se considera: • Plantel real/aprobado. • Personal/cama (médicos, enfermeras). • Tiempo médico y de enfermería por paciente al día. • Rendimiento de horas profesionales y técnicas. • Índices de rotación, sugerencias y quejas. • Índices de ausentismo total, por enfermedad y accidente laboral. • Horas destinadas a la formación del personal. • Ritmo de promoción. • Mecanismos para evaluar el desempeño. • Recompensa por calidad. Estándares para recursos humanos Los estándares destinados a recursos humanos son cinco: → Plantel: • Nivel: plantel real/plantel aprobado. - El 80% de plantel real sobre el total de los aprobados. • Estructura: plantel de cada área/plantel total. - El 80% de plantel cubierto sobre la capacidad total. • Anormalidad: horas extras por área/horas extras consideradas normales. - El 15% o menos de incremento por área. → Clima social: • Rotación: bajas voluntarias/número de empleados. - No es mayor al 10% por año. • Sugerencias: número de sugerencias/número de empleados. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 26 - Calcular con el promedio de cinco años previos. • Quejas: número de quejas/número de empleados. • Ausentismo: horas de ausentismo/horas de jornada laboral. - No es superior al 10% por mes. → Formación, seguridad y promoción: • Nivel de formación: horas de formación/número de empleados. - Cinco horas semanales. • Nivel de seguridad: horas perdidas por accidente/horas potenciales trabajadas. - Es menor al 5%. • Ritmo de promoción: número de empleados ascendidos/número empleados totales. - El 20% por año. → Salarios: • Adecuación salarial: ingreso medio del trabajador/costo de vida familia tipo. - No existe valor estándar. • Incentivos: primas percibidas (plus, complementos) /plantel total (o por grupo laboral). - No existe valor estándar. → Otros porcentajes de: • Guardias activas y pasivas. • Reemplazos. • Suplentes. • Personal contratado. • Pasantes. • Módulos de enfermería. Agrupamiento Si bien las categorías presentadas persisten como agrupamientos tradicionales de los recursos humanos que trabajan en las instituciones de salud, el porcentaje referido ha variado mucho en función de cuatro factores decisivos: • Aparición de nuevas disciplinas profesionales (por ejemplo, ingenieros biomédicos). • Poca racionalidad aplicada a los nombramientos. • Profesionalización. • Tercerización de servicios (por ejemplo, seguridad, mantenimiento, lavandería, cocina, limpieza) que han distorsionado radicalmente los porcentajes históricos presentados a modo de vaga referencia. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 27 Por ejemplo, el porcentaje en los agrupamientos tradicionales de los recursos humanos se referiría de tal manera: • Profesionales: 25%. • Técnicos (incluye enfermería): 37%. • Administrativos: 8%. • Servicios generales: 30%. Tiempos Tras haber mencionado los tiempos asistenciales de los médicos (consulta, paciente y día), se distingue que el rendimiento asistencial no contempla exactamente el cien por ciento de las horas contratadas; es por ello que se consideran dos cuestiones importantes, a saber: • Aquellos que tienen cargos de conducción tienen un porcentaje de su actividad dedicado a la gestión y no a lo asistencial; se trata de un porcentaje que aumenta a medida que se progresa en la escala jerárquica. • Sin ser concluyentes, se atribuyen los siguientes porcentajes en concepto de gestión: - Jefe de sección: 10%. - Jefe de unidad: 30%. - Jefe de división (servicio): 50%. - Jefe de departamento: 90%. Ninguno de los agentes trabaja las cincuenta y dos semanas anuales, es por ello que se deben descontar las semanas por feriados, licencias ordinarias, por enfermedad y las actividades de docencia e investigación, quedando reducidas enun número importante las horas asistenciales. Por ejemplo, algunas instituciones consideran efectivamente trabajadas las 36 semanas al año. A continuación, a modo de orientación se describirán distintos tiempos teniendo en cuenta que la organización, la complejidad y el equipamiento institucional producen grandes modificaciones dentro de lo analizado: • Tiempo para radiología - 1 médico y 1 técnico hacen 5 estudios/hora (no más de 4 contrastados) en turnos de 6 horas. • Tiempo para laboratorio - 1 bioquímico y 2 técnicos hacen 30 extracciones y 120 análisis en 6 horas, excepto los especializados. - Para internación se estima 1 técnico cada 30 camas u 8.000 análisis. Estos cálculos no son aplicables si se trabaja con autoanalizadores. • Tiempo para patología - 1 médico y 1 técnico preparan y diagnostican 5 piezas/hora y 80 especies citológicas en 6 horas. - Para internación estimar 1 técnico cada 100 camas o 7 biopsias. - 1 eviscerador cada 80 autopsias mensuales o cada 170 camas. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 28 • Tiempo para medicina nuclear - 1 médico y 1 técnico atienden 6 pacientes/hora. - Se puede aumentar el rendimiento con más técnicos. • Tiempo para alimentación - 1 dietista cada 80 camas o 2.800 raciones. • Tiempo para servicio social - 2 asistentes cada 80 camas. • Tiempo para farmacia - 1 farmacéutico cada 50 camas. - 2 técnicos preparan 500 recetas en 6 horas. - 6 personas pueden despachar 1.000 a 1.500 preparaciones o productos comerciales por turno de 6 horas. - 1 persona puede preparar 30 fórmulas magistrales en 6 horas. - 1 técnico cada 50 camas. • Tiempo para odontología - 2.3 pacientes/hora. • Tiempo para estadística - 1 empleado cada 35 camas. - 1 secretaria cada 40 camas. • Tiempo para archivo - 1 persona cada 75 camas. • Tiempo para fichero de ambulatorios - 2 personas manejan 250 fichas (incluyendo estudios complementarios). • Tiempo para administrativos - 1 cada 4 consultorios. - 1 cada sala de internación. - 1 por ventanilla de atención al público (por turno). • Tiempo para contabilidad MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 29 - 2 personas cada 50 camas (después de 200 camas, 2 personas cada 100 camas). • Tiempo para almacenes - 1 almacenista. - 1 auxiliar cada 50 camas (después de 100 camas, 2 personas cada 100 camas). • Tiempo para despacho - 1 empleado cada 100 camas. • Tiempo para el área contable - 1 empleado cada 40 camas. • Tiempo para personal - 2 personas cada 50 camas (después de 200 camas, 2 personas cada 100 camas). • Tiempo para lavandería - 1 encargado y 2 personas cada 50 camas (después de 200 camas, 2 personas cada 100 camas). • Tiempo para operarios generales (ordenanzas, correos, etc.) - 1 operario cada 20 camas. • Tiempo para limpieza de interiores - 1 persona cada 400 m2, por turno. - 2 turnos salvo áreas críticas (guardia, maternidad, centro obstétrico) que requieren tres turnos. • Tiempo para peones (limpieza exterior, camilleros, etc.) - 1 operario cada 20 camas. • Tiempo para vigilantes - 1 vigilante por puerta abierta y por turno, más 2 rondines. CRITERIOS PARA DEFINIR LO ADECUADO Lo apropiado o adecuado es un término clave en auditoría cada vez que se hace referencia a aquello que es bueno y necesario para el proceso con el fin de obtener resultados eficientes y eficaces. Es más o menos independientemente de la cantidad y del costo. Puede resultar adecuado un curso de biología molecular para capacitar a bioquímicos en el diagnóstico de patologías raras, pese a su costo. En forma paralela, sería inadecuado un curso de reanimación cardiopulmonar en la unidad de terapia intensiva pese a su costo ínfimo. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 30 Por lo tanto, la determinación de lo apropiado requiere: • Identificar los objetivos específicos más importantes para abordar problemas identificados. • Elaborar un programa de capacitación para la formación de especialidades críticas. • Realizar un plan de desprecarización laboral. • Plantear un programa de incentivos económicos en áreas críticas. • Redactar en consenso las normas de atención, guías clínicas, algoritmos o vías de cuidado para enfermedades. • Optimizar los recursos humanos mediante la aplicación de un nomenclátor del puesto de trabajo. Para definir lo apropiado hay que apelar a la necesidad de la experiencia local, nacional e internacional, así como solicitar la opinión de expertos en cada tema. Por otra parte, el departamento de recursos humanos debe reunir comités hospitalarios dedicados a áreas específicas. Se recomienda contar con: • Comité de admisión. • Comité de evaluación de desempeño. • Comité de elaboración de procesos. Estos comités deben ser liderados por profesionales de prestigio que desarrollarán actividades docentes y de evaluación de lo realizado, además de sustentarse en la medicina basada en la evidencia. ESTÁNDARES DE ESTRUCTURA, PROCESOS Y RESULTADOS Los estándares son instrumentos necesarios para contar con un elemento “patrón” de análisis y comparación. Además, son “objetos óptimos de comparación” y se aplican a cada departamento, tanto en la atención ambulatoria como en la hospitalización. Estos instrumentos cubren diversos aspectos determinados previamente y son el punto de comparación con el objeto evaluado. De la evaluación se obtienen conclusiones de lo “apropiado”, "adecuado”, “aceptable” o lo negativo en forma “óptima” o “parcial”. Esto se define siempre antes y preferentemente con los indicadores adecuados. Clasificación Estándares de estructura Deben cubrir aspectos relacionados con: • La conducción y la gestión del establecimiento. • La organización de los recursos humanos. • Farmacia. • Sistema de información (historial clínico). • Seguridad y derechos de los pacientes. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 31 Estándares de procesos Deben contemplarse desde el ingreso hasta el momento del egreso: • Admisión. • Evaluación de la situación de salud. • Planificación de la atención otorgada. • La evaluación de la atención y resultados. • Planificación del egreso. CERTIFICACIÓN DE ESPECIALIDADES Las especialidades médicas implican un alto nivel de capacitación para los profesionales médicos. Surgen de la evolución científica permanente e implican una actualización constante. En la actualidad es un desafío analizar las residencias de especialidades médicas, las carreras de especialistas existentes en las universidades del país y los procesos de capacitación de las sociedades científicas vinculadas con las especialidades y las necesidades de recursos humanos. Generalmente es la autoridad ministerial la que elabora, evalúa y certifica las diversas especialidades médicas. También determina y valida aquellas especializaciones que constituyen las especialidades médicas. Las organizaciones pueden tener varias culturas a la vez, pero predomina una de ellas. No existe un mejor tipo de cultura sino que esta depende del contexto de trabajo. Además, cambian los líderes, el tipo de trabajo, el entorno, etcétera, y con ello los tipos culturales. En tal sentido, cada tipo cultural tiene un ciclo de vida. Listado de especialidades médicas • Clínica médica. • Medicina general y medicina familiar. • Alergia e inmunología. • Cardiología. • Angiología general y hemodinámica. • Dermatología. • Endocrinología. • Farmacología clínica. • Fisiatría (medicina física y rehabilitación). • Gastroenterología. • Genética médica. • Geriatría. • Hematología. • Infectología. • Nefrología. MÓDULO 9 | AUDITORÍA MÉDICA 32 • Neumología. • Neurología. • Nutrición. • Oncología. • Reumatología. • Terapia intensiva. • Cirugía general. • Cirugía cardiovascular. • Cirugía de cabeza y cuello. • Cirugía de tórax (cirugía torácica). • Cirugía infantil (cirugía pediátrica). • Cirugía plástica y reparadora. • Cirugía vascular periférica. • Proctología. • Ginecología. • Neurocirugía. • Obstetricia. • Oftalmología. • Ortopedia y traumatología.
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