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INGENIERIA DE PROYECTOS Gerencia de Proyectos GUIA DEL PMBOK Conceptos de Gerencia de Proyectos Que es un Proyecto? Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos. Cual es la duración de un Proyecto? Que sea temporal o significa necesariamente que la duración del proyecto haya de ser corta. Se refiere a los compromisos del proyecto y a su longevidad. En general, esta cualidad de temporalidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto. La mayor parte de los proyectos se emprenderán para crear un resultado duradero. Un proyecto puede ser : Conceptos de Gerencia de Proyectos Un Proyecto puede generar: • Un producto, que puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un elemento o un elemento final en si mismo. • Un servicio o la capacidad de realizar un servicio • Una mejora de las líneas de producto o servicios existentes( Un proyecto Lean construction). • El desarrollo de un nuevo producto, servicio o resultado. • La construcción de un edificio, planta industrial o infraestructura • La implementación, mejora o potenciación de los procesos y procedimientos de negocios existentes. • El desarrollo o la adquisición de un sistema de información. Conceptos de Gerencia de Proyectos Ejemplo: Desarrollo de un nuevo modelo de auto Conceptos de Gerencia de Proyectos Qué es la Dirección de Proyectos? La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 47 procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados en 5 Grupo de Procesos: • Inicio, • Planificación, • Ejecución, • Monitoreo y Control, y • Cierre. Conceptos de Gerencia de Proyectos Dirigir un proyecto por lo general incluye, entre otros aspectos: • Identificar requisitos; • Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados en la planificación y le ejecución del proyecto; • Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza colaborativa entre los interesados; • Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los entregables del mismo; • Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que incluyen, entre otras: Alcance, Calidad, Cronograma, Presupuesto, Recursos y Riesgos. Conceptos de Gerencia de Proyectos ¿Qué es dirección de proyectos? Conceptos de Gerencia de Proyectos Rol del gerente de Proyecto: • Persona asignada por la organización para lograr los objetivos del proyecto. • Gerente funcional: provee supervisión gerencial para un área administrativa. • Gerente de operaciones: responsable de una faceta del negocio principal(core business). Características del gerente de proyecto: • Conocimiento acerca de dirección de proyectos • Desempeño(usando su conocimiento sobre dirección de proyectos) • Personal: Actitudes, características personales y liderazgo Conceptos de Gerencia de Proyectos Factores ambientales de la empresa: • Internos o externos, afectan al éxito del proyecto. • Pueden venir de cualquiera de las empresas involucradas en el proyecto. • Pueden mejorar o restringir las opciones. • Se consideran como entradas(inpust) en la mayor parte de los procesos de planificación. • Cultura organización y procesos • Estándares y normas de gobierno • Infraestructura y RR.HH. • Administración de personal Conceptos de Gerencia de Proyectos Factores ambientales de la empresa: • Sistema de autorización de trabajo. • Condiciones de mercado • Tolerancias a los riesgos de los interesados • Clima político • Canales de comunicación de la organización • Base de datos comerciales(riesgos, costos, etc.) • Sistema de información de dirección de proyectos(software para programación, gestión de configuración, sistemas basados en webs, etc.) Conceptos de Gerencia de Proyectos Ciclo de vida del Proyecto: El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Las fases son generalmente secuenciales y sus nombre y números se determinan en función de las necesidades de gestión y control de la organización. Las fases son generalmente acotadas en el tiempo, con un inicio y un final o punto de control. Mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final definidos, los entregables específicos y las actividades que se llevan a cabo varían ampliamente dependiendo del proyecto. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo especifico. Conceptos de Gerencia de Proyectos Características del Ciclo de vida del Proyecto: Los proyectos varían en tamaño y complejidad. Todos los proyectos pueden configurarse dentro de la siguiente estructura genérica del ciclo de vida: • Inicio del proyecto, • Organización y preparación, • Ejecución del trabajo y • Cierre del proyecto. El ciclo de vida del proyecto es independiente del ciclo de vida del producto producido o modificado por el proyecto. No obstante, el proyecto debe tener en cuenta la fase actual del ciclo de vida del producto. Conceptos de Gerencia de Proyectos Niveles típicos de costos y dotación de personal en una estructura genérica del ciclo de vida del Proyecto Conceptos de Gerencia de Proyectos Impacto de las variables en función del tiempo del proyecto Conceptos de Gerencia de Proyectos Fases de Proyecto: Ingeniería y Construcción Conceptos de Gerencia de Proyectos Proyectos Operaciones Producen productos, servicios Producen producto, servicios o o resultados únicos. resultados repetitivos. Tiene un comienzo y fin. Se mantienen en el tiempo. El producto, servicio o resultado Mantienen a la organización a lo Contribuye o modifica operaciones. largo del tiempo. Recibe recursos de operaciones. El trabajo de la operación no termina cuando se cumplen los objetivos; se siguen nuevas di- recciones para apoyar a los obje- tivos estratégicos de la organz. Conceptos de Gerencia de Proyectos Características del Ciclo de vida del Proyecto: Personas u organizaciones que están activamente involucradas en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de la terminación del proyecto; ellos también pueden ejercer una influencia sobre el proyecto y sus resultados. El directos de proyectos debe: • Identificar a los “stakeholders” • Determinar los requerimientos • Gestionar su influencia en relación con los requerimientos para asegurar un proyecto exitoso. Conceptos de Gerencia de Proyectos Interesados (Stakeholders) del proyecto GESTION DEL ALCANCE UNIVERSIDAD NACIONAL DE UCAYALI CURSO: INGENIERIA DE PROYECTOS ING. NORMAN LECCA LAVADO Gestión del Alcance Gestión del alcance � ALCANCE DEL PRODUCTO � Características y funciones que definen un producto, servicio o resultado � ALCANCE DEL PROYECTO � El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado, con las funciones y características especificadas Gestión del alcance Desarrollo de un nuevo modelo de auto Gestión del alcance Gestión del alcance Gestión del alcance 5.1.1.1. Acta de Constitución del Proyecto (ACP) � El ACP es usada para proveer los requisitos y una descripción de producto de alto nivel de modo que puedan ser desarrollados a detalle. � El ACP aprobada, inicia informalmente el proyecto. Un gerente de proyecto es identificado y asignado si se considera viable el proyecto, preferentemente mientras el Acta está siendo elaborado y siempre antes de empezar la planificación. � Es recomendable que el GP participe en la elaboración del ACP dado que dicho documentole proveerá autoridad para signar recursos para las actividades del proyecto Gestión del alcance 5.1.1.1. Registro de interesados � Usados para identificar interesados que puedan proveer información detallada sobre el proyecto o los requisitos del producto. � Debe contener detalles para identificar a los interesados como: � Información para identificación. Nombre, cargo den la organización, ubicación, rol en el proyecto, información de contacto. � Información de evaluación. Requisitos mayores, expectativas principales, influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo del proyecto donde está más interesado. � Clasificación del interesado. Interno/Externo, Apoya/ neutral Gestión del alcance 5.1.1.1. Registro de interesados � Derrama magisterial � Socios beneficiarios � Contratista ARICSA � Bancos o cooperativas � Municipalidad de Lima � Sedalib � Edelnor � Sub contratistas y proveedores � Vecinos del distrito � Ministerio de vivienda Gestión del alcance 5.1.2.3. Talleres facilitados Sesiones orientadas para agrupar interesados de diversas especializaciones para definir requisitos de producto. 5.1.2.4 Técnicas de creatividad de grupos - Tormentas de ideas(Brainstorming) - Técnicas de grupo nominal - Técnicas Delphi - Mapas de ideas - Diagramas de afinidad Gestión del alcance 5.1.2.3. Técnicas para toma de decisiones en grupo Es un proceso de evaluación de múltiples alternativas con un resultado esperado descrito en forma de acuerdo a futuro. Esta técnica puede ser usada para generar, clasificar y priorizar requisitos de productos. Entre estos métodos se tienen: - Unanimidad: Todos acuerdan un único curso de acción. - Mayoría: se cuenta con el apoyo de mas del 50% - Pluralidad: el grupo con mayor apoyo decide a pesar de no contar con una mayoría. - Dictatorial: una sola persona toma la decisión por el grupo Gestión del alcance 5.1.2.6. Cuestionarios y encuestas 5.1.2.7. Observaciones(metodologías y con registro) 5.1.2.8. Prototipos Es un método para obtener una retroalimentación temprana sobre los requisitos a través de un modelo de trabajo sobre el producto esperado antes de constituirlo. Como los prototipos son tangibles, le permiten a los interesados experimentar con un modelo o su producto final mas que solo discutir representaciones abstractas o sus requisitos. Una vez que se obtienen información, se puede pasar a la fase de diseño o construcción. 5.1 Recopilar requisitos Recopilar requisitos Para definir requisitos: ¿Es necesario? - Es una característica o función necesitada - Las tolerancias son confiables y costo efectivos ¿Es verificable? - Existe un medio por el cual puede medir su cumplimiento? - Se puede definir el criterio para su verificación? ¿Es posible? - Es técnicamente viable? - Está dentro del presupuesto? - Está dentro del cronograma? Recopilar requisitos ¿Es claro y entendible? - Hay un solo pensamiento por cada requerimiento establecido? - Está en formato quien debería qué? - Está indicado de manera simple y consistente? - Es gramaticalmente correcto? - La terminología es adecuada? - Está definido de manera positiva? - Las palabras no son ambiguas? Gestión del Alcance 5.2 Definir el alcance - Definir el alcance es el proceso de desarrollar una descripción detalla del producto y del proyecto. - La preparación de una Enunciado del Alcance del proyecto detallado es critico para el éxito del proyecto y se elabora sobre la mayor cantidad de entregables, asunciones y restricciones que están documentadas durante los procesos de inicio del proyecto. - Durante la planificación, el alcance del proyecto es definido y descrito con mayor especificidad a medida que mas información sobre el proyecto es conocida. - El análisis de la existencia de riesgos es también considerada. 5.2. Definir el alcance 5.2 Definir el alcance 5.2.2.1 Juicio de Expertos: proveído por un grupo o persona con un conocimiento o capacitación especializada que esta disponible por diferentes medios: - Otras unidades de la organización - Consultores, - Interesados, incluyendo a los clientes y patrocinadores - Asociaciones técnicas y profesionales, - Grupos industriales - Expertos en la materia. 5.2.2.2 Análisis de productos: desglose de productos, análisis de sistemas, análisis de requisitos, ingeniería de sistemas e ingeniería de valor. 5.2 Definir el alcance 5.2.2.3 Identificación de Alternativas Tormenta de ideas, pensamiento lateral, comparaciones de pares, etc. 5.2 5.2.2.4 Talleres facilitados 5.2.3.1 Enunciado del Alcance del Proyecto: - Describe en detalle los productos entregables del proyecto y el trabajo requerido para crear dichos entregables. - Provee de un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados del proyecto. - Puede contener exclusiones explicitas al alcance del proyecto que permitan administrar mejor las expectativas de los interesados 5.2 Definir el alcance - Permite a los miembros del equipo desarrollar un planteamiento mas detallado para la ejecución del trabajo. 5.2.3.1 Enunciado del Alcance del Proyecto: debe incluir por los menos: - Descripción del alcance(de los productos del proyecto). - Entregables del proyecto. - Exclusiones del proyecto. - Restricciones - Supuestos. 5.2 Definir el alcance 5.2.3.2 Actualización a los documentos del proyecto como: - Registro de interesados - Documentación de requisitos - Matriz de rastreabilidad de requisitos CONSIDERACIONES - Expectativas NO es igual a requerimiento - Usar algo concreto, objetivo y mensurable no adjetivos. - Palabras prohibidas: etc, entre otros, por definir. - Todo es relativo, la perspectiva de los interesados es diferente a la del Gerente de Proyecto, tener claro cual es la de cada uno. 5.3 Crear la EDT 5.3 Crear la EDT 5.3 Crear la EDT ¿Qué es la EDT? - Estructura de desglose del trabajo(EDT) - Es una estructura jerárquica, orientada al producto entregable, para definir el trabajo que será ejecu tado por el equipo del proyecto y crear los productos entregables requeridos. - Work Breakdown Structure (WBS) 5.3 Crear la EDT 5.3 Crear la EDT GESTION DEL ALCANCE UNIVERSIDAD NACIONAL DE UCAYALI CURSO: INGENIERIA DE PROYECTOS ING. NORMAN LECCA LAVADO 5.3 Crear la EDT 5.3 Crear la EDT 5.3 Crear la EDT ¿Qué es la EDT? - Estructura de desglose del trabajo(EDT) - Es una estructura jerárquica, orientada al producto entregable, para definir el trabajo que será ejecu tado por el equipo del proyecto y crear los productos entregables requeridos. - Work Breakdown Structure (WBS) 5.3 Crear la EDT 5.3 Crear la EDT 5.3 Crear la EDT 5.3 Crear la EDT 5.3 Crear la EDT 5.3 Crear la EDT ¿Hasta que nivel se construye una EDT? - Se subdividen los productos entregables de un proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar, hasta que el trabajo y los productos entregables sean al nivel de paquete de trabajo(work package). - Un paquete de trabajo es el nivel más bajo del EDT y es el punto en el cual el costo y el cronograma para el trabajo pueden estimarse de manera fiable. CONSIDERACIONES: - Unidad. Cada elemento de una ETD(WBS) representa a un entregable de manera tangible. Deben ser únicos y distintos a sus pares. 5.3 Crear la EDT - Pertenencia. Cada elemento de una EDT(WBS) debe pertenecer a un solo “padre” o elemento superior. - Lógica. Los elementos deben ser lógicamente descompuestos para un mejor entendimiento. - Flexibilidad. Nada es estático en el tiempo; puede variar. - Formalidad. Todos los entregables deben estar explícitos. - Tamaña/Detalle. No tan grande que sea inmanejable o tan pequeño que genere costos medición. - Medición. Todo el trabajo definido en la EDT debe estar estimado, respaldado, programado y presupuestado y controlado. 5.3 Crearla EDT 5.3.3.2. Diccionario de la EDT - Documento que describe cada componente en la estructura de desglose de trabajo. Para cada componente se influye la información necesaria para definir en qué consiste, cuales son los requisitos o funcionali dades, entre otros aspectos que se con- sideren necesarios con la finalidad de que se pueda entender a qué se está refiriendo la EDT. 5.3 Crear la EDT 5.3.3.2. Diccionario de la EDT - Entre la información que se suele mencionar en el diccionario se tiene(como referencia, puede ser más): - Definición - Actividades - Lista de hitos - Responsable - Duración estimada, fechas de inicio y fin - Requisitos de calidad. 5.4 Verificar el Alcance 5.4 Verificar el Alcance 5.4 Verificar el Alcance - La revisión de los productos entregables para asegurarse de que se han complementado satisfactoriamente. - Se relaciona principalmente con la aceptación de los productos entregables, mientras que el control de calidad se relaciona principalmente con el cumplimiento de los requisitos de calidad especificados para los productos entregables. - Por lo general, el control de calidad se realiza antes de la verificación del alcance, pero estos dos procesos se pueden realizar en forma paralela. - Los pendientes no deben quedar con tales al final, debe buscarse que sean aprobados o que sean eliminados. 5.4 Verificar el Alcance 5.4 Verificar el alcance 5.4.3.1. Entregables aceptados - Documentación de los productos entregables completados que se han aceptado y los que no se han aceptado(inc. los motivos por los cuales no se han aceptado). - Incluye documentos de respaldo recibidos del cliente o patrocinador y el reconocimiento de la acep- tación del interesado de los productos entregables del proyecto. 5.4 Verificar el Alcance 5.4.3.2. Solicitud de cambios - Pueden generarse a través del proceso del alcance - Se procesan a través del proceso realizar control integrado de cambios 5.4.3.1. Actualización de los documentos proyecto . Todos los documentos del proyectos que deben ser actualizados como resultado de la verificación del alcance, incluye cualquier documento. 5.5 Controlar el Alcance 5.4 Verificar el Alcance - Control del alcance es el proceso de hacer un seguimiento al estado del proyecto, al alcance del producto y a la línea base del alcance. - Controlar el alcance del proyecto asegurar que todos los cambios solicitados y las acciones preventivas y correctivas sean procesadas a través de Realizar Control Integrado de Cambios. - El control del alcance del proyecto es también usado para administrar los cambios a medida que ocurren y es integrado con otros procesos de control. - Los cambios no controlados son conocidos como corrupción del alcance (scope creep). 5.5 Controlar el Alcance 5.5 Control del alcance 5.5.2.1. Entregables aceptados - Las mediciones de desempeño del proyecto se usan para evaluar la magnitud de la variación sobre la línea de base del alcance. - Entre los aspectos importantes del control del alcance se incluye determinar la causa de variación relativa a la línea base del alcance y decidir si son necesarias las acciones correctivas. 5.5 Controlar el Alcance GESTION DEL TIEMPO UNIVERSIDAD NACIONAL DE UCAYALI CURSO: INGENIERIA DE PROYECTOS ING. NORMAN LECCA LAVADO Aspectos generales Características del Tiempo: � Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. � Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades, que se les asignen a las actividades diarias a un emprendedor. � Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos. � No se puede comprar. Lógica de la gestión del tiempo Características del Tiempo: � ¿Quién define el tiempo? � ¿Cómo se define el tiempo a los proyectos? � ¿Cómo se programa el tiempo de los proyectos?. GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO - Los procesos de la gestión del tiempo no son procesos discretos, interactúan de manera permanente. - Productos principales: Plan de gestión del tiempo y cronograma. Gestión del tiempo del proyecto � Incluye los procesos requeridos para administrar la fina- lizacion del proyecto a tiempo. Lógica de la gestión del tiempo � Plan de gestión del tiempo � Nivel de precisión, tipos de estimación y redondeos. � Umbrales de control, variaciones permitidas. � Descripciones de proceso de gestión del tiempo (metodologías, estándares). � Formatos de productos(cronogramas, reportes, informes, solicitudes). Gestión del tiempo en proyectos 1.-Convertir el plazo del proyecto, de días calendario a días útiles: 30 días calendario y 25 días útiles: 30/25= 1.20 Duración: 360 DC, será 360/1.20= 300 días útiles 2.-Determinar el buffer o amortiguamiento de plazo de proyecto: En construcción se considera un buffer de 10 al 20% (en días útiles). Del ejemplo anterior: 10% de 300= 30 días útiles o 20% de 300=60 días. El Gerente de proyecto, Planificador, Ingeniero de campo deben optar por el buffer inferior o superior. El plazo de proyecto será: 300-60=240 días Gestión del tiempo en proyectos 3.-Aplicacar el principio de Pareto o Ley 80/20: Debemos escoger la tarea mas restrictiva(la que marque el ritmo de la construcción) del 20% de las tareas mas importantes por ejecutar, teniendo en cuenta el siguiente orden de prioridades: - Cantidad de horas-hombre(HH) - Recursos limitados(equipos-material-mano de obra, en ese orden). - Cadena de tareas(las tareas o actividades escogidas, aplicando Pareto, deben pertenecer a fases diferentes). Edificación escoger la tarea mas representativa de cada fase(la mayor cantidad de H.H.)Fase de cimentación(excavaciones, zapatas, falso piso, tuberías, etc.) 6.1 Definir las actividades 6.1 Definir las actividades � Línea base del alcance � Factores ambientales de la empresa � Actividades de los procesos de la organización. Línea base del alcance � Descomposición: � Subdivide paquetes de trabajo en componentes mas pequeños(actividades mas fácil de manejar). � La lista de actividades, la EDT(WBS) y el diccionario de la EDT, pueden desarrollarse de forma secuencial o de forma concurrente. � Frecuentemente los miembros del equipo a cargo del paquete, realizan esta definición. 6.1 Definir las actividades 6.1 Definir las actividades 6.1 Definir las actividades Planificación gradual � Forma de planificación, de elaboración progresiva donde: � El corto plazo se planifica en detalle, � Mientras que el largo plazo, se planifica para los componentes de la EDT a un nivel relativamente alto 6.1 Definir las actividades Plantillas: � Una proporción de una lista de actividades de un proyecto previo, o una lista de actividades estándar puede ser usado como plantilla. Juicio de Expertos: � Miembros del equipo u otros expertos, con experiencia y habilidad en desarrollo de enunciados del alcance EDT y cronogramas. LISTA DE ACTIVIDADES � Lista completa de todas las actividades del cronograma. � Incluye identificador de la actividad y descripción del alcance del trabajo. 6.1 Definir las actividades Paquete de Trabajo: Reclutamiento 6.1 Definir las actividades 6.1 Definir las actividades HITOS: Son eventos de duración cero, usualmente representan el evento en el cual un entregable importante es aprobado, principalmente por el cliente. - Ejemplo: Diseño arquitectónico aprobado el 31.05.2014 � El establecimiento de la secuencia de actividades, implica identificar y documentar relaciones lógicas entre las actividades del cronograma. 6.2 Secuenciar las actividades 6.2 Secuenciar las actividades Método de diagramación precedencia (PDM) 6.2 Secuenciar las actividades FIN A INICIO (FI) B sólo se puede iniciar si A ha terminado PROYECTO DE CAPACITACION A: Definir el contenido del curso B : Elaborar los materiales 6.2 Secuenciar las actividadesINICIO A INICIO (II) B sólo se puede iniciar después que A haya iniciado PROYECTO DE CAPACITACION A: Proponer capacitadores B : Conseguir capacitadores propuestos 6.2 Secuenciar las actividades FIN A FIN(FF) B sólo se puede terminar si A haya terminado PROYECTO DE CAPACITACION A: Instalar los equipos B : Hacer las pruebas 6.2 Secuenciar las actividades INICIO A FIN(IF) B sólo se puede terminar si A haya terminado PROYECTO DE CAPACITACION A: Iniciar el evento de capacitación B : Cerrar la mesa de recepción 6.2 Secuenciar las actividades Ejemplo de lógica de redes: a.-Sabiendo que la actividad A precede a las actividades B,C,D, y éstas a E. Grafique la red de actividades. 6.2 Secuenciar las actividades A B C D E 6.2 Secuenciar las actividades Se usan dependencias: - FC: Fin a Comienzo - CC: Comienzo a Comienzo - FF: Fin a Fin - CF: Comienzo a Fin Determinación de dependencias � Obligatorias ( Lógica dura): inherentes a la naturaleza del trabajo; primero debe terminarse necesariamente la actividad predecesora. � Discrecionales: mejores practicas, secuencias preferidas, o experiencia, se pueden cambiar. � Externas: relación con actividades que no pertenecen al proyecto. Dependencia usualmente fuera de control del equipo de proyecto. 6.2 Secuenciar las actividades Plantillas de red de cronograma - Plantillas de red estandarizadas, se pueden usar para acelerar la preparación de redes de actividades. - Las partes de un diagrama de re se denominan sub red o fragmento de red. DIAGRAMAS DE RED DE CRONOGRAMA DEL PROYECTO - Representaciones esquemáticas de las actividades del cronograma y de sus relaciones lógicas, también denominadas dependencias. 6.2 Secuenciar las actividades 6.2 Secuenciar las actividades Proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad del proyecto. - Este proceso está estrechamente coordinado con el proceso de estimar los costos. 6.3 Estimar las actividades 6.3 Estimar las actividades 1.-Juicio de expertos Grupo o personas con conocimiento especializado(o información). 2.-Analisis de alternativas Las actividades pueden tener diferentes alternativas para ser ejecutadas por ello se puede considerar: - Distintos niveles de capacidad o habilidad de los recursos. - Tamaño o tipo de maquinas - Herramientas(manuales o automatizadas) - Fabricar o comprar 3.- Datos de estimación publicados Publicaciones periódicas (de preferencia auditables) 6.3 Estimar las actividades donde se pueda conocer la disponibilidad de recursos. 6.3 Estimar las actividades 6.3 Estimar las actividades 4.- Estimación ascendente Cuando no se puede estimar una actividad con cierto grado de confianza, el trabajo se descompone, se estima recursos y luego se suman. 6.3 Estimar las actividades 4.- Estimación ascendente Cuando no se puede estimar una actividad con cierto grado de confianza, el trabajo se descompone, se estima recursos y luego se suman. 6.3 Estimar las actividades 1.- Requisitos de los recursos de la actividad Identifica y describe los tipos y cantidad de recursos necesarios para cada actividad del cronograma de un paquete de trabajo. - Pueden sumarse para determinar los recursos estimados por cada paquete de trabajo. - La documentación debe indicar: Base de estimación y supuestos. 2.- Estructura de desglose de recursos Estructura jerárquica de los recursos identificados por categoría y tipo de recurso. Es útil cuando se organiza y reporta información de cronogramas con información de utilización de recursos. 6.3 Estimar las actividades 6.3 Estimar las actividades El proceso de estimación de la duración de las actividades requiere que se estime la cantidad de esfuerzo de trabajo necesario, que se estime la cantidad prevista de recursos a ser aplicados y que e determine la cantidad de periodos laborales necesarios, para completar la actividad del cronograma. 6.4 Estimar la duración de las actividades 4.- Declaración del alcance del proyecto SUPUESTOS RESTRICCIONES 6.3 Estimar las actividades Condiciones Existentes Información Disponible Tamaño de los periodos de reporte Disponibilidad de recursos capacitados Términos y requisitos del Contrato 2.- Estimación por analogía - Utiliza parámetros de un proyecto anterior similar, tales como la duración, el presupuesto, el tamaño, la complejidad, como base para estimar los mismos parámetros o medidas para un proyecto futuro. - Es usada para estimar la duración, cuando la cantidad de información detallada sobre el proyecto es limitada. - Se usa en las fases iníciales del proyecto. - Usa información histórica y juicio de experto - Es menos costosa y requiere menos tiempo, pero es menos exacta. - Son mas fiables cuando el equipo tiene experiencia 6.3 Estimar la duración de las actividades 2.- Estimación por paramétrica -Utiliza una relación estadística, entre los datos históricos y otras variables(m2 de construcción, TM de montaje) para calcular una estimación de parámetros de una actividad, tales como costos, presupuesto y duración. - La duración se determina cuantitativamente, multiplicando la cantidad de trabajo por realizar por el ratio de rendimiento(por ejemplo: cantidad de planos por el ratio de horas que toma dibujar un plano). - Proyecto de diseño= N° planos x N° horas de trabajo x plano); - Instalación de cable = mts cable x N° horas de trabajo x metro. 6.3 Estimar la duración de las actividades 3.- Estimación por tres valores La precisión de los estimados de la duración de la actividad, puede mejorarse, tomando en consideración el grado de incertidumbre y riesgo de estimación. Este método tuvo origen con el método PERT. Utiliza tres tipos de estimaciones para definir un rango aproximado de la actividad: - Mas probable: en función de los recursos que probablemente se asignarán, de su productividad, de las expectativas realistas de disponibilidad para la actividad, de las dependencias de otros participantes y de las interrupciones. - Optimista: es el mejor escenario posible para esa actividad. 6.3 Estimar la duración de las actividades - Pesimista: es el peor escenario posible para esa actividad. Optimista+Pesimista+4*mas probable Duración esperada= 6 6.3 Estimar la duración de las actividades El desarrollo del cronograma, un proceso interactivo, determina las fechas de inicio y finalización planificadas para las actividades del proyecto. El desarrollo de cronograma continua a lo largo del proyecto, a medida que el trabajo avanza, el plan del proyecto cambia, y los eventos de riesgo anticipado ocurren o desaparecen al tiempo que se identifican nuevos riesgos. 6.5 Desarrollar el cronograma 1.-Analisis de la red del cronograma - Es una técnica que genera el cronograma del proyecto - Emplea un modelo de cronograma y diversas técnicas analíticas como: - Método de camino critico - Método de cadena critica - Análisis “¿Qué pasa si?” - Nivelación de recursos 2.-Metodo de la Ruta Critica(Critical Path Method-CPM) - Técnica de análisis de red del cronograma que utiliza el modelo de cronograma. - Calcula fechas teóricas de inicio y fin, temprano y tardío sin considerar limitaciones de recursos. 6.5 Desarrollar el cronograma 6.5 Desarrollar el cronograma - Holgura Total: Diferencia Positiva entre fechas Tempranas y tardías. - Holgura libre: Cantidad de tiempo que una actividad del cronograma, puede ser demorada sin atrasar la fecha de inicio temprana de cualquier actividad sucesora inmediata. 6.5 Desarrollar el cronograma 6.5 Desarrollar el cronograma 6.5 Desarrollar el cronograma 6.5 Desarrollar el cronograma 7.- Compresión del cronograma - Acorta el cronograma del proyecto sin modificar el alcance del proyecto, para cumplir restricciones, fechas impuestasu otros objetivos. - Intensificación (Crashing): Analiza las concesiones de costo y cronograma para determinar como obtener el mínimo incremento en el costo. - Ejecución Rápida (Fast Track): Se evalúan que fases, procesos o etapas que usualmente se hacen de manera secuencial se pueden realizar en forma paralela. Ella genera aumento de riesgos. 6.5 Desarrollar el cronograma 6.5 Desarrollar el cronograma 7.- Cronograma del Proyecto - Es preliminar hasta confirmar de recursos. - Se cierra antes de cerrar el Plan de Gestión del Proyecto. - Se pueden usar los formatos: - Diagramas de hitos - Diagramas de barras - Diagramas de red 2.- Línea Base del cronograma - Es una versión especifica del cronograma del proyecto, desarrolla a partir del análisis de la red. El equipo de dirección del proyecto la acepta y la aprueba, con fechas de inicio y fin de línea base. 6.5 Desarrollar el cronograma 6.5 Desarrollar el cronograma GESTION DE COSTOS UNIVERSIDAD NACIONAL DE UCAYALI CURSO: INGENIERIA DE PROYECTOS ING. NORMAN LECCA LAVADO Incluye los procesos involucrados con planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos con el fin de culminar el proyecto dentro del presupuesto aprobado. - 7.1 Estimar los costos: preparar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. - 7.2 Determinar el presupuesto: agregar (sumar) los costos estimados de las actividades o paquetes de trabajo para definir un línea base de costos. - 7.3 Controlar los costos: influir en los factores que crean variaciones en los costos y controlar los cambios al presupuesto del proyecto. 7 Gestión de los costos del proyecto Plan de gestión de los costos - Niveles de precisión(+- $100 dólares o +-$1000) - Unidades de medida (HH, días, semanas, suma alzada, etc., para cada recurso). - Umbrales para el control(¿Cuándo una variación es importante?). - Reglas para el valor ganado: - Nivel del WBS al cual se generaran los análisis - Técnicas de medida del valor ganado - Formatos de reporte y su frecuencia. - Descripciones de los tres procesos. 7 Gestión de los costos del proyecto - Luego se puede reducir a: + - 10% - Algunas empresa, tienen lineamientos sobre estos rangos. - Se deben estimar los costos para las actividades programadas para todos los recursos: - Se deben estimar los costos para las actividades programas para todos los recursos: - Materiales, mano de obra, equipos, servicios, alquiler de locales, así como categorías especiales como inflación o costos de contingencias. 7.1 Estimar los costos 7.1 Estimar los costos 1.- Entradas 1.2 Cronograma del proyecto - Tipo y cantidad de recursos, el tiempo que dichos recursos se aplicarán a las actividades. - El estimado de los recursos para las actividades - El estimado de las duraciones de las actividades 1.3 Plan de Recursos Humanos - Tarifas del personal, reconocimientos y recompensas. 1.4 Registro de los riesgos - Considerar los costos de mitigación 1.5 Factores ambientales de la empresa - Condiciones del mercado. Que productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado. 7.1 Estimar los costos 1.6 Activos de los procesos de la organización - Políticas para los estimados de los costos - Plantillas para los estimados de costos - Información histórica - Archivos de proyectos - Lecciones aprendidas 2. Herramientas y Técnicas: 2.1 Juicio de experto 2.2 Estimación por analogía - Usar valores de parámetros tales como alcances, costos, presupuesto y duración o medidas de escala tales como tamaño, pesos, complejidad de proyectos pasados para estimar los mismos parámetros en el proyecto actual. 7.1 Estimar los costos 2.2 Estimación por analogía - Se usa cuando hay poco detalle (fases iníciales) - Usa juicio de expertos - Técnica menos costosa, pero la menos precisa. - Es mas confiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho, y no en apariencia, y cuando los estimadores tiene la experiencia debida. 2.3 Estimación paramétrica - Usa relaciones estadísticas entre datos históricos y otras variables (m2 de construcción, ml de cerco), para calcular el estimado de costo del recurso de una actividad programada. - Puede generar altos niveles de precisión dependiendo de la satisfacción, y cantidad de datos de costos manejados en el modelo. 7.1 Estimar los costos 7.1 Estimar los costos 7.1 Estimar los costos 7.1 Estimar los costos 7.1 Estimar los costos 7.1 Estimar los costos 7.1 Estimar los costos 7.1 Estimar los costos 2.4 Estimación ascendente - Involucra estimar el costo de los paquetes de trabajos individuales o de las actividades a los niveles mas bajos. - Este costo se suma y se traslada a niveles superior del WBS. 2.5 Estimación con tres puntos - Usado en PERT. - Costo mas probable (CM) - Costo optimista (CO) - Costo pesimista (CP) - Costo esperado =(CO + 4* CM 9 CP) / 6 7.1 Estimar los costos 2.6 Análisis de las reservas - Costos pueden incluir reservas de contingencia para considerar la incertidumbre. - A medida que el proyecto avanza, la reserva puede ser utilizada, reducida o eliminada. - Las reservas de contingencia forman parte de los requerimientos de fondos. 2.7 Costo de la calidad 2.8 Software para estimar costos - Aceleran el proceso de estimación de los costos 2.9 Análisis de propuestas de proveedores 7.1 Estimar los costos 3.- Salidas 3.1.- Estimaciones de costos de las actividades - Es una determinación cuantitativa de los costos esperados de los recursos requeridos para completar las actividades del cronograma. - Se puede presentar de manera detalla o resumida. - Costos in directos: asignar a cada actividad, o a niveles mas altos (como un total). 7.1 Estimar los costos 3.2 Información de respaldo - Como se prepararon los estimados - Supuestos - Restricciones - Rango de estimados posibles (ejemplo $ 100,000 +- 10% para indicar que el ítem puede tener un costo entre $ 90,000 y $ 110,000). - Indicar de nivel de confianza del estimado final 3.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto - En especial registro de los riesgos. 7.1 Estimar los costos ESTIMACION PARAMETRICA -Como determinar la cantidad de Acero por metro cuadro de Losa aligerada; para lo cual utilizamos datos históricos de proyectos similares: Estimación Paramétrica Datos histórico de proyecto similar: Calculo de kg x m2 en Losa Aligeradas - Área de Losa Aligerada: 424.74m 2 - Cantidad de acero por área: 2,162 Kg entonces cantidad de acero x m 2 de Losa aligerada: 2,162Kg/ 424.74m 2 = 5.10 Kg/m 2 Calculo de m3 de Concreto x m2 de Losa aligerada - Área de Losa Aligerada: 424.74m 2 - Cantidad total de concreto: 26.84m 3 entonces cantidad de concreto x m 2 en Losa aligerada: 26.84m 3 /424.74m 2 = 0.060 m 3 x m 2 Estimación Paramétrica Datos históricos para obtener estimaciones paramétrica en edificaciones. Estimación Paramétrica Calculo de kg x m3 de concreto en zapatas combinadas - Volumen de concreto en zapatas: 133.94m 3 - Cantidad de acero metrado: 1,453.3 Kgs entonces cantidad de acero x m 3 de concreto en zapatas combinadas será: 1,453.3Kg/ 133.94m 3 = 10.60 Kg/m 3 Calculo de kg x m3 de concreto en vigas de cimentación - Volumen de concreto en vigas: 44.59m 3 - Cantidad de acero metrado: 4,937.74 Kgs entonces cantidad de acero x m 3 de concreto en zapatas combinadas será: 4,937.74Kg/ 44.59m 3 = 110.0 Kg/m 3 Estimación Paramétrica Calculo de m 2 de encofrado en vigas de cimentación por m 3 - Volumen de concreto en vigas: 44.59m 3 - Cantidad de encofrado metrado: 245.30 m 2 entonces cantidad de encofrado x m 3 de concreto en vigas de cimentación será: 245.30m 2 / 44.59m 3 = 5.50 m 2 /m 3 Calculo de kg x m3 de concreto en sobrecimientos - Volumen de concreto en sobrecimientos: 38.23m 3 - Cantidad de acero metrado: 2,446.20 Kgs entonces cantidad de acerox m 3 de concreto en sobrecimientos reforzados será: 2,446.20Kg/ 38.23m 3 = 64.0 Kg/m 3 Estimación Paramétrica Calculo de m 2 de encofrado en sobrecimientos por m 3 - Volumen de concreto en sobrecimientos: 38.23m 3 - Cantidad de encofrado metrado: 495.75 m 2 entonces cantidad de encofrado x m 3 de concreto en sobrecimientos será: 495.75m 2 / 38.23m 3 = 13.0 m 2 /m 3 Calculo de kg x m3 de concreto en Columnas - Volumen de concreto en columnas: 28.58m 3 - Cantidad de acero metrado: 7,304.88 Kgs entonces cantidad de acero x m 3 de concreto en columnas será: 7,304.88Kg/ 28.58m 3 = 64.0 Kg/m 3 Estimación Paramétrica Datos históricos para obtener estimaciones paramétrica en edificaciones. Estimación Paramétrica Calculo de m 2 de encofrado en columnas por m 3 - Volumen de concreto en Columnas: 38.23m 3 - Cantidad de encofrado metrado: 282.85 m 2 entonces cantidad de encofrado x m 3 de concreto en Columnas será: 282.85m 2 / 38.23m 3 = 7.50 m 2 /m 3 Calculo de kg x m3 de concreto en Vigas - Volumen de concreto en Vigas: 45.70m 3 - Cantidad de acero metrado: 4,825.53 Kgs entonces cantidad de acero x m 3 de concreto en Vigas será: 4,825.53Kg/ 45.70m 3 = 105.0 Kg/m 3 Estimación Paramétrica Calculo de m 2 de encofrado en Vigas por m 3 - Volumen de concreto en Vigas: 45.70m 3 - Cantidad de encofrado metrado: 310.85 m 2 entonces cantidad de encofrado x m 3 de concreto en Vigas será: 310.85m 2 / 45.70m 3 = 6.80 m 2 /m 3 Basados en datos históricos (proyectos similares) podemos obtener de metrados parametritos y con los precios unitarios, obtenemos un presupuesto referencial, con variaciones que no pasan del +- 10%. Estimación Paramétrica Estimación Paramétrica Ahora tomaremos como referencia el valor del m2 de área techada, para calcular el presupuesto de un Edificio multifamiliar en la ciudad de Lima. Primero realizamos en metrado del área techada(no incluye áreas comunes, jardines y otros) y luego multiplicamos por el precio por metrado cuadrado obteniendo finalmente el precio referencial. Estimación Paramétrica Agregar los estimados de los costos de las actividades del proyecto para establecer una línea de base de costos. - No se incluyen reservas de gestión ( Management Reserves). - La línea de base de costos usa para medir el rendimiento del proyecto. 1.- Entradas 1.1.Estimados de los costos de las actv. 1.2.Sustento de los estimados 1.3. Línea de base del alcance 1.4. Cronograma del proyecto 1.5. Calendario de los recursos 1.6. Contratos 7.2 Determinar el presupuesto 7.2 Determinar el presupuesto 1.- Entradas 1.1.Estimados de los costos de las actividades Los estimados de costos para cada actividad programada dentro de un paquete de trabajo se agregan para obtener el estimado de costos de cada paquete de trabajo. 1.2.Sustento de los estimados En especial resaltar si se han incluido los costos indirectos en el presupuesto. 1.3. Línea de base del alcance Enunciado del alcance. Limitaciones de fondos definidas por la organización, por el contrato o por las entidades del gobierno se reflejan en el enunciado del alcance. - EDT y diccionario para la EDT. 7.2 Determinar el presupuesto 1.- Entradas 1.4. Cronograma del proyecto Fechas de inicio y fin, hitos, paquetes de planificación, cuentas de control. 1.5. Calendario de los recursos Información sobre qué recursos se usarán, y cuándo se usarán. 1.6. Contratos Información sobre productos, servicios o resultados que se han adquirido – y sus costos – se usan para desarrollar el presupuesto. 1.7. Activos para los procesos de la organización 7.2 Determinar el presupuesto 2.- Herramientas y técnicas 2.1. Suma de costos De acuerdo a los elementos de la EDT Cuentas de control Proyecto total 2.1. Análisis de la reserva Reservas; - De continencia: Cambios no planificados pero que podrán requerirse y se definen luego de identificar los riesgos en el registro de riesgos. De gestión: para los desconocidos o no conocidos No forman parte de la línea de costos Se incluyen en el presupuesto No forman parte de los cálculos de valor ganado 7.2 Determinar el presupuesto 2.- Herramientas y técnicas 2.3. Juicio experto Otras personas de la organización Consultores Interesados, incluyendo clientes 2.4. Relaciones históricas Estimados parametritos o estimados análogos Simple: costo / m2 de construcción Complejos: desarrollo de software basado en múltiples factores de ajuste, cada uno de ellos con múltiples puntos. Se puede confiar en dichos modelos si: - Información histórica para incluir el modelo es precisa - Los parámetros a usarse se pueden cuantificar. 7.2 Determinar el presupuesto 3.- Salidas 3.1. Línea de base de costo - Presupuesto autorizado y faseado en el tiempo (conocido como Budget at completion BAC). - Para controlar el desempeño en costos - Se prepara sumando los costos por periodo de tiempo - Tiene forma de una curva S - En calor ganado, la línea base de desempeño se le denomina PMB (Línea de base del desempeño). 3.2. Requisito para la financiación del proyecto - Las necesidades totales y por periodo se obtiene de la línea de base de costos. - La línea de base incluirá gastos esperados mas posibles por pasivos anticipados. 7.2 Determinar el presupuesto 7.2 Determinar el presupuesto Incluye: - Influir en los factores que crean cambios a la línea base de costos. - Asegurar que se actúa a tiempo sobre los cambios a los costos. - Gestionar los cambios a medida que ocurren (costos) - Asegurar que los sobrecostos potenciales no exceden los fondos autorizados por periodo y al fin del proyecto. - Supervisar el desempeño en costo para aislar y entender las variaciones con respecto a la línea de base aprobada. 7.3 Controlar los costos 7.2 Determinar el presupuesto 1.- Entradas 1.1.Plan de gestión del proyecto Línea base de costo, que se compara con los resultados reales para determinar si se requieren tomar acciones correctivas. Plan de gestión de costos. Describe como se gestionarán y controlarán los costos. 1.2.Requisitos para la financiación del proyecto 1.3. Información sobre el rendimiento del trabajo - Que entregables se han iniciado - Avance de los entregables - Que entregables se han terminado - Costos autorizados por cada entregables, y costos incurridos. 7.2 Controlar los costos 1.1. Activos para los procesos de la organización - Políticas y procedimientos formales e informales - Herramientas para controlar los costos - Métodos para supervisar y reportar los costos 2.- Herramientas 1.1. Gestión del valor ganado - Integrar mediciones sobre alcance de (scope), costos y cronograma para que el equipo determine el desempeño del proyecto y su avance. - La técnica del valor ganado (EVT) compara el valor acumulado del costo presupuestado del trabajo realizado (ganado) al monto presupuestado originalmente asignado con: El costo presupuestado programado y el costo real del trabajo ejecutado. 7.2 Controlar los costos 2.- Herramientas 2.1. Gestión del valor ganado - Involucra el desarrollo de estos valores claves para cada actividad programada, paquete de trabajo. - Valor planeado (PV Planned Value) Es el presupuesto asignado una actividad o componente de la EDT. - El PV total se llama PMB Performance Measurement Baseline o también Budget at Completion BAC. - Valor ganado (EV Earned Value) - Valor del trabajo realizado expresado en términos del presupuesto asignado a dicho trabajo para actividad o componente de la EDT. 7.2 Controlar los costos 7.2 Controlar los costos Principios de Ley de Pareto Para analizar las causas de un problema debemos escoger el 20% de dichas causas y con ello habremos solucionado un 80% del problema. Por ejemplo si queremos determinar de manera rápida y eficaz, escogemos el 20% de items o partidas en función a su valor monetario y con toda seguridad habremos asegurado el 80% delmonto total del presupuesto del proyecto. - Ejemplo: debemos verificar el presupuesto del Proyecto:“Saldo de la Construcción del Sistema de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario de Yarinacocha II Sector 10 Ucayali“. El proyecto esta compuesto de 2 Sub presupuestos: Alcantarillado y Agua potable. Principio de Pareto
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