GUÍA DIDÁCTICA 2 GESTIÓN DEL ALMACENAMIENTO

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DIPLOMADO VIRTUAL EN LOGÍSTICA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DIPLOMADO VIRTUAL EN 
LOGÍSTICA 
Guía didáctica 2: Gestión del almacenamiento 
 
 
 
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Se espera que, con los temas abordados en la guía didáctica del módulo 2: 
Gestión del almacenamiento, el estudiante logre la siguiente competencia 
específica: 
 Conocer la metodología para gestionar el proceso de almacenamiento según 
políticas y procedimientos internos. 
 
 
 
 Los contenidos temáticos a desarrollar en la guía didáctica del módulo 2: 
Gestión del almacenamiento, son: 
 
Ilustración 1: caracterización de la guía didáctica. 
Fuente: autor. 
 
Recepción de la mercancía
Documentación
Almacenamiento
Normas de colocación de mercancías en el almacén
Codificación y trazabilidad de mercancías
 
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La Recepción de Mercancías 
Luego de levantar la orden de compra y que el proveedor haga llegar la 
mercancía a las instalaciones de la empresa, se procede a ejecutar los 
procedimientos organizacionales para la respectiva recepción de mercancías. 
Cada organización puede reducir o ampliar los pasos en esta actividad, todo 
depende la complejidad del proceso y necesidades particulares la empresa. 
A continuación, se mencionarán los nueve pasos que generalmente se 
aplican en la recepción de mercancías. 
 
 
 
Ilustración 2: etapas en la recepción de mercancías. 
Fuente: autor. 
 
 
Tema 1: Recepción de Mercancías 
Llegada de la mercancía 
Verificación de envío 
Descarga 
Control cuantitativo 
Control cualitativo 
Registro de la mercancía 
Reacondicionamiento físico del producto 
Etiquetado 
Ubicación en la zona del almacén asignada 
 
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1. Llegada de la mercancía. 
En esta primera etapa de la recepción de la mercancía, se deben tener en 
cuenta los siguientes aspectos: 
 Los vehículos de los proveedores llegan con la mercancía. 
 Se debe tener listo el muelle para el correcto descargue. 
 Se asigna día, hora y muelle para la descarga. 
 La descarga se hace en orden cronológico. 
2. Verificación del envío. 
Se realiza una comparación del albarán de recepción con la orden del pedido. 
3. Descarga. 
Se realiza la descarga en zona llana y luego se organiza en pallet la 
mercancía. 
4. Control cuantitativo. 
Se hace una verificación entre lo que dice el albarán y las cantidades físicas 
recibidas. 
5. Control cualitativo. 
Se realiza una verificación técnica y de calidad de la mercancía recibida. En 
algunos casos se toma una muestra, luego se analiza en un laboratorio y del 
resultado de este se recibe o rechaza el pedido. 
6. Registro de la mercancía. 
Se ingresa la mercancía al inventario del almacén. Generalmente se utilizan 
sistemas internos de codificación. 
7. Reacondicionamiento físico. 
Se asigna una ubicación a cada referencia. A veces es necesario cambiar el 
tamaño de las unidades que llegan del proveedor. Para lograr ubicarla en las 
estanterías se organizan más o menos unidades por caja, todo depende de la 
necesidad de la empresa y características del producto. 
8. Etiquetado. 
Se generarán etiquetas para las distintas unidades de almacenamiento 
(mercancía suelta, palés, etc.). Estas etiquetas incluirán principalmente datos como 
 
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código del proveedor, código interno, lote, caducidad, número de unidades por 
unidad de carga y ubicación asignada. 
9. Ubicación en la zona de mercancías. 
El siguiente paso será ubicar la mercancía en el lugar asignado. Este lugar 
dependerá del sistema de gestión de ubicaciones que siga el almacén. 
Todas estas etapas anteriores que se aplican en el proceso de recepción de 
mercancías, serán descritas en la siguiente ilustración: 
 
 
Ilustración 3: proceso de recepción de mercancías. 
Fuente: autor. 
 
Llegada de la 
mercancía Verificación en sistema de la 
orden de compra 
Control de bultos según 
albarán 
Parte de incidencia 
(si el pedido no coincide) 
Registro de la mercancía Impresión de etiqueta 
Etiquetado de 
mercancía 
Almacenamiento temporal o 
definitivo 
 
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Es importante saber que todas las actividades del almacén deben quedar 
debidamente documentadas. La mayoría de los documentos que se generan en el 
almacén no son independientes, sino que guardan relación unos con otros. 
 
 
Ilustración 4: flujo documental generado en una operación de compraventa. 
Fuente: Campo et al. (2013, p. 72). 
 
Pedido 
El pedido se hace siempre atendiendo a unas condiciones previamente 
pactadas mediante contrato. Del pedido deben enviarse dos copias al suministrador 
para que devuelva una firmada en señal de aceptación. 
 
Tema 2: Documentación 
 
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Ilustración 5: modelo de pedido. 
Fuente: Campo et al. (2013, p. 71). 
 
 
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Registro de pedidos 
Cuando se envía un pedido hay que hacer un seguimiento del mismo, desde 
su punto de salida hasta que las mercancías se ubiquen en la zona correspondiente 
del almacén. En este sentido, se debe saber que el control de los pedidos emitidos, 
por lo general, se lleva en el libro registro de pedidos. Los datos que debe contener 
serán los siguientes: 
 
 
 
Tabla 1: modelo del registro de pedidos. 
Fuente: Campo et al. (2013, p. 72). 
 
Albarán 
Como indican los autores Campo et al. (2013): «la nota de entrega o albarán 
es un documento que expide el vendedor y envía al comprador junto con la 
mercancía. Sus funciones principales son la de servir como justificante que acredite 
que la mercancía ha sido entregada al cliente y proporcionar una guía para la 
elaboración de la factura» (p. 73). 
El albarán consta de varias copias, una de ellas, queda en poder del 
vendedor. Por su parte, el comprador recibe dos: el original y una copia. Este debe 
devolver la copia firmada, una vez llevado a cabo un primer control visual de la 
mercancía recibida. 
La mercancía recibida puede ser devuelta en caso que no coincida con la 
previamente solicitada, la que aparece detallada en el albarán o cuando no esté en 
buenas condiciones. Para ello, se debe dejar constancia a través de una incidencia 
o salvedad en el albarán firmado. 
Además, en muchas ocasiones los albaranes tan solo hacen mención a la 
descripción de la mercancía y al número de unidades vendidas, sin hacer referencia 
alguna al precio unitario de las mismas (Ver ilustración 6). 
 
No. 
Pedido
Fecha de 
emisión
Proveedor Importe
Almacén 
destino
Fecha 
Prevista
Fecha de 
Recepción
Albarán Observaciones
 
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Ilustración 6: modelo de albarán. 
Fuente: Campo et al. (2013, p. 74). 
 
Hoja de Recepción 
Luego de que ya se ha realizado el control de la mercancía recibida se 
procede a registrar la entrada a través de la hoja de recepción. El contenido del 
documento por lo general contiene lo siguiente: 
 Hace referencia a la orden de compra o número de pedido. 
 Al albarán o nota de entrega. 
 Al resultado del control, tanto en cantidad como en calidad. 
 
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 A la descripción, clasificación y almacén de destino del material recibido. 
Un modelo práctico de hoja de recepción es el que se mostrará a 
continuación: 
 
Ilustración 7: modelo de hoja de recepción. 
Fuente: Campo et al. (2013, p. 74). 
 
Factura 
La factura es el documento que acredita legalmente la operación de 
compraventa o de prestación de servicios. La expide el vendedor ajustándose a los 
requisitos exigidos por la normativa legal que regula la emisión de facturas. 
 
 
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Ilustración 8: modelo de factura. 
Fuente: Campo et al. (2013, p. 76). 
 
 
 
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Almacén 
 
Es el lugar donde se reúnen, depositany acopian todas aquellas materias 
primas, insumos, repuestos y productos, entre otros. Estos componentes son 
esenciales para el funcionamiento y desarrollo de la actividad económica de la 
organización o empresa. Como lo indica Iglesias (2012): «el almacén es un punto 
en el que confluyen intereses de diferentes departamentos de la empresa, los cuales 
necesitan de un adecuado funcionamiento del mismo para poder cumplir con sus 
objetivos» (p. 3). 
 
Gestión de Almacenes 
La gestión de almacenes es una actividad que está orientada a optimizar los 
flujos físicos y de información que tienen lugar en las fases de entrada, los 
movimientos internos (ubicación, reposición, picking, crossdocking, etc.) y 
expedición de mercancías. 
En otras palabras, trata la recepción, almacenamiento y trasporte de los 
insumos, semielaborados y terminados, lo mismo que la información y datos que se 
producen en cumplimiento de las funciones de la empresa u organización. Su 
objetivo principal es mantener el suministro ininterrumpido y eficaz de los materiales 
y medios de producción requeridos. 
 Pilares en la gestión de almacenes. 
 En toda organización o empresa se recomienda aplicar siete pilares, bases o 
principios básicos indispensables para lograr la adecuada y eficaz gestión de 
almacenes. A continuación, se nombrarán cada uno de ellos según su importancia: 
 
Tema 3: Almacenamiento 
 
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Ilustración 9: pilares en la gestión de almacenes. 
Fuente: autor. 
 
Apoyo tecnológico 
 Para alcanzar mayor eficiencia en la operativa del almacenamiento y obtener 
mayores estándares de servicio al cliente, se suelen usar distintas aplicaciones 
tecnológicas. Entre los beneficios más significativos se tiene: 
 
Aprovechamiento del espacio disponible.
Organización para minimizar los costes de manipulación.
Organización para facilitar el acceso a la mercancía, la correcta rotación y su control.
Flexiblilidad para adaptarse a los cambios que introduce el entorno.
Diseñado para minimizar los costes de gestión.
Tecnológicamente de fácil y rápida gestión.
Orientado a la optimización de los recursos (superficie, maquinaria, personal, etc.).
Control de entradas
Reorganización del almacén
Control periódico
 
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Ilustración 10: beneficios del apoyo tecnológico a la gestión del almacén. 
Fuente: autor. 
 
 
Según el tipo de mercancía se puede usar un tipo distinto de almacenaje: 
 
Ilustración 11: pilares en la gestión de almacenes. 
Fuente: autor. 
 
Las ventajas derivadas del sistema fijo son producto de un control mayor 
sobre los stocks, mientras que en el segundo caso, se requiere de un sistema 
informático para ello. La ventaja del segundo sobre el primero radica en un mejor 
aprovechamiento del espacio y una mejora sobre las operaciones de manipulación. 
Inventario continuo
Preparación de pedidos
Envío a expediciones de los pedidos de clientes
• Cada referencia dispone de un sitio fijo y
predeterminado en el almacén. La
ubicación seleccionada se define en función
del producto.
Ordenado o fijo:
• Según se reciben las referencias se ubican
en espacios libres. No existe un lugar
concreto, pero sí criterios para seleccionar
el espacio (minimizar movimientos,
seguridad, incompatibilidad entre
mercancías, etc.).
Caótico o libre:
 
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En otras palabras, cuando disponemos de los medios adecuados para la gestión 
correcta de los almacenes, siempre optaremos por un sistema caótico frente a uno 
fijo, ya que nos permitirá un correcto control y gestión de stocks en tiempo real y de 
las actividades de manipulación de éstos a un coste menor de espacio y de recursos 
(humanos y técnicos). 
A continuación, se presenta un esquema gráfico desde la llegada de la 
mercancía hasta el almacenamiento temporal o definitivo. 
 
Ilustración 12: esquema operático de almacenamiento. 
Fuente: Federación Colombiana de Logística [FEDELOG] (s. f.). 
 
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En el almacén las mercancías no son colocadas de forma arbitraria, sino que 
siguen unas reglas o normas preestablecidas y conocidas por todas aquellas 
personas que las manipulan de una u otra forma. Se tendrán en cuenta distintos 
criterios de cara a la asignación de espacio a cada referencia. A pesar de que pueda 
existir incompatibilidad entre ellos, se obtienen buenos resultados utilizando una 
combinación de los mismos (Campo et al., 2013). 
 Compatibilidad. Se trata de decidir qué productos pueden estar 
almacenados unos junto a otros y cuáles no. Por ejemplo, nunca se deberían 
situar de forma próxima productos corrosivos y alimentarios. 
 Complementariedad. Se intentarán colocar cercanos los productos que se 
suelen solicitar en un mismo pedido. 
 Tamaño y peso. Se intentará que los recorridos con mercancías de gran 
tamaño y volumen sean los menos posibles. 
 Rotación. Se ubicarán en las zonas de mayor acceso (próximas a la zona de 
expedición) aquellas mercancías que mayor actividad generan en el 
almacén. El método ABC permite realizar una clasificación de las referencias 
según la rotación en tres categorías. 
 En todos los almacenes se emplean criterios para colocar la mercancía de 
tal forma que se reduzcan al máximo los movimientos de la misma. Uno de los 
principales criterios que se deben tener en cuenta a la hora de colocar los productos 
en el almacén es el de la rotación; es decir, aquellos productos que tengan más 
movimiento serán los que estén colocados próximos a la salida del almacén (Campo 
et al., 2013). 
Para categorizar los productos en función de la rotación se utiliza el método 
ABC, que facilita la ordenación de todas las referencias según sus índices de 
ventas. 
El análisis ABC se basa en la ley de Pareto. Pareto estableció que cada 
empresa puede identificar un reducido número de artículos que proporcionan la 
Tema 4: Normas para la Colocación de Mercancías en el Almacén 
 
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mayor parte de las ventas, demanda o inversión. Con los años, esta ley se ha 
llegado a conocer como la regla del 20/80 porque, en general, el 20 % de los 
productos representan el 80 % de las ventas. Sin embargo, el 80 % de los artículos 
restantes representa el 20 % de las ventas (Fucci, 1999). 
Así, podemos clasificar los artículos en tres grupos (A, B o C), de forma que: 
 En el grupo A aproximadamente un 20 % de las existencias del almacén 
produce una rotación de casi un 80 % de las ventas del almacén. Estas 
referencias serán las más importantes a efectos de control. Controlando este 20 
% tenemos controlado prácticamente el 80 % del movimiento del almacén. Estas 
mercancías deberán ser colocadas en zonas próximas a la salida. 
 En el grupo B se encuentran productos con una rotación intermedia (un 30 % 
de las referencias supondrán un 15 % de las ventas del almacén). Estos 
productos se ubicarán en zonas de accesibilidad alta, aunque son artículos de 
importancia secundaria. 
 En el grupo C se encuentran una gran cantidad de artículos (la mitad de las 
existencias: 50 %) cuyos pedidos son escasos (un 5 % de rotación), así que 
habrá que colocarlos en zonas de accesibilidad normal y que no dificulten las 
operaciones habituales del almacén. 
Este método permitirá la administración de los recursos de inventario y 
facilitará una toma de decisiones más eficiente. Los resultados del análisis ABC se 
representarán de forma gráfica en un eje de coordenadas, a través de la llamada 
curva de Pareto o curva ABC. 
 
 
 
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De la misma manera que las ubicaciones, que son los lugares donde se 
almacena la mercancía, llevan asignado un código para identificarlas, las 
mercancías también deben ser codificadas mediante una identificación única por 
artículo (Campo et al., 2013). 
Es de vital importancia que el almacén dispongade algún sistema de 
codificación con el objetivo de facilitar el control de inventario. Cuando llega un 
producto al almacén, se revisa si posee un código de identificación interna. Si no es 
así, se procederá a darle un alta en el sistema y a registrar todas las 
especificaciones particulares del mismo (Campo et al., 2013). 
Esta codificación debe estar relacionada con la utilizada para identificar 
ubicaciones y otros procesos de la empresa. Con ello, se consigue disponer de los 
pasos que siguen a la mercancía, tanto en el sentido de la cadena de valor como a 
la inversa, es decir, su trazabilidad (Campo et al., 2013). 
 
 
 
Ilustración 13: tipos de trazabilidad. 
Fuente: Sosa (2017, p 11-14). 
Ti
po
s 
de
 tr
az
ab
ili
da
d
Trazabilidad 
hacia atrás 
(tracing)
Capacidad, en cada punto de la cadena de 
suministro, de encontrar origen y 
características de un producto.
Trazabilidad 
interna o de 
proceso
Trazabilidad del producto en la cadena 
productiva, desde la recepción de 
materias primas hasta su terminación. 
Trazabilidad hacia 
adelante o 
descendente 
(tracking)
Capacidad de rastreo del elemento 
mientras se mueve aguas abajo a 
través de la cadena de suministro (de 
principio a fin).
Tema 5: Codificación y trazabilidad de mercancías 
 
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También, gracias a la codificación de mercancías y ubicaciones, los 
almacenes realizan identificaciones automáticas en todos sus procesos. Estas 
capturas automáticas de datos, cada vez más utilizadas en los principales sectores 
industriales, presentan las ventajas de conseguir una operatividad en tiempo real, 
así como la reducción de errores y costes (Campo et al., 2013). 
Conocer los distintos tipos de trazabilidad en la logística, contribuye a 
identificar con mayor rapidez el origen de los posibles errores asociados a la 
información del producto o defectos en el mismo. 
 
 
 
 
 
Ilustración 14: trazabilidad hacia atrás (tracing) y trazabilidad interna. 
Fuente: Sosa (2017, p. 12 y 14). 
 
 
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Ilustración 15: trazabilidad hacia adelante o descendente (tracking). 
Fuente: Sosa (2017, p. 16). 
 
Codificar en logística consiste en asignar un código distinguible a un 
producto. Como resultado se podrá agrupar o clasificar en grupos de productos, o 
simplemente el hecho de distribuirlos por categorías dentro del almacén. Esta 
actividad es de gran ayuda para el control de inventarios y administración de 
almacén. 
De otro lado están GS1, EAN-128, EPC, RFID, que son software de 
codificación, cuyo objetivo es lograr la entrada de datos e información del producto 
al sistema de forma automatizada. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Campo, A., Hervás, A. M., y Revilla, M. T. (2013). Operaciones de almacenaje. 
McGraw-Hill. 
Federación Colombiana de Logística [FEDELOG]. (s.f.). Almacenamiento. 
FEDELOG. https://fedelog.org/cadena-logistica/almacenamiento/ 
Fucci, T. (1999). El gráfico ABC como técnica de gestión de inventarios. 
Universidad Nacional de Luján. 
http://www.ope20156.unlu.edu.ar/pdf/abc.pdf 
Iglesias, A. (2012). Manual de Gestión de Almacén. Balanced Life S.L. 
https://logispyme.files.wordpress.com/2012/10/manual-de-gestic3b3n-de-
almacc3a9n.pdf 
Sosa, C. (2017). Propuesta de un sistema de trazabilidad de productos para la 
cadena de suministro agroalimentaria [Tesis de máster, Universidad 
Politécnica de Valencia]. RiuNet Repositorio UPV. 
https://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/91067/TFM%20Cesar%20Sosa
_15061120189977037895954151712872.pdf?sequence=2&isAllowed=y 
 
 
 
 
https://fedelog.org/cadena-logistica/almacenamiento/
http://www.ope20156.unlu.edu.ar/pdf/abc.pdf
https://logispyme.files.wordpress.com/2012/10/manual-de-gestic3b3n-de-almacc3a9n.pdf
https://logispyme.files.wordpress.com/2012/10/manual-de-gestic3b3n-de-almacc3a9n.pdf
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https://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/91067/TFM%20Cesar%20Sosa_15061120189977037895954151712872.pdf?sequence=2&isAllowed=y
 
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Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como 
material de consulta de los participantes en el diplomado virtual en 
LOGÍSTICA del Politécnico de Colombia, y solo podrá ser reproducida con 
esos fines. Por lo tanto, se agradece a los usuarios referirla en los escritos 
donde se utilice la información que aquí se presenta. 
 
GUÍA DIDÁCTICA 2 
M2-DV31-GU02 
MÓDULO 2: GESTIÓN DEL ALMACENAMIENTO 
© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2021 
Medellín, Colombia 
 
Proceso: Gestión Académica Virtual 
Realización del texto: José Cano Cano, docente 
Revisión del texto: John Alejandro Ricaurte, Asesor Gramatical 
Diseño: Luisa Fernanda Serna, Comunicaciones 
 
Editado por el Politécnico de Colombia