D2-M1-Gestion de proveedores

Vista previa del material en texto

MF1004_3: Gestión de proveedores
Elaborado por: Carlos Hernández White
Edición: 5.0
EDITORIAL ELEARNING S.L.
ISBN: 978-84-16199-66-2 • Depósito legal: MA 1309-2014
No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra bajo cualquiera de sus formas gráficas
o audiovisuales sin la autorización previa y por escrito de los titulares del depósito legal.
Impreso en España - Printed in Spain
Presentación
Identificación del módulo formativo:
Bienvenido/a al Módulo Formativo MF1004_3: Gestión de proveedores. Este 
Módulo Formativo forma parte del Certificado de Profesionalidad COML0210: 
Gestión y control del aprovisionamiento, de la familia profesional Comercio 
y Marketing. 
Presentación de los contenidos
La finalidad de este Módulo Formativo es enseñar al alumno a realizar el segui-
miento y control del programa de aprovisionamiento. Para ello, se analizarán 
en primer lugar el proceso de compras en la logística interna, la selección de 
proveedores y las técnicas de negociación con proveedores. A continuación, 
se estudiarán las técnicas y sistemas de comunicación aplicados a la gestión 
de proveedores y el seguimiento y evaluación de proveedores.
4 
MF1004_3: Gestión de proveedores
Objetivos del Módulo Formativo:
Al finalizar este Módulo Formativo aprenderás a:
 – Analizar los elementos de un acuerdo/contrato de suministro con proveedores.
 – Analizar las condiciones técnicas y parámetros en procesos de selección 
de proveedores.
 – Aplicar técnicas de comunicación en procesos de preparación y desarro-
llo de las relaciones con proveedores nacionales y/o internacionales.
 – Aplicar técnicas de negociación en el establecimiento de las condiciones 
del aprovisionamiento con proveedores nacionales y/o internacionales.
 – Utilizar los mecanismos de seguimiento y control de programas de apro-
visionamiento.
 – Elaborar la documentación relativa al control, registro e intercambio de 
información con proveedores, siguiendo los procedimientos de calidad y 
utilizando aplicaciones informáticas.
Índice
UD1. Proceso de compras en la logística interna
1.1. Importancia de la función de
 compras en la logística interna de la empresa .............................13
1.2. Plan de compras y programa de necesidades ............................21
1.2.1. Interacción entre
 los departamentos de la empresa .......................................23
1.2.2. Planificación de la
 producción y planificación de compras ...............................26
1.3. Secuencia del ciclo de compras para la empresa .......................30
1.3.1. Detección de necesidades y
 requerimientos de bienes/servicios .....................................31
1.3.2. Selección de proveedores..................................................33
1.3.3. Seguimiento y recepción de los pedidos .............................36
1.3.4. Almacenamiento y registro de las compras .........................37
1.4. Descripción y especificación de
 la compra para la empresa ........................................................39
6 
MF1004_3: Gestión de proveedores
1.4.1. Factores de compra ...........................................................40
1.4.2. El riesgo asociado a la compra ...........................................42
1.5. Petición de ofertas y
 pliego de condiciones de aprovisionamiento ...............................43
1.5.1. Procesos de licitación y
 concurso de proveedores ..................................................45
1.6. El acuerdo y contrato de compraventa/suministro .......................47
1.6.1. Concepto ..........................................................................48
1.6.2. Normativa reguladora .........................................................49
1.6.3. Elementos del contrato.......................................................50
1.6.4. Clases de contrato.............................................................53
1.6.5. Obligaciones de las partes .................................................56
1.6.6. Forma de los contratos ......................................................58
1.6.7. Cláusulas del contrato ........................................................60
1.6.8. Incumplimientos:
 resolución de conflictos con proveedores ...........................61
1.6.9. Subcontratación ................................................................63
1.7. Documentación de la compra ....................................................64
1.7.1. Orden de compra ..............................................................65
1.7.2. Orden de pedido ...............................................................66
1.7.3. Orden de pago ..................................................................67
1.7.4. Factura y albarán ...............................................................68
1.8. Las compras en mercados internacionales:
 globalización de la cadena de suministro ....................................75
UD2. Selección de proveedores
2.1. Identificación de fuentes de suministro y
 búsqueda de proveedores .........................................................91
2.2. Competencia perfecta e imperfecta ...........................................99
2.3. Criterios de selección de proveedores .....................................111
2.3.1. Precios y condiciones de pago.........................................115
7
Índice
2.3.2. Plazos de entrega ............................................................117
2.3.3. Calidad de los productos .................................................118
2.3.4. Fiabilidad .........................................................................120
2.3.5. Posibilidades futuras de evolución ....................................121
2.4. Homologación de proveedores ................................................123
2.5. Categorización de proveedores ...............................................131
2.6. Registro de proveedores: el fichero de proveedores .................135
2.7. Sistemas de aseguramiento de calidad de proveedores ...........137
2.7.1. Exigencias de los sistemas de certificación .......................140
UD3. Técnicas de negociación con proveedores
3.1. Conceptos clave en
 la negociación con proveedores ..............................................151
3.2. Resolución de conflictos y
 litigios con proveedores:
 posibilidades de actuación ......................................................156
3.3. Cualidades del negociador:
 comunicación, persuasión y habilidades ...................................158
3.4. Estilos/Formas de negociación ................................................164
3.5. Tipos de negociación ..............................................................168
3.5.1. Competitiva .....................................................................171
3.5.2. Colaborativa o cooperativa ...............................................173
3.6. Preparación de la negociación:
 estrategias y tácticas ...............................................................175
3.7. Etapas del proceso de negociación .........................................179
3.7.1. Inicio ...............................................................................182
3.7.2. Conocimiento ..................................................................185
3.7.3. Argumentación y objeciones.............................................186
3.7.4. Cierre ..............................................................................187
3.8. Actitud y comportamiento en la negociación .............................189
3.9. Puntos críticos de la negociación .............................................194
8 
MF1004_3: Gestión de proveedores
3.10. Posiciones de las partes en la negociación:
 poder de negociación ..............................................................226
3.11. Estrategia ante situaciones especiales:
 monopolio, proveedores exclusivos y otras ..............................228
3.12. Arbitraje y mediación en
 conflictos conproveedores ......................................................231
UD4. Técnicas y sistemas de comunicación aplicadas a la 
gestión de proveedores
4.1. Los procesos de comunicación en
 la gestión de proveedores .......................................................243
4.2. Las relaciones con proveedores:
 motivos de satisfacción y discrepancias ...................................248
4.3. Sinergias con proveedores ......................................................250
4.4. Técnicas de comunicación en
 contextos nacionales e internacionales .....................................255
4.4.1. Elementos de la comunicación .........................................257
4.4.2. Niveles de comunicación .................................................262
4.4.3. Asertividad y persuasión ...................................................266
4.4.4. Interacción social .............................................................270
4.5. Sistemas de comunicación e
 información con proveedores:
 transmisión electrónica de datos ..............................................296
4.5.1. Las redes ........................................................................302
4.5.2. Servicios en las TICs ........................................................306
UD5. Seguimiento y evaluación de proveedores
5.1. Gestión y seguimiento de proveedores y pedidos .....................339
5.1.1. Objetivos de la
 gestión de pedidos y la distribución ..................................342
9
Índice
5.1.2. Recepción, identificación y
 verificación de pedidos.....................................................352
5.1.3. Errores en las
 especificaciones de los pedidos .......................................365
5.1.4. Optimización de las entregas y
 recepción de mercancías .................................................372
5.2. Redes de intercambio de información ......................................381
5.2.1. Sistemas de seguimiento de proveedores .........................385
5.3. Diagramas de flujo de documentación e
 información y descripción de actividades ..................................390
5.3.1. Órdenes de pedido/entrega .............................................392
5.3.2. Programación de entregas ...............................................394
5.4. Gestión automática de pedidos GAP .......................................395
5.5. Seguimiento del pedido ...........................................................430
5.5.1. Aplicaciones informáticas de
 seguimiento de pedidos ...................................................431
5.6. Registro documental y de operaciones .............................433
5.7. Indicadores de calidad y
 de evaluación de proveedores .................................................438
5.7.1. Cálculo de desviaciones en
 costes, plazos de entrega y errores ..................................441
5.7.2. Indicadores de cumplimiento ............................................443
5.7.3. Indicadores de evaluación ................................................444
5.7.4. Indicadores de eficiencia ..................................................445
5.7.5. Indicadores de eficacia. ....................................................446
5.7.6. Indicadores de gestión .....................................................447
5.8. Elaboración de informes de evaluación de proveedores ............449
Glosario ............................................................................................461
Soluciones ........................................................................................465
Área: comercio y marketing
UD1
Proceso de compras en 
la logística interna
12 
MF1004_3: Gestión de proveedores
1.1. Importancia de la función de compras en la logística interna de la 
empresa
1.2. Plan de compras y programa de necesidades
1.2.1. Interacción entre los departamentos de la empresa
1.2.2. Planificación de la producción y planificación de compras
1.3. Secuencia del ciclo de compras para la empresa
1.3.1. Detección de necesidades y requerimientos de bienes/servicios
1.3.2. Selección de proveedores
1.3.3. Seguimiento y recepción de los pedidos
1.3.4. Almacenamiento y registro de las compras
1.4. Descripción y especificación de la compra para la empresa
1.4.1. Factores de compra
1.4.2. El riesgo asociado a la compra
1.5. Petición de ofertas y pliego de condiciones de aprovisionamiento
1.5.1. Procesos de licitación y concurso de proveedores
1.6. El acuerdo y contrato de compraventa/suministro
1.6.1. Concepto
1.6.2. Normativa reguladora
1.6.3. Elementos del contrato
1.6.4. Clases de contrato
1.6.5. Obligaciones de las partes
1.6.6. Forma de los contratos
1.6.7. Cláusulas del contrato
1.6.8. Incumplimientos: resolución de conflictos con proveedores
1.6.9. Subcontratación
1.7. Documentación de la compra
1.7.1. Orden de compra
1.7.2. Orden de pedido
1.7.3. Orden de pago
1.7.4. Factura y albarán
1.8. Las compras en mercados internacionales: globalización de la cadena 
de suministro
13
1.1. Importancia de la función de compras en la 
logística interna de la empresa
La posibilidad de producir de forma masiva se presenta por primera vez en el 
Siglo XIX y genera una serie de necesidades de organización en la empresa 
que hasta ese momento no eran precisas. En el mismo sitio físico se concen-
tran todos los recursos productivos que intervienen en las cadenas de mon-
tajes de empresas industriales, y eso requiere una organización adecuada de 
los recursos.
La organización de esos recursos precisa de una planificación y control de 
tiempos de las cadenas de montaje que persiguen una eficiencia y eficacia en 
costes de los recursos productivos. Estos recursos se consideran en sentido 
amplio: materias primas, recursos humanos, máquinas y servicios auxiliares.
Por tanto se puede decir que la aparición de la tecnología, junto con la crecien-
te demanda de productos industriales, hace que se desarrollen dentro de las 
organizaciones una serie de procesos y funciones que anteriormente no exis-
tían de forma tan generalizada. De esta forma, la función de compras y la ges-
tión del aprovisionamiento en general,surgen como necesidad organizacional.
Las cadenas de montaje de vehículos son una clara muestra de ello, siendo 
además un ejemplo palpable de lo que es una organización logística optimiza-
da y una función de compras, aspectos fundamentales dentro de ese tipo de 
organizaciones empresariales.
Los recursos que intervienen en un proceso de producción se pueden clasi-
ficar en:
 – Materias primas – Máquinas y equipos
 – Recursos humanos – Servicios auxiliares
14 
MF1004_3: Gestión de proveedores
Cada uno de esos tipos de recursos tiene unas características diferentes, y 
tienen en común que todos ellos son comprados de una forma regular, a unos 
proveedores conocidos, con una calidad concreta y a un precio estipulado. Y 
ello es fundamental para todo el entramado productivo de la empresa.
 – Las materias primas son el producto básico para la fabricación del pro-
ducto final. Su calidad, precio y forma de entrega constituyen la columna 
vertebral de la cadena de suministro. Un retraso, una mala calidad o una 
incidencia en su aprovisionamiento puede afectar gravemente a toda la 
cadena y por tanto al cliente final, por medio de un producto deficiente, un 
retraso en su entrega o cualquier otro aspecto que influya directamente en 
la decisión de compra de los clientes.
 – La contratación de los recursos humanos tiene una consideración es-
pecial y no se suele considerar dentro de los análisis de compras de la 
empresa. Su función y sus procesos de selección son claramente estra-
tégicos en cualquier compañía aunque no su estudio no es el objeto de 
esta publicación.
 – Las máquinas y equipos que se utilizan para manipular, modificar o alterar 
las materias primas son adquiridas en base a unos requerimientos inter-
nos. Su adquisición es la base del proceso productivo o de montaje de la 
empresa. Por tanto incidedirectamente no sólo en la cadena de suminis-
tro sino en la propia estructura económica de la empresa.
 – Los productos y servicios auxiliares suelen agrupar todos aquellos servi-
cios que no son esenciales en el proceso productivo pero sí son necesa-
rios para su correcto funcionamiento.
Por tanto la función de compras tiene efectos directos en toda la organización 
empresarial. Además, su responsabilidad está repartida entre todas las áreas, 
en función del tipo de producto o servicio que se adquiera y en función de la 
organización de responsabilidades de cada empresa.
La reindustrialización que se produce tras la II Guerra Mundial desemboca en 
la creación de nuevos grupos industriales y una modernización de procesos 
productivos en los cuales los centros de producción no están ya en el mismo 
lugar físico. El proceso productivo ya no requiere estar totalmente integrado en 
una única planta ni gestionado por una única empresa.
El posterior desarrollo de la sociedad de consumo ha hecho que se cree la 
necesidad de las actuales redes de distribución para llevar los productos des-
de la fábrica hasta el cliente, tal y como hoy lo entendemos. Esto lleva consigo 
15
UD1
una coordinación y visión general de la cadena de suministro y de producción 
que con los anteriores modelos no era necesaria.
Houlihan introduce en 1.984 por primera vez el término de “gestión de la ca-
dena de suministro” para referirse a la gestión de materiales que incluye la or-
ganización de cadenas de producción aguas arriba y la cadena de distribución 
aguas abajo.
Este concepto revoluciona la gestión logística y de producción de la empre-
sa y supuso una nueva fuente de ventaja competitiva, materializada en una 
función de compras totalmente integrada en la estructura de la empresa. Se 
habla ya de competencia entre cadenas de suministro y redes de empresas, 
más que de competencia de empresas.
Cadena de suministro
Podemos clasificar las actividades del proceso productivo de la empresa en 
actividades principales y actividades de apoyo al proceso principal.
Servicio 
postventa
Marketing y 
ventas
Operaciones
Logística de 
salida
Logística de 
entrada
Actividades principales
Infraestruc-
tura de la 
empresa
Gestión de 
RRHH
Desarrollo 
tecnológico
ProductoCompras
Actividades de apoyo
De esta forma surgen agentes y empresas especializadas en un determinado 
aspecto del flujo de la cadena de producción que responden a una necesidad 
como es la optimización de costes y tiempos en el suministro.
16 
MF1004_3: Gestión de proveedores
Importante
La función de compras en la logística de la empresa surge de la necesidad de 
resolver cómo coordinar a las personas, los recursos productivos y las máqui-
nas dentro del proceso de fabricación de productos. Se comenzó a proponer 
la coordinación del flujo de aprovisionamiento, producción y distribución, en-
tendiéndose como un todo que se empieza a denominar Cadena Logística.
La producción de bienes industriales o de consumo ya no requería la integra-
ción vertical de los elementos de los cuales se componen dicho producto. 
De hecho surgen distintos agentes y empresas especializadas que aportan 
algún aspecto dentro de la cadena logística. Empieza a hablarse del término 
“empresa extendida”.
Las empresas industriales empiezan en los años setenta a valorar las posi-
bilidades que tienen las compras en el exterior, tanto de productos como de 
servicios. Se empiezan a abrir plantas subsidiarias para, con un menor coste, 
optimizar las operaciones logísticas y de negocio.
Este proceso de internacionalización de empresas industriales genera una 
mejora en su capacidad competitiva mediante la integración de sus compras 
con unidades de negocio establecidas en cualquier parte de mundo. Es una 
auténtica globalización e internacionalización de la cadena de suministro. Las 
razones básicas de este cambio organizacional producido en muchas empre-
sas se pueden resumir en:
 – Costes de los factores más reducidos, tanto laborales como de materias 
primas, que empuja a una relocalización de parte de la actividad productiva.
 – Entrada en mercados con alta capacidad de crecimiento, al incorporar al 
mercado laboral a gran cantidad de población.
 – Al operarse en varios países el riesgo se diversifica.
Aunque este proceso de diversificación de la cadena suministro tiene también 
unos costes desde el punto de vista de la organización, ya que implica una 
mayor complejidad de los procesos a nivel de suministro. Para llegar a conse-
17
UD1
guir estos beneficios las empresas de-
ben antes afrontar, por tanto, cambios 
en su organización para:
 – Suministrar a plantas productivas 
multilocalizadas y adaptándose a 
requisitos locales.
 – Buscar fuentes de suministro 
competitivas en entornos locales 
y globales.
En este sentido el suministro global a lo largo de la cadena de producción hace 
que la función de compras tenga una posición central en estructuras organiza-
tivas avanzadas y descentralizadas. La capacidad de respuesta en el subpro-
ceso de compras debe ser la que la empresa precise en cada momento.
El juego competitivo en el que está inmerso la empresa comienza empieza en 
el proceso de compras industrial. Los mercados de proveedores son cada vez 
más competitivos y obligan a la empresa a unos requerimientos crecientes.
El porcentaje que los costes de compra suponen respecto al coste total del 
producto es cada vez más alto. Además la globalización de los mercados 
hace que la importancia de la gestión de compra para aumentar la eficiencia 
de la empresa y adaptarse a los mercados locales, hace que cada vez sea 
una función más estratégica dentro de la empresa. La mejora del coste de 
aprovisionamiento es cada vez más importante.
No obstante la gestión de compra es distinta en cada uno de los tipos de 
producto, en función de diversas variables, pero sobre todo en función de la 
competencia de cada mercado en el que se adquieren.
Importante
El cometido de la función de compras es defender los intereses de la empre-
sa en los mercados de proveedores, desplegando la estrategia definida para 
garantizar los suministros en las mejores condiciones competitivas posibles.
Importante
La función de compras en la logística de la empresa surge de la necesidad de 
resolver cómo coordinar a las personas, los recursos productivos y las máqui-
nas dentro del proceso de fabricación de productos. Se comenzó a proponer 
la coordinación del flujo de aprovisionamiento, producción y distribución, en-
tendiéndose como un todo que se empieza a denominar Cadena Logística.
La producción de bienes industriales o de consumo ya no requería la integra-
ción vertical de los elementos de los cuales se componen dicho producto. 
De hecho surgen distintos agentes y empresas especializadas que aportan 
algún aspecto dentro de la cadena logística. Empieza a hablarse del término 
“empresa extendida”.
Las empresas industriales empiezan en los años setenta a valorar las posi-
bilidades que tienen las compras en el exterior, tanto de productos como de 
servicios. Se empiezan a abrir plantas subsidiarias para, con un menor coste, 
optimizar las operaciones logísticas y de negocio.
Este proceso de internacionalización de empresas industriales genera una 
mejora en su capacidad competitiva mediante la integración de sus compras 
con unidades de negocio establecidas en cualquier parte de mundo. Es una 
auténtica globalización e internacionalización de la cadena de suministro. Las 
razones básicas de este cambio organizacional producido en muchas empre-
sas se pueden resumir en:
 – Costes de los factores más reducidos, tanto laborales como de materias 
primas, que empuja a una relocalización de parte de la actividad productiva.
 – Entrada en mercados con alta capacidad de crecimiento, al incorporar al 
mercado laboral a gran cantidad de población.
 – Al operarse en varios países el riesgo se diversifica.
Aunque este proceso de diversificación de la cadena suministro tiene tambiénunos costes desde el punto de vista de la organización, ya que implica una 
mayor complejidad de los procesos a nivel de suministro. Para llegar a conse-
18 
MF1004_3: Gestión de proveedores
Tipos de factores de la gestión de compra
Tipo de producto, industria o mercado de que se trate.
Posición dentro de la cadena de suministro.
Las características del producto definen el proceso logístico, los controles 
de calidad y los costes exigibles al proveedor. Si se trata de un servicio estos 
condicionantes cambian totalmente, ya que no hay almacenaje. Por tanto el 
tipo de producto y el mercado condicionan claramente la función de compras 
de la empresa.
En cuanto a la posición en la cadena de suministro, la existencia de múlti-
ples agentes en el proceso, con un valor añadido distinto en cada punto, hace 
que la posición de la empresa en cada momento del proceso sea distinta:
 – Un fabricante principal dentro de la pirámide de proveedores tiene un ma-
yor valor y su poder de negociación es siempre muy importante.
 – Un proveedor de servicios que a su vez depende de otro proveedor para 
integrarse en la cadena tiene un bajo peso dentro de la cadena de sumi-
nistro, donde hay una elevada competencia.
 – El valor unitario del bien en cuestión es también un aspecto muy a tener en 
cuenta ya que tiene un peso alto en el valor total del producto.
El flujo de productos es la base de la cadena de suministros 
19
UD1
En función de la frecuencia de las compras de productos y servicios en la 
empresa las podemos clasificar en compras productivas y compras no pro-
ductivas.
Definición
Compras productivas son aquellas que quedan integradas en el producto 
final que se comercializa, como las materias primas o la subcontratación de 
almacenaje y montaje. Es decir, todo lo ligado intrínsecamente al producto que 
se vende al cliente se considera una compra productiva.
Compras no productivas son aquellas que son regulares y no dependen 
directamente del proceso productivo, como por ejemplo, consultoría, publici-
dad, transporte y almacenaje regular de materiales.
Esta clasificación es muy utilizada para definir donde reside la función de com-
pras, es decir, en que departamento recae la competencia de comprar cada 
uno de los tipos de productos o servicios.
Se pueden identificar los siguientes tipos de compras productivas:
 – Materias primas. Todos aquellos elementos primarios que son necesa-
rios que son imprescindibles para la fabricación del producto que la em-
presa comercializa tras el proceso de transformación.
 – Componentes. Otros elementos que se incorporan al producto que ya 
son productos elaborados en sí, y se compran como producto acabado.
 – Embalajes. Envases y cajas que se emplean en contener el producto de 
cara a su envío al cliente.
 – Etiquetas. Materiales que se utilizan para identificar el producto y que van 
incorporados al mismo.
 – Subcontratación de servicios como fabricación, montaje y almacenaje. 
Dentro del proceso productivo son necesarios ciertos servicios que se 
subcontratan en ocasiones para atender picos de producción. En otros 
casos se subcontrata una parte del proceso de forma completa.
20 
MF1004_3: Gestión de proveedores
Por otro lado las compras no productivas y que no tienen una dependencia 
directa del proceso productivo son:
 – Maquinaria, necesaria para el normal funcionamiento del proceso de fa-
bricación.
 – Sistemas logísticos, programas informáticos que soportan todo el flujo 
de la cadena de suministro.
 – Equipos informáticos fundamentales para el control, seguimiento y re-
gistro de toda la actividad de la empresa, tenga una mayor o menor ac-
tividad.
 – Transporte. Su contratación se suele realizar con una o varias agencias 
para realizar movimientos de mercancía a clientes y distribuidores.
 – Suministros regulares de agua y electricidad. Son servicios básicos que 
no afectan de forma directa al producto o servicio.
 – Alquileres. Arrendamiento de locales, oficinas, instalaciones o espacios 
de trabajo. Su compra es imprescindible, con independencia del nivel de 
producción de la empresa.
 – Servicios de mantenimiento, que garanticen un correcto funcionamiento 
de las instalaciones.
 – Publicidad. La compra de espacios publicitarios son fundamentales para 
optimizar las ventas, aunque su contratación no incide directamente en el 
proceso producto.
 – Repuestos. Otros materiales necesarios para la continuidad del proceso.
 – Consultoría y servicios profesionales de alto valor para la empresa. Su 
compra es ocasional y no incide de forma directa en el producto final ni en 
su proceso de elaboración.
Habitualmente recae en el departamento 
de compras la definición del proceso 
operativo, pero la función de compras 
suele estar descentralizada en función de 
esta clasificación de productos comentada 
en el párrafo anterior, por ejemplo en los 
departamentos de marketing, ventas, 
producción, logística, etc.