GUÍA DIDÁCTICA 1 GESTIÓN DE COMPRAS

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DIPLOMADO VIRTUAL EN LOGÍSTICA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DIPLOMADO VIRTUAL EN 
LOGÍSTICA 
Guía didáctica 1: Gestión de compras 
 
 
 
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DIPLOMADO VIRTUAL EN LOGÍSTICA 
 
 
Se espera que, con los temas abordados en la guía didáctica del módulo 1: 
Gestión de compras, el estudiante logre la siguiente competencia específica: 
 Conocer los aspectos claves en la selección y negociación con proveedores 
para mejorar la eficiencia del proceso de compras. 
 
 
 Los contenidos temáticos a desarrollar en la guía didáctica del módulo 1: 
Gestión de compras, son: 
 
Ilustración 1: caracterización de la guía didáctica. 
Fuente: autor. 
 
Identificación de necesidades
Búsqueda y selección de proveedores
Negociación y contratación con proveedores
Gestión de Compras
 
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La identificación de necesidades de materias primas y otros recursos, es el 
paso previo a la búsqueda y selección de proveedores. Cada empresa tiene según 
su objeto social tiene unas necesidades diferentes, en la siguiente ilustración se 
presenta a manera de ejemplo las prioridades establecidas en las empresas según 
su actividad económica. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ilustración 2: pasos para determinar las necesidades de recursos en la empresa. 
Fuente: autor. 
 
La detección de necesidades consiste en encontrar las diferencias que 
existen entre lo que se tiene y lo que realmente se debe tener. Identificar de manera 
oportuna estas necesidades es fundamental para poder garantizar la continuidad 
del proceso productivo, la prestación del servicio o la disponibilidad de inventario. 
Tomando como ejemplo empresas manufactureras, estás requieren de materias 
primas, maquinaria y personal, así mismo, el almacenamiento requiere de 
estanterías, bodegas y maquinaria para mover cargas, por lo tanto, las empresas 
poseen diferentes mecanismos para identificar, recepcionar y gestionar las 
diferentes necesidades de los departamentos o áreas de la empresa. 
Tema 1: Identificación de Necesidades 
La empresa 
industrial centra sus 
compras en los materiales 
que utiliza para elaborar el 
producto. 
La empresa comercial, 
por su parte, busca 
conseguir el producto a un 
precio competitivo. 
En la empresa de 
servicios la variable 
principal es satisfacer las 
necesidades del cliente. 
 
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Se usan programas que miden el consumo de materias primas, planillas de 
consumo de materiales u otras herramientas tecnológicas; estas, muestran qué 
materiales y en qué cantidades se hacen las compras. Se hace un seguimiento 
cercano a la demanda del mercado, esto, con el fin de alinear, el proceso productivo 
con el de compras. 
Todo lo anterior es una descripción de la generalidad del proceso, sin 
embargo, dependiendo de la complejidad del mismo cada empresa lo tendrá 
estructurado a su medida. 
La siguiente ilustración presenta los pasos para identificar las necesidades 
de compras en una empresa. 
 
 
 
Ilustración 3: pasos para determinar las necesidades de recursos en la empresa. 
Fuente: autor. 
 
 Una vez identificados los pasos requeridos para determinar las necesidades, 
la empresa debe proseguir el proceso con la búsqueda de información sobre fuentes 
de aprovisionamiento y selección de alternativas según la cantidad, precio y calidad 
ofrecida por los proveedores. Se procede a realizar la compra, recibir el pedido y 
validar las condiciones y especificaciones del producto o servicio con el respectivo 
pago de factura a proveedores. En la siguiente ilustración se presenta de manera 
Pasos para identificar las necesidades de la empresa: 
1. Identificar la actividad económica de la empresa. 
2. Definir la infraestructura necesaria para el desarrollo de las 
operaciones de producción o servicios. 
3. Definición de procesos necesarios en la fabricación. 
4. Definir en términos de cantidad y calidad los diferentes recursos 
necesarios para cada proceso. 
 
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resumida el ciclo de compras iniciando con la identificación de necesidades y 
finalizando con el pago y control de resultados. 
 
 
 
Ilustración 4: proceso gestión de compras. 
Fuente: autor. 
 
 
•Evaluación de 
conformidad de 
productos o 
servicios.
•Pago de facturas
•Selección de 
fuentes de 
aprovisionamiento.
•Realización del 
pedido.
•Necesidades de 
recursos en la 
empresa según su 
función técnica, 
comercial y 
administrativa
Identificación Compras
CalidadContabilidad y financiera
 
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Los proveedores son aquellas personas naturales o jurídicas que suministran 
productos y servicios para el inicio y desarrollo de las diferentes operaciones de la 
empresa. 
Para este propósito, se realiza una lista de las posibles empresas que 
suministren materias primas, productos o servicios de interés. 
Se hace el estudio previo de la trayectoria, respaldo, garantía de los 
proveedores, al igual que la calidad de sus productos y servicios, dado que, esta, 
tienen un impacto directo sobre la satisfacción del cliente y usuarios finales. 
La organización es la encargada de definir los criterios sobre los cuales se 
elegirá el o los proveedores. Tener un solo proveedor representa un riesgo para las 
empresas, por lo que es común tener varios proveedores, para protegerse del 
incumplimiento de uno solo; esto también genera una puja entre los participantes, 
llevándolos a ofrecer descuentos y/o beneficios extras. 
 Luego del proceso de detección de necesidades, donde se define la cantidad, 
calidad, y otras especificaciones del producto o servicio, se procede a selección el 
proveedor que cumpla con los criterios preestablecidos, estos cambian en cada 
organización. 
 Para las empresas se pueden presentar las siguientes situaciones: 
1. La empresa apenas inicia actividades y necesita toda clase de proveedores. 
2. La empresa actualmente se encuentra insatisfecha con los proveedores que 
posee y desea renovarse. 
3. Tiene el propósito de aumentar el conjunto de sus proveedores. 
 Cada empresa puede definir un procedimiento para la selección de 
proveedores según sus necesidades y expectativas. En la siguiente ilustración se 
presenta una propuesta de las etapas que pueden llevarse a cabo para la selección 
de proveedores. 
 
Tema 2: Búsqueda y Selección de Proveedores 
 
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Ilustración 5: etapas para la selección de proveedores. 
Fuente: autor. 
 
En la etapa dos: solicitud de información, es necesario tener presente los 
siguientes elementos. 
Etapas en la 
búsqueda y 
selección de 
proveedores
Búsqueda de información
Solicitud de información
Evaluación y selección de 
proveedor
Busqueda de información
• El primer paso es realizar la búsqueda de información sobre los
proveedores del producto o servicio que la empresa requiere. Las fuentes
de información para esta búsqueda son: Internet, prensa, radio, televisión,
publicaciones especializadas, ferias y exposiciones, asociaciones
empresariales y profesionales, bases de datos públicas y privadas,
anuarios económicos y otras fuentes.
Solicitud de información
• Una vez se cuente con algunas opciones de proveedores se procede a 
solicitar información adicional sobre condiciones económicas, condiciones 
técnicas y servicio postventa.
• La solicitud de esta información se puede realizar mediante: correo 
electrónico, llamada teléfonica, carta, visita de un representante, solicitud 
de cotización, entre otros. 
Evaluación y selección de proveedor
• Una vez se realiza el contacto con el proveedores para solicitar 
información o para realizar la compra se procede a la realización de una 
ficha por proveedor que permita crear un cuadro comparativo sobre los 
productos, precio, condiciones de pago (descuentos y formas de pago).
• Debe establecerse unos criterios de selección basados en aspectoseconomicos y de calidad.
 
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Ilustración 6: información del proveedor. 
Fuente: autor. 
 
Registro del Proveedor 
 Esta actividad tiene como propósito contribuir al registro de la información del 
proveedor en el sistema (Software) de la empresa contratante. Ejemplo: 
 
Ilustración 7: registro del proveedor. 
Fuente: Actualsoft (s.f.). 
 
 
 
Información 
Legal 
• Cámara de 
Comercio 
• Registro Único 
Tributario 
• NIT o cédula 
de ciudadanía 
• Régimen del 
I.V.A (común o 
simple) 
Información 
Comercial 
• Información de 
contacto 
• Lista de 
productos y 
ficha técnica 
• Condiciones 
comerciales 
• Precios pagos 
y descuentos 
Información de 
Certificaciones 
• Calidad y 
sistemas de 
producción 
• Sistema de 
gestión y 
certificaciones 
Sistema 
Logístico 
• Bodega 
• Operador 
logístico 
• Condiciones 
de devolución 
• Apoyo 
publicitario 
• Asesoría 
técnica 
 
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Es aquí donde iniciamos la negociación y contratación con los proveedores. 
Esta etapa suele ser bastante compleja por la naturaleza de los temas a tratar, por 
ejemplo: 
 Precios unitarios. 
 Descuentos comerciales y/o por volumen. 
 Tiempos de entrega. 
 Calidad. 
 Formas de pago y facilidad de la misma. 
 Todo esto en el marco de las políticas establecidas para el área financiera y 
de compras. 
 El siguiente esquema, no siendo único, nos da idea del proceso de 
negociación. 
 
 
Ilustración 8: el proceso de negociación. 
Fuente: https://www.procase-elearning.cl/ 
 
Saber que se quiere. 
Comprender que quieren los demás 
 
Exponer y defender la postura propia. 
Escuchar hacer preguntas sobre las de los demás. 
 
Preparar 
Procurar la comprensión e indagar 
posibilidades. 
Trabajar en colaboración 
 
Reunir los posibles puntos de 
acuerdo. 
Llegar a un acuerdo final. 
Asegurarse 
de que se 
pone en 
práctica lo 
acordado. 
Iniciar y argumentar 
Explorar y 
señalar 
Recapitular y concluir 
Sostener 
Etapas en el proceso de negociación 
Tema 3: Negociación y Contratación con Proveedores 
 
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 Este esquema nos muestra el proceso básico de una negociación con los 
proveedores, la finalidad en este proceso es lograr llegar a acuerdos muy puntuales 
respecto a los siguientes aspectos: 
 Precios unitarios. Uno de los propósitos en la selección de proveedores es 
asegurar que la empresa pueda obtener precios bajos y de esta forma tener 
operaciones más rentables. 
 Descuentos comerciales y por volumen. Este es un aspecto importante a 
negociar, dado que trae beneficios para el comprador y para el vendedor. 
Para el comprador representa un costo unitario más bajo en el producto o 
servicio, y por ende será más competitivo frente a sus rivales; para el 
vendedor representa entre otras cosas, la posibilidad de obtener ingresos de 
venta más altos y una mayor rotación de sus inventarios. 
 Tiempos de entrega. Este punto recae sobre el proveedor, pues es un 
elemento clave en la calificación del proveedor por parte del comprador, la 
demoras en las entregas retrasan significativamente las operaciones del 
comprador y puede ocasionar la terminación de la contratación o negociación 
pactada. 
 Calidad. Este es un punto a negociar, dado que en algunas ocasiones mayor 
calidad implica mayores costos o precios ofertados. 
 Formas de pago y facilidad de la misma. Negociar las formas de pagos es 
fundamental por dos razones: 
a) Tiene un impacto directo sobre el flujo de caja tanto del comprador como 
el vendedor, el pagador procurará obtener el máximo de plazo en los 
periodos de pago, entre tanto que vendedor estará dispuesto a ofrecer 
descuentos adicionales por el pronto pago, 
b) El incumplimiento en este ítem en la negociación puede dar lugar a 
sanciones económicas, penalización, o el peor de los escenarios 
suspensión inmediata de las entregas de suministros por parte del 
proveedor. 
 
Comparar Información Suministrada por Posibles Proveedores 
 
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 La siguiente tabla suele ser una ficha que resume toda la información de los 
candidatos a proveedores que permite hacer comparaciones, esto con el propósito 
de tomar la mejor decisión para la empresa. 
 
Características Proveedor 
1 
Proveedor 
2 
Proveedor 
3 
Valor unitario 
Valor total 
Valor por volumen 
(ej.: docenas) 
 
Descuento comercial 
Descuento financiero 
Transporte 
Tiempo de entrega 
Garantía y cobertura 
Asistencia técnica 
Seguros y cobertura 
Rappels 
Medios y formas de pago 
Valor agregado 
Observaciones u 
aclaraciones 
 
 
Tabla 1: cuadro comparativo de proveedores. 
Fuente: autor. 
 
 
 
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Los elementos fundamentales de la gestión de compras son: 
 
Ilustración 9: información del proveedor. 
Fuente: autor. 
 
Los bienes adquiridos pueden ser materias primas y/o auxiliares, envases, 
repuestos y, en general, que incorporamos al proceso productivo. 
 
Gestión del Aprovisionamiento 
La gestión del aprovisionamiento es el conjunto de actividades que la 
empresa realiza para abastecerse de los materiales y servicios necesarios para 
realizar las actividades de fabricación y comercialización de sus bienes y servicios. 
Por ello, comprende, la planificación, gestión de compras y almacenaje y 
distribución interna de los bienes. 
A continuación, se presentan las diferencias entre la gestión de 
aprovisionamiento y la gestión de compras. 
Gestión de Aprovisionamiento y la Gestión de Compras. 
Aprovisionamiento Compras 
Predecir las necesidades. Localizar proveedores adecuados. 
Planificar y gestionar las compras. Garantizar calidad de los materiales 
suministrados. 
Cadena de Suministro
Gestión del Aprovisionamiento
Gestión de Compras
Gestión de Stocks
Tema 4: Gestión de Compras 
 
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Mantener inventarios bajos. Estableces políticas orientadas a 
disponer materiales justo a tiempo 
Gestionar stock. Estandarizar al máximo los materiales 
para reducir el coste de los mismos 
Mantener información de stock fiable y 
continuamente actualizada. 
Colaborar con el resto de 
departamentos de la empresa. 
Colaborar con el departamento de 
compras. 
 
 
Ilustración 10: diferencias entre la gestión aprovisionamiento y gestión de compras. 
Fuente: autor. 
 
Gestión de Compras 
 La gestión de compras cumple objetivos tales como: 
 
 
 
Ilustración 11: funciones del área de compras. 
Fuente: autor. 
 
 Todas las actividades de adquisición deben basarse en tres principios claves: 
 
Organización Previsión Control
O
bj
et
iv
os
 d
e 
la
 g
es
tió
n 
de
 
co
m
pr
as
 
Identificar e interpretar los objetivos estratégicos 
Contribuir a la rentabilidad 
Identificar las necesidades de los clientes 
Búsqueda y selección de proveedores 
Contratación de proveedores 
 
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Ilustración 12: aspectos relativos a la gestión de compras. 
Fuente: autor. 
 
1. Organización, con definición de tareas, objetivos y responsabilidades 
2. Previsión, mediante investigación de mercados, análisis del entorno; 
3. Control de la actividad, analizando costes y creando la información necesaria 
para la gestión. 
 Las fases del proceso de compra podemos dividirlas en: operaciones previas, 
búsqueda de proveedores y selección, petición y evaluación de las ofertas, 
negociación de la compra y realización del pedido, junto con un seguimiento y 
control. 
 
Gestión de Stocks 
La gestión de stocks consistirá en planificar, organizar y controlar el conjunto 
de productos, materias primas, componentes y semiterminados pertenecientes a la 
empresa, con el objetivo de establecer un equilibrio entre la calidad del servicio al 
cliente y los costes derivados de la posesión de stocks. 
Una primera clasificación simplede gestión de stocks se establece en función 
de si tienen en cuenta o no una previsión de la demanda. 
En este elemento se definen las tareas, objetivos y 
responsabilidades de las personas que intervienen 
en el proceso de compras. 
Organización 
Se da por medio de las inteligencias de mercados 
que realice la empresa a nivel nacional e 
internacional. 
Previsión 
Se da analizando los costos del producto, los 
proveedores y el servicio al cliente. 
Control 
 
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Así como el proceso de negociación con los proveedores obedece a una 
estrategia e integra unos pasos claves, la gestión de compras cumple una función 
estratégica y se ejecuta en la empresa de acuerdo a como está estructurado el 
proceso. La gestión de compras a su vez está alineada con el almacenamiento y los 
inventarios. 
 
 
Ilustración 13: áreas que abarca el proceso de compras. 
Fuente: autor. 
 
 La decisión de compra implica 5 pasos. 
El siguiente esquema nos muestra la generalidad las fases que intervienes 
en proceso de decisión de compras, sin embargo, el procedimiento para cada 
organización será tan extenso como lo considere necesario. 
 
 
Ilustración 14: fases del proceso de decisión de compras. 
Fuente: autor. 
Compras Almacenamiento Inventarios 
Áreas que abarca el proceso de compras 
Fa
se
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de
l p
ro
ce
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e 
de
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co
m
pr
a 
1. Identificar si existe alguna necesidad. 
 
2. Recopilar información de todos los posibles proveedores. 
 
3. Configurar las alternativas. 
 
4. Realizar la compra. 
 
5. Seguimiento de la compra realizada. 
 
 
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La ejecución de la compra se ejecuta de acuerdo a como lo indique el 
procedimiento interno de la empresa, este normalmente está representado por 
medio de un flujograma que ya ha sido establecido desde el sistema de gestión de 
calidad de la organización, por lo tanto, al gestor de compras le corresponde seguir 
este procedimiento. 
 
 
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ActualSoft. (s.f.). ActualHotel! Manual de instrucciones de proveedores. [Imagen]. 
ActualSoft. 
http://www.actualsoft.com.ar/manuales/manual_actualhotel/3.1.1_proveedor
es.html 
Búsqueda y selección de proveedores [Imagen]. (s.f.). 
https://www.mheducation.es/bcv/guide/capitulo/8448147731.pdf 
Logistics Solutions. (s.f.). Fases de la negociación [Imagen]. Procase Learning. 
https://www.procase-
elearning.cl/Demos/neg/docs/Fases%20de%20la%20Negociacion.pdf 
 
 
http://www.actualsoft.com.ar/manuales/manual_actualhotel/3.1.1_proveedores.html
http://www.actualsoft.com.ar/manuales/manual_actualhotel/3.1.1_proveedores.html
https://www.mheducation.es/bcv/guide/capitulo/8448147731.pdf
https://www.procase-elearning.cl/Demos/neg/docs/Fases%20de%20la%20Negociacion.pdf
https://www.procase-elearning.cl/Demos/neg/docs/Fases%20de%20la%20Negociacion.pdf
 
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Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como 
material de consulta de los participantes en el diplomado virtual en 
LOGÍSTICA del Politécnico de Colombia, y solo podrá ser reproducida con 
esos fines. Por lo tanto, se agradece a los usuarios referirla en los escritos 
donde se utilice la información que aquí se presenta. 
 
GUÍA DIDÁCTICA 1 
M2-DV31-GU01 
MÓDULO 1: GESTIÓN DE COMPRAS 
© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2021 
Medellín, Colombia 
 
Proceso: Gestión Académica Virtual 
Realización del texto: José Cano Cano, docente 
Revisión del texto: Comité de Revisión 
Diseño: Luisa Fernanda Serna, Comunicaciones 
 
Editado por el Politécnico de Colombia