MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

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MANUAL DE FUNCIONES
Departamento Operativo 
1. Jefe operativo
2. Ejecutivo corporativo
3. Ejecutivo de cuenta
4. Jefe de banco
5. Ejecutivo de operaciones bursátiles
6. Gerencia legal (asesores internos, asesores jurídicos)
7. Analista de crédito
8. Corredores de bolsa
9. Ejecutivo de afiliación
10. Jefe de depósitos
11. Oficial de cumplimiento
12. Promotor de servicios
	 Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	1. JEFE OPERATIVO
	Dependencia:
	AREA OPERATIVA
	Numero de cargos:
	UNO (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	GERENTE
MANUAL DE FUNCIONES
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Titulo administración de empresas, o ingeniería industrial.
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
Un jefe de operaciones es aquel profesional que se encarga de la administración, planificación, implementación y supervisión de los diferentes procesos u operaciones que una empresa realiza en su día a día. Este cargo, por lo tanto, podría comprenderse como un administrador de mayor nivel, pues tiene a su cargo tanto actividades operativas como la toma de decisiones estratégicas, que permitan a la empresa ser más eficiente.
	Funciones Esenciales
· Asegura el buen desarrollo de las operaciones que llevan a cabo diferentes grupos de trabajo
· Administra los recursos de la empresa
· Garantizar que todas las operaciones se lleven a cabo de un modo apropiado y rentable
· Mejorar los sistemas, procesos y mejores prácticas de gestión operativa
· Comprar materiales, planificar el inventario y supervisar la eficiencia del almacén
· Ayudar para que los procesos de la organización sigan cumpliendo la ley
· Formular objetivos estratégicos y operativos
· Realizar controles de calidad y controlar los KPI de producción
· Contratar, formar y supervisar personal
· Encontrar modos de aumentar la calidad del servicio de atención al cliente
	Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	2. Ejecutivo corporativo
	Dependencia:
	Área operativa
	Numero de cargos:
	Uno (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	Jefe de venta
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Título de administración de empresa economía o ingeniería.
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
El ejecutivo corporativo es el profesional que se dedica a representar a la empresa ante clientes de mayor perfil, como representantes legales de empresas y organizaciones, es decir, se trata de un puesto especializado para entablar relaciones de negocios a nivel macro, diferente a las ventas del día a día que se realizan con usuarios únicos para servicios de menor valor. El ejecutivo corporativo es quien tiene la tarea de gestionar, concretizar y mantener óptimas relaciones de negocios con cuentas empresariales e institucionales, que puedan estar radicadas tanto dentro de Colombia como fuera de la nación.
	
Funciones Esenciales
· trabaja con clientes de alto nivel
· Asistencia a la gerencia administrativa
· Búsqueda de nuevos clientes
· Establecer objetivos, crear un plan
· Optimizar estrategias de ventas
· Dirigir el equipo de ventas
	Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	3. Ejecutivo de cuenta
	Dependencia:
	AREA OPERATIVA
	Numero de cargos:
	UNO (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	Jefe de mercadeo
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Título en economía, Grado en Finanzas y Contabilidad o Grado en Marketing e Investigación de Mercados
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
El ejecutivo de cuenta es el que se encarga de conseguir clientes, sino que, además, debe obtener del cliente toda la información necesaria sobre su producto, el mercado y el público objetivo para, después, saber transmitirlo a los profesionales de la empresa, con el objetivo de que adecuen los servicios de la organización a sus necesidades. Por tanto, nos encontramos ante un perfil cuyo cometido va más allá de conseguir clientes para la organización y que se convierte en un gestor clave del trabajo y esfuerzo de todos los miembros que intervienen en el proceso empresarial.
	
Funciones Esenciales
· En primer lugar, se tiene que ocupar de la gestión comercial de la compañía, es decir, debe analizar su mercado para averiguar dónde puede encontrar clientes nuevos. Pero, aunque siempre esté a la “búsqueda y captura” de más clientela, nunca se puede olvidar de las responsabilidades que tiene con sus clientes habituales.
· Debe crear informes sobre sus propuestas a los clientes, presupuestos, campañas relacionadas con los objetivos establecidos, etc.
· Trabajar con otros departamentos de la empresa (como por el ejemplo el área de marketing) para transmitir las necesidades de la clientela y elaborar estrategias comerciales más efectivas y ajustadas a las expectativas de los clientes.
· Trabajar en equipo eficientemente si trabaja con más compañeros.
	Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	4. Jefe de banco
	Dependencia:
	Área operativa
	Numero de cargos:
	Uno (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	Gerente
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Título en finanzas, contabilidad, administración de empresas o en un campo relacionado
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
	Funciones Esenciales
· Crear, implementar y evaluar el plan de negocios de la sucursal
· Desarrollar y revisar la planificación operativa, procedimientos y sistemas respetando los objetivos estratégicos y financieros de la institución, así como sus políticas, procesos, tiempos de gestión y demás requerimientos.
· Contratar, capacitar, orientar y supervisar al personal, a los fines de garantizar la eficiencia y eficacia en sus labores diarias
· Asignar y hacer seguimiento de la ejecución de las tareas administrativas y financieras
· Estar al corriente, y cerciorarse de que los empleados también lo estén, de las regulaciones y protocolos aplicables al sector bancario.
· Desarrollar e implementar procedimientos de servicios de atención al cliente
· Garantizar el cumplimiento de los objetivos y de los tiempos de gestión establecidos, además de atender a las políticas y procedimientos establecidos por la institución financiera al ejecutar un proyecto.
Un gerente de banco es responsable de todos los aspectos de una sucursal bancaria: gestionar el equipo del banco, incrementar las ventas de los productos financieros (por ejemplo, préstamos) y atraer a nuevos clientes.
	Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	5. Ejecutivo de operaciones bursátiles
	Dependencia:
	Área operativa
	Numero de cargos:
	Uno (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	Gerente
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Título en finanzas y mercadeo o en cualquier campo relacionado
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
Un ejecutivo en operaciones bursátiles es el encargado de introducir a los empleados y miembros del equipo la dinámica del mercado, para que conozcan y comprendan los instrumentos y operaciones. Toma decisiones sobre inversiones de la empresa y asegura la actividad económica de la empresa. Resguarda la buena administración de los recursos monetarios y produce mayor rentabilidad para la empresa en conjunto con la gerencia. Posee amplios conocimientos en comisión de valores, ahorro e inversión y debe analizar si la empresa cuenta con la facultad de cancelación de los créditos. Para el cumplimiento de sus funciones dispone de controles, registrando las operaciones y publicando las que son admitidas por la gerencia general. 
	
Funciones Esenciales
· Facilitar el intercambio de fondos entre las entidades que precisan financiación y los inversores
· Proporcionar liquidez a los inversores en Bolsa
· Fijación de precios de los títulos a través de la ley de la oferta y la demanda
· Dar información a los inversionistas sobre las empresasque cotizan en Bolsa.
· Publicar los precios y cantidades negociables para informar a los inversores y entidades interesados.
· Prestar en materia de valores y operaciones de bolsa, así como brindar a sus clientes un sistema de información y procesamiento de datos.
· Realiza operaciones de compra y venta de moneda extranjera con arreglos a las regulaciones cambiaras.
	Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	6. Gerencia legal (asesores internos, asesores jurídicos)
	Dependencia:
	Área operativa
	Numero de cargos:
	Uno (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	Gerente
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Título en administración de empresas, economía derecho, o ingeniería
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
Apoya e informa a la alta gerencia respecto a los asuntos jurídicos y legales que pueden afectar el funcionamiento y desarrollo de la institución. Recomienda, en los casos que lo requieran, acciones legales que vayan en resguardo o beneficio del patrimonio y de los intereses de la institución
Elabora los proyectos de dispositivos e instrumentos legales, prepara el plan operativo y las acciones a tomarse en cuenta en los presupuestos de gerencias y otras jefaturas. Asiste a las reuniones con juntas directivas y supervisa la ejecución de las actividades acordadas. Representa a la institución por funciones propias del cargo legal. Cumple con las normas y los procedimientos de la empresa; pero también vela por que los empleados se apeguen a las normas legales e institucionales. Su función principal es precisamente representar de manera legal a la empresa. 
	
Funciones Esenciales
· Velar por el cumplimiento de las leyes nacionales según el país donde funcione la empresa y de las leyes afines al derecho tecnológico si la organización tiene presencia online.
· Asesorar a los directivos y al resto de gerentes para hacer que las estrategias comerciales y de negocios estén alineadas con los fundamentos jurídicos.
· Diseñar los métodos necesarios para proteger los intereses y los bienes de la empresa de cara a los clientes, los competidores, el mercado y el entorno en general.
· Guiar la buena gestión de las relaciones con los empleados y entre los empleados, haciendo que estas estén siempre apegadas al marco jurídico.
· Construir y promover un funcionamiento legal interno tan eficiente que pueda convertirse en un valor diferencial de cara a la competencia.
	Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	7. Analista de crédito
	Dependencia:
	Área operativa
	Numero de cargos:
	Uno (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	Asesor 
Objetivo principal
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Titulo en licenciatura en finanzas, contabilidad u otro campo relacionado con los negocios
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Maneja, estudia y aplica las políticas de créditos a otorgar por la institución para la cual trabaja. Debe contar con capacidad de análisis para determinar quiénes son las personas idóneas para brindarles un crédito. Verificar que los candidatos cuenten con todas las solvencias requeridas por los estatutos bancarios. Y si es un crédito empresarial deberá investigar el comportamiento pasado de la empresa a otorgar crédito, si han cumplido con los pagos en el pasado y presente, evaluando quienes son los que toman las decisiones y cuál es la tendencia de crecimiento. Es encargado de elaborar y presentar un informe financiero al sector gerencial y brindar seguimiento a los créditos aprobados, ponderando los pagos y cobros. 
	
Funciones Esenciales
· Encargado de realizar la gestión de promoción, evaluación, otorgamiento, seguimiento y recuperación de las operaciones crediticias, productos y servicios a los clientes nuevos, recurrentes de la entidad financiera donde labora.
· Realizar el análisis y participar en la decisión del otorgamiento de las operaciones crediticias según la normativa vigente de la entidad financiera, además de velar por el cumplimiento de la resolución del comité de créditos.
· Seguimiento y control de los créditos desde el inicio de colocación hasta la cancelación del mismo.
· Visita de campo con frecuencia diaria de su cartera crediticia y potenciales clientes a través de la promoción de créditos.
· Recopilación de la información económica, comercial, familiar, financiera y de solvencia moral, tanto en el domicilio como en el negocio, de los clientes recurrentes y potenciales.
	Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	8. Corredores de bolsa
	Dependencia:
	Área operativa
	Numero de cargos:
	Uno (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	Asesor 
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Título en administración de empresas con énfasis y concentración en finanzas
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
Una persona dinámica, con la habilidad de tomar decisiones de manera rápida y eficaz. Frecuentemente los corredores reciben capacitación de los movimientos del mercado de valores. Ayuda a los inversionistas determinar la mejor inversión basada en los objetivos deseados. 
Clasifican las inversiones, realizan balances, envían órdenes en el piso de la bolsa de valores. El corredor se asegura de la estabilidad de la inversión, las transferencias y trabaja para completar toda la operación. Capaz de trabajar bajo presión pasa la mayor parte del tiempo en el teléfono edificando su cartera de clientes. Debe tener sólidos conocimientos de las regulaciones de las Bolsas de Valores, sus normas y cambios, manteniendo los márgenes de endeudamiento, garantía y otras condiciones de liquidez
	
Funciones Esenciales
· Brindar asesoría a otras personas que no poseen la experiencia necesaria para la realización de operaciones en los distintos mercados financieros. El corredor de bolsa se destaca por tener amplios conocimientos en finanzas y cumplir un papel activo e importante en el mercado de valores. Se podría decir que el corredor de bolsa se desempeña como un intermediario, es decir una persona que se encuentra entre el bróker y la persona inversora que se encuentra interesada en comprar o vender.
· Intervenir en la Compra/venta de activos y en la gestión de los valores.
· Colocación de nuevos valores en el mercado (Oferta pública de venta, o también conocidas como OPV). Esta se refiere a cuando una empresa está interesada en empezar a cotizar en bolsa, se deberá dirigir al corredor, quien se encargará de buscar comprador para sus acciones.
· Informar y asesorar al cliente y a las empresas.
	Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	9. Ejecutivo de afiliación
	Dependencia:
	Área operativa
	Numero de cargos:
	Uno (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	Gerente
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Título en administración de empresa, economía, derecho ingeniería entre otras.
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
Administrar y gestionar la cartera de clientes con el objetivo de afiliar personas para que cuente con los beneficios de una tarjeta de crédito. Entrega la información relevante al cliente y brinda atención permanente hacia líderes y trabajadores. Debe asegurarse que los interesados cuenten con toda la solvencia para administrar de forma correcta su tarjeta, es preciso que aquellas personas que deseen adquirir una tarjeta cuenten con todos los requisitos necesarios como edad, constancias de sueldo y un excelente récord crediticio.
Un ejecutivo de afiliación planifica y ejecuta visitas para dar información de las promociones y productos financieros que ofrece el banco. Contar con facilidad de transporte y un horario flexible son aspectos necesarios para dar un seguimiento eficaz a los clientes que han sido seleccionados para contar con estos servicios. Debe tener inclinación por las ventas y ser capaz de cumplir con las metas mensuales, expandiendo el número de afiliados.
	
FuncionesEsenciales
· Prospectar
· Hacer citas
· Visitas de afiliación
· Organización de encuentros con prospectos
· Venta de publicidad
· Análisis de información y realización de reportes etc.
	Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	10. Jefe de depósitos
	Dependencia:
	Área operativa
	Numero de cargos:
	Uno (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	Gestor
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Título en ingeniería industrial, administrador de empresas, con especialidad en logísticas.
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
Planea, organiza y dirige el cumplimiento de las actividades de la sección de depósitos. Recibe las solicitudes de pago, se encarga de enviar las copias de planillas de depósitos y tiene gran relación con el departamento de contabilidad. Responsable de conciliaciones bancarias y debe asegurarse del buen funcionamiento de los depósitos.
Verifica la forma de pago indicada para cada orden de pago. Analiza cheque y transferencias bancarias que le son encomendadas. Debe administrar de manera correcta los recursos monetarios de la empresa. Se encarga de la cancelación de ciertos servicios y trabaja a diario con personal de la banca. Resguarda celosamente la documentación de cada transferencia bancaria y deposito para avalar los pagos y abonos
	Funciones Esenciales
· Reclutar y capacitar personal adecuado.
· Realizar evaluaciones del personal a su cargo.
· Elaborar reportes y proponer acciones.
· Controlar los depósitos y el cumplimiento de los procedimientos.
· Cumplir y hacer cumplir la política de calidad.
· Supervisar el flujo de abastecimientos desde la entrada a la División Abastecimientos hasta la entrega al Destinatario final (orientación al cliente).
	Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	11. Oficial de cumplimiento
	Dependencia:
	Área operativa
	Numero de cargos:
	Uno (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	Jefe de control interno
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Título en administración de empresa o ingenieros industriales entre otras.
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
Es la persona responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de prevención de lavado de activos. Asume la obligación de crear, coordinar y supervisar el sistema de prevención. Debe conocer a profundidad las leyes y políticas acerca del lavado de dinero y transacciones ilegales. Tanto la entidad bancaria como el Oficial de Cumplimiento, deben implementar procedimientos y controles que mitiguen el riesgo del lavado de activos. Por lo tanto, el Oficial de cumplimiento tiene el deber de informar a las jefaturas pertinentes si sospecha o constata alguna transacción ilícita. Es quien establece controles y técnicas que enseña a los asociados para identificar dinero falso o procedente de una transacción fuera de la norma.
Por estas y otras funciones debe estar en coordinación con el resto de empleados bancarios tanto a niveles gerenciales como de servicio al cliente. Habilidad de análisis, capaz de y relacionar situaciones son necesarias para este tipo de empleos.
	
Funciones Esenciales
· Vigilar el cumplimiento de los aspectos normativos en temas relacionados con prevención de LAFT presentes y las futuras normas que puedan surgir.
· promover programas de capacitación en temas relacionados con prevención de lavado de activos y financiación de terrorismo al interior de la organización para todo el personal.
· Atender cualquier requerimiento de la autoridad judicial que llegase a ser solicitada.
· Reportar ante la unidad de información y análisis financiero (UIAF), transacciones realizadas, operaciones inusuales o sospechosas, acorde al instructivo de esta entidad etc.
	Identificación del Cargo
	Nombre del cargo:
	12. Promotor de servicios
	Dependencia:
	Área operativa
	Numero de cargos:
	Uno (1)
	Reporta a (Nombre del cargo):
	Promotor
	Requisitos Mínimos
	Requisitos de Formación
	Título relacionado con el marketing y los negocios, como Ciencias Económicas y Empresariales.
	Requisitos de Experiencia
	Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
Realizar las diferentes transacciones financieras a solicitud del cliente. Identificar las necesidades de los clientes a fin de proponer y recomendar productos y servicios del banco. Administrar los niveles de efectivo según las políticas establecidas por el banco.
	
Funciones Esenciales
· Ejecución de actividades de manejo del fondo para pagos en efectivo y caja y/o teneduría de libros y auxiliares de contabilidad.
· Controlar y verificar el movimiento diario de ingreso.
· Realizar los depósitos en las diferentes cuentas corrientes.
· Efectuar los pagos a los proveedores de bienes y de servicios.
· Atiende al cliente en caja. 
· Reconoce y detecta los billetes falsos.
· Aplica las técnicas y procesos de venta.
· Orienta al cliente.
· Identifica necesidades y propone soluciones.