Informe de la Auditoria

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INFORME DE LA AUDITORÍA
Elva Lucia Carrero
Maria Alejandra Suarez Nieto
Marinella Venera Montenegro
Sandra Patricia Galindo Rodriguez
Facultad de Ciencias Administrativas. Fundación Universitaria del Área Andina
Auditoria Administrativa
Gloria Teresa Buitrago
03 de octubre de 2022
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Tabla de Contenido
Introducción general 3
Objetivos Generales 4
Objetivos específicos 4
INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA DE LA EMPRESA GIRA IMPORTACIONES S.A.S 5
Tabla de Contenido 5
Introducción 6
Objetivo general 7
Objetivos específicos 7
Alcance del informe 8
Justificación 9
Antecedentes 10
Metodo de Analisis Factorial 11
1. Planear la investigación 11
2. Análisis 14
3. Examen de cada factor 17
4. Hallazgos y diagnóstico 18
5. Presentación del diagnóstico: 20
Aspectos a mejorar 24
Conclusiones 25
Referencias 26
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Introducción general
La auditoría administrativa es una herramienta de gran importancia para las empresas
públicas como privadas, teniendo como objetivo principal evidenciar y evaluar cada uno de los
procesos e información que se desarrolla en la misma. Sin embargo no todas las empresas la
realizan de la manera correcta o en los tiempos requeridos, cabe resaltar que si se hace de manera
periódica se puede lograr un control y un éxito para la misma llevando toda la información de
manera sustentada para presentar ante cualquier ente que lo requiera.
Por medio del presente informe se realizó el proceso de auditoría a la empresa Gira
Importaciones S.A.S teniendo en cuenta el proceso correspondiente bajo su normatividad y ética
profesional a través del método de análisis factorial donde se deja en evidencia el estudio
realizado a cada una de las áreas brindando información clara para dar respuesta a cada una de
las observaciones y/o recomendaciones a que haya lugar. Gracias a esta auditoría se logra brindar
acompañamiento y mejora continua en cada una de las actividades que se realizan.
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Objetivos Generales
Estudiar y conocer los procedimientos que se llevan a cabo en el diagnóstico y
presentación de una auditoría teniendo en cuenta los antecedentes de la empresa. Se busca a
través de la realización de este proyecto poner en práctica los conocimientos adquiridos durante
todos los ejes y lograr la mejora con la empresa evaluada.
Objetivos específicos
❖ Estudiar y consultar en diferentes fuentes los pasos a seguir para la realización de la
auditoría
❖ Crear el informe apoyado con el método de análisis factorial para detallar cada dato y los
factores
❖ Desarrollar el método a través de la recolección y el análisis de la información.
❖ Recomendar los procesos que deben mejorar para óptimos resultados
❖ Presentar el informe a la junta directiva
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INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA DE LA EMPRESA GIRA IMPORTACIONES
S.A.S
Tabla de Contenido
INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA DE LA EMPRESA GIRA IMPORTACIONES S.A.S 5
Tabla de Contenido 5
Introducción 6
Objetivo general 7
Objetivos específicos 7
Alcance del informe 8
Justificación 9
Antecedentes 10
Metodo de Analisis Factorial 11
1. Planear la investigación 11
2. Análisis 14
3. Examen de cada factor 17
4. Hallazgos y diagnóstico 18
5. Presentación del diagnóstico: 20
Aspectos a mejorar 24
Conclusiones 25
Referencias 26
6
Introducción
¿Cual es el objetivo de realizar una auditoría administrativa?
La auditoría administrativa corresponde a un tipo de examen integral de la estructura
organizacional de una empresa, con el objetivo de evaluar el desarrollo de las actividades de la
empresa, de cara a la satisfacción del cliente final, aumentar niveles de calidad y competitividad,
cumpliendo con la misión de la empresa y sus objetivos internos.
Mediante la auditoría interna son evaluados los métodos de control, operación, recursos
humanos y materiales, que pretende ayudar y complementar la administración en las áreas que
requieren prácticas de mejora.
Este proceso es indispensable para cualquier empresa sin importar su tamaño, aportando
a su crecimiento interno y externo, logrando así mayor competitividad en el mercado, más
clientes y más crecimiento de la organización, ya que no solo se determinan los puntos débiles de
los procesos, si no también los fuertes.
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Objetivos del informe
Objetivo general
Identificar y dar a conocer mediante el estudio o investigación realizada las falencias y
puntos de mejora sobre el desarrollo de las áreas funcionales de la empresa, que aportan al
correcto cumplimiento de los objetivos establecidos por la misma.
Objetivos específicos
● Aplicar herramientas de recolección de la información, para conocer a fondo la forma de
desempeño de cada área de la empresa.
● Generar el correcto filtro de la información recolectada con el fin de descartar los datos
relevantes y puntuales para el informe.
● Realizar el desarrollo de la auditoría de forma transparente y con ética profesional para
que esta cumpla con su razón de ser.
● Determinar los factores de riesgo que presenta la empresa en el desarrollo de sus
procesos.
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Alcance del informe
Se procede a generar la aplicación de una auditoría a la empresa Gira Importaciones SAS
sobre todas las áreas funcionales de la organización, por lo cual se procede a generar mediante
herramientas de recolección de la información la investigación de los procesos de la empresa,
generando entrevistas a trabajadores y directivos de la misma, conociendo su misión, visión y
objetivos organizacionales. Así mismo como es el desarrollo interno en cada área, con el fin de
identificar que los procesos establecidos, se estén realizando bajo los parámetros
correspondientes a cumplimiento de la razón de ser de la empresa.
Esta auditoría busca analizar e identificar puntos débiles de las áreas de la organización,
con el fin de dar entrega al diagnóstico de las mismas, logrando brindar una perspectiva clara,
puntual, dando a conocer también las recomendaciones de acuerdo con el punto de vista de cada
auditor.
Basados en lo anterior la empresa generará la aplicación de las estrategias
correspondientes para la corrección o mejoramiento de los procesos o funciones en los cuales se
encontraron puntos a mejorar y con esto, ser una organización más competitiva en el mercado,
dando cumplimiento a sus objetivos y valores organizacionales, así como también a la visión
establecida ya sea a largo o corto plazo.
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Justificación
Mediante esta auditoría administrativa se busca verificar la efectividad en cada uno de los
procesos que actualmente desarrolla la compañía, es importante tener en cuenta que se va
analizar en esta la documentación soporte de los factores que intervienen en el desarrollo de la
operación de la empresa.
En general un equipo de auditores, mediante la observación, entrevistas y solicitud de
documentos soportes serán los encargados de presentar el informe general de la auditoría.
Este procedimiento tiene como fin lograr la excelencia en los procesos presentados así
para que la empresa pueda ofrecer productos de la mejor calidad a nuestros clientes, también le
permitirá mantenerse en tendencia en el mercado nacional, se busca también mantener una
estabilidad laboral al personal directo e indirecto.
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Antecedentes
Actualmente la empresa Gira Importaciones SAS no cuenta con un proceso de auditoria
administrativa interna, así como tampoco con un estudio previo que se relacione con este tema,
limitando y afectando de manera significativa los resultados en la operación y la identificación
de las posibles fallas que puedan tener y las oportunidades de mejora para seguir creciendo de
manera satisfactoria.
Según el artículo Qué es Auditoría Administrativa Ejemplo. (2022, 15 septiembre).
contabilidaddeservicios.com.
Nos dice que la auditoria administrativa Permite la consecución de los objetivos
empresariales
Disponer de un sistema de auditoría administrativa eficaz, es importante para la empresa.
Porque permite perseguir y alcanzar sus diversos objetivos corporativos.
Además los procesosempresariales necesitan diversas formas de control interno para
facilitar la prevención, supervisión y seguimiento de irregularidades o hallazgos. Además, ayuda
a medir el rendimiento continuo; Con la finalidad de mantener registros adecuados promoviendo
la productividad operativa.
Evaluar el riesgo de errores en los procedimientos contables
Con la carencia de controles internos o sistemas de auditorías administrativas. Una
empresa no podría crear informes financieros fiables, tanto internos como externos. De esta
forma, no se podría determinar cómo asignar sus recursos; Y tampoco se podría saber cuáles de
sus segmentos o líneas de productos son rentables.
Ayuda a la Prevención y detección del fraude.
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La auditoría administrativa desempeña un papel importante para las empresas en la
prevención del fraude. El análisis recurrente de las operaciones de una empresa y el
mantenimiento de sistemas rigurosos de control interno. Pueden prevenir y detectar diversas
formas de fraude u otros hallazgos contables.
DESARROLLO DEL TRABAJO
Metodo de Analisis Factorial
1. Planear la investigación
● Definir el objetivo
Desde el día 15 de septiembre al 03 de octubre del presente año se generará una auditoría
a la empresa Gira Importaciones SAS en todos sus áreas, con el fin de detectar dificultades y
oportunidades de mejora en cada uno de sus procesos. La auditoría se llevará a cabo en las
instalaciones de la compañía municipio de Cota Cundinamarca KM 3 vía siberia, lugar donde se
recolectan las evidencias necesarias para identificar las falencias en cada proceso.
● Indicar el tiempo de trabajo
Tabla
Fuente: Propia
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● Planear las fases y las condiciones del trabajo
Fuente: Propia
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● Indicar los medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla
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2. Análisis
● Información de la empresa
La empresa GIRA Importaciones SAS con nit 901243740, CIIU 4645 que corresponde a
su actividad económica principal de comercialización al por mayor de productos cosméticos y de
tocador. Para su correcto funcionamiento la compañía cuenta con RUT, cámara de comercio
vigente, registro INVIMA confirmando que los productos comercializados cumplen con los
estándares de calidad adecuados para su uso y comercialización a nivel nacional.
● Condiciones de la operación
Actualmente la empresa se encuentra en buenas condiciones con respecto a todo el
proceso operativo y administrativo, con este análisis profundo periodico lo que buscamos es la
mejora continua en cada una de las áreas que ejecutan su labor para dar cumplimiento a las metas
de ventas y producción. Permanentemente el entorno está cambiando y afecta o ayuda al
ejercicio de las operaciones, es por ello que se mantiene una constante revisión en los procesos y
de esta manera aportar en el cumplimiento de los objetivos empresariales.
● Indicar los factores que intervienen en el proceso y sus funciones
1. Contabilidad y estadística
Se encarga de llevar las cuentas contables y la organización del dinero que ingresa y sale
de la compañía, así como encargado de pagos a proveedores que suministran la materia prima ,
facturación, cobro a clientes y movimientos bancarios, así como también cumplen con el pago de
nómina.
2. Suministros
Se encarga de suministrar la materia prima de primera calidad, empaques y demás, hacer
cotizaciones y suministrar al área encargada para la compra de nuevos productos. Además,
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analizan el envío del proveedor y mantiene a la empresa informada acerca de las tendencias del
mercado para siempre brindar lo mejor.
3. Actividad Productiva
Se encarga de recibir los productos y empacarlos de manera individual, con destino final
el cliente, además cuentan con unos tiempos de operación y cumplimiento de acuerdo a los
pedidos suministrados por los asesores comerciales.
4. Almacenamiento
Una vez se hace la recepción de la mercancía, se lleva a una bodega de almacenamientos
donde los encargados de esta, organizan los productos y aseguran que tenga las condiciones
adecuadas para conservar la y que posteriormente sea despachada de manera perfecta.
5. Mercadeo
De acuerdo a los pedidos realizados se organiza la logística de entrega por zonas en cada
ciudad,en pedido debe ir acompañado de su respectiva factura, remisión para ser firmada por el
cliente.
6. Politica y direccion
Esta área se encarga de plantear, desarrollar y presentar el plan de trabajo mensual a los
trabajadores además gestiona todos los recursos y delegar para su correcto uso en toda la planta;
por otro lado vela y controla cada proceso para siempre tener buenos resultados al final de cada
periodo.
● Indicar cuál sería la información mínima requerida
Debido a que es una auditoría general para conocer la eficacia de las operaciones y
analizar profundamente cada área, se requiere la siguiente información:
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1. Contabilidad y estadística: Estados financieros, entrada al software utilizado, soporte
contable.
2. Suministros: Formatos de planeación de compras, política de selección de proveedores,
estudios realizados al mercado, documentación transmitida al área contable (facturas)
3. Almacenamiento e inventario: Fichas técnicas de los productos, formatos de ingreso y
salidas, técnicas de medición (formatos Peps o promedio ponderado), conciliaciones de
inventarios.
4. Política y dirección: Planes de trabajo, objetivos, visión
5. Mercadeo:
6. Actividad productiva:
● Recopilación de la información
La recopilación de la información se hará con la técnica de fuentes documentales.
Se obtuvo la compilación de la documentación mínima requerida, se comprendió cada
punto y se logró confrontar con una existencia real. En el área contable, al revisar todos los
estados financieros básicos presentados en reuniones durante 3 meses y compararlo con lo
contenido en el software contable, se relaciona un balance completo donde cada dato
proporcionado se muestra verdadero.
En el área de compras, se visualizó y corroboró cada información, se halla un estado
neutral correcto.
En el área de almacenamiento, al recopilar y analizar la situación se encuentran
alteraciones en algunas fichas técnicas e inconsistencias en el inventario físico versus el
contenido en el sistema.
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● Verificación de la información
Al emplear las técnicas de recolección de información, se puede ratificar que la
información suministrada y previamente confrontada es verídica.No se hallan errores y solo
algunos puntos inconclusos que ya fueron socializados con las áreas correspondientes.
Evaluando cada detalle se encuentra consistencia con base a las políticas disciplinarias e
internas de la organización.
3. Examen de cada factor
● ¿Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones asignadas?
Teniendo en cuenta que en el análisis de la información se evidenció un correcto
funcionamiento de las tareas que conjuntas formas los procedimientos que llevan al
cumplimiento por área, se entiende que hay un alto grado de concordancia entre los factores y
los roles distribuidos, esto llevando al desempeño positivo absoluto de cada zona funcional.
● ¿Cuál es la tendencia en cada factor?
Generalizando en la materia, la tendencia de los factores se dirige positivamente hacia el
logro de los objetivos, complementan y suscitan al mercado a elegir desde el razonamiento; es
decir que hay un comportamiento óptimo, es el esperado.
Se puede deducir que en un factor externo como lo es el medio ambiente, hay cambios
negativos que afectan directamente la productividad y hacen que el entorno interno sufra
consecuencias, pero se genera un balance favorable al compararse y al crear estrategias rápidas
que disminuyen o quitan valor al problema.
● ¿Cuáles elementos del factor están apoyando la operación de la empresa?
Los factores que proactivamente están aportando al correcto direccionamiento de las
operaciones de la empresa, son: Suministros, actividad productiva y mercadeo. Estos influyen
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más directamenteen los procesos principales que identifican el tipo de actividad. Los demás, se
consideran anexos y necesarios para el control y organización de todos los recursos, pero son
tomados en cuenta de manera secundaria.
● ¿Qué objetivos se pretendían lograr en cada tema del factor?
El objetivo principal es lograr la calidad en cada uno de los procesos y productos de la
empresa.
● ¿Cuáles son los recursos con los que se cuenta para lograr los objetivos trazados?
❖ Económicos
❖ Tecnológicos
❖ Recurso Humano
❖ Financieros
❖ Gerenciales
4. Hallazgos y diagnóstico
● ¿Cual es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?
De acuerdo a la planeación realizada para la auditoría, se realiza la recolección de la
información necesaria, la cual cuentan con sus respectivos soportes y documentos de cada área
de la empresa que se tuvo en cuenta durante el proceso de auditoría, con el fin de identificar las
posibles falencias y oportunidades de mejora que existen dentro de la empresa.
Se realizó a cada área un estudio de sus procesos y el desarrollo de cada una de sus
actividades, conociendo a fondo el desarrollo de la empresa en cumplimiento así misión y visión.
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● ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso, de acuerdo a lo planeado?
Se inicia con la planeación de la auditoría, definición de sus objetivos, luego se aplican
las diferentes técnicas de recolección de información, las cuales nos permiten captar una
información más clara y precisa de cada área, para identificar sus falencias.
El equipo auditor procede a comunicar a la empresa el cronograma establecido, para
llevar a cabo el desarrollo de la auditoría dentro de cada área, con el fin de que la empresa cuente
con el tiempo suficiente y los documentos requeridos para dicho estudio.
El equipo de trabajo (auditor) genera el registro adecuado de los soportes e información
recolectada, permitiendo un correcto análisis e interpretación correcta de los hallazgos.
● ¿Qué factores no permiten que se logre los objetivos con claridad?
Dentro del desarrollo de la auditoría se pueden presentar factores que afecten el objetivo
de la misma, cuando no se cuenta con una información clara y precisa de los procesos, también
que los documentos soportes no sean suficientes para identificar el manejo de las actividades de
la empresa.
Adicionalmente, que no se cuente con el personal suficiente y requerido para la auditoría,
el cual debe contar con la ética profesional necesaria para concluir con el objetivo establecido.
● ¿A qué factores debemos poner mayor atención?
Dentro del proceso todos los factores son importantes, sin embargo, es necesario resaltar
mayor atención en obtener la información confiable y oportuna, de la cual se basa la mayor parte
de la auditoría y recalca el profesionalismo del equipo auditor, ya que con base en esta
información se identificará las oportunidades de mejora y las observaciones a tener en cuenta
para la entrega del informe final a la empresa.
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● ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?
Los objetivos que se pueden alcanzar, es la identificación parcial del desarrollo de los
procesos que se están llevando dentro de la empresa, los cuales nos permiten evidenciar puntos
de mejora de acuerdo con la información recolectada. No obstante, no se lograría el adecuado
soporte o sostenimiento del desarrollo de la auditoría, por falta de la documentación precisa y
veraz con la que se debe identificar las posibles falencias con las que cuenta la empresa.
La falta del personal capacitado y necesario, que no estaría entregando la información
clara y precisa para sustentar cada uno de los procesos que lleva la empresa.
5. Presentación del diagnóstico:
● Se deben preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico.
Se elabora el informe por parte del grupo auditor donde se presentará la información
encontrada para brindar a la empresa los hallazgos encontrados por cada una de las áreas
auditadas. Todo este informe se sustentará bajo sus soportes, observaciones, inquietudes y
mejoras a realizar.
Cada uno de los procesos realizados dentro de la empresa se evalúan en compañía de
todos los auditores y personal encargado por área para auditar, respetando el calendario y
cronograma presentado antes de realizar la auditoría.
No obstante, se aclara que en el informe se deja el detalle de las actividades y
observaciones encontradas, muchas de ellas sin soporte ya que por políticas de la empresa no
permiten el acceso a todos los documentos soporte.
● Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.
Al momento de realizar la auditoría por cada área, es importante dejar claro que cada uno
de los puntos y procesos realizados se realizan correctamente respetando el proceso de auditoría
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y se dejan los hallazgos, pero no se lograron soportar en su totalidad ya que las evidencias o
documentos soporte no fueron posible de anexar por confidencialidad de la empresa.
● Exponer a las personas involucradas.
Para la realización de auditoría se tuvo en cuenta el personal auditado para cada una de
las áreas por parte de la empresa Gira Importaciones S.A.S que corresponde a:Gerente,
Contadora, Auxiliar Administrativa, Auxiliar de Facturación, Jefe de ventas, Jefe de Bodega.
Por parte del equipo auditor se contó con la presencia de un grupo de especialistas
conformado por cinco integrantes los cuales se encargaron de llevar a cabo el proceso de análisis
y recolección de información desde el comienzo hasta el fin, todo con el objetivo de brindar a la
empresa Gira Importaciones un trabajo de auditoría basado en la ética y profesionalismo de los
mismos.
● Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.
Por parte del área de gerencia se evidencia que al ser único responsable de la misma se
debe apoyar en contador y auxiliar administrativo para el debido cumplimiento de esta área ya
que la presencia del mismo no es constante.
Por parte del área de contaduría se evidencia un correcto manejo en cada uno de los
procesos, y la organización de cada uno de los libros y documentos contables soporte.
Desde él área de Administrativa, se evidencian falencias en su proceso archivístico ya
que al estar encargada de apoyo gerencial, contaduría y facturación no es posible realizar todos
los procesos y actividades que tiene a cargo.
Dentro del área de facturación se evidencia escasez de tiempo para llevar a cabo el
proceso de facturación, manejo de inventarios y despacho de pedidos.
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Por parte del personal de asesor comercial, se evidencia que las órdenes de pedido no se
generan en los tiempos establecidos y cuando se requiere alistar todos son solicitados al mismo
tiempo quedando muchos de ellos sin producto para envío.
En cuanto al área de bodega, se evidencia la falta de personal para el alistamiento del
producto y así mismo el despacho del pedido. agotamiento de productos cuando hay gran
demanda de pedido.
Se sugiere organizar los tiempos y cumplimiento de tareas pendientes, en lo posible el
contar con apoyo de personal que pueda realizar labores dentro del área administrativa o de
bodega.
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Anexo
Factura pedido 6540
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Aspectos a mejorar
Con la evaluación minuciosa que se realizó y como ya se observa en todo el informe, se
puede decir que no hay falencias graves en los procesos que hace cada área, más sin embargo
cabe resaltar que el área de ventas debe reforzar y afianzar sus relaciones con los clientes, se
recomienda hacer periódicamente estudios de mercado que si bien no sean muy grandes
abarquen una cantidad considerable de personas en especial aquellos que usualmente compraban
y ahora muy poco. Se recomienda hacer ese estudio de mercado, emplear un plan de mercadeo y
hacer seguimiento minucioso para garantizar la efectividad.
Por otro lado, el área que se encargue del suministro debe siempre buscar la forma de
mejorar cada día la relación con los proveedores y tratar de buscar otros más paratener variedad.
Por lo demás felicitaciones la empresa está en un excelente estado.
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Conclusiones
● A través de la auditoría realizada, se logró evidenciar solo algunas falencias de la
compañía que si bien no afectan a un grado muy alto es mejor prevenirlo,esto lo deja las
debidas observaciones y recomendaciones dentro del informe para que la empresa las
tenga en cuenta y logre mejorar lo encomendado.
● Para poder llevar a cabo y con éxito la auditoría, se debe contar con la información
necesaria, el personal indicado y los debidos soportes que se requieren al momento de
evaluar cada una de las áreas.
● Para que la empresa sea más eficiente y exitosa, se debe realizar de manera periódica la
auditoría, siendo este un método eficaz de mejora continua y un proceso requerido para
identificar las posibles falencias que se puedan presentar.
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Referencias
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https://asesoriasgestionplus4.webnode.com.co/competencias/procesar-la-informacion-de-
acuerdo-con-las-necesidades-de-la-organizacion/
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https://etiqueta10.blogspot.com/2020/04/procesos-de-produccion-y-manufactura-de.html
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https://www.emis.com/php/company-profile/CO/Gira_Importaciones_SAS_es_12716108.html
Equipo Auditool. (22 de marzo de 2022). ¿Cómo documentar el conocimiento del control interno
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https://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/5488-como-documentar-el-conocimiento-del-con
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Team Asana. (06 de diciembre de 2021). ¿Qué es un árbol de decisiones? Un análisis de 5
pasos para tomar mejores decisiones.
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Modelo de inventarios
https://repositoriotec.tec.ac.cr/bitstream/handle/2238/3951/Auditoria%20de%20inventario%20y
%20manual%20de%20procedimientos%20de%20invent.pdf?sequence=1&isAllowed=y
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