Informe de auditoría

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		INTEGRANTES
		NOMBRE	CÓDIGO
		Carolina Ochoa Vega	10
		Daniela Alzate Prada 	20
		Maria Alejandra Suarez Nieto	30
		Marinella Venera Montenegro	40
		Maria Soraya Quintero Aguirre 	50
		PROFESOR
		Magda Alejandra Martínez Daza
		ASIGNATURA/MÓDULO
		Aseguramiento de la calidad 
		FECHA
		28/11/2022
#008000C1 - Internal use	
Introducción 
		Introducción 
		Las auditorias juega un papel fundamental dentro de los procesos de aseguramiento de la calidad ya que estos procesos son los que proporcionan los resultados de los procesos específicos que se auditan, el propósito de una auditoria es evaluar el cumplimiento de estándares con respecto a las normas; para el siguiente taller Estudio de caso Máximos en Comunicaciones se clasifica la información, se hace el seguimiento y la revisión del programa de auditoria, se reconoce la importancia de estimar todas las áreas de la empresa, este consiste en verificar las acciones correctivas sobre las no conformidades halladas durante la auditoria y posteriomente presentarlas ante la alta gerencia mediante un informe.
#008000C1 - Internal use	
Informe de auditoría
		INFORME DE AUDITORÍA																							CÓDIGO				SGI-FR01
																									VERSIÓN				5.0
																									PÁGINA				3 DE 5
		INFORMACIÓN GENERAL
		FECHA DE AUDITORIA						14/11/2022							FECHA FINAL							28/11/2022
		NOMBRE DEL PROCESO AUDITADO						Soporte y verificación del Sistema de Gestión de la Calidad										NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL PROCESO						Maria Soraya Quinetro Aguirre
		CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO						Jefe de Auditoria 										ÁREAS A AUDITAR						Dirección, Talento humano, Compras, Mercadeo, Calidad
		INFORMACIÓN DE LA AUDITORÍA
		EQUIPO AUDITOR						Líder		Maria Soraya Quintero Aguirre
								Equipo		Carolina Ochoa Vega, Daniela Alzate Prada, Maria Suarez Nieto, Marinella Venera Montenegro 
		ALCANCE DE LA AUDITORIA						Revisión del sistema de gestión de calidad, revisión de los registros de la empresa Máximos comunicaciones y detección de errores internos.												OBJETIVO DE LA AUDITORIA				Implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de calidad de la empresa máximos en comunicaciones, para brindar a sus colaboradores,clientes, proveedores y socios niveles apropiados de calidad garantizando satisfacción a todo nivel, para la obtención de certificación de su Sistema de Gestión de Calidad.
		1. DOCUMENTOS REVISADOS
		Contratación del personal perfiles,descripción del cargo y funciones, terminos contractuales con el cliente, planes de acción,políticas y objetivos del SGC,documentos y evidencias de capacitación, encuestas de satisfacción,
																		CO:	Conforme			NC: No Conforme					OP:	Oportunidad de Mejora
		2. HALLAZGOS
		ASPECTO																														CO	NC	OP
		FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
		Unificación de las metodologías de comunicaciones de la empresa
		Asegurar la identificación y cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
		Mayor involucramiento del personal y orientación hacia la mejora continua
		INFORME DE AUDITORÍA
		ASPECTO																														CO	NC	OP
		Proceso 1
		Durante el ejercicio de auditoría interna en el proceso de direccionamiento estratégico se revisaron las políticas y objetivos del SGC, encontrando que por ser considerados información confidencial no estaban siendo divulgados a los colaboradores. La revisión por la dirección se realizó, sin embargo, en el informe revisado no se encontró información asociada a la gestión de riesgos de los procesos. Revisando el informe de revisión por la dirección, el auditor encuentra una serie de acciones correctivas que no son efectivas, pues se ha detectado la misma no conformidad en varias auditorías internas. Adicionalmente, al revisar los planes de acción de estas acciones correctivas se evidencia que no se han cerrado después de 1 año y no está documentada la gestión al respecto de estas acciones.																															3	1
		Proceso 2																														CO	NC	OP
		En la gestión de RRHH se encontró que en la descripción de roles y funciones para el cargo de Jefe de Calidad el responsable debería ser Ingeniero Industrial y tener 4 años de experiencia en el cargo, al revisar los soportes de formación y experiencia la Jefe de Calidad es Ingeniera Industrial y cuenta con un año de experiencia. En la misma sesión al preguntar por los riesgos del proceso el responsable indicó que por temas de disponibilidad de tiempo y otras actividades el área solo implementa acciones correctivas. Por último, el auditor consideró la inclusión de los documentos y registros que soportan las capacitaciones y cursos de formación complementarios realizados por los colaboradores, dentro de la carpeta de estos. Con el propósito de evidenciar el desarrollo de las competencias y habilidades. 																														1	1	1
		Proceso 3																														CO	NC	OP
		En la sesión de compras el responsable del área presentó al auditor los resultados de la evaluación y reevaluación de proveedores y los planes de acción derivados de los resultados. Los indicadores se encuentran medidos y analizados.																														1
		Proceso 4																														CO	NC	OP
		Durante la auditoría a la gestión comercial el auditor preguntó cómo se realizaba la verificación de la satisfacción del cliente a lo que el responsable del área le indicó que periódicamente se realiza una encuesta de satisfacción a los clientes. Con los resultados se establecen planes de acción generales y focalizados con los clientes menos satisfechos. Sin embargo, el procedimiento de gestión y análisis de encuestas no se encuentra documentado dado que la alta dirección consideró innecesario dejar estandarizado el documento.																														1	1
		Proceso 5																														CO	NC	OP
		Durante la auditoría realizada al proceso de Gestión de calidad, se revisó lametodología utilizada para la gestión de riesgos, el responsable del área indicó que por disponibilidad de personal y recursos, la alta dirección determinó, que solo se iba a implementar la identificación de riesgos y de acuerdo con el comportamiento generado al finalizar el ciclo, se incluiría la identificación de oportunidades. Así mismo, revisando el programa de auditoría interna del ciclo 2020, se identificó que no estaba contemplada la realización de la auditoría al proceso de gestión financiera. Cuando el auditor pregunto las razones de esta exclusión el responsable indicó que ese proceso no pertenece al alcance del SGC.																															1
		Proceso 6																														CO	NC	OP
		En la sesión de auditoría realizada al proceso jurídico se encontró que llevan una matriz legal la cual es revisada y actualizada cada 6 meses o cuando se evidencie nueva legislación aplicable. Este proceso está a cargo de la Gerencia Jurídica y de regulación. Así mismo, se encontró evidencia de los registros que soportan la gestión realizada en las PQRs y la trazabilidad de estas.																														2
		INFORME DE AUDITORÍA
		ASPECTO																														CO	NC	OP
		GESTIÓN Y OPERACIÓN DE LOS RECURSOS - DATACENTER
		Operaciones del centro de datos incluyen la instalación y el mantenimiento de recursos de red, lo que garantiza la seguridad del centro de datos y la supervisión de los sistemas que se ocupan																																1
		3. CONCLUSIONES
		Se resalta el hecho que se hace seguimiento a los resultados de la auditoría de comunicación a través de un plan de mejoramiento, lo que evidencia el impacto de la evaluación de los procesos de comunicación.
		y en base a los resultados hallados en Auditorias pasadas, evidenciando que aún existen planes de mejora pendientes por ejecutar, mejorar y organizar, Se debe organizar y estructurar de una mejor manera los perfiles,cargos y descripciones de cada una de las vacantes ofertadas en la empresa y la verificación de cumplimiento de los requisitos de los aspirantes a las vacantes.
		Informalidad en la documentación y organización de documentos importantes como evidencia de un buen sistema de gestión de calidad.
		FIRMA AUDITOR											FIRMA AUDITADO											FIRMA AUDITOR LÍDER
		Soraya Quintero Aguirre											Juan Enrique Upegui											Soraya Quintero Aguirre
		Nombre		Maria Soraya Quintero Aguirre									Nombre		Juan Enrique Upegui									Nombre		Maria Soraya Quintero Aguirre
		Cargo		Líder de calidad- Máximos comunicaciones									Cargo		Gerente General-máximos comunicaciones									Cargo		Líder de calidad- Máximos comunicaciones
		Fecha		28 de Noviembre del 2022									Fecha		28 de Noviembre del 2022									Fecha		28 de Noviembre del 2022
Informe no conformidades
			Informe de no conformidades						Versión: 2.0 
			Código de registro: SGI-FR02						Página 1 de 1
		Fecha	44893.0				Ciclo	4
		No conformidad					Mayor	Menor	Observación
		Se presenta una no conformidad en la auditoria realizada a la empresa Máximos en Comunicaciones en cuanto a las políticas y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad
		Requisito del sistema de gestión					Documento
		Descripción de la no conformidad:
		Durante el ejercicio de auditoría interna en el proceso de direccionamiento estratégico se revisaron las políticas y objetivos del SGC, encontrando que por ser considerados información confidencial no estaban siendo divulgados a los colaboradores. La revisión por la dirección se realizó, sin embargo, en el informe revisado no se encontró información asociada a la gestión de riesgos de los procesos. Revisando el informe de revisión por la dirección, el auditor encuentra una serie de acciones correctivas que no son efectivas, pues se ha detectado la misma no conformidad en varias auditorías internas. Adicionalmente, al revisar los planes de acción de estas acciones correctivas se evidencia que no se han cerrado después de 1 año y no está documentada la gestión al respecto de estas acciones.
		Nombre y firma del auditor líder					Nombre y firma del auditado
		Acción correctiva propuesta
		Actividad 1: Divulgar las políticas y objetivos del SGC a todos los trabajadores, en reunión con ellos y llevar registro. 
		Actividad 2: Revisar las acciones correctivas tomadas en el caso, donde se sigue presentando la misma no conformidad. 
		Actividad 3:Revisar las acciones correctivas que no se han cerrado y por que. 
		Actividad 4: Documentar las acciones tomadas en el SGC. 
		Actividad 5:
		Fecha de implementación:28 de enero 2023.					Responsable :Jefe de Calidad 
		Nombre y firma del auditor líder					Nombre y firma del responsable
		Verificación de la acción correctiva 
		Seguimiento a las acciones correctivas que aun no se han cerrado y por que, esto puede causar afectación en el SGC. 
		Fecha de verificación					Se eliminó la no conformidad
		Observaciones					Si	No	Parcialmente
		Revisar las acciones correctivas, que no han sido efectivas para mejorar los procesos. 
		Nombre y firma del auditor líder					Nombre y firma del responsable
		Elaborado por:					Autorizado por:		Fecha autorización
			Informe de no conformidades						Versión: 2.0 
			Código de registro: SGI-FR02						Página 1 de 1
		Fecha	44893.0				Ciclo	4
		No conformidad					Mayor	Menor	Observación
		No esta documentado el análisis de las encuestas de satisfacción del cliente. 					X
		Requisito del sistema de gestión					Documento
							Informe de Tabulación encuesta 
		Descripción de la no conformidad:
		Durante la auditoría a la gestión comercial el auditor preguntó cómo se realizaba la verificación de la satisfacción del cliente a lo que el responsable del área le indicó que periódicamente se realiza una encuesta de satisfacción a los clientes. Con los resultados se establecen planes de acción generales y focalizados con los clientes menos satisfechos. Sin embargo, el procedimiento de gestión y análisis de encuestas no se encuentra documentado dado que la alta dirección consideró innecesario dejar estandarizado el documento.
		Nombre y firma del auditor líder					Nombre y firma del auditado
		Acción correctiva propuesta
		Actividad 1:Durante la encuesta de satisfacción del cliente, dejar documentado los resultados de las encuestas.
		Actividad 2: Posterior a esto dejar documentado la tabulación de la encuesta. 
		Actividad 3: Documentar las acciones tomadas, de acuerdo a los resultados de la encuesta. 
		Actividad 4: 
		Actividad 5:
		Fecha de implementación:28 de Diciembre 					Responsable : Encargado del Área 
		Nombre y firma del auditor líder					Nombre y firma del responsable
		Maria Alejandra Suárez Nieto 
		Verificación de la acción correctiva 
		Se hará una revisión documental nuevamente en un mes con el fin de determinar si efectivamente el proceso fue documentado. 
		Fecha de verificación		28 de Diciembre de 2022.			Se eliminó la no conformidad
		Observaciones					Si	No	Parcialmente
		Seguimiento a las encuestas realizada los clientes. 
		Nombre y firma delauditor líder					Nombre y firma del responsable
		Elaborado por:					Autorizado por:		Fecha autorización
		Maria Alejandra Suárez Nieto 
			Informe de no conformidades						Versión: 2.0 
			Código de registro: SGI-FR02						Página 1 de 1
		Fecha	44893.0				Ciclo	4
		No conformidad					Mayor	Menor	Observación
		Los cargos no cumplen con los requisitos solicitados por el perfil. 					X
		Requisito del sistema de gestión					Documento
							Descripción de cargo y hoja de vida 
		Descripción de la no conformidad:
		En la gestión de RRHH se encontró que en la descripción de roles y funciones para el cargo de Jefe de Calidad el responsable debería ser Ingeniero Industrial y tener 4 años de experiencia en el cargo, al revisar los soportes de formación y experiencia la Jefe de Calidad es Ingeniera Industrial y cuenta con un año de experiencia. En la misma sesión al preguntar por los riesgos del proceso el responsable indicó que por temas de disponibilidad de tiempo y otras actividades el área solo implementa acciones correctivas. Por último, el auditor consideró la inclusión de los documentos y registros que soportan las capacitaciones y cursos de formación complementarios realizados por los colaboradores, dentro de la carpeta de estos. Con el propósito de evidenciar el desarrollo de las competencias y habilidades. 
		Nombre y firma del auditor líder					Nombre y firma del auditado
		Acción correctiva propuesta
		Actividad 1: Generar capacitación del SGC al jefe de calidad para lograr una mayor formación. 
		Actividad 2: Buscar todas las capacitaciones de las que ha participado el personal, que sean certificables.
		Actividad 3: Archivar cada una de estas certificaciones en las carpetas de las hojas de vida de cada trabajador. 
		Actividad 4: Revisar el programa de capacitación de los trabajadores.
		Actividad 5:Hacer una revisión de los perfiles de cargo de cada uno de los trabajadores. 
		Fecha de implementación:28 de Diciembre 					Responsable : Encargado del Área RRHH.
		Nombre y firma del auditor líder					Nombre y firma del responsable
		Maria Alejandra Suárez Nieto 
		Verificación de la acción correctiva 
		Revisar las carpetas de los trabajadores y validar documentos presentados para la contratación. 
		Fecha de verificación		28 de Diciembre de 2022.			Se eliminó la no conformidad
		Observaciones					Si	No	Parcialmente
		Seguimiento a las capacitaciones del personal.
		Nombre y firma del auditor líder					Nombre y firma del responsable
		Elaborado por:					Autorizado por:		Fecha autorización
		Maria Alejandra Suárez Nieto 
			Informe de no conformidades						Versión: 2.0 
			Código de registro: SGI-FR02						Página 1 de 1
		Fecha	44893.0				Ciclo	4
		No conformidad					Mayor	Menor	Observación
		Identificación de riesgos, sin implementar las oportunidades de mejoras inmediatamente. 					X
		Requisito del sistema de gestión					Documento
							Descripción de cargo y hoja de vida 
		Descripción de la no conformidad:
		Durante la auditoría realizada al proceso de Gestión de calidad, se revisó la metodología utilizada para la gestión de riesgos, el responsable del área indicó que por disponibilidad de personal y recursos, la alta dirección determinó, que solo se iba a implementar la identificación de riesgos y de acuerdo con el comportamiento generado al finalizar el ciclo, se incluiría la identificación de oportunidades. Así mismo, revisando el programa de auditoría interna del ciclo 2020, se identificó que no estaba contemplada la realización de la auditoría al proceso de gestión financiera. Cuando el auditor pregunto las razones de esta exclusión el responsable indicó que ese proceso no pertenece al alcance del SGC.
		Nombre y firma del auditor líder					Nombre y firma del auditado
		Acción correctiva propuesta
		Actividad 1: Realizar un control de los riesgos presentados e implementar las oportunidades de mejora. 
		Actividad 2:Incluir en el proceso de auditoria al área financiera. 
		Actividad 3: Verificar que se estén implementando las oportunidades de mejora. 
		Actividad 4: 
		Actividad 5:
		Fecha de implementación: 30 enero de 2023.					Responsable :Jefe de calidad 
		Nombre y firma del auditor líder					Nombre y firma del responsable
		Maria Alejandra Suárez Nieto 
		Verificación de la acción correctiva 
		Revisar los riesgos identificados. 
		Fecha de verificación		30 de Enero de 2022.			Se eliminó la no conformidad
		Observaciones					Si	No	Parcialmente
		Nombre y firma del auditor líder					Nombre y firma del responsable
		Elaborado por:					Autorizado por:		Fecha autorización
		Maria Alejandra Suárez Nieto 
Conclusiones 
		CONCLUSIONES 
		1	Reconocer la importancia de evaluar todas las áreas de las empresas, sean pequeñas, medianas, grandes, públicas o privadas, cuyo objetivo es proponer planes de mejora en los aspectos que representen una amenaza o déficit dentro de la organización y alcanzar una mayor efectividad en sus procesos y así lograr posicionarse en el mercado con sellos de calidad que les permita abrirse a nuevos mercados
		2	El informe es el proceso final de una auditoria, en este se recopilan todos los hallazgos detectados y es el soporte documental que tienen los auditores, gracias a esto podemos identificar posibles deficiencias en la organización 
		3	Durante la auditoria interna se encuentran varias no conformidades que pueden generar retrocesos en el SGC de la organización, es importante trabajar en ellas en los tiempos estipulados. 
		4	A través del estudio de los ejes se pudo conocer las normatividades, entes reguladores, certificadores y verificadores; se anaiza un contexto historico relacionado con cada entidad que desde sus inicios ha procurado por velar, vigilar y guiar a las empresas y personas para darles una marca o experencia ceritficada que los identifica. De la misma manera, por medio de este evaluativo se pudo comprender la importancia de la Auditoria Interna o Control Interno en una empresa, pues es esta la que verifica de primera mano que la organización este cumplimeinto con lo autorizado y propuesto; ayudandole a encaminar sus acciones basandose en los objetivos establecidos.
		5	Realizar la auditoria interna ayuda a evaluar las fallas del sistema y que se puedan mejorar directamente en la empresa con los recursos con lo que se disponen, lo que permite optar por la certificación de un sistema y/o persona, generando mas credibilidad y confiabilidad a los clientes, proveedores y directivos y demas partes interesadas, logrando superar a su competencia.#008000C1 - Internal use	
Bibliografia 
		REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
		Caso de estudio de una empresa (https://areandina.instructure.com/courses/32487/assignments/131787)
		Calidad ISO 9001 (https://iso9001calidad.com/las-fichas-de-procesos-121.html)
#008000C1 - Internal use