TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE DOCUMENTOS

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TÉCNICAS AVANZADAS PARA EL DISEÑO DE 
DOCUMENTOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS 
 
2.1.1 Conceptos básicos 
 
Los documentos representan un medio de comunicación muy 
importante en los ámbitos académicos, laborales, empresariales, entre 
otros. 
Los textos que poseen una buena presentación cumplen con la 
finalidad para la cual fueron escritos, transmiten el profesionalismo del 
autor e influyen positivamente en la toma de decisiones. 
 
Un documento es cualquier tipo de material escrito en papel o en un 
archivo. 
 
Los factores que determinan la calidad de los documentos son: 
 
➢ Claridad: Es una cualidad decisiva para la comprensión de lo que 
se desea expresa 
➢ Presentación: Considera el aspecto externo de los documentos, 
por le que debe ser ordenada y agradable a la vista. 
 
La comunicación escrita constituye un registro permanente. 
 
Para estructurar un escrito claro y concreto se deben considerar tres 
aspectos: qué se desea escribir, cómo hacerlo y la definición del objetivo. 
En el segundo aspecto se puede incluir “a quién va dirigido”. 
 
Conocer y aplicar una mitología para la elaboración de documentos 
garantiza su eficacia y denota un alto nivel competitivo del autor. 
 
Un escrito debe atraer la atención del lector, tiene que ser 
significativo y activador. 
 
Una metodología para escribir: 
1. Iniciar con un borrador con las ideas principales. 
2. Redactar el complemento del texto. 
3. Concluir puliendo el manuscrito. 
 
La edición de textos y publicaciones se ve favorecida con el desarrollo 
de la tecnología computacional. 
 
Si contamos con el apoyo de tecnología como procesadores de palabras, 
impresoras, escáners y cámaras digitales, sólo nos queda ser creativos y 
originales, lograr efectividad y productividad vinculando los siguientes 
puntos: 
➢ Conocer y aplicar los conceptos básicos de redacción. 
➢ Comprender las funciones avanzadas disponibles en los 
procesadores de palabras y desarrollar habilidades en su uso. 
 
 
2.1.2 Estructura 
 
 El término estructura significa las partes que integran un todo, define 
la organización de los elementos que lo componen: títulos, subtítulos, 
párrafos, tablas, gráficos e imágenes entre otros. 
 
 Como primera etapa en la preparación de materiales escritos, definen 
que las ideas y los datos relacionados con respecto a la pregunta de lo que 
se desea escribir, de ordenar en forma lógica y marcar la separación en 
unidades y secciones. 
 
 La estructura de los documentos influye en su legibilidad. 
 
Los elementos básicos con que expresamos nuestras ideas son 
palabras, frases y oraciones. Una o varias oraciones pueden constituir un 
párrafo. 
 
Sugerencias referentes a la estructura: 
➢ Constituir las frases con palabras cortas. 
➢ Recurrir a frases cortas. 
➢ Combinar palabras cortas con frases firmes o tajantes para enfatizar 
o transmitir un tono más concluyente. 
➢ Mezclar las frases cortas y sencillas con otras largas y compuestas. 
➢ Utilizar párrafos limitados a un solo pensamiento o idea para marcar 
diferentes conceptos. 
➢ Formar los párrafos con tres a seis oraciones en promedio. 
➢ Variar la longitud de los párrafos. 
➢ Enfatizar conceptos importantes en párrafos de una sola frase. 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.1.3 Formato 
 
 El término formato se refiere al diseño de la apariencia general de los 
documentos. Con la edición electrónica de documentos es posible aplicar 
gran diversidad de formatos a caracteres, palabras, párrafos, tablas, gráficos 
y páginas. 
 
 Para hablar de este proceso tomaremos como base el procesador de 
texto Microsoft Word. 
 
 En la configuración de página, se establecen los márgenes, en la 
cejilla TAMAÑO DE PAPEL, se escoge el tamaño y orientación del 
mismo. En la cejilla DISEÑO DE PÁGINA se especifica la sección donde 
debe empezar, si los encabezados o pie de página se deberán mostrar. 
 
 Las posibilidades de formato de párrafo incluyen las sangrías y el 
espacio arriba, entre líneas y abajo; la alineación izquierda, centrada, 
derecha o justificada, su numeración o jerarquización y el uso de las 
viñetas. 
 
 Con respecto a los caracteres, se dispone de tipografía. 
 
 El formato es otro factor además de la estructura que afecta a la 
legibilidad. 
 
 La tipografía se refiere al diseño del conjunto de caracteres, el 
tamaño, el espacio entre caracteres y algunos atributos como negrita y 
cursiva En la edición de documentos por computadora se disponen de gran 
variedad de fuentes. Tipos como Comic Sans MS o Mistral sirven para 
escritos publicitarios o informales. Las fuentes serif dan la impresión de 
formalidad, mientras que las fuentes sans serif pueden ser adecuadas para 
reportes técnicos. 
 
 Independientemente del tipo de fuente que seleccione para su escrito, 
recuerde que deben reflejar profesionalismo. 
 
 Sugerencias referentes al formato: 
➢ Los márgenes deben tomar en cuenta el espacio necesario para la 
encuadernación. 
➢ Los márgenes determinan la longitud de la línea. 
➢ El lector a quien se dirige el escrito determina la selección del 
tamaño de la fuente. 
➢ Resalte los títulos o encabezados de párrafo con una fuente y tamaño 
diferente al del texto normal. 
➢ Para diferenciar temas que se deban enumerar, recurra a las balas y la 
enumeración de párrafos. 
➢ Incluya diagramas y gráficos como apoyo visual. 
➢ El color se debe usar de preferencia en la portada y en los títulos. 
➢ Los blancos sirven para resaltar gráficos e imágenes. 
➢ Evite escribir todo el documento con mayúsculas. 
 
Un formato bien diseñado invita al lector a leer de principio a fin un 
documento. 
 
Sugerencias para documentos extensos 
Cuando un documento integra más de tres páginas, es recomendable que 
incluya estos elementos: 
➢ Portada. 
➢ Índice de contenido. 
➢ Numeración de páginas. 
➢ Encuadernación. 
➢ Imprimir en papel de dimensiones estándares. 
➢ Seleccionar una cubierta atractiva. 
 
 
 
2.2 TECNICAS AVANZADAS PARA 
MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD. 
 
 Los procesadores de palabras son un tipo de software de aplicación 
diseñado para la aplicación diseñado par la edición de documentos. 
 Cuando los documentos son extensos, contienen elementos 
complejos o simplemente repetitivos, se deben modificar las técnicas de 
edición para utilizar opciones que tengan la potencia y flexibilidad 
necesarias a fin de automatizar las acciones que dan formato, éstas son la 
aplicación y diseño de estilos y plantillas. 
 
2.2.1 Uso de estilos 
 
 Se llama estilo al conjunto de especificaciones de formato asignadas 
y grabadas con un nombre. Su aplicación agiliza la modificación de 
caracteres o párrafos en cualquier parte del documento. Los estilos pueden 
ser definidos o creados por el usuario. 
 
 Las ventajas que tiene al utilizarlos son: 
➢ Permiten establecer varias especificaciones de formato. 
➢ Cuando se modifica un estilo se refleja en todos los caracteres o 
párrafos. 
 
Tipos de estilos: 
 Se pueden definir dos tipos de estilo: carácter y párrafo. 
 
 El uso de estilos automatiza las acciones para formar el texto, con lo 
que incrementan la productividad. 
 
Estilos Predefinidos. 
Todo documento tiene asociado un estilo. Por definición, al iniciar la 
edición el software asigna el estilo predefinido para documentos nuevos en 
blanco, el cual incluye los formatos considerados más comunes para 
caracteres y párrafos. 
 
Los procesadores de palabras integran una gran variedad de estilos 
predefinidos asociados con documentos como cartas y faxes, memorandos, 
informes, publicaciones y currículos entre otros. 
 
Diseño de estilo 
La técnica diseño para crear nuevos estilos de párrafo, consiste en 
tomar como base un estilo para crear otro. 
 
Los estilos con bloques de información de formato grabado con un 
nombre.