TERCER EXAMEN PARCIAL DE LA MATERIA SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Vista previa del material en texto

República Bolivariana de Venezuela 
Universidad de los Andes 
Núcleo “Rafael Rangel” 
Departamento de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables 
EXAMEN PARCIAL NUMERO 3
Luis Alejandro Barreto
V- 26235453
I PARTE. DESARROLLE Y EXPLIQUE
1.- COSTOS DE LOS MANUALES
 Los manuales son una extraordinaria herramienta gerencial y así mismo esta implica gastos. Lo cual se menciona: 
· Costos de desarrollo: Están representados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentación tales como: planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software.
· Costos de implantación: Están representados por todos aquellos costos necesarios para dar a conocer el contenido de los manuales y dar vigencia a todos los niveles que apliquen en la organización.
· Costos de mantenimiento: Están representado por las actualizaciones periódicas que normalmente tienen los manuales sean estos por cambios menores o revisiones totales de su contenido,
2.- OBJETIVOS DE LOS MANUALES 
· Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización.
· Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización.
· Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
· Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
· Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarios.
· Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.
· Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general.
· Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.
· Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos.
· Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal.
· Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
· Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
3.- TIPOS DE MANUALES SEGÚN VICTOR LAZZARO
Los manuales según el catedrático pueden ser los siguientes: 
A. Manual de organización: Describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo. El manual de organización es, por lo tanto, un producto final, tangible, de la planeación organizativa.
B. Manual de Políticas: Políticas no es otra cosa que una actitud de la dirección. Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. Por la tanto el manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
C. Manual de procedimientos: Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
4.- CARACTERÍSTICAS DE LOS MANUALES
Los manuales son documentos escritos que contiene información. Antes que todos, son documentos escritos y herramientas gerenciales que se utilizan para informar sobre los procedimientos aplicados. Básicamente los manuales son medios de comunicación, que permiten la continua comunicación de los interesados y responsables de realizar los trabajos operativos, de naturaleza económica, administrativa, contable y en términos generales, tanto en los hechos y/o sucesos económicos, administrativos, contable y de oficina.
Una norma detalla la forma como debe llevarse a cabo un procedimiento. A diferencia de una política, las normas tienen carácter específico y no general.
A - Documentación: Se caracterizan por la sujeción a las características de ser: escrito, explícito y sistemático.
B- Certificado: Para que un manual sea certificado, en su realización debe ser institucionalizado, evaluado y revisado de acuerdo a las exigencias cognitivas del marco global.
C- Normalización del manual: Normas ISO 9000, 9001 y 9013.
5.- COMO SE ELABORA UN MANUAL EN LÍNEA.
1. Equipo de Proyecto para manuales en Línea
2. Organice los documentos en línea en tópicos cortos e individuales
3. Despliegue de la información
4. Facilidad de acceso a la información:
· Encontrar listas de documentos mediante palabras claves
· Buscar un documento e imprimirlo
· Navegar a través de un documento
· Seleccionar desde un menú
· Seleccionar desde directorios como índices alfabéticos, tablas de contenido, listas de tablas, listas de figuras, entre otros
· Encontrar tópicos específicos dada algunas características.
6.- CARACTERÍSTICAS DE MANUALES EN LOS SISTEMAS EN LÍNEA.
Los manuales en línea es la expresión utilizada para identificar la transición de manual en papel al manual en ambiente informático comenzó a explotarse a medida que se desarrollaba e implementaba la infraestructura de redes de área local (redes LAN), que permitirá el acceso de diferentes computadores a la información contenida en directores compartidos que se alojaban en un servidor. Algunas características a mencionar:
· Son electrónicos y de rápido acceso.
· Exigen una cultura racional educativa elevada, para poderse aplicar.
· En el tiempo son más beneficiosos (menos costosos).
· Se utilizan enlaces electrónicos por un clic, así como facilidades de ayuda del software.
7.- ¿EN QUE CONSISTE LA NORMA ISO 10013?
Son las normas que regulan la estructura de la documentación para los sistemas de gestión de calidad son:
1.- Objetivo y campo de aplicación
2.- Referencias normativas
3.- Términos y definiciones
4.- Documentación de sistemas de gestión de calidad
· Generalidades
· Propósitos y beneficios
· Política de la calidad y sus objetivos
· Manual de la calidad
· Procedimientos documentados
· Instrucciones de trabajo
· Formularios
5.- Proceso de elaboración de la documentación del sistema de gestión de la calidad
6.- Proceso de aprobación, emisión y control de los documentos del sistema de gestión de calidad.
II PARTE. ANALICE ESTOS TEXTOS Y RELACIONELOS CON LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO. Haga un análisis con párrafos y con los argumentos expuestos en la materia.
A.- En la actualidad, es imprescindible que las empresas documenten y controlen todas las actividades para que se desarrollen con la mayor eficiencia.
 Las empresas utilizan una gran serie de herramientas y procedimientos, todo enmarcado en sus objetivos, es por ello que es común y lógica que hagan uso de la documentación. La documentación es parte del mismo sistema, un aspecto totalmente necesario para controlar, informar y mantener la información económica, financiera, contable o toda aquella que requiera la empresa. En las organizaciones todo se debe documentar, pues aquello que no se documenta queda en el olvido.
B.- La Organización Internacional para la Normalización –ISO por sus siglas en ingleses el organismo encargado de promover el desarrollo de Normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Las Normas desarrolladas por ISO son voluntarias, comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus Normas a ningún país.
III. PARTE ELABORE UN ENSAYO SOBRE:
Beneficios del manual de procedimientos 
 Los manuales proporcionan a la organización de una herramienta que trasciende en el tiempo. La información que contiene los manuales es de suma importancia, pues al ser aspectos que están ya elaborados y basado en experiencias, pruebas y demás temas que han sido ampliamente estudiados. Los manuales de procedimientos tienen el paso a pasode las acciones que debemos realizar, todo esto con especificaciones detalladas, por lo cual es una extraordinaria fuente para documentar, guiar y no prescindir de una persona. 
 Con los manuales fijamos nuestros reglamentos y nos adecuamos a la realidad de la empresa, contamos con una base legal y sustentada. Por otro lado, los manuales de procedimientos nos señalan perfectamente quienes son las personas que deben encargarse de cada actividad y los reglamentos que estos deben seguir.