012 Trabajo y gestión del tiempo

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TRABAJO Y GESTIÓN DEL TIEMPO 
 
 
Saber lo que se quiere hacer 
El orden es una virtud decisiva para la eficacia de cualquier trabajo. Tener 
orden en las ideas, en las decisiones y en la actuación facilita la organización 
del trabajo. Un factor importante que define la calidad del trabajo es la gestión 
del tiempo. Para rendir el tiempo de que se dispone hay que cultivar el orden. 
Con orden se aprovecha el tiempo y se multiplican las posibilidades, sin orden 
se perjudican muchas energías y proyectos. 
Sin orden en la cabeza es frecuente caer en la decisión fácil: lo que más 
apetece o lo que reclama nuestra atención. Lo normal es que no coincida con 
lo que deberíamos hacer en ese momento. Las circunstancias o voluntades 
ajenas nos llevarán hacia donde no queríamos ir. 
En cambio, cuando hay orden se puede saber lo que se quiere hacer, lo que se 
está haciendo y lo que queda pendiente. Saber donde ir supone además la 
intención de rectificar el rumbo cuando sea preciso. 
Decidir a donde quieres ir. Bene curristi sed extra viam 
Si no sabes a donde quieres ir, lo mejor es que te pares antes de seguir 
avanzando. Ver el pasaje de Alicia en las maravillas con el gato de Chesire. 
Bien has corrido pero fuera del camino. Existe la trampa de ir muy rápido sin 
saber hacia donde. 
Pararse a pensar 
La eficacia no consiste en hacer muchas cosas, sino las que tenemos que 
hacer en cada momento. Intentar diferenciar lo importante de lo que no lo es; lo 
urgente de lo que puede esperar. Eso es discernir (de latín: separar, distinguir) 
Esto implica que antes de comenzar la actividad hay que pararse a pensar para 
asignar prioridades. 
Pensar bien -programar- las tareas a desarrollar planificando la secuenciación: 
el día, la semana, el mes. 
Dedicar tiempo fijo a pensar 
Sugerencia: dedicar un tiempo mínimo a pensar. 
10 minutos al día a programar los objetivos de esa jornada. A primera hora de 
la mañana. 
20 minutos a programar los objetivos de la semana que comienza. El domingo 
por la tarde. 
30 minutos a programar los objetivos del próximo mes. El último día de cada 
mes. 
 
Constancia para adquirir el hábito de pararse a pensar 
Parece sencillo, pero no lo es, pues el activimismo -que es una forma de 
pereza mental- hace que exista una resistencia a pararse a pensar porque 
requiere esfuerzo. Hace falta mucha constancia para ir adquiriendo este hábito 
de pararse a pensar. 
Hacer esto alguna que otra vez puede ser util pero para que sea realmente 
eficaz se requiere constancia: hacerlo siempre. Es una de las claves para 
asegurar un proceso de mejora continua. 
Listado de tareas pendientes 
Uno de los objetivos del ejercicio de pararse a pensar es hacer un listado de 
tareas pendientes. Esto ya es mucho pero no es todo. Mejor que la lista sea 
amplia, aunque sean asuntos que tendremos que abordar dentro meses. A 
veces ayuda tenerlas en un mismo folio: impacto visual. 
Asignar prioridades 
El siguiente paso es repasar los asuntos pendientes y asignar prioridades a 
esas tareas. Hacer un timing (secuenciación en el tiempo) realista. Asuntos 
para hoy, para esta semana, para este mes, para dentro de equis tiempo. Sería 
como enumerar el orden de ejecución de cada una. Es difícil emitir ese juicio y 
definir en qué orden se ha de abordar cada asunto. 
Incluso una vez decidido el orden nunca se tendrá la seguridad de haber 
acertado pero ya es un paso importante. Se empieza a tener cierto control 
sobre el trabajo y sobre el tiempo del que se dispone. 
Ejecutar lo decidido. Las incidencias. 
Una vez realizado el esfuerzo de pararse a pensar, de programar -asignando 
prioridades-, el siguiente paso es ejecutar lo decidido. Decidir cosas y luego no 
ejecutarlas inutiliza muchos proyectos. 
Hay que ser realistas y saber que la vida no se puede meter en un papel y 
mucho menos en una lista de tareas pendientes. A lo largo de cada jornada 
surgirán multitud de incidencias, imprevistos: una llamada, una cuestión de 
salud, un cambio de planes ineludible, un nuevo dato que cambia lo decidido. 
Ante esto se requiere una actitud de afrontar esas incidencias con tranquilidad, 
sin dejarse dominar por lo inmediato o lo externo. 
Flexibilidad, sin perder el norte 
Es importante una mentalidad de gran flexibilidad: saber cambiar cuantas 
veces sea necesario. Procurar no perder el norte. En la medida de lo posible 
intentar seguir el plan de trabajo previsto. Si es necesario hacer un breve parón 
para reorganizar ese orden. Volver a priorizar y seguir hacia adelante sin 
perder de vista los verdaderos intereses. 
Una cosa detrás de otra. No muchas cosas a la vez. Riesgo de bloqueo 
Un buen sistema a la hora de actuar es hacer una cosa detrás de otra. Esto 
aunque parezca de perogrullo sin embargo es muy importante. En algunas 
personas existe una tendencia a hacer muchas cosas a la vez o comenzar 
nuevas tareas sin haber terminado previamente las anteriores. 
Algunos trabajos se prestan a esto. Se potencia el stress y la inseguridad. Estar 
en muchas cosas a la vez puede agotar y superar las energías de cualquier 
persona de capacidad normal. Todos tenemos un límite. Los mejores 
ordenadores se pueden bloquear si se les ordenan varias tareas 
simultáneamente. 
Terminar una tarea antes de empezar la siguiente 
Un regla práctica: no comenzar una nueva tarea hasta no haber concluido -
hasta los menores detalles- la tarea anterior. 
Orden en la ideas, en las decisiones, en las obras. Tenacidad 
La virtud del orden va arraigando en la persona a base de ser constante en 
estos hábitos: pararse a pensar, programar, asignar prioridades, rechazar 
cosas, elegir los fines, buscar los medios adecuados para alcanzarlos. Hace 
falta ser muy tenaz. Cuando se descuidan estos hábitos se empieza a caer en 
el atolondramiento que a su vez genera caos, sensación de estar perdido, 
cansancio, inquietud, ansiedad. Se pierde el dominio sobre sí y sobre el futuro. 
Dueño de uno mismo 
En cambio si uno va consolidando el orden en el pensamiento, en las 
decisiones, en el actuar, a su alrededor va cundiendo el orden, la sensación de 
saber donde está uno y hacia donde va. Es fácil encontarse más descansado 
mentalmente. 
Es entonces cuando se empieza a ser dueño del propio tiempo, del trabajo, de 
sus proyectos y de uno mismo. 
La vida es compleja. Paciencia 
Aunque se compartan estas ideas y se tengan claras hay de reconocer que, 
siendo realistas, la vida es compleja y no siempre se conseguirá actuar de esta 
manera. Pero parece cierto que cuando conseguimos pararnos a a pensar con 
habitualidad, las cosas van mejor que cuando caemos cautivos del activismo. 
Hoy puede que no lo hayamos conseguido. Mañana, quizás sí.