Tema 02 V subsistema de control

Vista previa del material en texto

TEMA Nro. 02 
SUBSISTEMA DE CONTROL 
Profesora: 
Dra. Glenda J Rivas Márquez. 
Valencia, Mayo de 2021. 
Universidad de Carabobo 
Facultad de ciencias económicas y sociales 
Escuela de Administración Comercial y Contaduría Publica. 
Departamento de Auditoria, Impuestos y Sistemas de Información 
Sistemas y Procedimientos 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
¿Qué es la Administración? 
“Es el proceso de planear, organizar, integrar y 
controlar los esfuerzos de los miembros de una 
organización, y el empleo de todos los demás 
recursos organizacionales para lograr objetivos 
comunes previamente establecidos” (James Stoner) 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
¿Qué es la Administración? 
“ Es la combinación más efectiva posible de 
hombres, materiales, máquinas, métodos y 
capital para obtener la realización de los fines 
de un grupo social” 
La administración es un arte, porque requiere de 
ciertas habilidades especiales de quienes la 
ejercen: 
 Habilidades Generales. 
 Habilidades Específicas. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Habilidades para Administrar 
Habilidades Generales: 
 Para lograr economía en la organización. 
 Para aprovechar de la mejor manera los recursos 
técnicos y humanos de la organización. 
 Para infundir en los subordinados un criterio institucional. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Habilidades para Administrar 
 Saber Planear (objetivos, procedimientos y programas) 
 Saber Organizar (análisis y evaluación de puestos, sistemas 
de comunicación). 
 Saber Integrar (técnicas de adquisición, selección, 
adiestramiento y motivación del personal). 
 Saber Controlar (reportes, estándares, índices, 
presupuestos). 
 Saber Dirigir (ser líder de la organización). 
Habilidades Específicas: 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Niveles y habilidades administrativas. 
 Habilidad Conceptual. 
Habilidad para coordinar e integrar todos los intereses y 
actividades de una organización. 
 Habilidad Humanística. 
Habilidad para trabajar con otros, entenderlos y 
motivarlos, sean personas individuales o grupos. 
 Habilidad Técnica. 
Habilidad para usar procedimientos, 
técnicas y conocimientos de un campo 
especializado. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
EFICIENCIA 
Es la capacidad de reducir al mínimo los 
recursos usados para alcanzar los 
objetivos de la organización. 
EFICACIA 
Es la capacidad para determinar 
los objetivos apropiados para la 
organización. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Eficiencia y Eficacia en la Administración. 
Eficiencia 
Eficacia 
Hacer bien 
las cosas 
Hacer las cosas 
correctas 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Eficiencia y Eficacia en la Administración. 
Eficiencia ( medios ) Eficacia ( fines ) 
Uso de 
Recursos 
Logro de 
Objetivos 
Poco desperdicio Grandes Logros 
La Administración se esfuerza por: 
Desperdiciar pocos recursos (alta eficiencia) 
Lograr objetivos difíciles (alta eficacia) 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Niveles de la administración 
 Alta Gerencia. 
Gerentes responsables de la administración general de la organización. 
Establecen políticas operativas y guían la interacción de la organización y 
su entorno. 
 Gerencia Media. 
Gerentes en los rangos medios de la jerarquía de la organización; son 
responsables de otros gerentes y en ocasiones de algunos empleados de 
operaciones, a su vez dependen de los gerentes del nivel más alto. 
 Gerentes de primera línea. 
Gerentes que solo son responsables de los empleados de operaciones y 
que no supervisan a otros gerentes, representan el nivel más bajo de 
gerentes en la jerarquía de una organización. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Habilidades gerenciales y jerarquía 
organizacional 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Funciones gerenciales a diferentes 
niveles organizacionales 
Roles de los Gerentes según Mintzberg. 
Roles Interpersonales 
 Representante 
 Líder 
 Enlace 
Roles Informativos 
 Monitor 
 Difusor 
 Portavoz 
Roles Decisorios 
 Emprendedor 
 Manejador de Problemas 
 Asignador de recursos 
 Negociador 
Prof. Glenda Rivas Márquez. 
Sistemas y Procedimientos. 
Decisiones que los gerentes pueden tomar 
Planear • ¿Cuáles son los objetivos a largo plazo de la 
empresa? 
• ¿Qué estrategias serán las mejores para lograr esos 
objetivos? 
• ¿Cuáles deben ser los objetivos de corto plazo de la 
empresa? 
• ¿Qué tan difíciles deben ser los objetivos 
individuales? 
• ¿Cuántos empleados debo tener que me reporten 
directamente? 
• ¿Qué tan centralizada / descentralizada debe ser la 
empresa? 
• ¿Cómo deben diseñarse los puestos? 
• ¿Cuándo debe implementar la empresa una 
estructura diferente? 
Organizar 
Prof. Glenda Rivas Márquez. 
Sistemas y Procedimientos. 
https://www.google.co.ve/url?q=http://www.clipca.net/noticias/ver/idNoticia/16/Planificaci%C3%B3n+Estrat%C3%A9gica//idCategoria/1&sa=U&ei=BH9hU-qXE-SdyQGb94GgDA&ved=0CEQQ9QEwDA&usg=AFQjCNHYI07AxpTkYPK8Kmt6jGKupJgU6A
https://www.google.co.ve/url?q=http://pymedestreza.com/88/3-razones-poderosas-para-organizar-una-empresa/&sa=U&ei=OoBhU6y3FaSsyAG7g4CoBA&ved=0CCwQ9QEwAA&usg=AFQjCNExalgvfJlgQs6-PWoomaarA0lY-Q
Decisiones que los gerentes pueden tomar 
Dirigir 
Controlar 
• ¿ Cómo manejar a los empleados poco motivados? 
• ¿ Cuál es el estilo de liderazgo más efectivo en una 
situación dada? 
• ¿Cómo un cambio especifico afectará la 
productividad de los trabajadores? 
 
• ¿ Qué actividades necesita controlar la empresa ? 
• ¿ Cómo deben controlarse esas actividades ? 
• ¿Cuándo es importante una desviación en el 
desempeño ? 
• ¿Qué tipo de sistema de administración de 
información debe tener la empresa ? 
Prof. Glenda Rivas Márquez. 
Sistemas y Procedimientos. 
https://www.google.co.ve/url?q=http://ubarcelona10.wordpress.com/category/uncategorized/&sa=U&ei=k4JhU-GkBsSwyQG04IGQDA&ved=0CDgQ9QEwBg&usg=AFQjCNEl_Q1EuwQb5420-jQUd50AXsbDUQ
https://www.google.co.ve/url?q=http://www.organojudicial.gob.bo/Potosi/daf.html&sa=U&ei=3YJhU4CpNsbuyAHSm4GABw&ved=0CE4Q9QEwEQ&usg=AFQjCNEcE7zKMmHFyT8Fwg0v5T7oHfuBnQ
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
PLANIFICACION (Planeación) 
Es la función administrativa que consiste en 
seleccionar entre diversas alternativas los 
objetivos, las políticas, los procedimientos y los 
programas de la organización. 
Consiste en especificar los objetivos que se deben 
conseguir y en decidir las acciones adecuadas que 
se deben ejecutar para ello. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
PLANIFICACION (Planeación) 
Es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones 
acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, 
unidad u organización perseguirán. 
Entre las actividades de la planeación se 
tiene el análisis de las situaciones, la 
elección de estrategias corporativas y de 
negocios, y la determinación de los 
recursos necesarios para lograr las metas 
de la organización. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Etapas específicas en la planeación formal 
Paso 1: Análisis situacional. 
Proceso que utilizan los planificadores, dentro del tiempo y recursos 
disponibles para recabar, interpretar y resumir toda la información 
relevante para la planeación que se está considerando. 
Paso 2: Metas y planes alternativos. 
Con base en el análisis situacional, el proceso de planeación debe 
generar metas alternativas que puedan perseguirse el futuro y 
planes alternativos que puedan utilizarse para el logro de esas 
metas. 
Paso 3: Evaluación de metas y planes. 
A continuación quienes toman las decisiones deben evaluar las 
ventajas, desventajasy efectos potenciales de cada meta y plan 
alternativo. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Paso 4: Selección de metas y planes. 
Consiste en la selección de los planes y metas mas adecuados y 
factibles para la organización. 
Paso 5: Implementación. 
Consiste en la implementación de los planes diseñados para 
lograr las metas. 
Paso 6: Monitoreo y control. 
Consiste en monitorear continuamente el comportamiento real de 
sus unidades de trabajo de acuerdo con las metas y planes de la 
unidad. 
Etapas específicas en la planeación formal 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Tipos de Planeación 
Planeación estratégica. 
Conjunto de procedimiento para la toma de decisiones 
con respecto a las metas y estrategias de largo plazo de 
la organización. (Misión, visión, objetivos organizacionales) 
Planeación Táctica. 
Conjunto de procedimiento para traducir metas y planes 
estratégicos amplios en metas y planes específicos que 
sean relevantes para una parte identificada de la 
organización, un área funcional, como el marketing. ( Metas, 
Programas, Proyectos y Presupuestos) 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Tipos de Planeación 
Planeación operativa. 
Proceso para la elaboración de normas, métodos, 
políticas y procedimientos que se aplicarán en las 
áreas funcionales especificas de la empresa, sirve para 
dirigir y controlar la instrumentación de planes tácticos. 
(Procedimientos. Métodos, Normas, Políticas ) 
Planeación Contingente. 
Planes que establecen cursos alternativos de acción para 
situaciones criticas o inusuales; normalmente definen la 
cadena de mando, los procedimientos de operación 
estándar y los canales de comunicación que usaría la 
empresa durante la emergencia. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Importancia de la Planeación. 
 Ayuda a contrarrestar la incertidumbre y el cambio. 
 Concentra la atención en los objetivos. 
 Contribuye a la optimización de los costos. 
 Facilita el control. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
ORGANIZACION 
Proceso consistente en coordinar y asignar los 
recursos de una empresa para que desarrolle sus 
planes. 
Es coordinar las actividades de todos los individuos que 
forman parte de una institución para el mejor 
aprovechamiento de los elementos materiales, 
económicos y humanos en la realización de los fines que 
la propia organización persigue. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
ORGANIZACIÓN 
Aspectos importantes: 
 División del trabajo ( Dividen las tareas). 
 Departamentalización (Agrupan los puestos y los 
empleados por departamentos) 
 Jerarquía y coordinación (Asignan autoridad y 
obligaciones) 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
ORGANIZACIÓN 
Al organizar, se evita que se dupliquen las 
tareas, se fomenta la cooperación entre los 
miembros de un grupo y se les ayuda a 
contribuir con el logro de los objetivos 
organizacionales. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Organización Formal: 
Es el orden y el diseño de las relaciones en una empresa 
consta de dos o mas personas que trabajan juntas con un 
objetivo común y un propósito claro. 
La organización formal permite establecer líneas de autoridad bien 
definidas, canales de información y medios de control. Está documentada 
por el organigrama formal de la empresa. 
Organización Informal: 
Red de contactos y canales de comunicación que surgen de 
las relaciones informales de las personas de una empresa. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Organización Formal e Informal 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Organización Funcional 
Departamentalización en torno a 
actividades especializadas, tales 
como producción, mercadeo, recursos 
humanos, finanzas, etc. 
Tipos de Organización Formal. 
Departamentalización en que se agrupan unidades en torno a productos, 
clientes o regiones geográficas. 
Organización Divisional: 
Es una forma hibrida de organización en la que se combinan las 
formas funcional y la divisional. Los gerentes y el personal de 
confianza reportan a dos jefes (el gerente funcional y gerente 
divisional). 
Organización Matricial: 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
DIRECCIÓN 
Es la función o etapa del proceso administrativo que permite 
la relación interpersonal entre una persona que orienta, 
guía, toma decisiones y coordina (un administrador) y un 
grupo de subordinados (los dirigidos). 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
DIRECCIÓN 
Es el proceso en que los gerentes dirigen y motivan a los 
empleados para que estos realicen las tareas. 
Aspectos resaltantes: 
 Motivación. 
 Liderazgo. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Es el proceso de influir en las personas para que contribuyan a las 
metas organizacionales y de grupo. Las personas asumen 
diferentes funciones y no existe la persona promedio. Al trabajar 
enfocado en el logro de metas, un gerente debe tomar en cuenta 
la dignidad de la persona como un todo. 
Dirigir 
Los gerentes motivan al proporcionar un ambiente 
que induzca a los miembros de la organización a 
contribuir. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
CONTROL 
Consiste en los diferentes medios que nos permiten 
comparar los resultados reales con los resultados 
estimados, a fin de corregir las desviaciones o vencer los 
obstáculos que se presentan en la realización de los 
programas. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Pasos básicos en el proceso de control. 
 Establecer parámetros de desempeño. 
 Medir el desempeño. 
 Comparar el desempeño real con los parámetros 
establecidos. 
Tomar medidas correctivas de ser necesario. 
 Usar la información obtenida mediante este proceso para 
establecer parámetros futuros de desempeño. 
CONTROL 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
 Crear mejor calidad. 
 Enfrentar el cambio. 
 Producir ciclos más rápidos. 
 Agregar valor. 
 Facilitar la delegación y el trabajo 
en equipo. 
¿ Por qué es necesario 
el control ? 
La buena administración requiere: 
PLANEAR. 
 Establecer objetivos y definir 
la misión. 
 Estudiar las alternativas. 
 Determinar qué recursos se 
necesitan. 
 Diseñar estrategias para 
alcanzar los objetivos. 
ORGANIZAR. 
 Diseñar puestos y especificar 
tareas. 
 Crear la estructura de la 
organización. 
Cubrir puestos. 
 Coordinar actividades laborales. 
 Establecer políticas y 
procedimientos 
Asignar recursos. 
DIRIGIR. 
 Dirigir y motivar a los 
empleados para que alcancen 
las metas de la empresa. 
 Comunicarse con los 
trabajadores 
 Resolver conflictos. 
 Manejar los cambios. 
CONTROLAR. 
 Medir el desempeño. 
 Comparar el desempeño con 
los estándares establecidos. 
 Tomar medidas necesarias 
para mejorar el desempeño. 
Y llevar a lograr 
Lo que da por 
resultado 
La misión y los 
objetivos de la 
empresa. 
La eficacia y 
eficiencia de la 
organización 
¿Qué hacen los administradores y por qué? 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Importancia de la visión sistémica en los 
gerentes. 
 Evita que los gerentes se pierdan en la complejidad de la 
estructura de la organización y los detalles del trabajo. 
 Reconoce la necesidad de tener buenos objetivos. 
 Destaca la importancia de que todas las partes de la 
organización colaboren. 
 Reconoce las interconexiones de organización con el entorno. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Administración de la información. 
 Crecientecomplejidad de la actividad comercial. 
 Influencias económicas internacionales. 
 Competencia Mundial (las compañías ya no solo compiten en su propia 
área geográfica, la competencia ahora ocurre a nivel mundial). 
 Creciente complejidad de la tecnología (las empresas invierten en 
tecnología para poder realizar sus operaciones). 
Plazos reducidos (las operaciones comerciales se llevan a cabo con mayor 
rapidez). 
 Restricciones sociales. 
 Aumento en la capacidad de los computadores. 
Los gerentes han prestado cada vez mas atención a la 
administración de la información por las siguientes razones: 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Prof. Glenda Rivas Márquez 
Sistemas y Procedimientos. 
Pregunta para el Foro: 
Mediante un ejemplo: 
Explique brevemente cómo un gerente aplicaría una 
visión sistémica en cada una de las funciones 
administrativas presentes en el subsistema de control 
haciendo uso de la tecnología de la informaron en tiempos 
de pandemia por Covid-19,