ENSAYO DOCUMENTACIÓN

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Universidad de los Andes
Núcleo Universitario Rafael Rangel
Departamento de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Trujillo Estado Trujillo
ENSAYO NUMERO 2
LA DOCUMENTACIÓN
Estudiante:
Yeraldyn Torres
C.I: 26.292.230
Carrera: Contaduría Pública
Trujillo, Marzo 2023
ENSAYO NUMERO 2 LA DOCUMENTACIÓN:
La documentación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permiten agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, con criterios funcionales u orgánicos para encontrar el contenido. Se encuentra identificada por el procesamiento de información que otorgará datos específicos sobre un tema determinado, puede identificarse como una técnica instrumental y auxiliar para lograr informar a numerosas personas sobre un tema específico.
 El objetivo de la documentación es fomentar el intercambio de conocimientos, lo que capacita a un equipo a saber como funcionan los procesos y como suelen ser los proyectos finalizados. De acuerdo con el autor Anzures, la documentación en las empresas puede ser interna, externa y mixta, originándose la primera dentro de la empresa, la segunda en los organismos que tienen relacionados con ella y la tercera en la propia empresa con los documentos que se reciben del exterior. 
La gestión documental siempre ha sido una necesidad y un problema para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopia, fax, entre otros. La gestión documental es parte del sistema de información de la empresa desarrollado para almacenar y recuperar documentos, debe estar diseñado para coordinar y controlar las funciones y actividades que afectan la creación, recepción, almacenamiento y prevención de los documentos.
El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender como suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Catacora F (1997) considera, que esta es una de las fallas más comunes que se pueden encontrar en una empresa, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se lleven a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que los empleados se vayan de la empresa y se desconozca la forma en la que se realizaba sus actividades.
El estudio de la documentación se basa en el concepto de información documental y en el concepto del proceso documental, este último como un proceso informativo de naturaleza peculiar por cuanto se da en él una actividad de recuperación de mensajes informativos. Existen varios tipos de documentos tales como lo son en formato, utilidad, informes, planes, contratos y acuerdos, políticas, documentos financieros, entre otros.
Un documento no es más que un texto redactado que tiene la finalidad de servir de soporte para el relato de una circunstancia, también se puede describir como una carta que contenga datos que deben ser identificados para comprobar una información. De acuerdo al criterio con el que es redactado un documento puede clasificarse en documentos textuales, estos son redactados o realizados en un papel y documentos no textuales, los cuales emplean un soporte diferente al papel para plasmar los datos que se deseen publicar (pen drive, video, grabación).
Los documentos pueden clasificarse en primarios, los cuales son redactados directamente por la persona dueña de la información o del argumento que es plasmado de forma textual o no, secundarios que son el resultado entre citas de documentos anteriores que tienen relación sobre el tema ya expuesto y por último, se encuentran los terceros, que son resultantes del análisis de los secundarios.
Existen distintas razones por las cuales la documentación es importante, primero que todo los hechos se producen y se terminan en el tiempo, también hay hechos cuya información puede resultar importante pero que suceden en otro lugar. Además, las personas pueden percibir y analizar de diferentes maneras los hechos, sino hay ninguna documentación sobre estos hechos, esta información puede desaparecer y en este caso, los beneficios que podrían obtenerse se perderían.
Al documentar se proyecta una actividad y está destinada a satisfacer necesidades futuras, las personas que buscan información fiable necesitaran documentos a los cuales referirse, por consiguiente si se está correctamente documentado, la información se puede utilizar varias veces. Todo el proceso de documenta consta de varias fases, desde la determinación de la información que se va a reunir hasta el suministro de los servicios al usuario.
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA:
Catacora F (1997) Sistemas y procedimiento contable, Caracas Venezuela.
PAGINA WEB
https://es.wikipedia.org/wiki/Documentaci%C3%B3n#Objeto_de_estudio_de_la_documentaci%C3%B3n
https://activistasciudadanos.org/wp-content/uploads/2021/01/documentacion.pdf