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LA CULTURA ORGANIZACIONAL EN LAS DISTRIBUIDORAS DE LA EMPRESA LACTEOS LOS ANDES REGION CENTRO OCCIDENTE ANABELL APONTE RAMOS UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA COORDINACIÓN DE POSTGRADO Barquisimeto, Julio 2001 CULTURA ORGANIZACIONAL EN LAS DISTRIBUIDORAS DE LA EMPRESA LACTEOS LOS ANDES REGION CENTRO OCCIDENTE Por Lic. Anabell Aponte Ramos Trabajo de Grado para optar al Grado de Magíster Scientiarum UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA COORDINACIÓN DE POSTGRADO Barquisimeto, Julio 2001 LA CULTURA ORGANIZACIONAL EN LAS DISTRIBUIDORAS DE LA EMPRESA LÁCTEOS LOS ANDES REGIÓN CENTRO OCCIDENTE Autor: Anabell Aponte Ramos. Tutor: Fernando Sosa Gómez. Resumen. Las organizaciones del presente tienen un gran reto, que es, el de actuar con dinamismo y creatividad frente a los cambios, para poder actuar en escenarios que les exige tomar decisiones efectivas. Una variable que la gerencia debe considerar cuando decide responder a esos cambios es, la Cultura Organizacional. Conociendo los beneficios que las empresas u organizaciones alcanzan por medio de la Cultura Organizacional, podrán obtener resultados o logros más efectivos. El objetivo de este trabajo es de analizar la Cultura Organizacional que existe en las distribuidoras de la empresa Lácteos los Andes región centro occidente, dicho objetivo se logró mediante una investigación de campo de carácter descriptivo, analizando las fuentes documentales y realizando el respectivo estudio de campo, obteniendo como resultado, que en las distribuidoras existe una cultura muy fuerte orientada hacia el mercado, que presenta debilidades en su misión, en su estructura organizacional, lo cual, afecta su sistema de valores y creencias. INDICE RESUMEN Pág iii INTRODUCCIÓN 1 CAPITULO I EL PROBLEMA 3 Planteamiento del Problema 3 Objetivos de la Investigación 8 Justificación 9 Alcance 10 CAPITULO II MARCO TEORICO 12 Antecedentes de la Investigación 12 Antecedentes de la Empresa 15 Bases Teóricas 17 Funciones de la cultura organizacional Formación de la cultura organizacional 23 24 Dimensiones 27 Visión y Misión 28 Visión Misión 29 30 Sistemas de Valores y Creencias 32 Valores Creencias 33 35 Sistemas de Metas y Objetivos 38 Metas Objetivos 38 39 Estructura Organizacional 41 Funciones de la Estructura Organizacional 46 Estructuras Múltiples 49 Formas Estructurales 50 Elementos de la Estructura Organizacional 51 Complejidad 51 Formalización 59 Centralización 61 Comunicación 63 Cultura y Estructura Organizacional 67 CAPITULO III MARCO METODOLOGICO 72 Naturaleza de la Investigación 72 Universo 72 Recolección de la Información 73 Análisis de los Datos 74 CAPITULO IV PRESENTACIÓN Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS 77 CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones 100 100 105 BIBLIOGRAFÍA 107 109 ANEXOS INTRODUCCIÓN El ambiente donde se desarrollan los negocios en los actuales momentos se perfila con las características de abierto e internacionalizado, exigiendo a las empresas entre otros esfuerzos de dirección y gestión una administración eficaz de todos sus recursos y una visión global de los cambios. Todo cambio organizacional es generalmente estimulado por alteraciones en su medio, impulsando transformaciones en cada uno de los sistemas internos de la organización. Pero como saber en que medida las variaciones o alteraciones en un sistema tienen efecto en otro sistema interno de la organización. La gerencia para atender esas necesidades de cambio y cumplir exitosamente esta delicada misión, se apoyan en diversos modelos o técnicas para diagnosticar y evaluar el actuar de la organización, con la finalidad de adecuarse a las exigencias del medio. En la actualidad tenemos, que la aplicación de la cultura organizacional se ha convertido en un medio efectivo para entender el comportamiento organizacional y buscar la forma de adecuarlo positivamente a los cambios. En el presente trabajo se describen y analizan los fundamentos y componentes de la cultura organizacional, con el propósito de obtener resultados eficientes que permitan a las distribuidoras de la empresa Lácteos los Andes evaluarse internamente y responder efectivamente a las exigencias internas y externas que requieran. Se presenta una fuente informativa con la que puedan nutrirse y así reforzar funciones y procedimientos utilizados en la gestión organizacional. El trabajo esta estructurado por capítulos, los cuales, presentan el siguiente contenido: en él capitulo I se encuentran el planteamiento de la situación y sus objetivos, él capitula II contiene los antecedentes históricos de la investigación que guardan una relación con ella, seguidamente se muestran los antecedentes históricos de la empresa y las bases teóricas sobre cultura organizacional y los elementos que han sido seleccionados para analizarla. El capitulo III contiene la descripción de la metodología y la forma en que son analizados los resultados, él capitulo IV se refiere a la interpretación y análisis de los resultados y por último el capitulo V, en él se encuentran las conclusiones del estudio y las recomendaciones necesarias para adecuar y reforzar la cultura existente en las distribuidoras de la empresa Lácteos los Andes. CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento de la Situación El mundo moderno en que vivimos se caracteriza por sus constantes cambios. El ambiente que afecta a las organizaciones es dinámico y les exige una alta capacidad de adaptación como requisito indispensable para poder sobrevivir. Todos los cambios científicos, tecnológicos, económicos, sociales, políticos y culturales que se desarrollan alcanzan e influyen en el éxito de las organizaciones en general, sean éstas empresas industriales, de servicio tanto públicas como privadas: seguros, empresas industriales, manufactureras, comerciales, hospitales, bancos y universidades. Todo proceso de cambio organizacional se da con el surgimiento de las fuerzas que crean la necesidad de cambio en alguna parte, o en algunas partes de la organización. Estas fuerzas pueden ser tanto exógenas como endógenas a la empresa. El hablar de cambio en estos tiempos no es novedoso, es simplemente algo que se hace necesario, cotidiano e indispensable, tanto para el individuo como para las organizaciones. No existe nada que no sea sensible al cambio. Sin embargo, hoy en día, en éste siglo XXI, existen organizaciones que no aceptan el cambio o bien asumen un comportamiento para hacer resistencia al mismo. También no es novedoso mencionar o indicar que el ambiente en el que se mueven las organizaciones es turbulento, pero no deja de tener importancia ya que, las mismas como respuesta se ven obligadas a cambiar. La reflexión de ello nos debe llevar a resaltar las diversas teorías y modelos que han surgido y evolucionado con el único objetivo de ayudar a las organizaciones a enfrentar los cambios. A veces puede verse como una moda o simplemente tratar de probar métodos, sin embargo, dejan ver claramente que han nacido como mecanismo de adaptación. Se pueden observar teorías como la calidad total, reingeniería, el empowerment, o modelos como el outsourcing,benchmarking, justo-a- tiempo y cambios en la redimensión de las estructuras, lo cual le da a las organizaciones diversos medios o vías para escoger la manera de iniciar el cambio y poder plantearse nuevas estrategias e incursionar más efectivamente en otros mercados. Los últimos modelos gerenciales, técnicas y teorías que han surgido referentes a la organización y a su manera de administrarlas, gerenciarlas o líderizarlas no dejan de mencionar el sentido estratégico que la cultura organizacional poseen. En la actualidad, uno de los procedimientos más efectivos para adecuar los cambios empresariales a la dinámica del entorno es por medio del estudio de la cultura organizacional, pues mediante ella se analiza el sistema de valores, creencias, metas, objetivos, visión y misión que la empresa posee para competir en un mercado cada vez más complejo y cambiante. Es a partir de la década de los años 1980 que se habla de la cultura organizacional en relación con la gerencia y se plantea también su vinculación con el actuar, es decir, lo que las organizaciones o sociedades deben considerar para que marchen mejor, para que sean más eficientes o para que logren sus objetivos. En Kast (1997), según Bro Uttal, La cultura organizacional es un sistema de valores compartidos (lo que es importante) y creencias (como funcionan las cosas) que interactúan con la gente, las estructuras de la organización y los sistemas de control de una compañía para producir normas de comportamiento (como se hacen las cosas aquí). Esta definición muestra la importancia de la cultura organizacional y su sentido estratégico para un proceso de cambio, ya que se basa o se fundamenta en elementos del comportamiento organizacional. Cuando una organización conoce o identifica su cultura organizacional sus gerentes pueden ejecutar de manera efectiva diversos cambios y estrategias, ya que esta les permite llegar a descifrar e interpretar elementos del comportamiento organizacional tales como actitudes, sentimientos, necesidades y motivaciones. Para Robbins (1997), el comportamiento organizacional se ocupa del estudio de las acciones de las personas en su trabajo. Nos dice que uno de los retos para comprender el comportamiento organizacional es saber que hay diversos problemas que no son tan obvios. Que gran parte del comportamiento organizacional no es visible. El autor señala que lo que tendemos a ver en las organizaciones es su aspecto formal: estrategias, objetivos, políticas y procedimientos, estructuras, tecnología, autoridad formal y cadenas de mando. Pero, que existen ciertos elementos informales que los gerentes deben conocer, tales como: actitudes, percepciones, normas del grupo, interacciones informa les, conflictos interpersonales y entre grupos. Con todo lo dicho anteriormente se puede inferir que si en una empresa se conoce formalmente su cultura organizacional, mediante la cual se interprete el conjunto de valores, creencias, supuestos y conductas compartidas y trasmitidas en una organización, ello permitirá a los gerentes inducir y hasta cambiar comportamientos de sus empleados, para hacerlas más compatibles con los cambios y estrategias que se deseen implantar en la organización para hacerlas más efectivas. Un elemento que destaca en el estudio de la cultura organizacional lo representa la estructura que posea la organización, ya que para Kast (op. Cit.) El concepto de estructura organizacional es un tanto abstracto e intangible. Sin embargo, es real y afecta a todos en la organización. Considera que la estructura es un patrón establecido de relaciones entre los componentes o partes de la organización, la cual muchas veces no puede ser vista, pero influyen en las operaciones reales y el comportamiento de la organización.(pág. 244). Interpretando lo dicho por el autor, podemos considerar que en la formación de la estructura de cualquier organización están presentes ciertos valores y principios que influirán de manera directa en ella, pudiendo ser visibles o no visibles, esto nos lleva a que pudiese existir una interrelación entre cultura organizacional y la formación de la estructura de una organización. Las organizaciones no toman una forma de manera automática; lo hacen así por las decisiones estratégicas que han tomado dentro de un ambiente determinado. Por todo esto, se considera que las estructuras organizacionales afectan los procesos y viceversa. La mayor parte de las organizaciones modernas pasan por cambios frecuentes en su estructura. “Es importante que la administración diseñe estructuras que sean congruentes con las actitudes y el comportamiento de la gente en la organización”, Kast (op. cit.). Por lo tanto la estructura organizacional proporciona estabilidad y ayuda a los miembros de una organización a trabajar juntos y a lograr los objetivos de la misma. Encaminar este esfuerzo requiere de una visión compartida por parte de todos los empleados de la organización y de una identificación y compromiso con la misión, metas y valores de la empresa. Las organizaciones cambian de tamaño, adoptan nuevas tecnologías y enfrentan ambientes cambiantes y culturas nacionales e internas, establecen nuevas estrategias, o encuentran algunas viejas, y se ajustan a otras organizaciones en su campo. Por todo esto es necesario para los gerentes de hoy conocer, analizar, formalizar y difundir la importancia de la estructura organizacional. Tomando en consideración la ineludible necesidad de incorporase a los cambios organizacionales que se plantean en el mundo de los negocios, la empresa Lácteos los Andes ha experimentado un crecimiento del mercado a nivel nacional lo cual, ha influido en el manejo de las distribuidoras. Estas han enfrentado cambios administrativos, tecnológicos, estructurales y gerenciales para poder adaptarse siempre con el objetivo de ser mejores o competitivas. Entonces, el que la empresa Lácteos los Andes reconozca la cultura que poseen sus distribuidoras de la región centro occidente podría contribuir a que sus gerentes manejen con más efectividad la productividad de las mismas en la región. En este sentido y considerando la importancia de la distribución para la empresa, la presente investigación pretende diagnosticar o evaluar la cultura organizacional de las distribuidoras de la empresa Lácteos los Andes Región Centro-Occidente y considerando que para tal objetivo se procederá a determinar la visión y misión de la empresa, el conjunto de valores y creencias que posee, sus metas y objetivos, así como también ciertos elementos de la estructura organizacional que posee la empresa. Por ello, surgen algunas interrogantes con relación a: − ¿Cuál es la cultura organizacional en las distribuidoras de la empresa Lácteos los Andes? − Se corresponde dicha cultura con la estructura organizacional existente? − Que beneficios le podría traer a las distribuidoras identificar su cultura organizacional? − Están dispuestos a aceptar cambios culturales y estructurales? Objetivos Generales − Analizar la cultura organizacional en las distribuidoras de la empresa Lácteos los Andes, Región Centro Occidental. Específicos − Determinar el conocimiento que posee el personal de las distribuidoras de la visión y la misión de la empresa. − Determinar el conocimiento que posee el personal de las distribuidoras de los valores y creencias que se difunden en la empresa. − Determinar el conocimiento que posee el personal de las distribuidoras de las metas y los objetivos de la empresa. − Examinar el grado de complejidad, formalización centralización y comunicación de la estructura organizacional en las distribuidoras de la empresa Lácteos los Andes, Región Centro Occidente.Justificación Entre la cultura y la estructura organizacional como aspectos fundamentales del éxito empresarial, generalmente existe una relación de apoyo, que puede llegar a ser de tensión y de presión cuando la organización deba adaptarse rápidamente a los cambios. El que una organización o empresa permita conocerse y descubrirse a sí misma, le abre un sin número de posibilidades para ser más competitivas en diferentes mercados y además le da más sentido y orientación para insertarse en la dinámica cambiante de la sociedad actual. Esta investigación generará conocimiento general y específico acerca del análisis y comprensión de la cultura y la estructura organizacional en empresas de distribución de productos de consumo masivo, como los son los lácteos, además de la influencia de ésta (cultura) en la vida de las organizaciones. Igualmente se examinarán componentes de la estructura organizacional en las distribuidoras de la empresa Lácteos los Andes, región centro occidente, a objeto de establecer consideraciones entre la cultura y estructura existente en dicha empresa. La investigación se realizará sobre una realidad, de forma objetiva, sin alterar los resultados obtenidos, los cuales podrán ser utilizados por la empresa y podrían servir de referencia para empresas u organizaciones del mismo tipo. Todo lo que aquí se expone y el hecho de que el tema está en condiciones de ser descrito, analizado y explicado, además de contar con la aprobación y respaldo de la empresa, conlleva a entender la justificación de la investigación, porque además le permitirá a la organización en referencia, nutrirse de las consideraciones y resultados que se obtengan de la misma. Alcance El contenido de éste trabajo se enmarca dentro de las teorías del comportamiento humano y organizacional, ya que el estudio o investigación se orienta a analizar la cultura organizacional existentes en empresa de distribución de productos lácteos. En virtud de ello se recurre a diversas teorías y conceptos que profundicen en el estudio del individuo y las organizaciones. Su alcance está basado en los aspectos señalados en los objetivos de la investigación. Con ello se pretende analizar consideraciones que pueden llegar a ser variables importantes en todo proceso de cambio organizacional. Toda investigación presenta en su desarrollo limitaciones que pueden ser de orden económico, social, político y hasta organizacional, sin embargo éste trabajo puede estar condicionado al grado de información que se obtenga por parte del personal entrevistado en la organización. En cuanto al tiempo comprendido, la investigación se desarrolló durante el año 2000, pero con proyecciones futuras a ser tomadas en cuenta por la empresa Lácteos Andes para sus distribuidoras en la región centro occidente. En lo que respecta al espacio, el levantamiento de la información se realizó en las distribuidoras de los estados Lara, Zulia, Portuguesa, Barinas, Trujillo y Táchira. CAPITULO II MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación Una vez efectuadas las revisiones a los trabajos que abordan el tema de la cultura organizacional se observaron que existen numerosos trabajos relacionados con la investigación, pero que los tratan sin vincularlos como se pretende presentar en este trabajo. A continuación, se hace referencia a algunos trabajos con la finalidad de crear y ampliar criterio, ya que éstos se relacionan con el tratamiento de la cultura organizacional en la gerencia. De igual modo se mencionarán trabajos que traten el tema de la estructura organizacional. Leone Francesco (1990), “Análisis y diseño de la estructura organizativa del sector administrativo de U.C.L.A.” , el trabajo estuvo orientado a analizar, diagnosticar y diseñar la estructura organizativa de la UCLA. En el mismo se pudo detectar que la estructura organizativa no estaba actualizada ni formalizada en todos los niveles jerárquicos y técnicos. Se recomienda a la institución implantar el diseño de la estructura realizada, instruyendo cabalmente al personal. El estudio de Leone nos permite observar la importancia de la estructura organizacional y la necesidad de formalizarla y difundirla a todo el personal, convirtiéndose en un elemento clave en el estudio de la cultura. Nicole Akl Sfeir (1994), efectuó un “Diagnostico de la Cultura Organizacional de una empresa del Sector Servicio”. Este le permitió detectar: que la práctica de los valores en la cadena de tiendas MAXY`S se presentan en un grado muy bajo. A partir de ello se concluye: la cultura actual de la empresa requiere ser modificada para lograr el cambio que busca, hay que cuidar, mantener y mejorar los elementos de la cultura que representan aspectos positivos para llegar a la nueva visión y, es necesario reunir esfuerzos para transformar los elementos negativos que frenan el cambio. De este logro dependerá la productividad de MAXY`S y la de sus empleados. Esta investigación apoya el propósito del estudio en cuestión, ya que el reconocimiento de la cultura organizacional agrega valor a la productividad de una organización. García Morales (1994), realizó un “Análisis de la Gerencia de la Complejidad caso Corimon” , llegó a la conclusión de que la complejidad esta presente en todos los sistemas, a medida que aumenta la complejidad aumentan las condiciones casi imperceptibles a la que los sistemas son sensibles, en consecuencia aumenta la posibilidad de ocurrencia de un evento caótico. Ante la complejidad la estructura más resistente y más eficiente será la horizontal, esta organización aplanada tendrá mayores posibilidades de filtrar la información que constantemente emana del entorno. Y por último la mejor organización empresarial será aquella cuya estructura le permita precedir los cambios en el entorno y adaptarse a los mismos. El autor nos presenta como un elemento de la estructura organizacional puede generar tanto impacto en la efectividad de la misma, dicha variable forma parte del estudio que se presenta, destacando su relación con la cultura organizacional. Surga (1996), investigó sobre: “ La Determinación de la Cultura de una Organización y su Posible Influencia en el Cambio”. Para ello realizó un diagnóstico de la cultura a la oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto de Caracas y detectó que existe una situación insatisfactoria, modificable sólo a través de acciones tendientes a establecer un cambio profundo en sus estructuras, en sus políticas, normas y procedimientos, etc., es decir, un cambio de la cultura existente para lograr una mayor y mejor efectividad organizacional. Esta investigación aporta bases fundamentales en relación a la cultura organizacional y cómo la estructura organizacional, en función de sus elementos, puede apoyar esos cambios que se desean estable cer. Alcalá (1996) realizó un “Diagnostico de la Incidencia que tiene la Cultura Organizacional de PEPSI – COLA en la Implantación de un Programa de Calidad Total”, y concluyó que las organizaciones desarrollan sus peculiaridades culturales a pesar de estar ubicadas en un contexto que ejerce influencia sobre ellas. También que la incidencia que tenga la cultura de la organización frente al cambio dependerá del manejo que ejerzan sus directivos de las fortalezas y debilidades que se presenten en los aspectos de la cultura. Las conclusiones a las que llega el autor de este estudio nos aporta consideraciones relevantes en la influencia de la cultura organizacional en los cambios que se deseen implantar en una organización. Tampa, Marisela (1998) efectúo una investigación para el “Análisis de los Subsistemas Psicosocial, Estructural y Administrativos en el Proceso de Transformación Organizacionalde la CANTV”, determinado que la nueva estructura organizacional implantada, profundiza el proceso de transformación de CANTV, que se viene de una estructura, en la cual las antiguas vicepresidencias se comportaban de una manera cerrada, mientras que la nueva estructura y denominaciones de cargos permite una mayor relación, una verdadera negociación entre las diferentes gerencias. En este estudio observamos el impacto de la estructura organizacional en el manejo de las relaciones laborales, las cuales, interfieren en la cultura organizacional y como la estructura puede contribuir a un mejor ambiente de trabajo, si la misma se adecua a la cultura que se desea implantar. Sosa Fernando (1999), realizó un estudio sobre “La cultura organizacional como agente promotor de cambio en el desempeño del nivel estratégico en los decanatos de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado”, concluyendo que en la UCLA no se ha realizado una adecuada formalización, comunicación ni divulgación de los componentes de la cultura organizacional mencionados en su Filosofía de Gestión, sobre todo a nivel de los Consejeros de los Decana tos. Esto orienta a interpretar que el nivel estratégico de los Decanatos requiere reforzar el conocimiento que tiene de la visión, misión, creencias, valores, metas y objetivos con el propósito de promover cambios favorables en su desempeño organizacional. Este trabajo nos permite observar cómo la cultura organizacional impulsa cambios dentro de la organización y cómo el conocimiento de la cultura puede influir en la efectividad de la organización, lo cual, motiva a estudiar o reconocer las culturas en las organizaciones. Todos estos trabajos con sus aportes refuerzan el propósito de éste estudio, ya que en ellos se analizan aspectos que amplían las consideraciones sobre cultura organizacional y tocan temas que forman parte de las variables que aquí se pretenden estudiar. Antecedentes de la empresa Lácteos los Andes, C. A., está ubicada en Nueva Bolivia, Estado Mérida, nace el 15 de diciembre de 1986 por iniciativa de un grupo de personas encabezadas por los señores: Hilarión Machado, José Miguel Méndez, Guiseppe Spadaro, Domingo Spadaro y José Francisco González, quienes deciden crear su propia empresa, destinada a la producción de leche pasteurizada y envasada, cubriendo los mercados de Maracay y Valencia. Entre 1991 y 1992, la empresa sufrió un cambio organizacional tanto el aspecto administrativo como en el aspecto operacional. Para 1994, se creó Inversiones Milazzo, empresa que viene a completar los productos de Lácteos los Andes. Esta se encuentra ubicada en Cabudare Estado Lara, destinada a la producción de jugos y néctares pasteurizados. También en 1994 se puso en funcionamiento la planta de producción Capiu Industrial, filial de Lácteos los Andes, siendo su principal línea de producción el Queso Pasteurizado los Andes. Estas empresas generan empleo directo de mil (1.000) personas e indirecto a cuatro mil (4.000) personas. Actualmente la empresa ha entrado en una etapa de expansión que la conduce a crear nuevos enfoques integrales en el cual participan Lácteos los Andes, Capiu Industrial, Inversiones Milazzo, Receptoria la Fría, Receptoria Santa Cruz del Zulia y cuenta también con una red de distribución propia, las cuales cubren la comercialización de sus productos en toda la geografía nacional. En este sentido, resulta conveniente que en esta etapa de expansión, se analice el tipo de cultura que la empresa posee, así como los canales que en su estructura organizacional deben operarse para asumir exitosamente la creación de esos nuevos enfoque integrales. BASES TEÓRICAS CULTURA ORGANIZACIONAL Desde el punto de vista antropológico, la cultura se refiere a la programación colectiva mental de la gente en una sociedad que desarrolla valores, creencias y medios de comportamiento preferidos comunes. “La cultura es el conjunto de entendimientos importantes (generalmente no derivados) que los miembros de una comunidad tienen en común”. Vijoy Sathe, tomado de Kast (1997). Granell (1998), señala también que: cultura en términos genéricos, es aquello que comparten todos o casi todos los integrantes de un grupo social. Lo que verdaderamente diferencia a una sociedad de otra es su cultura, pues es lo que las identifica y les pertenece a lo largo del tiempo. La cultura de una sociedad está presente en todos sus ámbitos, económicos, políticos, sociales, etc, por lo que la estructura de ellos lleva consigo los valores básicos de esa sociedad. Entonces, cuando esas estructuras cambian la cultura de esa sociedad debe experimentar un cambio para evolucionar, por lo tanto sus valores se ven afectados. Por ello, tenemos que en una organización también puede existir una cultura, que se forma y evoluciona con el tiempo y que se ve influenciada por diversos factores, es decir, la cultura organizacional. De esto se puede interpretar que si la cultura constituye el elemento diferenciador entre una sociedad y otra, en un contexto mucho menor, el empresarial, la cultura también se comporta como un factor que diferencia una organización de otra o una empresa de otra. En resumen tenemos, que así como la sociedad desarrolla su cultura, las organizaciones que se encuentran dentro de la sociedad y que están formadas por individuos que pertenecen a la sociedad, ellas pueden desarrollar su propia cultura con la finalidad de adaptarse a las exigencias del medio que las rodea, estaríamos hablando de una cultura en las organizaciones. Para Dennison (1991), la cultura organizacional se refiere a los valores, las creencias y los principios fundamentales que constituyen los cimientos del sistema gerencial de una organización, así como también al conjunto de procedimientos y conductas gerenciales que sirven de ejemplo y refuerzan esos principios básicos. A este respecto, Edgar Schein (1980), define la cultura organizacional como un conjunto de presunciones básicas y creencias que comparten los miembros de una empresa, las cuales operan inconscientemente y definen en tanto que interpretación básica la visión que la empresa tiene de si misma y de su entorno. Menciona que esas presunciones y creencias son respuestas que ha aprendido el grupo ante sus problemas de subsistencia en su medio interno, y ante sus problemas de integración interna. Por último, la cultura, es un producto aprendido de la experiencia grupal, y por consiguiente algo localizable allí donde exista un grupo definible y poseedor de una historia significativa. En su modelo de cultura y liderazgo Schein (op. Cit.), analiza o estudia los elementos de la cultura agrupándolos en tres niveles que son: -Nivel 1: Producciones. Representa el nivel más visible de la cultura, viene dado por su entorno físico y social. En esté nivel cabe destacar el espacio físico, la capacidad tecnológica del grupo, su lenguaje escrito y hablado; explica que los integrantes de una cultura no son necesariamente conocedores de sus propios productos, no es fácil interrogarles sobre ello, pero pueden ser observables por uno mismo. En este nivel Schein también llama producciones a los artefactos que no son más que las manifestaciones visibles y tangibles de la cultura. -Nivel 2: Valores. En este nivel el autor resalta la importancia de los valores para el entendimiento de la cultura. Expresa que cuando los valores comienzan a ser aceptados, se van convirtiendo gradualmente en creencias y presunciones, para quedar asimismo desgajados de la conc iencia, como las costumbres se vuelven inconscientes y automáticas. -Nivel 3: Presunciones básicas. Para el nivel 3 Schein interpreta que “cuando la solución a un problemasirve repetidamente, queda a la larga asentada”. Para él, lo que al comienzo puede ser una hipótesis apoyada solamente por un presentimiento o valor, llega gradualmente a ser entendida como una realidad. Para estudiar este nivel se deben observar las relaciones con el entorno, la naturaleza de la realidad, tiempo y espacio, la naturaleza del género humano, la naturaleza de la actividad humana y la naturaleza de las relaciones humanas, también, si se examinan cuidadosamente los artefactos y valores de una empresa, es fácil buscar las presunciones subyacentes que enlazan las cosas. Dichas presunciones pueden aflorar en las entrevistas, siempre que el entrevistador y el entrevistado estén por la tarea de comprender el modelo cultural. Sólo que para ello se requiere una labor casi detectivesca. La revisión del modelo de Schein se convierte en algo imprescindible para el estudio de la cultura organizacional, pues el modelo permite comprender a profundidad la importancia de los valores y conductas como manifestaciones derivadas de la esencia cultural y de las presunciones como lo que la cultura realmente es, aparte de sustentar las bases de todo estudio relacionado con la cultura y el comportamiento organizacional. Para Kast (op. Cit.), las definiciones de cultura organizacional comparten las características comunes con las definiciones antropológicas de cultura social. Subraya la importancia de los valores y creencias compartidas y su efecto sobre el comportamiento. Entonces el autor define que: La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los miembros tienen en común. La cultura ofrece formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la forma de decisiones y otras actividades de los participantes en la organización.(pág. 701) Para la gerencia de hoy es vital comprender la cultura que prevalece en la organización para poder alcanzar el éxito. Interpretando los conceptos de Deninson y Kast (op. Cit.) sobre cultura organizacional, donde menciona que la cultura ofrece formas de pensamiento y sentimiento que guían el comportamiento, se puede comprender que teniendo un conocimiento de la cultura organizacional que prevalece, se puede conocer el impacto psicológico que los cambios organizacionales pueden tener en el comportamiento de los individuos. Ya que todo proceso de cambio necesita apoyarse en principios y experiencias de la organización, es la gerencia la que debe guiar y evaluar ese proceso de cambio. La gerencia entonces, debe comprender que la cultura organizacional tiene un impacto sobre los clientes debido a que estos se relacionan con los empleados de la organización. Y ésta está significativamente caracterizada por su estructura, pues mediante la misma fluyen todos los procesos organizacionales. En resumen, en Deninson y Kast se interpreta y analiza que la cultura organizacional hace énfasis en el estudio de los valores compartidos como elementos básicos de la cultura. Se menciona que los conceptos de sistemas y los puntos de vista contingentes son formas apropiadas de observar la cultura, que todos los subsistemas organizacionales son afectados por la cultura. Destacan que las organizaciones poseen culturas diferentes –objetivos, valores, estilos de administración, sistemas de control, estructuras- para realizar sus actividades. En estudios más reciente sobre cultura organizacional tenemos a Elena Granell con su libro “Éxito gerencial y cultural: retos y oportunidades en Venezuela” (1997), en el mismo destaca una inspiración sobre los misterios de la cultura que no se ha visto desde la investigación original de Geert Hofstede. Este indagó sobre algunos conceptos sociológicos como “distancia de poder”, “colectivismo – individualismo”, “evitación de la incertidumbre”, pero Granell vincula éstos y otros conceptos a aspectos gerenciales bien concretos: cómo manejo del recurso humano en Venezuela, cómo nos organizamos, cómo tomamos decisiones. Para ella una mejor comprensión de las actitudes, necesidades y expectativas que guían la conducta ayudan a mitigar los choques culturales, a facilitar la integración organizacional y a minimizar el desperdicio de talentos. De acuerdo a Granell (op. cit.)La cultura organizacional se refiere al conjunto de creencias, valores, supuestos y conductas compartidas y transmitidas en una organización que son adquiridos a lo largo del tiempo y que han resultado exitosos para el logro de sus objetivos. (pág. 5) La misma plantea que para identificar y analizar la cultura organizacional, se deben estudiar sus diferentes canales de comunicación, su estructura, la definición formal o informal del poder y del estatus, lo que se evalúa y controla, sus políticos y prácticos, sus sistemas de recompensa, su estilo de supervisión, su diseño y uso del espacio, sus leyendas, mitos, rituales y símbolos. El punto de vista de Granell conduce a determinar la vinculación de la cultura organizacional con el éxito gerencial y el modo como ella influye sobre las estructuras empresariales. En otro orden de ideas tenemos que en la actualidad la cultura organizacional se ha convertido en un aspecto relevante para estudiar e interpretar diferentes causas y efectos de diversos temas, entonces Granell expone: ¿Cuándo la cultura organizacional puede convertirse en un tema estratégico? − Cuando la globalización obliga a enfrentar la diversidad cultural. − Cuando se incorporan nuevas tecnologías. Quienes han tenido experiencia en la gerencia de tecnología saben que el problema real no es la adquisición de tecnología sino el uso que la gente haga de ella. − Cuando se decide aplicar nuevos modelos gerenciales para elevar la productividad. Al aplicar modelos gerenciales novedosos, generalmente la estructura tiende a ser modificada. − Cuando hay falta de sinergia o conflictos entre unidades o grupos de una organización. En este caso también se tiende a modificar la estructura para encausar las acciones improcedentes. − Cuando hay cambios en la gerencia general y se plantean cambios estratégicos y por ende de la estructura. − Cuando se intentan fusiones, adquisiciones y privatizaciones. En este caso los cambios estructurales son necesarios y vitales. ( pág,10). De esto podemos inferir que el tema de la cultura resulta muy amplio y profundo, y que en el pueden actuar diversidad de elementos, todo de acuerdo a la situación que presentemos, a los diversos cambios que debemos confrontar o la simple curiosidad de renovar o reinventar y de acuerdo a esto, la empresa Lácteos los Andes manifiesta en la actualidad una situación muy parecida a lo que detalla Granell, en cuanto a los cambios que esta empresa debe encarar o enfrentar. Funciones de la cultura organizacional La cultura organizacional cumple con varias funciones importantes: − Transmitir un sentimiento de identidad a los miembros de la organización. Cuando en una empresa se realiza la selección de un personal, ésta aparte de evaluar su formación profesional y experiencia, busca identificar en ella características, actitudes y valores que se asemejen a la personalidad (cultura) de la organización. Con el propósito que la persona seleccionada se adapte con mayor facilidad al ambiente de la empresa y la persona a su vez, busque empresas que se identifiquen con su personalidad. − Facilitar el compromiso con algo mayor que el yo mismo. Un personal identificado y comprometido con los objetivos de la empresa actuará de forma responsable en la consecución de los objetivos o metas de una manera voluntaria o proactiva, ya que formarán parte de su reto y crecimiento personal. − Reforzar la estabilidad del sistema social. “Las organizaciones son ensi mismas fenómenos productores de cultura”... Linda Smircich, tomado de Kast (op. Cit.). Las organizaciones son vistas como instrumentos sociales que producen bienes y servicios, y como productores secundarios, también producen artefactos culturales (rituales, leyendas y ceremonias), llegando a ser parte fundamental en el desarrollo de cambios sociales. Existen culturas organizacionales que han llegado a sobrepasar los limites de la organización y sus valores se han hecho sentir en la sociedad con que interactúan, creando un sentimiento y una identificación en los miembros de la comunidad. − Ofrecer premisa reconocidas y aceptadas para la toma de decisiones. Cuando en una organización se establecen valores y creencias que llegan a convertirse en las premisas de sus normas y principios, éstas sientan las bases para la estructuración, control, comunicación y maneras de hacer las cosas influyendo así en la toma de decisiones en la organización. Tomando en consideración estas funciones, se puede determinar que la cultura organizacional puede actuar decisivame nte con relación al diseño o rediseño de la estructura de cualquier organización, ya que el establecimiento de sus normas y reglamentos contienen los valores que la empresa desea alcanzar. Por otra parte, estas funciones determinan la orientación a seguir para analizar la cultura organizacional de la empresa Lácteos los Andes, objetivo primordial del presente trabajo de investigación. Formación de la cultura organizacional El empresario originalmente que establece una organización, donde generalmente da una forma personal a la cultura organizacional y luego perpetúa la cultura al encontrar seguidores que se ajusten y que son socializados dentro del sistema. El fundador o grupo fundador de una organización empieza con ciertos valores, creencias y normas que tienen que ser adecuados por la cultura más amplia y por las experiencias vitales de los individuos. Como se puede inferir, los aspectos culturales existen en cualquier organización desde sus inicios, pero no se manifiestan de forma tangible, como los aspectos estructurales y activos productivos, sólo sabemos que existen, aunque no notemos su presencia física. En otro orden tenemos que Stoner, dice que la cultura organizacional se puede comparar con un iceberg. En la superficie están los aspectos evidentes, o abiertos, lo formalmente manifestado, metas organizacionales, tecnología, estructura, políticas y procedimientos y recursos financieros. Debajo de la superficie se ubican los aspectos cubiertos u ocultos, los aspectos informales de la vida organizacional. Esto incluye las percepciones, actitudes y sentimientos compartidos, así como el conjunto de valores acerca de la naturaleza de las relaciones humanas y cuanto puede contribuir a la sociedad la organización. Tanto los aspectos evidentes como los aspectos cubiertos u ocultos conforman elementos de la cultura organizacional en una empresa que no deben ser ignorados por los gerentes pues tal como lo señala Kast (op. Cit.) estos orientan la toma de decisiones oportuna y acertada y guían las act itudes de los participantes en la organización. A lo anteriormente expuesto se añade que como regla general, los empleados permanecen en una organización debido a que el trabajo los ayuda a satisfacer sus metas en la vida y también por que sus personalidades, actitudes y creencias, concuerdan dentro de la cultura organizacional. Cuando se profundiza en el estudio de las organizaciones, la estructura organizacional es un elemento de suma importancia y que se encuentra vinculada a la cultura organizaciona l sin que nos demos cuenta. La estructura de una empresa la componen diversos elementos, entre los que se destacan la división del trabajo, la coordinación, la complejidad, la formalización la centralización, la comunicación etc, pero la manera o forma en que la organización planifique, distribuya, ejecute y evalué todos estos elementos que componen su estructura, y que son parte de su día a día, estarán presentes los valores, creencias y principios que posee la organización manifestados a través del liderazgo de sus gerentes y el comportamiento de sus empleados, es decir de su cultura organizacional. Se señala que una cultura no es buena ni mala; si es correcta o no depende de la coherencia entre la cultura y las necesidades de la organización. Entonces tenemos que la cultura que exista en una organización será buena mientras los objetivos y las estrategias organizacionales se cumplan y será mala si estos objetivos y estrategias no se cumplen de acuerdo las pautas señaladas. por lo que podemos interpretar la estructura de una organización puede adecuarse o reestructurarse a la cultura organizacional existente. Todo dependerá del conocimiento que tenga la empresa sobre su cultura organizacional y la manera de utilizarla estratégicamente para implantar cambio s e innovar, ya que el dinamismo del mundo de hoy le exige cada vez más a las organizaciones aceptar los cambios y enfrentarlos con creatividad e innovación. De esta manera tenemos que cultura organizacional tal como lo afirma Kast, Deninson, Schein, Granell y otros, son los valores, creencias y principios que tiene en común los miembros de una organización y que van a determinar su comportamiento, permitiéndole a las organizaciones la consecución de sus objetivos, a través de una visión compartida de sí misma y de su entorno. Todos los autores anteriormente mencionados estudian la cultura organizacional desde diferentes enfoques, analizando de esta forma diversos elementos y coincidiendo en algunos de ellos, sin embargo cada uno aporta conceptos fundame ntales que hay que tomar en cuenta a la hora de estudiar a la cultura en una organización. Con ello queremos resaltar que los elementos o variables que en este trabajo se estudian obedecen a una selección que nos permita obtener resultados sobre aspectos que la empresa objeto del estudio pueda incorporar a su día a día. Tomando en cuenta lo dicho por Elena Granel con respecto a que hay que reconocer que la cultura organizacional es un tema complejo, que está asociada a numerosas variables y dimensiones y es resistente al cambio, se puede interpretar que no puede ignorarse la cultura organizacional a la hora de estudiar, analizar otro elemento o factor dentro de la organización, tal como se pretende en el presente estudio. Por ello las variables que se consideraron como objeto de estudio para le realización de este trabajo son: visión y misión, valores y creencias, metas y objetivos, y la estructura organizacional como variable resaltante en el modelo de cultura a proponer para la empresa. Dimensiones A continuación se presenta la explicación o fundamentos teóricos de cada una de los elementos considerados en el análisis de la cultura organizacional de las distribuidoras de la empresa Lácteos los Andes región centro occidente. Visión y Misión La mayoría de las organizaciones que han iniciado un proceso de cambio a través de los diferentes métodos o técnicas se han visto en la necesidad de elaborar o modificar su visión y misión. Para Salvador García (1997), toda empresa culturalmente estructura ha de tener explícitamente definidos dos grandes grupos de valores o principios compartidos que orienten sus objetivos de acción cotidianos: − Los valores finales asociados a su visión y a su misión. − Los valores instrumentales u operativos asociados a la forma de pensar y hacer las cosas con lo que la organización pretende afrontar las demandas de su entorno o integrar tensiones internas para alcanzar su visión y su misión. Esto nos demuestra que en la visión y misión se encuentranreflejados claramente los valores de la organización y que la revisión periódica de ella nos permite evaluar el rumbo básico de la empresa e incorporar ajustes requeridos, internos o externos a la misma. En la actualidad algunas empresas que han querido obtener una certificación de ISO 9000 han tenido que crear su misión y visión como un requisito, esta exigencia les da a la empresa la oportunidad para construir una cultura organizacional que además permite mejorar la eficiencia, productividad y competitividad de la organización. Por lo anteriormente planteado sé decide incluir a la visión y misión como elementos de estudio en la presente investigación, pues estos elementos culturales representan el norte de orientación que debe seguir toda empresa. Visión Esta encierra una representación mental del futuro deseado de la empresa y lo que marca el sentido del esfuerzo de cambio. En tal sentido debe ser una función natural del liderazgo transformador, hasta el punto que se ha dicho que un líder sin una visión ambiciosa del presente no es un líder, sino más bien un administrador del presente. La esencia del verdadero liderazgo empresarial radica en la creación de una imagen mental colectiva de los valores integrados en la visión hacia donde debe ir la empresa, decidir, crear la capacidad para alcanzarla y crear en ella (Senge, 1992). Tomado de la tesis de Fernando Sosa. Las creencias y valores sirven de base para establecer la visión. Una de las importancias de la visión radica en que permite establecer cual será el “lugar de destino” de la empresa, es decir, representa las aspiraciones a futuro. La visión da a la empresa un sentido de orientación. Una visión requiere de flexibilidad ya que en momentos tan veloces y radicales para las empresas, éstas deben adaptarse con facilidad y rapidez a la circunstancia cambiante del entorno, ajustando esa visión a dichas exigencias, sin causar mayores traumas para sus accionistas, administradores y trabajadores. La visión es importante porque permite cohesionar a los integrantes de la empresa alrededor de un propósito único. Peter Senge (op. cit.) señala que para formular las bases de una autentica visión, se deben considerar el cumplimiento de los siguientes objetivos: − Señalar un camino a seguir en el futuro. − Entusiasmar a la gente al plantearle algo que valga la pena aprender. − Crear sentido para aumentar la tolerancia a la ambigüedad. − Transmitir confianza natural en el liderazgo. − Ofrecer una idea de éxito colectivo. − Proporcionar un punto de partida de la estrategia de la empresa. (p.21) En la actualidad son muchas las empresas que están orientándose hacia ese nuevo estilo o manera de ser que les permite la “visión”, en Internet muestran un modelo, Lógica Empresarial Integrada, “el cual es una forma de ver un negocio para comprender lo que el negocio está intentando hacer y como está intentando hacerlo”. Lo más importante del modelo es que este, se fundamenta en trabajar todos los aspectos de la empresa , tanto externos como internos, en la “visión global del negocio”. Un modelo de la visión global les permitirá que vean su propio trabajo en contexto, entender el trabajo de otras personas, y actuar para hacer sus organizaciones crecer coordinadamente. Misión La formulación de un propósito duradero es lo que distingue a una empresa de otras parecidas. Una formulación de misión identifica el alcance de las operaciones de una empresa en los aspectos del producto y del mercado. Jhon A. Pearce II, tomado de Fred R. David (1997). Una misión incorpora la filosofía de los estrategas de una organización, muestra el concepto de una organización, su principal producto o servicio y las necesidades principales del cliente que la empresa se propone a satisfacer. Por lo cual, una formulación de misión clara y significativa debe describir los valores y prioridades de una organización. La misión de la empresa tal vez se pueda comprender mejor analizando los inicios de esa empresa. El comienzo de un negocio se basa en una serie de creencias de que una organización puede ofrecer algún producto o servicio a algunos clientes, en alguna área geográfica, a un precio rentable. Para Fred David (1997), la misión refleja a largo plazo la organización, en términos de que quiere ser y a quién desea servir. Todas las empresas u organizaciones poseen un propósito o una razón de ser, aunque sus directivos no manifiesten por escrito ese propósito. David señala que: “La misión debe despertar sentimientos y emociones en relación con una organización, generando la impresión de que la firma es exitosa, sabe a donde se dirige y es merecedora de apoyo, por parte de empleados y clientes. Toda misión debe incluir ciertos elementos y preguntas, dado que la misión es la parte más pública y visible de una estrategia, proceso administrativo y permite guiar y motivar hacia una acción. Estos elementos y preguntas serían: − Clientes: ¿Quiénes son los clientes de la empresa?. − Productos o Servicios: ¿Cuáles son los productos o servicios más importantes de la empresa?. − Mercados: ¿Dónde compite la empresa?. − Tecnología: ¿Es la tecnología un interés primordial en la empresa?. − Preocupación por supervivencia, crecimiento y rentabilidad: ¿Demuestra interés la empresa por alcanzar sus objetivos y metas? − Filosofía: ¿Cuáles son los valores, creencias y aspiraciones principales de la empresa?. − Concepto de sí misma: ¿Cuáles son los las fortalezas y ventajas competitivas distintivas de la empresa?. − Preocupación por imagen pública: ¿Se preocupa la empresa por asuntos sociales, comunitarios y ambientales?. − Interés por los empleados: ¿Se considera al empleado como un recurso valioso y estratégico de la empresa?. − Calidad inspiradora: ¿Motiva y estimula a la acción la lectura de la misión? De lo anterior se puede inferir que la misión puede señalar las pautas para el diseño y elaboración de la estructura organizacional, ya que al elaborar, evaluar o rediseñar la misión de una organización se deben revisar las políticas, normas, estrategias, planes, presupuestos, sistemas y procedimientos para que estén acorde con los nuevos lineamientos y valores de la empresa. Es por ello que la misión de la empresa Lácteos los Andes debe ser analizada para poder determinar una adecuada estructura organizacional a esta empresa. Sistemas de Valores y Creencias Los valores y las creencias se encuentran íntimamente relacionadas. No podemos referirnos a los valores dejando de lado a las creencias, pues ambas se contienen. El fortalecimiento de la cultura debe apoyarse valores y creencias que reflejen la esencia de la organización, pero lo más importante, que éstos sean compartidos por todos en la organización, manteniendo presente que ellos pueden variar o cambiar para lograr una mayor efectividad. Este estudio tienen como objetivo identificar algunos de los valores que están presente en los miembros de la empresa Lácteos los Andes. Valores Cuando un determinado valor es interiorizado, se impone de forma coercitiva en el comportamiento humano, lo que permite llevarlo a determinada dirección. Kast (op. Cit.), “define los valores como estándares normativos que influyen a los seres humanos en sus roles sociales y en la elección de sus actos”. Los valores sociales reflejan un sistema de creencias compartidas sobre metas deseadas y normas de la conducta humana. Para García y Dolan (1997), los valores son aprendizajes estratégicos relativamente estables en el tiempo de que una forma de actuar es mejor que su opuesta para conseguir nuestros fines o lo que es lo mismo, para conseguir que nos salgan bien las cosas. Los valores nos orientanacerca del bien y el mal. Pero la imp ortancia que le atribuimos a los diferentes valores se van reajustando a lo largo de la vida según nuestras experiencias, nuestras reflexiones y nuestra visión de la sociedad. Por otra parte Edgar Schein describe que: “En cierto sentido, todo aprendizaje cultural refleja en última instancia los valores propios del individuo, su idea de lo que “debe” ser, a diferencia de lo que es”. Esto nos afirma que en la cultura de cada organización, se reflejan los valores de sus miembros y que estos son transmitidos, llegando a convertirse en sus creencias o normas. Una de las funciones principales de los valores, para el comportamiento administrativo, es que sirven como lineamientos para la toma de decisiones y la elección de acciones. Por ello, el gerente de hoy, considerando que los valores están sujetos a cambios, debido que las organizaciones dependen del conjunto de valores, debe evaluarlos y renovarlos para hacerlos más adaptables a los cambios. Esto nos indica que dentro de los componentes o elementos de la estructura organizacional se encuentran los valores de sus miembros y se manifiestan en los lineamientos generales de la empresa. Por tanto, si la gerencia profundiza en los cambios culturales, debe considerar la posibilidad de un cambio en su estructura. García y Dolan (op. Cit.) mencionan que la formación de valores en la empresa u organización es un fenómeno complejo que depende de multitud de variables: − Las creencias y valores del fundador. − Las creencias y valores de la dirección actual. − Las creencias y valores de los empleados. − La formación y la influencia de consultores. − La normativa legal existente. − Las reglas de juego del mercado. − Los valores sociales de cada momento histórico. − La tradición cultural de cada sociedad. − Los resultados de la empresa. (pág, 77): En las empresas se necesita una cultura orientada al cambio, que presente cualidades como perseverancia en el esfuerzo, inagotables recursos de imaginación y trabajo armónico en equipo, lo mismo que autonomía individual. Para ello se deben profundizar valores tales como: Valores Económicos: la nueva organización debe procurar al máximo la generación de riqueza. Valores para la convivencia social: libertad, justicia, tolerancia, igualdad, respeto a las reglas, respeto a la individualidad, verdad, etc. Valores para el desarrollo humano: capacitación y desarrollo integral. Valores administrativos: comportamiento sistémico, conocimiento permanente del mercado, la calidad y el servicio a nivel organizacional y de cada puesto, la integración estructural, la dirección participativa de las personas, planeación y evaluación estratégica, Fernando Morales Gómez. Creencias García y Dolan señalan que (op. Cit.), los valores se pueden comprender como elecciones estratégicas con respecto a lo que es adecuado para conseguir nuestros fines. Sin embargo, es importante comprender que estas elecciones provienen, a su vez, de supuestos básicos o creencias sobre la naturaleza humana y el mundo que nos rodea. Es decir que nosotros elegimos pensar y actuar de un modo u otro, según lo que creamos de las personas y el mundo. Los autores definen las creencias como: “estructuras de pensamiento, elaboradas y arraigadas a lo largo del aprendizaje, que sirven para explicarnos la realidad y que preceden a la configuración de los valores. Por ejemplo, estar persuadido o creer que “no tener tiempo es signo de éxito en la vida” contribuye a sustentar el valor del trabajo intenso. Con ello se observa una estrecha relación entre creencias y valores. Es decir, para aprender o renovar creencias es necesario replantear valores, cambiar conductas, lo cual, influye positivamente sobre los resultados de la empresa. Para Horgarth , tomado de Kast (op. Cit.), las creencias son juicios predecibles, “reflejan el punto de vista del individuo sobre la interrelación de acontecimientos ya sean pasados, presentes o futuros”. Son convicciones (o por lo menos la aceptación) de que algunas cosas son verdaderas o reales. El sistema de creencias de un individuo se acumula con el tiempo y se ajusta continuamente, de acuerdo con la experiencia y la observación reflexiva. Es evidente que los resultados obtenidos por una organización como producto de un proceso que ha trascurrido por diferentes fases o etapas, en la cual los recursos humanos previamente organizados y armónicamente dispuestos hayan actuado en función de lograr dicho resultado, tiene mucha influencia la estructura organizacional que la empresa haya diseñado para el proceso de alcanzar los resultados deseados. La toma de decisiones o la manera como se resuelven los problemas en una organizaciones refleja mucho las creencias que prevalecen en las misma, estas creencias son transmitidas a los nuevos miembros por los fundadores y muchos de los cambios que se dan dentro de la organización tiene su origen en maneras diferentes de ver las realidades de la empresa por sus nuevos miembros, llegando a reestructurar por completo a la organización. Llegar a ello no es fácil es un proceso que se ve influenciado por el ambiente interno y externo que rodea a la organización, lo importante es entenderlo y aceptarlo para acelerarlo. La figura Nº 1 resalta la incidencia de las creencias en los resultados de la organización y como los valores, normas, actitudes y conductas son esenciales para plantearse nuevos aprendizajes que a su vez influyen en las creencias. Las organizaciones, en el momento de implantar nuevos modelos o técnicas gerenciales, deben considerar cómo las creencias podrían ayudar a disminuir la resistencia al cambio, en esta figura se representa lo que se desea demostrar en este trabajo, observar como afecta el sistema de valores y creencias que maneja la empresa en el comportamiento de toda la organización. FIGURA No. 1. Resultados Conductas Actitudes Experiencia de Aprendizaje Normas Valores Creencias Secuencia entre Creencias y Resultados. Fuente: García y Dolan (1997). Sistemas de Metas y Objetivos Toda organización establece metas y objetivos, los cuales pueden llegar a ser cumplidos o no. La efectividad de una organización es medida frecuentemente por el logro de sus metas y objetivos, hoy día los gerentes deben lograr la internalización de los objetivos con los valores de la organización. Esto se logra cuando los miembros desarrollan un compromiso personal para alcanzar las metas y objetivos, no es sencillo, pero puede llegar a eliminar conflictos. Las metas y objetivos expresan lo que la organización quiere llegar a ser y la forma de conseguirlo, por todo esto, reflejan el modo de ser de una organización y deben forman parte de los elementos para el estudio de la cultura organizacional. Metas Se define metas como las aspiraciones o condiciones futuras que las organizaciones desean alcanzar. Que deben ser medidas tanto cualitativamente como cuantitativamente y deben ser fijadas por niveles directivos. Las metas incluyen los objetivos, propósitos, las cuotas y las fechas. Stoner (1997), señala que las metas son importantes por cuatro (4) razones: − Las metas proporcionan un sentido de dirección. − Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos. − Las metas guían nuestros planes y decisiones.− Las metas nos ayudan a evaluar nuestros planes y progresos. Cuando se establecen metas, la gente y las organizaciones refuerzan su motivación y encuentran una fuente de inspiración, ayudándolos a rebasar los obstáculos que encuentran. En la administración las metas tienen la ventaja de facilitar y hacer comprensible la planificación, pero lo más importante posibilita el control y la evaluación. Cuando una meta está claramente establecida, medible y con fecha especifica, se convierte fácilmente en estándar del desempeño. Los recursos de las personas u organizaciones son casi siempre limitados, los cuales pueden utilizarse para lograr varias metas. Cuando seleccionamos una meta o varias metas relacionadas, nos comprometemos a utilizar de cierta manera nuestros recursos y comenzamos a establecer prioridades. Esto es importante para las organizaciones, ya que ella debe coordinar las acciones de muchos individuos. Objetivos Se ha dicho que los objetivos son lo que se espera lograr en el futuro, hacia ellos se dirigen todos los esfuerzos de la organización. En otro sentido los objetivos podrían ser considerados como el conjunto de limitaciones a las que debe restringirse la organización; por ejemplo, obtener ganancias para los accionistas y satisfacción para los empleados. Los objetivos de una organización influyen en la interacción que ésta tiene con el ambiente externo que la rodea. Los esfuerzos por alcanzarlos afecta la capacidad de la organización para recibir insumos y recursos de la sociedad y de esa manera de legitimar su existencia. Los objetivos permiten a la organización dirigir la atención de los participantes hacia acciones, base para la empresa. Ofrece los estándares para evaluar el éxito. Ayuda a determinar la tecnología requeridas y además sienta las bases para la especialización, los esquemas de autoridad, las redes de comunicación y decisiones y otras relaciones estructurales. La naturaleza de los objetivos afecta el carácter de la organización. La administración esta ligada directamente en los objetivos organizacionales. Los directivos se encargan de establecer los objetivos institucionales amplios que ayudan a relacionar la organización con su medio ambiente. La administración traduce esos objetivos amplios a metas y ofrece medios para controlar y evaluar el nivel de logros de las metas. Kast (op. Cit.) menciona algunas de las principales funciones de los objetivos en las organizaciones, las cuales son: − Legitimar las actividades de la organización en la sociedad. − Identificar los diversos grupos de interés y la forma en que contribuyen a las actividades de la organización y las limitan. − Guiar las actividades al enfocar la atención y el comportamiento en direcciones con fines definidos. − Lograr el apoyo de varios individuos y grupos a los esfuerzos de la organización. − Fungir como estándares para evaluar la actuación de la organización. − Reducir la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones. − Evaluar el cambio como una base para que la organización aprenda y se adapta. − Dar una base para el diseño estructural y la fijación de las limitaciones iniciales para determinar la estructura apropiada. − Sentar la base para los sistemas de control y planeación que guían y coordinan las acciones de la organización. − Establecer una base sistemática para motivar y recompensar a los participantes por su cumplimiento de los objetivos de la organización.(pág, 194.) La función de los objetivos es amplia y deja ver su participación en la formación y mantenimiento de la cultura organizacional, en ellos se encuentran los valores que guían a una organización. Por lo cual, una mejor atención al establecimiento de los objetivos conduce a una actuación más eficiente. Las metas y objetivos conducen a la empresa a seguir el camino más adecuado y orientan el trabajo de los empleados, por ello un sistema de metas y objetivos claramente definidos actuaran efectivamente en el logro organizacional, por ello forman parte de los elementos a considerar para el estudio de la cultura organizacional en este trabajo. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. La estructura organizacional en este estudio forma parte de los elementos para analizar la cultura organizacional de la empresa Lácteos los Andes, por considerar que en la estructura se encuentran aspectos que reflejan el modo de ser una organización y en ella, se dan todas las acciones gerenciales que una empresa pone en marcha. Las organizaciones al tener identificada la cultura que existe en ellas, pueden evaluar si la estructura que poseen es la más efectiva para seguir desarrollando sus estrategias. Según Chiavenato ( 1981), el estudio de la estructura se da con la evolución de la teoría general de la administración. La teoría clásica de Fayol hace énfasis en la estructura para que la organización sea entendida como una disposición de partes (órganos) que la constituyen, su forma e interrelacionamiento entre esas partes. Esa teoría de la organización se restringe exclusivamente a la organización formal, para tratar racionalmente la organización ésta se debe caracterizar por una división del trabajo y la correspondiente espec ialización de las partes que la constituye. Luego surge la teoría de la burocracia de Weber, la cual, pretendió sentar las bases de un modelo ideal y racional de organización que pudiese ser aplicada a las empresas, cualquiera que fuere su ramo de actividad. Weber describió las características más importantes de la organización burocrática o racional, siguiendo más tarde la teoría estructuralista de la administración, que vino a representar un verdadero desdoblamiento de la teoría de la burocracia y una leve aproximación hacía la teoría de las relaciones humanas. Esta representa también una visión muy crítica de la organización formal. Los autores estructuralistas buscan interrelacionar a las organizaciones con su ambiente externo. El análisis de las organizaciones desde el punto de vista estructuralista se hace dentro de un enfoque múltiple y globalizante: tanto la organización formal como la informal deben ser comprendidas. Lo anterior nos demuestra que el estudio de la estructura ha estado presente y a influido en la evolución de la administración, que en ella podemos descubrir la forma como se desenvuelve la organización, tanto interna como externamente. Para Stoner (1994), “la estructura organizacional se refiere a la forma en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan”. Otro autor como Ernest Dale (1967), describe lo que es organizar como un proceso de cinco pasos: − Hacer una lista del trabajo que necesita realizarse para alcanzar los objetivos de la organización. − Divid ir todo el trabajo en actividades que puedan desempeñar lógica y cómodamente individuos o grupos. A esto nos referimos como división del trabajo. − Combinar las actividades de una manera lógica y eficiente. Al hecho de agrupar empleados y actividades lo llamaremos departamentalización. − Establecer mecanismos para la coordinación. Esta integración de los esfuerzos individuales, de grupos y de departamento, facilita el logro de los objetivos. − Controlar la efectividad de las estructuras organizacionales y ajustarlas a las necesidades. Tomado de Stoner (op, cit.), (pág.,336). La estructura organizativa de la empresa está constituida por el conjunto de relaciones de trabajo formalmente definidas, las cuales implican algún grado de división del trabajo y asignación de responsabilidades. La estructura suele estar representada gráficamente en uno o varios organigramas. Pueden llegar al detalle de las llamadas descripciones de puesto. “Laestructura de una organización puede ser definida simplemente como la suma total de las formas en que su trabajo es dividido entre diferentes tareas y luego es lograda su coordinación entre estas tareas”. (Henry Mintzberg, 1990). El mismo autor señala que los elementos de la estructura deben ser seleccionados para lograr una consistencia interna o armonía, tanto como una consistencia básica con la situación de la organización- su dimensión, su antigüedad, el tipo de ambiente en que funciona, los sistemas técnicos que usa, etc. El concepto de estructura organizacional es un tanto abstracto e intangible. Sin embargo es real y afecta a todos en la organización. Se puede considerar la estructura como el patrón establecido de relaciones entre los componentes o partes de la organización. (Kast 1997). De esto se puede inferir que los conceptos de cultura y estructura organizacional están presentes en toda la organización pero no son tangibles por lo cual deben ser considerados y estudiados por la gerencia para comprender ampliamente el manejo del personal en las organizaciones. Para Kast (op. cit.), la estructura formal se define a menudo como sigue: − El patrón de relaciones y obligaciones formales; el organigrama de la organización más la descripción o guías de puesto. − La forma en la que las diversas actividades o tareas son asignadas a diferentes departamentos y/o personas en la organización (diferenciación). − La forma en la que estas tareas o actividades separadas son coordinadas (integración). − Las relaciones de poder, de status y jerarquías dentro de la organización (sistema de autoridad). − Las políticas, procedimientos y controles formales que guían las actividades y relaciones de la gente en la organización (sistema administrativo).(pág, 244). Básicamente los conceptos sobre estructura organizacional hacen referencia a la adecuación de las tareas o procesos para que los miembros puedan ejecutarlas de forma eficiente. Esto implica que las organizaciones siempre buscan que sus miembros se adapten a los procesos, por ello, las estructuras establecen de cierta manera el comportamiento que los individuos deben tener en la organización. Entonces, tenemos que una organización que comience o inicie un cambio en su estructura, afectando sus procesos, y está conozca su cultura, le permitirá orientar con mayor facilidad el comportamiento del personal para que no se resistan al cambio. La estructura organizacional establece un esquema donde interactúan y se forman relaciones entre los individuos, desde sus inicios. La organización capacita, indoctrina y persuade a sus miembros a responder a partir de los requerimientos de su puesto, estableciendo reglas, normas y procedimientos. También en algunas situaciones, las emociones y sentimientos de la gente tienen una base organizacional, ya que sus sentimientos internos, así como su comportamiento externo, se basan en el entrenamiento organizacional. Lo que nos indica que la estructura organizacional se ve afectada por la cultura interna que prevalece en la organización desde un principio, la cual, es heredada por sus fundadores. También se ve la estructura como: “un medio complejo de control que se produce y recrea continuamente en la interacción, y sin embargo da forma a esa configuración: Las estructuras se constituyen y son constituyentes”. (Ranson, Hinings y Greenwood: 1980) Tomado de Richard Hall, 1996. Este enfoque enfatiza que la estructura de una organización no queda fija para siempre. Más bien configura lo que sucede en una organización, y a su vez es configurada por lo que sucede en la organización. Las estructuras son afectadas por cambios internos y externos a la organización, lo cual les exige una adaptación para seguir interactuando en el ambiente. Cuando se menciona que las organizaciones son dinámicas y cambiantes, debemos analizar y entender que los elementos que componen a una organización tal como la estructura poseen también esa cualidad. Ya que cada uno de ellos puede verse afectado por diversos agentes; y sus cambios pueden influir de manera directa o indirecta en los resultados finales de todo el proceso organizacional. Por ello las organizaciones de hoy requieren ser más flexibles y contingentes para que su adaptación con el ambiente sea vista como un proceso natural y no como una obligación. En esa adaptación se ven afectados la estructura, la tecnología, los procesos administrativos, el personal y por ende su cultura interna. Está última puede contribuir positiva o negativamente con el cambio, ya que todo cambio trae consigo una nueva visión y por consiguiente nuevos valores y nuevas creencias. Funciones de la Estructura Organizacional La estructura organizacional por si misma cumple con múltiples funciones, pero según Hall (op. cit.), estas sirven tres funciones: − Ante que todo, las estructuras tienen la intención de elaborar productos organizacionales. − Las estructuras se diseñan para minimizar, o por lo menos regular, la influencia de las variaciones individuales sobre la organización. Las estructuras se imponen para asegurarse que los individuos se ajustan a los requisitos de las organizaciones, y no viceversa. − Por último, las estructuras son el ambiente donde se ejercita el poder (también las estructuras fijan o determinan qué puesto tienen poder en primer lugar), dónde se toman decisiones (el flujo de información que entra en una decisión está determinado en gran parte por la estructura) y dónde se desarrollan las actividades de las organizaciones. La estructura es la arena para las acciones organizacionales. En otro orden, tenemos que las estructuras son permeables, pero permanecen; sin embargo pueden cambiar por: − La influencia de miembros: los directivos y gerentes son los responsables de la estructuración y organización de una empresa, sus decisiones son fundamentales. Estos ejercen un liderazgo y un estilo gerencial que pueden reflejarse en la estructura. − La interacción de sus miembros: la división de tareas o procesos, establecen una relación y comunicación formal entre individuos de unidades o departamentos. Pero dentro de esa estructura se establecen relaciones informales de forma espontánea que son vitales para el funcionamiento efectivo de la organización. − La interacción entre sus miembros y el ambiente: ésta relación nos lleva a hacer referencia a la adaptación, aspecto muy descrito, ya que el ambiente influye en la organizaciones y sus miembros deben adecuarse a esas exigencias del medio. A lo anterior Kast (op. Cit.) relaciona la estructura como una vinculación entre el medio ambiente y otros subsistemas. Al respecto señala: es útil pensar en la estructura como vinculación, o red, entre el medio ambiente de la organización y los subsistemas internos: la tecnología utilizada en los procesos de transformación, las relaciones entre la gente que realiza diversas tareas y el sistema administrativo de planeación y control. Se utiliza el término vinculación debido a que cada uno de los sistemas es un determinante importante de varias características estructurales de las organizaciones. A su vez, la estructura es un elemento de enlace para la integración de estos sistemas. El hecho de que una organización sea un sistema abierto y deba recibir apoyo de su medio ambiente tiene un impacto importante en su estructura interna. Las organizaciones establecen departamentos para manejar los insumos del exterior y los productos hacia sectores específicos del ambiente. En las empresas comerciales, muchos departamentos interactúan directamente con sectores específicos del medio. Por ejemplo, el de compras se encarga de los insumos de materiales, el departamento de personal recluta y selecciona
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