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Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Licenciatura en Mercadotecnia Internacional Universidad Abierta y a Distancia de México UnADM Mercadotecnia Internacional Seminario de logística Unidad 3. Control de plan logístico Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Presentación Gracias a tu esfuerzo has llegado a la unidad 3. Control del plan logístico. Como has revisado a lo largo de las unidades, las labores logísticas implican usar el proceso administrativo integrado por: planeación, organización, ejecución y control, ya se ha hablado sobre las tres primeras y es momento de tratar el tema de control aplicado en la logística, seguramente ahora te haces preguntas como: ¿es necesario llevar un control?, ¿cuál es el procedimiento?, ¿qué información es relevante en esta etapa?, ¿cómo se mide esa información?, ¿cómo interpreto los resultados?, entre otras; en esta unidad abordarás esos temas que te servirán de apoyo para medir el grado en que se están cumpliendo metas y objetivos, para que retroalimentes el plan y, de ser necesario, tomes acciones preventivas y/o correctivas que permitan el alcance de los mismos. De acuerdo con Ballou (2004), el control es aquella actividad en la que se compara el desempeño real con el desempeño planeado y se inicia una acción correctiva para acercarlos más, si se requiere. A continuación se profundizará en los temas mencionados. Propósitos Identificar los elementos del proceso de control. Medir e interpretar resultados para la efectiva toma de decisiones. Competencia específica Determinar medidas de desempeño que permitan evaluar la efectividad de las estrategias, tanto en el mercado como en la empresa, mediante la aplicación de acciones asertivas consecuentes con la combinación logística. Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Temario 3. Control del plan logístico 3.1. Control de logística 3.1.1. Estructura del proceso de control 3.1.2. Información de control, medición e interpretación 3.1.3. Acciones correctivas Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico 3. Control del plan logístico 3.1. Control de logística La ejecución del plan logístico no asegura el logro de los objetivos de mercadotecnia, logística y organizacionales; la gerencia debe implementar controles que le permitan detectar áreas de oportunidad, hacer modificaciones en las estrategias, ajustes en los recursos y monitorear el desempeño de cada indicador importante en función del logro de metas y objetivos. Imagen cortesía de imagerymajestic/ FreeDigitalPhotos.net" Para determinar si las estrategias implementadas justifican las inversiones realizadas y realmente han dado rendimientos sobre ellas, conviene reunir, clasificar, comparar y estudiar los datos de costos de logística. Este análisis permite detectar áreas de oportunidad para rentabilizar los recursos, minimizar gastos y maximizar utilidades. Antes de realizar un análisis para evaluar la efectividad de las estrategias implementadas es necesario contar con lo siguiente: Adaptado de los contenidos de la asignatura Administración de ventas (UNADM, 2012) El control implica un arduo trabajo que involucra a diversas áreas: Mercadotecnia, Administración y finanzas, Producción, Logística, Ventas, entre otras. El éxito de la medición de la efectividad de las estrategias depende de la capacidad de contar con información completa, veraz y la capacidad de análisis. A continuación se detalla el proceso para llevar el control de la logística. Contar con la capacidad para reunir datos. Capacidad de analizar grandes volúmenes de datos. Tener la comunicación adecuada con los diferentes departamentos que proveen de información para el análisis. Determinar costos y niveles estándar de logística (nivel de servicio, transporte, ubicación, etc.) lo más apegados a la realidad. Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico 3.1.1. Estructura del proceso de control Proceso de control Como sabes, existen diferentes factores externos que no se pueden controlar en un plan, ejemplo claro es el clima, accidentes automovilísticos, una manifestación, por mencionar algunos. En tu labor como gerente de logística no puedes predecir el humor que va a tener tu siguiente cliente, por ello no puedes saber exactamente la actitud que va a tomar ante determinada situación; estos factores hacen que el plan no se ejecute tal cual se había pensado y te obligará a hacer cambios durante la ejecución e inclusive te deje lecciones para posteriores actividades o planeaciones, con el objetivo de lograr las expectativas de la empresa y de tus clientes. El proceso de control de logística regularmente se enfoca a controlar las siguientes variables: Transporte Almacenaje Inventarios Manejo de materiales Procesamiento de pedidos Las variables deben controlarse de tal forma que se asegure el nivel deseado de servicio al cliente y dentro de los costos presupuestados; estas variables funcionan como indicadores. Regularmente se inicia el proceso de control con la determinación de las variables de desempeño, sin embargo, son diversas las actividades involucradas como se muestra en el siguiente mecanismo de control: 1. Determinar indicadores de desempeño. 2. Determinar metas para los indicadores de desempeño. 3. Hacer informes del desempeño del sistema. 4. Realizar auditorías. 5. Determinar los factores que influyen en el ambiente. 6. Determinar los medios que dan pauta a las acciones correctivas. 7. Implementar las acciones pertinentes. Ballou (2004) identifica tres elementos principales en el proceso de control: Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Entradas, proceso y salida Entradas: los planes dan pauta y funcionan como entrada para los sistemas de control, por ejemplo, en el plan se incluye la estrategia de transporte, en la cual unos de los componentes más relevantes son costo y tiempo, que estarán sujetos a control; los factores externos (clientes, gobierno, proveedores, etc.) también funcionan como factores de entrada. Proceso: el control se puede aplicar a una sola actividad (atención de pedidos, suministro de inventarios) o a una combinación de varias actividades logísticas (procesamiento de pedidos, inventario de seguridad, transporte, etc., en su conjunto). Salidas: se conoce como el desempeño, éste se puede determinar en cualquier momento de la ejecución del plan; es importante determinar cómo se va a medir el desempeño, por ejemplo, el desempeño del transporte se puede medir en función de los costos directos, indirectos, tarifas, tiempo de entrega, etc. Estándares y metas Estándar: cuándo se fija cómo se va a medir el desempeño (indicador de desempeño), es necesario tener un estándar de referencia con el que se puede comparar lo que sucede con lo planeado. Este estándar son los parámetros permitidos en el indicador de desempeño. Los estándares pueden ser internos o externos, los internos son fijados por la misma empresa, mientras que los externos son fijados por organizaciones ajenas a la empresa, por ejemplo ISO, NOM, etc. Metas: son estándares de desempeño suficientemente altos que la empresa se ha fijado para lograr sus objetivos. Supervisor y monitor Siempre se debe definir quién será el responsable de recibir información sobre el desempeño del plan, hacer el análisis (comparar lo planeado con los resultados reales), interpretar la información y tomar la decisión. El supervisor puede allegarse de reportes, informes y resultados de auditoríasque incluyan datos como: situación actual del inventario, uso de recursos, costos por actividades, nivel de servicio otorgado al cliente, entre otros. A su vez, puede tomar acciones preventivas o correctivas, esto en función de la disparidad entre el estándar de desempeño real y el permitido. Ejemplo: El estándar de desempeño para la entrega de un artículo X puede ser de 1 a 3 días, mientras que la meta que se ha fijado la empresa es menor de 2 días. Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Tipos de sistemas control Existen tres principales tipos de sistemas de control, cada uno presenta ventajas y desventajas, sin embargo, se adaptan a las características del negocio, factores externos, precisión requerida, por mencionar algunos: Sistema de control Indicador Lazo abierto Lazo cerrado Control modificado Controlador del sistema Supervisor Equipo automatizado Supervisor y computadora Momento de la intervención Cualquier momento Sujeto a las reglas de decisión usando modelos matemáticos En todo momento Costo Bajo inicialmente Alto inicialmente Medio Flexibilidad Alta Baja Alta Cantidad de sistemas controlados a la par Baja Alta Alta Velocidad Baja Alta Alta Precisión Baja Alta Alta Elaboración propia con base en Ballou, 2004, pág. 730. Ejemplificando: En una situación de control de inventarios, en el caso del sistema de lazo abierto, el supervisor es quien controla el sistema, él determina el nivel de inventarios que debe mantenerse, el momento de reabastecer, la cantidad, etc., en el caso del sistema de lazo cerrado es un sistema computarizado que tiene predeterminado el nivel de inventario de seguridad que se debe mantener (entre otras variables), cuando sale mercancía del inventario automáticamente se actualiza la información y si se detecta que el nivel de inventarios disponible se acerca al de seguridad, el mismo sistema manda la orden de compra. En el caso del sistema de control modificado, el sistema opera con la intervención del supervisor, éste puede modificar los valores de las variables en cualquier momento, por ejemplo, puede aumentar el nivel del inventario de seguridad, esto debido a un factor externo que hizo que incrementara la demanda. Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico El sistema de control modificado es una combinación de lazo abierto y lazo cerrado, este método retoma de cada uno las ventajas y hace una alternativa más eficaz y eficiente, a esto se debe que en la mayoría de las empresas controlan la logística con un sistema de control modificado o también llamado mixto. Ya determinado el sistema de control se debe determinar el margen de error aceptable entre el desempeño del sistema y los estándares, de tal forma que no sea tan rígido o tan flexible; esto da pauta a las acciones correctivas, como en un sistema de calidad se debe tener cierta tolerancia, ya que una ligera desviación muchas veces no amerita una acción correctiva, debido a los esfuerzos y tiempo que representa, por ello se debe tener claro cuál es la tolerancia permitida y cuándo es momento de aplicar acciones correctivas. El sistema de control debe asegurar el buen desempeño de los indicadores, una retroalimentación oportuna y seguimiento a la toma de decisiones. Una vez que ya has estudiado el proceso de control y para profundizar en este tema es momento de abordar las fuentes de información importantes en esta etapa de la logística, así como la forma de medir dicha información y analizarla, puntos que a continuación se detallan. 3.1.2. Información de control, medición e interpretación Como se ha visto, la etapa del control se apoya de la información de entrada, que será medida y analizada, para tomar las acciones pertinentes. A continuación se presenta una tabla que recupera la información, las fuentes de esa información y las alternativas de medición e interpretación. Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Auditoria total: se enfoca a evaluar las funciones logísticas en un nivel estratégico; la revisión puede incluir personal, estructura organizacional y el diseño en general de la logística (servicio al cliente, transporte, almacén, etc.). A continuación se mencionan algunos indicadores que pueden revelar la necesidad de una auditoria total. •Demanda: La dispersión geográfica, así como el nivel de demanda, tienen impacto directo en las redes de distribución. El diagnóstico de la demanda puede requerir acciones que van desde una replaneación, hasta la expansión o recesión de las instalaciones actuales. •Servicio al cliente: involucra la disponibilidad de inventarios, velocidad de entrega, precisión en el cumplimiento de pedidos. Los costos de logística (transporte, almacenaje, inventarios, etc.) se modifican directamente en función del nivel de servicio otrorgado. •Características del producto: el valor, peso, volumen, riesgo, etc., así como su impacto en los costos logísticos. Estratégicamente se pueden modificar las variables del producto con cambios en el diseño del empaque, el estado físico del producto, la forma de almacenaje, lo que puede generar modificaciones en el punto de equilibrio e indicar cambios en el plan. •Costos logísticos: de distribución, empaque, transportación, etc., y el poncentaje que representan de las ventas; éstos pueden dar pauta a un ajuste al plan logístico. Auditoria de política de fijación de precios: en ellas se declara la responsabilidad (del cliente o proveedor) para asumir costos de almacenaje, trámites, aranceles, transportación, etc. •La revisión de las políticas de precios y la evidencia de cambios importantes en ellas, pueden ser indicadores que reflejan la necesidad de ajustar el plan de logística. Auditorías de inventario: se enfoca en comparar el inventario registrado contra el inventario real. •Cambios en la demanda, devoluciones, rezago de producto, mermas, error del factor humano en los informes, pueden abrir la brecha entre los registros "virtuales" del inventario y los productos fisicamente disponibles en él. Para evitar hacer tedioso el proceso tradicional de inventario (un conteo anual de todas las existencias) se recomienta hacerlo por etapas distribuidas en todo el año (por ejemplo, en el mes de enero hacer el conteo del producto Y, febrero del producto Z). Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Auditorías de facturas de transporte: implica la revisión exhaustiva de las facturas de transporte para detectar posibles errores que originaron incrementos en los gastos. •Frecuentemente suelen cometerse errores en cantidad, tarifas, descripción del producto, pesos, rutas, etc., que ocasionan gastos extras. Para este tipo de auditorias se suele recurrir a empresas externas para hacer la revisión. Benchmarking: comparación entre los resultados de la competencia y los de la empresa misma, con el objetivo de descubrir estrategias ganadoras que se puedan implementar en la propia empresa. •El benchmarking se puede aplicar en competidores directos, indirectos, empresas y organizaciones líderes en diferentes industrias, enfocandose principalmente al desempeño en costos de logística, servicio al cliente, tiempos de entrega, etc., bajo la siguiente metodología: •a) Análisis interno •b) Análisis de los competidores o empresa modelo •c) Detección de fortalezas en los competidores o empresas modelo •d) Desarrollo y ejecución de un plan para la implementación de las nuevas estrategias •e) Controlar el plan Informes de productividad: implica el análisis de la relación entre dos o más variables involucradas en el plan logístico. •Por ejemplo: •Costo logístico en relación con las ventas •Costo de inventario con relación al estándar de la empresa e industria•Costo de transporte con relación al costo total de logística •Costo logístico en relación con el presupuesto Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Elaboración propia con base en Ballou (2004). Como has visto, hay una gran variedad de alternativas para analizar la información, la herramienta de análisis está en función de la información disponible y del tiempo para analizarla; si el control de la logística ha sido un tema de gran importancia en las empresas es porque al hacer un análisis de costo-beneficio, este último es mayor y vale la pena invertir recursos para medir la eficacia y mejorar las siguientes estrategias. Cuando los resultados de los indicadores se salen del margen de error aceptable, la gerencia debe tomar la decisión de tomar o no acciones correctivas, tema que a continuación se aborda. 3.1.3. Acciones correctivas Al comparar los resultados del sistema de logística contra los objetivos fijados en el plan, es muy probable que se detecten desviaciones. En el siguiente cuadro se muestran las alternativas para solucionar estas desviaciones del plan. Informes de costos y servicio: detalle de los costos anuales de distribución física (transporte, almacenaje, mantenimiento, inventario, procesamiento de pedidos, etc.), suministros físicos, nivel de servicio. •Estos informes permiten hacer comparativos entre los gastos de los últimos años, el año corriente y el presupuesto asignado por cada estrategia de logística. La información de distribución, suministro físico y nivel de servicio al cliente, a lo largo de varios periodos (años), se presenta en términos de costos; esto permite analizar la inversión en cada estrategia y sus resultados. Un informe más completo se puede obtener de la información que arroja logística, mercadotecnia, ventas, almacén y contabilidad, este último puede llevar un sistema contable por actividades que le facilite la concentración de la información. Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Ajuste menor Se recurre a ellos continuamente, ya que el plan se ve afectado por factores externos que hacen que éste no se ejecute al 100%. Son pequeños ajustes en la implementación debido a pequeñas variaciones en el ambiente interno y externo. Por ejemplo, se puede tomar la decisión de cambiar temporalmente el tipo de transporte debido a problemas climatológicos. Reingeniería de logística En ocasiones es necesario hacer un reajuste mayor, derivado de modificaciones considerables en los objetivos de mercadotecnia y logística, la ampliación de la cartera de productos o por cambios importantes en el ambiente logístico (legal, tecnológico, natural, etc.). Este tipo de ajustes implican cambios drásticos en las estrategias de nivel de servicio, transporte, inventario y ubicación, así como en sus estándares y el margen de error permitido. Plan contingente Estos planes de contingencia son aplicados cuando suceden imprevistos importantes que afectan el nivel de servicio o de desempeño de las actividades, sin embargo, un simple ajuste menor no es suficiente para resolver la situación y una replaneación es tardada, mientras que el tiempo apremia para cumplir con el nivel de servicio pactado con el cliente; para estas situaciones muchas empresas han creado planes de contingencia, por ejemplo, si una huelga impide su efectiva producción, si hay escases de materia prima por X situación, etc. Como has estudiado y compartido con tu docente en línea y compañeros(as) a lo largo de esta asignatura, se trataron diversas actividades a cargo del área de logística, ésta es una parte medular de la organización y más aún cuando se trata de una empresa trasnacional, pues en ella se generan costos considerables, que dan pie a tratarlas con mucha atención y ser analizadas para buscar la mayor eficiencia; toda la función logística se ve reflejada en los resultados, si éstos no son medidos, no se tiene certeza de la eficacia de las estrategias implementadas y será como “pegarle a la piñata con los ojos vendados”, de ahí la gran importancia de cerrar e iniciar nuevamente el círculo del proceso logístico, precisamente con el control del mismo. A continuación se te presenta una serie de lecturas y recursos que deberás revisar antes de continuar con los contenidos de este programa (nota: los recursos que no ofrecen un enlace de descarga se encuentran en la Pestaña de la unidad de esta asignatura). Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Ballou, R. H. (2004). Información de control, medición e interpretación. En Logística: Administración de la cadena de suministro. México: Pearson Prentice Hall. pág.738-750. Soy entrepreneur (septiembre, 2012). Qué es Benchmarking. Recuperado de https://www.entrepreneur.com/article/265507 Logispyme (febrero, 2013). Decisión 7ª. Análisis de las diferencias. Recuperado de http://logispyme.wordpress.com/2013/02/08/decision-7a- analisis-de-las-diferencias/ Logispyme, (agosto, 2012). Procedimiento. Recuentos Inventario. Recuperado de http://logispyme.files.wordpress.com/2013/02/procedimiento- recuentos-de-inventario_20120210.pdf Satrack Inc. Control Logístico del Tiempo (CLT). Colombia. Recuperado de http://www.youtube.com/watch?v=v87TvGpi5mg Recursos de apoyo para tu aprendizaje No olvides consultar la Rúbrica de evaluación, que te permitirá conocer los criterios con los que tu trabajo será evaluado. 1. Reflexiona y construye una conclusión que conteste las preguntas enlistadas y compártelo con tus compañeros(as) en el foro: ¿Cuál es el objetivo del control en la logística? ¿Qué elementos involucran al control? ¿Cómo medir el desempeño de mis estrategias logísticas? ¿Cuándo debo implementar una acción correctiva? En esta actividad identificarás los conceptos que integran el control de la logística y socializarás los conceptos con tus compañeros(as) en el foro respondiendo algunas preguntas. Actividad 1. El guardián https://www.entrepreneur.com/article/265507 http://logispyme.wordpress.com/2013/02/08/decision-7a-analisis-de-las-diferencias/ http://logispyme.wordpress.com/2013/02/08/decision-7a-analisis-de-las-diferencias/ http://logispyme.files.wordpress.com/2013/02/procedimiento-recuentos-de-inventario_20120210.pdf http://logispyme.files.wordpress.com/2013/02/procedimiento-recuentos-de-inventario_20120210.pdf http://www.youtube.com/watch?v=v87TvGpi5mg Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Actividad 2. El cierre Con esta actividad pondrás en práctica el aprendizaje que has adquirido y desarrollarás, como parte de tu proyecto, tu sistema de control, recuerda que debe ser el que más se adapte a la empresa y las características de la misma, para ello realiza lo siguiente: 1. Retoma el proyecto que están trabajando. 2. Establece un proceso de control que contenga: Entradas Proceso y salida Estándares y metas Superviso o monitor 3. Elige el sistema de control que más se adapte (justifica el porqué). 4. Bosqueja algunos cursos de acción para situaciones imprevistas, como cambio en la legislación, problemas económicos en el país destino, escases de materia prima, problemas políticos entre un país origen y un país destino. 5. Guarda tu trabajo con la nomenclatura ISLO_U3_A2_XYZZ y envíalo a la sección de Tareas. Espera la retroalimentación de tu docente en línea No olvides consultar la Rúbrica de evaluación, que te permitirá conocer los criterios con los que tu trabajo será evaluado. Realiza el ejercicio de autoevaluación, el cual te permitirá medir tu aprovechamiento y obtener un mejor desempeño en la evidencia de aprendizaje, atendiendo tus áreas de oportunidad. Autoevaluación Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logísticoEvidencia de aprendizaje. La concordia Para concluir con tu proyecto incorpora al plan de logística un modelo para medir los resultados y tomar acciones correctivas para la buena toma de decisiones. 1. Recupera la actividad 2 “El cierre” y determina los elementos del control logístico de tu proyecto, incluyendo los siguientes puntos: Proceso de control: entradas, proceso y salida; estándares y metas, así como el superviso o monitor. Sistema de control. Cursos de acción para al menos dos situaciones imprevistas. Tipo de acción que sugieres implementar (ajuste menor, reingeniería logística o plan contingente) para solventar las desviaciones del plan debido a situaciones imprevistas del punto anterior. 2. Envía tu avance de proyecto al Portafolio de evidencias con la siguiente nomenclatura: ISLO_U3_EA_XXYZ. Recibirás la retroalimentación de tu docente en línea para optimizar tu trabajo, con vistas en la elaboración del proyecto. No olvides consultar la Escala de evaluación, que te permitirá conocer los criterios con los que tu trabajo será evaluado. No olvides realizar tu ejercicio de Autorreflexión, recuerda que también cuenta para la calificación final. Para ello, ingresa al foro donde tu docente en línea agregará las preguntas a responder y posteriormente ingresa a la herramienta destinada a esta labor para subir tu participación. Autorreflexión Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Cierre La logística es una actividad muy importante en las empresas, pues representa un gasto considerable, de ahí que se desarrolle un plan estratégico que maximice la probabilidad de éxito en el negocio. Recuerda que las estrategias que se aplican están enfocadas al transporte, ubicación, inventario y servicio al cliente; esta última es el punto de partida, dependiendo el nivel de servicio al cliente requerido es que se adaptan las demás estrategias. Durante la implementación del plan se debe estar monitoreando el desempeño de las estrategias, para decidir si es necesario hacer alguna acción correctiva. El control es una parte primordial en el plan logístico, si no se mide la eficacia de cada estrategia y el logro de los objetivos fijados, es probable que se incurra en el uso ineficiente de los recursos y cometer los mismos errores plan tras plan. Los indicadores son parte fundamental de este control, todas las personas en el área de logística y áreas relacionadas deben conocerlos y conocer la meta para esos indicadores, con ello se busca que cada colaborador contribuya al logro de objetivos. Las metas fijadas para cada indicador deben ser reales, alcanzables y retadoras, de modo que sean atractivas. Como has revisado en esta asignatura, la logística es una función muy amplia, que requiere de un desarrollo minucioso por personal adecuado, seguimiento de las estrategias y evaluación del plan, como experiencia para las siguientes estrategias. Cada día se van innovando las estrategias aplicadas en esta área, por ello es conveniente estar a la vanguardia y aplicar aquellas innovaciones logísticas que puedan funcionar en tu empresa. Seminario de logística Unidad 3. Control del plan logístico Fuentes de consulta UNADM (2012). Administración de ventas [contenido en línea] Ballou, R. H. (2004). Logística: Administración de la cadena de suministro. México: Pearson Prentice Hall. Chase, R. B., Jacobs, F. R. y Aquilano, N. J. (2009). Administración de operaciones: Producción y cadena de suministros. México, D.F.: Mc. Graw Hill. Para saber más Asociación Latinoamericana de Integración, disponible en www.aladi.org ProMéxico: Inversión y comercio, disponible en www.promexico.gob.mx Bancomext, disponible en www.bancomext.com Énfasis Logística, disponible en www.logisticamx.enfasis.com Entrepreneur, disponible en www.entrepreneur.com Alta Dirección Capital, disponible en www.altadireccion.cl/Es Expansión, disponible en www.expansion.com.mx Revistas impresas Énfasis logística Mundo ejecutivo Entrepreneur Merca 2.0 Expansión http://www.aladi.org/ http://www.aladi.org/ http://www.promexico.gob.mx/ http://www.promexico.gob.mx/ http://www.bancomext.com/ http://www.logisticamx.enfasis.com/ https://www.entrepreneur.com/ https://www.entrepreneur.com/ www.altadireccion.cl/Es http://www.expansion.com.mx/
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