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Universidad Nacional Mayor de San Marcos Universidad del Perú. Decana de América Facultad de Ingeniería Industrial Escuela Profesional de Ingeniería Industrial Implementación de business intelligence para la optimización de toma de decisiones en la gerencia de operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios TESIS Para optar el Título Profesional de Ingeniera Industrial AUTOR Milagros del Pilar SANTOS ZEVALLOS ASESOR Jorge Antonio PEREYRA SALAZAR Lima, Perú 2021 Reconocimiento - No Comercial - Compartir Igual - Sin restricciones adicionales https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/ Usted puede distribuir, remezclar, retocar, y crear a partir del documento original de modo no comercial, siempre y cuando se dé crédito al autor del documento y se licencien las nuevas creaciones bajo las mismas condiciones. No se permite aplicar términos legales o medidas tecnológicas que restrinjan legalmente a otros a hacer cualquier cosa que permita esta licencia. Referencia bibliográfica Santos, M. (2021). Implementación de business intelligence para la optimización de toma de decisiones en la gerencia de operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios. [Tesis de pregrado, Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Facultad de Ingeniería Industrial, Escuela Profesional de Ingeniería Industrial]. Repositorio institucional Cybertesis UNMSM. Hoja de metadatos complementarios Código ORCID del autor “-“ DNI o pasaporte del autor DNI: 75136577 Código ORCID del asesor https://orcid.org/0000-0001-6530-5137 DNI o pasaporte del asesor DNI: 06155258 Grupo de investigación NO APLICA Agencia financiadora NO APLICA Ubicación geográfica donde se desarrolló la investigación LUGAR: San Orlando 955.Urb: Palao – San Martin de Porres. Lima - Perú. Coordenadas geográficas: 12°01'09.1"S 77°03'32.0"W Año o rango de años en que se realizó la investigación 2019 - 2020 Disciplinas OCDE Ingeniería industrial https://purl.org/pe-repo/ocde/ford#2.11.04 DECANATO “Año del Bicentenario del Perú: 200 años de Independencia” ACTA DE SUSTENTACIÓN NO PRESENCIAL Nº013-VDAP-FII-2021 SUSTENTACIÓN DE TESIS NO PRESENCIAL (VIRTUAL) PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE INGENIERA INDUSTRIAL El Jurado designado por la Facultad de Ingeniería Industrial, reunidos de manera virtual a través de video conferencia, el día viernes 19 de marzo de 2021, a las 14:00 horas, se dará inicio a la sustentación de la tesis: IMPLEMENTACIÓN DE BUSINESS INTELLIGENCE PARA LA OPTIMIZACIÓN DE TOMA DE DECISIONES EN LA GERENCIA DE OPERACIONES EN UNA EMPRESA DE INSTALACIÓN DE SISTEMAS CONTRA INCENDIOS Que presenta la Bachiller: MILAGROS DEL PILAR SANTOS ZEVALLOS Para optar el Título Profesional de Ingeniera Industrial en la Modalidad: Ordinaria. Luego de la exposición virtual, absueltas las preguntas del Jurado y siendo las 15:00 horas se procedió a la evaluación secreta, habiendo sido aprobada por unanimidad con la calificación promedio de dieciséis (16), lo cual se comunicó públicamente. Lima, 19 de marzo del 2021 MG. DANIEL HUMBERTO MAVILA HINOJOZA ING. EDGARDO AURELIO MENDOZA ALTEZ Presidente Miembro MG. JORGE ENRIQUE ORTIZ PORRAS ING. JORGE ANTONIO PEREYRA SALAZAR Miembro Asesor MG. LUIS ROLANDO RAEZ GUEVARA Vicedecano Académico – FII Firmado digitalmente por RAEZ GUEVARA Luis Rolando FAU 20148092282 soft Motivo: Soy el autor del documento Fecha: 06.04.2021 11:41:50 -05:00 2 DEDICATORIA Dedico esta tesis a mis padres y a mis hermanos por todo su apoyo incondicional y en darme mucha fuerza en los momentos más cruciales. También agradecer al equipo de Operaciones por sus aportes, al Mg. Pereyra por su conocimiento y guía. 3 RESUMEN La finalidad de la tesis es utilizar una de las diversas herramientas del enfoque metodológico del Business Intelligence, el cual es el Power BI ®, aplicado en el control de costos en el portafolio de proyectos de la gerencia de operaciones en una organización del rubro de instalación de sistemas contra incendios, con el fin de lograr optimizar la toma de decisiones reduciendo el tiempo, costo y mejorando el nivel de satisfacción. En base al uso de información verídica, actualizada y agrupada de diversas áreas, como la data financiera, de procura e inventario, permitiendo así a las organizaciones actualmente tomar decisiones para conseguir la continuación, cancelación ya sea el caso, de los proyectos que se gestionan, previniendo así pérdidas y optimizando los recursos. El objetivo general de la investigación fue optimizar la toma de decisiones en la Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios mientras que las variables tiempo que de elaboración del Dashboard de la Gerencia de Operaciones antes de implementar Business Intelligence fue uno de los pilares de la investigación. La metodología empleada fue el método de experimental y el tipo fue cuasi experimental aplicada al igual que el nivel que también corresponde al nivel experimental. El diseño de investigación fue experimental. Finalmente se recolectó, analizó y evaluó la data mediante el uso de cuestionarios, observación y entrevista dando resultados positivos al objetivo de optimización en la toma de decisiones con respecto a tiempo, costo, y nivel de satisfacción de la presente investigación. Palabras Claves: Business Intelligence, Control de Costos, Gestión de Proyectos 4 ABSTRACT The purpose of the thesis is to use one of the various tools of the methodological approach to business intelligence, which is Power BI ®, applied in cost control in the portfolio of operations management projects in an organization of the installation area. of fire-fighting systems, in order to optimize decision-making by reducing time, cost and improving the level of satisfaction. Based on the use of truthful, updated and grouped information from various areas, such as financial, procurement and inventory data, thus allowing organizations to currently make decisions to achieve the continuation, cancellation, as the case may be, of the projects that are managed. , thus preventing losses and optimizing resources. According to the above, it is seen the need for the project manager and the project team to have information on resources, acquisition of materials and equipment, inventory, financial and economic statements of the project and of the subcontractors and of the various services. necessary for the work, in a fast and accessible way. Finally, the data was collected, analyzed and evaluated, giving positive results to the objective of optimization in decision-making with respect to time, cost, and level of satisfaction of the present investigation. Keywords: Business Intelligence, Cost Control, Project Management 5 ÍNDICE PORTADA………….………………………………………………………………………………………… 1 DEDICATORIA ............................................................................................................................. 2 RESUMEN ..................................................................................................................................... 3 ÍNDICE .........................................................................................................................................5 I. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN................................................................................. 9 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................................................... 9 1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA............................................................................................................. 12 1.2.1 Problema General ...................................................................................................................... 13 1.2.2 Problemas Específicos ................................................................................................................ 13 1.3 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................... 14 1.3.1 Justificación Teórica .................................................................................................................. 14 1.3.2 Justificación Práctica ................................................................................................................. 14 1.3.2 Justificación Metodológica ......................................................................................................... 14 1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................................................... 15 1.4.1 Objetivo General ........................................................................................................................ 15 1.4.2 Objetivos específicos .................................................................................................................. 15 II. MARCO TEÓRICO ................................................................................................................. 16 2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................................................... 16 2.1.1 Antecedente Internacionales ........................................................................................................... 16 2.1.2 Antecedentes Nacionales ................................................................................................................ 18 2.2. BASES TEÓRICAS ................................................................................................................................... 20 2.2.1. Gestión de Proyectos según el PMBOOK ...................................................................................... 20 2.2.2. Modalidad de Contratos en los proyectos ..................................................................................... 21 2.2.3. Normas que rigen los proyectos de Sistemas contra Incendios ..................................................... 25 2.2.4. Proceso de Control de Proyectos .................................................................................................. 26 2.2.5 Técnica de Job Order Costing ........................................................................................................ 27 2.2.6 Business Intelligence (BI) ............................................................................................................... 29 2.2.7 Teoría general de sistemas ............................................................................................................. 32 2.2.8 Ingeniería de Software .................................................................................................................... 34 2.2.9 Toma de decisiones: ....................................................................................................................... 35 2.3 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................................................. 39 III. FORMULACIÓN DE HIPÓTESIS .......................................................................................... 42 3.1. HIPÓTESIS GENERAL .............................................................................................................................. 42 3.2. HIPÓTESIS ESPECÍFICAS ......................................................................................................................... 42 3.3. VARIABLES: ........................................................................................................................................... 43 IV. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN: ............................................................................................. 44 4.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN ........................................................................................................................ 44 4.2. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................................................................... 45 4.3. POBLACIÓN Y MUESTRA ......................................................................................................................... 45 4.3.1. Población ....................................................................................................................................... 45 6 4.3.2. Muestra .......................................................................................................................................... 46 4.4. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ..................................................................... 48 4.4.1. Técnicas de recolección de datos: ................................................................................................. 48 4.4.2. Instrumentos de recolección de datos ............................................................................................ 48 4.5. TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS ........................................................................... 49 4.5.1 Sustento Metodológico de la Encuesta .......................................................................................... 49 4.5.2 Modelo de Análisis Factorial ......................................................................................................... 50 4.5.3 Modelo de Análisis Discriminante .................................................................................................. 54 V. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS ......................................................................... 56 5.1 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS ............................................................................................................ 56 5.1.1 Referencia de la organización ........................................................................................................ 56 5.1.2 Estructura Organizacional ............................................................................................................. 57 5.1.3 Proceso de Revisión de Backlog ..................................................................................................... 60 5.1.4 Ciclo de desarrollo de la herramienta Power BI ............................................................................ 62 5.1.5 Desarrollo de Indicadores .............................................................................................................. 65 5.2 CONTRASTACIÓN DE HIPÓTESIS .............................................................................................................. 57 5.2.1. Hipótesis General .......................................................................................................................... 57 5.2.2. Hipótesis Específicas ..................................................................................................................... 57 5.3 DISCUSIÓN DE RESULTADOS ................................................................................................................... 61 VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................................................... 62 6.1 CONCLUSIONES .......................................................................................................................................62 6.2 RECOMENDACIONES ............................................................................................................................... 63 BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................... 64 ANEXOS...................................................................................................................................... 70 ANEXO 1. MATRIZ DE CAUSA DEL PROBLEMA ........................................................................................... 71 ANEXO 2. MATRIZ DE CONSISTENCIA ........................................................................................................ 72 ANEXO 3. TABLERO DE CONTROL .............................................................................................................. 74 ANEXO 4. LISTA DE CONTROL DOCUMENTARIO SEGÚN EL ENFOQUE PMBOK ........................................... 75 ANEXO 5. TIEMPO DE ELABORACIÓN DEL DASHBOARD DE LA GERENCIA DE OPERACIONES ANTES Y DESPUÉS DE IMPLEMENTAR BUSINESS INTELLIGENCE .................................................................................. 77 ANEXO 6. COSTO DE ELABORACIÓN DEL DASHBOARD DE LA GERENCIA DE OPERACIONES ANTES Y DESPUÉS DE IMPLEMENTAR BUSINESS INTELLIGENCE .................................................................................. 81 ANEXO 7. NIVEL DE SATISFACCIÓN DE ELABORACIÓN DEL DASHBOARD DE LA GERENCIA DE OPERACIONES ANTES Y DESPUÉS DE IMPLEMENTAR BUSINESS INTELLIGENCE .................................................................... 85 ANEXO 8. ANÁLISIS DE COSTOS ................................................................................................................. 86 ANEXO 9. TABLA Z NIVEL DE CONFIANZA ................................................................................................. 88 ANEXO 10. TABLA DE DISTRIBUCIÓN T-STUDENT CON N GRADOS DE LIBERTAD ........................................ 89 ANEXO 11. MODELANDO LA DATA – BUSINESS INTELLIGENCE ................................................................. 90 ANEXO 12. CÁLCULO DE AHORRO DE TIEMPO Y COSTO ......................................................................... 101 ANEXO 13. OPERACIONALIZACION DE LAS VARIABLES ........................................................................... 102 7 INDICE DE TABLAS TABLA 1 PARTIDA DEL TABLERO DE CONTROL DE LA EMPRESA ....................................................................... 10 TABLA 2 DESCRIPCIÓN DE LAS COLUMNAS DEL TABLERO DE CONTROL ........................................................... 10 TABLA 3 TIEMPO EN MIN DE ACTUALIZACIÓN POR CADA PARTIDA POR PROYECTO ........................................... 11 TABLA 4 ESTRATEGIAS DE CONTRATOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS. ......................................................... 21 TABLA 5 PARTIDAS SEGÚN JOB ORDER COSTING DE LOS PROYECTOS DE LA EMPRESA DE ESTUDIO ................. 29 TABLA 6 PERSONAL LÍDER Y ADMINISTRATIVO DEL ÁREA DE OPERACIONES .................................................... 46 TABLA 7 TÉCNICAS E INSTRUMENTO ................................................................................................................. 49 TABLA 8 PRUEBA DE KMO Y BARTLETT .......................................................................................................... 52 TABLA 9 VARIANZA TOTAL EXPLICADA ........................................................................................................... 53 TABLA 10 MATRIZ DE COMPONENTE ................................................................................................................ 53 TABLA 11 LAMBDA WILKS ............................................................................................................................... 55 TABLA 12 ANÁLISIS FODA............................................................................................................................... 57 TABLA 13 ANÁLISIS DE DISTRIBUCIÓN Z DE LAS VARIABLES TIEMPO ANTES Y DESPUÉS ................................. 68 TABLA 14 ANÁLISIS DE DISTRIBUCIÓN Z DE LAS VARIABLES COSTO ANTES Y DESPUÉS .................................... 70 TABLA 15 NIVEL DE APROBACIÓN .................................................................................................................... 71 TABLA 16 MODELO DE TABULACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE RESPUESTA DE LOS CUESTIONARIOS .................... 73 TABLA 17 TABULACIÓN DE RESPUESTAS ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN BUSINESS INTELLIGENCE ................ 73 TABLA 18 TABULACIÓN DE RESPUESTAS DESPUÉS LA IMPLEMENTACIÓN BUSINESS INTELLIGENCE ................. 74 TABLA 19 RESULTADOS DE DISTRIBUCIÓN T- STUDENT .................................................................................... 55 TABLA 20 CUADRO COMPARATIVO DE LOS INDICADORES DE TIEMPO, COSTO Y NIVEL DE SATISFACCIÓN ....... 56 8 INDICE DE ILUSTRACIONES ILUSTRACIÓN 1 NIVEL DE DEFINICIÓN DE ENTREGABLES DEL PROYECTO RESPECTO AL TIEMPO Y %AVANCE ... 24 ILUSTRACIÓN 2 MAPA DE PROCESO DE CONTROL DE PROYECTOS .................................................................... 27 ILUSTRACIÓN 3 PRESENTACIONES DE LA HERRAMIENTA POWER BI® ............................................................... 31 ILUSTRACIÓN 4 ESQUEMA DE COPO DE NIEVE DE MODELADO DE DATOS ........................................................ 32 ILUSTRACIÓN 5 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ............................................................................................ 58 ILUSTRACIÓN 6 ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE OPERACIONES ........................................................................... 59 ILUSTRACIÓN 7 FLUJOGRAMA DE REVISIÓN DE BACKLOG ................................................................................ 61 ILUSTRACIÓN 8 CARPETA COMPARTIDA EN EL SHAREPOINT DEL ÁREA DE OPERACIONES ............................... 62 ILUSTRACIÓN 9 BASE DE DATOS EN EL SHAREPOINT DEL ÁREA DE OPERACIONES ........................................... 62 ILUSTRACIÓN 10 MODELO COPO DE NIEVE DE LA DATA DEL ÁREA DE OPERACIONES EN EL POWER BI® ....... 64 ILUSTRACIÓN 11 DASHBOARD DEL ÁREA DE OPERACIONES EN LA HERRAMIENTA POWER BI .......................... 64 ILUSTRACIÓN 12 PRESENTACIÓN DEL DASHBOARD EN LA HERRAMIENTA TEAMS ............................................ 65 ILUSTRACIÓN 13 GRAFICO Z DE TIEMPO ........................................................................................................... 58 ILUSTRACIÓN 14 GRAFICO DISTRIBUCIÓN Z DE COSTOS ................................................................................... 59 9 I. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN 1.1 Descripción del problema La empresa de estudio está dedicada al rubro de seguridad electrónica y sistemas contra incendios, está en el mercado por un periodo 15 años, cuenta con una oficina central en la lima metropolitana y un almacén central ubicada en Callao. Desde enero hasta junio del año 2020 la empresa ha ejecutado 15 proyectos a nivel nacional, la mayoría de sus clientes son empresas nacionales e internacionales; que corresponden al sector minero, construcción, industrial, telecomunicaciones, agropecuario, bancario. Al ser una empresa el cual su core busines son proyectos y servicios de instalación, hay reuniones semanales con todas las gerencias, tales como la de finanzas, logística y operaciones; y la gerencia general para la revisión del estado de los proyectos y/o servicios, cumpliendo de esta manera con las políticas de la organización, lo cual para el área de operaciones se hace mediante el Tablero de Control, de ahora en adelante Dashboard, llamado “Gestión de Control de Proyectos” en el que se puede visualizar presupuesto y la fecha de ejecución de los costos para que las gerencias puedan tomar la mejor decisiónpara el proyecto , es por ende que dicho Dashboard cumple un papel importante. Este Dashboard se obtiene mediante la información de varios reportes, como el reporte de Costos incurridos en contabilidad, el reporte de órdenes de compra, el reporte de inventario, el reporte de entrega de materiales/equipos el reporte de facturación. 10 El Dashboard consta de 5 partidas principales: Material y Equipos, Mano de Obra, Subcontratista, Gastos Generales, Garantías y Contingencias, el cual utiliza la información de los reportes mencionados anteriormente, para obtener la siguiente visualización de información por mes, como se visualizar en la Tabla 1. Tabla 1 Partida del Tablero de Control de la empresa Fuente: Tablero de Control de la empresa, 2019 A continuación en la Tabla 2 se muestra el detalle de cada partida y que significa en términos monetarios. Tabla 2 Descripción de las columnas del Tablero de Control Columna Descripción Inventario Valor en USD $ del stock que se tiene en almacén. Con OS Valor en USD $ de las ordenes de servicios operativos en el mes. Con OC Valor en USD $ de las órdenes de compra pendiente de entregar en el mes. 11 Estimado pendiente OC/OS Valor en USD $ de servicios o compra de materiales/equipos pendientes de generar la orden al proveedor en el mes. Estimado sin OS Valor en USD $ del costo que va a incurrir que no necesita órdenes al proveedor. Costos Reales mes Es la sumatoria desde la columna “Inventario” hasta la columna “Estimado sin OS”. Fuente: Elaboración propia, 2020 Se realizó una toma de tiempo aleatoria de un grupo de proyectos aleatorios y se obtuvieron los siguientes resultados mostrados en la tabla 3: Tabla 3 Tiempo en min de actualización por cada partida por proyecto Proyecto Material y Equipos Mano de Obra Subcontratista Riesgos y Contingencias Total 1 32.5 9.5 37.5 2 81.5 2 25 10 35 2 72 3 40 11 33 2 86 4 44 8.5 22 2.5 77 5 28.5 8 34 1.5 72 6 34 12 31 3 80 7 29 13.5 31 1 74.5 8 33 10.5 33.5 3 87 9 37 8 32.5 2.5 80 10 29.5 19 35.5 1.5 85.5 Tiempo promedio en min 79.55 Fuente: Elaboración propia, 2020 12 Tiempo promedio por proyecto para actualizar el Tablero de Control es de 79.55, y este trabajo se realiza 1 (como mínimo) o 4 veces (como máximo solo para los proyectos más representativos) por semana para contar con información lo más precisa y certera del mes. Se realizó una encuesta al área de operaciones, específicamente al personal involucrado en el llenado del Dashboard, quienes son 1 analista de costos, 3 asistentes de proyectos, y los 5 Project Managers, el cual se pudo identificar los problemas que se perciben en el área (Ver Anexo 1). Resultado de la encuesta es que no hay una efectiva toma de decisiones al momento de analizar el Dashboard, ya que no se cuenta principalmente con información actualizada, información que cuadre con los montos dados por logística, además que integre información financiera respecto al proyecto, por lo que muchas de las reuniones o sesiones que se tiene son pospuestas, o se toman acciones que luego terminan siendo más caras, la sobre carga laboral no permite que se tome el tiempo suficiente para armar la información, ya que eso incurriría en el triple del tiempo empleado, además no muestra visibilidad del detalle servicios que se están adquiriendo, materiales o equipos que se están comprando, importando o que están en inventario, por lo que el equipo de campo planifica los trabajos en base a una información que posiblemente no es real. 1.2 Definición del problema 13 Definir las variables mediante el enfoque metodológico del Business Intelligence permita optimizar la toma de decisiones en los proyectos de la Gerencia de Operaciones en una empresa de sistemas contra incendios. 1.2.1 Problema General ¿Cómo la implementación de Business Intelligence permite optimizar la toma de decisiones en la Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios? 1.2.2 Problemas Específicos - ¿Cómo la implementación de Business Intelligence permite reducir el tiempo en la elaboración del Dashboard Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios? - ¿Cómo la implementación de Business Intelligence permite reducir el costo de H- Hombre en la elaboración del Dashboard de la Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios? - ¿Cómo la implementación de Business Intelligence permite obtener datos fiables en el Dashboard de la Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios? 14 1.3 Justificación e importancia de la investigación 1.3.1 Justificación Teórica El Business Intelligence o inteligencia de negocios es una metodología que permite combinar la recopilación, almacenamiento datos y transformarlo en información para luego ser parte de la gestión del conocimiento en diversas áreas de una organización a través de herramientas de análisis que permitan planificar las tareas y tomar decisiones efectivamente. (Moreno, Montejano, & Vilallonga, 2016) 1.3.2 Justificación Práctica El Business Intelligence por su efectividad y adaptación en diversos de campos se aplica en el presente estudio para la gestión de costos de los proyectos de sistemas contra incendios a través de una de las herramientas, que es el Power BI ®, y también por su accesibilidad ya que se encuentra integrada dentro del paquete de Office 365® de Microsoft Corporation ® 1.3.2 Justificación Metodológica Se aplica la herramienta Power BI ® por ser una herramienta de visualización de datos que permite crear reportes de manera rápida combinando múltiple data de diferentes 15 fuentes, tanto en el servidor de la empresa, data en la nube o de redes sociales y compartir esa información a diferentes colaboradores dentro de la organización. (Microsoft Corporation, 2017). 1.4 Objetivos de la investigación 1.4.1 Objetivo General Optimizar la toma de decisiones en la Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios con el uso de Business Intelligence. 1.4.2 Objetivos específicos - Reducir el tiempo en la elaboración del Dashboard de la Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios. - Reducir el costo en la elaboración del Dashboard Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios. - Mejorar en nivel de satisfacción en la elaboración del Dashboard de la Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios. 16 II. MARCO TEÓRICO 2.1 Antecedentes de la investigación A continuación se detallaran los resultados obtenidos de investigaciones aplicando la inteligencia de negocios (Business Intelligence) como propuesta de solución para la mejora de los procesos de áreas críticas o proyectos de las organizaciones, y agilizar la toma de decisiones basado en información fiable y en tiempo real mostrando indicadores que permitan monitorear los recursos para alcances sus objetivos 2.1.1 Antecedente Internacionales 2.1.1.1 Tesis “Business Intelligence como soporte de las decisiones estratégicas, tácticas y operaciones de las organizaciones”1 El objetivo de la tesis en demostrar la utilización del Business Intelligence como una solución integral que generar valor para la toma de decisiones tácticas, estratégicas y operacionales en las empresas. Según los resultados obtenidos se confirma que los usuarios tienen una percepción de utilizar herramientas tecnológicas para la optimización de las operaciones, así como en la mejora de los procesos mediante la agilización en la toma de decisiones en todos los niveles jerárquicos.1 Argueta, C. ; Abigail, C. (2016) Business Intelligence como soporte de las decisiones estratégicas, tácticas y operaciones de las organizaciones (Tesis de maestría en Administración Financiera). Universidad del Salvado. Facultad de Ciencias Económicas. El Salvador 17 Además de brindar soluciones a necesidades específicas hasta el cambio del modelo de negocio impactando de manera positiva en la organización ya que le otorga valor agregado en sus operaciones, decisiones estratégicas y tácticas. Otro punto que menciona es que la aplicación de herramientas de Business Intelligence es considerado como un tema innovador y vanguardista siendo utilizado como una ventaja competitiva ante otras empresas. 2.1.1.2 Tesis “Inteligencia de Negocios para empresas de Construcción y la Gestión de Proyectos con enfoque en las mejores prácticas”2. La tesis propone conceptualizar un sistema de inteligencia de Negocios dentro de un marco de trabajo alineado a las mejores de prácticas de dirección de proyectos aplicado en los proyectos constructivos, se concluyó que el modelo de cuadro de mando de integral final permitió alinear las operaciones con los objetivos estratégicos de la organización y establecer cómo medir ese cumplimiento a nivel gerencial, táctico y operativo, este modelo está bajo el esquema de procesos PRINCE2 y las buenas prácticas PMBOK, adaptadas a la dirección de empresas constructoras latinoamericanas. También menciona que la inteligencia de negocios tiene resultados positivos en la toma de decisiones y en el control de gestión basado en un enfoque de datos fiables, determinando 2 Delgado, P. (2014) Inteligencia de Negocios para empresas de Construcción y la Gestión de Proyectos con enfoque en las mejores prácticas (Tesis de Magíster en Administración de Empresas). Universidad del Azuay. Cuenca, Ecuador. 18 desde el cumplimiento de objetivos hasta lograr simulaciones y tener los resultados predictibles de las actividades 2.1.1.3 Tesis “Diseño de Herramienta aplicando Inteligencia de Negocios, para la gestión de procesos en la ARL AXACOLPATRIA”3 La tesis presenta el desarrollo de una herramienta capaz de generar reportes e informes optimizando así el proceso de ingreso de datos que de accidentes de trabajo de las empresas afiliadas generando información veraz, precisa y en tiempo real, los resultados obtenidos del análisis permitió determinar el comportamiento de las actividades críticas de las empresas, a través de resultados financieros , comerciales , recursos humanos , prestaciones económicas plasmados en un cuadro de mando o Dashboard. Que luego facilitaron a la gerencia como soporte en la toma de decisiones para cumplir con los objetivos estratégicos de cada área. 2.1.2 Antecedentes Nacionales 2.1.2.1 Tesis de Maestría “Solución de Business Intelligence utilizando Tecnología SAAS. Caso: Área de Proyectos en una empresa bancaria- Perú”4 3 Sánchez, I.; Ospina, B.; Ducuara, S.; Camacho L. (2015) Diseño de Herramienta aplicando Inteligencia de Negocios, para la gestión de procesos en la ARL AXACOLPATRIA ( Tesis de grado en Gerencia de Proyectos en Inteligencia de Negocios) Institución Universitaria Politécnica Gran Colombiano. Colombia 4 Villanueva J. (2015) Solución de Business Intelligence utilizando tecnología SaaS. Caso: Área de Proyectos en una empresa bancaria- Perú (Tesis de máster en Dirección Estratégica de Tecnologías de la Información). Universidad de Piura. Facultad de Ingeniería. Piura. Perú 19 Los resultados que se obtuvieron al implementar la solución de Business Intelligence en el área de proyectos fueron favorables, demostró facilitar la toma de decisiones en base a una información consistente, oportuna y accesible, también permitió identificar objetivos estratégicos, factores críticos de éxito y los riesgos. Además comprueba la importancia que para una efectiva gestión es clave realizar mediciones a través de indicadores que estén alineados a la estrategia del negocio. Otro punto es que demuestra que la innovación y avance tecnológico como ventaja competitiva por su aplicación a la agilización de procesos, requerimientos y necesidades del negocio, siendo estas aplicables en cualquier rubro empresarial. 2.1.2.2 Tesis “Diseño de una solución de inteligencia de negocios como herramienta de apoyo a la toma de decisiones en el área de ventas de la empresa farmacéutica Dispefarma” 5. Propone el diseño de una solución de inteligencia de negocios que permita integrar la data del área de ventas y demás áreas de soporte para generar información clave como soporte a la gerencia para la toma de decisiones. Se obtuvieron resultados significativos en la elaboración de informes, el cual se redujo en un 90.13%, permitió identificar factores críticos 5 Carhuallanqui, J. (2017) Diseño de una solución de inteligencia de negocios como herramienta de apoyo a la toma de decisiones en el área de ventas de la empresa farmacéutica Dispefarma (Tesis Profesional de Ingeniero Industrial) Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Lima, Perú. 20 de éxito para el área de ventas, disminuyendo el tiempo de determinar promociones o campañas de fidelización, y por último la mejora de la Productividad de la información. 2.1.2.3. Tesis “Impacto de la data Warehouse e Inteligencia de Negocios en el desempeño de las empresas: Investigación empírica en Perú, como país en vías de desarrollo”.6 Mediante el análisis cualitativo obtenidos de las entrevistas a diferentes empresas peruanas establece que los principales componentes de desempeño del Business Intelligence es la calidad de información, uso del sistema, calidad del servicio, satisfacción del usuario, factores estratégicos, relación beneficio-costo y recursos financieros de empresa. También establece que las principales aplicaciones de Business Intelligence que le dan las empresas en Perú son: en desarrollo de cliente, análisis de retorno de la inversión y resultados financieros, análisis de ventas, mejor reconocimiento de los clientes, análisis de rentabilidad de los clientes y análisis de riesgos, por el grado de significancia adecuado de los modelos utilizados. 2.2. Bases Teóricas 2.2.1. Gestión de Proyectos según el PMBOOK 6 Gonzales, R. Impacto de la data Warehouse e Inteligencia de Negocios en el desempeño de las empresas: Investigación empírica en Perú, como país en vías de desarrollo (Tesis Doctoral en Política de empresa, dirección recursos humanos y sistemas de información). ESAN. Lima, Perú 21 2.2.1.1. Definición de proyectos: “Un proyecto es un actividad grupal para producir un producto, servicio o resultado que es único” (PMI Project Management Institute (R), 2019) Los proyectos tiene la característica de ser temporales, por lo que deben tener definido el alcance y los recursos y único porque engloban un conjunto de operaciones diseñadas específicamente hacia un objetivo en particular 2.2.2. Modalidad de Contratos en los proyectos Las modalidades contractuales son herramientas que permiten el éxito de los proyectos, actualmente se cuenta como una variedad que modalidades contractuales , cada una con sus ventajas y desventajas , dependerá del diseño de la estrategia de ejecución y de contratos de los proyectos, analizando debidamente las capacidades internas de la organización, el ambiente organizacional, leyes, tecnología , ubicación , proveedores, condiciones de mercado, precios , oferta y demanda, etc, en función de la propensión o aversión al riesgo (Romero P., 2017) A continuación se detalla un cuadro de los diferentes tiposde contratos según el servicio que se va a contratar y ejemplos de rubros que mayormente las aplican. Tabla 4 Estrategias de Contratos en la Gestión de Proyectos. 22 Fuente: Estrategia de Contratos para mi Proyecto. PMI Santiago de Chile Chapter 2.2.2.1. Contratos EPC (Contratos tipo Ingeniería, Adquisiciones y Construcción Un contrato EPC elimina barreras tradicionales entre la ingeniería, adquisiciones y la contratista de construcción lo que permite tomar decisiones de manera efectiva, se trabajó un enfoque integral que diseña, adquiere y construye instalaciones más seguras a un menor tiempo y con un menor costo. Además permite al propietario centrarse en las tareas críticas a desarrollar, transfiriendo los riesgos a medida que va avanzando los proyectos 23 2.2.2.2. Contratos EPCM Para el caso de los proyectos en particular que se maneja dentro de la organización son proyectos que se rigen por contratos EPCM. “Los contratos EPC que tienen contratos directos con contratistas son denominados EPCM (Engineering, Procurement and Construction Management), esto significa que la empresa está contratada para proveer servicios de ingeniería, adquisición y gestión de construcción.”7 Ya que la empresa de estudio como contratista directo tenemos en nuestro alcance, el perfil, diseño de ingeniería, compra y adquisición de materiales, y también de parte de nosotros la gestión de los subcontratistas para tercerizar siguientes servicios - Servicio de instalación de tuberías - Servicio de instalación de seguridad electrónica - Servicio de supervisión de ingeniería Las empresas que directamente tienen contratos con contratistas, que es el caso de la empresa de estudio, como buena práctica se pone en conocimiento la clasificación de los entregables del proyecto según la recomendación del AACEI (Romero P., 2017) 7 Traducido por el autor 24 Ilustración 1 Nivel de definición de entregables del proyecto respecto al tiempo y %avance Fuente: Matriz Genérica de Clasificación del Costo Estimado. AACEI ® 2.2.2.3. Método Fast Track o Camino Acelerado. Es una herramienta de gestión de tiempo para desarrollar el cronograma, que plantea la ejecución de fases de manera paralela y no rígida (Guerrero-Chanduví, 2015), es decir que mientras se avanza con el diseño se avanza la ejecución y también la adquisición logística, lo que produce una reducción del tiempo total, esto aplica para proyectos de sistemas contra 25 incendios ya que se tiene un periodo de entrega promedio de 4 meses a 1.5 años como máximo. 2.2.3. Normas que rigen los proyectos de Sistemas contra Incendios 2.2.3.1. Normas NFPA La NFPA, National Fire Protection Association” por su siglas en inglés, es la fuente de códigos que y normas que gobiernan la industria de protección contra incendios y seguridad humana “ (NPFA , 2019) . Los proyectos de la organización se rigen bajo la interpretación de esta norma para desarrollar la ingeniería, realizar los requerimientos de materiales, ejecución de la parte constructiva y realizar las pruebas de las instalaciones. A continuación se describe las normas que más se aplican en la organización: NFPA 10: Es la norma para Extintores Portátiles contra Incendios, mediante esta norma permite seleccionar los extintores portátiles correctos según sea el riesgo. (NFPA, 2018) NFPA 14: Es la norma para la Instalación de sistemas de tubería vertical y de mangueras, que permite mediante la aplicación de las mejores prácticas actuales seleccionar y utilizar sistemas de tuberías verticales que mejore la protección contra incendios. (NFPA, 2010) 26 NFPA 20: Es la norma para la instalación de Bombas Estacionarias para Protección contra Incendios, que cuenta con la última cobertura en tecnología y requisitos para asegurar el funcionamiento de las bombas. (NFPA, 2016) En la empresa de estudio lo aplica para el diseño de ingeniería de bombas contra incendios, la construcción eléctrica y mecánica, tareas de instalación y las pruebas finales NFPA 72: Es el código Nacional de Alarmas de Incendios y Señalización, que cuenta con las últimas disposiciones para la implementación, instalación, ubicación, rendimiento e inspección, prueba y mantenimiento de los sistemas de alarma de incendio y comunicaciones de emergencia. (NFPA, 2016) En la empresa de estudio aplica la norma para las interconexiones utilizando redes para los sistemas de comunicación de emergencia. 2.2.4. Proceso de Control de Proyectos El control de proyectos de un proceso que tiene como objetivo controlar la inversión de los recursos en el proyecto, ya sea de tipo material, intangible como un servicio o mano de obra. Este es un proceso repetitivo y al estar relacionado a los proyectos estos son de mayor riesgo con lo que conlleva un mayor esfuerzo. 27 Ilustración 2 Mapa de Proceso de Control de Proyectos Fuente: Total Cost Management, AACE International 2015 En la ilustración 3 se puede visualizar el flujo de proceso de control de proyectos, en el cual dentro está en control de costos sobre las proyecciones y presupuesto. Esto tiene aplicación para proyectos BT&S (Building Technology & Security) que corresponden a una de las líneas de negocio de la empresa de estudio. 2.2.5 Técnica de Job Order Costing Es un sistema contable que rastrea directamente los costos unitarios hasta el término del producto o servicio, en vez de determinarlo por procesos. Es usado cuando los bienes son 28 hechos por órdenes o cuando los costos unitarios son fáciles de rastrear para trabajos individuales, asumiendo que si agregamos alguna información esto agrega el valor del producto o servicio final, es decir que el costo final será único para cada producto8. (Franklin, Graybeal, & Cooper, 2019). Por lo que este sistema es aplicado por empresas que producen productos o servicios únicos o personalizados según el pedido del cliente, como lo son los proyectos que se ejecutan en la empresa de estudio. El flujo de costos es similar a los demás sistemas contables, para determinar el costo del bien final deriva de 3 partidas: Costos de Material Directo, Mano de Obra Directa, y Gastos Generales (Costos Indirectos). - Material Directo: Son aquellos materiales necesarios o que participan directamente para la producción de un producto o ejecución de un servicio. - Mano de Obra Directa: Es el costo de la hora, beneficios, impuestos y demás costos que se deban incurrir a quienes trabajan directamente en la operación del producto o servicio en particular. - Gastos Generales : Están compuestos por : o Materiales Indirectos: Son los materiales que son difíciles de rastrear la cantidad exacta, el tiempo de consumo y el costo. 8 Traducido por el autor 29 o Mano de Obra Indirecta: Son los costos incurridos por el personal que no participan directamente en el desarrollo del producto o servicio, de acuerdo al rubro de la empresa se clasifica si el personal es mano de obra directa o indirecta o Gastos: Son los costos que son necesarios para la producción pero no es eficientes para signar al desarrollo del producto o servicio final. A continuación un ejemplo de la estructura de costos según el método detallado Tabla 5 Partidas según Job Order Costing de los proyectos de la empresa de estudio Overall Project As Sold Material $ 853,821.79 Labor internal $ 107,016.11 Labor (subcontract) $ 347,286.74 Expenses $ 162,743.79 Contingency $ 54,460.72 Project Totals $ 1,525,329.15 Fuente: Elaboración Propia 2.2.6 Business Intelligence (BI) 2.2.6.1 Conceptos Es un términoampliamente utilizado en los últimos años, es una metodología que nace de la necesidad de la organizaciones de obtener información a través de múltiple fuentes de data , 30 en el pasado solo se transformaba la data en reportes pero con el paso dl tiempo, se utiliza la herramienta no solo para obtener información actual sino para predecir tendencias sea la necesidad del cliente permitiendo de esta manera a la organización actuar de manera rápida y proveer productos de alta demanda, generando una ventaja competitiva sobre las demás en el mercado global (Microsoft Corporation, 2017) Actualmente el Business Intelligence tiene 3 escenarios: - Reporting: Que comprende de extraer la data de la organización y presentarla en reportes que muestre indicadores claves según los objetivos estratégicos de cada área - Analysis; Es el proceso de evaluar la data encontrada , esta pasa por un proceso de extracción, filtrado, modelado y transformado para ser luego presentado en un reporte - Collaboration: Permite que la data generada no solo se controlada por un grupo privilegiado sino que los colaboradores de todos los niveles dentro de una organización puedan compartir, editar, publicar , distribuir y guardar según requieran sus actividades. Tendencias del Business Intelligence Las posibilidades de análisis crecen rápidamente con el incremento de fuentes de datos, volumen de data, por lo que el BI está pasando de analizar datos pasados, sino analizar data en tiempo real y usar la data histórica para predecir el futuro. 31 2.2.6.2. Herramienta Power BI® Power BI® es una herramienta creada por Microsoft Corporation que es utilizada para la visualización de datos de diferente fuentes de manera rápida y fácil de utilizar para que el usuario pueda desarrollar sus propios Dashboard efectivamente. Cuenta con 3 tipos de presentación - Power BI Desktop ® - Power BI Services ® - Power BI Mobile ® Ilustración 3 Presentaciones de la herramienta Power Bi® Fuente: Microsoft Power BI ® Para transformar los datos en reportes y Dashboard tiene que pasar por un proceso de transformación, el cual parte de la extracción de data y de organizarlo de una manera 32 sistémica bajo un esquema de copos de nieve, este esquema cuenta con varias dimensiones (tablas) conectadas entre sí a través de la relación que cumplen (muchos a uno, uno a uno, muchos a muchos), partiendo de la tabla de hechos (general) hasta las dimensiones más específicas. (IBM, 2019) Ilustración 4 Esquema de Copo de Nieve de Modelado de Datos Fuente: IBM ® Knowledge Center 2.2.7 Teoría general de sistemas (Bertalanffy, 1986) planteó la teoría general de los sistemas: “Es una ciencia general de la totalidad, concepto tenido hasta hace poco por vago, nebuloso y semimetafisico. En forma elaborada sería una disciplina lógico-matemática, puramente formal en sí misma pero 33 aplicable a las varias ciencias empíricas” .La teoría de sistemas está conformada por una parte de la lógica y la matemática es decir en un aspecto demostrativo con sentido que también se puede aplicar en varios aspectos de la realidad. (Chiavenato, 2006), establece que la teoría general de sistemas: Se fundamenta en tres premisas básicas, que son: 1) Los sistemas existen dentro de sistemas. Cada sistema se constituye de subsistemas y, al mismo tiempo, hace parte de un sistema más grande, el suprasistema […]; 2) Los sistemas son abiertos, es una consecuencia dé la premisa anterior. Cada sistema existe dentro de un medio ambiente constituido por otros sistemas. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso infinito de intercambio con su ambiente para cambiar energía e información; 3) Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Cada sistema tiene un objetivo o finalidad que constituye su papel en el intercambio con otros sistemas dentro del medio ambiente . Se refiere que todos los sistemas que se deben analizar o estudiar están constituido por un propósito para cumplir una determinada función y siempre está relacionado con un sistema más amplio que lo engloba. Otra teoría general de sistemas importante del autor (Bertalanffy, 1986) indica lo siguiente: “Es el estudio interdisciplinario de los sistemas en general. Su propósito es estudiar los principios aplicables a los sistemas en cualquier nivel en todos los campos de la investigación”. Se entiende que todo problema que se presente o exista en el mundo real tiene una solución adecuada apropiada según la teoría general de sistemas, para (CHURCHMAN, 1973), 34 manifiesta que: “Se fundamenta en una búsqueda sistemática de una ley que explique el orden del universo y al contrario de otras, trata de extender su búsqueda a encontrar un orden de órdenes” , considera que la teoría general de sistemas es una metodología exacta, que ayuda a resolver problemas del mundo real, bajo el enfoque de sistemas. 2.2.8 Ingeniería de Software Permite usar los conocimientos de la ingeniería para poder desarrollar un software medible y accesible de acuerdo a las características del usuario, que funciones de modo eficiente en máquinas reales. Para (Sommerville, 2005), plantea que la ingeniería de software es: “Una disciplina de ingeniería que comprende todos los aspectos de la producción de software desde las etapas iniciales de la especificación del sistema, hasta el mantenimiento de este después de que se utiliza”. La ingeniería de software abarca todo el proceso de implementación del artefacto desde la etapa de la inicial que comprende la propuesta hasta la puesta en marcha. (Serna M., 2013) , indica que ingeniería de software es: La disciplina ingenieril que proporciona y aplica los métodos y herramientas necesarios para construir software de calidad, justado al presupuesto, en un plazo determinado y en un contexto de constante cambio de requisitos. Es la aplicación de un enfoque sistemático, disciplinado y cuantificable al desarrollo, operación y mantenimiento de software, es decir, es la aplicación de ingeniería al software Comprende la elaboración un software que se ajuste los requerimientos del cliente, que cumpla todas las especificaciones técnicas, respetándose los plazos establecidos y entregando un producto de calidad que pueda satisfacer las necesidades del cliente. 35 2.2.9 Toma de decisiones: Es el proceso de elegir entre dos o más opciones de aprendizaje natural o estructurado mediante el cual se elige entre dos o más alternativas, opciones o formas para resolver diferentes situaciones o conflictos de la vida, la familia, empresa, organización. La toma de decisiones es algo fundamental para cualquier actividad humana, todas las personas somos tomadores de decisiones, sin embargo, tomar una correcta decisión implica un proceso de razonamiento constante, los gerentes de las empresas deben tomar diversas decisiones cada día algunas de estas decisiones son rutinarias pero otras ocasionar considerables consecuencias para la empresa, estas decisiones podrían involucrar tanto la ganancia como la pérdida de grandes sumas de dinero o el cumplimiento o no de las metas trazadas por la empresa. Para la toma de decisiones, propone un procedimiento que consta de 7 pasos: • Determinar el problema y sus asociados Primero que nada, debemos contar con una descripción completa del problema y las circunstancias que lo rodean, además tenemos que tener en cuenta que los problemas por lo general no vienen solos, sino que generan otros problemas o están asociados a otros. • Conocimiento de las causas del problema Frecuentemente los problemas tienen una causa principal, aunque esto no siempre se cumple para poder obtener información acerca de lo que está generando el problema tenemos que valernos de diferentes instrumentos: 36 � Entrevistas personales.� Encuestas de opinión. � Observación directa. • Redefinición del problema Una vez que ya tenemos conocimiento de las causas del problema, debemos redefinir el problema, en un momento dado podemos darnos cuenta de que tenemos que resolver más de un problema, hay que tomar en cuenta que un problema en vez de hacerse más específico podría volverse más amplio y general. • Proponer soluciones En esta fase se generan mediante una lluvia de ideas, la mayor cantidad de soluciones posible en este proceso la creatividad es un factor importante y no debe descartarse ninguna idea por más absurda que parezca en muchas ocasiones este tipo de ideas, acompañadas de algunos cambios, pueden convertirse en excelentes opciones. • Evaluar y seleccionar soluciones Una vez que contamos con las ideas o alternativas de solución, debemos proceder a la evaluación de las mejores, para esto es necesario analizar y prever las consecuencias tanto buenas como malas que nos generaría aplicar las soluciones aportadas, además debemos tomar en cuenta los recursos disponibles y la trascendencia de la solución, debemos tener presente que algunas soluciones no sólo podrían resolver el problema que buscamos solucionar sino que además podrían ayudarnos a resolver muchos otros. • Planeación operativa y puesta en marcha En esta parte se debe establecer cómo se realizará la implantación de la solución: 37 � Las fases que deberán hacerse, es la secuencia de ejecuciones que se harán en determinado tiempo. � Establecer quiénes serán los responsables de ejecutarlas y de supervisar los trabajos. � Los recursos humanos y materiales que serán necesarios en cada etapa. � La calendarización de cada actividad que va a ejecutarse. • Evaluar los resultados obtenidos Para la fase final existen dos tipos de evaluación: formativa y sumativa. � La formativa.- Vigila que cada fase del proceso establecido se lleve a cabo tal como se planeó. � La evaluación sumativa.- Evalúa si los resultados finales de todo el proyecto cumplen con las expectativas esperadas (Gutiérrez, 2014). Tipos de toma de decisiones Todas las decisiones no son iguales ni producen las mismas consecuencias, ni tampoco su adopción, por ello existen distintos tipos de decisiones para su clasificación destacaremos las más representativas. • Tipología por niveles Está conectada con el concepto de estructura organizativa, las decisiones se clasifican en función de la posición jerárquica o nivel administrativo ocupado por el decisor desde este planteamiento distinguiremos. a) Decisiones estratégicas (o de planificación).- Estas se refieren a las relaciones entre la organización o empresa y su entorno, son decisiones de una gran transcendencia puesto que definen, los fines y objetivos generales que afectan a la totalidad de la organización, son decisiones singulares a largo plazo y no repetitivas por lo que la información es escasa y sus 38 efectos son difícilmente reversibles; los errores pueden comprometer el desarrollo de la empresa. b) Decisiones tácticas o de pilotaje.- Son decisiones tomadas por directivos intermedios, estas decisiones pueden ser repetitivas y el grado de repetición es suficiente para confiar en precedentes, los errores no implican sanciones muy fuertes a no ser que se vayan acumulando. c) Decisiones operativas. - Adoptadas por ejecutivos que se sitúan en el nivel más inferior, son las relacionadas con las actividades corrientes de la empresa, se traducen a menudo en rutinas y procedimientos automáticos, por lo que la información es disponible, los errores se pueden corregir rápidamente ya que el plazo al que afecta es a corto y las sanciones son mínimas. • Tipología por métodos Esta clasificación se basa en la similitud de los métodos empleados para la toma de decisiones, independientemente de los niveles de decisión. así distingue una serie continua de decisiones en cuyos extremos están las decisiones programadas y no programadas. a) Decisiones programadas. - Aquellas que son repetitivas y rutinarias, cuando se ha definido un procedimiento o se ha establecido un criterio que facilita hacerles frente, permitiendo el no ser tratadas de nuevo cada vez que se debe tomar una decisión. b) Las decisiones no programadas. - Son aquellas que resultan nuevas para la empresa, no estructuradas e importantes en sí mismas, no existe ningún método establecido para manejar el problema porque este no haya surgido antes o porque su naturaleza o estructura son complejas o porque es tan importante que merece un tratamiento hecho a la medida. También se utiliza para problemas que puedan ocurrir periódicamente pero quizá requiera de enfoques 39 modificados debido a cambios en las condiciones internas o externas, los directivos de alto nivel se enfrentan a decisiones no programadas (Gutiérrez , 2014) 2.3 Marco Conceptual - Proyecto: Un proyecto es un esfuerzo temporal y único, por lo que cuenta con alto riesgo e incertidumbre - Porcentage of Complete (PoC): Es en español Grado de avance, es un indicador que mide como dice su nombre el avance del proyecto mediante el costo incurrido hasta la fecha dividido entre el costo total del proyecto. - Cost Accounting: Es un proceso de medición y reportería de costos incurridos para propósitos financieros, los cuales están clasificados en diversas cuentas según las partidas dadas en el presupuesto del proyecto - Baseline: Es una línea base, que se usa tanto para el control de costo y control de cronograma, que permite medir el rendimiento del proyecto - Dashboard de la Gerencia de Operaciones: Es una herramienta usada por la empresa para dar seguimiento y control de los costos proyectados haciendo un versus con el presupuesto lanzado por el área comercial, también se puede dividir los costos en 5 tipos: a los que corresponden en órdenes de compra, ordenes de servicio, pendientes de generar orden, pendientes sin orden y el inventario. 40 - Estimating: Es un proceso que utiliza diversas técnicas con el fin de predecir el costo de un recurso. - Job Costing: Es una herramienta que permite designar costos indirectos al proyecto - Budgeting: Es un proceso de planificación de costos alocadas para cada partida, el cual debe ir de acorde al cronograma - Forecasting: o también conocido como pronóstico, es el proceso proactivo y sistemático que permite obtener una perspectiva y comprensión del proyecto a través de las evaluaciones de desempeños del proyecto. - Requerimiento: Es un requisito o exigencia establecida en el proyecto, que puede ser un activo, producto, proceso o servicio - Power BI®: Es una plataforma diseñada por Microsoft diseñado para transformar , modelar y visualizar la data de manera fácil e intuitivo , muy utilizado en las áreas de Business Intelligence actualmente en las empresas - Share Point: Es una herramienta y producto de Microsoft diseñado con el fin de almacenar , organizar y compartir información a través de los sitios web creados por esta plataforma, 41 - Microsoft Teams: Es una plataforma creada por Microsoft que permite llamar, chatear, realizar reuniones, video llamadas, proyectar en vivo información y que los demás puedan colaborar en editarlos, además se puede almacenar y compartir archivos diversos. - Backlog: Es el costo que queda en el proyecto de acuerdo con la última estimación, a partir del final del mes anterior, se usa para pronosticar ingresos para el mes actual o meses futuros, lo más importante que permite identificar acciones. - Change Order: Es el documento vinculante del contrato, con el cual el cliente formaliza el cambio de alcance reduciendo o aumentando el valor venta. - Centro de Costo: Es el código que se le asigna a un proyecto, es como el DNI que identifica el proyecto, con el cual se utilizapara realizar las compras, ventas o transacciones contables que corresponden a un proyecto determinado, cada centro de costo es único e irrepetible, el valor puede variar según vaya avanzando el proyecto. 42 III. FORMULACIÓN DE HIPÓTESIS 3.1. Hipótesis General - La implementación de Business Intelligence optimiza la toma de decisiones en la Gerencia de Operaciones de una empresa de instalación de sistemas contra incendios. 3.2. Hipótesis Específicas - El Business Intelligence reduce el tiempo en la elaboración del Dashboard de la Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios. - El Business Intelligence disminuye el costo de H-Hombre en la elaboración del Dashboard de la Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios. - El Business Intelligence permite obtener datos fiables en el Dashboard de la Gerencia de Operaciones en una empresa de instalación de sistemas contra incendios. 43 3.3. Variables: a) Variable Independiente: Implementación del Business Intelligence. b) Variable Dependiente : Optimización en la Toma de Decisiones HERRAMIENTA: Power Bi DIMENSIONES: a) Tiempo: - Tiempo que de elaboración del Dashboard de la Gerencia de Operaciones antes de implementar Business Intelligence. - Tiempo de elaboración del Dashboard de la Gerencia de Operaciones después de implementar Business Intelligence. b) Costo - Costo de elaboración del Dashboard de la Gerencia de Operaciones antes de implementar Business Intelligence. - Costo de elaboración del Dashboard de la Gerencia de Operaciones después de implementar Business Intelligence. c) Nivel de Satisfacción - Nivel de Satisfacción del personal de la Gerencia de Operaciones con respecto al proceso de elaboración del Dashboard antes de implementar Business Intelligence. 44 - Nivel de Satisfacción del personal de la Gerencia de Operaciones con respecto al proceso de elaboración del Dashboard después de implementar Business Intelligence. TECNICAS USADAS: Entrevista, observación, análisis de datos. INSTRUMENTO: Cuestionario. INDICADORES PARA: Tiempo, costo y nivel de satisfacción en la elaboración del Dashboard en la Gerencia de Operaciones. OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES: Ver Anexo 13 para poder visualizar a mayor detalle la definición de las variables, la definición operacional, dimensiones, indicadores e instrumento IV. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN: 4.1. Tipo de Investigación Esta investigación es de tipo cuasi experimental porque trata de identificar cual es la relación y el efecto de las variables independientes sobre la variable dependiente, así como se basa en un análisis de datos cuantitativos y cualitativos. 45 4.2. Diseño de la investigación El diseño de investigación que se utilizó para la presente investigación es de tipo experimental ya que se basa la obtención, análisis de los datos recopilados de manera fidedigna, mostrando la información que explique el porqué de la situación investigada. 4.3. Población y muestra 4.3.1. Población • Población para indicadores cualitativos: Es todo el equipo de la Gerencia de Operaciones, incluyendo el personal administrativo, el gerente de operaciones y el equipo de proyecto en obra. • Población para indicadores cuantitativos: En este caso se evalúa el tiempo y costo de desarrollo del Dashboard de Operaciones, la población está en función de la cantidad de veces que se tiene actualizar este tablero de control, la investigación tiene un periodo de 6 meses, teniendo en cuenta que se actualiza cada semana y que se tubo operativo en total 15 proyectos, nos da una población de: 46 � = �1 ���ℎ ��� ������ ∗ �������� � ∗ �4 ��������� � ∗ �6 ������ ∗ �15 ���������� � = 360 �� ���� 4.3.2. Muestra • Para indicadores cualitativos La población es el personal líder y administrativo del área de operaciones a quien va dirigido la herramienta de BI, el cual está conformado y detallado en la siguiente tabla. Tabla 6 Personal líder y administrativo del área de Operaciones Cargo Cantidad Analista Senior de Costos 1 Asistente de Proyectos 1 Asistente Project Control 1 Asistente de Seguimiento y Control de Proyectos 1 Project Manager 1 1 Project Manager 2 1 Project Manager 3 1 Project Manager 4 1 Project Manager 5 1 Gerente de Operaciones 1 Total de entrevistados 10 Fuente: Elaboración Propia 47 Por lo tanto la población N es 10 personas • Para indicadores cuantitativos Para hallar la muestra se va utilizar la siguiente formular considerando una población de 760 reportes, como se puede visualizar en el punto 4.3.1, � = � ∗ !" ∗ � ∗ #�� − 1� ∗ �" + !" ∗ � ∗ # Donde: N: Tamaño del a la población n: Tamaño de la muestra Z: Nivel de Confianza al 95% (1.96) p: Probabilidad de éxito (0.5) q: Probabilidad de error (0.5) e: Error Muestral (0.1) � = 360 ∗ 1.96" ∗ 0.5 ∗ 0.5�360 − 1� ∗ 0.1" + 1.96" ∗ 0.5 ∗ 0.5 � = 75.98 ≈ 76 �������� 48 Dando un resultado de 76 reportes en total 4.4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos 4.4.1. Técnicas de recolección de datos: a) Entrevista: Se hicieron entrevistas al equipo del área de operaciones. específicamente a los que indican en la muestra, antes y después de la entrevista, ya que se mantiene en confidencialidad el nombre de la empresa solo se verá el cargo del entrevistado. b) Observación: Se utilizó para identificar las actividades internas que se desarrollan para generar los Dashboards de la Gerencia de Operaciones, con la cual se pudo medir la toma de tiempos c) Análisis de datos: Se analiza la data colectada de la entrevistas, data recolectada de la toma de tiempos, costos de proyectos para probar las hipótesis. 4.4.2. Instrumentos de recolección de datos a) Cuestionario: Es un listado de preguntas usado para medir el nivel de satisfacción del personal involucrado en la elaboración del Dashboard, para la elaboración de las 49 preguntas se tomó como referente el cuestionario desarrollado para requerimientos de sistema para Business Intelligence9. b) Procedimiento de la empresa: Se recolectó información sobre los siguiente procesos de la organización: - Proceso Ejecución y Cierre de Proyectos - Proceso de Revisión de Backlog 4.5. Técnicas de procesamiento y análisis de datos Para análisis de datos cuantitativos, se utiliza la herramienta Excel y el programa SPSS para establecer correlaciones. En cambio datos cualitativos se analizan mediante los procedimientos, diagramas de procesos, (DOP). 4.5.1 Sustento Metodológico de la Encuesta Se encuestaron a 10 personas Se analizaron 760 reportes Tabla 7 Técnicas e instrumento 9 Ver Anexo 7 de la Tesis Profesional para Optar el Título de ingeniero de Sistemas “Inteligencia de Negocios para la Dinamización en la toma de Decisiones en la Gestión Contable y Presupuestal de la Municipalidad de Victor Larco Herrera”,Castañadui Yajaira, Tamayo Jhon, Perú 2016 50 Fuente: Elaboración Propia 4.5.2 Modelo de Análisis Factorial La encuesta está formada por las preguntas de la escala de Likert en valores del 1 al 5 (Totalmente De Acuerdo, De Acuerdo, Indiferencia, En Desacuerdo y totalmente en desacuerdo), para poder saber la percepción del uso de Business Intelligence y los procesos operativos por parte de los encuestados. Por lo tanto, a continuación, se analiza la relación entre los factores para ver si hay una buena correlación entre los resultados obtenidos. Fórmula del modelo factorial: Xij = ai1· F1j + ai2· F2j + ai3· F3j +…… + di·Uij Xij = Valor normalizadode la variable “i” para el sujeto “j” Eficiencia (i) del proceso de toma de decisiones en la gerencia de operaciones (j) F1j = Valor del Factor 1 para el sujeto “j” uso de Business Intelligence “j” ai1 = Relación entre variable “i” y factor 1 Relación entre optimización del proceso de la toma de decisiones en la gerencia de operaciones y el uso de Business Intelligence di·Uij = Parte aleatoria independiente de los factores: Aplican para las siguientes variables, cuyas respuestas están basadas en la escala de Likert del 1 siendo Totalmente en desacuerdo al 5 siendo Totalmente De Acuerdo: 51 ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL BUSINESS INTELLIGENCE 1. ¿Considera que el "Tablero de control" te brinda información fiable del estado actual del proyecto? 2. ¿Está satisfecho con los reportes actuales que se necesitan para completar el "Tablero de Control de Proyectos"? 3. ¿Está conforme con el procedimiento para obtener los datos "Tablero de Control de Proyectos"? 4. ¿Consideras que obtiene información actualizada de las áreas de contabilidad, logística y almacén? 5. ¿Cree que el tiempo que utiliza para llenar el formato es el óptimo y agrega valor a su trabajo? DESPUÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL BUSINESS INTELLIGENCE 1. ¿Considera que el "Tablero de control" te brinda información fiable del estado actual del proyecto? 2. ¿Está satisfecho con los reportes actuales que se necesitan para completar el "Tablero de Control de Proyectos"? 3. ¿Está conforme con el procedimiento para obtener los datos "Tablero de Control de Proyectos"? 4. ¿Consideras que obtiene información actualizada de las áreas de contabilidad, logística y almacén? 52 5. ¿Cree que el tiempo que utiliza para llenar el formato es el óptimo y agrega valor a su trabajo? Los resultados obtenidos son los siguientes: Tabla 8 Prueba de KMO y Bartlett Prueba de KMO y Bartlett Medida Kaiser-Meyer-Olkin de adecuación del muestreo ,856 Prueba de esferidad de Bartlett Aprox. Chi- Cuadrado 308,723 gl 13 sig ,000 Fuente Elaboración Propia La prueba de KMO es un Test paramétrico basado en el determinante transformado de la matriz de correlaciones y Bartlett determina que las correlaciones simples deben ser cercanas a 1, pero ambas pruebas tienen como objetivo saber si existe la posibilidad de poder factorizar las variables originales de manera eficiente. Se obtiene que la medida de KMO y Barlett es de 0.856, el cual es muy cercano al 1, por ello se determina que el análisis factorial es aplicable, entonces la relación entre los factores analizados es muy alta, por lo que los resultados obtenidos dentro del cuestionario son relevantes para la presente investigación. 53 Asimismo, se debe señalar que se tiene como nivel de significancia 0, siendo menor a una significancia de 0.05, por lo tanto, el análisis factorial es pertinente para el análisis cuantitativo realizado. Pasamos a detallar el resultado de las varianzas. Tabla 9 Varianza Total Explicada Fuente: Elaboración Propia Se obtiene que la varianza acumulada de 87.619% que es superior al 50%, lo que indica que dentro de las respuestas obtenidas solo registramos un perfil o un grupo con características similares. Para poder verificar lo encontrado dentro de este análisis se realizará un análisis discriminante. Ahora pasamos a detallar la matriz de coeficiente de puntuación de componente. Tabla 10 Matriz de Componente 54 Fuente: Elaboración Propia En este cuadro se demuestra, que todos los componentes tienen un alto grado de importancia para el desarrollo del análisis, según los resultados obtenidos mediante la escala de likert, pero destacan estos 3 en el siguiente orden de importancia: Claridad y confiabilidad de los datos con el Business Intelligence 0,965 Rentabilidad en relación a la mejora de los procesos de toma de decisiones de la gerencia de operaciones dado por el Business Intelligence 0,962 Relación del Planeamiento Estratégico con el Business Intelligence 0,960 4.5.3 Modelo de Análisis Discriminante Para poder determinar cuáles son los factores a los que se le da más valor dentro del perfil de personas involucradas en el análisis de las encuestas realizadas en el sector diagnóstica, vamos a separar a quienes no han usado algún sistema similar al Business Intelligence con 55 los que, si lo han usado, teniendo como la variable Y al uso de Business Intelligence para determinar la mejora de la toma de decisiones dentro de la gerencia de operaciones. Es así, como podremos determinar qué factores son más valorados para ambos grupo y ver si existen coincidencias. Formula de Matriz de Covarianza Se pasará a analizar los resultados de Lambda Wilks: Fórmula de Lambda Wilks Tabla 11 Lambda Wilks Lambda de Wilks Prueba de funciones Lambda Wilks Chi- cuadrado gl sig 1 ,296 32,707 5 ,000 Fuente: Elaboración Propia Según lo obtenido del cuadro de Lambda de Wilks, se ha obtenido un nivel de significancia de 0, por ende, los resultados son significativos para la función discriminante, en 56 consecuencia, el análisis discriminante es pertinente, ya que se obtuvo una significación menor al 0.05. V. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS 5.1 Presentación de Resultados 5.1.1 Referencia de la organización La organización cuenta con más 15 años de trayectoria en el mercado peruano, cuenta con las siguientes líneas de negocio: • Desarrollo de Ingeniería (Ingeniería y especificaciones): Cuenta con personal con alta experiencia en análisis de riesgos y en seleccionar sistemas adecuados, en dispositivos de detección, agente de supresión apropiados tomando en cuenta las normas internacionales como el NFPA, las especificaciones de seguros y otros estándares aplicables. • Instalación de Sistemas Contra Incendios: Experiencia en instalación de sistemas contra incendios, en base a la ingeniería dada por el cliente o sino se incluye el desarrollo de ingeniería. 57 • Instalación de Detección y Alarma: Se incluyen los sistemas de seguridad perimetral, circuito cerrado de televisión, control de acceso, detección de intrusos y automatización de sistemas de seguridad. 5.1.2 Estructura Organizacional 5.1.2.1. FODA A continuación se muestra el cuadro FODA de la empresa, tener en cuenta que esta información fue realizada antes del acontecimiento del COVID: Tabla 12 Análisis FODA OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Crecimiento en la economía peruana 1. Continuo cambio legal en temas de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional 2. Crecimiento paulatino en la inversión privada a través de proyectos industriales de envergadura 2. Existen un potencial ambiente de inestabilidad política - económica en el país por casos de corrupción 3. Los impactos ambientales son bajos 3. Accesos complicados a principales clientes, como las mineras, que se encuentran ubicados en el centro de país, por el estado precario en que se encuentran algunas vías de comunicación 4. Frecuentes paros y movilizaciones en la zona central y sur en contra de la gran minería, FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Se tiene una trayectoria de 15 años- en el mercado peruano 1. Cuenta con una estructura organizacional en constante cambio 2. Comunicación constante efectiva para el trabajo en equipo 2. Proceso de migración a nueva sistema a nivel corporativo 58 Fuente: Elaboración Propia 5.1.2.2 Objetivos Estratégicos - Ser reconocidos en el mercado nacional como la empresa peruana referente de Comercialización, Diseño, Instalación y Mantenimiento de Sistemas Contra Incendios, Seguridad Electrónica. - Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de nuestros procesos de gestión. - Garantizar la mejor del desempeño de nuestros servicios
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