Costos no industriales

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Costos no industriales
1. Cuáles son los costos de distribución?
Son los que no son de fabricación, aquellas erogaciones que se producen desde el momento en que el producto se termina de elaborar hasta que es transformado en dinero por la función de venta. Una visión más moderna, establece que también son los anteriores al inicio de la elaboración, aquellos destinados a la investigación y desarrollo. Publicidad, promoción de ventas, almacenaje, transporte, financiación, cobranza, administración.
2. Que funciones abarca la función de distribución?
En forma más general, la función de distribución abarca las funciones de Investigación, Comercialización, Financiación y Administración.
3. Problemas para el análisis de los costos de distribución.
Los problemas son los siguientes,
Se denota la falta de un elemento único, o pocos elementos con los cuales los costos de distribución se relacionan directamente.
La clasificación de los costos de distribución es materia decisoria importante, pues de ella derivaran luego los análisis futuros.
Suelen ser costos cambiantes a lo largo de la vida de una empresa, transformándose en fijos o variables en relación con algún factor según la política de mercado aplicada.
Es muy dificultosa la obtención de costos unitarios, como se hace con el costo fabril porque depende de muchos factores.
4. Factores por los cuales tiene mayor importancia el análisis de estos costos.
Los factores:
La creciente importancia de los costos de distribución en el total de costos.
La necesidad de tener un presupuesto total de costos, que incluyan los costos de distribución para fijar precios.
La conveniencia de efectuar ajuste y control de costos en todos los sectores de la empresa.
La necesidad de contar con información adecuada para la toma de decisiones especiales, como rentabilidad de un producto, efectos publicitarios, rendimiento de una zona de venta, etc.
5. Empresas para las cuales es útil el análisis de estos costos.
Una clasificación y acumulación adecuada del costo de distribución es útil prácticamente para cualquier tipo de empresa, sea esta industrial, comercial, o aun de servicios, o empresas financieras.
6. Fases para el análisis de estos costos.
Clasificación, asignación de costos, contabilización, estudios y análisis especiales, planeamiento y control. Mediante el análisis tomaremos los datos necesarios para evaluar una decisión determinada, el planeamiento y control está relacionado con el conocimiento de los costos futuros o normales de distribución y la comparación con los reales a fines de control y evaluación de los sectores de la empresa.
7. Como se pueden contabilizar estos costos?
La acumulación y contabilización de los costos de distribución dependerá de la clasificación elegida de los mismos. Podrían contabilizarse por naturaleza, función, producto, etc. Cada cuenta auxiliar de costos de distribución se cerrara luego contra la cuenta principal. Por ejemplo, la cuenta Costo distribución A, contra Costo comercial A, Costo administrativo A, Costo financiero A.
Siempre y cuando el plan de cuentas usado en la contabilización de los costos sea el mismo que se usa para el presupuesto, y que la clasificación de los costos adoptada en el plan de cuentas responda al factor más importante de análisis dentro de cada empresa. Hay que tener en cuenta si los costos son expirados o no, solo son activables los costos de distribución no expirados.
8. Clasificación.
Por el carácter de asignación:
Directos: pueden ser asignados en forma directa a un factor determinado, como un producto, zona de venta, etc. 
Indirectos: deben ser prorrateados a los factores de clasificación por no poder ser asignados directamente.
Por su variabilidad:
Fijos: no se alteran ante el cambio del factor de clasificación elegido.
Variables: se alteran antes cambios de un factor determinado.
Por su grado de control:
Controlables y No controlables: según puedan o no manejarse o controlarse.
Por función: Comercialización, Administración, Financiación.
Por su naturaleza: personal, movilidad y viáticos, publicidad y promoción, comunicaciones, gastos administrativos y generales.
Por productos: se asignan los costos de distribución a los diferentes productos o servicios que brinda la empresa.
Por territorio de venta: según el territorio o zona de venta o agencia de venta.
Por tamaño del pedido: según las unidades vendidas.
Por ruta de entrega: según la ruta elegida para la entrega de pedidos.
Por canal de distribución: mayoristas, minoristas, supermercados.
Por clase de clientes.
9. Ventajas de la asignación de costos por productos.
Una asignación de los costos de distribución entre los diferentes productos nos permitiría:
Conocer la utilidad neta por líneas de productos, lo que daría lugar a decidir cuáles de ellas deben impulsarse.
Hacer programas de reducción de costos diferenciados por productos.
Comparar resultados reales con presupuestados teniendo control sobre la línea de producto.
Establecer incentivos para vendedores.
Establecer políticas diferenciales de fijación de precios o condiciones de venta.
Realizar campañas de publicidad por producto.
Hacer estudios de factibilidad de eliminación de un producto.
Modificar la calidad de los productos.
La asignación puede hacerse por producto o líneas de productos, no es conveniente esta asignación si existen muchas líneas de productos o productos, se encarecería demasiado la tarea del costeo.
10. Puede implementarse un sistema de costos standard?
Si, ya que los costos de distribución son costos como los de producción, aunque no hay mucha experiencia argentina sobre la implementación de los costos estándar de comercialización en las empresas. Se debe tener en consideración para su aplicación, los siguientes recaudos: se debe determinar el estándar por centro de costos, aun en el área de distribución, debe existir un plan de cuentas del que surja la clasificación de los costos en sus elementos fijos y variables, y por último, se debe definir qué tipo de estándar aplicar, se puede pensar en diferentes medidas de la capacidad de distribución de una empresa. Es posible un nivel óptimo, con el pleno uso de todos los factores de distribución en la totalidad del tiempo posible, un nivel normal, un nivel esperado o previsto, o un nivel deseable desde el punto de vista del rendimiento de la inversión.
11. Componentes del costo financiero.
El primer componente del costo financiero es el interés nominal que se cobra o se paga por el uso del crédito en el tiempo, siendo este último el segundo componente.
12. Tipos de Interés
Se conocen dos tipos de interés, el explícito surge expresamente de las condiciones del préstamo financiero recibido u otorgado para cubrir necesidades operativas, el implícito es consecuencia de que los créditos normales concedidos por proveedores incluyen un sobreprecio para cubrirse del efecto de la desvalorización monetaria o para obtener una renta real.
13. Pasos para su aplicación, ABC.
Diferenciar las actividades principales de las de apoyo, estas últimas se imputan directamente a resultados.
Identificar actividades con inductor.
Determinar el total por inductor.
Elaborar una tasa por inductor.
Aplicar dicha tasa.
14. Comparación con el método tradicional. TRADICIONAL/ABC
En el costeo tradicional, se costea por procesos, en ABC, se costea por actividades.
Énfasis en el producto, énfasis en las actividades.
Gestión de costos, gestión de actividades.
Prioriza producción, prioriza actividades.
Quien es responsable?, que se hace?
Quien rinde cuentas?, como se hace?
15. Tipos de informes.
Para uso interno, como un auxilio directo para la administración en la formulación de sus planes de acción y el permanente control de la empresa, para uso externo, destinada a accionistas, propietarios, acreedores, organismos del estado, etc.
16. Características.
Los informes destinados a terceros, tales como el cuadro de resultados y el balance general, se expiden generalmente a intervalos anuales. El primero de estos estados contables da a conocer los resultados obtenidosen el periodo y el segundo muestra el conjunto de bienes y obligaciones, y la manera con la cual se van a hacer frente a los compromisos. Los informes destinados a la dirección también reúnen totales significativos extraídos de los renglones detallados en los registros contables, pero no se limitan a los informes anuales, ya que lo que se necesita en la dirección es que se muestre con mayor frecuencia la tendencia que iba teniendo negativa ese resultado desfavorable, para poder haber podido tomar la medida correctiva indicada para evitar el quebranto. La información requerida para uso externo e interno debe originarse en el mismo sistema contable.
17. Periodicidad, formato y estilo de presentación.
Periodicidad: existe una estrecha vinculación entre la periodicidad de presentación de los informes y el nivel que ocupan en la escala jerárquica los responsables a quienes van dirigidos, en los niveles jerárquicos más básicos y bajos, los informes deberán ser semanales, o inclusive diarios. Por el contrario, los jefes de departamentos y la dirección superior necesitan sumarios más generales y a intervalos menos frecuentes pero que incluyan datos de todo el campo de actividad de la empresa. Cuando se observan variaciones con respecto a las condiciones normales de funcionamiento, es evidente que los informes deben presentarse con mayor regularidad que cuando el desarrollo es normal. La recepción de los informes debe hacerse efectiva en el momento que se necesitan.
Formato y estilo: el trazado y la naturaleza de los informes deben variar según a quienes van dirigidos y las características de cada empresa y sus objetivos. El titulo debe expresar con claridad y de la manera más concisa posible la naturaleza del informe. El encabezamiento debe indicar el periodo que comprende el informe. El empleo de diferentes colores puede a menudo constituir una ayuda para la identificación rápida de las cifras presentadas. Si los informes no muestran comparaciones entre las cifras reales con otras cifras medibles, no serán de mucha utilidad para la dirección. Los informes solamente deben tener información y datos relevantes que tengan un costo proporcional al valor de su empleo, que no sean caros. Las cantidades deben redondearse hasta cifras significativas. Una exposición adecuada debe ser con simplicidad y la redacción debe ser fácilmente entendible y comprensible para los que deban utilizar la información, sobre todo en términos de técnica contable. Los informes deben ser dirigidos a la persona adecuada y solamente con información competente hacia esa persona.
18. Objetivos que se persiguen con estos informes.
Informes de ejecución, sus objetivos pueden ser: definir los problemas que caen dentro de la responsabilidad de cada uno. Comprobar en qué medida los responsables han cumplido con lo planeado comparando lo real con lo previsto. Estudiar las causas de las variaciones producidas entre lo planeado y lo realizado. Aconsejar las medidas a adoptar para corregir a tiempo las situaciones que se encuentran fuera de control. Constituir un excelente medio de comunicación de los objetivos, de los resultados, y de los desvíos producidos con respecto a lo planeado. Importante que se hagan los informes con un pronóstico sobre el posible cumplimiento de las previsiones presupuestarias, así se verá si son desvíos previstos por cosas estacionales por ejemplo, o totalmente imprevistas. Es necesario informar las razones de las variaciones.
19. Clases de informes para distintos niveles de dirección.
Para la dirección superior, gerencia general y directorio, presupuestos generales que abarquen toda la empresa, estado de ganancias y pérdidas comparativos anuales y por periodos menores.
Para los directivos departamentales de mayor jerarquía, gerente comercial, gerente de ingeniera, gerentes, contador general, presupuestos generales y departamentales, estado de ganancias y pérdidas comparativos, informes semanales o mensuales acumulativos de cifras reales por departamentos, informes semanales o mensuales de compras, inventarios, mano de obra, costos de ociosidad de máquinas y mano de obra, reparaciones, producción defectuosa, costos indirectos de fabricación.
Para los directivos departamentales de jerarquía media, jefe de planta, subgerentes técnicos, subgerentes de desarrollo, jefe de compras, informes de cifras reales y presupuestadas de producción e inventarios, informes sobre existencias, recepción y entrega de materiales, informes sobre mano de obra reales y presupuestados, costo de mano de obra indirecta y materiales indirectos reales y presupuestados, informe de productos defectuosos, informe de mano de obra y maquinarias inactivas, informes mensuales de producción, costo de reparación de maquinarias.
Para los supervisores de primera línea, los capataces, informes de eficiencia de áreas a su cargo y de sus actividades, informes sobre secciones a su cargo con datos reales y presupuestados, informes de otras situaciones controlables dentro de sus departamentos o con otros departamentos que tengan relación con el suyo o comparables.
20. Informes operativos, financieros, de funcionamiento, de datos.
Informes operativos: Informes de control, usados para el control directo de las operaciones. Informes sumarios de control, para resumir las desviaciones del funcionamiento planificado durante el periodo. Informes expositivos, usados para la determinación de la planificación y la política. Informes de tendencia: basados en comparaciones verticales de los resultados de la misma actividad o del grupo de actividades durante un periodo de meses o años. Informes analíticos basados en comparaciones de resultados durante un periodo dado de actividades. Informes de medición de actividades, individuales o conjuntas.
Informes financieros: Informes estáticos, informes dinámicos que miden la efectividad del uso de los fondos, informes sobre el cambio de la situación financiera.
Informes de funcionamiento: destinados a la rendición de cuentas, decir cómo ha actuado cada dirección de responsabilidad, y para mejorar la actuación.
Informes de datos: son los que ayudan al lector a entender áreas que le son de su interés, son parte de la comunicación de la empresa destinados a informar a los niveles diferentes sobre el progreso y situación.
21. Pasos a seguir para la implementación de un sistema de costos.
Relevamiento informativo. Diagnostico. Presentación y discusión del proyecto. Instalación y puesta en marcha. Control de marcha o mantenimiento.
22. Requisitos para garantizar buen funcionamiento del sistema.
Estructurar una organización interna adecuada que brinde sustento al sistema una vez en funcionamiento o reorganizado.
Apoyar firmemente al responsable de instalar o revisar el sistema para superar las actitudes contrarias a los cambios siempre existentes en cualquier organización.
Hacer participar activamente al personal de los sectores relacionados con el sistema a instalar o revisar para darles oportunidad de ayudar al logro del objetivo.
Desarrollar manuales de procedimientos permanentes actualizados que tengan la rutina prefijada o estándar de todos los servicios que se prestan, y la forma en que se prestan y su tiempo, y al responsable de hacerlo.
23. Etapas para el relevamiento.
Se efectúa en dos etapas:
La entrevista inicial, correspondiente al primer contacto con el sector a analizar y en la cual los directivos plantean sus necesidades. En este momento se deberá tener una charla técnica con tales directivos y proceder a visitar el área a estudiar para un relevamiento general que permite apreciar la magnitud del trabajo a encarar, se deberá apreciar los servicios que la empresa presta, funciones y operaciones que componen la cadena de actividades a prestar, el tipo de máquinas, equipos e instalaciones que se posee, capacidad, suministros, dotación del personal, costo unitario y total, registro y documentos.
Recolección de datos, la cual se procederá a la preparación de un listado con los datos básicos de la empresa para ir esbozando un diseñopreliminar del sistema de costos a instalar o revisar, siempre desde lo general a lo particular, los datos abarcaran información sobre la organización de la empresa y su organigrama, los servicios que presta o prestara con indicación del sector responsable de ello, ciclo operativo de las funciones y operaciones que componen la cadena de los servicios o actividades correspondientes, las funciones vinculadas con la obtención y la registración de los costos.
24. En que consiste la etapa de diagnóstico?
Es el primer informe de situación y consiste en:
Efectuar un resumen de las rutinas analizadas dentro de la empresa para la base del diseño e instalación del sistema de costos.
Señalar los errores de control interno hallados y las medidas que se aconsejan para solucionarlos.
Proponer el nuevo sistema según un cronograma tentativo.
Indicar la conveniencia de disponer de un periodo de transición donde se utilizara un sistema de costeo rápido que después sea compatible con el contable.
Señalar sobre la calidad, el contenido y la oportunidad de la información hallada para fines de costos, control y toma de decisiones, y posibles mejoras a introducir.