EXPOSICION CONTABILIDAD

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1.2.1.4.3 Procedimientos de autorización de pago de las facturas a los proveedores.
Tesorería debe verificar dentro de los primeros 8 días calendario, siguientes al cierre de mes, que el archivo de comprobantes y soportes contables de pago se encuentra completo y ordenado en forma cronológica. Se reciben de presupuesto los documentos y soportes que amparan la obligación presupuestal y el acuse de la cuenta por pagar. Se autoriza la realización del pago. El responsable es un profesional de gestión del área de tesorería.
1.2.1.4.5. Utilización de sellos fechadores y de cancelados.
El fechador se emplea normalmente para llevar un control de entrada y salida de documentos, mercancías, stock… Es la herramienta de oficina ideal para tener un buen control de la facturación y la contabilidad. Ya que permite a los trabajadores numerar las facturas que entran, o que salen de la oficina. Así como ordenar de una manera sencilla, rápida y barata, todo tipo de documentos en papel.
23 Cuentas por pagar
Cuentas corrientes comerciales
1- Cuenta 2305 Cuentas corrientes comerciales: registran el valor adeudado por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y las obligaciones financieras. Con estos se mantiene un contrato de cuenta corriente en los términos previstos en las normas legales vigentes.
Casa matriz, subordinadas y vinculados
Está compuesta por el grupo de cuentas: casa matriz, filiales, subordinadas y compañías vinculadas que vienen a ser las asociadas. Que además de manejar los pro-veedores de las cuentas 2220 y 2225, ahora también tienen operaciones de otra naturaleza que se denominan cuentas por pagar.
2- Cuenta 2310 Casa matriz: registra las deudas a cargo del ente económico y a favor de la casa matriz o principal por conceptos diferentes a los definidos en la cuenta 2220 casa matriz, o sea todo lo que sea diferente a bienes, servicios y contratos de obra suministrados directamente por la casa matriz.
3- Cuenta 2315 Compañías vinculadas: registra el valor de las obligaciones que contrae el ente económico con entes vinculados por conceptos diferentes a los definidos en la cuenta 2225 —compañías vinculadas o sea todo lo que sea diferente a adquisición de elementos, materiales, materias primas, equipos, suministro de servicios, contratación de obras, etc., para el desarrollo del objeto social.
Otras cuentas por pagar
4- Cuenta 2320 A contratistas: registra el valor adeudado por el ente económico a terceros por la realización de obras de acuerdo con los contratos respectivos.
5- Cuenta 2330 Órdenes de compra por utilizar: registra las sumas de dinero recibidas por mercancías o productos que no han sido reclamados.
Costos y gastos por pagar
6- Cuenta 2335 Costos y gastos por pagar: registra aquellos pasivos del ente económico originados por la prestación de servicios, honorarios y gastos financieros entre otros.
Instalamentos por pagar
7- Cuenta 2340 Instalamentos por pagar: registra el valor adeudado por el ente económico originado en la suscripción de acciones de una sociedad que serán pagadas en los términos estipulados en el respectivo reglamento de colocación y cuyo plazo de cancelación no podrá exceder de un año.
Acreedores oficiales
8- Cuenta 2345 Acreedores oficiales: registra el valor adeudado por el ente económico a la nación o a entidades oficiales por conceptos diferentes a los ya contemplados en este plan.
Regalías por pagar
9- Cuenta 2350 Regalías por pagar: registra el valor adeudado por el ente económico por concepto de regalías, es decir, el porcentaje de la producción o de los ingresos que, de acuerdo con las normas legales y disposiciones contractuales, debe pagar como compensación por el empleo de un bien o la explotación de recursos naturales tales como el petróleo y el carbón.
Deudas con accionistas o socios
10- Cuenta 2355 Deudas con accionistas o socios: registra el valor a cargo del ente económico y a favor de los socios y/o accionistas por concepto de préstamos, pagos efectuados por ellos y demás importes a favor de estos. Se excluyen de esta cuenta los dividendos y participaciones por pagar, los cuales se deben registrar en la cuenta 2360.
Deudas con directores
11- Cuenta 2357 Deudas con directores: registra el valor a cargo del ente económico y a favor de los directores por concepto de pagos efectuados por ellos y demás importes a favor de estos.
Dividendos o participaciones por pagar
12- Cuenta 2360 Dividendos o participaciones por pagar: registra el valor de los dividendos o participaciones decretados por la asamblea general de accionistas o junta de socios y que deberán ser pagados dentro del término legal establecido.
Los beneficios obtenidos por los asociados en una sociedad comercial se pueden distribuir en calidad de dividendos o participaciones dependiendo de la naturaleza de la sociedad.
Retención en la fuente
13- Cuenta 2365 Retención en la fuente: registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la administración de impuestos nacionales, en virtud al carácter de recaudador que las disposiciones legales vigentes les han impuesto a los entes económicos, como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas actividades y operaciones son objeto de gravamen.
La retención en la fuente es la forma de recaudar anticipadamente los impuestos, determinados por el Estado y los municipios, para hacer coincidir el pago de los gastos sociales y de infraestructura con el ingreso nacional, departamental o municipal.
Impuesto a las ventas retenido
14- Cuenta 2367 Impuesto a las ventas retenido: registra el valor de las retenciones en la fuente recaudadas por el concepto del impuesto sobre las ventas, que efectúa el ente económico a los responsables de dicho impuesto, cuando se adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados.
Impuesto de industria y comercio retenido
15- Cuenta 2368 Impuesto de industria y comercio retenido: registra el valor de las retenciones en la fuente en el impuesto de industria y comercio que efectúa el ente económico, cuando se adquieran bienes o servicios.
1.2.1.4.6. Por grupo de corriente y no corriente
Según el tiempo de vencimiento acordado con el acreedor, existen diferentes tipos de cuentas por pagar:
· Cuentas por pagar a corto plazo: también conocidas como pasivos corrientes. El pago de estas debe realizarse en un corto período de tiempo, de un año o menos. En algunos casos los pagos son mensuales o diarios.
· Cuentas por pagar a largo plazo: también conocidas como pasivos no corrientes. El pago de las mismas se realiza en un período de tiempo mayor a un año. Estas, a diferencia de las anteriores, se pasan por alto con mayor facilidad, por lo esporádico de los pagos.
1.2.1.5. EJERCICIO DE APLICACIÓN
La empresa LOS PAISAS S.A, gran Contribuyente, registra por el sistema de inventario Permanente, margen de utilidad 33%. Y realiza las siguientes operaciones se debe calcular la retención en la fuente, y tasa de IVA general 19%; Rete ICA 3,7 por mil, Autorretención Renta 0,40%.
Marzo 1- Compra a crédito a un Gran Contribuyente Autor retenedor mercancía, por valor de $11.350.000, factura N°1278.
Marzo 5- Compra y paga 30% de contado, el saldo a 30 días a contribuyente Responsable de IVA (R.C) mercancía por valor de $18.400.000.
COSTO18.400.000 
IVA 19%3.496.000 
R. IVA 15%524.400 
R. FTE 2,5%460.000 
R. ICA 0,37%68.080 
20.843.520 6.253.056 14.590.464 
mar-05PARCIALDEBEHABER
143518.400.000 
418.400.000 
24083.496.000 
53.496.000 
2365460.000 
40460.000 
236868.080 
4068.080 
2367524.400 
40524.400 
230514.590.464 
14.590.464 
11106.253.056 
56.253.056 
21.896.000 21.896.000 
EFECTIVO Y EQUIVALENTE
Banco moneda Nacional
CONTADO 
30%
CREDITO 30 
DIAS
RETENCION EN LA FUENTE
Compras
RETENCION ICA
Compras
INVENTARIO DE MERCANCIA
Mercancia
IMPUESTO A LAS VENTAS
Iva por pagar
ACREEDORESCOMERCIALES
Proveedores Nacionales
Compras
RETENCION IVA
Hoja1
	COSTO	18,400,000
	IVA 19%	3,496,000
	R. IVA 15%	524,400
	R. FTE 2,5%	460,000	CONTADO 30%	CREDITO 30 DIAS
	R. ICA 0,37%	68,080
		20,843,520	6,253,056	14,590,464
		Mar-05			PARCIAL	DEBE	HABER
	1435	INVENTARIO DE MERCANCIA				18,400,000
	4	Mercancia			18,400,000
	2408	IMPUESTO A LAS VENTAS				3,496,000
	5	Iva por pagar			3,496,000
	2365	RETENCION EN LA FUENTE					460,000
	40	Compras			460,000
	2368	RETENCION ICA					68,080
	40	Compras			68,080
	2367	RETENCION IVA					524,400
	40	Compras			524,400
	2305	ACREEDORES COMERCIALES					14,590,464
		Proveedores Nacionales			14,590,464
	1110	EFECTIVO Y EQUIVALENTE					6,253,056
	5	Banco moneda Nacional			6,253,056
						21,896,000	21,896,000
COSTO11.350.000 
IVA 19%2.156.500 
13.506.500 
mar-01PARCIALDEBEHABER
143511.350.000 
411.350.000 
24082.156.500 
52.156.500 
230513.506.500 
13.506.500 
13.506.500 13.506.500 
Proovedores Nacionales
INVENTARIO DE MERCANCIA
Mercancia
IMPUESTO A LAS VENTAS
Iva por pagar
ACREEDORES COMERCIALES
Hoja1
	COSTO	11,350,000
	IVA 19%	2,156,500
		13,506,500
		Mar-01			PARCIAL	DEBE	HABER
	1435	INVENTARIO DE MERCANCIA				11,350,000
	4	Mercancia			11,350,000
	2408	IMPUESTO A LAS VENTAS				2,156,500
	5	Iva por pagar			2,156,500
	2305	ACREEDORES COMERCIALES					13,506,500
		Proovedores Nacionales			13,506,500
						13,506,500	13,506,500