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UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS APLICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS LIBRO DE ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS AUTOR: JOSÉ GABRIEL OCAÑA ALAVA COAUTOR: ING. RAÚL VILLABA MIRANDA MBA. SEMESTRE: CUARTO PARALELO: ¨A¨ PERIODO: OCTUBRE-MARZO 2016-2017 AMBATO, FEBRERO 03 DE 2017 https://www.google.com.ec/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiPxcThpozMAhXEOiYKHfScAf0QjRwIBw&url=http://educacionvirtual.uta.edu.ec/&psig=AFQjCNHifUibmpUakr6HTJa-9P0ewW2_YQ&ust=1460660410979276 2 Contenido PROLOGO .................................................................................................................................. 5 DEDICATORIA .......................................................................................................................... 6 AGRADECIMIENTO ................................................................................................................ 7 1. TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS ........................................................................................... 8 1.1 Teoria General de Sistemas ................................................................................................ 8 1.2 Evolución y Aporte de otras teorías ..................................................................................... 9 1.3 La TGS Aplicada en la Empresa ....................................................................................... 10 APORTES DE OTRAS TEORÍAS ...................................................................................... 13 1.3 TEORÍA DE SISTEMAS APLICADA EN LAS EMPRESAS ....................................... 15 EL SISTEMA ........................................................................................................................ 17 1.4 EL SISTEMA, CONCEPTOS, PARÁMETROS O ELEMENTOS ............................... 18 1.5 CARÁCTERISTICAS Y CLASIFICACIÓN ................................................................... 21 CARACTERÍSTICAS .......................................................................................................... 21 CARACTERÍSTICAS O MODELOS DE ORGANIZACIÓN ......................................... 25 Modelo de Schein: ....................................................................................................... 25 Modelos de Katz y Kahn: ............................................................................................ 26 Modelos socio técnicos de Tavistock .................................................................................. 27 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS ............................................................................ 29 1.6 LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO ................................................................. 30 2. SISTEMAS EMPRESARIALES ......................................................................................... 33 2.1 SISTEMAS EMPRESARIALES ................................................................................... 33 LOS SISTEMAS EMPRESARIALES .................................................................................... 33 COMERCIALIZACIÓN ...................................................................................................... 33 2.2 ÁREAS FUNCIONALES DE LAEMPRESA ............................................................... 35 PRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 38 2.4 FINANZAS Y PERSONAL ............................................................................................ 40 PERSONAL ........................................................................................................................... 42 2.5 LOS SISTEMAS EN LA EMPRESA ............................................................................ 44 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN .................................... 44 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA DE RELACIONES HUMANAS .................. 46 2.6 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA DE DESICIONES ........................................ 49 LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA SOCIAL .................................................. 53 3. LA EMPRESA COMO UNIDAD PRODUCTIVA ............................................................ 55 3 3.1 LA EMPRESA COMO UNIDAD PRODUCTIVA ...................................................... 55 FACTORES DE PRODUCCIÓN ........................................................................................ 56 3.2 EL EMPRESARIO ......................................................................................................... 58 DEFINICIÓN .................................................................................................................... 58 CARACTERÍSTICAS ...................................................................................................... 60 3.3 CUALIDADES Y COMPETENCIAS ........................................................................... 62 CUALIDADES .................................................................................................................. 62 COMPETENCIAS ............................................................................................................ 65 3.4 DEFINICIÓN DE EMPRESA, LOS FACTORES DE PRODUCCIÓN .......................... 66 CONCEPTO DE EMPRESA ................................................................................................... 66 ELEMENTOS ....................................................................................................................... 67 FUNCIONES ......................................................................................................................... 72 3.5 OBJETIVOS EMPRESARIALES .................................................................................... 74 3.6 CLASIFICACIÓN Y TIPOLOGIA DE LAS EMPRESA ................................................ 80 POR SECTORES ECONOMICOS ..................................................................................... 80 POR SU TAMAÑO ............................................................................................................... 81 POR EL ORIGEN DEL CAPITAL ..................................................................................... 81 POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL. ........................... 82 POR EL PAGO DE IMPUESTOS ...................................................................................... 82 POR EL NÚMERO DE PROPIETARIOS ......................................................................... 82 POR LA FUNCIÓN SOCIAL .............................................................................................. 83 SEGÚN LA FORMA JURÍDICA ........................................................................................ 83 DISEÑOS DE LA EMPRESA Y MODERNAS FORMAS DE ORGANIZACIÓN ........... 84 4. TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................................... 88 4.1 LA ORGANIZACIÓN .................................................................................................... 88 CONCEPTO ...................................................................................................................... 88 4.2 CONCEPTO, PROPÓSITO Y ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN ..................... 89 ORGANIZACIONES DE ALTO RENDIMIENTO ...................................................... 93 4.3 EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE ESTRUCTURAS .......... 96 DIVISIÓN DE TRABAJO .................................................................................................... 97 4.4 JERARQUIZACIÓN, COORDINACIÓN, CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN ....................................................................................................99 COORDINACIÓN .............................................................................................................. 100 CENTRALIZACIÓN Y DESENTRALIZACIÓN ........................................................... 101 4 4.5 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN ORGANIGRAMAS Y MANUALES DE FUNCIONES ........................................................................................................................ 103 MANUALES ........................................................................................................................ 119 4.6 ANÁLISIS DE PUESTOS, DIAGRAMAS DE FLUJO ................................................. 121 SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO ............................................................................... 124 DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS O DE FLUJO ................................................ 126 5.1 FASES PARA CREAR UNA EMPRESA, ENCONTRAR LA IDEA DE UN NEGOCIO ............................................................................................................................... 133 EL ANÁLISIS DEL MERCADO .......................................................................................... 133 FASES PARA CREAR UNA EMPRESA, ENCONTRAR LA IDEA DE UN NEGOCIO ..... 134 EL ANÁLISIS DEL MERCADO .......................................................................................... 135 VIABILIDAD DEL PROYECTO, ENCONTRAR SOCIOS .............................................. 139 ESCOGER UN NOMBRE PARA LA EMPRESA .............................................................. 141 ENCONTRAR UN LOCAL, CONTRATAR EMPLEADOS, ESCOGER PROVEEDORES ..................... 143 SATISFACER AL CLIENTE, MEDIR RESULTADOS ........................................................................ 144 5.2 VIABILIDAD DEL PROYECTO, ENCONTRAR SOCIOS ............................................. 150 5.3 ESCOGER UN NOMBRE PARA LA EMPRESA ............................................................ 151 5.4 ENCONTRAR UN LOCAL, CONTRATAR EMPLEADOS, ESCOGER PROVEEDORES ................................................................................................................................................... 153 5.5 PRODUCIR, VENDER ................................................................................................ 155 5.6 SATISFACER AL CLIENTE, MEDIR RESULTADOS ................................................... 155 Bibliografía ............................................................................................................................... 158 5 PROLOGO Este libro se empezó a elaborar en la ciudad de AMBATO, OCTUBRE 31 DEL 2016, usted encontrará la información más actualizada sobre como Organizar una empresa; desarrollando así una investigación exhaustiva. En las primeras paginas se encontrara con todo lo relacionado sobre la Teoría General de Sistemas comprendiendo y analizando que en el campo organizacional es necesario crear sistemas para la comprension estructural. Posteriormente el volumen desarrolla teorías en cuanto a los Sistemas Empresariales que permiten conocer y establecer las áreas funcionales de la empresa, teorías de Organización, Comercialización, Producción, Finanzas y Personal. Por ultimo pero no menos importanate usted encontrará un Perfil de una Organización en emprendimiento, las fases para la creación de una empresa, como estructurar un estudio de Viabilidad, Escoger una Razón Social, Estructuras Jurídicas, Satisfacción de los Clientes midiendo resultados. Los ideales del autor y coautor del presente libro son enfocados en como generar empleo a traves de la aplicación de las teorías por medio del cuál usted logre facilmente lo que a todos ellos les ha costado tanto: abrir su propía empresa, expandirse y tener éxito. 6 DEDICATORIA A Dios. Por haberme permitido llegar a este punto y disolver la ignorancia, comprender que al abrir la mente puedo atraer mis sueños y anhelos; y, haberme dado salud y sus bendiciones para cumplir mis objetivos, además de su infinita bondad y amor. A mi madre Esmeralda Alava. Por confiar plenamente en mis capacidades, por inculcar valores y principios a lo largo de mi existencia, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien; por su amor infinito y pleno. A mi hermano Carlos Ocaña. Por los ejemplos de perseverancia y constancia que lo caracterizan y que me ha infundado siempre, por el valor mostrado para salir adelante y por su amor que trascendió especialmente en la pérdida de nuestro padre. A mi maestro Ingeniero Raúl Francisco Villalba Miranda MBA. Por su predisposición y personalidad al momento de impartir cátedra, de retroalimentar mis conocimientos compartiendo sus experiencias, valores y ética profesional. 7 AGRADECIMIENTO En primer lugar a Dios por haberme guiado por el camino de la felicidad y del equilibrio hasta ahora; posteriormente a mi maestro Ingeniero Raúl Francisco Villalba Miranda MBA por brindarme su amistad y fomentar la responsabilidad y perseverancia. Finalmente a mi segunda madre que me bendice desde el universo mi abuela María Victoria Garay Bermeo por haber compartido toda su sabiduría. 8 1. TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 1.1 Teoria General de Sistemas (Carmona, 2011) Una forma ordenada y científica de aproximación y representación del mundo real, y simultáneamente, como una orientación hacia una práctica estimulante para formas de trabajo transdisciplinario. La Teoría General de Sistemas (TGS) se distingue por su perspectiva integradora, donde se considera importante la interacción y los conjuntos que a partir de ella brotan. Gracias a la práctica, la TGS crea un ambiente ideal para la socialización e intercambio de información entre especialistas y especialidades. De acuerdo a los aspectos y consideraciones anteriores, la Tgs es un ejemplo de perspectiva cientifica. APORTE PERSONAL La Teoria General de Sistemas es una herramienta integradora que nos permite aproximar simultaneamente la representacion de la realidad donde se socializa el trabajo interdisciplinario, que facilita el intercambio de información. (Downes, 2010)La Teoría General de Sistemas es la historia de una filosofía, una metodología de análisis, el estudio de la realidad y el desarrollo modelos, a partir de los cuales se puede intentar una aproximación gradual en cuanto a la percepción de una parte de esa globalidad que es el universo, configurando un modelo del mismo no aislado del resto al que llamaremos sistema. APORTE PERSONAL La Teoria General de Sistemas se puede considerar como una metodologia que permite estudiar la realidad y la aplicación de diferentes modelos con una tendencia de aproximacion gradual. (Martí, 2010) La ciencia de los sistemas o sistémica es su ejemplo, es decir, su realización práctica, y su puesta en obra es también un ejercicio de humildad, ya que un bien sistémico ha de partir del reconocimiento de su propia limitación y de la necesidad de colaborar con otros, para llegar a captar la realidad en la forma más adecuada para los fines propuestos. 9 APORTE PERSONAL La TGS, nos permite estudiar la realidad y la razon logica del origen de un modelo en el universo la cual justifica la creación. 1.2 Evolución y Aporte de otras teorías (Carmona, 2011) La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. Aporte Personal La teoría de sistemas busca generar formulaciones conceptuales para que por medio deéstas se logre crear condiciones de su aplicación en el entorno para lograr entender y estudiar la realidad. (Downes, 2010) La TGS se enfoca en producir teorias y formulaciones conceptuales que genereran condiciones que nos permiten conocer y estudiar la realidad y a su vez justifica la razon de ser. Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales. Esa integración parece orientarse rumbo a un teoría de sistemas. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no- físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales. Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica. APORTE PERSONAL La evolución de la TGS se orienta a la integración de diversas ciencias naturales y sociales de una manera más amplia de estudiar los campos no físicos de tal manera que desarrolla principios unificadores de universos particulares de las ciencias inmersas. 10 (Martí, 2010) La TGS se fundamenta: Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones. APORTE PERSONAL La TGS evoluciona por medio de la integración de diferentes ciencias desarrollando principios unificadores que permiten desarrollar sistemas abiertos donde se generan cambios infinitos en el entorno que se desempeña acorde a una estructura. 1.3 La TGS Aplicada en la Empresa (Carmona, 2011) El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente. APORTE PERSONAL La TGS nos permite estudiar la empresa como una estructura sistemica basada en procesos interdependientes que visualiza un entorno infinito. (Downes, 2010) La teoría de la administración científica usó el concepto de sistema hombremáquina, pero se limitó al nivel de trabajo fabril. La teoría de las relaciones humanas amplió el enfoque hombre-máquina a las relaciones entre las personas dentro de la organización. Provocó una profunda revisión de criterios y técnicas gerenciales. 11 La teoría estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado. APORTE PERSONAL La empresa requiere de un univero en el cual la maquina se asocia directamente con el factor humano lo que nos permite concebir un analisis de criterios en cuanto al sistema gerencial. La empresa se desarrolla como una estructura social que integra el factor humano y diversas ciencias con la maquinaria. (Martí, 2010) La teoría del comportamiento trajo la teoría de la decisión, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, ya que todos los participantes de la empresa toman decisiones dentro de una maraña de relaciones de intercambio, que caracterizan al comportamiento organizacional. Después de la segunda guerra mundial, a través de la teoría matemática se aplicó la investigación operacional, para la resolución de problemas grandes y complejos con muchas variables. La teoría de colas fue profundizada y se formularon modelos para situaciones típicas de prestación de servicios, en los que es necesario programar la cantidad óptima de servidores para una esperada afluencia de clientes. Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado. Eso a llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación (feedback), básica para sobrevivir. APORTE PERSONAL La TGS trasciende en la Administracion de Empresas en cuanto al comportamiento organizacional ya que logra explorar y explicar la reorientación del pensamiento y la visión del mundo. Donde los sistemas fisicos y abstractos componen el escenario en la empresa y se ajustan a la estructura de la misma. La teoría de sistemas se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor es así que representa la tendencia actual de la administración revolucionando los enfoques existentes. 12 (Rue & Byars, 2005), nos dice que aparece a mediados de los años 60, una década en que gano gran cantidad de seguidores la idea de que las organizaciones podían ser analizadas desde el punto de vista de sistemas. El enfoque de sistemas define un sistema como un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes, dispuestas de tal manera que produce un todo unificado. Además afirma que entre 1949 y 1955 W. Ross Ashby y Norbert Wiener desarrollaron la teoría matemática de la comunicación y control de sistemas a través de la regulación de la retro-alimentación (cibernética), que se encuentra estrechamente relacionada con la Teoría de control. En 1950 Ludwig von Bertalanffy plantea la Teoría general de sistemas. En 1970 René Thom y E.C. Zeeman plantean la Teoría de las catástrofes, rama de las matemáticas de acuerdo con bifurcaciones en sistemas dinámicos, que clasifica los fenómenos caracterizados por súbitos desplazamientos en su conducta. APORTE PERSONAL Por consiguiente podemos decir que la Teoría General De Sistemas aparece en los años sesenta definiendo al sistema como un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes, dispuestas de tal manera que produce un todo unificado (CHIAVENATO I. , 2010), nos dice que la TGS surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, sino producir teorías y formulaciones conceptuales para aplicaciones en la realidad empírica. Con su propuesta se unifico la idea de los sistemas de un modo más sistemáticos y metodológico, produciendo teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica, puesto que en las últimas décadas, el desarrollo general de las teorías de sistemas ha servido de base para la integración del conocimiento a través de un amplio campo, proponiendo a la organización como un sistema en el que todas sus partes interactúan entre sí con la finalidad de obtener mayores beneficios. APORTE PERSONAL Por consiguiente se puede acotar que TGS surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy, con su propuesta se unifico la idea de los sistemas de un modo más sistemáticos y metodológico, produciendo teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad 13 (TERRY & FRANKLIN , 2010), nos dice que la teoría de la administración de contingencia se originó del enfoque de sistemas para las organizaciones administrativas. Es un intento para trasladar u operacionalizar la teoría de sistemas evaluando los muchos factores operantes en cualquier situación y estableciendo patrones y relaciones definidos entre los factores que podrían servir como guías en otrassituaciones similares. APORTE PERSONAL Por lo tanto se puede decir que la teoría de la administración de contingencia se originó del enfoque de sistemas para las organizaciones administrativas. APORTE GENERAL Es por lo cual podemos concluir que la teoría de sistemas se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor es así que representa la tendencia actual de la administración revolucionando los enfoques existentes. APORTES DE OTRAS TEORÍAS (Munch & Gacia Martinez, 2012), dice que la principal aplicación de esta teoría está orientada a la empresa científica cuyo paradigma exclusivo venía siendo la Física. Los sistemas complejos, como los organismos o las sociedades, permiten este tipo de aproximación sólo con muchas limitaciones. APORTE PERSONAL Por tanto podemos decir que esta situación resultaba particularmente insatisfactoria en Biología, una ciencia natural que parecía quedar relegada a la función de describir, obligada a renunciar a cualquier intento de interpretar y predecir, como aplicar la teoría general de los sistemas a los sistemas propios de su disciplina. (Hernández & Rodríguez, 2012) Tendencias que buscan la aplicación práctica de la TGS a) la cibernética: se basa en el principio de la retroalimentación (o causalidad circular) y de homeóstasis. 14 b) Teoría de la información: introduce el concepto de información como una cantidad mensurable, mediante una expresión isomórfica con la entropía negativa en física. Se ha llegado a la sorprendente conclusión de que la fórmula de la información es exactamente igual a la fórmula de la entropía, pero con signo negativo (información = entropía o información = neguentropía) c) Teoría de los Juegos d) Teoría de la decisión e) Matemática Relacional f) Análisis factorial APORTE PERSONAL Por lo tanto se puede concluir que la Teoría General de Sistemas (TGS) tuvo varios aportes de otras teorías, tales como la cibernética, la teoría de la información, son los máximos organismos y con esto se dio paso a la aparición de otras teorías ( juegos, decisión, relacional, entre otras), mismas que han contribuido fabulosamente al mejoramiento de la TGS. (Munch & Gacia Martinez, 2012), considera que la “Escuela de Sistemas define a la organización como un sistema de múltiples actividades y relaciones y desarrolla un esquema para la descripción del ámbito de la administración”. APORTE PERSONAL Por lo tanto las organizaciones son consideradas como un conjunto de subsistemas que cumplen actividades diferentes y para ello describe una estructura que asocien a todas las partes de la organización formando un todo coherente y lógico en busca de un objetivo en común. ( Torres Hernández, 2010)“El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema”. (Fernández, 2011), nos habla sobre la Jerarquía de los sistemas: Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos: 15 1. Primer nivel, estructura estática. 2. Segundo nivel, sistema dinámico simple. 3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético. 4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o auto estructurado. 5. Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado por las plantas. 6. Sexto nivel, sistema animal. 7. Séptimo nivel, sistema humano. 8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas. 9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. APORTE PERSONAL Por consiguiente se puede decir que mediante los aportes metodológicos se puede proporcionar una clasificación útil de los sistemas donde establecen niveles jerárquicos, que están distribuidos por niveles. 1.3 TEORÍA DE SISTEMAS APLICADA EN LAS EMPRESAS (TERRY & FRANKLIN , 2010) Un sistema es algún todo organizado y dirigido a determinado propósito. Cada sistema tiene un insumo, un proceso y un producto, y es una unidad autónoma. También está relacionado a otro sistema de un orden más amplio y superior, así como sus propios subsistemas que representan la integración de los sistemas de orden inferior. Una empresa está considerada como un sistema artificial, las partes internas las cuales trabajan juntas para alcanzar los objetivos establecidos y las partes externas para lograr la acción recíproca con el entorno. El gerente integra los recursos disponibles para alcanzar el objetivo mediante los sistemas que relacionan las actividades requeridas para el resultado final. Los sistemas sirven como los medios por los cuales opera el gerente. (TERRY & FRANKLIN , 2010) La administración de sistemas capacita al gerente a utilizar conceptos amplios, a visualizar áreas extensas y a vencer las restricciones. Se destaca el gran cuadro. A su vez, las relaciones más significativas e incluyente revelan precisamente como actúan y reaccionan las varias partes para producir la acción deseada. 16 Los escritores que han influido la escuela de sistemas de la administración incluyen a Chester Barnard, Ludwig Von Bertalanffy, Russell Ackoff, Kenneth Boulding y William Scott. APORTE PERSONAL Por lo tanto podemos decir que el enfoque de sistemas tiene que ver, en gran parte, con las organizaciones de diseño, otorga una nueva forma de pensamiento a las organizaciones considerando a la organización como un todo integrado, cuyo objetivo sea lograr la eficacia total del sistema, además de armonizar los objetivos en conflicto de sus componentes. (CHIAVENATO I. , 2010), Toda organización cuenta con un sistema pues se refiere a algún todo organizado y dirigido a determinado propósito. Cada sistema tiene un insumo, un proceso y un producto, y es una unidad autónoma. También está relacionado a otro sistema de un orden más amplio y superior, así como sus propios subsistemas que representan la integración de los sistemas de orden inferior. APORTE PERSONAL Por lo tanto podemos decir que cada sistema tiene un insumo, un proceso y un producto, y es una unidad autónoma y está relacionado a otro sistema de un orden más amplio y superior (Elio, 2011), nos dice que la administración de sistemas capacita al gerente a utilizar conceptos amplios, a visualizar áreas extensas y a vencer las restricciones. Se destaca el gran cuadro. A su vez, las relaciones más significativas e incluyente revelan precisamente como actúan y reaccionan las varias partes para producir la acción deseada. APORTE PERSONAL Por lo cual podemos acotar que para una excelente organización debemos planificar de manera eficiente todas las actividades que nos lleven a lograr los objetivos planteados, en esas actividades se debe tomar en cuenta la participación de todos y cada uno de los integrantes de la empresa. 17 EL SISTEMA (Chiavenato, 2006). “La palabra sistema denota un conjunto de elementos interdependientes que interactúan o un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. Sistema es un conjunto o combinación de cosas o partes que a su vez forman un todo unitario”. (Chiavenato, 2006), existen varios conceptos de sistemas como: Sistema es un conjunto de elementos que interactúan de manera recíproca. Sistema es un conjunto de partes reunidas que se relacionan entre sí para formar un todo. Sistema es un conjunto de elementos interdependientes, cuyo resultado final es mayor que la suma de los resultados que esos elementos obtendrían en caso de operar de forma aislada. Sistema es un conjunto de elementos interdependientes que interactúan a efecto de alcanzar un objetivo o finalidad. Sistema es un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado que tiene característicasdiferentes a las de las unidades. Sistema es un todo organizado o complejo, un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario dirigido a un fin. APORTE PERSONAL Por tanto es un conjunto de elementos organizado que permiten alcanzar un objetivo, funciona con tres elementos: entrada, proceso y salida es lo utilizado dentro de un sistema. (Fayol, 2010). Un sistema es una asociación de partes interrelacionadas e interdependientes. APORTE PERSONAL Por consiguiente se define a un sistemas como asociación de parte interrelacionadas e interdependientes. 18 (Ferrell, Geoffrey, & Ferrell, 2010), nos dice que un sistema denota un conjunto de elementos interdependientes o un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. Sistema es un conjunto o combinaciones de cosas o partes que a su vez forman un todo unitario. APORTE PERSONAL Por lo tanto se puede decir que un sistema denota un conjunto de elementos interdependientes o un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. APORTE GENERAL Por consiguiente podemos concluir que un sistema es algún todo organizado y dirigido a determinado propósito, La administración de sistemas capacita al gerente a utilizar conceptos amplios, a visualizar áreas extensas y a vencer las restricciones. 1.4 EL SISTEMA, CONCEPTOS, PARÁMETROS O ELEMENTOS (Martí, 2010) Define un sistema como un conjunto organizado de elementos dinámicos interrelacionados entre si interdependientemente, formando un todo unitario, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones. (Downes, 2010) Argumenta que un sistema es un conjunto de elementos relacionados íntimamente en donde los sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales. (Carmona, 2011) Menciona que un sistema es una estructura de elementos que se relacionan mutuamente de una manera dinámica y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente. 19 (Carmona, 2011), (Downes, 2010), (Martí, 2010) Concuerdan en cuanto a los parámetros de un sistema caracterizados por una descripción especifica. Los elementos o parámetros que caracterizan un sistema son: Entrada: es el ingreso del sistema es la fuerza motora. Salida: es el objetivo para la cual se recopilan elementos y relaciones. Proceso: es el fenómeno que trasciende generando cambios. Ambiente: es el entorno externo la cual incluye en la interacción de un sistema. Feedback: es la retroalimentación contrastada con un criterio preestablecido. APORTE PERSONAL Defino a un sistema como el conjunto de elementos o parámetros organizados en los campos no-físicos relacionados entre si plasmando una estructura formando un todo unitario y complejo con un entorno arbitrario. En donde sus elementos esenciales son: entradas, salidas, procesos, ambiente y retroalimentación. ( Torres Hernández, 2010) “El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema”. Entrada o insumo o impulso: es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema. Salida o producto o resultado (input1): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios. Procesamiento o procesador o transformador (output): es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entra los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos. 20 Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio. Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza. APORTE PERSONAL Por tanto los parámetros de los sistemas son constantes arbitrarias que se caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema, ya que se deben poner en funcionamiento todos los mecanismos necesarios para la problemática de evaluación (Rue & Byars, 2005), en un sistema se puede encontrar cuatro elementos básicos para su funcionamiento mismos que son: Entradas o insumos.- abastecen al sistema de lo necesario para cumplir su misión. Procesamiento.- es la transformación de los insumos. Salidas o producto.- es el resultado del proceso Retroalimentación.- es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el producto de un sistema previo o la respuesta del medio ambiente. APORTE GENERAL Entonces se puede decir que cualquier sistema consta de cuatro elementos para su funcionamiento que son entrada, procesamiento, salida y retroalimentación. (ROBBINS & COULTER, 2010), nos dice que Se caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema. Entrada, insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema. 21 Proceso: Los procesos de transformación que ocurren al interior de la empresa. Su naturaleza es variada y pueden ser explicados a través de las actividades que se realizan al interior de ella. Alguna de estas actividades son marketing, finanzas, operaciones y adquisiciones, entre otras Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio. Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo, también puede ser una amenaza. APORTE PERSONAL Entonces podemos decir que en un sistema existen un conjunto de elementos que permiten el correcto funcionamiento dentro de una organización que son entrada, salida, procedimiento, retroacción y ambiente. Aporte General Es por lo cual podemos concluir que la teoría general de sistemas sistema tiene cuatro elementos básicos que son las entradas que son aquellas que abastecen al sistema, el procesamiento que se refiere a la transformación, la salida que es el resultado y la retroalimentación que se refiere a una respuesta. 1.5 CARÁCTERISTICAS Y CLASIFICACIÓN CARACTERÍSTICAS (Hernández & Rodríguez, 2012), dice que las características que debe poseer un sistema son: 22 Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos.A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema parasito no puede vivir sin el otro sistema, que es cuando ambos sistemas dependen entre sí. Sinergia: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente el desempeño del sistema. sinérgica significa acción combinada para la teoría de sistemas el termino significa algo más que esfuerzo cooperativo. Superflua: que son las que repiten otras relaciones. la razón de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Estas relaciones aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Tiene un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas no puede funcionar. Jerarquía: un sistema está integrado de subsistemas de menor orden y es también parte de un supra sistemas, véase un capsula cultura que ilustra una interrelación entre los elementos APORTE GENERAL Por lo tanto se puede decir que un sistema está integrado de subsistemas de menor orden y es también parte de un supra sistema, que a su vez relacionados entres si para su mejor funcionamiento (CHIAVENATO I. , 2010), las características son de la siguiente manera. Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia. Entropía: Es una ley de la naturaleza según la cual las diversas formas de organización tienden hacia el caos, la desorganización y la muerte. de la configuración y del orden. 23 APORTE PERSONAL Entonces decimos que todo sistema debe tener planteado un propósito u objetivo, además estar presto a realizar cambios en algunas de sus parte debido al ambiente en el que se encuentra. (Daufi & Martinez, 2011), nos dicen que las características principales de un sistema son: Negentropia: capacidad del sistema abierto para obtener recursos del medio y contrarrestar la entropía los sistemas físicos cerrados están sujetos a la fuerza de la entropía que va en aumento hasta que finalmente todo el sistema se desmorona. Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. Equifinalidad: Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final. El fin se refiere a la mantención de un estado de equilibrio fluyente. "Puede alcanzarse el mismo estado final, la misma meta, partiendo de diferentes condiciones iniciales y siguiendo distintos itinerarios en los procesos organizados" (von Bertalanffy. 1976). APORTE PERSONAL Entonces podemos decir que un sistema debe estar relacionado ente si para que obtenga un resultado favorable dentro de la organización. APORTE GENERAL Por consiguiente se puede concluir que un sistema puede alcanzar el mismo estado final, la misma meta, partiendo de diferentes condiciones iniciales y siguiendo distintos itinerarios en los procesos organizados. 24 (Carmona, 2011), (Downes, 2010), (Martí, 2010) Concordando criterios los autores mencionados identifican las caracteristicas de los sistemas: 1. Propósito: todo sistema tiene una finalidad, un objetivo que abarca totalidad. 2. Totalidad: el sistema se caracterisa por por abarcar una estructura como un todo; en donde un cambio altera las unidades de un sistema. 3. Neguentropía: es la necesidad que genera un sistema al momento de reabastecerse como por ejemplo de recursos o información; usualmento lo encontramos en sistemas aisldos. 4. Entropía: es la caracteristica que nos permite conocer el desgaste de un sitema. 5. Homeostasia: basicamente es el equilibrio dinámico interno con el entorno externo a un sistema. 6. Equifinalidad: es la caracterista que permite conocer el inicio de un sitema y detectar los diferentes motivos por los cuales éste llega a su fin. (Carmona, 2011), (Downes, 2010), (Martí, 2010) en cuanto a su clasificación los autores: Sistemas naturales: Son los existentes en el ambiente. Ejemplo: Hardware Sistemas artificiales: Son los creados por el hombre. . Ejemplo Hipótesis Sistemas sociales: Integrados por personas cuyo objetivo tiene un fin común. . Sistemas hombre-máquina: Emplean equipo u otra clase de objetivos, que a veces se quiere lograr la autosuficiencia. Sistemas abiertos: Intercambian materia y energía con el ambiente continuamente. Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. Sistemas temporales: Duran cierto periodo de tiempo y posteriormente desaparecen. Sistemas permanentes: Duran mucho más que las operaciones que en ellos realiza el ser humano, es decir, el factor tiempo es más constante. Sistemas estables: Sus propiedades y operaciones no varían o lo hacen solo en ciclos repetitivos. 25 Sistemas no estables: No siempre es constante y cambia o se ajusta al tiempo y a los recursos. Sistemas adaptativos: Reacciona con su ambiente mejora su funcionamiento, logro y supervivencia. Sistemas no adaptativos: tienen problemas con su integración, de tal modo que pueden ser eliminados o bien fracasar. Sistemas determinísticos: Interactúan en forma predecible. Sistemas probabilísticos: Presentan incertidumbre. Subsistemas: Sistemas más pequeños incorporados al sistema original. Supersistemas: sistemas extremadamente grandes y complejos, que pueden referirse a una parte del sistema original. APORTE PERSONAL Las características y definición de un sistema nos permite conocer su universo físico y no físico el cual comprende dieciséis diferentes escenarios en el cual un sistema tiende a interactuar, adaptarse o a su vez desgastarse: para lo cual puedo mencionar que una profunda revisión de criterios y técnicas gerenciales en donde el factor humano permite analizar, gestionar y actuar en el dinamismo de los sitemas. CARACTERÍSTICAS O MODELOS DE ORGANIZACIÓN (TERRY & FRANKLIN , 2010) Existen varios modelos que explican a la organización como un sistema abierto. Abordaremos tres de ellos: Modelo de Schein: propone algunos aspectos que la Teoría de Sistemas considera en la definición de organización: 1. La organización es un sistema abierto, en constante interacción con el medio. 2. La organización es un sistema con objetivos o funciones múltiples que involucran interacciones múltiples con el medio ambiente. 3. La organización es un conjunto de subsistemas en interacción dinámica unos con otros. 4. Los subsistemas son mutuamente dependientes y los cambios que ocurre en uno de ellos afecta el comportamientos de los otros. 26 5. La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas. 6. Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil la clara definición de las fronteras organizacionales. Modelos de Katz y Kahn: desarrollaron un modelo de organización por medio de la aplicación de la teoría de los sistemas a la teoría administrativa. En el modelo propuesto, la organización presenta las características típicas de un sistema abierto. la organización es un sistema abierto que presenta las siguientes características: 1. Importación (entradas) 2. Transformación (procesamiento) 3. Exportación (salidas) 4. Los sistemas son ciclos de eventos que se repiten.5. Entropía negativa 6. Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación 7. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica 8. Diferenciación 9. Equifinalidad 10. Limites o fronteras Características de primer orden 1. Los sistemas sociales no tienen limitación de amplitud 2. Los sistemas sociales necesitan de entradas de mantenimiento y de producción 27 3. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada 4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos 5. Las funciones, las normas y los valores son los principales componentes del sistema social 6. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones 7. El concepto de inclusión parcial 8. La organización en relación a su medio ambiente Cultura y Clima Organizacional Katz y Kahn enfatizan que “cada organización crea su propia cultura con sus propios tabúes, usos y costumbres” Dinámica del sistema Para que puedan mantenerse, las organizaciones sociales recurren a la multiplicación de mecanismos, pues les falta la estabilidad intrínseca de los sistemas biológicos Concepto de eficacia organizacional “como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven mientras sean capaces de mantener negentropia, es decir, las importación bajo todas las formas, de cantidades mayores de energía de la que se devuelve al ambiente como producto” Organización como sistema de papeles Papel es el conjunto de actividades solicitudes de un individuo que ocupa una determinada posición en una organización Modelos socio técnicos de Tavistock Este modelo se propuso por sociólogos y psicológicos de relaciones humanas de tavistock. Para ellos la organización es un sistema socio técnico estructurado sobre dos subsistemas : 1. Subsistema técnico: que comprende las tareas que serán desempeñadas, las instalaciones físicas, los equipos e instrumentos utilizados, las utilidades y técnicas operacionales, el ambiente 28 físico y la forma en como están acomodadas, así como la operación de las tareas. 2. Subsistema social: que comprende a las personas sus características físicas y psicológicas, las relaciones sociales entre los individuos encargados de la ejecución de la terea, así como las exigencias de las organizaciones formal e informal en la situación de trabajo. (TERRY & FRANKLIN , 2010)Las empresas dependen de empleados, proveedores, clientes e incluso la competencia para la investigación, el desarrollo y el beneficio. La empresa es susceptible de ser considerada en términos sistémicos como un modelo en intercambio con su entorno. Un sistema abierto en equilibrio dinámico, con capacidad para transformar la energía que le llega. APORTE PERSONAL Por consiguiente se analiza que las empresas dependen de empleados, proveedores, clientes e incluso la competencia para la investigación, el desarrollo y el beneficio (Hernández & Rodríguez, 2007), nos dicen que dentro de una empresa los sistemas más grandes abarcan subsistemas que interaccionan unos con otros. APORTE PERSONAL Por lo tanto podemos decir que los denominados subsistemas operan de una manera autónoma dentro de los sistemas, por lo que si un subsistema falla, no quiere decir que todo el sistema vaya a fallar. APORTE GENERAL Entonces podemos concluir que al igual que los sistemas, las empresas están compuestas por subsistemas de dirección, información, transformación, comercialización o humano. Para comprender la importancia de los subsistemas de las empresas, en seguida se presenta una analogía en relación con el área de la salud humana. 29 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS (Hernandez, 2011) Su clasificación es: Por el grado de interacción con otros sistemas abiertos y cerrados. Por su capacidad de respuesta: positivos, activos y relativos Por su composición material y objetiva: abstractos y concretos. Por su movilidad interna: estáticos, dinámicos, homeostáticos y probabilísticos. Por la predeterminación de su funcionamiento: determinístico y dependientes. Por su grado de dependencia: independientes e interdependientes. (ROBBINS & COULTER, 2010), dice que existen dos tipos de sistemas: sistemas cerrados y sistemas abiertos. Los sistemas cerrados no se ven influenciados por su ambiente ni interactúan con él. Por el contrario, un enfoque de sistemas abiertos reconoce la interacciona dinámica del sistema con su ambiente. (ROBBINS & COULTER, 2010) (CHIAVENATO I. , 2011), clasifica a los sistemas como: 1) En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos: Sistemas físicos o concretos: se componen de equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. Se denominan hardware. Pueden describirse en términos cuantitativos de desempeño. 2) En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos: Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los circunda, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Siendo así, no reciben influencia del ambiente ni influyen en él. 30 Sistemas abiertos: presentan relaciones de intercambio con el ambiente por medio de innumerables entradas y salidas. Los sistemas abiertos cambian materia y energía regularmente con el medio ambiente. Se adaptan, para sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto organización. (Hernandez, 2011) La estructura de todos los sistemas tienen los siguientes elementos: Insumos o influjos: abastecen al sistema de lo necesario para que cumplan su misión. Dinero, personal, materia prima. Procesos: es la transformación de los insumos, de acuerdo con ciertos métodos propios, con sistemas que son subsistemas, ejemplo; producción, ventas, finanzas etc. Productos: es el resultado del proceso y a su vez es un insumo de otros sistemas. Empresas, clientes etc. Retroalimentaciones: significa recibir la evolución o aceptación de los productos o servicios por el medio ambiente. Sistemas abiertos y cerrados Un sistema se considera abierto cuando se relaciona permanentemente con su medio ambiente, intercambiando energía, materia e información. En cambio, es cerrado si esta interacción es mínima, ya que se vale de su propia reserva de recursos. 1.6 LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO (Carmona, 2011), (Martí, 2010), (Downes, 2010) mencionando los autores que a empresa es susceptible de ser considerada en términos sistémicos como un modelo en intercambio con su entorno. Un sistema abierto en equilibrio dinámico, con capacidad para transformar la realidad y el desarrollo de modelos, a partir de los cuales se puede intentar una aproximación gradual en cuanto a la percepción de una parte de esa globalidad que es el universo. en donde sus funciones primordiales se enfocan en: Ingestión compras materiales para ser procesados, adquieren dinero, tecnología. http://definicion.de/medio-ambiente http://definicion.de/medio-ambiente 31 Procesamiento: se procesan materiales y se desecha lo que no sirve. Reacción al ambiente: la empresa reacciona cambiando sus materiales, consumidores. Provisión de las partes: partes del sistema pueden ser sustituidas con materiales. Regeneración de partes: tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, Organización de las funciones: requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones en la empresa. En donde la organización debe ser percibida como un sistema de objetivos que reaciona en función de su entorno. APORTE PERSONAL La empresa debe ser percibida como un sistema económicoabierto, sistema abierto en donde su ambiente se caracteriza por ser dinámico en donde los subsitemas son dependientes y un cambio alterara su vía; cuya función es el desarrollo,gestionamiento de diferentes actividades orientadas a cumplir objetivos. (ROBBINS & COULTER, 2010) A mediados de los años 60 se inició una década en que gano gran cantidad de seguidores la idea de que las organizaciones podían ser analizadas desde el punto de vista de sistemas. El enfoque de sistemas define un sistema como un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes, dispuestas de tal manera que produce un todo unificado. (CHIAVENATO I. , 2010), La TGS surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, sino producir teorías y formulaciones conceptuales para aplicaciones en la realidad empírica. 32 Las presuposiciones básicas de la TGS son: a) Existe una tendencia hacia la integración de las ciencias naturales y sociales. b) Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de los sistemas. c) La teoría de los sistemas constituye el modo más abarcador de estudiar los campos no físicos del conocimiento científico, como las ciencias sociales. d) La teoría de los sistemas conduce a una integración en la educación científica. La TGS tiene su origen en los mismos orígenes de la filosofía y la ciencia. La palabra Sistema proviene de la palabra systêma, que a su vez procede de synistanai (reunir) y de synistêmi (mantenerse juntos).El biólogo y epistemólogo Ludwing von Bertalanffy presenta en la década de 1950los planteamientos iniciales de la TGS, trabajó el concepto de sistema abierto e inició el pensamiento sistémico como un movimiento científico importante. (TERRY & FRANKLIN , 2010), la teoría de la administración de contingencia se originó del enfoque de sistemas para las organizaciones administrativas. Es un intento para trasladar u operacionalizar la teoría de sistemas evaluando los muchos factores operantes en cualquier situación y estableciendo patrones y relaciones definidos entre los factores que podrían servir como guías en otras situaciones similares. Los eruditos en administración que han contribuido al movimiento de contingencia incluyen a Fremont Kast, James Rosenzwieg, Daniel Katz y Robert Kahn, Tom Burns y G.M. Stalker, Robert Lawrence y Richard Lawrence. Algunos creen que el desarrollo del enfoque de contingencias con su énfasis situacional y la integración del entorno en la teoría y prácticas administrativas animara al gerente a utilizar las varias escuelas de administración en su trabajo. (ROBBINS & COULTER, 2010).El enfoque de contingencias (algunas veces llamado enfoque situacional) ha sido utilizado en años recientes para reemplazar los principios simplistas de la administración y para integrar mucho de la teoría de administración. 33 2. SISTEMAS EMPRESARIALES 2.1 SISTEMAS EMPRESARIALES LOS SISTEMAS EMPRESARIALES COMERCIALIZACIÓN (GAROFOLI, 2010)Por comercialización se refiere al conjunto de actividades desarrolladas con el objetivo de facilitar la venta de una determinada mercancía, producto o servicio, es decir, la comercialización se ocupa de aquello que los clientes desean. Esto en términos generales, pero para aclarar más el concepto enumeraremos las cuestiones que entran en juego en el proceso de comercialización de un producto y que claro, ciertamente lo definen…el análisis de las necesidades que presentan las personas consumidoras del producto que se comercializará, prever que parte del amplio espectro de consumidores se pretenderá satisfacer, estimar cuantas personas adquirirán nuestro producto, cuántas los pueden estar haciendo en los próximos años, para así darnos una idea de la duración y el alcance que el mismo puede tener a largo plazo y cuántos productos pueden llegar a comprar, establecer cuándo querrán adquirirlo, calcular y tratar de hacerlo lo más fielmente posible, el precio que los consumidores de mi producto estarán dispuestos a pagar por él, escoger el mejor tipo de promoción para dar a conocer el producto y la que más alcance tenga y por último, analizar el tipo de competencia a la cual nos enfrentaremos, determinando, por ejemplo, el precio que pedirán por el mismo producto, la cantidad que producirán, el tipo, entre otras cuestiones. Aporte Personal Mediante un análisis se puede decir que la comercialización es la acción y efecto de comercializar es decir poner a la venta un producto o dale las condiciones y vía de distribución llegando hacer una parte importante y determinante dentro de cualquier sistema comercial. El objetivo de la comercialización, en este sentido, es ofrecer el producto en el lugar y momento preciso para el consumidor. (Daufi & Martinez, Las Herramientas de clasificación e Indización de sistemas de gestión, 2011). La Comercialización es la actividad como tal que se realiza en el comercio. Es el intercambio o “Trueque” que se aplica cuando una persona quiere adquirir un producto y a cambio entrega una cantidad de dinero impuesta. Es todo ese conjunto de actividades que pueden llegar a tener un complejo procedimiento, todo depende de la magnitud de la transacción. 34 La comercialización comprende un procedimiento que el cliente general no ve en su totalidad, es más, el comprador es la parte final del proceso, Este proceso antes del referido trueque final tiene que ser evaluado, analizado, para así, determinar el campo en el que debe ser implantado el proceso de compra y venta. En este importante análisis se toman en cuenta muchas variables importantes, por ejemplo: calcular un aproximado de cuanto se va a vender, evaluar el tipo de público presente en la localidad, qué impacto tendrá en la población, el precio estipulado por la ley y el precio que se desea imponer, Entre otras, son variables que determinan un posible comercio en un sitio. APORTE PERSONAL La comercialización como subsistema en las organizaciones podemos definir que es un conjunto de actividades relacionadas entre sí para cumplir los objetivos de una determinada organización o sistema. Para llevar a cabo la comercialización de un producto es muy importante realizar una correcta investigación de mercados para detectar las necesidades de los clientes, empezado por conocer los inicios de la comercialización como es el trueque. (Arche & Lopez Gomez, 2010). El proceso de comercialización incluye cuatro aspectos fundamentales: ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿a quién? y ¿cómo? En el primero, el autor se refiere al momento preciso de llevarlo a efecto; en el segundo aspecto, a la estrategia geográfica; el tercero, a la definición del público objetivo y finalmente, se hace una referencia a la estrategia a seguir para la introducción del producto al mercado. En la comercialización de un nuevo producto la decisión del tiempo de entrada es crítica. Cuando una empresa ha completado rápidamente el período de desarrollo del nuevo producto y sabe que la competencia se encuentra al final del trabajo entonces, se enfrenta a tres elecciones: Ser la primera en entrar: La empresa que primero se introduce en un nuevo mercado disfruta de las "ventajas de ser el primero", que consisten en la obtención de algunos distribuidores y clientes claves y en obtener la reputación de liderazgo. Por el contrario, si el producto se lanza al mercado antes de que esté totalmente desarrollado la empresa podría adquirir una imagen de productos imperfectos. Entrega paralela: la empresa podría planificar su tiempo de entrada con el competidor y si este se precipita al lanzamiento hace lo mismo. Si el competidor 35 se toma su tiempo, la empresa también debe tomarse el suyo, usando este tiempo adicional para refinar el producto. La corporación podría acceder a que los costes de promoción y lanzamientos fueran compartidos por ambos. Entrega posterior: la empresa podría retrasar su lanzamiento hasta que lo haya hecho la competencia, lo que supondría tres ventajas potenciales.La competencia habrá soportado el costo de educar el mercado. El producto de la competencia puede revelar fallos que pueden ser evitados por el nuevo entrante. Y la empresa puede conocer el tamaño del mercado. APORTE PERSONAL Efectivamente se puede analizar que el objetivo de la comercialización, en este sentido, es ofrecer el producto en el lugar y momento en que el consumidor desea adquirirlo. Existen diversas formas de llevar a cabo la comercialización de un producto como puede concretarse en tiendas, almacenes o mercados, además de utilizar diferentes formas de entrega y publicidad, catalogo, internet etc. APORTE GENERAL Los autores definen a la comercialización como un conjunto de actividades relacionadas entre sí para cumplir los objetivos de una determinada organización o sistema. Para llevar a cabo la comercialización de un producto es muy importante realizar una correcta investigación de mercados para detectar las necesidades de los clientes, empezado por conocer los inicios de la comercialización como es el trueque. Existen diversas formas de llevar a cabo la comercialización de un producto como puede concretarse en tiendas, almacenes o mercados, además de utilizar diferentes formas de entrega y publicidad, catalogo, internet etcétera. 2.2 ÁREAS FUNCIONALES DE LAEMPRESA (Theodore, 2012). El balance de la Mezcla comercial se puede considerar una parte de la Mercadotecnia Estratégica y sirve para lograr una ventaja competitiva. Al balancear la mezcla comercial, la empresa ha de enfocarse hacia las necesidades de su mercado y hacia las estrategias de la competencia. Hay que comparar las mezclas comerciales que tienen los competidores con las de la empresa, así se descubrirán oportunidades, peligros y posibles ventajas y desventajas. 36 Una vez que se han elegido las estrategias globales de la empresa, se deben diseñar mezclas de mercadotecnia consistentes con los objetivos que se pretende alcanzar. Producto.- Es la combinación de bienes y servicios que la empresa ofrece al mercado meta. Precio.- Es la cantidad de dinero que los clientes pagarán para obtener el producto. Posición.- Se refiere a las actividades de la compañía que ponen el producto a disposición de los consumidores meta. Promoción.- Son aquellas actividades que comunican los méritos del producto y que convencen a los clientes de comprarlo. La promoción que se presenta a un mercado es el resultado de la mezcla promocional, existen varios métodos para promocionar productos y servicios. APORTE PERSONAL Definimos la comercialización como el proceso de determinar la demanda de los consumidores en materia de los productos o servicios; los elementos de la comercialización es una serie de instrumentos tácticos y controlados de la mercadotecnia que mezcla la empresa para obtener la respuesta que quiere del mercado al que se dirige. Es todo aquello que pueda hacer la empresa para ofertar la demanda. (Gomez, 2010). Producto o servicio: En mercadotecnia un producto es todo aquello (tangible o intangible) que se ofrece a un mercado para su adquisición, uso o consumo y que puede satisfacer una necesidad o un deseo. Puede llamarse producto a objetos materiales o bienes, servicios, personas, lugares, organizaciones o ideas. Las decisiones respecto a este punto incluyen la formulación y presentación del producto, el desarrollo específico de marca, y las características del empaque, etiquetado y envase, entre otras. Cabe decir que el producto tiene un ciclo de vida (duración de éste en el tiempo y su evolución) que cambia según la respuesta del consumidor y de la competencia y que se dibuja en forma de curva en el gráfico. Las fases del ciclo de vida de un producto son: 1. Lanzamiento 2. Crecimiento 3. Madurez 4. Declive 37 Precio: Es principalmente el monto monetario de intercambio asociado a la transacción (aunque también se paga con tiempo o esfuerzo). Sin embargo incluye: forma de pago (efectivo, cheque, tarjeta, etc.), crédito (directo, con documento, plazo, etc.), descuentos pronto pago, volumen, recargos, etc. Este a su vez, es el que se plantea por medio de una investigación de mercados previa, la cual, definirá el precio que se le asignará al entrar al mercado. Hay que destacar que el precio es el único elemento de la mezcla de mercadotecnia que proporciona ingresos, pues los otros componentes únicamente producen costos. Por otro lado, se debe saber que el precio va íntimamente ligado a la sensación de calidad del producto (así como su exclusividad). Plaza o Distribución: En este caso se define como dónde comercializar el producto o el servicio que se le ofrece (elemento imprescindible para que el producto sea accesible para el consumidor). Considera el manejo efectivo del canal de distribución, debiendo lograrse que el producto llegue al lugar adecuado, en el momento adecuado y en las condiciones adecuadas. Inicialmente, dependía de los fabricantes y ahora depende de ella misma. Promoción: Es comunicar, informar y persuadir al cliente y otros interesados sobre la empresa, sus productos, y ofertas, para el logro de los objetivos organizacionales (cómo es la empresa=comunicación activa; cómo se percibe la empresa=comunicación pasiva). La mezcla de promoción está constituida por Promoción de ventas, Fuerza de venta o Venta personal, Publicidad, Relaciones Públicas, y Comunicación Interactiva (marketing directo por mailing, emailing, catálogos, webs, telemarketing, etc.). APORTE PERSONAL Por lo general el mantenimiento deseado de productos existentes, primero en el mercado actual y luego en el futuro, estado de los productos, si deben ser mejorados en la distribución de la organización, nuevos productos, políticas de precios, estándares de calidad para un correcto análisis de mercado. APORTE GENERAL Analizando los diferentes criterios de los autores citados sobre los elementos de la mezcla comercial, la comercialización como el proceso de determinar la demanda de los consumidores en materia de los productos o servicios; los elementos de la comercialización es una serie de instrumentos tácticos y controlados de la mercadotecnia que mezcla la empresa para obtener la respuesta que quiere del mercado al que se dirige. 38 Es todo aquello que pueda hacer la empresa para ofertar la demanda. El mantenimiento deseado de productos existentes, primero en el mercado actual y luego en el futuro, estado de los productos, si deben ser mejorados en la distribución de la organización, nuevos productos, políticas de precios, estándares de calidad para un correcto análisis de mercado. PRODUCCIÓN (Hernandez, 2011). El proceso de producción transforma las materias primas en productos acabados, mediante la aplicación de una tecnología. Algunos de los asuntos por los que se debe decidir son: Tipo de proceso productivo a emplear, es decir, que tecnología debe utilizar la empresa. La mejor forma de utilizar el trabajo Cuál es el nivel de calidad que se pretende conseguir. Por lo tanto se puede decir que la producción es el proceso de transformar las materias primas en productos terminados por medios de procesos con la ayuda de la tecnología. (TERRY & FRANKLIN , 2010). Existen dos tipos de producción empresarial según si el resultado final del proceso productivo es un bien o un servicio. Bien, por ejemplo un vehículo, servicio, un banco. En cualquier caso la calidad y la cantidad del producto obtenido dependen de: nº y calificación de los trabajadores. Tecnología y efectividad con que se combinan unos y otros. Tecnología es un factor primordial en el proceso productivo. El avance tecnológico permite incrementar la producción por encima de los costes, elaborar artículos con un grado de calidad cada vez mayor y ofrecer nuevos bienes y servicios. En nuestros días se está desarrollando una gran revolución tecnológicaque afecta a todos los ámbitos de la empresa ligada al museo de la informática y de la telemática. Aporte Personal 39 Contrastando los criterios de los autores mencionados se puede decir que dentro del proceso productivo la tecnología es un factor primordial porque nos permite incrementar la producción por encima de los costes, con una excelente calidad en los bienes o servicios. (GAROFOLI, 2010) Es la transformación de materias primas y productos semielaborados en otros productos que precisan mayor elaboración Función de producción: Es la relación entre la producción obtenida y factores productivos usados. A CORTO PLAZO: Es la relación entre la máxima producción que se puede obtener y los factores productivos requeridos Nos dice la cantidad de recursos que necesitan para producir un determinado bien o servicio y refleja los límites de la producción. (Cantidad mínima y cantidad máxima) Ley de rendimientos decrecientes o ley de productividad marginal decreciente: A medida que se contrata más trajo hay menos capital y tierra con los que trabajar y llega a un punto que afecta a la producción total, cada incremento final atribuido10 a cada trabajador empieza a descender Productividad: medida de la eficiencia en el uso de un factor productivo, producción por unidad de factor, se clasifica en: Productividad Media (PMe): resultado de dividir la producción total entre el nº de unidades de cada factor empleadas para conseguirlas Productividad Marginal (Pmg): aumento de la producción total como consecuencia de añadir un trabajador adicional. Es la medida de lo que aporta cada unidad de trabajo. COSTE DE LA PRODUCCIÓN Y PUNTO MUERTO Beneficio: en un periodo concreto es la diferencia entre los ingresos que se han obtenido y los costes en los que se ha incurrido. B= IT - CT Precio de un bien: la cantidad de bienes que se deben dar a cambio de ese bien para conseguirlo Coste de un bien: Cantidad de bienes que cuesta producir ese bien 40 Coste marginal: cantidad de bienes que cuesta una unidad más de ese bien Valor de un bien: Es lo que estamos dispuestos a renunciar por conseguir algo de ese bien. Valor marginal : lo que estamos dispuestos a renunciar por conseguir una unidad de ese bien. Coste: valor económico en € de los factores productivos empleados en producir Clasificación de costes: Costes fijos (CF): No dependen del nº de unidades producidas (alquiler local…) Costes variables (CV): Dependen del nº del número de unidades producidas Costes totales (CT): la suma de todos los costes (CT= CF+ CV) Por su sentido económico: Coste medio (CMe):el coste por término medio de cada unidad producida CMe= CT/ Q Coste marginal (CMg): incremento de los costes totales que supone la última unidad producida. UMBRAL DE RENTABILIDAD: es el volumen de ventas en unidades físicas que hace el beneficio igual a 0 U= CF/ (P-CVu). APORTE PERSONAL Las definiciones citadas nos permiten decir que la producción es la acción de transformar los insumos en un producto final y que dentro de la producción intervienen los costes de producción. APORTE GENERAL Analizando el concepto de los autores podemos afirmar que la producción es una actividad humana dirigida a extraer y transformar bienes naturales y/u otros objetos generados por las personas, en otros objetos o servicios más valiosos. 2.4 FINANZAS Y PERSONAL FINANZAS (Brealey, 2011). Se define por el conjunto de actividades que incluye procesos, técnicas y criterios a ser utilizados, con la finalidad de que una unidad económica como personas, 41 empresa o estado, optimice tanto la forma de obtener recursos financieros como el uso de los mismos durante el desarrollo de sus negocios o actividad productiva empresarial. Las finanzas son la planeación de los recursos económicos, para que su aplicación sea de la forma más óptima posible, además de investigar sobre las fuentes de financiamiento para la captación de los mismos cuando la empresa tenga necesidades, busca la reducción de incertidumbre de la inversión, todo esto con la finalidad de obtener las máximas utilidades por acción o la rentabilidad de la empresa. Por ello el concepto de finanzas debe englobar a las empresas y a la actividad productiva que estás brindan en el mercado nacional e internacional, es decir los resultados de desarrollo. El origen del concepto de las finanzas, lo podemos ubicar en el área de la economía que estudia el funcionamiento de los mercados de dinero y capitales, las instituciones que operan en ellos, las políticas de captación de recursos, el valor del dinero en el tiempo y el coste del capital. El concepto de finanzas también se entiende en un sentido estricto como Hacienda Pública, Tesoro Público, Erario; por ejemplo, Ministerios de Economía y Finanzas. En sus inicios el concepto de finanzas se entendía como economía empresarial, lo que en la actualidad se define como Microeconomía o las finanzas de la empresa que a la vez se definen como parte de la ciencia económica dedicada al estudio de unidades fundamentales como: unidades económicas de producción, o empresas y unidades económicas de consumo de familias, así como de los distintos mercados y de los precios que en ellos se forman, de los distintos comportamientos de los participantes en ellos. APORTE PERSONAL El concepto de finanzas se define como el arte, la ciencia de administrar dinero, casi todos los individuos y organizaciones gana u obtienen dinero y gastan o invierten dinero. Entonces el concepto de finanzas se debe relacionar con el proceso, las instituciones, los mercados y los instrumentos que participan en la transferencia de dinero entre personas, como empresas y gobiernos. (Munch & Gacia Martinez, 2012). Dice que las finanzas es el valor de intercambio del producto, determinado por la utilidad o la satisfacción derivada de la compra y el uso o el consumo del producto. Al lanzamiento del artículo al mercado, se fija su precio de venta, a razón de precio introductorio y con él, la empresa lo adapta rápidamente al 42 mercado. Su establecimiento es el producto de estudios y no es tentativo o lanzado al azar. Es otro de los elementos de la mezcla o “marketing mix” Aporte Personal Básicamente se refiere que es un valor de intercambio del producto, determinado por la utilidad o la satisfacción derivada de la compra y el uso o el consumo del producto. (TERRY & FRANKLIN , 2010). Nos da a conocer que los objetivos de la función financiera dentro del concepto de finanzas son: Planeación del crecimiento de la empresa visualizando por adelantado sus requerimientos tanto táctica como estratégicamente. Captar los recursos necesarios para la buena marcha de la empresa Asignar dichos recursos conforme a los planes y proyectos. Promover el óptimo aprovechamiento de los recursos Disminuir al máximo el riesgo o la incertidumbre de la inversión. APORTE PERSONAL Por tanto se dice que las finanzas es el valor de intercambio del producto, determinado por la utilidad o la satisfacción derivada de la compra y el uso o el consumo del producto. APORTE GENERAL Contrastando los argumentos se puede concluir que las finanzas son el recuso óptimo en cuanto a cantidad, calidad y oportunidad, tanto de las fuentes que suministran los fondos como del empleo, es un mercado regulador que facilita la movilidad de flujos entre las empresas; siendo el proceso de obtener y agregar fondos para alcanzar objetivos y metas, conjunto de políticas y normas establecidas para que su aplicación sea de la forma más óptima posible, además de investigar sobre las fuentes de financiamiento para la captación de los mismos cuando la empresa tenga necesidades, busca la reducción de incertidumbre de la inversión. PERSONAL (Pinellia, 2011). El desarrollo personal se logra a través de muchos factores
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