Admon_ADA 9 Proceso Administrativo

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En el mundo de los negocios la base del Funcionamiento de una Compañía está centrada en la labor de quienes son contratados como Personal Administrativo, realizando diversas tareas y siendo conocidos también como Oficinistas, contando con distintas funciones dentro de lo que es el área de Atención al Cliente de una firma, realizando variadas tareas en la misma.
Importancia 
•Es utilizado en empresas y organizaciones para la correcta administración y utilización de los recursos.
•Sirve para organizar procedimientos y cumplir metas y objetivos.
•Debe estar alineado a los objetivos de la empresa y se busca que pueda ser aplicado de manera efectiva y simple.
•Sus fases están interrelacionadas y se pueden dividir en: mecánica (compuesta por la planificación y la organización) y dinámica (compuesta por la dirección y el control).
•Debe ser conocido por todos los miembros de la empresa.
•Puede ser aplicado en cualquier tipo o tamaño de empresa.
Características
Es la etapa en que se establecen los planes básicos a emprender con la organización.
Importancia: La planeación es una etapa clave en el desarrollo de todo proyecto, ya que permite asentar las bases y diseñar las estrategias necesarias. Se trata de la fundación misma del proyecto: la determinación de sus elementos fundamentales, como procedimientos, valores, objetivos, etc., los cuales constituyen el esqueleto mismo de la actividad de la organización
Planeación
Tipos de planeación 
01
Misiones.
 Los planes para completar las tareas básicas de cualquier empresa u organización.
02
Objetivos
Metas y fines que se busca concretar para poder cumplir con las misiones.
05
Estrategias
Programas de acción que detallan el modo de gestión de los recursos y esfuerzos de la organización para conseguir sus fines particulares.
04
Políticas 
Premisas organizacionales que definen la manera de entenderse a sí misma de la empresa, lo cual guía a su vez la toma de decisiones y la administración de los recursos.
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Procedimientos
Planes que determinan el modo idóneo de encarar una situación o resolver un problema, mediante sucesiones cronológicas de acciones requeridas.
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Programas
Se trata de un conjunto de reglas, políticas, procedimientos y pasos a seguir que garantizan el cumplimiento de ciertas acciones, generalmente cuando ya han sido llevadas a cabo anteriormente.
07
Presupuestos
Se trata de planes financieros que detallan el modo específico en que se utilizarán los recursos de la organización, siempre con cierto margen proyectivo o ideal.
La organización implica múltiples ventajas que fundamentan la importancia de desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
Organización
Funcional
Consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y con ello, una mayor eficiencia del personal.
Por producto
La departamentalización se hace con un producto o grupo de productos relacionados entre sí.
Geográfica o por Territorio.
Área de organización alejada físicamente. Tramo de operaciones y personal extenso, disperso en áreas diferentes y grandes. 
Clientes
Establecer departamentos cuyo objetivo es servir a los distintos compradores o clientes.
Secuencia
Cuando se requiere hacer la departamentalización por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo.
Modelos de Organización
Lineal o Militar
Lineo Funcional
Agrupa las funciones de acuerdo con las áreas funcionales de la empresa; por ejemplo: mercadotecnia, recursos humanos, finanzas y producción.
Staff
Formado por personas o departamentos que asesoran y que no tienen autoridad. 
Comités
Consiste en asignar funciones o proyectos a un grupo de personas. Son de carácter temporal y existen en combinación con otros tipos de estructura. 
•Directivo
•Ejecutivo
•De vigilancia
•Consultivo
Una sola persona toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando.
Modelos de Organización
Multidivisional
La organización se subdivide en unidades con base en productos, servicios, áreas geográficas o procesos.
Holding
Es una entidad corporativa central que controla financieramente una gran colección de divisiones y empresas no relacionadas. 
Matricial
Conocida como organización de matriz, de parrilla o de proyecto. La autoridad se divide en dos áreas: funcional y de por proyecto. Se requiere una administración sólida. 
Transaccionales o Globales
Las empresas tienen un crecimiento debido a la globalización.
•Divisiones internacionales
•Sucursales internacionales
•Integrada
•Estructuras mixtas
Técnicas de Organización: Organigrama
Sirven para representar de manera gráfica las áreas funcionales y delimitar funciones, responsabilidades y jerarquías. Se clasifican en: 
Por su objetivo: 
Estructurales 
Funcionales
 Especiales
Por su área: 
Generales
Departamentales
Por su contenido: 
Esquemáticos 
Analíticos 
Existen 4 tipos de organigramas 
•Vertical
En el cual los niveles jerárquicos se representan de arriba hacia abajo.
•Horizontal
Los niveles jerárquicos quedan de izquierda a derecha.
•Circular
Los niveles jerárquicos van desde el centro hacia la periferia.
•Mixto 
Por razones de espacio, se combina el formato horizontal y el vertical.
Manuales
Son documentos que contienen en forma sistemática, información acerca de la organización.
Las ventajas que tiene son: 
•Promueve la eficiencia de los empleados.
•Son un medio para lograr que se observen y se respeten la estructura formal y los procesos.
•Evitan la duplicidad.
Diagramas de Proceso 
Son la representación gráfica del conjunto de actividades para realizar una función. También son conocidos como flujogramas. 
Te permiten: 
•Simplificar el trabajo.
•Mejorar los procesos.
•Eliminar demoras y tiempos ociosos.
Simbología 
En los diagramas de flujo se utilizan distintos símbolos para indicar ciertos procesos.
Cuadro de distribución de trabajo 
Se analizan las actividades que se realizan en un departamento o área con la finalidad de mejorar la distribución de cargas de trabajo y optimizar tiempos. A través de ellos se puede:
 
•Delimitar actividades de los puestos y departamentos.
•Eliminar la duplicidad e ineficiencia.
•Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo.
•Evitar fugas de responsabilidad.
Análisis de Puestos
Se definen pormenorizadamente las labores que desempeñan en una unidad de trabajo específico e impersonal, así como las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal. Está integrado por:
•Identificación: datos generales del puesto.
•Descripción genérica: descripción de las funciones principales y responsabilidades del puesto.
•Perfil del puesto: Requisitos físicos, mentales, habilidades, etc.
Integración 
La integración es la función a través de la cual se eligen y obtienen los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones requeridas para ejecutar los planes de acuerdo con la arquitectura organizacional.
Las técnicas de integración son un apoyo para que el ejecutivo pueda auxiliarse:
Recursos humanos
 Para la integración del personal se utilizan los exámenes psicométricos, la entrevista, el análisis de puesto, entre otros.
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Recursos Materiales
Se aplican técnicas de toma de decisiones, ya sean cualitativas o cuantitativas, así como estándares, metrología, punto pedido y punto reorden.
Recursos tecnológicos 
Para integrar los recursos de información y telecomunicaciones en una organización se utilizan básicamente la evaluación de factibilidad, los estudios de costo beneficio y la tasa interna de retorno.
Recursos financieros
 Las técnicas más usuales son punto de equilibrio, tasa interna de retorno y estudios de factibilidad.
Dirección
La dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del personal a través de la motivación, la toma de decisiones, la comunicación y el liderazgo.
Importancia: Suimportancia radica que al dirigir, se aplican todas las etapas del proceso administrativo y el éxito de cualquier empresa se deriva en gran parte de una acertada dirección.
Proceso de dirección 
Toma de decisiones: Repercute internamente en cuanto utilidades, producto y el personal. Por otra parte, repercute externamente en proveedores, los clientes, el entorno y la economía. 
Motivación: Por medio de ésta se logra que los colaboradores ejecuten el trabajo con responsabilidad y agrado. La teoría más importante es la Jerarquía de necesidades de Abraham Maslow.
Comunicación: Comprende múltiples interacciones de quien transmite y recibe información. La información transmitida debe ser clara para evitar errores en cualquier empresa. Consta de tres elementos: Emisor, Transmisor y Receptor.
Liderazgo: El liderazgo es la capacidad que posee una persona para influir y guiar a sus seguidores hacia la consecución de una visión. Un líder debe aprender a desarrollar ciertas cualidades y conocimientos. De tal manera, que también sea competente.
Toma de decisiones
Motivación 
Comunicación 
Liderazgo
Control
Es la última parte del proceso administrativo, consiste en asegurarse de que las acciones planificadas se realicen tal como fueron trazadas. El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus puntos más altos y bajos. Luego de conseguir los resultados, se realizan modificaciones a fin de corregir las posibles deficiencias y dificultades durante la ejecución del plan.
Pasos para un proceso de control: 
Fijar normas de rendimiento y estándares
Es la primera etapa de control. Establece y documenta normas, procesos, actividades, tareas, programas, presupuestos, procedimientos, plan de gestión y estándares o criterios de evaluación o comparación. 
Evaluación o medición del desempeño
Es la segunda etapa del control. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
Implementación de un sistema de administración de riesgos
La organización es responsable de la implementación y el seguimiento de esquemas de autocontrol que se anticipen a los hechos y tomen medidas preventivas para garantizar que los objetivos se cumplan.
Comparación del desempeño con el estándar establecido
En esta etapa del control se compara el desempeño con lo que estableció como estándar para verificar si hay desvío o variación. Se busca algún error o falla en relación con el desempeño esperado.
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Acción correctiva
Es la última etapa del control. Busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva siempre es una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación en relación con el estándar esperado.
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Tipo de control 
Controles enfocados en el proceso
 Se caracterizan por su grado de intervención antes, durante y después del proceso productivo.
Controles por su magnitud o extensión
 Se caracterizan por su alcance organizacional; pueden estar destinados a controlar a los miembros, áreas o a la organización en total.
Controles por el grado de intervención humana
 Se caracteriza por el medio preponderante a través del cual es llevado a cabo el control.
Jauregui, M. (25 de abril de 2016). Aprendiendo Administración. Obtenido de Aprendiendo Administración: https://aprendiendoadministracion.com/los-8-tipos-planes/
ISOTools. (2017). Pasos, objetivos y componentes de un sistema de control de gestión. 2021, de ISOTools EX Sitio web: https://www.isotools.org/2017/10/04/pasos-objetivos-componentes-sistema-control-gestion/
Referencias