CLASE III

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COMPONENTES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
La dirección y el sentido de una organización se establecen en los niveles más altos.
Definen objetivos, diseño estratégico, políticas.
Niveles medios y bajos ejecutan tareas, utilizan recursos para lograr los objetivos.
Esa gran cantidad de tareas, permite obtener datos, que una vez procesados son información significativa.
La circulación de información, recepcionada por los integrantes de la organización se transforma en conocimiento.
Componentes del Sistema Administrativo.
Conjunto de procedimientos.
Personas
Sistema de Información.
Recursos.
1- Conjunto de Procedimientos.
Secuencias de tareas que se realizan en los distintos puestos con una finalidad específica.
 Ejemplo. Recibir un producto, almacenar, cobrar, registrar.
La secuencia debe ser conocida. Cursogramas: representación gráfica de un proceso que ocurre en una serie de operaciones efectuadas de manera sistemática y secuencial.
Con normas y principios de realización y control.
2- Personas.
Son quienes ejecutan las actividades.
Toman decisiones.
Capturan datos.
Convierten datos en información.
Almacenarán y transmitirán datos.
Están en todos los niveles de la organización.
3- Sistema de Información.
Las operaciones rutinarias generan información operativa.
La información se mueve de una manera formalizada.
Permite: realización de las tareas, coordinación entre sectores, toma de decisiones y el control sobre desempeño y actuación.
4- Recursos
El recurso más asociado al sistema administrativo es la computadora.
Tecnologías electrónicas de procesamiento de datos.
El Sistema Administrativo y las nuevas tecnologías.
El Impacto de la Tecnología modificó el sistema administrativo, marcando tendencias en la forma de concebirlos y entenderlos.
1- Impacto sobre los procedimientos.
Eliminar e introducir tareas.
Cambia la secuencia y estructura.
La capacidad de los equipos electrónicos para procesar y transportar datos permite reducir, reorientar y rediseñar procedimientos.
Introduce el teletrabajo.
Nuevos tipos de relaciones con los clientes y proveedores, creando nuevas maneras de trabajar.
Ej. Pedidos online.
Modifican la supervisión, control de procedimientos. (supervisiones remotas, controles automáticos, mayor acceso a las tareas realizadas por los subordinados)
2- Impacto sobre las personas.
Los puestos requieren mayor nivel de capacitación.
Tareas más amplias y complejas.
Requiere capacitación continua.
 Produce mayor interacción con la máquina y aislamiento con las otras personas.
3- Impacto sobre el Sistema de Información.
Procesa mayor cantidad de datos y más complejos.
Mayor vinculación de la información.
Mayor cantidad de información accesible para mayor cantidad de personas.
Peligros: a)estar a la moda tecnológica 
 haciendo lo mismo que antes.
 b) Modificar la forma de hacer 
 las cosas simplemente 
 porque la tecnología impone.
Buscar equilibrio.
Los procedimientos administrativos.
Buscan asegurar la idéntica repetición de las tareas rutinarias.
Qué, quién y cuándo deben hacer.
Procedimientos mas comunes. Compras, ventas, pagos, producción y cobranzas.
La secuencia debe ser conocida. Cursogramas.
Con normas y principios de realización y control.
CONTROL
INTERNO.
TIENE COMO FIN JUSTIPRECIAR LA CONFIABILIDAD DE LOS MISMOS.
CONTROL INTERNO.
Se hace necesario cuando la magnitud de la empresa hace que los propietarios no puedan tener cercanía en las operaciones.
Concepto: conjunto de normas, reglas, directivas e instrucciones que fijan los propietarios, con el fin de dirigir, coordinar y controlar a los subordinados en la ejecución de todas las tareas.
El campo de acción del control interno es toda la organización, en cada sector se encuentran controles asociados a las funciones de esos sectores. Se coteja el resultado real con los estándares. 
Objetivos del Control Interno. (pregunta de examen)
Protección de los activos.
Generación de Información confiable.
Promoción de la eficiencia operativa.
1- Protección de activos.
Salvaguarda de los bienes.(guardar los bienes en el lugar que corresponda y en las condiciones que necesite)
Errores o fallas no intencionales.
Irregularidades: hechos intencionales que dañan a la organización.
2- Generación de información confiable
Se refiere a la veracidad, exactitud, velocidad y confiabilidad de los datos.
Obtener información confiable para la toma de decisiones. 
3- Promoción de la eficiencia operativa.
-Busca evitar que la misma persona realice todas las operaciones.
-Lograr la ejecución de tareas.
-Determinar si el trabajo anterior fue bien ejecutado.
Ejemplos.
Segregación de funciones.
Depósito Integro de cobranzas.
Reposición de caja fija según gastos
Arqueos periódicos.
Autorizaciones por escrito y establecer responsables de entrega, recepción, autorización.
Utilización de cuentas de control.
Firmas mancomunadas.
Contratación del personal. (a través de selección y capacidades)
Seguros, prever el control periódico de montos y riesgos contratados.
Activos Muebles: Identificación de los activos, designación de un responsable.
Impuestos: archivar DDJJ, y verificar presentación en tiempo y forma.
Préstamos: autorización, taza, plazo, débitos.
Utilización de presupuestos.
Ejemplos.
Elementos del Control Interno.
Estructura: Determina división de tareas y funciones, mecanismos de coordinación.
Los Procedimientos: mecanismos de realización de las operaciones. Importante establecer manuales que establezcan normas, procedimientos formales.
Personal: son los que realizan los procedimientos. Definir: selección, entrenamiento, capacitación y evaluación.
AUDITORÍA INTERNA.
TIENE COMO PRINCIPAL OBJETIVO LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
EL CONTROL INTERNO PUEDE FALLAR.
 Por ser repetitivo ante algo nuevo.
 Por irregularidades adrede.
Alcance Auditoría Interna
Efectuar el relevamiento y evaluación del sistema de control interno, con el objetivo de determinar el nivel de efectividad en todas las etapas del proceso administrativo, recomienda cambios.
Alcance Auditoría Interna
Enfatizar el examen:
Confiabilidad, integridad y oportunidad de la información. Evaluar cómo se identifica, controla, clasifica y comunica.
Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
Protección de activos, revisar mecanismos de control.
Uso eficiente y económico de los recursos.
Logro de objetivos y metas. Resultados comparar con objetivos, revisar que los objetivos sean razonables.
CONTROL INTERNO
OBJETIVOS: evitar errores y fraudes.
 ganar seguridad y confianza.
No trabaja sobre anomalías sino sobre lo cotidiano.
Es
-Preventivo 
-Continuo
Esta
-Unido al Sistema Contable y Administrativo
- Incorporado al diseño de estructura, procedimientos e Información
No Es
-Esporádico
-Externo al sistema.
Implica
-Eficacia de procedimientos y controles.
-Eficiencia operativa.
-Seguridad en la información.
Implica
- Medir relación costo/beneficio.El Control Interno
Plasticidad y flexibilidad en el Control interno.
 El Control Interno debe permitir su rápido ajuste a nuevas necesidades y realidades.
Aspectos relevantes.
 - Flujo de bienes, fondos e información
Formularios adecuados
Controles: Control cruzado.
Contabilización correcta, completa y libre de error.
Control interno
Norma generales
Normas particulares
Normas generales.
1- Ambiente de control
Difusión de que todas las operaciones están bajo control. (que todos los empleados sepan que hay y se harán controles)
Incentiva al cuidado y la responsabilidad.
Disuade de actos fraudulentos.
2- Evitar zonas disputadas o tierra de nadie.
Promueven la generación de conflicto y falta de incentivo en el trabajo.
Solución: Contar con un manual de funciones y 
Procedimientos. Claridad de funciones de cada uno, las tareas y responsabilidades.
(cada departamento debe saber con claridad todas las tareas y funciones que tiene que realizar)
Normas generales.
3- FORMALIZACION DE LAS OPERACIONES POR ESCRITO.
Prueban la existencia de las operaciones.
Decisiones y aprobaciones por escrito.
Permiten la realización del control.
Contar con documentación de respaldo.
4- AUTORIZACIÓN DE OPERACIONES- NIVELES DE AUTORIZACIÓN
Definir rangos y operaciones.
No recargar a puestos jerárquicos con autorizaciones sin relevancia. 
Normas Generales.
5- SEPARACIÓN DE FUNCIONES/CONTROL CRUZADO POR OPOSICIÓN DE INTERESES
Separación de deberes y responsabilidades.
Ninguna persona debe tener a su cargo todas las fases de la operación.
Ej: Quien registra no maneja dinero.
 Quien maneja dinero no maneja bienes.
6- PRENUMERACIÓN DE FORMULARIOS.
Cumplimiento de norma legal.
Evitar salteos. (errores)
Dificultar maniobras fraudulentas.
Facilitar controles. (correlatividad numérica-cronológica)
Se deben conservar formularios anulados.
Normas Generales.
7- CONTROL DE RECEPCIÓN DE FORMULARIOS EMITIDOS.
Asegurarnos que ningún ejemplar se pierda.
 
8- CONTROL NUMÉRICO – CRONOLÓGICO.
Similitud de fecha con numero precedente, o posterior.
9- EXISTENCIA DE SECTORES OPERATIVOS DE CONTROL Y DE ASESORAMIENTO.
No desvirtuar el propósito original de cada sector
Normas Generales.
10- ANÁLISIS DE RIESGO.
ANALIZAR LA CONVENIENCIA DE CONTRATACIÓN DE SEGUROS.
SEGUROS OBLIGATORIOS.
SEGURO SOBRE CAJA.
COBERTURA SOBRE INMUEBLE ( MONTOS ASEGURADOS)
CONTRA ACCIDENTES.
- SEGURO SOBRE TERCEROS.
Normas Generales.
11-DEPENDENCIA ENTRE SECTORES.
El sector que controla no debe depender del controlado.
Debe depender de un nivel superior al controlado
12- REVALORIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE ARCHIVO.
-Espacio físico acorde.
Nombrar un responsable.
Archivar según un criterio que permita búsqueda
Observar plazos legales de conservación de documentos.
Normas Generales.
13- CUSTODIA DE FORMULARIOS SIN UTILIZAR.
Guardados.
Registro de quien lleva talonario en blanco, rendición del talonario anterior.
14- ROTACIÓN INTERNA DEL PERSONAL AFECTADO A ÁREAS SENSIBLES.
Evita vicios y fraudes propios de quien conoce alguna falla del sistema.
15- EVITAR ROTACIÓN INTERNA ACELERADA.
Evitar gastos de capacitación y entrenamiento.
Podría mostrar de que algo anda mal.
Normas Generales.
16- REGISTACIONES CLARAS, PRECISAS Y OPORTUNAS.
- Debe permitir el control. 
- Debe permitir identificar operaciones.
 17- MECANISMOS PARA RECLAMOS DE TERCEROS.
Permite conocer problemas no detectados.
Normas Generales.