Clase VII Sistemas y Procedimientos

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ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS
Comprende, registra, análisis de las formas de trabajo existente, propuesta de mejoras e implementación de las mismas.
Equilibrio.
Procedimientos técnicamente aconsejables
(Los analistas de sistemas no son bien aceptados por los miembros de las empresas, porque vienen a decir las cosas que se están haciendo mal desde hace años)
Particularidades de la empresa.
“el método de trabajo es muy bueno pero no va a funcionar en esta organización.”
Tipos de Análisis de Sistemas
Enfoque Integrador
Enfoque Fragmentador
Enfoque Operacional
Enfoque Integrador
Toda acción que se desarrolle sobre una parte del sistema, origina modificaciones en el comportamiento del sistema en conjunto.
Al efectuar cambios es necesario tener un conocimiento completo del sistema y de sus interrelaciones.
Enfoque Integrador.
Todo cambio produce consecuencias predecibles y deseables e impredecibles y no deseables. Por lo cual es muy importante su estudio previo, ver que cambios serán necesarios y cuales no.
El relevamiento debe seguir un método ordenado para:
 - Desechar datos que no son importantes.
 - Detectar falta de información.
 - Detectar datos erróneos.
Enfoque Fragmentador
Es imposible el estudio total debido a la cadena supra sistema- sistema y subsistema.
Fragmentación: división de un subsistema separándolo de un sistema mayor mediante la instauración de límites .
(es difícil analizar el sistema en una empresa que es muy grande, por lo que solo se analizan ciertos sistemas ej. Sistema de ventas y de RRHH)
El Enfoque Fragmentador.
La fragmentación es una decisión arbitraria del analista.
Separar los sistemas donde existe menor interacción por ejemplo: Intercambio de un solo formulario.
Acotamiento externo: límites extremos, todo lo que queda dentro se estudia.
Acotamiento interno: subsistemas menores, no se los estudia en detalle, sino se observa la relación entre lo que ingresa a ese sistema y sus salidas.
(el problema es que se pueden analizar los sistemas poniendo limites, pero dejar afuera los problemas)
Enfoque Fragmentador
La fijación de limites es muy importante, ya que ella podría suboptimizar interrelaciones existentes. 
La suboptimización se presenta cuando hay un error en la fijación de límites y quedan fuera del sistema acotado procesos con alto grado de interrelación, las conclusiones extraídas pueden ser incorrectas o incompletas.
Fraccionar el sistema en unidades de análisis permite realizar análisis en tiempos razonables.
El Enfoque Operacional.
El análisis no se realiza sobre todas las operaciones.
Se realiza sobre las operaciones repetitivas (típicas) que son necesarias sistematizarlas.
Las operaciones típicas para una organización pueden no serlas para otra.
(analizar los sistemas de mas recurrencias dentro de las empresas, busca analizar los sistemas que se repitan. Este enfoque suele ser uno de los mas utilizados)
Etapas en el análisis de sistemas
Relevamiento
Diseño
Implementación
10
Metodología de diseño.
Características del sistema administrativo:
Los sistemas administrativos son sistemas de información.
La Información no es el fin del sistema, sino brindar sustento a procesos físicos y decisorios de operaciones comerciales, financieras y fabriles.
Estructura del sistema de Información
ENTRADAS: procesos que captan datos y se ingresan.
ARCHIVOS: conservan datos, para utilizar en otro momento.
PROCESOS: funciones para acondicionar datos, actualizar archivos, producir salidas. 
SALIDAS: soportes legibles de información. 
VARIABLES EN EL INGRESO DE DATOS
A) Entrada, proceso, archivo y salida, en una misma instancia temporal:
Entradas se combinan con datos de archivos y generan salidas.
Las entradas, requieren datos de archivos, incorporan otros datos. Se cumplen procesos que generan salidas.
B) Entrada de datos desfasada de la salida:
-Entrada de datos que generan archivos.
-Producción de salidas a partir de los archivos.
Herramientas para la captación de datos.
Formularios de Encuesta: para obtener información del personal. 
Ver ejemplo en el Libro Sistemas y Procedimientos Administrativos página 121 del pdf.
Emplear modelos simples de fácil comprensión por el encuestado.
Formularios de Encuestas:
Características:
Es individual.
Es confidencial.
Diferentes encuestas para nivel gerencial, supervisión y operativo.
Niveles gerenciales y supervisión hincapié en: funciones, decisiones, estructuras, responsabilidades.
Nivel operativo: se centran en procedimientos, trámites, emisión de información.
Estructura encuesta: encabezamiento (datos encuestados), cuerpo central (tareas, proceso, carga de trabajo, información emitida) y final de la encuesta (encuestado efectúa apreciaciones, propuestas).
Herramientas para la captación de datos.
Cuestionario de control interno.
-El cuestionario es un manual, con el cual es cotejado el sistema existente, a fin de detectar fallas.
En función de dichas fallas se producen las correcciones para dejar en perfecto funcionamiento el sistema.
Existen manuales generales y por sectores, por ejemplo: Ventas, compras, contabilidad.
Ver ejemplo en el Libro página 122 del pdf