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¿Qué es la gestión y administración de una pymes 
 
Llevar a cabo una correcta gestión y administración de PYMES es indispensable para maximizar el 
aprovechamiento del capital corporativo. En esencia, una pequeña o mediana empresa suele contar 
con recursos financieros limitados por lo cual, un paso en falso puede traducirse en potentes pérdidas 
económicas y, en situaciones extremas, en el quiebre del negocio. 
Para evitar inconvenientes y un panorama crítico, es indispensable que las empresas estudien formas 
de incrementar la agilidad, eficiencia y los resultados de sus procesos internos. Es decir, desarrollen 
metodologías e integren recursos que contribuyan a la maximización del aprovechamiento de su 
capital. 
1. Prioriza la planificación estratégica 
Implementar un negocio es un gran desafío, sin embargo, la probabilidad de éxito aumenta 
considerablemente cuando contamos con una guía estratégica. En este documento, deben constar: 
• Propósitos del negocio considerando diferentes horizontes de tiempo; 
• Metas que viabilicen el alcance de los objetivos; 
• Visión amplia de las áreas empresariales y de sus necesidades internas; 
• Cálculos, proyecciones, gráficos, tablas y otros elementos que mejoren la interpretación y el 
análisis de los datos; 
• Organigrama de la empresa —aunque sea familiar— detallando las funciones y 
responsabilidades de cada funcionario. 
Como ves, el plan estratégico enfatiza la organización interna principalmente con el objetivo de 
asegurar que todas las actividades puedan ejecutarse sin contratiempos, considerando los 
conocimientos y habilidades de cada colaborador. 
2. Analiza la competencia 
Luego de definir el plan estratégico, es importante realizar un análisis de la competencia. Al fin y al 
cabo, estas empresas son las rivales de tu negocio y basta con que hagan una promoción o 
proporcionen descuentos para que el público sienta interés y migre hacia sus brazos. 
Para implementar medidas que disminuyan la probabilidad de migración, la empresa necesita conocer 
a sus competidores tanto directos como indirectos identificando, por ejemplo: 
• Modo de comunicarse con el público; 
• Dinámica de trabajo; 
• Principales diferenciales para atraer más clientes; 
• Posibles vulnerabilidades administrativas y sobre todo, operativas y estratégicas. 
En lo concerniente a este último punto, las fallas de la competencia pueden crear oportunidades para 
que otras organizaciones subsanen necesidades no atendidas y/o proporcionen beneficios más 
interesantes para los consumidores. 
https://www.docusign.mx/blog/pymes
https://www.docusign.mx/blog/5-claves-para-emprender-con-exito
https://www.docusign.mx/blog/plan-de-negocios
Un negocio que ofrece precios más bajos que la competencia, comercializa un producto o servicio de 
buena calidad, pero dispone de una atención al cliente sumamente precaria y displicente, tiende a 
perder sus clientes para otro negocio que adopte un combo estratégico más efectivo. 
Por lo tanto, si durante el análisis de la competencia identificas deficiencias, puedes tomarlas como 
ejemplo y de esta manera, evitar que este punto negativo afecte al negocio. 
3. Conoce profundamente al público objetivo 
Más allá de poner atención en la competencia, es indispensable que las PyMES conozcan 
minuciosamente las características, demandas, preferencias y expectativas de su grupo de 
consumidores. 
Luego de descubrir esos puntos, pueden estructurar su buyer persona, es decir, desarrollar un perfil 
ficticio que representa el cliente ideal de la empresa. Al crearla considerando los aspectos clave y 
predominantes del público objetivo, puedes definir las estrategias y acciones empresariales con más 
fluidez adecuando los procedimientos internos en el intento de satisfacer a los consumidores y así, 
fidelizarlos. 
4. Desarrolla una eximia gestión financiera y tributaria 
Una PyME se maneja con recursos financieros escasos por lo que tiene poca margen de error en 
cuanto a inversiones. De este modo, necesita optimizar la gestión de sus finanzas y el cumplimiento 
tributario. 
Como líder corporativo, sabes que una de las características más expresivas de los negocios modernos 
es contar con un enorme flujo de información. Por lo cual, es prácticamente imposible gestionarla 
con éxito siguiendo el modelo manual. 
Para incrementar la exactitud de los cálculos y así, estimar montos con más precisión, es indispensable 
contar con profesionales capacitados y recursos tecnológicos que viabilicen la captación de datos de 
diferentes fuentes y la integración de los mismos en una única plataforma. De ahí la necesidad de 
contar con un eficiente sistema de gestión financiera y fiscal. 
Cuando se une el conocimiento con la tecnología, es posible trabajar con niveles más altos de 
eficiencia y calidad, lo que conlleva a la ejecución de procedimientos financieros orientados al éxito 
de la PyME. 
5. Utiliza la tecnología a tu favor 
Como señalamos anteriormente, hoy en día, es prácticamente imposible quedarse ajeno a la 
tecnología, en especial, porque promueve una mejora expresiva en la gestión de los pequeños y 
medianos negocios. 
Además del valor de contar con un robusto sistema de gestión, existen otros recursos que pueden 
aportar excelentes resultados para este tipo de empresa como: 
• Software de facturación electrónica: principalmente por acelerar el envío y la recepción de 
comprobantes fiscales, así como por aumentar la seguridad de la información. 
https://www.docusign.mx/blog/area-de-finanzas-en-una-empresa
• Software de firma electrónica: esta herramienta cuenta con igual validez jurídica y 
posibilita el cierre de tratos, aceptación de acuerdos y aprobación de negocios dondequiera 
que las partes se encuentren. 
• Sistema de gestión de clientes: pues viabiliza la organización de los contactos, el rápido 
acceso a la información corporativa y el ofrecimiento de soluciones que atiendan las 
necesidades específicas de cada cliente. 
6. Valora el capital humano 
Los colaboradores son uno de los principales activos empresariales y la razón es muy simple: son la 
cara de la marca ante el público. De este modo, implementar medidas que les incentive a ejecutar sus 
actividades de manera eficiente, proactiva y con excelente rendimiento se ha convertido en una 
necesidad básica para las PyMES. 
Además de ofrecer un sueldo acorde con el mercado y beneficios que subsanen la expectativa de los 
colaboradores y la realidad financiera del negocio, la empresa necesita centrar esfuerzos en el 
desarrollo de una política de reconocimiento. 
Por ejemplo, puedes hacer reuniones mensuales para informar el nombre de los funcionarios que se 
han destacado y proporcionar feedbacks individuales señalando los puntos fuertes de los mejores 
talentos. 
Otra forma extraordinaria de valorar a los individuos es ofreciendo instancias de capacitaciones 
regulares con el objetivo de desarrollar sus capacidades y proveerles más conocimiento para que lo 
apliquen a diario. 
 
Sé más eficiente con herramientas tecnológicas. 
Como sabes, existen profesionistas especializados en la administración de empresas que cuentan con 
formación en contabilidad, economía, desarrollo organizacional, mercadotecnia y estadística, entre 
otros rubros, que se encargan de dirigir pymes para optimizar su funcionamiento. Es por esto que hay 
diversas universidades que ofrecen programas de estudio o materias que se pueden escoger dentro del 
área de la administración de empresas. 
Sin embargo, para administrar tu propio negocio no es necesario que cuentes con una especialidad en 
este tipo de carreras. Actualmente, existen varias herramientas que puedes utilizar para gestionar tu 
pyme de manera adecuada, y que te ayudarán a aprovechar al máximo los recursos con los que 
cuentas. 
¿Para qué sirve la gestión y administración de pymes? 
La gestión y administración de pymes incluye todas las acciones y procesos quese realizan para 
lograr que una empresa funcione y se desarrolle de manera saludable. Pero para comprender a 
profundidad estos procesos es importante que sepas distinguir cada término, es decir, en qué consiste 
la administración y la gestión. Administrar es organizar y distribuir los recursos de una empresa: 
desde su capital y activos hasta sus pasivos o deudas, pasando por sus recursos humanos. Conoce las 
mejores prácticas para administrar el flujo de caja en tu pyme aquí. Mientras que gestionar implica 
poner en marcha un proyecto y verificar que los procesos sean eficientes y adecuados para alcanzar 
objetivos determinados. 
https://www.docusign.mx/blog/que-es-la-firma-electronica
Por eso, uno de los principios básicos de la gestión y administración de pymes es el establecimiento 
de metas. Al plantearlas, asegúrate de que sean realistas, alcanzables y medibles. También recuerda 
que debes establecer plazos, así como otros criterios para evaluar su cumplimiento. 
Una vez establecidas esas metas y objetivos, las técnicas de gestión y administración te ayudarán a 
alcanzarlas con base en una planificación que se apoyará de los recursos humanos, económicos y 
tecnológicos con los que cuentes. Dicho de otro modo, todas las acciones que implementes deben ir 
enfocadas a cumplir con esos objetivos. 
¿Qué hace el administrador de una pyme? 
Ser administrador de una pyme implica coordinar distintas áreas a la vez, por lo que es una tarea que 
consume demasiado tiempo pero que es sumamente satisfactoria. Entre las áreas que conforman un 
negocio y que deberán ser supervisadas se encuentran: ventas, recursos humanos, servicio al cliente, 
marketing, desarrollo de producto, nuevos pedidos, mermas, contabilidad, entre muchas otras. 
 
Recuerda que entre más grande sea un negocio, mayor es la cantidad de departamentos que se deberán 
dirigir así que el reto se multiplica y deberás de apoyarte en diversas herramientas. Hay una parte de 
la administración que solo se aprende a través de la experiencia que otorga estar al frente de un 
negocio. Pero hay muchas otras cosas que sí se pueden aprender, como la dirección empresarial, la 
planificación de procesos de negocio y el control de los recursos. 
Esto es muy importante, ya que dicho conocimiento permite que las pymes logren crecer, pero esto 
no siempre sucede debido a que, muchas veces, las personas que inician un negocio no estudiaron 
administración y cosas tan sencillas de controlar, como las mermas, a veces terminan por quebrar un 
negocio. Aunque no se necesita ser un administrador de profesión para comenzar un negocio, es muy 
recomendable que los emprendedores tomen algún curso para que cuenten con nociones básicas al 
respecto. Otro punto muy importante que hay que tomar en cuenta es cómo realizar la gestión diaria 
de tu negocio. Esto implica procesos como control de producción, logística, productos en stock, 
distribución y almacenamiento, y mermas, entre otros. 
Los directores de empresa también deben desarrollar distintas relaciones con proveedores, 
distribuidores, compañías de almacenamiento e incluso otras compañías que les permitan hacer 
alianzas para cumplir algunos de sus objetivos. 
¿Cómo lograr que una empresa sea rentable? 
Otro aspecto fundamental de la administración de pymes es la contabilidad, pues sin un buen manejo 
de los recursos, las facturas, los impuestos o el pago de nómina, entre otros aspectos, podrían verse 
dañadas las finanzas de la empresa. Detalles tan mínimos en apariencia podrían llevarla incluso a la 
quiebra. Al final de cuentas, el objetivo esencial de una buena administración es lograr la rentabilidad 
de una empresa mediante diversas estrategias. Esto se dice fácil, pero realmente pocas pymes logran 
ser rentables a lo largo de los años, y un porcentaje mucho menor logra crecer y expandirse. 
Al administrar una pyme también se deben tomar decisiones complejas, resolver problemas, tomar 
riesgos y también tener pensamiento creativo para sobrepasar todos los obstáculos que se presentan 
al formalizar un negocio. 
¿Qué debes saber para una buena administración de pymes? 
Una de las maneras en las que podemos tener más claridad de cómo se está administrando una pyme 
es mediante un plan de negocio establecido, cuyos objetivos sean medibles, como ya mencionamos. 
Esto te permitirá saber si las diversas áreas de la empresa están cumpliéndolos. Además, toma en 
consideración los siguientes puntos: 
Analiza a tu competencia 
Antes de iniciar un negocio estudia el entorno en el que va a posicionarse. ¿Quienes ofrecen los 
mismos productos que tú? ¿cuál será la ventaja de lo que ofrecerás respecto a tu competencia? ¿cuál 
es tu público objetivo? Actualmente, la mercadotecnia es una de las claves para el éxito de las pymes. 
Por ello, invertir en mercadotecnia te permitirá segmentar públicos y enfocar tus recursos para 
promocionarte con quienes en verdad quieres que conozcan tus productos y servicios. 
Planifica 
Antes de comenzar operaciones es recomendable que tengamos un plan de negocio para saber qué es 
lo que queremos lograr y cómo lo haremos. Algo que puede ser sumamente útil en este punto es que 
establezcas objetivos que quieras que tu empresa alcance a corto, mediano y largo plazo. Recuerda 
que estas metas deben de ser medibles, específicas y realistas, ya que a veces buscamos objetivos 
demasiados complejos. Lo que te ayudará a motivarte es el que veas que cumples pequeñas metas 
para después alcanzar algo más grande. 
Cuida tus recursos 
Es esencial que llevemos una buena contabilidad desde el día uno, de lo contrario la empresa podría 
quedarse sin recursos. Sin duda debes evitar pedir préstamos e intentar con otro tipo de financiamiento 
pensado para pymes. 
Piensa en tu cliente 
Los negocios necesitan enfocarse en sus clientes para alcanzar el éxito, pregúntate a qué le das 
prioridad y qué otro buen servicio al cliente recuerdas. Puedes partir de ahí para que la experiencia 
que tenga tu cliente con tu empresa sea positiva. 
 
 
	1. Prioriza la planificación estratégica
	2. Analiza la competencia
	3. Conoce profundamente al público objetivo
	4. Desarrolla una eximia gestión financiera y tributaria
	5. Utiliza la tecnología a tu favor
	6. Valora el capital humano
	¿Qué debes saber para una buena administración de pymes?
	Analiza a tu competencia
	Planifica
	Cuida tus recursos
	Piensa en tu cliente