Gestion de Riesgos en archivos_Laura Sanchez

Vista previa del material en texto

GESTIÓN DE 
RIESGOS EN 
ARCHIVOS
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
1. Panorama general 
de la gestión del 
riesgo en Colombia
2. La normativa del 
sector cultura y del 
AGN sobre gestión 
del Riesgo
3. Conclusiones y 
retos
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
https://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Desastres_de_Colombia_por_n%C3%BAmero_de_v%C3%ADctimas
Desastres de Colombia 
por número de víctimas
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Antes de los años 70 en el país 
no habían normas o directrices 
específicas y se atendían las 
emergencias de manera 
asistencial y concreta.
A partir de finales de los 70 se 
plantean normas y directrices ante 
los “desastres naturales” sin tener 
en cuenta necesariamente el papel 
de contexto social y económico.
2012. Ley 1523. Desastre como 
la sumatoria de varios factores: 
antrópicos y la vulnerabilidad
1. Panorama general de la gestión del riesgo en Colombia
Fuente principal: La gestión del riesgo en el ordenamiento jurídico colombiano. Rojas Fajardo, Paula. Bogotá. Universidad de los Andes, Centro Interdisciplinario 
de Estudios sobre Desarrollo. 2015. Documentos en desarrollo CIDER no. 5.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Esta evolución permitió pasar del concepto de “desastre 
natural” al de desastre como “la intersección
de dos fuerzas opuestas: aquellos procesos que generan 
vulnerabilidad por un lado y exposición física a una 
amenaza por el otro”
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
https://www.youtube.com/watch?v=24dHi4tTtEc
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
La norma de 2012 va en principio en concordancia con lo determinado por la 
Oficina de las Naciones Unidas para la Reducción del Riesgo de Desastres –
UNISDR (confirmados por Colombia en el Marco de Acción de Hyogo 2005-
2015):
Desastre: “Interrupción seria del funcionamiento de una comunidad o 
sociedad que causa pérdidas humanas y/o importantes pérdidas materiales o 
ambientales (…) Un desastre es función del proceso de riesgo. Resulta de la 
combinación de amenazas, condiciones de vulnerabilidad e insuficiente 
capacidad o medidas para reducir las consecuencias negativas del riesgo” 
(Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres las Américas).
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
https://www.alertatolima.com/noticias/tolima/creciente-del-rio-guali-causa-preocupacion-en-honda-tolima
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
https://www.elheraldo.co/colombia/tres-muertos-y-un-centenar-de-desaparecidos-por-inundaciones-en-choco-350617
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x: ¿Quién es el responsable?
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
La noción de gestión del riesgo surge en este contexto: 
Existencia de procesos y actividades para identificar donde se pueden 
originar riesgos, cómo disminuirlos o eliminarlos y que hacer en caso 
de que no sea evitable. 
En general los procedimientos que forman parte de la gestión del riesgo 
se dividen en está legislación Colombiana así: 
1) Gestión de amenazas: reducir la probabilidad, disminuir el impacto” 
2) Gestión de vulnerabilidad: reducir las condiciones de vulnerabilidad 
3) Gestión de emergencia o de respuesta inmediata
4) Gestión de la rehabilitación y reconstrucción
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
La Ley de 2012 determina:
• Unas definiciones
• Crea un nuevo Sistema Nacional
• Instrumentos de planificación
• Sistemas de información
• Mecanismos de financiamiento
• Forma para realizar la declaratoria de desastres y calamidades.
También establece que los alcaldes y gobernadores tienen la función de conducir 
estas políticas del gobierno nacional hacia el nivel territorial, de manera general 
sin determinar limites en su competencia y sin decir cuáles son sus funciones 
concretas frente a la gestión del riesgo. 
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
https://consejode
redaccion.org/we
bs/PistasEmergen
cias/capitulos/pr
epararse-asunto-
de-
periodistas.html
https://consejoderedaccion.org/webs/PistasEmergencias/capitulos/prepararse-asunto-de-periodistas.html
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Estas disposiciones deben aplicarse en armonía con el ordenamiento jurídico en su 
conjunto, lo que para el caso de la gestión de riesgos para el contexto de los archivos e 
información puede dar las pautas de su interpretación “pues aunque los 
departamentos y municipios son entidades descentralizadas, la descentralización 
no implica la ruptura total del vínculo entre el poder central y la entidad
descentralizada”.
En este contexto, otro de los aportes de esta Ley es que señala que se debe incluir la 
gestión del riesgo en los 
planes de desarrollo departamental y los planes de ordenamiento territorial, lo que hace 
que estos planes, fundamentales en la planeación territorial, deban implementar 
acciones pertinentes.
La gestión del riesgo en el ordenamiento jurídico colombiano. Rojas Fajardo, Paula. Bogotá. Universidad de los Andes, Centro 
Interdisciplinario de Estudios sobre Desarrollo. 2015. Documentos en desarrollo CIDER no. 5.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:Gestión del riesgo en la administración pública:
https://www.heflo.com/es/blog/gestion-de-riesgos/que-es-gestion-de-riesgos/
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Decreto 1537 de 2001, 
estableció una serie de 
elementos técnicos requeridos 
para el desarrollo adecuado y 
fortalecimiento del Sistema de 
Control Interno de las 
diferentes entidades y 
organismos de la 
Administración Pública, uno de 
ellos es la “Administración del 
Riesgo”, considerando que la 
identificación y análisis del 
riesgo entrega información 
suficiente y objetiva que les 
permitirá aumentar la 
probabilidad de alcanzar sus 
objetivos institucionales.
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506921/MECI+2016.pdf/d44fdcb5-3629-42f0-8e7c-be9359b027fb
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Guía para la administración del riesgo Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Guía para la administración del riesgo Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Guía para la administración del riesgo 
Departamento Administrativo de la 
Función Pública (DAFP) Dirección de 
Control Interno y Racionalización de 
Trámites.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Guía para la 
administración del riesgo 
Departamento 
Administrativo de la 
Función Pública (DAFP) 
Dirección de Control 
Interno y Racionalización 
de Trámites.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Guía para la administración 
del riesgo Departamento 
Administrativo de la 
Función Pública (DAFP) 
Dirección de Control 
Interno y Racionalización 
de Trámites.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Guía para la gestión por 
procesos en el marco del 
modelo integrado de 
planeación y gestión (Mipg)
versión 1 Dirección de Gestión 
y Desempeño Institucional julio 
de 2020.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Aquí se debe 
analizar lo: 
político, 
económico, 
social, 
tecnológico, 
ecológico y legal 
(PESTEL)
y las debilidades, 
oportunidades, 
fortalezas y 
amenazas (DOFA)
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Castillo Segura, Claudia Cecilia. (2016) Propuesta metodológica para la identificación de riesgos asociados a la gestión documental. 
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Castillo Segura, Claudia 
Cecilia. (2016) Propuesta 
metodológica para la 
identificación de riesgos 
asociados a la gestión 
documental. 
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública 
Nacional (Ley 1712 de 2014)
Modelo Integrado de 
Planeación y Gestión 
y el Modelo Estándar 
de Control Interno –
MECI. 
Metodología general 
para la gestión del 
riesgo (UNE-ISO 
31000, 2010).
La Gestión del Riesgo de Corrupción.Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 
2011) 
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
• Desde el sector cultura se emite la cartilla básica “Gestión del Riesgo para patrimonio 
material e infraestructura cultural” de 2014, que toma como principal referente 
jurídico a la Ley 5323 de 2012.
https://www.mincultura.gov.co/prensa/publicaciones/Paginas/Cartilla-b%C3%A1sica-de-
gesti%C3%B3n-del-riesgo-para-patrimonio-material-e-infraestructura-cultural.aspx
2. La normativa del sector cultura y del AGN sobre gestión 
del Riesgo
https://www.mincultura.gov.co/prensa/publicaciones/Paginas/Cartilla-b%C3%A1sica-de-gesti%C3%B3n-del-riesgo-para-patrimonio-material-e-infraestructura-cultural.aspx
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
En la cartilla del Ministerio de Cultura del año 2014 se 
presentan a modo de orientación los fenómenos que 
pueden amenazar al patrimonio material y que se 
encuentran de acuerdo con lo propuesta por la Unidad 
Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres –
UNGRD:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:En cuanto a las normas de archivo, relacionadas con este 
tema, se hará un recuento muy general a las principales: 
Acuerdo 050 de 2000
Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII “Conservación de documentos”, del 
Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de 
archivo y situaciones de riesgo.
ARTICULO 1º-Situación de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que a corto plazo 
produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a menudo produce 
consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material. Las situaciones 
de riesgo involucran los daños producidos por agua e incendios, agentes vandálicos, hurto y vandalismo 
entre otros.
PARÁGRAFO. Los desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos, ciclones y 
erupciones volcánicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos 
terroristas o conflictos armados que pueden ser producidos intencionalmente o resultantes de fallas 
humanas.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
ARTÍCULO 2º-Planificación de preservación. La prevención de desastres y situaciones de riesgo 
es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan programado 
acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el 
peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y 
disminuyendo los costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en el 
establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentales y el 
conocimiento de las estrategias de recuperación después del siniestro en la planificación de la 
respuesta y la recuperación. Deberá incluir una capacitación y entrenamiento periódico del 
personal al que se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de 
tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de 
evacuación.
PARÁGRAFO. El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas 
adelantados en las entidades por los comités paritarios de salud ocupacional en cumplimiento de lo 
establecido por la ley y debe contar con un responsable o coordinador y un comité que apoyará 
todas las medidas de reacción y recuperación.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del 
Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000. Este Acuerdo reglamenta el 
Sistema Integrado de Conservación –SIC, así como los planes de conservación documental y 
los planes de preservación digital a largo plazo. En su artículo 21 establece los riesgos 
mínimos que deben evaluarse para la formulación del plan de preservación digital a largo 
plazo.
Sistema Integrado de Conservación: Es el conjunto de planes, programas, 
estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo 
el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas 
organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de 
información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando 
atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y 
accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su 
disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Tanto el plan de conservación documental como el plan de preservación 
digital a largo plazo, deben contener:
Gestión de riesgos
ARTÍCULO 6° PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA: 
• Capacitación y sensibilización
• Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e 
instalaciones físicas
• Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
• Monitoreo y control de condiciones ambientales
• Almacenamiento y re-almacenamiento
• Prevención de emergencias y atención de desastres
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Programa de Gestión Documental – PGD
Este plan, se determina en el Decreto 1080 de 2015 que reglamenta la Ley 594 de 
2000, Ley General de Archivos. Las fases de implementar el PGD deben estar incluidas 
en el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, con las siguientes 
orientaciones:
a) Debe estar alineado con los objetivos estratégicos.
b) Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.
c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos 
definidos.
d) Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la 
normatividad de cada sector (salud, educación, etc.).
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), que integra los sistemas de 
gestión de la calidad y de desarrollo administrativo; se crea un único sistema de gestión 
articulado con el sistema de control interno, el cual se actualiza y alinea con los mejores 
estándares
internacionales, como son el modelo COSO 2013, COSO ERM 2017 y el modelo de las 
tres líneas de defensa.
Cómo parte de lo identificado en los diversos planes y requerimientos de ley de la 
entidades se publicó la “Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles 
en entidades públicas. Riesgos de gestión, corrupción y seguridad digital” en 2018, que 
precisamente pretende que se establezca un plan, una estrategia única y que se 
contemplen en las entidades de todos los niveles los riesgos de manera clara y de 
acuerdo con la realidad, y que se permita una planeación sistemática, simplificada y 
eficiente.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
¿Cómo se engrana todo esto?
¿Cuando somo entidad del estado?
¿Cuando somos cabeza de sector?
¿Cuando somos gobernación?
¿Cuando somos alcaldía?
Miremos un ejemplo brevemente…
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Tipo de Factores
CONTEXTO 
EXTERNO
POLÍTICOS: cambios de gobierno, legislación, políticas públicas, 
regulación.
SOCIALES Y CULTURALES: demografía, responsabilidad social, 
orden público.
TECNOLÓGICOS: avances en tecnología, acceso a sistemas de 
información externos, gobierno en línea.
AMBIENTALES: emisiones y residuos, energía, catástrofes 
naturales, desarrollo sostenible.
LEGALES Y REGLAMENTARIOS: Normatividad externa (leyes, 
decretos, ordenanzas y acuerdos).
Curso virtual:
Unidad x:
Módulox:
CONTEXTO
INTERNO
FINANCIEROS: presupuesto de funcionamiento, recursos de inversión,
infraestructura, capacidad instalada.
PERSONAL: competencia del personal, disponibilidad del personal,
seguridad y salud ocupacional.
PROCESOS: capacidad, diseño, ejecución, proveedores, entradas,
salidas, gestión del conocimiento.
TECNOLOGÍA: integridad de datos, disponibilidad de datos y sistemas,
desarrollo, producción, mantenimiento de sistemas de información.
ESTRATÉGICOS: direccionamiento estratégico, planeación
institucional, liderazgo, trabajo en equipo.
COMUNICACIÓN INTERNA: canales utilizados y su efectividad, flujo 
de la información necesaria para el desarrollo de las operaciones.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
CONTEXTO 
DEL 
PROCESO
DISEÑO DEL PROCESO: claridad en la descripción del alcance y objetivo 
del proceso.
INTERACCIONES CON OTROS PROCESOS: relación precisa con otros
procesos en cuanto a insumos, proveedores, productos, usuarios o 
clientes.
TRANSVERSALIDAD: procesos que determinan lineamientos necesarios 
para el desarrollo de todos los procesos de la entidad.
PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS: pertinencia en los procedimientos que 
desarrollan los procesos.
RESPONSABLES DEL PROCESO: grado de autoridad y responsabilidad 
de los funcionarios frente al proceso.
COMUNICACIÓN ENTRE LOS PROCESOS: efectividad en los flujos de 
información determinados en la interacción de los procesos.
ACTIVOS DE SEGURIDAD DIGITAL DEL PROCESO: información, 
aplicaciones, hardware entre otros, que se deben proteger para garantizar 
el funcionamiento interno de cada proceso, como de cara al ciudadano
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Es importante para la gestión de riesgos en archivos tener en cuenta la articulación de 
la normatividad, pues en ella se expresa el riesgo desde varios puntos de vista, pero 
todo encaminado a prevenir, evitar, anticipar y luego si es inevitable mitigar los daños.
https://eldiariodelllano.co
m/incendio-en-el-
hospital-de-aguazul-
afecto-el-area-de-
archivo/
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
• La legislación en general está de acuerdo con las tendencias internacionales.
• La profusión de mandatos en la legislación sobre planes y programas sobre riesgos ha hecho que 
estos se encuentren diseminados en diferentes “momentos” institucionales.
• La normativa de archivos debe tomarse como referente para alimentar los planes generales. Lo 
anterior, dentro de la comprensión de la gestión documental y la política de archivos como 
transversal y unida fundamentalmente a la garantía de derechos y al cumplimiento de los fines del 
estado.
• La implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y su espíritu integrador 
hacía la sistematicidad y la simplificación debe ser tomado como la oportunidad para integrar los 
riesgos en archivos en un plan racional y único por entidad de acuerdo con su contexto y su 
autonomía.
• Las decisiones a partir de la ocurrencia de la sindemia deben hacer que se actualicen ciertos 
factores de riesgo y que se comprendan las causas de estos riesgos para la gestión documental y su 
influencia en las políticas de archivos nacionales.
• De todas maneras, se percibe en la realidad una actitud reactiva ante los fatores de riesgos, que aún 
es asistencialista y de emergencia.
3. Conclusiones y retos
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Se debe ampliar el cuadro de amenazas pues a hoy hemos identificado, por 
lo menos, que para el caso de las epidemias, pandemias:
• Este actual riesgo no procede directamente de los materiales.
• El riesgo puede afectar la manipulación y la intervención de soportes 
físicos. 
• El riesgo debe contemplar la cuarentena y el aislamiento preventivo 
obligatorio, que afecta es a la gestión documental, no tan directamente a 
la políticas de archivo.
• Se debe fortalecer el riesgo de la información en cuanto a riesgos 
informáticos en este contexto.
• De deben contemplar riesgos en cuento al acceso a derechos que se ven 
impedidos por la falta de acceso a la información.
GRACIAS