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1 ESTRATEGIAS DE PICKING, PACKING Y MANEJO DE MERCANCÍAS EN EL PROCESO DE DELIVERY (DOMICILIOS) EN MAKRO SUPERMAYORISTA. VANESSA CAROLINA GÓMEZ REY 062081200 JUAN SEBASTIAN MATAMOROS REYES 062041132 UNIVERSIDAD LIBRE FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ, D.C. 2010 2 ESTRATEGIAS DE PICKING, PACKING Y MANEJO DE MERCANCÍAS EN EL PROCESO DE DELIVERY (DOMICILIOS) EN MAKRO SUPERMAYORISTA. VANESSA CAROLINA REY 062081200 JUAN SEBASTIAN MATAMOROS REYES 062041132 Trabajo de grado para optar al título de Ingeniero Industrial Director EVER FUENTES ROJAS Ingeniero Industrial UNIVERSIDAD LIBRE FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ, D.C. 2010 3 NOTAS DE ACEPTACIÓN El trabajo de grado titulado “Estrategias de picking, packing y manejo de mercancías en el proceso de Delivery (Domicilios) en Makro Supermayorista”, presentado por VANESSA CAROLINA GÓMEZ REY y JUAN SEBASTIAN MATAMOROS REYES, cumple con todos los requisitos exigidos por la Universidad Libre para optar al título de Ingeniero Industrial. _________________________________ DIRECTOR _________________________________ JURADO _________________________________ JURADO Bogotá D.C., 30 de Mayo de 2010 4 DEDICATORIA A nuestras madres que han sido nuestro apoyo tanto emocional como económico durante el transcurso de nuestra carrera y que día a día nos motivan a seguir adelante con la construcción de un camino lleno de éxitos. 5 AGRADECIMIENTOS Los autores expresan sus más sinceros agradecimientos a: Dios, por todo lo que nos ha dado y a él debemos todo cuanto somos, porque en los momentos difíciles de nuestras vidas hemos visto un par de huellas en la arena, ya que en esos instantes nos ha llevado en sus brazos. Ever Fuentes Rojas, Ingeniero Industrial y Director de proyecto, quien en cada momento siempre estuvo atento para escucharnos, guiarnos y aconsejarnos como excelente ser humano a quien admiramos. Sus correcciones y asesoría oportuna hicieron de ésta, la experiencia más enriquecedora en nuestra formación académica. Todas las personas involucradas en el proceso de Delivery en Makro Supermayorista S.A que permitieron y aportaron valiosas ideas para que este proyecto fuera un hecho. Nuestras familias porque a lo largo de nuestras vidas han sido el apoyo incondicional para alcanzar las metas que nos hemos propuesto. Y finalmente a todas las personas que de una u otra manera hicieron valiosas contribuciones para que este sueño se hiciera realidad. 6 CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN 1 PRELIMINARES 15 1.1 ANTECEDENTES 15 1.1.1 Historia 15 1.2 PROBLEMA 16 1.2.1 Descripción 16 1.2.2 Formulación 17 1.2.3 Variables de problema 17 1.3 JUSTIFICACIÓN 17 1.4 OBJETIVOS 18 1.4.1 General 18 1.4.2 Específicos 18 1.5 SOLUCIÓN PROPUESTA 18 1.6 DELIMITACIÓN PROYECTO 19 2 MARCO REFERENCIAL 20 2.1 MARCO TEÓRICO 20 2.2 MARCO LEGAL 31 2.3 MARCO CONCEPTUAL 35 2.4 MARCO GEOGRÁFICO 41 2.5 DISEÑO METODOLÓGICO 45 2.5.1 Objeto de estudio 45 2.5.2 Línea de Investigación 45 2.5.3 Tipo de estudio 45 3 DIAGNÓSTICO 46 3.1 Forma investigativa 46 3.2 Fuentes de información 46 3.2.1 Fuentes primarias 46 3.2.2 Fuentes secundarias 46 3.3 Técnicas e instrumentos para la recolección de la información 46 3.4 Técnicas e instrumentos para el análisis de los datos 47 3.5 Trabajo de campo 47 3.5.1 Entrevista 47 3.5.2 Encuesta 47 3.5.3 Check List 63 3.5.4 Clasificación ABC 63 3.5.5 Gráfico de línea de tendencia 67 3.5.6 Estratificación 74 3.5.7 Diagrama causa-efecto 76 3.5.8 Análisis DOFA 77 3.5.9 Matriz de decisión 78 7 4. DESARROLLO 81 4.1 Simulación 81 4.2 Indicadores de calidad 89 4.3 ESTRATEGIAS DE MEJORAMIENTO 89 4.3.1 ¿Qué es un buen servicio? 89 4.3.2 ¿Quiénes son los usuarios? 89 4.3.3 ¿Qué es el valor agregado? 89 4.3.4 Estrategias en base a las encuestas aplicadas 90 4.4 ANÁLISIS DOFA DE ESTRATEGIAS 92 4.5 ESTRATEGIAS IMPLEMENTACIÓN DE LAYOUT 93 4.6 ESTRATEGIAS DE PICKING 93 4,7 ESTRATEGIAS DE PACKING Y MANEJO DE MERCANCIAS 96 4.8 ESTRATEGIAS DE MEJORAMIENTO PARA EL MBS 99 CONCLUSIONES 101 RECOMENDACIONES 102 BIBLIOGRAFÍA 103 INFOGRAFIA 103 ANEXOS 104 8 LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1. Ficha técnica de la encuesta. 48 Tabla 2. Disponibilidad del servicio al cliente. 49 Tabla 3. Velocidad en las respuestas a sus inquietudes. 50 Tabla 4. Cortesía y amabilidad en la respuesta a sus inquietudes. 51 Tabla 5. Frecuencia de visitas. 52 Tabla 6. Información sobre el estado de pedido. 53 Tabla 7. Información oportuna por cambios en fechas de entrega. 54 Tabla 8. Atención a un reclamo (Visita, Seguimiento). 55 Tabla 9. Manejo del producto (Transporte). 56 Tabla 10. Condiciones de envasado y etiquetado del producto. 57 Tabla 11. Garantía del producto. 58 Tabla 12. Identificación del producto. 59 Tabla 13. Velocidad de respuesta ante reclamos. 60 Tabla 14. Manejo de devoluciones. 61 Tabla 15. Conformidad en el tiempo de entrega del producto. 62 Tabla 16. Clasificación ABC. 63 Tabla 17. Clasificación categorías A y B. 66 Tabla 18. Ventas mensuales por grupos de artículos. 67 Tabla 19. Ventas semanales por grupo de artículos. 75 Tabla 20. Matriz de decisión. 79 Tabla 21. Matriz de decisión con pesos. 79 Tabla 22. Matriz de decisión final. 80 Tabla 23. Análisis DOFA de estrategias. 92 9 LISTA DE GRÁFICAS Pág. Gráfica 1. Disponibilidad de servicio 49 Gráfica 2. Velocidad en las respuestas a sus inquietudes 50 Gráfica 3. Cortesía y amabilidad en la respuesta a sus inquietudes 51 Gráfica 4. Calificación frecuencia de visitas al cliente 52 Gráfica 5. Información sobre el estado de pedido 53 Gráfica 6. Información oportuna por cambios en fechas de entrega. 54 Gráfica 7. Atención a un reclamo (Visita, Seguimiento) 55 Gráfica 8. Manejo del producto (Transporte) 56 Gráfica 9. Condiciones de envasado y etiquetado 57 Gráfica 10. Garantía del producto 58 Gráfica 11. Identificación del producto 59 Gráfica 12. Velocidad de respuesta ante reclamos 60 Gráfica 13. Manejo de devoluciones 61 Gráfica 14. Conformidad en tiempo de entrega 62 Gráfica 15. Comportamiento grupo de artículos 91 (Carnes) 67 Gráfica 16. Comportamiento grupo de artículos 32 68 Gráfica 17. Comportamiento grupo de artículos 76 (Azúcar y Sal) 69 Gráfica 18. Comportamiento grupo de artículos 79 69 Gráfica 19. Comportamiento grupo de artículos 71 (Granos secos) 70 Gráfica 20. Comportamiento grupo de artículos 52 70 Gráfica 21. Comportamiento grupo de artículos 55 (Pollo) 71 Gráfica 22. Comportamiento grupo de artículos 92 72 Gráfica 23. Comportamiento grupo de artículos 59 (Carnes frías) 72 Gráfica 24. Comportamiento grupo de artículos 204 (Desechables) 73 Gráfica 25. Comportamiento grupo de artículos112 (Neveras) 74 Gráfica 26. Comportamiento mensual 5 grupos destacados 76 10 LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1. Tipos básicos de empaque y embalaje 25 Figura 2. Simbología para almacenaje y transporte 33 Figura 3. Bogotá con ubicación localidad Usaquén. 41 Figura 4. Uso del suelo de Usaquén. 42 Figura 5. Mapa localización Makro en el zona de Cumara 45 Figura 6. Diagrama causa-efecto. 77 Figura 7. Layout tienda Cumara con elementos de la simulación. 83 Figura 8. Preparación de la simulación 84 Figura 9. Simulación del proceso actual. 85 Figura 10. Layout tienda Cumara selección de nodos P y método de simulación. 86 Figura 11. Pantalla de espera de resultado de simulación. 87 Figura 12. Simulación propuesta. 88 Figura 13. Simulación Picking en Batch 95 11 LISTA DE ANEXOS Pág. Anexo A. Checklist aplicado área Delivery. 104 Anexo B. indicadores de calidad 109 12 RESUMEN El objetivo de este trabajo es determinar estrategias de mejoramiento para el manejo de mercancías en los procesos de Picking y Packing que se llevan a cabo en el proceso de Delivery de la tienda Cumara; perteneciente a los almacenes Makro Supermayorista S.A. contemplando todos los elementos que inciden en la calidad del proceso y de esta manera garantizar un mejor desarrollo del mismo, generando una competitividad mayor en el mercado. Makro Supermayorista S.A es una empresa perteneciente a un grupo Holandés; llamado SHV (Steenkolen Handels – Vereeniging) su formato de negocio es autoservicio mayorista, comercializador de productos en las aéreas de: Alimentos secos, alimentos perecederos y no alimentos, bajo el concepto Cash and Carry “Pague y Lleve” y la estrategia de mejor calidad al más bajo precio. Con base en la observación directa y mediante la aplicación de diferentes herramientas estadísticas se diagnosticó el procedimiento y la forma como se realiza la operación de “Delivery” y sus etapas tales como pedido, alistamiento, embalaje, despacho, y entrega. Por esta modalidad de venta, la compañía obtiene ingresos semestrales aproximadamente por un valor de $200.000.000 concentrados en cerca de cincuenta clientes. Por medio de la simulación empleada como herramienta de representación de la realidad, se recolectaron datos que permiten validar las estrategias y elegir adecuadamente las mejores opciones que se sugieren implementar en el área, con el fin de superar los inconvenientes existentes y garantizar una mejor calidad del proceso y del servicio. PALABRAS CLAVES Picking Packing Delivery Competitividad Simulación 13 ABSTRACT The main idea of this work, is to determine improvement strategies for the managing in the Picking and Packing processes, in Delivery's process of the shop Cumara; belonging to the stores Makro Supermayorista S.A. contemplating all the elements that affect in the quality of the process and hereby guaranteeing a better development of the same one, generating a better competitive on the market. Makro Supermayorista S.A is a company belonging to a Dutch group; called SHV (Steenkolen Handels - Vereeniging) its format of business is a cash and carry, comercializador of products in the air ones of: Dry Food, perishable food and not food, under the concept Cash and Carry, and the strategy of better quality to the lowest price. With base in the direct observation and the application of different statistical tools, the procedure and the form was diagnosed since there is realized the operation of "Delivery" and its such stages as order, enrollment, packing, office, and delivery. For this modality of sale, the company obtains half-yearly income approximately for a value of 200.000.000 concentrates in fifty clients. By means of the simulation used as tool of representation of the situation, there was gathered information that allow to validate the strategies and to choose adequately the best options that are suggested to help in the Delivery area, in order to overcome the existing disadvantages and to guarantee a better quality of the process and of the service. KEY WORDS Picking Packing Delivery Competitive Simulation 14 INTRODUCCIÓN Makro, es un supermayorista perteneciente a un grupo Holandés; llamado SHV (Steenkolen Handels – Vereeniging). Manejan actualmente catorce tiendas a nivel nacional con proyecciones al 2012 de llegar a veinte tiendas. Con la situación actual del mercado y la economía, la compañía se ha visto en la necesidad de ir explorando nuevas modalidades de venta que la lleven a alcanzar nuevos clientes y nuevos mercados. Una de estas alternativas implantadas en la organización, es “Delivery”, que es un nuevo concepto de negocio, manejando el mismo formato de ventas al por mayor pero a domicilio. Esta nueva área de la compañía, aunque ha presentado buenos resultados desde su implantación hasta el momento, presenta una serie de inconvenientes e inconsistencias, que son el objeto de estudio de este proyecto. Algunas de las debilidades de este nuevo formato de ventas son: Demora en el sistema en la toma de pedidos, desorganización, bajo recurso humano, económico y de elementos destinado al área, inexistencia de procedimiento de packing, deficiencia en la entrega de los pedidos al cliente principalmente por la mala disponibilidad de transporte y escaso cumplimiento de la normatividad para el manejo de mercancías. Claramente lo que el proyecto pretende, es convertir todas estas oportunidades de cambio anteriormente mencionadas en fortalezas del proceso, mediante la determinación de estrategias de mejoramiento para el manejo de mercancías en los procesos de picking y packing. Para la determinación de dichas estrategias de mejoramiento y el fortalecimiento del proceso, fue necesaria la aplicación de diferentes herramientas que permitieran diagnosticar la situación real del proceso. Entre las estrategias aplicadas se encuentran: Entrevistas, encuestas, check-list, clasificación ABC, estratificación, histogramas de tendencia, diagramas causa efecto, matriz DOFA, y matriz de decisión. La aplicación de estos instrumentos, permitió evaluar las condiciones de esta nueva modalidad de venta y a partir de ese diagnóstico la determinación de medidas en pro del mejoramiento del área. Las recomendaciones y soluciones propuestas están todas orientadas a mejorar el área, convirtiendo todas las debilidades y oportunidades de mejora en fortalezas, garantizando así, una mejor calidad del proceso y por ende el servicio. 15 1. PRELIMINARES 1.1 ANTECEDENTES 1.1.1 Historia: Makro Supermayorista S.A es una empresa perteneciente a un grupo Holandés; llamado SHV (Steenkolen Handels – Vereeniging) fundada en 1896. Hoy en día SHV; es un “Holding” es decir, una agrupación de empresas con misiones y negocios diferentes. SHV Gás: Distribución de gas doméstico e industrial. NPM Capital: Inversiones financieras. Recycling: Producción y comercialización de materiales ferrosos y otros. Dyas: Exploración y producción de petróleo. Makro: Autoservicio mayorista, comercializador de productos en las aéreas de: Alimentos secos, alimentos perecederos y no alimentos. Bajo el concepto Cash and Carry “Pague y lleve” y la estrategia de mejor calidad al más bajo precio. Makro en Colombia En 1995, el grupo SHV para ingresar al mercado colombiano se asocia con el grupo empresarial antioqueño GEA, con lo cual se complementaba la experiencia en el negocio Supermayorista de SHV y el conocimiento del mercado colombiano del GEA, y con ello dar vida a MakroSupermayorista en Colombia. En 2009, el grupo empresarial antioqueño decide focalizar sus negocios y vende toda su participación accionaría al grupo SHV. Actualmente Makro cuenta con catorce tiendas a nivel nacional con proyecciones a 2012 de llegar a veinte tiendas. Debido a la situación actual la compañía ha tenido que ir explorando nuevas modalidades de venta sin dejar atrás su formato base. MAKRO SUPERMAYORISTA S.A ha realizado estudios que han dejado como resultado la implantación de nuevos procedimientos para aumentar las ventas, entre ellos está “Delivery”. Dentro del procedimiento de Delivery, se encuentran distintas teorías que soportan la operación de dicho proceso, para las cuales existen estudios tales como: En la Escuela Superior Politécnica del Litoral (Ecuador), se llevó a cabo un estudio sobre “Análisis y mejoramiento de los procesos operativos de la bodega matriz de una empresa comercializadora de electrodomésticos y equipos electrónicos.” Realizada por Carlos Cevallos Quiroz donde se muestra el funcionamiento de la bodega matriz de una empresa importadora y comercializadora de electrodomésticos mejorando tanto los procesos críticos como también la operatividad de la misma. Se encontró que los principales problemas que aquejan 16 el funcionamiento de la bodega son: “Tiempos largos para preparar los pedidos, desorganización, falta de espacio de almacenamiento, corredores angostos y obstruidos, falta de codificación para la ubicación de productos, despachadores con problemas de salud y acumulación de mercancías de muy baja rotación y obsoleta. Del análisis y las actividades realizadas para el mejoramiento, se obtuvo: Mayor agilidad, seguridad, rapidez y eficiencia en la operación de la bodega.” Por otro lado el artículo realizado por J.L Lechuga, de la Universidad Complutense de Madrid; titulado “Diseño modular de plataformas logísticos de distribución” afirma en su tercer módulo, que la actividad de Picking es bastante crítica, puesto que debe ser rápida, en un espacio reducido, y requiere muchos empleados en el lugar específico donde se está realizando. El Picking mencionado por el autor es un picking automatizado y se divide en picking de monoreferencias y picking de multireferencias. Finalmente el autor concluye que como resultado de la automatización del proceso de Picking y su diferenciación en mono y multireferencias se logran minimizar los tiempos de respuesta al cliente, flexibilizando el proceso a la hora de cambios en los pedidos realizados. Se encontró un estudio realizado en Puerto Rico donde hablan del manejo y control de los almacenes en un supermercado, analizando todas sus variables haciendo énfasis en los costos de almacenamiento y tratando el adecuado manejo de mercancías dentro dichos almacenes. En Colombia existen estudios al respecto, uno de ellos es el proyecto de grado de SANDRA JANETH GIRALDO GAMBOA, titulado MEJORAMIENTO DEL PICKING Y SEPARACION DE MERCANCIA EN ALIMENTOS FRIKO S.A. de la Universidad Nacional de Medellín cuyo objetivo fue disminuir los errores en el pesaje, codificación y despacho de la mercancía al cliente, levantando un proyecto que permita la mejora continua del proceso de picking. Este proyecto dio como resultado en la empresa FRIKO S.A la minimización de los costos y la maximización de la calidad, aumentando la productividad del personal y mejorando la calidad del servicio prestado al cliente, además se lograron evitar en gran parte los recorridos que realiza el operario, evitando de esta manera los accidentes, reduciendo sustancialmente las cargas y de esta manera mejorando la seguridad industrial de la empresa. 1.2 EL PROBLEMA 1.2.1 Descripción: En los almacenes Makro Supermayorista existe un procedimiento de entrega a domicilio el cual consiste en la toma del pedido del cliente, el alistamiento del mismo y su respectiva entrega. Se observa que en dicho procedimiento existen algunas inexactitudes en los campos de Alistamiento y embalaje de pedidos (Picking y Packing). Tales como la demora del sistema en la toma de pedidos, un bajo recurso humano para llevar a cabo el procedimiento, y una falta de optimización del servicio prestado por un tercero para la entrega de la 17 orden de compra, esto unido a la disponibilidad de transporte adecuado para el manejo de mercancías. Estos inconvenientes presentes en el área de Delivery generan una demora en el alistamiento de pedidos ocasionando retrasos en la entrega de los mismos y por ende la molestia de los clientes. Estas molestias se ven reflejadas en un indicador de satisfacción de cliente y un bajo desempeño en las ventas por este modelo. Se hace aún más necesario considerando los planes de expandir el proyecto a nivel nacional y ampliar su cobertura en las tiendas donde ya aplica. 1.2.2 Formulación: ¿El mejoramiento del desarrollo del procedimiento de Delivery en Makro Supermayorista S.A es posible mediante la implementación de estrategias de picking y packing orientadas al progreso del área? Variables del problema Variable independiente Puede definirse la variable independiente como el incremento de las ventas en un 50% en el área de Delivery. Variables dependientes El incremento de las ventas en un 50% en el área, está condicionado o sujeto a: Recursos humanos Nivel de servicio Tecnología Logística 1.3 JUSTIFICACIÓN La preparación de pedidos o “picking” es un proceso que hace aumentar el nivel de servicio. El cliente interno o externo recibe físicamente los productos, en cantidad y calidad, resultantes de este proceso operativo. De allí su importancia, no siempre tenida en cuenta. Los errores en este proceso, reflejan una combinación de causales internas y externas del sector operativo, los cuales son de difícil detección y cuantificación al no existir indicadores de gestión. Estos errores están asociados con el diseño, la formalización de los procedimientos, la integración sectorial, la calidad de la información y los recursos aplicados, difiriendo el enfoque de su análisis según se trate de preparaciones automatizadas o manuales. 18 La existencia de dichos errores y su no eliminación generan insatisfacción en el cliente y una serie de conflictos internos en la organización. Como en todo proceso de picking y packing, y en especial cuando es manual, la probabilidad de error existe, cuanto más elevado sea dicho mecanismo manual; mayor será la probabilidad de error, agravando el hecho de que existen preparadores más propensos que otros a cometer determinado tipo de equivocaciones. A medida que aumentan las exigencias operativas, ya sea por el requerimiento de una mayor velocidad de carga operativa más allá de las definidas como normales, se expone a los trabajadores a un mayor nivel de error. Y al aumentar este nivel se corre el riesgo de que el cliente escoja otra opción (La competencia) a la hora de suplir sus necesidades, y más aun cuando Atacadao (Formato de negocio supermayorista de accionistas brasileros y Carrefour) inicio operaciones con la apertura de un tienda en este mes de marzo y con proyección de abrir 5 tiendas más en la ciudad de Bogotá generando expectativas en los clientes de Makro Supermayorista poniendo en entre dicho el posicionamiento del mismo en el mercado. Por esta razón es necesario establecer estrategias adecuadas de picking y packing mejorando de esta manera la calidad del servicio y por consiguiente la satisfacción del cliente. 1.4 OBJETIVOS 1.4.1 General: Determinar estrategias de mejoramiento para el manejo de mercancías en los procesos de Picking y Packing que se llevan a cabo en el proceso de Delivery de la tienda Cumara; perteneciente a los almacenes Makro Supermayorista S.A 1.4.2 Específicos Diagnosticar el manejo de mercancías en todo el proceso de Delivery de la tienda Cumara. Establecer la distribución (Layout) para el área de Delivery.Generar estrategias de mejoramiento en las áreas de manejo de mercancías, embalaje y preparación de pedidos. Validar las estrategias de mejoramiento a través de una simulación. 1.5 SOLUCIÓN PROPUESTA. De acuerdo a la investigación a realizar se tiene como propuestas a Makro Supermayorista, la propuesta de la distribución (Layout) en la zona destinada para el procedimiento de Delivery la cual brindará a los trabajadores encargados de dicho proceso un mejor desempeño a la hora de realizar los alistamientos de pedidos y la disminución de la probabilidad de ocurrencia de error en dicha 19 operación; del mismo modo el establecimiento de un indicador que refleje la satisfacción del cliente frente a este procedimiento, a través de las estrategias de picking y packing se preparará el área para la expansión de este proyecto en las tiendas que aun no lo tienen implementado y el fortalecimiento en las tiendas que actualmente lo manejan. 1.6 DELIMITACIÓN PROYECTO. Tiempo: Inicio: Febrero de 2010-1. Final: Mayo de 2010-1. Duración: 4 meses Espacio: Tienda Cumara (Makro Supermayorista), Ciudad de Bogotá D.C. Temática: Logística 20 2. MARCO REFERENCIAL 2.1 MARCO TEÓRICO Existen diferentes herramientas en materia de logística que son esenciales para el soporte de procesos específicos como el de entrega de pedidos ó domicilios (Delivery); estas herramientas tienen como objetivo mejorar la productividad de los procesos y en general de la cadena de distribución eliminando los tiempos improductivos, y haciendo más eficiente la operación. Entre estas teorías se encuentran: Picking1 Packing Manejo de materiales Lay-out El campo de la logística que comprende la preparación de pedidos, la recolección y agrupación de diversos productos, es el picking cuyos objetivos son coordinar estanterías, carretillas, los métodos organizativos, la informática y las nuevas tecnologías con el fin de mejorar la productividad. Además el picking también pretende realizar tareas sin errores y con la calidad requerida por el cliente. En conclusión podríamos afirmar que los objetivos del Picking se resumen en alcanzar la máxima calidad al mínimo costo. Aunque existe la tendencia de automatizar este proceso (Cuando el volumen de las mercancías así lo requieran), existen otros tipos de picking como son el manual y el mixto. Para la implementación del picking existen ocho estrategias entre las cuales se encuentran:2 Discreto (Convencional): Cada operario recoge los productos uno por uno y los añade a un solo pedido a la vez. Por zonas: El área de preparación se organiza en zonas y en cada una de ellas un operario se encarga de varias zonas. En batch: Cada operario prepara varios pedidos al mismo tiempo, para lo que va recogiendo producto por producto y distribuyéndolo en los grupos que corresponda. En cluster: Cada trabajador recoge todos los productos para un grupo de pedidos. 1 BALLOU, Ronald. Business Logistics Management. Capítulo 5 Procesamiento de pedido y sistemas de información. 1998. 2 http://logistica-latina.blogspot.com/2009/08/sistema-picking.html 21 Por oleadas: Cada operario se ocupa de un pedido y recoge producto por producto. La diferencia con respecto al picking discreto es que en las oleadas hay distintos grupos de encargos que se deben agrupar en un periodo de tiempo determinado. Zona batch: El operario está asignado a una zona y prepara una parte de una o más líneas. Zona por oleadas: Cada operario se dispone en una zona y recoge todos los productos asignados, la totalidad de los pedidos incluidos en su área, uno por uno y en un momento programado por cada turno. Zona batch por oleadas: El operario es asignado a una zona y prepara todas las líneas que han sido asignadas a su área, varias de cada vez según la programación de cada turno. El batch picking: Consiste en una técnica por la que varias líneas de pedidos son recogidas al mismo tiempo por parte de un operario, de tal manera que se aprovecha cada viaje para efectuar diversas tareas a la vez. En el picking por zonas, sin embargo el almacén se divide en distintas tareas y cada operario trabaja en la que tiene asignada. Otra de las herramientas de la logística para el proceso de Delivery es el manejo de materiales3 que consiste en la preparación y colocación de los mismos para facilitar su movimiento o almacenamiento, además comprende todas las operaciones a que se somete el producto excepto el trabajo de elaboración propiamente dicho; y en muchos casos se incluye en éste como una parte integrante del proceso. El manejo de materiales contempla aspectos como el embalaje que al igual que un envase, debe satisfacer funciones de contención, identificación, protección, información, transporte y almacenaje. En la parte de protección se refiere en esencia a la transportación (Fabricante-distribuidor), así como la información contenida es principalmente para control, manejo y almacenamiento. Para diseñar una red de flujo de materiales es necesario contemplar cuatro funciones básicas de la logística4: 1. Planeación y control de inventarios 2. Vigilancia del estado de mercancías almacenadas en inventario 3. Compras 4. Logística 3 BALLOU, Ronald. Business Logistics Management. Capítulo 11 Sistemas de almacenamiento y manejo. 1998. 4 http://html.logistica1.com/materiales_14.html 22 La función de planeación y control de inventarios: Consiste básicamente en establecer la demanda futura por medio de pronósticos, análisis de capacidad del sistema y el análisis integrado del volumen manejado. La función de vigilancia del estado de mercancía almacenada en inventario: Consiste en determinar la cantidad de material que está en el sistema en cada punto de inventario. Estos niveles de materiales fluctúan o varían, mientras van pasando a través de la empresa y esta información debe ser controlada para suministrar datos de entrada verídicos a los modelos de decisión para fijar la cantidad económica de pedido y los puntos donde es necesario realizar repedidos. La función de compras: Se encarga del abastecimiento de la red de flujo de materiales. Desde este punto los pedidos se pasan a los vendedores para cubrir los suministros requeridos para mantener la red de flujo de materiales balanceada. La función de logística: Consiste en la vigilancia del material que se mueve a través del sistema. El objetivo principal de esta función es imprescindible para las decisiones de rutas, así como para decidir cuándo y cuanto pedir. Se han realizado estudios con el objetivo de poder estimar la proporción de manejo de materiales involucrada en el proceso de producción, naturalmente los resultados varían considerablemente entre una industria y otra, pero en líneas generales se puede decir que el desembolso debido al movimiento y manejo de materiales alcanza proporciones impresionantes. El costo de trasladar materiales de un puesto de trabajo a otro, suele ser mayor que el mismo costo de producción. Un manejo de materiales efectuado con un buen rendimiento, ofrece a la empresa una cantidad de ventajas que conjugadas, garantizan una excelente perspectiva en cuanto al escenario competitivo se refiere. Manejo de materiales por camión. El rendimiento alcanzado en el manejo de mercancías embaladas, en las modernas estaciones de camiones, proporciona un interesante ejemplo de modo como evolucionan los sistemas de manutención. Las operaciones de una estación, las mercancías que se reciben se almacenan temporalmente hasta tener acoplados los cargamentos; entonces se cargan en los camiones de salida. Otra de las herramientas propias de la logística que apoyan el proceso de Delivery es el Diseñodel Layout5 que consiste en la integración de las distintas áreas funcionales en un edificio único. No solo comprende el arreglo y composición de las secciones funcionales internas a dicho edificio (Lo que se encuentra dentro de las cuatro paredes), sino también las demás áreas exteriores. 5 Mikel, Muleón Torres, Gestión del Stock, Capitulo 7 Stock y diseño de almacen,2009 23 Se consideran unas áreas principales a la hora de diseñar el layout, entre dichas áreas se encuentran6: Zonas de recepción y expedición, almacenamiento, preparación de pedidos (Picking), control e inspección de calidad, patios de maniobra y estacionamientos, entre otros. No obstante, para realizar un diseño completo de layout, es necesario plasmar un exhaustivo listado de dichas áreas y otras que hacen parte de la funcionalidad de la solución. Para empezar a realizar el diseño del layout se necesita: El listado de las zonas o áreas principales y de aquellas que hacen parte de la funcionalidad de la solución; con sus respectivas dimensiones (Superficie requerida y altura) junto con los procesos y sus horarios pertinentes El equipamiento que se requerirá en cada caso: - Tipo de unidades de carga a manipular (Pallets, cajas, bobinas, etcétera) - Tipo de estantería y modulación (Selectivo, doble profundidad, drive-in, push-back) - Tipo de vehículos (Transpaletas, montacargas, reach-trucks) - Cantidad de personal - Condiciones ambientales - Nivel de iluminación - Servicios y suministros - Elementos de seguridad - Otros, según el destino Es importante priorizar las relaciones funcionales (Importancia, frecuencia, seguridad), flujos de materiales y procesos, dentro y entre dichas áreas, para establecer su proximidad o lejanía física, a través de diagramas de flujo o matrices funcionales. Las áreas principales deben ser lo más regulares y simétricas posibles intentando mantener un perímetro rectangular. Ya que esto facilita la visualización de la instalación tanto para la gestión como para su operación. En cada caso particular se examinará el beneficio de acceder a las mismas por los lados menores o los mayores. Coordinar la estructura del edificio (Pisos, columnas) y sus instalaciones (Existentes o las que se propongan) con las áreas funcionales, de modo que se facilite la flexibilidad de la solución (Reubicación o crecimiento futuro). En la parte de planificación, es necesario proyectar los pasos y los sentidos de circulación entre áreas de modo que se eliminen los cuellos de botella o cruces conflictivos, donde se prevean flujos elevados o muy frecuentes. Es necesario considerar también el cambio de turno y tener presente que por los pisos circulan vehículos y personas, previendo la señalización y separación clara entre ellos, esto con el objetivo de definir los espacios para evitar accidentes. 6 http://www.logistica.enfasis.com/notas/10034-como-disenar-un-buen-layout 24 El diseño del layout debe ser flexible en caso de un crecimiento futuro, debido a esto se deben planificar las futuras áreas de expansión o crecimiento para garantizar el menor cambio a las áreas o instalaciones existentes o construidas en una primera fase, simplificando la construcción, el montaje y arranque de las áreas futuras. Como regla general, hay que plantear el crecimiento en el sentido de la mayor longitud. De modo que se pueda crecer por módulos regulares, haciendo más flexibles las etapas de ampliación e interferir lo menos posible con las instalaciones. Otro de los instrumentos utilizados en el proceso de Delivery en materia de logística, es el packing7 y sus estrategias. El packing tiene tres objetivos principales que se conjugan en función de obtener el resultado esperado. Dichos objetivos son8: Embalar el producto. Atraer al público objetivo por medio de su imagen. Cumplir con la normatividad que existe al respecto. Estos tres objetivos deben ir siempre acoplados para ser eficaces. No se trata de decorar un producto o de vestir un producto con una etiqueta, sino de crear una estrategia de necesidades y conservar una constante innovadora, comercialmente más eficaz y agresiva, manejando recursos gráficos y formales que respondan a un proceso de marketing y diseño global, atendiendo a los nuevos materiales y a las normativas legales del mercado. El Packing está compuesto de aspectos prácticos, operativos, legales, técnicos y comerciales9, y es necesario tenerlos todos en cuenta a la hora de elegir un determinado embalaje ya que esta decisión determina aspectos que incide en la rentabilidad o competitividad de la empresa y en la penetración de mercados. Dentro de los eslabones de la cadena de distribución, el sistema de empaque y embalaje se constituye en una variable de alta relevancia, por lo cual el comercializador debe tener pleno conocimiento y familiarización sobre los diferentes aspectos que cubren esta actividad. La calidad de los sistemas de empaque y embalaje utilizados para la comercialización no pueden subestimarse, sobre todo cuando las comercializaciones se dirigen a mercados industrializados, sofisticados, con altos estándares de calidad de vida y clientes acostumbrados a empaques de gran funcionalidad. Los tipos básicos de empaque y embalaje son10: 7 BALLOU, Ronald. Business Logistics Management. Página 76 Embalaje del producto, 1998. 8 http://www.a3mj.com/articulo_item.php?numero=10008 9 http://www.proexport.com.co/VbeContent/NewsDetail.asp?ID=2930&IDCompany=16 10 http://www.proexport.com.co/Cartilla de embalaje Proexport. 25 Empaque primario o de venta: Es el empaque inicial del producto, es lo que lo contiene y su presentación primaria al público. Empaque secundario o colectivo: Es aquel que contiene al empaque primario otorgándole protección y presentación para su distribución comercial. En algunos casos, se utiliza para agrupar un número de unidades de venta, tanto si va a ser vendido como tal al usuario o consumidor final, como si se utiliza únicamente como medio para reaprovisionar los estantes en el punto de venta. Puede separarse del producto sin afectar las características del mismo. Empaque terciario o embalaje: Agrupa empaques primarios o secundarios para facilitar la manipulación y el transporte. Por ejemplo, cajas de cartón corrugado que contienen productos en empaques primarios o secundarios, sacos con productos a granel, etc. Unidad de carga: La unidad de carga es una combinación o agrupación de empaques terciarios o embalajes en una carga compacta de mayor tamaño, para ser manejada como una sola unidad, reduciendo superficies de almacenamiento, facilitando las operaciones de manipulación de la mercancía y en general favoreciendo las labores logísticas. Esta agrupación en una sola unidad se suele realizar físicamente sobre estibas. Figura 1: Tipos básicos de empaque y embalaje Empaque de Venta Empaque Secundario Embalaje Unidad de Carga Fuente: Cartilla de embalaje de Proexport 2008 Las funciones principales del embalaje son11: Contener: La primera función de los empaques es la de contener una cierta cantidad de producto. Proteger: Los empaques protegen su contenido de alteraciones producidas por la acción de insectos, microorganismos y roedores; de roturas o 11 http://www.proexport.com.co/VbeContent/NewsDetail.asp?ID=2930&IDCompany=16 26 deterioro producido por golpes, caída, vibraciones, cambios climáticos o de los efectos de la luz y los gases. Conservar: Esta función garantiza la permanencia de las características del producto durante todo el ciclo de distribución hasta el consumo final. Facilitar el almacenamiento y distribución los empaques y embalajesfacilitan la manipulación del producto y además permiten que se haga uso de medios mecánicos o automáticos, como carretillas y elevadores para el almacenamiento y distribución del producto. Aspectos importantes al seleccionar un material de empaque o embalaje12: Compatibilidad con el producto a contener: El material no debe interactuar con el producto a contener ni modificar sus características. Así mismo, el producto contenido no debe afectar las características del material y hacerle variar sus propiedades. Los alimentos no deben tomar olores o sabores del material del empaque que los contiene. Resistencia mecánica: Dependiendo del producto, el material debe ser resistente a la tracción, a la compresión, al desgarre, a la fricción, al impacto o a la penetración. Los artículos electrónicos, las obras de arte y las artesanías, debido a su fragilidad, requieren de materiales de empaque que sean resistentes a la compresión y al impacto. Propiedades de protección: Dependiendo de las características del producto se requerirá de impermeabilidad a gases, al agua, a la humedad; aislamiento térmico; intersección a los rayos ultravioleta y aislamiento de la luz y de insectos. Algunos productos como perfumes, alimentos, y drogas requieren materiales con características específicas de impermeabilidad. Propiedades de estabilidad: Se refiere a la aptitud del empaque para no presentar modificaciones de su estructura debido al contacto con el producto o con agentes externos. Algunos materiales de empaque presentan cambios en su estructura al pasar de unas condiciones a otras. El polipropileno por ejemplo, se vuelve frágil cuando se somete a bajas temperaturas. Operacionabilidad: Se refiere a la aptitud del material para ser operado dentro de una línea de empacado. Por ejemplo, si se utiliza un material de empaque que no tiene buenas propiedades de deslizamiento se puede atascar en la línea de empacado. 12 http://www.proexport.com.co/Cartilla de embalaje Proexport. 27 Conveniencia: Se refiere a las características que hacen que un empaque sea el ideal para un determinado producto. Aspectos como el peso, la ergonomía y la durabilidad, entre otros, deben ser considerados al seleccionar un material. Los productos que no se consumen completamente una vez abiertos y que pueden permanecer empacados por mucho tiempo, requieren de un empaque cuyo material de empaque sea duradero. Aspectos legales: Legislación y normativa vigente en cuanto al uso de materiales de empaque. Los principales materiales de empaque y embalaje disponibles en el mercado son13: Materiales metálicos: Los más utilizados son hojalata y aluminio. - Ventajas: Las principales propiedades de los materiales metálicos como materia prima para la fabricación de empaques y embalajes son: - Resistencia mecánica. - Ligereza. - Estanqueidad y hermeticidad. - Opacidad a luz y radiaciones. - Conductividad térmica. - Versatilidad. - Adecuación para la distribución comercial. - Posibilidad de reciclaje de materiales. - Economía de costos. Precio adecuado. - Reciclabilidad. - Desventajas: Por otra parte, presentan los siguientes inconvenientes, los cuales, de una u otra forma limitan su uso para determinadas aplicaciones: - Los empaques fabricados a partir de metales son preformados, lo cual representa almacenar y transportar peso y volumen en vacío. - Por norma general, los proveedores de estos elementos, sólo fabrican empaques estandarizados y normalizados. - Problemas de corrosión. Papel y cartón: No se ha determinado físicamente una diferencia entre el final del papel y el comienzo del cartón, pero se puede decir que el papel termina en 130 gr./m3. Aquellos que tienen hasta 240 gr./m3 son denominados cartulinas y de ahí en adelante son cartones. Su gran ventaja frente a otros tipos de embalaje reside en su capacidad de ser reciclados. 13 http://www.proexport.com.co/Cartilla de embalaje Proexport. 28 - Ventajas - Impresión fácil y de excelente calidad, por el empleo de todos los procesos conocidos: tipografía, offset, huecograbado, flexografía, etc. - Muy buen comportamiento en el cortado, trazado, plegado y manipulación, lo que otorga sencillez y fluidez a las operaciones de construcción, armado y llenado automático de los empaques. - Facilidad de ser pegados con todo tipo de adhesivos, creándose uniones muy resistentes. Factibilidad de emplear broches metálicos. - Obtención de empaques livianos pero no obstante sumamente rígidos, autoportantes y de adecuada resistencia al impacto y a la deformación; factor de suma importancia en la preservación de productos frágiles o deformables. - Facilidad de eliminación del empaque una vez cumplida su misión, y lo que es muy importante desde el punto de vista económico: Posibilidad de ser reutilizados como materia prima en la fabricación de papel. - Bajo costo en comparación con el de otros materiales que ofrecen igualdad de características, especialmente rigidez. - Gran adaptabilidad para ser utilizados en combinación con otros materiales empleados en la industria del empaque: Plásticos, metales, etc. - Alto grado de compatibilidad con productos alimenticios y medicinales debido al proceso de asepsia que su proceso de fabricación implica. - Desventajas - Sin combinar con otros materiales, tienen deficientes propiedades de barrera a líquidos, aceites y gases. - Son materiales altamente higroscópicos y al absorber humedad pierden sus propiedades mecánicas. Cartón corrugado: El cartón corrugado es un material de celulosa, constituido por la unión de varias hojas lisas que uno o varios papeles ondulados mantienen equidistantes. Ello confiere al cartón la propiedad de ser indeformable. El cartón corrugado es materia prima para la fabricación de cajas y además es el material más utilizado para el embalaje destinado al transporte, tanto a nivel nacional como internacional. Vidrio: El vidrio posee importantes cualidades para el empacado, dentro de las que se cuentan: - Ventajas: - Inercia química. - Gran resistencia a la presión interna y a las altas temperaturas sin perder sus propiedades. - Transparencia. - Los empaques de vidrio no se deforman en líneas de llenado y mantienen su forma en todas las fases de marketing. 29 - Impermeabilidad al paso de los gases, dependiendo del sistema de cierre. - Permite la fabricación de empaques herméticos. - Conserva aroma y sabor sin ceder nada al producto que contiene. - Añade prestigio e imagen al producto. - Es compatible con el horno microondas, mientras su tapa no sea metálica. - Es un material higiénico. - Reciclable y reutilizable: Es de los pocos materiales que se aprovechan al 100%, es decir, que de una botella se puede obtener otra con iguales características; además de ser el único producto que se encuentra de forma espontánea en la naturaleza, no alterado por el hombre. - Desventajas - Peso considerable y los envases ocupan volumen cuando están vacíos. - Frágiles, por lo cual se pueden romper con facilidad. Plástico: Existen varios tipos de plásticos. Los más utilizados en embalajes son los siguientes: - Polietileno (PE): El polietileno es probablemente el plástico que más se utiliza, por ser el más conocido. Tiene aplicación en la fabricación de bolsas a partir de películas flexibles y envoltorios y de recipientes rígidos como los frascos y botellas. - Poliéster (PET): Cabe destacar su resistencia mecánica, su rigidez y su resistencia térmica. Tiene una buena transparencia y brillo, siendo resistente a los aceites y a las grasas. Sus propiedades barrera son buenas, impidiendo el paso de gases y el vapor de agua. - Policloruro de vinilo (PVC): Las peculiares características del PVC, unidas a su excepcional versatilidad y a su precioreducido, hacen que sea uno de los plásticos de mayor consumo. Muchas de estas características son muy importantes para aplicaciones especiales y delicadas como son el empacado y embalaje de productos alimenticios. Como material para el empacado el PVC puede adoptar forma de films o películas, botellas o frascos y también se puede utilizar como recubrimiento de otros materiales, o fabricación de bolsas. - Polipropileno (PP): El polipropileno es otro de los plásticos utilizados para la fabricación de empaques, y embalajes. Se utiliza para la fabricación de bolsas, a partir de películas flexibles, envoltorios, botellas y frascos. También se puede utilizar como fibra para la fabricación de sacos tejidos, flejes de amarre o tapas. 30 Existen varias clases de polipropileno para usos específicos: El polipropileno monorientado y el biorientado. El poliestireno (PS): El film o película de poliestireno puro es bien transparente, brillante y bastante rígido con muy baja resistencia al impacto. Su uso fundamental se da en estado expandido o insuflado. En este estado es un gran agente amortiguador y barrera térmica. Se emplea mayoritariamente en la fabricación de empaques semirigidos termoformados como los vasos de yoghurt. El film se utiliza para la fabricación de bolsas y envolturas. Policloruro de vinilideno (PVCD): Es un plástico con muy buenas propiedades de barrera. Como film único se utiliza como plástico de envolver casero, y en bolsas interiores de cajas y bidones. Su uso más habitual es en complejos como material barrera para alimentos procesados. Su utilización es como capa coextrusionada o como recubrimiento de películas de otros materiales. Policarbonato (PC): Su transparencia muy próxima a la del vidrio, lo hace válido como sustituto en botellas. Además su excelente estabilidad permite su reutilización. Se emplea como empaque médico ya que permite la esterilización con óxido de etileno, radiación ultravioleta y autoclave. Es el material de construcción de biberones y de bandejas de alta duración para horneado convencional o microondas. Madera: Es un producto natural, resistente mecánicamente, moldeable y flexible. Como material de empaque y embalaje, en muchos casos es el componente único de los mismos, y en otros es el elemento que los dota de la rigidez y la resistencia necesarias para que cumpla su función, apoyándose otros materiales en ella para suplir sus propias carencias. La madera utilizada en el sector de empaques y embalaje procede de bosques de cultivo en los países industrializados. El uso más común de la madera en el ramo de empaque y embalaje se da en la fabricación de estibas. También se utiliza en la construcción de cajas y huacales para el transporte. - Ventajas - Es un material producido industrialmente. - Posee una robustez que la hace insustituible. En la actualidad, los embalajes de gran tamaño no se fabrican en otro material. - La elaboración de empaques y embalajes de madera es fácil y no requiere equipos especiales. No precisa moldes especiales ni su fabricación en serie para que sea rentable. - Los empaques y embalajes de madera pueden ser usados repetidamente y reciclados. 31 - Tienen alta resistencia a distintos tipos de esfuerzos y a la acción del agua y la humedad. - No presentan limitaciones de construcción en cuanto a su volumen y forma. - La alta resistencia al impacto y flexibilidad de la madera dan a este tipo de empaques alta condición amortiguadora. - Los procedimientos para fabricación de empaques y embalajes de madera no son contaminantes, ya que se trata de procesos puramente mecánicos en los que no se malgasta agua ni energía, ni tampoco se producen vertidos de residuos tóxicos o peligrosos. - Los empaques y embalajes de madera mantienen durante más tiempo la frescura de los alimentos. - Desventaja - Comparados con otro tipo de empaques, pueden ser más costosos, dado el volumen de madera que requieren, siendo también más pesados. - La resistencia no resulta ser uniforme pues la madera no es un material homogéneo. - Pueden ser reutilizables, pero exigen mayor trabajo y espacio para almacenamiento. - La madera siempre posee una pequeña cantidad de humedad, la cual puede afectar el contenido y al eliminarse produce contracciones y deformaciones en las piezas. Textiles: Los textiles utilizados para la fabricación de empaques y embalajes se obtienen de diversas fibras vegetales tales como yute, fique, cáñamo, algodón y sisal. Habitualmente son utilizados para la fabricación de bolsas y sacos. - Ventajas - Bajo costo. - Abundancia de materia prima. - Desventajas - Debido a su origen natural son sometidos a estrictos controles fitosanitarios. - Poca adaptabilidad a los equipos de manipulación. 2.2 MARCO LEGAL Buenas prácticas de manufactura; Normativa Mercosur HACCAP hasta cierto punto Los aspectos que a continuación se describen, pertenecen a la norma ISO 3394. Normalización y especificaciones con las que deben cumplir los embalajes de transporte para la comercialización de mercancías. 32 El diseño de los embalajes para la comercialización de productos, debe considerar cierta normatividad. La International Standard Organisation (ISO) aglutina entidades normalizadoras de más de 95 países del mundo. La ISO ha emitido ciertas normas sobre embalajes de transporte cuya aplicación es muy generalizada en los procesos de comercialización. Sin embargo es propio aclarar que estas normas no son de obligatorio cumplimiento pero permiten marcar una diferencia frente a la competencia. Algunas especificaciones de estas normas se describen a continuación: Dimensiones: La ISO plantea para los embalajes, unidades de carga y estibas las siguiente dimensiones: La ISO 3394 para unidades de carga establece: Para transporte marítimo y terrestre 1200 mm de largo x 1000 mm de ancho x 2050 mm de alto incluyendo la estiba. Se recomienda al comercializador que antes de seleccionar las dimensiones de los embalajes, estibas y unidades de carga para el transporte de sus productos, verifique la capacidad en volumen y peso así como las dimensiones internas máximas y la altura de las puertas del medio de transporte a utilizar. Manipulación manual de los embalajes: Para la manipulación manual de embalajes, la OIT recomienda una carga máxima de 25 Kg para hombres y 15 Kg para mujeres. Marcado y rotulado de los embalajes: Suelen utilizarse tres tipo de marcado para los embalajes de transporte: Marcado de expedición: Se refiere a los datos necesarios para la entrega del embalaje a su destino. Marcado de información: Estas marcas deben estar separadas de las marcas de expedición. Estas están relacionadas con información sobre el producto. Marcas de manipulación: Son indicaciones graficas para el manejo de embalaje de transporte. Consiste en un grupo de símbolos, usados convencionalmente para transmitir las instrucciones de manejo. Quien regula estas indicaciones graficas es la norma ISO 780. Entre ellas se encuentran: 33 Figura 2: Simbología para almacenaje y transporte SIMBOLOGIA PARA ALMACENAJE Y TRANSPORTE Para indicar el índice de estiba del embalaje ISO 7000/No 0630 Limite de Estiba Ejemplo de Uso Función Indican donde deben ir las abrazaderas del embalaje ISO 7000/No 0631 Abrazaderas Aquí Ejemplo de Uso Función Sirve para indicar que el contenido transportado es frágil y que debe ser tratado con cuidado. ISO 7000/No 0621 Frágil Ejemplo de Uso Función Sirve para indicar que no se deben poner ganchos en el embalaje. ISO 7000/No 0622 No Use Ganchos Ejemplo de Uso Función 34 Sirve para indicar las posición correcta del embalaje durante la transportación ISO 7000/No 0623 Este Lado Arriba Ejemplo de Uso Función Para indicar durante la transportacióny en bodega que el embalaje debe resguardarse del calor. ISO 7000/No 0624 Manténgase Lejos de calor Ejemplo de Uso Función Para indicar que el embalaje debe mantenerse en un lugar seco. ISO 7000/No 0626 Manténgase Seco Ejemplo de Uso Función Para indicar que el embalaje no debe rodarse bajo ningún motivo durante el almacenaje o el transporte. ISO 7000/No 0628 No se Ruede Ejemplo de Uso Función Fuente: Cartilla de embalaje y exportación Proexport 2008 Legislación y normativa técnica aplicable a los empaques y embalajes para la comercialización. 35 Uno de los aspectos más importantes a considerar por el comerciante al momento de seleccionar un sistema de empaque y embalaje para comercializar es la legislación y normativa relativa a empaques, embalajes y etiquetado a los destinos cuyo objetivo es proteger la salud y seguridad de los consumidores. A través de la legislación se exponen los requerimientos y restricciones de tipo obligatorio para comercializar en cada para país. Legislación Legislación relacionada con la protección del consumidor Legislación relacionada con la protección del medio ambiente Legislación relacionada con las prácticas comerciales Legislación sobre marcaje y rotulado de los empaque y embalajes Materiales en contacto con alimentos Los materiales en contacto con alimentos, es decir los empaques y otros objetos utilizados como equipamientos, utensilios y enseres domésticos, deben ser sanitariamente aptos. Aspectos medioambientales a considerar cuando se seleccionan empaques y embalajes para la comercialización. El creciente desarrollo industrial y deterioro ecológico que lo acompaña ha conducido a los gobiernos de los países desarrollados hacia una política medioambiental más sensibilizada con el desarrollo sostenible, entendiendo como “Atender las necesidades de la generación presente sin comprometer el futuro de las próximas”. Uno de los mayores problemas medio ambientales es el gran aumento de los empaques, tanto en producción como en uso. Los empaques y residuos representan un alto porcentaje del volumen y el peso de las basuras domésticas en los países desarrollados. 2.3 MARCO CONCEPTUAL El Proyecto ha partido de la definición de los distintos conceptos pertenecientes al área de Logística de MAKRO SUPERMAYORISTA S.A, teniendo en cuenta comentarios adicionales de los autores sobre las mismas. Esta sección reseña brevemente tales alternativas conceptuales, presentando un esquema de definición amplia, especialmente elaborado por el Proyecto para registrar distintas versiones unidas a la básica. Con este segundo marco, se especifican los principales conceptos que se manejan en el proceso de entrega de domicilios (Delivery). 36 Para iniciar se explicará el tipo de negocio que maneja MAKRO SUPERMAYORISTA S.A donde actúa como un intermediario que procede en el canal de distribución comprando los productos a los Proveedores y vendiéndolos a los minoristas (Y en algunos casos a otros mayoristas) pero no a los consumidores finales. A su vez dentro de este formato de ejercicio (Mayorista) la compañía se acoge la subcategoría Cash and Carry (Pague y lleve) donde es el minorista el que se desplaza, paga y lleva. Pero como se encuentra la situación actual de los negocios junto al comportamiento de la competencia se hace necesario implementar formas de aumentar la participación ó cobertura del mercado. Una de estas formas es el proceso de Delivery con el cual MAKRO SUPERMAYORISTA S.A hace entregas a domicilio de pedidos que realizan sus clientes. Esto con el objetivo de hacerse presente en el mercado con financiación para clientes nuevos y/o con alto potencial de compra del grupo HORECA (Hoteles, restaurantes y casinos). Las características básicas del formato de autoservicio son, desde el punto de vista del comprador, la comodidad, el servicio rápido con el ahorro en coste de tiempo, la total libertad de elección y movimientos con discreción sobre las decisiones de compra, posible comparación de marcas y precios reducidos. Ahora bien desde el punto de vista del distribuidor se encuentra la posibilidad de racionalizar la exposición de los productos, de disponer de una mayor gama de oferta y de aumentar la productividad por m2 como consecuencia de la sustitución de parte del almacén por espacio de venta. Algunos conceptos que se trabajaron durante el desarrollo de este proyecto se definen a continuación: ALIMENTOS14 Todo producto natural o artificial, elaborado o no, que ingerido aporta al organismo humano los nutrientes y la energía necesarios para el desarrollo de los procesos biológicos. Quedan incluidas en la presente definición las bebidas no alcohólicas, y aquellas sustancias con que se sazonan algunos comestibles y que se conocen con el nombre genérico de especias. CAJA MASTER15 La caja máster es una agrupación de bultos o cajas en una carga compacta de mayor tamaño, para ser manejada como una sola unidad, reduciendo superficies de almacenamiento, facilitando las operaciones de manipulación, la cual puede ser dividida en unidades Makro. CICLO DE PEDIDO16 14 www.invima.gov.co/Invima/general/docs_general/glosario.pdf 15 Procedimiento Delivery Makro Supermayorista S.A año 2005 37 El tiempo y proceso involucrados desde la colocación de una orden al recibo del embarque CONTROL FINAL17 Área destinada en la salida de la tienda donde se verifica la mercancía que sale V.S la facturada y el control y prevención de pérdidas. LAYOUT18 Distribución física de los espacios donde hay mercancía dentro de la Tienda. Dentro de este concepto existe el layout de almacenamiento donde el objetivo es cumplir con una función de inventario y analizar la colocación de los componentes dentro de una Tienda. Entre las directrices de la casa matriz de esta compañía el estudio de layout dentro de las tiendas exige el análisis de altura y profundidad de los espacios, diversidad de artículos, necesidad de acceso, gastos de transporte (el cual hace parte de interés de este proyecto) y costos de ocupación de edificio. Se debe proteger la mercancía de siniestros, optimizar el almacenaje por metro cuadrado, con el mayor orden posible. En la compañía los pasillos se diseñan para lograr el mejor acceso a los productos, también se examinan las condiciones de ambiente como el ruido, iluminación, temperatura, olor entre otros. MBS19 Makro Buying System: Sistema de negocios Makro. Es el sistema de información al instante que se utiliza a nivel mundial en las Tiendas. MUELLE 20 Espacios ubicados en el área de RM (Recepción de mercancía) donde se estacionan los vehículos de carga para realizar el cargue y descargue de mercancías ya sea para la recepción, transferencia entre tiendas y despacho de domicilios bajo el concepto Delivery. MUTACIONES21 Efecto de transformar una unidad Makro en varias unidades Makro nuevas, del mismo producto o viceversa creando un artículo diferente con código y comportamiento independiente. Existen dos (2) tipos de mutaciones: 16 www.supplychainw.com/Diccionario/C.html 17 Ibeam 15 18 Ibeam 17 19 Procedimientos Makro Supermayorista S.A 20 Ibeam 19 21 Ibeam 21 38 Mutaciones automáticas: Son las mutaciones que realiza el sistema mediante el nightrun; el sistema realiza automáticamente las mutaciones de los códigos que generen stock negativo y que se encuentren previamente amarrados para mutar. Mutaciones manuales: Son aquellas que la tienda requiere según su funcionalidad y necesidad para realizar la venta de determinados productos (Situaciones esporádicas). Se deben digitar en el área de ALC en la tienda. Únicamentese realizan cuando los códigos involucrados no están amarrados en el sistema NIVEL DE SERVICIO22 Este es un indicador del cumplimiento de existencias del 100% de los productos activos en el sistema MBS, y es calculado considerando la proporción del total de artículos con existencias sobre el total de artículos activos. Por nivel de importancia se clasifica en: Nivel de Servicio del Makro Mail: Todos los productos publicados deben tener stock para la fecha de inicio de la vigencia del Makro Mail, y según las condiciones pactadas con el proveedor y hasta la fecha final de la oferta o hasta agotar existencias. Nivel de servicio de Productos Súper A: Estos productos son los más vendidos según el MBS y se determinan por tener el DMS más alto, por lo cual no pueden faltar en el surtido de la tienda. Nivel de Servicio Marcas Propias: Las marcas propias manejan el mejor margen y por su naturaleza Makro Supermayorista S.A. es el único distribuidor, por lo cual nunca deben presentar agotados. Nivel de Servicio por Proveedor: Este indicador está dirigido principalmente a los compradores de las áreas comerciales en Oficina Central, con el fin de realizar la evaluación de desempeño del proveedor y visualizar las oportunidades de mejora en la logística de entrega de mercancías con el proveedor. Nivel de Servicio General o Total: Reúne todos los anteriores conceptos y está conformado por el 100% de los productos activos codificados en el Sistema MBS. NO ALIMENTOS23 Son todos aquellos productos que no se encuentran categorizados en las clases de Alimentos y Perecederos, Estos productos van desde papelería, desechables hasta electrodomésticos etc. 22 Procedimiento Delivery, Makro Supermayorista S.A ano 2005 23 www.invima.gov.co/Invima/general/docs_general/glosario 39 PACKING Y PICKING24 Desde el momento que el lote de mercancía está en los muelles de RM de la empresa, se inicia el proceso de manejo de las mismas. El orden generalmente común comprende: Recepción, inspección, estiba, control, pre-despacho, despacho, packing y picking. El PACKING, puede resumirse como empaque, embalaje y envase. Se origina desde el momento que cada producto tiene propiedades físicas, que deben ser tomados muy en cuenta en la decisión de la presentación frente al consumidor y consecuentemente en su introducción en cadenas de abastecimiento logístico y de distribución, en forma particular en los procesos de almacenamiento y transporte. El embalaje (Permite acondicionar lotes de productos empacados en unidades de carga para su transporte y en fracciones de la misma utilizadas en el almacenamiento. El PICKING, es la preparación del pedido. Comprende la recolección y agrupación de una serie de productos diversos para cumplir con un pedido. Actualmente existe la tendencia de automatizar este proceso cuando el volumen de las mercancías lo amerite. El picking puede hacerse bajo procedimientos manuales, automáticos y mixtos. En la compañía este proceso se conoce también como mutaciones para la operación en tiendas, pero para el procedimiento que se va a evaluar si se utiliza el concepto original. PERECEDEROS25 Alimento que, en razón de su composición, características físico-químicas y biológicas, pueda experimentar alteración de diversa naturaleza en un tiempo determinado y que, por lo tanto, exige condiciones especiales de proceso, conservación, almacenamiento, transporte y expendio. PICKING LIST26 Listas impresas por el área de Delivery usadas para llevar el control del alistamiento de pedidos. 24 Procedimientos Makro Supermayorista S.A 25 www.saludcapital.gov.co/ListasVsp/Protocolos/.../glosario.pdf 26 www.supplychain.com/Diccionario/C.html 40 PRECINTO27 Alambre de cobre que se coloca en las puertas como una forma de reconocer si han sido abiertas durante un determinado período de tiempo. Presenta en uno de los extremos una medalla metálica en cual se introduce el otro extremo del alambre juntando la puerta y su marco, siendo asegurado con una pinza o alicate; esta medalla lleva impreso un consecutivo de control. RM (Recepción de mercancía)28 Es aquella en la que se descarga la mercancía, para después trasladarla al almacén. En primer lugar, se debe conocer los muelles, que por estar localizados en la zona externa necesitan espacio suficiente para que se pueda acceder y realizar la maniobra de los vehículos fácilmente. Se destinará una puerta de acceso al almacén para cada uno de ellos; que tenga que descargar. Para saber los puntos de entrada que serán necesarios se deberá calcular el tiempo medio que tarda cada uno desde la espera hasta finalizar la descarga. Con el tiempo medio por vehículo se podrá determinar si hace falta uno, dos o tres muelles, con el fin de que la recepción sea lo más eficaz posible y no tenga un coste elevado. En esta misma zona se puede destinar un área de control de la mercancía recibida (Segundo conteo), donde se comprobará el pedido que se ha realizado al proveedor con la mercancía recibida. Determinados productos requerirán una inspección de la misma, por lo que se deberá destinar un área de inspección para depositar la mercancía recibida con el fin de ser inspeccionada. TERCERIZACIÓN29 En el proceso de Delivery se maneja la distribución de pedidos a través de un tercero el cual se define de la siguiente manera: Delegar, encomendar o subcontratar actividades secundarias de la Compañía a un agente externo que tenga especialidad en ellas con la integración especial que implica la asociación de las actividades desempeñadas por los elementos logísticos geográficamente dispersos en las cuales el transporte juega un papel fundamental y la integración intertemporal. UNIDAD MAKRO30 Mínima cantidad de cada artículo que vende Makro. 27 www.wordreference.com/sinonimos/precinto 28 html.supplychain.com/almacenes-y-manejo-de-materiales.html 29 Procedimientos Makro Supermayorista S.A 30 Glosario Makro Supermayorista S.A 41 ZONA DE PICKING 31 Es el espacio donde se prepara la mercancía para enviar a los clientes. Estará determinada según la cantidad de solicitudes recibidas y el medio de transporte de reparto. En ciertos almacenes con gran movimiento de mercancías, esta zona puede tener un área de consolidación, que sirve para depositar y preparar la mercancía correspondiente a un pedido. En esta misma área se puede realizar el embalaje. En caso de que esta actividad no se pudiera desarrollar en el mismo lugar, debido a las características del mismo, o por el volumen de pedidos solicitados, se destinaría un área de embalaje. Una vez embalado el pedido se realizará un control de salidas que consistirá en comprobar las mercancías preparadas con las mercancías solicitadas. En el caso de no poder realizarse en el mismo espacio se dispondrá de un área de control final. 2.4 MARCO GEOGRÁFICO De acuerdo al punto 1.6 en la parte de espacio, el estudio se está realizando en la tienda Cumara perteneciente a la cadena de almacenes Makro Supermayorista, ubicada en la localidad de Usaquén. (Ver Figura1) Figura 3. Bogotá con ubicación localidad Usaquén. Fuente. Dirección de estudios e investigaciones de la CCB año 1997 La localidad Usaquén está ubicada en el norte de Bogotá; representa el 8% del área total de la ciudad, es la cuarta localidad en extensión total territorial con 6.531 ha y la tercera en extensión de área urbana; posee 2.720 ha de suelo rural y 290 31 html.supplychain.com/almacenes-y-manejo-de-materiales.html 42 ha de suelo de expansión. Limita por el norte con los municipios de Chía y Sopó; al sur con la localidad deChapinero; al oriente con el municipio de la Calera y al occidente con la localidad de Suba. Por su posición geográfica, es considerada como una localidad de conexión entre las localidades de Bogotá y el norte de Cundinamarca. En Usaquén32 predominan las clases socioeconómicas media y alta: El 32,3% de predios es de estrato 4 y ocupa la mayor parte del área urbana local, el 24,8% pertenece a predios de estrato 6, el estrato 3 representa el 21,1%, el 14,9% corresponde a predios de estrato 5, el 2,5% de predios corresponde a predios sin estrato y el 1,7% restante, corresponde a predios de estrato 1. De acuerdo con el Plan de Ordenamiento Territorial de Bogotá, el uso del suelo urbano de Usaquén se divide en seis áreas de actividad: Residencial (56,6%), área urbana integral (19,5%), dotacional (17,5%), comercio y servicios (4,2%), suelo protegido (1,7%) y área de actividad central (0,5%) (Ver figura 2). Figura 4. Uso del suelo de Usaquén. Fuente. Dirección de Estudios e Investigaciones de la CCB, 1997 Usaquén33 es la séptima localidad de Bogotá en población: 441 mil habitantes (6,4% del total). En términos de población la hace comparable con departamentos como Chocó o Caquetá que tienen 414 mil y 456 mil habitantes, respectivamente. 32 Dirección de Estudios e Investigaciones de la CCB 33 Ibeam 32 43 Sin embargo, es la quinta localidad con menor densidad de población: 68 personas por hectárea, por encima del promedio de la ciudad (42 p/ha). Una característica de la estructura de la población de la localidad es el gran porcentaje de participación de jóvenes: el 40,4% es menor de 25 años. Al igual que las demás localidades de la ciudad, dentro de la población de Usaquén, las mujeres tienen la mayor participación (55,5%), mayor al promedio de Bogotá (53,1%). El promedio de personas por hogar, 3.2, es el quinto más bajo entre las localidades, inferior al de la ciudad, 3.5, e igual al de Barrios Unidos. La participación de la mano de obra en el mercado laboral, medida por la tasa global de participación, TGP, fue 62,2% en el 2003. Octavo porcentaje más bajo entre las localidades y menor al de Bogotá (63,4%), lo que indica una participación baja de la población de la localidad en el mercado laboral de la ciudad. La población económicamente activa, PEA, que reside en Usaquén, tiene en su mayoría educación superior (63,6%); así mismo, el 24,3% tenía educación secundaria y el 11,2% educación primaria. En el 2004 se registraron 203 mil empresas en Bogotá. De éstas, 9%, equivalentes a 18.904 empresas, se ubicaron en la localidad Usaquén. Frente a las demás localidades de la ciudad ocupó el cuarto lugar por número de empresas. En términos de los activos, las empresas en Bogotá reportaron $320 billones, de los que $25.4 billones pertenecen a la localidad de Usaquén con lo cual la localidad se ubicó en el tercer puesto. En el 2004, la localidad de Usaquén34 registró una actividad empresarial concentrada en el sector de los servicios (80%), otros sectores representativos para la economía local fueron la industria (9,4%) y la construcción (6,4%). La mayor participación del sector servicios fue el resultado de la alta concentración del comercio (29,2% de las empresas), actividad que, además, representó el eje de la economía local; de los servicios inmobiliarios, empresariales y de alquiler (23%), y en menor medida, por las actividades de intermediación financiera (6,5%), otras actividades de servicios comunitarios, sociales (5,5%), la actividad de transporte, almacenamiento y comunicaciones (5,1%) y los hoteles y restaurantes (5%). Según el tamaño de las empresas, se puede afirmar que Usaquén es una localidad con mayor presencia de microempresarios. Del total de empresas en el 2004, se encontró un total de 15.194 microempresas, que representaron el 80% de las empresas establecidas en la localidad y el 8,7% de las de Bogotá. Las PYMES representaron el 19%, mientras la gran empresa (1%) registró una participación relativamente baja. Sin embargo, en la localidad se encuentran empresas grandes tan importantes como Cerro Matoso S A y TEPMA B V (Sucursal en Colombia) en el sector de explotación de minas y canteras; 34 Dirección de Estudios e Investigaciones de la CCB ano 1997 44 Financiera de Desarrollo Territorial S A, FINDETER, ABN Amro Bank Colombia S A y Organización Corona S A, en el sector de intermediación financiera; Transgas de Occidente S A, en el sector de Transporte, almacenamiento y comunicaciones; Holcim (Colombia) S A y Makro de Colombia S A, en el sector de comercio; Concesionaria Vial de los Andes S A, Coviandes S A, en el sector de la construcción; y la empresa DIACO S A en la industria manufactura. Firmas como las mencionadas han contribuido al desarrollo de la actividad económica y a la generación de empleo en la localidad. La mayor proporción de las empresas de Usaquén se localizó geográficamente en la parte sur de la localidad, cerca de sus avenidas principales. Se destacaron por su concentración empresarial los barrios tradicionales de Santa Bárbara Occidental, Santa Bárbara Central, Cedritos, San Patricio, Santa Bárbara Oriental, Cedritos y Las Orquídeas. La es de gran importancia en la estructura empresarial de Usaquén. En el 2004 obtuvo ventas por valor de $6 billones, el 35% del total de las ventas locales, reportó activos por $4 billones, el 17% del total de la localidad y ocupó al 23% del personal contratado por las empresas de la localidad. Actividad comercial Las actividades del sector comercio en Usaquén se destacaron tanto por su número (5.513) como por el valor de sus activos. Por número, se destacaron las actividades de comercio al por menor de productos nuevos de consumo doméstico en establecimientos especializados (25%); otros nuevos productos de consumo, en establecimientos especializados (13%); comercio en establecimientos no especializados (11%); y comercio al por mayor de productos de uso doméstico (10%). El comercio al por menor de artículos nuevos en establecimientos especializados se concentró en el sector de los barrios Cedritos, Las Orquideas y Santa Bárbara Occidental. Así mismo, el comercio al por menor en establecimientos no especializados se concentró en el sector de los barrios San Cristóbal Norte, Las Orquídeas, El Verbenal, Barrancas y Cedritos; el de alimentos se concentra en el sector de los barrios Santa Bárbara Occidental, San Patricio, Santa Bárbara Central y Santa Bárbara Occidental. Actualmente Makro Supermayorista tiene una participación en el mercado de la localidad de Usaquén del 2,35%, aunque el porcentaje de participación no sea significativo las ventas de Makro superan los $6000 millones de pesos. Makro Supermayorista se encuentra ubicado en la dirección Autopista Norte con Calle 193. 45 Figura 5. Mapa localización Makro en el zona de Cumara perteneciente a la localidad de Usaquén Fuente. Los Autores. 2010. 2.5 DISEÑO METODOLÓGICO 2.5.1 Objeto de Estudio: El proceso que se lleva a cabo en el área de delivery de Makro Supermayorista S.A. 2.5.2 Línea de Investigación: Teniendo en cuenta el tema de investigación y el carácter mixto (Cuantitativo y cualitativo) de la misma, la cual busca establecer estrategias que permitan generar un incremento en las ventas del 50% (Objetivo del área) y a su vez, permitan mejorar el manejo de mercancías en los procesos de picking y packing (Objetivo del proyecto), ésta se enmarca dentro de la línea de investigación establecida por la Universidad Libre en cuanto al diseño de plantas, y logística mediante la validación atreves software de simulación. 2.5.3 Tipo de Estudio: El estudio planteado en la presente investigación es de carácter mixto abarcando variables cuantitativas como cualitativas ya
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