La estructuración de sistemas de gestión de documentos

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Cuadernos de Investigaciones de Ciencias de la Información. No.1, año 2016. Pág. 39 
 
La estructuración de sistemas de gestión de documentos y 
archivos como base para la implementación de un sistema de 
preservación digital 
Juan Miguel Castillo Fonseca 
http://orcid.org/0000-0003-4065-268X 
Resumen 
La administración pública debe reflejar sus actividades a partir de una buena organización 
de sus archivos para poder transparentar y dar acceso a la información contenida en los 
documentos que se localizan precisamente en ellos. Por tanto, podemos decir que la 
claridad en la información que sustenta el quehacer cotidiano y la rendición de cuentas de 
las instituciones públicas, debe estar sustentada en una adecuada organización de archivos, 
sin la que, por el contrario, la administración pública se vuelve caótica e imposible. El 
presente trabajo analiza la Estrategia Digital Nacional (EDN) y su relación con los sistemas 
de gestión de documentos y archivos, con el fin de democratizar los servicios públicos en el 
país. La metodología empleada en esta investigación, se basa en un método analítico de 
fuentes documentales y del método comparativo sobre el uso de los sistemas de gestión 
documental y archivos en México, a fin de proponer la formulación de un sistema de 
preservación digital. 
Abstract 
Public administration must reflect its activities from a good organization of your files to be 
transparent and provide access to the information contained in the documents are located 
precisely in them. Therefore, we can say that the clarity of the information supporting the 
daily work and accountability of public institutions, must be supported by proper 
organization of files, without which, however, public administration becomes chaotic and 
impossible. This paper analyzes the National Digital Strategy and its relation with document 
management systems and files, in order to democratize public services in the country. The 
methodology used in this research is based on an analytical method of documentary 
 
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sources and the comparative method on the use of document management systems and 
archives in Mexico, to propose the development of a digital preservation system. 
Palabras clave: Sistema, gestión de documentos, gestión de archivos, preservación digital, 
estrategia digital nacional. 
Key words: System, document management, file management, digital preservation, 
national digital strategy. 
Introducción 
Actualmente los archivos en México, representan el cúmulo de funciones y actividades que 
el Gobierno realiza día a día con la finalidad de cumplir sus obligaciones ante los ciudadanos, 
mediante la gestión pública. La Estrategia Digital Nacional (EDN), es el plan de acción que 
el Gobierno de la República implementara durante los próximos años para fomentar la 
adopción y el desarrollo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) e 
insertar a México en la Sociedad de la Información y el Conocimiento. Este documento surge 
en el marco del Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2013-2018, y forma parte de la estrategia 
transversal “Gobierno Cercano y Moderno”. La idea es aumentar la digitalización en México, 
para que con ello se maximice su impacto económico, social y político en beneficio de la 
calidad de vida de las personas, sin embargo, aún existe un grave letargo en materia 
archivística y por ende en la inclusión de esquemas de preservación digital. 
El Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2013-2018 
La democracia entendida en una idea muy abstracta, es considerada como una forma de 
gobierno del Estado, en donde su principal característica es que el poder es ejercido por los 
ciudadanos o el pueblo, mediante mecanismos de participación en la toma de decisiones, 
por lo cual, existiendo sistemas con información accesible, transparente y que permitan la 
interacción ciudadana, se consideraría una forma en donde se democratiza la información 
del gobierno en turno hacía la sociedad. 
 
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Actualmente la política mexicana, tiene su eje rector en las acciones del Gobierno, las cuales 
están estipuladas en el (PND), que es un instrumento que de acuerdo al “Artículo 26”, de la 
(CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS EUM), se elabora conforme a lo establecido en la Ley de 
Planeación. 
Este plan tiene la finalidad de: 
1. Establecer los objetivos nacionales, las estrategias y prioridades durante la 
Administración del 2013 al 2018, a fin de mantener un rumbo y una dirección clara. 
2. Permite la rendición de cuentas a los ciudadanos por parte del Gobierno Federal. 
3. Determina la base para la generación de los programas sectoriales, especiales 
institucionales y regionales. 
El Banco Mundial, a través de (VILERA GUERRERO, 2004), señala que el nuevo paradigma 
productivo se corresponde con la penetración de las tecnologías de la información en la 
vida económica e industrial, teniendo como base fundamental el conocimiento y la 
innovación. En esta dirección, la intensidad de los cambios que supone el escenario de 
competitividad global, basa su supremacía en el conocimiento humano, a partir de allí, se 
considera que la obtención de información y el desarrollo de la innovación podrá ser 
perfilado con éxito. 
Con la intención de ir definiendo el tema, es importante señalar que la incorporación de la 
disciplina archivística en la sociedad actual, exige la presencia de profesionales dedicados a 
implementar modelos de gestión de documentos y archivos de manera física y digital. 
Además, es necesario considerar que (DIETERICH, 1995) señala que la economía global del 
siglo XXI, la calificación científica y profesional de la fuerza de trabajo, constituye el arma 
competitiva fundamental, en detrimento de ventajas comparativas tradicionales como 
recursos históricamente acumulados (p. e., el stock de capital acumulado) o riquezas 
naturales. Esta creciente importancia de la calidad científica-profesional del factor humano 
aumenta, en abstracto, la importancia de los sistemas educativos formales. 
 
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Lo que caracteriza la revolución tecnológica actual [es la] aplicación del conocimiento e 
información a la generación de conocimiento y los dispositivos de 
procesamiento/comunicación de la información, en un circuito de retroalimentación 
acumulativa que se da entre la innovación y los usos de la innovación.(…) Luego sigue una 
estrecha relación entre los procesos sociales de creación y manipulación de símbolos (la 
cultura de la sociedad) y la capacidad para producir y distribuir bienes y servicios (las fuerzas 
productivas). Por primera vez en la historia, la mente humana es una fuerza productiva 
directa, no sólo un elemento decisivo del sistema de producción. (DIETERICH, 1995) 
El objetivo principal que plantea el (PND) 2013 -2018, se encuentra enfocado en llevar a 
México a su máximo potencial y fija cinco metas nacionales para conseguirlo: 
Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2013-2018 
 
1. Un México en Paz; La idea central de esta meta es fortalecer a las instituciones 
mediante el diálogo y la construcción de acuerdos con actores políticos y sociales, la 
formación de ciudadanía y corresponsabilidad social, el respeto y la protección de 
los derechos humanos, la erradicación de la violencia de género, el combate a la 
corrupción y el fomento de una mayor rendición de cuentas, todo ello orientado a 
la consolidación de una democracia plena. 
2. Un México Incluyente; En este punto, México busca garantizar el 
ejercicio efectivo de los derechos sociales de todos los mexicanos, que vaya más 
allá del asistencialismo y que conecte el capital humano con las oportunidades, a fin 
de que disminuyan las brechas de desigualdad.Cuadernos de Investigaciones de Ciencias de la Información. No.1, año 2016. Pág. 43 
 
3. Un México con Educación de Calidad; Respecto a este rubro, la meta busca contar 
con capital humano preparado, que sea fuente de innovación y lleve a todos los 
estudiantes a su mayor potencial humano. Incrementando la calidad de la educación 
para que la población tenga las herramientas y escriba su propia historia de éxito. El 
enfoque, en este sentido, será promover políticas que cierren la brecha entre lo que 
se enseña en las escuelas y las habilidades que el mundo de hoy 
demanda desarrollar para un aprendizaje a lo largo de la vida. En la misma línea, se 
buscará incentivar una mayor y más efectiva inversión en ciencia y tecnología que 
alimente el desarrollo del capital humano nacional, así como nuestra capacidad para 
generar productos y servicios con un alto valor agregado. 
4. Un México Próspero; Este apartado persigue el crecimiento sostenido de la 
productividad en un clima de estabilidad económica, mediante la generación de 
igualdad de oportunidades. Lo anterior considerando que una infraestructura 
adecuada y el acceso a insumos estratégicos fomentan la competencia y permiten 
mayores flujos de capital y conocimiento hacia individuos y empresas con el mayor 
potencial para aprovecharlo. 
5. Un México con Responsabilidad Global; Esta meta pretende fortalecer la presencia 
de México en la comunidad internacional, recobrando el liderazgo en beneficio de 
las grandes causas globales. Reafirmaremos nuestro compromiso con el libre 
comercio, la movilidad de capitales, la integración productiva, la movilidad segura 
de las personas y la atracción de talento e inversión al país. 
En relación a las estrategias transversales que el Gobierno propone destacan tres: 
a) Democratizar la Productividad 
Respecto a la estrategia para Democratizar la Productividad, el (PND) pretende en llevar 
acabo las políticas públicas que eliminen los obstáculos que impiden alcanzar su máximo 
potencial a amplios sectores de la vida nacional y menciona que sería lo siguiente: Significa 
generar los estímulos correctos para integrar a todos los mexicanos en la economía formal; 
analizar de manera integral la política de ingresos y gastos para que las estrategias y 
 
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programas de gobierno induzcan la formalidad; e incentivar, entre todos los actores de la 
actividad económica, el uso eficiente de los recursos productivos. Es decir, esta estrategia 
pretende que las oportunidades y el desarrollo lleguen a todas las regiones, a todos los 
sectores y a todos los grupos de la población, mediante políticas y programas de la 
Administración Pública Federal, a fin de optimizar el uso de los recursos públicos e impulsar 
el crecimiento del país desde los sectores privado, social, y desde todos los órdenes de 
gobierno. 
b) Gobierno Cercano y Moderno 
En esta estrategia se habla de las políticas y acciones de gobierno que inciden directamente 
en la calidad de vida de las personas, al contar con un gobierno eficiente, con mecanismos 
de evaluación que permitan mejorar su desempeño y la calidad de los servicios; así como 
simplificar la normatividad y trámites gubernamentales, y rendir cuentas de manera clara y 
oportuna a la ciudadanía y describe lo siguiente: Las políticas y los programas de la presente 
Administración deben estar enmarcadas en un Gobierno Cercano y Moderno orientado a 
resultados, que optimice el uso de los recursos públicos, utilice las nuevas tecnologías de la 
información y comunicación e impulse la transparencia y la rendición de cuentas con base 
en un principio básico plasmado en el artículo 134, (CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS EUM) 
c) Perspectiva de Género 
En relación a esta estrategia, se menciona que la presente Administración considera 
fundamental garantizar la igualdad sustantiva de oportunidades entre mujeres y hombres. 
Además, señala el (PND) que es inconcebible aspirar a llevar a México hacia su máximo 
potencial cuando más de la mitad de su población se enfrenta a brechas de género en todos 
los ámbitos. Éste es el primer Plan Nacional de Desarrollo que incorpora una perspectiva de 
género como principio esencial. Es decir, que contempla la necesidad de realizar acciones 
especiales orientadas a garantizar los derechos de las mujeres y evitar que las diferencias 
de género sean causa de desigualdad, exclusión o discriminación. 
 
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La Estrategia Digital Nacional 
La (EDN), es el plan de acción que el Gobierno de la República implementará hasta el 2018 
y plantea los desafíos que México enfrenta en el contexto digital y la manera en la que se 
les hará frente, a través de cinco grandes objetivos: 
Cuadro. 1. Estrategia Digital Nacional. (EDN) 
 
1) Transformación Gubernamental, 2) Economía Digital, 3) Educación de Calidad,4) Salud 
Universal y Efectiva, 5) Seguridad Ciudadana. 
El propósito fundamental de la Estrategia es lograr un México Digital en el que la adopción 
y uso de las TIC maximicen su impacto económico, social y político en beneficio de la calidad 
de vida de las personas. Dicha estrategia surge como respuesta a la necesidad de 
aprovechar las oportunidades que la adopción y el desarrollo de las TIC crean para potenciar 
el crecimiento del país. De acuerdo con el índice de digitalización establecido en el 
(PROGRAMA PARA UN GOBIERNO CERCANO Y MODERNO, 2013) , México se encuentra en 
la última posición en digitalización entre los países de la OCDE, y en la quinta posición en 
América Latina, con un valor de 37.05 puntos para el año 2011. 
A partir de tal escenario, se establece el objetivo de la (EDN). Paralelamente se plantea que 
México alcance los indicadores del país líder de América Latina (actualmente, Chile) para el 
año 2018. Para lograr esta meta, y cada uno de los cinco objetivos de la Estrategia Digital 
Nacional, se plantean cinco habilitadores clave que son las siguientes herramientas 
transversales: 1) Conectividad, 2) Inclusión y Habilidades Digitales, 3) Interoperabilidad, 4) 
Marco Jurídico y 5) Datos Abiertos. 
 
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La (EDN), representa un cambio fundamental en el direccionamiento hacia una Sociedad de 
la Información y el Conocimiento y es visto como un producto de una coordinación y 
colaboración transversal de todas las dependencias e instituciones que componen el Estado 
Mexicano. Cabe destacar que dentro del (PROGRAMA PARA UN GOBIERNO CERCANO Y 
MODERNO, 2013) en el cual se establece en el Objetivo 5: Establecer una Estrategia Digital 
Nacional que acelere la inserción de México en la Sociedad de la Información y del 
Conocimiento. El propósito general de la (EDN) es aumentar la digitalización de México, 
para que con ello se maximice su impacto económico, social y político en beneficio de la 
calidad de vida de las personas. 
La misión y la visión de la Estrategia Digital Nacional (EDN), son las siguientes: 
• Misión: Facilitar el acceso y promover la utilización de las TIC en la vida cotidiana 
de la sociedad y del gobierno para que éstas contribuyan al desarrollo económico 
y social del país, y a mejorar la calidad de vida de las personas. 
• Visión: Un México Digital con una sociedad conectada, participativa e 
innovadora que potencializa sus capacidades para tener mejores oportunidades; 
y un gobierno abierto, cercano, moderno y transparente, que garantice que la 
tecnología sea motor del desarrollo del país. 
Por lo anterior, en este apartado se describirá la contribución de la Estrategia Digital al 
desarrollo de México en un nivel más amplio, esto es, a través de su aportación a las metas 
del (PND) 2013-2018. En este sentido en la meta México Incluyente, enfatizada en el PND 
sesustenta en varias estrategias cuya efectividad se relaciona directamente con las TIC. En 
este sentido, la digitalización que promueve la Estrategia, contribuye a lograr un México 
incluyente debido a que: 
a) Facilita que el gobierno provea acceso a servicios públicos de calidad, promoviendo así la 
inclusión social. b) Posibilita que los derechos humanos sean garantizados con 
independencia de la condición social de las personas. c) Permite, además, el ejercicio de los 
 
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derechos humanos que están directamente relacionados con las TIC. d) Contribuye a la 
accesibilidad para personas con alguna discapacidad, y con ello, a su plena inclusión social. 
e) Potencializa el acceso a los servicios de salud, mediante el empleo de las TIC para generar 
una política digital integral de salud. 
1. Etapas para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos (SGD) y 
de un Sistema de Gestión de Archivos (SGA). 
A) Diagnóstico institucional. 
Es una técnica para captar y analizar sistemáticamente la información en todos los niveles, 
esto permitirá evaluar la eficacia de los planes de acción adoptados y con ello pronosticar 
la situación a futuro. El objetivo del diagnóstico consiste en evaluar el fundamento de la 
administración mediante la localización de irregularidades o anomalías y el planteamiento 
de posibles alternativas de solución. (CASTILLO FONSECA, 1998.) 
El diagnóstico sirve para analizar si se tienen establecido un (SGD) y un (SGA), y en caso de 
no tenerlos, implementarlos. 
Para el diseño del formato de diagnóstico se consideran aspectos como: 
1.- Recursos humanos, materiales, técnicos y financieros: En relación a los recursos 
humanos este punto es de suma importancia debido a que aquí se conoce quien es la 
persona encargada, el puesto que desempeña, sus funciones, tiempo de laborar en el 
archivo, así como el personal que dependen o trabajan él. Así como conocer su formación 
y si ha recibido algún tipo de capacitación en cuanto a materia archivística se refiere. 
Respecto a los recursos materiales, se revisa toda la infraestructura en equipo y mobiliario 
con el que se cuenta, incluyendo la tecnología. En el caso de los recursos técnicos, se revisa 
si cuentan con manuales de políticas y procedimientos de archivos, formatos, instrumentos 
de descripción y control archivístico, entre otros. También es de suma importancia 
considerar los recursos financieros y el apoyo de la alta dirección para impulsar proyectos 
nuevos. 
 
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2.- Procesos archivísticos: este aspecto está enfocado a los procesos que se llevan a cabo 
en cuanto a la clasificación, ordenación, depuración, transferencias en cuanto a al proceso 
de vida del documento. Sin dejar de abordar los instrumentos de control que se tienen para 
el majeo de la documentación y los datos que contienen. 
3.- Espacios físicos del local: en este punto se abordarán los elementos en cuanto a la 
construcción del inmueble se refiere, sus medidas, estado físico actual, el tipo de ventilación 
con la que cuenta, señalización, planes de evacuación, sistemas de regulación de 
temperatura y humedad. (CASTILLO FONSECA, 1998.) 
4.- Condiciones de los documentos: en esta unidad se pretende conocer las condiciones 
actuales de los documentos, el trato físico que les dan y sus medidas preventivas, su forma 
de resguardo que va desde el tipo de caja o contenedor utilizado hasta las medidas de 
prevención que tienen en los archivos. 
5.- Tipología y volumen documental: Se pretende conocer el tipo de documentos 
producidos y la cantidad de documentos conservados en esos archivos. 
6.- Servicios: Dentro de este apartado se pretende conocer el tipo de servicio que se ofrece 
dentro de estos acervos, la frecuencia con que se solicita la documentación, el trámite que 
se debe llevar a cabo para ingresar al acervo. (JAIMES SÁNCHEZ, 2003) 
B) Normativa 
En este punto se determinará la normativa aplicable al SGD y al SGA. En este rubro se 
revisará lo siguiente en ambos Sistemas: 
1. Políticas Nacionales (Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, Estrategia digital 
Nacional, Política TIC, Prospera Digital, Decreto de Datos Abiertos, Gobierno 
Abierto, Ventanilla Única Nacional para los Trámites e Información del Gobierno, 
entre otras), 
 
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2. Leyes (Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley Federal 
de Archivos, entre otras). Reglamentos y lineamientos, además de las Normas 
Mexicanas, 
3. Normas internacionales ISO, 15489, 30/300, 14721, ISAD G, ISAAR (CPF), entre 
otras, 
4. Programa de gestión documental, se aplicará la normativa en relación a los 
procesos archivísticos asociados a la: (TRIANA TORRES, 2006), 
a) Producción documental, 
b) Recepción de documentos, 
c) Distribución de documentos, 
d) Trámite de documentos, 
e) Organización, 
f) Consulta de documentos, 
g) Conservación y preservación de documentos físicos y digitales, 
h) Disposición final de los documentos. 
Es importante aclarar que en el uso de los principios archivísticos aplicados a los procesos 
técnicos archivísticos para la organización documental dentro del SGD, permiten la 
elaboración de los instrumentos específicos, por ello es importante consultar modelos 
teóricos que aporten información base en la integración de los sistemas. 
5. Instrumentos técnicos 
a) Cuadro general de clasificación archivística, 
b) Catálogo de disposición documental, 
c) Catálogo de descripción en archivos históricos, 
d) Inventarios documentales (Transferencia primaria, secundaria y baja 
documental), 
e) Guías, 
f) Formatos e instructivos, 
g) Manuales de políticas y procedimientos. 
 
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La misma normativa también contiene elementos para la implementación de un (SGA), en 
donde se analizan las áreas, funciones y actividades del sistema archivístico como la (Unidad 
de Correspondencia u Oficialía de Partes, Archivos de Trámite, Archivo de Concentración y 
Archivo Histórico) y su correlación intrínseca con el (SGD). También sirve de enlace interno 
entre el sistema propiamente dicho y los subsistemas, y de enlace externo manteniendo la 
comunicación y consulta para brindar servicios de acceso, transparencia, e-gobierno, 
ventanilla única, entre otros. 
6. Capacitación 
Una vez identificada la problemática archivística en el SDG y en el SGA, y determinada la 
normativa a utilizar en ambos casos, y entendido el funcionamiento de los sistemas, se 
procede a la capacitación del personal. La capacitación juega un rol fundamental dentro del 
proyecto de modernización del sistema de archivo. Esta se impartirá en diferentes 
momentos del proyecto y tendrá una intencionalidad específica: 
a) Sensibilización: Mandos directivos, conferencia de 2 hrs. 
b) Capacitación al Personal en General: Mandos medios y directivos de las unidades 
generadoras de documentos, talleres. 
c) Capacitación Especializada: Estos cursos se impartirán únicamente al personal que 
se hará cargo del SGD, del SGA y el SPD, su duración será de 20 a 40 hrs. 
 
Cuadro 2. Etapas para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos (SGD). Creación del 
autor. 
 
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Como se puede observar en el cuadro anterior, las etapas sugeridas para conseguir 
implementar el (SGD), requieren desde el análisis archivístico, el conocimiento de los 
marcos jurídicos, la capacitación institucional y finalmente los pasos para la implementación 
del programa de gestión documental, en un ciclo en constante actualización. 
 
Cuadro 3. Etapas para la implementación de unSistema de Gestión de Archivos (SGA). Creación del autor. 
Respecto al cuadro anterior, se observan diferencias entre el (SGD) y el (SGA), como se 
puede notar en la profundidad del diagnóstico en donde se revisa el sistema general 
archivístico de la institución relativo a sus funciones, actividades y recursos técnicos; y en el 
programa de gestión de archivos, en donde se establecen las bases para cada unidad o 
subunidades de archivos que se decidan tener. Es importante mencionar que estas etapas 
se repiten constantemente en periodos de tiempo determinado. 
7. Plan para crear un Sistema de Preservación Digital (SPD) 
A fin de establecer un Plan de Preservación Digital, se debe tener clara la idea de un enfoque 
sistémico en donde aparte de integrar un (SGD) y un (SGA), se integre un Sistema de 
Preservación Digital (SPD), con la intención de que las instituciones generen su propio 
repositorio digital y cumplir con ello con las disposiciones emitidas en el (PND) y en la (EDN), 
a fin de perfilar a la institución hacia un Gobierno Abierto. 
 
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Sin embargo, este es el nuevo desafío, que implica nuevas políticas en este (SPD), que 
requeriría, la aplicación de normas como DUBLIN CORE, PREMISE, RDA, ISAD-G, entre otras, 
y el uso de estándares como Metada Encoding and Transmission Estándar (METS), 
Metadata Objet Description Shema (MODS), Open Archival Informatión Systems (OAIS), 
Open Archives Iniciative (OAI-PMH), entre otros, que cuentan con metadatos de carácter 
(administrativo, descriptivo, de preservación digital, técnicos y de uso), los cuales permiten 
la recuperación y acceso al documento digital (Objeto digital), además de contar con una 
vigilancia tecnológica y mantenimiento del mismo, que ayudan a equilibrar el sistema entre 
la entropía (Tendencia al relajamiento del sistema o caos) y la homeostasis (Mantenimiento 
de estándares dinámicos internos). A fin de que el uso de documentos digitales, cuenten 
con códigos de origen que validen la fiabilidad y autenticidad dentro del sistema. 
También se debe tener en cuenta que este nuevo SPD, tendrá desafíos fuertes como: 
1) El mantenimiento: Buen estado de los recursos. 
2) Actualización: De programas (Hardware y software). 
3) Migración: Transferencia de información digital a una nueva configuración. 
4) Emulación: Recreación del entorno técnico requerido para ver y utilizar la 
colección o repositorio digital. 
5) Preservación de la Tecnología: Preservar el entorno técnico que hace funcionar el 
sistema como: Sistemas operativos, programas, aplicaciones originales, entre 
otros. 
6) Arqueología Digital: Métodos y procedimientos para rescatar contenidos dañados 
de programas a entornos digitales obsoletos o afectados por cualquier anomalía. 
Todo esto en atención a los 5 habilitadores que plantea la Estrategia Digital Nacional: 1) 
Conectividad, 2) Inclusión y Habilidades Digitales, 3) Interoperabilidad, 4) Marco Jurídico y 
5) Datos Abiertos. 
 
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Cuadro 4. Etapas para la implementación de un Sistema de Preservación Digital. (SPD). 
Creación del autor. 
Como se puede observar en este cuadro, el diagnóstico, la normativa y el programa de 
preservación digital, sufren modificaciones de análisis y de aplicación, obviamente la 
capacitación también tendrá que orientarse hacia la implementación de este programa. 
 
Cuadro 5. Estructuración de un SGD, SGA y un SPD. Creación del autor. 
En el cuadro anterior, se puede observar la estructuración de sistemas y su interrelación a 
partir del (PND) y la (EDN) que habilita a los sistemas de gestión de documentos y archivos 
a desarrollar el sistema de preservación digital, como un esquema que está en constante 
actualización. Esta interoperabilidad de sistemas permitirá tener vigilancia, no solo 
tecnológica, sino documental y de gestión. 
 
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Conclusiones 
1. Sin archivos organizados, mediante la gestión de documentos y la gestión de 
archivos, difícilmente estaremos entrando en la Estrategia Digital Nacional. 
2. El reto implica, no sólo recursos de cualquier índole, sino voluntad política e 
institucional. 
3. El uso de la tecnología, se tiene que entender como una herramienta, sin embargo, 
al usarla, forzosamente se tendrá que actualizar constantemente. 
4. La importancia de los archivistas ante estos desafíos, implica no solo el conocimiento 
teórico de los principios archivísticos, la metodología, la práctica en la organización 
documental, el uso de la normativa archivística, la aplicación de la tecnología fija o 
móvil, sino que además requiere de la administración y el enfoque de sistemas. 
5. La importancia de las escuelas que imparten las licenciaturas en archivística en el 
país tienen el deber y la obligación de enseñar los contenidos acordes con las 
necesidades nacionales. 
6. Cada día aumenta el perfil profesional de los archivistas en México, por lo cual se 
requieren herramientas que les permitan incursionar en estas sociedades 
emergentes que demandan soluciones integrales de información. 
La transparencia y el acceso a la información es un punto medular respecto al ejercicio de 
los derechos ciudadanos y a los procesos de democratización en el país, las dependencias 
gubernamentales tienen la necesidad imperiosa de organizar la información documental de 
manera especializada, con el fin de cumplir con las exigencias que la sociedad demanda y 
con ello lograr estructurar sistemas de gestión de documentos, de archivos y de 
preservación digital. 
 
 
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