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UNIDAD – TABLAS 
 
Tablas 
Vamos a ver cómo trabajar con tablas de datos en Excel. Cuando nosotros trabajamos con datos 
sencillamente los vamos escribiendo, pero no le indicamos a Excel que esto es una tabla. 
 
¿Qué ventajas supone trabajar con tablas en lugar de zonas de datos? Pues nos va a dar más 
funcionalidades y otras series de ventajas de diseño. 
Una tabla son una serie de datos organizados en filas y columnas. Las columnas las 
denominamos campos y las filas registros. 
Suelen además tener una fila superior con unos encabezados, que se suelen distinguir del resto 
de datos. 
Y cada una de las filas siguientes se denomina registro. En este ejemplo tendríamos 7 registros 
y una fila de encabezados 
 
Vamos a ver cómo podemos crear una tabla. Podemos crear una tabla partiendo desde 0 o bien 
podemos crearla partiendo desde unos valores como sería este caso. 
Vamos a comenzar partiendo desde 0, desde una hoja en blanco. Vamos a pestaña “insertar” y 
pulsamos el botón tabla. 
 
Nos va a preguntar entonces dónde van a estar los datos de esa tabla. Nos pide el “rango”. 
Vamos a imaginar que queremos este rango. Y a continuación le vamos a decir que la tabla tiene 
encabezados. 
Registro 
Encabezado 
 
Pulsamos aceptar y nos genera nuestra tabla. Con sus encabezados y un diseño de bandas. 
 
Vamos a ver ahora cómo generamos la tabla a partir de unos datos que tenemos insertados. 
Simplemente nos tendríamos que ubicar dentro de los datos, e ir a la pestaña “insertar” y pulsar 
“tabla”. 
 
Vemos que ya nos reconoce el rango de los datos y además ha reconocido que tiene 
encabezados. Pulsamos aceptar y ya tenemos nuestra tabla. Ha puesto los encabezados, el 
diseño en bandas y vemos que al lado del nombre del campo nos aparece un desplegable. 
 
Con este desplegable tenemos una serie de funcionalidades que no teníamos anteriormente. 
 
Y, ¿cómo introducimos o modificamos datos de una tabla? Podemos situarnos dentro de la tabla 
y escribir directamente, o bien cuando trabajamos con tablas muy grandes, podemos utilizar la 
herramienta de formulario. Esta herramienta por defecto no viene habilitada en Excel, y la 
debemos situar aquí arriba en la barra de herramientas de acceso rápido. 
Vamos a sacar esa herramienta, pulsamos el desplegable, y dentro de la personalización de la 
barra de herramientas de acceso rápido, nos vamos a “más comandos”. 
 
Nos aparecen por defecto los comandos más utilizados, pero a nosotros nos interesan 
“comandos que no están en la cinta de opciones”. Lo seleccionamos y localizamos el formulario 
y pulsamos en “agregar” para que se agregue a nuestra barra de acceso rápido. 
 
Aceptamos y ya nos aparece la herramienta de formulario. 
 
Si la abrimos, vemos que nos está reflejando los registros que tenemos en nuestra tabla. 
 
Arriba nos indica, primer registro de ocho. Nos dejaría desplazarnos entre registros o bien 
“buscar anterior”, “buscar siguiente”… Nos dejaría también eliminar registros o nos permitiría 
introducir un registro nuevo. En este caso, ya nos aparece preparado para que vaya insertando 
los valores de cada campo. 
 
Por ejemplo: pinzas disección rojas, ventas zona B 12251…. 
 
Así vamos cumplimentando el resto de datos. Si pulsamos Nuevo, vemos que nos aparece en la 
tabla el registro que acabamos de incorporar. 
Estas son las dos formas que tenemos para introducir datos, modificar datos o para movernos 
por los datos de una tabla. 
Una vez creada una tabla, ¿Cómo podemos borrarla? 
Imaginemos que los datos que tenemos en la pantalla ya no queremos que sean una tabla, 
queremos que se conviertan en datos normales. 
Seleccionamos los datos, y en las herramientas de tabla, en la pestaña “diseño”, tenemos un 
botón que es “convertir en rango”. 
 
Lo que va a hacer este botón es convertir mi tabla en un rango normal y corriente. Al pulsarlo 
nos pregunta, 
 
le decimos que si y vemos que nos desaparecen las herramientas, pero nos conserva el formato. 
 
Si queremos quitarle este formato, vamos a una celda que no tenga formato, damos a “copiar 
formato”, y lo pegamos en nuestra área de datos. 
 
Video Modificar Tablas de Estilo 
Cuando trabajamos con tablas en Excel, es muy común que necesitemos cambiar la zona que 
comprende la tabla. Por ejemplo, podemos necesitar añadir filas o añadir columnas. 
 
Para ello tenemos varias opciones. Nos situamos dentro de la tabla y en herramienta de tabla, 
en la pestaña diseño, en la zona de propiedades de la tabla, tenemos la posibilidad con un botón 
de cambiar el tamaño de la tabla. 
 
Si lo pulsamos, nos aparece una nueva ventana que nos permite seleccionar el nuevo rango de 
datos. 
 
Podríamos así seleccionar un área mayor y así nos agrega las nuevas filas y columnas 
seleccionadas. 
Hay otra opción para añadir filas o columnas a la tabla. Si nos fijamos en el borde inferior 
derecho de la tabla, aparece una pequeña marca. 
 
Si nos situamos sobre ella y estiramos, nos permite añadir filas o columnas. Cambiamos así 
totalmente la estructura de la tabla, pudiendo introducir cuantas filas o columnas queramos. 
Vamos a ver ahora cómo dar distintos estilos a nuestra tabla. Estando situados dentro de la 
tabla, en la pestaña diseño, podemos ver que tenemos disponibles una serie de estilos rápidos. 
 
Si nos situamos sobre ellos, vemos cómo quedaría nuestra tabla. 
 
Al realizar un cambio, si después no nos gusta como ha quedado, seleccionamos tabla, vamos a 
estilos rápidos y pulsamos borrar y nos vuelve a dejar la tabla sin estilo. 
 
Volvemos a seleccionar un estilo e iremos viendo que más nos permite. 
Dentro de la pestaña diseño, vemos que tenemos marcada la opción de “fila de encabezado”. Si 
la desmarcamos, nos desaparece el encabezado en nuestra tabla. 
 
En este caso, no tenemos una fila de totales, pero podríamos ponerla. Vamos a la pestaña 
diseño, y marcamos fila de totales. 
 
De esta forma nos aparecerá una fila inferior con el total de ventas. 
Si marcamos primera columna, nos pone todos los valores en negrita. Si marcamos última 
columna, nos remarca la columna en negrita. 
 
En el caso de columnas con banda no sucede nada porque tenemos marcado un estilo. 
Y el botón de filtro. Si yo se lo quito, desaparecen los filtros en todas las columnas, nos las deja 
limpias. 
 
Hemos visto por tanto las opciones que tenemos para el diseño de la tabla. 
 
Quitar duplicados 
 
Cuando utilizamos tablas en Excel, ocurre con mucha frecuencia que necesitamos eliminar datos 
duplicados en ella. Vamos a ver la herramienta que nos proporciona Excel para eliminar este 
tipo de registros duplicados. 
Vamos lo primero a ampliar nuestra tabla en una fila, copiamos un registro y lo pegamos en la 
fila que hemos ampliado. Ya tenemos así un registro duplicado. 
 
Para quitar registros duplicados, situamos el cursos dentro de la tabla, en la pestaña diseño, 
tenemos un botón que es “quitar duplicados”. 
 
Pulsamos y nos aparece una ventana, que lo que nos pide son los criterios para saber si un 
registro está duplicado. Deseleccionamos todo, y vamos a ir viendo. 
 
Puede ser que se repita el “producto”, en este caso no me vale, porque podemos tener distintas 
filas con el mismo producto. Ventas de la zona A también puede aparecer duplicado, igual con 
la zona B, C… A nosotros lo que nos interesa es que coincidan todos los datos, no sólo uno de 
ellos. 
 
Especificamos que los datos tienen encabezados y antes de pulsar “aceptar” que Excel no 
pregunta si borra o no borra. Borra directamente. Aceptamos y nos informa que ha encontrado 
según los criterios que le hemos dado, 1 valor duplicado y que lo ha eliminado e informa que 
permanecen 8 valores únicos. 
 
Aceptamos y comprobamos que no tenemos la fila duplicada. 
 
 
 
 
 
Ordenar 
 
Vamos a ver en este video cómo trabajar ordenando nuestros los datos. Podemos ordenar los 
datos,tanto si estoy trabajando en una tabla, que en ese caso me saldrán herramientas para 
ordenar en la cabecera, o con unos datos que tengan una disposición del tipo de una tabla, como 
pueden ser estos otros datos. 
 
En este caso lo haremos a través de la herramienta “ordenar y filtrar” de la pestaña inicio. 
 
Imaginemos que queremos ordenar estos clientes, que es una lista de 91 registros, por el 
nombre de la empresa. Entonces, seleccionamos un registro del campo Empresa, vamos al botón 
de ordenar y filtrar, y le digo que me los ordene de la “A” a la “Z”. 
 
Me ordena así los datos en base a este campo, y automáticamente me ordena los datos de toda 
la tabla. Antes lo teníamos ordenado por meses, ahora nos lo ha desordenado, porque lo 
tenemos ordenado alfabéticamente por empresa. 
 
Si queremos ordenar por varios conceptos, por ejemplo, queremos ordenador los datos por país 
primero y luego dentro del país, que nos ordene las empresas. Si hay en Alemania por ejemplo 
varios clientes, pues que me organice dentro de Alemania las empresas por orden. En este caso, 
con el cursor dentro de la tabla, desplegamos ordenar y filtrar, y marcamos orden personalizado. 
 
Nos va a abrir esta ventana que nos va a dar distintas opciones. Nos va a permitir medir niveles 
de ordenación. 
En este caso, el primer nivel lo queremos por país, que nos los ordene según sus valores y el 
criterio de ordenación de la “A” a la “Z”. 
 
Después queremos que nos los ordene por empresa, de forma que agregamos un nivel, por 
empresa, según los valores y ordenación de A a la Z. 
 
Aceptamos. Vemos que en efecto, nos los ordena por países, y dentro de los países nos ordena 
alfabéticamente las empresas. 
 
Esta herramienta es muy sencilla, sólo tenemos que determinar por qué campo queremos que 
nos organice los datos. 
Si ahora además lo queremos organizar por ciudad, en este caso en lugar de tener sólo el curso 
puesto en una de las celdas, tenemos que seleccionar la columna y al irnos a ordenar de la A a 
la Z, 
 
Excel va a detectar que tengo un rango seleccionado, no como antes que sólo teníamos una 
celda. Al ser un rango que no comprende toda la tabla, me pregunta que deseo hacer: ampliar 
la selección o continuar con la selección que tengo. Lo habitual es marcar ampliar toda la 
selección, porque si no va a descuadrar todos los datos. Dejamos entonces marcada esa 
selección y le decimos que nos los ordene. 
 
 
Ordenar según listas personalizadas 
 
En ocasiones cuando trabajamos ordenando los datos, el sistema de orden que nos proporciona 
Excel de la A a la Z no nos sirve. Vamos a ver más formas de ordenar que nos puedan resultar 
útiles. 
Si yo quisiera por ejemplo ordenar por meses, y lo ordenamos por el sistema clásico de Excel, 
no nos va a colocar el primero el mes de enero. Vamos a comprobarlo. Vemos que, al colocarlo 
de la A a la Z, enero no aparece primero. 
 
Se ha colocado primero Abril, luego Agosto… es decir, los ha ordenado por orden alfabético, no 
por el orden correlativo de meses del año. 
Vamos a ver cómo podríamos hacerlo para ordenarlo organizadamente. Si vamos al botón 
ordenar y filtrar, y nos vamos a orden personalizado, vemos que efectivamente lo queremos 
ordenar por mes, según los valores y el criterio de ordenación es lo vamos a cambiar. 
 
Ya no vamos a usar de la A a la Z, vamos a querer una lista personalizada. Podemos ver que nos 
abre la lista de las ventanas personalizadas y ya vienen una serie de ellas construidas por 
defecto. 
 
Y entre ellas, y una de ellas es esta que ya trae todos los meses del año. Si utilizamos esta me va 
a ordenar la lista correctamente. Vamos a probar. Aceptamos y vemos que ahora el orden es el 
correcto. A esto se le llaman listas personalizadas. 
 
Y no solo puedo trabajar con las que ya me vienen, sino que si nos venimos a la ventana de listas 
personalizadas, puedo añadir una nueva lista, ya que podemos tener necesidad de ordenar las 
listas de una manera propia. 
 Por ejemplo, si estamos hablando de países lo mismo necesito primero España, después Italia, 
después Grecia… Lo único que tendríamos que hacer es seleccionar nueva lista, y en la parte de 
la derecha ir introduciendo las entradas de la lista. 
 
Siguiendo el caso anterior, ponemos España, Italia, Grecia, Portugal…. Y una vez tengamos la 
lista construida, en el orden que queramos que aparezcan los datos, pulsaremos en “agregar”. 
Y vemos que nuestra lista se añade automáticamente en la parte de la izquierda. Si luego 
nosotros queremos organizar algo con esta lista que hemos creado, únicamente tendremos que 
venir a listas personalizadas, seleccionar esa lista y pulsar “aceptar”. 
 
Nosotros ahora no la vamos a aplicar, porque estamos trabajando con las listas de los meses, 
que nos aparece aquí y que ya está ordenados. 
 
 
 
Ordenar Textos en Columnas 
 
Cundo trabajamos con datos en Excel, puede darse la situación que tenemos dos datos en un 
mismo campo. Por ejemplo, como ocurre muy frecuentemente, tener nombre y apellido en la 
misma columna, en el mismo campo. ¿Qué ocurre si yo quiero tener esos datos en diferentes 
columnas? 
 
Vamos a ver cómo podríamos separar en este caso nombre y apellidos y poner cada uno en una 
columna. 
Lo primero que tenemos que hacer es insertar una columna, para recoger en ella los apellidos. 
Ponemos la cabecera en la nueva columna y cambiamos la de la otra. 
 
A continuación seleccionamos el rango de datos que quiero separar y en la pestaña de “datos”, 
Excel nos proporciona una herramienta que se llama “texto en columnas”. 
 
Esta herramienta nos va a separar texto, en función del criterio de separación que nosotros le 
demos. 
Pulsamos el botón y nos aparece el primer paso. 
 
Lo primero que nos está preguntando el programa es si los datos que nosotros tenemos están 
delimitados por algo o son de ancho fijo. En nuestro caso están delimitados por un espacio. 
Tenemos nombre, espacio, apellido. No son de ancho fijo, ya que todos los nombres no tienen 
los mismos caracteres. Dejamos entonces marcado “delimitados”. Pulsamos “siguiente”, 
 
Excel nos va a pedir que le especifiquemos cual es el separador, en nuestro caso la tabulación 
no es, el punto y coma tampoco, el espacio tampoco…El “espacio” si. 
Otro se utiliza cuando por ejemplo queremos separar en cuentas de mail, el nombre anterior de 
la @ y separar lo que va detrás de ella. Entonces en “otro”, le pondríamos la @. 
Seguimos con nuestro caso, y dejamos marcado “considerar marcadores consecutivos como uno 
solo”. En caso de que algún nombre esté separado por dos espacios del apellido, no lo interprete 
como un campo vacío. 
 
Pulsamos siguiente y nos va a preguntar el formato que va a tener cada uno de esos campos. En 
nuestro caso, es un formato general, porque son textos y vemos que ya nos aparece marcado 
por defecto. Da opción a marcar otros formatos, incluso no importar la columna, que en ese 
caso la va a quitar directamente. Si seleccionamos la otra columna, ocurre lo mismo. Dejamos 
también formato general. 
 
Y pulsamos finalizar. 
 
Y vemos que de forma automática nos ha separado nombre y apellido. Es una herramienta muy 
práctica y que puede ser aplicada en múltiples ocasiones. 
 
Filtros 
 
En este video vamos a trabajar con los filtros de datos en Excel. Vamos a poder trabajar con 
filtros tanto si tenemos una tabla como si estamos ante una serie de datos que están 
estructurados como una tabla, es decir, tienen encabezados. 
En el caso que tenemos ahora mismo, que no se trata de una tabla, para poder activar los filtros, 
seleccionaría los encabezados, y en la pestaña de inicio, en el botón de filtrar y ordenar, 
escogeríamos la opción “filtros”. 
 
Inmediatamente vemos que activan unas “flechitas” al lado de cada nombre de campo. 
Si desplegamos cualquiera de esas flechas, vemos a además de las herramientasde orden, 
aparecen unos filtros. 
 
Tenemos un filtro rápido, que sería esta parte de aquí abajo, donde aparecen todos los valores 
que existen en ese campo. Ahora mismo aparecen seleccionados todos los valores, de forma 
que se verían todos ellos. Pero si por ejemplo, yo sólo quiera ver los registros de febrero, quitaría 
toda la selección y seleccionaríamos febrero. 
 
Pulsamos a aceptar y vemos que sólo me muestra los registros del mes de febrero. 
 
Además, podemos acumular filtros. Tengo filtrado febrero, pero por ejemplo ahora podemos 
querer que sólo sean los clientes de Brasil. Vamos entonces al campo País, desplegaríamos la 
herramienta de filtro. Deseleccionamos seleccionar todo y seleccionamos únicamente Brasil. 
 
Y vemos que sólo tenemos un cliente en febrero perteneciente a Brasil. 
 
Para quitar el filtro, volveríamos únicamente al filtro a la herramienta de selección, 
seleccionamos todo y en el resto de campos filtrados, lo mismo. 
 
Y ya volvemos a tener nuestra lista de clientes completa. 
 
¿Para quitar este filtro? Simplemente vengo a la pestaña Inicio, a Ordenar y filtrar y desmarco la 
opción filtro. 
 
 
 
Si yo convierto estos datos en una tabla, desde la pestaña insertar – tabla, ya me reconoce todos 
los datos de la tabla, que tiene encabezados, podemos observar que las herramientas que nos 
coloca en la cabecera son exactamente las mismas que hemos visto antes. 
 
Además de este filtro rápido, en este caso me activa los filtros de texto. 
 
Me activa filtro de texto porque tenemos texto, si hubiese números, me activaría filtro de 
números. Dentro de esto, podemos elegir “es igual a”, “no es igual a”, “comienza por”, “termina 
con”, “contiene”, “no contiene” y filtro personalizado. 
Vamos a ver por ejemplo “contiene”. Me lleva al autofiltro personalizado. 
 
Vamos a poner por ejemplo que contenga “br”. Damos a aceptar y nos pone todos aquellos en 
los cuales existe esa combinación de letras. 
 
Vamos a quitar este filtro, y dejamos la tal completa. 
Vamos a ver otra opción. Vamos a los filtros personalizados. Nos lleva a la ventana que ya hemos 
visto antes, me deja en la columna en la que estamos trabajando, en este caso “mes”, me deja 
elegir “es igual a “, “ no es igual a “, “es menor que” y una serie opciones…. 
 
En este caso, vemos que aquí nos pone un asterisco. Vamos a ver que representan los asteriscos 
o las interrogaciones en un filtro. 
Cuando le decimos “es igual a” *, lo que le estoy diciendo es que es igual a cualquier cosa. El 
asterisco en este tipo de filtro representa cualquier tipo de caracteres, por ejemplo si yo pongo 
m*, me dará cualquier palabra que comience por “m” y que esté seguido de lo que sea: mesa, 
mansión, metomorfosis…. Igual que si ponemos una “a” tras el asterisco. Nos dará cualquier 
palabra, que comience por “m”, continúe por lo que sea, y termine por “a”. 
Sin embargo, si sustituimos este asterisco por un cierre de interrogación, lo que le estoy diciendo 
es que ahí va a un carácter que no se cual es. Es decir el cierre de la interrogación sustituye un 
carácter individual en el sitio donde se inserta. Aquí podría ser mía, mea, moa….. sólo nos 
permite sustituir esa interrogación por un carácter. 
Además de permitirme en el filtro utilizar los dos comodines, asterisco e interrogación, nos 
permite utilizar dos criterios. 
 
Por ejemplo le podríamos decir que contiene “br” y luego puedo añadir otra condición, pero va 
a depender de la opción que marquemos en el “y” o en el “o”. 
Si yo marco “y”, para que el filtro arroje un valor, se tienen que cumplir las dos condiciones 
inevitablemente. Por ejemplo, si yo pongo que termine con “e”, el mes de febrero no me lo dará, 
aunque tiene “br”, porque no termina por “e”, y se tienen que cumplir las dos. 
Vamos a verlo. Nos da septiembre, octubre y noviembre, pero no nos arroja febrero. 
 
Si por el contrario, marcara “o”, me va a devolver cualquier valor que cumpla con una de las dos 
condiciones, no hace falta que se cumplan las dos. Puede ser que contenga “br” o que termine 
en “e”. 
 
Vamos a ver como los resultados son completamente distintos. 
 
Me da los que contienen “br”, terminen o no en “e”. Vamos como los datos que nos arroja son 
diferentes al anterior caso. 
 
Filtros avanzados 
 
En esta ocasión, vamos a aprender a trabajar con filtros avanzados. 
Estos filtros los podemos aplicar igual que los que vimos anteriormente, tanto en tablas como 
en datos que estén estructurados en forma de tabla, es decir, que tengan encabezados. 
Para utilizar estos filtros avanzados, vamos a imaginarnos que yo lo que quiero es clientes que 
sean de Rio de Janeiro y que además sean del mes de febrero o marzo. 
Lo primero que vamos a establecer es un área de criterio. 
 
Vamos a coger un área que abarque un poco más de hoja, vamos a poner en esta casilla “mes” 
y en la siguiente, ponemos la ciudad y lo organizamos. 
 
Si yo quiero, que dos criterios de filtro se unan con “o”, febrero o marzo, tengo que ponerlo en 
distintas filas, como es este caso. 
Hemos dicho que se tiene que cumplir que sean de Rio de Janeiro. Bien, vamos a tener que 
poner Rio de Janeiro en las dos filas. ¿Por qué? Porque quiero que sean de febrero y de Rio de 
Janeiro, para que se unan dos condiciones en común tienen que estar en la misma fila, y tengo 
que ponerlo también en esta. ¿Por qué? Vamos a razonarlo. Aquí hemos puesto que tiene que 
ser un cliente del mes de febrero y además de Rio de Janiero o del mes de marzo y si en esta 
casilla no le pongo nada, nos va a devolver los de todas las ciudades. Con lo cual lo que tenemos 
que hacer es poner ahí también de Rio de Janeiro. 
Esta será mi área de criterios de filtrado. Una vez generada nuestra área de criterios, con el 
cursor en la zona de la tabla de datos, pulsamos la pestaña datos, y dentro de esta pestaña, en 
ordenar y filtrar, nos vamos a la opción de “avanzadas”. 
 
En la ventana que se despliega, nos dice si vamos a filtrar la lista tal cual o la vamos a copiar a 
otro lugar. 
 
 
 
• En nuestro caso, vamos a copiarla en otro lugar para dejar los datos intactos. 
• El rango de la lista me lo ha reconocido por tener el cursor dentro de él. 
• El rango de criterios tenemos que indicárselo, seleccionándolo. 
• Y copiar a, vamos a decirle dónde queremos los datos. 
Podríamos decirle que sólo registros únicos, no tenemos duplicados, así que no es el caso. Y 
aceptar. 
Nos está devolviendo únicamente un registro, del mes de Febrero, perteneciente a Rio de 
Janeiro. 
 
Lo que nos está diciendo es que en el mes de Marzo no tenemos ningún cliente en Rio. Vamos 
a verlo porque los tenemos ordenados. Serán estos y efectivamente no tenemos ninguno de Rio. 
 
Sin embargo vemos que en París si tenemos. Vamos a modificar nuestra área de Criterios. 
 
Si yo aquí le pongo París, vamos a ver que resultados arroja. 
Volvemos a repetir el proceso. Cliqueamos en la tabla, luego pestaña de datos, avanzadas. 
 
Nos reconoce la lista, copiar a otro lugar, rango de datos nos lo está marcando porque es el 
mismo que antes (aunque hemos cambiado uno de los datos), y copiar a (que nos la copie el 
mismo sitio de antes). Y aceptar. 
 
Vemos que ahora si nos está dando dos registros. El de Febrero de Rio de Janeiro y el de marzo 
de París. 
Bien, pues este es el funcionamiento de los filtros avanzados en Excel. 
 
Resumen y subtotales 
 
En muchas ocasiones cuando trabajamos con tablas de datos en Excel nos interesa ver 
resúmenes de nuestros datos. Para disponemos de una herramienta que son los subtotales. En 
este caso, tenemos un listado de artículos en distintos departamentos. También disponemos de 
información de las cantidades y precios, así como el total que tenemos. 
 
Podría interesarnos saber los totales por departamento y para esto sería perfecto la opción de 
subtotales. 
Cuando vayamos a trabajar consubtotales, lo primero que tenemos que hacer es ordenar los 
datos por el campo por el que queremos sacar los subtotales. 
En este caso, nosotros queremos sacar subtotales por departamento, de forma que nuestro 
listado tiene que estar ordenado por este campo, como ya lo tenemos. Si queremos los 
subtotales por materiales, primero tendríamos que ordenar los datos por este campo. 
Una vez ordenados, nos vamos a la pestaña “datos” y en la zona “esquema”, pulsamos el botón 
“subtotal”. 
 
Comienza preguntando, que “para cada cambio en” y nos deja seleccionar del desplegable. En 
nuestro caso, queremos departamento. 
 
A continuación nos indica, que queremos que haga con esos datos: suma, promedio, recuento… 
Nosotros queremos suma. Y nos pregunta a que campos queremos añadir el subtotal. En nuestro 
caso es obvio que es al total, no vamos a sumar precios ni cantidades. 
Nos permite además reemplazar subtotales actuales, que lo vamos a dejar habitualmente. 
Un salto de página entre cada grupo, generaría un salto de página entre cada una de las 
categorías o de los departamentos. Va enfocado a la impresión. Y Resumen debajo de los datos. 
Hay veces que nos interesa que el resumen aparezca antes de los datos, antes de empezar a 
desglosar. Pero lo más habitual es tenerlo debajo. 
Pulsamos aceptar. 
 
Vemos que nos ha insertado una fila debajo de cada departamento con los totales. Total 
“cerámica”, “confección”… 
Podemos ver que nos agrega unas guías en la parte izquierda y unos números en la parte 
superior. 
Para ver los datos, podemos hacerlo totalmente desplegados, como están ahora. Pero si nos 
fijamos en los signos negativos al lado, nos sirven para plegar o desplegar. Si los pulsamos, nos 
pliega la juguetería, nos pliega la ferretería… Nos deja ir plegando la tabla. 
 
Puedo visualizarlo desde los números que aparecen en la parte superior. 
Pulsando el 1, aparece el total general, pulsando el 2 nos da los totales por departamentos, y 
pulsando el tres lo despliega todo. Puedo pulsar el 2 y desplegar únicamente uno de los 
departamentos. Así podemos jugar con los números o bien con los + o los – que nos aparecen al 
lado. 
También podríamos hacerlo por ejemplo situándonos en el “total confección” y tenemos dos 
botones que son “ocultar detalle” o “mostrar detalle”. 
 
En nuestro caso, como lo tenemos plegado, pulsamos a mostrar detalle y también desplegaría 
ese departamento. O lo desplegaría si pulsamos mostrar detalle. 
Si queremos quitar un subtotal, vamos al botón “subtotal”, abrimos la ventana de subtotales y 
pulsamos en “quitar todos” y volvemos a tener nuestros datos como inicialmente. 
 
 
Video resumen y subtotales. Crear esquemas 
En este video, veremos cómo podemos trabajar con esquemas en Excel. Los esuqemas nos van 
a permitir darle un formato más cómodo a la hora de visualizar datos. Antes de generar un 
esquema, tenemos que tener en cuenta que los datos tienen que estar estructurados de una 
manera en concreto. Debemos tener totales en una fila debajo de cada categoría que queramos 
hacer un esquema, y una columna de totales generales. 
 
En este caso lo tenemos bien organizado. 
Podemos montar los esquemas de dos maneras: Si los tengo perfectamente estructurados, 
como es nuestro caso, podemos ir a la pestaña “datos” , en la sección “esquema”, desplegamos 
el botón “agrupar” y nos da dos posibilidades, agrupar o autoesquema. 
 
En este caso vamos a utilizar “autoesquema”. 
 
Vemos que nos ha generado un esquema muy similar al de subtotales, porque en realidad los 
subtotales ya los teníamos, pero es la visualización lo que nos genera. Nos añade las barras 
laterales, con la posibilidad de plegar o desplegar por categorías, nos ha puesto los números en 
la parte superior para poder trabajar con ellos, y además nos ha metido una agrupación en la 
parte superior. 
 
Como la herramienta entiende que el total es la multiplicación del campo “precio” por el campo 
“cantidad”, entiende que puede resumirlos sólo con el total y por eso nos da la opción también 
de plegar. 
Para quitar el esquema, vamos al botón “desagrupar” y pulsamos la opción “borrar esquema”. 
 
También podríamos generar el esquema de forma manual, seleccionando los datos que 
queremos agrupar y pulsando el botón “agrupar”. 
 
Pregunta si filas o columnas, dejamos filas. 
 
Aceptamos. 
 
Nos ha generado el primer grupo. Selecciono los siguientes. Agrupar de nuevo. Y vamos 
generando el esquema. 
Es decir, podemos trabajar de forma automática cuando tenemos los datos estructurados de 
una forma muy concreta o podemos hacerlo de forma manual. Y ambos casos llegamos al mismo 
resultado. 
Agrupamos también columnas de la misma forma. 
Estas son por tanto las herramientas de agrupación, que nos permite agrupar automáticamente 
o de forma manual. Para eliminar la agrupación manual se haría igual, botón desagrupar y 
volvemos a tener los datos de la manera inicial. 
 
Importar datos 
 
En ocasiones cuando trabajamos con Excel nos es necesario traer datos que tenemos en otros 
formatos, en formatos de texto, en bases de datos. 
Vamos a ver las herramientas que nos proporciona Excel para importar datos de otras fuentes. 
Si nos vamos a la pestaña de datos, tenemos una categoría para obtener y transformar datos. 
 
Excel nos permitiría desde texto o archivos csv separados por comas, desde la web, desde tablas 
de Excel y si desplegamos en obtener datos, vemos que nos da más opciones: desde otros libros 
de Excel, desde xml, desde bases de datos, desde servicios en línea…. La nueva versión 2016 de 
Excel permite importar datos desde muchísimas fuentes. En este curso vamos a ver las 
principales. 
En primer lugar vamos a ver cómo traeríamos datos desde un archivo de texto o csv. 
 
Pulsamos el botón y nos abre la ventana para que le digamos desde que archivo queremos 
importar los datos. 
 
Vamos a usar como ejemplo un archivo txt con los datos de los productos vistos en anteriores 
ejercicios, exportados en formato texto con separadores de tabulación. Hemos utilizado en él 
las tabulaciones como separación. 
Pulsamos importar y vemos que esta ventana ha cambiado desde versiones anteriores. 
 
En primer lugar, está reconociendo el tipo de archivo que estamos utilizando como origen, el 
delimitador, que ya por defecto Excel entiende que es un carácter de tabulación, aunque nos 
dejaría seleccionar otros separadores y la detección del tipo de datos que va a hacer para asignar 
el tipo de datos de cada campo estará basado en las primeras 20 filas. Podríamos decirle que no 
lo detectara o que lo basara en todo el conjunto de datos. En este caso, con las 200 primeras 
filas es suficiente. 
Una vez que vemos en la vista previa que la estructuración de datos que hace es la correcta, 
podemos cargarlos directamente y se cargarán donde tenemos el cursor en nuestra hoja de 
datos, o bien especificar donde queremos que se carguen. En este caso, vamos a especificarle 
que queremos que se carguen como una tabla, vemos que permite también otras opciones. 
 
Ahora vamos a cargarlo en una hoja de cálculo existente y que nos lo ponga en la casilla A1. 
 
Aceptamos y vemos que nos genera la consulta, se han cargado 41 filas y vemos el resultado de 
la importación. Nos lo ha puesto en un formato de tabla. Perfecto. 
Podríamos acceder a las propiedades de esta conexión, si pulsamos el botón de propiedades. 
Nos da el nombre de la consulta, y nos permitiría incluir números de filas, ya ha ajustado el 
ancho de la columna…. Vemos las opciones que nos permite. 
 
 
 
 
Importar datos Access y la web 
 
En este video, vamos a ver cómo importar una base de datos de Access, que es otra de las 
posibilidades que nos ofrece Excel. 
Si nos venimos a la pestaña de datos, en el botón de obtener datos, me permite la opción “desde 
una base de datos”. 
 
En nuestro caso, es una basede datos de Access, aunque también podemos desde una base de 
datos de un servidor externos, una base de datos de sql o analitycs… 
Como en la vez anterior, me dice que dónde está el archivo del que quiero extraer los datos, le 
señalo mi base de datos de “videoclub” y pulsamos importar. 
 
Aquí me muestra todos los objetos que yo tengo en mi base de datos, para ver que datos son 
los que quiero importar. 
 
Por ejemplo, a mí me interesa importar la lista de películas. Selecciono la tabla de películas y 
automáticamente me genera una vista previa. 
 
Podríamos como en el caso anterior, cargar directamente los datos, me lo cargaría en una página 
nueva, o desplegar las opciones y decirle “cargar en”. 
 
Quiero que me lo ponga como una tabla, en una hoja de cálculo existente, en esta celda, y 
pulsamos aceptar. 
Como vemos, nos ha traído todos los datos de nuestra tabla a nuestra hoja de cálculo. 
 
Vemos la conexión. 
 
Aquí nos aparece el origen de los datos, que nos permitiría eliminarlo. Y si nos venimos a la 
pestaña de datos nuevamente, a las propiedades de las consultas, podemos ver las propiedades, 
como hicimos en el caso de los archivos de texto. 
 
 
Puede que también queramos importar archivos desde una página web, vamos a ver cómo se 
haría en este caso. 
Cerramos este panel y nos vamos a una hoja nueva y en esta ocasión tendríamos que pulsar 
“desde la web”. 
 
En este caso vamos a importar datos de una página de transportes. Me abre el cuadro de 
importación donde me pide la dirección URL. En nuestro caso es ésta y pulsamos acepar. 
Establece la conexión y en opciones de presentación vemos todo lo que podríamos importar. 
Si lo vamos pulsando, vemos que datos se importarían. 
 
En nuestro caso, nos interesa “cercanías de RENFE”. 
 
Si pulsáramos la pestaña de “vista web”, lo que nos da es la página de donde estamos sacando 
los datos. 
 
Nosotros nos vamos a “vista de tabla”. Si queremos importar varios, existe la opción de 
“seleccionar varios elementos”. En nuestro caso, sólo queremos importar “cercanías RENFE”. 
 
Como siempre, o bien cargar directamente en una página nueva o bien “cargar en” como tabla, 
hoja de cálculo existente, esta celda y pulsamos aceptar. 
 
Ya tenemos aquí el resultado de nuestra consulta a la web, con los datos que nos ha 
proporcionado esta consulta. 
 
Estas son las principales opciones de importación de datos en Excel. 
 
Importar datos de ancho fijo 
 
Vamos a ver en este video como importar datos de ancho fijo. 
Nosotros por ejemplo, tenemos un archivo de texto, con una serie de datos, que en la primera 
columna tiene el mismo ancho todos los datos, son 5 dígitos. 
 
La segunda columna sin embargo no, unos tienen 5 caracteres y otros seis caracteres. Vamos a 
ver cómo podemos trabajar con estos datos. 
Si nos venimos a nuestra hoja de cálculo, en la pestaña “datos”, en “obtener y transformar 
datos”, vamos a seleccionar “desde el texto/csv”. 
 
Seleccionamos nuestro archivo importaciones.txt y una vez que nos conecte con el archivo, 
vamos a ver cómo podríamos trabajar con archivos con un ancho fijo. 
 
En este caso hay tabulaciones y me las está reconociendo, pero vamos a trabajar como si sólo 
pudiésemos hacerlo con ancho fijo. 
 
Me está pidiendo aquí cómo tiene que dividir los caracteres. Yo le digo que la primera columna 
tiene que ir desde el carácter 0 hasta el carácter 5. 
 
El resultado puedo previsualizarlo en la zona de abajo donde veo que ya me lo está dando, es 
decir, está cogiendo los 5 primeros caracteres y el resto lo está colocando en otra columna. Si 
por ejemplo, yo siguiera porque imaginemos que tenemos más, porque si ponemos más, 
tendríamos que darle del 5 al 12, porque si ponemos del 5 al 10, no me está cogiendo esos 
caracteres. Tengo que darle 2 más para que coja todo. Y a partir de ahí podríamos ir metiendo 
más datos. Pondríamos coma y ya los siguientes. 
 
Una vez que ya lo tenemos organizado, como en anteriores ocasiones podríamos decirle cargar 
o cargar en. 
 
Nos aparece la venta de importar datos, hoja de cálculo existente y aceptar. 
 
Ya tendríamos importados nuestros datos de ancho fijo. Así terminamos de ver la importación 
de datos en Excel. 
 
 
Importar datos de Excel a Word 
 
Vamos a ver cómo llevar datos de Excel a Word y que sigan siempre vinculados con nuestra hoja 
de cálculo de Excel. 
Podríamos copiar los datos de nuestra tabla en una página de Word, pero así sólo copiaría los 
datos, pero no habría ninguna vinculación con nuestro excel. 
¿Cómo podemos hacer que exista esa vinculación? 
Seleccionamos nuestros datos en Excel, copiamos con nuestra herramienta normal de copia, 
 
Nos vamos a nuestra página de Word y a la hora de pegar, vemos que tenemos distintas 
opciones: 
 
“mantener formato de origen”, “usar estilos de destino”, “vincular y mantener formato de 
origen” que me lo pegaría con el mismo formato que tiene en Excel es decir ahora mismo no 
sería ninguno porque no tiene ningún formato en el Excel, y el siguiente sería “mantener y usar 
estilos de destino”. Vamos a seleccionar esta última para que queden vinculados los datos de 
Excel. Ahora si en mi hoja de Excel cambio los datos, esos cambios se van a reflejar también en 
Word. 
Vamos a cambiar uno de los datos, por ejemplo, el billete sencillo de 5 zonas, ha subido a 7,6. 
Vemos como inmediatamente reconoce los cambios en Word. 
 
Esta sería por tanto la forma de traer datos de Excel a Word y mantenerlos vinculados. 
 
Validación de Datos 
 
La validación de datos nos sirve para acotar que datos permitimos que se inserten en una celda. 
Vamos a fijarnos en la hoja que tenemos en la pantalla y vamos a imaginar que en el campo de 
unidades no queremos que se pueda poner más de 10. Seleccionamos las celdas que queremos 
no se puedan poner más de 10 unidades. 
 
Nos vamos a la pestaña “datos” y al botón “validación de datos”. Si lo desplegamos vemos que 
tenemos varias opciones, pero vamos a pulsar en validación de datos. 
 
Recordemos que lo que queremos es que no se pueda introducir un valor superior a 10. Vamos 
que en este momento, el criterio de validación es cualquier valor. Si desplegamos vemos que 
nos permite validar con números enteros, decimal, lista…. 
 
Nosotros queremos un numero entero. 
 
Que esté “entre” o que “no sea menor que” 11. Al tratarse de números enteros no se pueden 
introducir un decimal de 10 y no puede ser superior a 11. 
 
Pulsamos en aceptar y ahora si escribimos 9 podemos sin ningún problema, pero si escribimos 
12 nos aparece un aviso en la pantalla que nos indica que ese valor no coincide con las 
restricciones de esa celda. 
 
Damos a cancelar y ponemos 5 sin problema. No nos va a permitir por tanto introducir ningún 
valor superior a 10. Ya veremos más tarde cómo personalizamos el mensaje de error que nos 
sale. 
Ahora en este campo vamos a querer que no se puedan introducir valores escritos, sólo que se 
pueda elegir de una lista, que se pueda elegir si o no. 
 
Seleccionamos las celdas, vamos a validación de datos y seleccionamos “lista”. Dejamos 
seleccionado lista con celda desplegable y en origen escribimos los valores que va a tener la lista, 
separados por punto y coma. Si, punto y como, no. 
 
Aceptamos y vemos que ahora aparece un desplegable que lo único que me permite es 
seleccionar si o no. 
 
Si intentamos escribir, vuelve a salir el mensaje de error. 
Podemos hacer también validaciones de fechas y de horas. Seleccionamos y vamos a validación 
de datos y seleccionamos fecha. 
 
Puede que queramos que la fecha no sea anterior al 1 de enero de 2017. En este caso 
utilizaremos mayor que e introducimos la fecha que queremos. Aceptamos. 
Si intentamos escribir una fecha anterior, nos aparece el mensaje de error. En cambio si le 
ponemos una fecha correcta, por ejemplo 01/02/ 2017. No tendríamosningún problema. 
Ahora vamos a ver otra validación, de longitud de texto. Por ejemplo códigos postales, que 
sabemos tienen 5 cifras. Seleccionamos esas celdas, vamos a validación de datos, longitud del 
texto mínimo 5, máximo 5. 
 
Aceptamos. 
 
 
Validación de Datos II 
 
Vamos a personalizar los mensajes. Seleccionamos estas celdas, vamos a la validación de datos 
y vamos a configurar mensaje de entrada y mensaje de error. 
 
El mensaje de entrada es el que se le muestra al usuario cuando se sitúa en una celda y pincha 
en ella. Por ejemplo, no introducir valores superiores a 10. 
 
Aceptamos. Si pulsamos sobre una de esas celdas, nos aparece nuestro mensaje. 
 
Podemos personalizar el mensaje de error de la misma manera, vamos a validación de datos, en 
la pestaña “mensaje de error”. 
 
En este mensaje tenemos 3 niveles: alto, advertencia e información. 
• Si seleccionamos alto, me va a impedir meter esos valores que no corresponden. 
• Si es una advertencia, me va a avisar, pero me va a dejar continuar. 
• Si es información simplemente me va a avisar que ese valor no corresponde. 
Vamos a poner: este valor es superior a 10. 
 
Si ahora nos vamos a la tabla y ponemos 12, nos aparece el mensaje de error avisando que es 
superior a 10, pero me dejaría aceparlo dejando el valor en la celda. 
 
Vamos a ver la diferencia con los otros tipos de mensajes. Si ponemos advertencia, va a ser más 
específico, nos va a decir si deseamos continuar o no. 
 
En no, va a dejar el cursor en la celda para que lo rectifiquemos y en cancelar me va a borrar el 
valor para que volvamos a introducirlo. 
 
 
Vamos a probar con otro tipo de mensaje. Esta vez lo vamos a poner con estilo “alto”. 
 
Vemos que en este caso ya no nos deja continuar con ese valor. 
 
En reintentar me deja cambiarlo y en cancelar lo borra. Si volvemos a meter otro valor que no 
es válido, me vuelve a dar el mensaje. 
Para quitar una validación, seleccionamos las celdas, y en la pestaña de datos, “validación de 
datos”, en el criterio de validación le diremos que permitir cualquier valor. 
 
Aceptamos y ya nos permite marcar cualquier valor.