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DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA EMPRESA ARG INGENIERIA CIVIL S.A.S PARA LA CERTIFICACIÓN DE LA NORMA ISO: 9001 VERSIÓN 2015 Milagro Yineth Jimenez Zambrano Universidad Distrital Francisco José de Caldas Facultad de Ingeniería Ingeniería Industrial Mayo 2021 DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA EMPRESA ARG INGENIERIA CIVIL S.A.S PARA LA CERTIFICACIÓN DE LA NORMA ISO: 9001 VERSIÓN 2015 Milagro Yineth Jimenez Zambrano Proyecto de grado: Modalidad Pasantía Para optar por el título de Ingeniera Industrial Director Interno Cesar Asdraldo Vargas Profesor de Catedra Facultad de Ingeniería Director Externo Julio Cesar Arguelles Zarate Gerente General ARG Ingeniería Civil S.A.S Universidad Distrital Francisco José de Caldas Facultad de Ingeniería Ingeniería Industrial Mayo 2021 Agradecimientos En primer lugar agradezco a mi madre por su esfuerzo y dedicación durante todo el proceso de mi formación académica, por apoyarme y ayudarme a llegar a la meta propuesta, de igual manera agradecer a mi padre por su complicidad, por no dejarme sola durante este proceso. Gracias a mis amigos que siempre me acompañaron y apoyaron durante el tiempo de la carrera no solo en ámbitos académicos, sino personal, por estar a mi lado y compartir este sueño de convertirnos en profesionales. Gracias a mi director de trabajo de grado por su confianza, acompañamiento, dedicación y paciencia en la elaboración del presente proyecto, por darme la oportunidad de profundizar mis conocimientos y experiencia en el área trabajada. Gracias al ingeniero Julio Cesar y la señora Ángela por abrirme las puertas de su empresa y darme la oportunidad de incursionar en el mundo laboral ejerciendo mi carrera. Y por último agradecer a la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y a mis profesores por la formación académica que me brindaron, por darme las herramientas necesarias para salir a ejercer mi carrera de la mejor forma posible. Resumen En el siguiente trabajo se detalla el proceso de diagnóstico y diseño del Sistema de Gestión de Calidad para la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S, la cual toma la decisión de crear sus sistema de gestión con el fin de mantenerse vigente en el mercado, llevar sus procesos con claridad brindando así seguridad y confianza a sus clientes para poder mantener a los actuales y poder atraer nuevos clientes en el mediano y largo plazo, para lograr lo anterior fue necesario realizar una investigación a cerca de los sistemas de gestión de calidad en Colombia principalmente en empresas relacionadas con la actividad económica realizada por ARG Ingeniería Civil S.A.S, así como la normativa vigente y los requisitos que son solicitados a las diferentes empresas, se realiza un diagnóstico de la situación actual de la empresa, teniendo en cuenta cada uno de los ítems y asignándoles un valor que esta entre 0 y 10, según la información recolectada en encuestas y entrevistas a todas las partes involucradas en la actividad comercial de la empresa, como lo son empleados y clientes. Se concluye con el diagnóstico de cada ítem y el peso que cada uno representa al porcentaje global que la empresa cumple en un 28% con los requisitos establecidos por la norma. Posteriormente se diseñó el Sistema de Gestión de Calidad siguiendo los parámetros establecidos en la Norma ISO 9001 en su última versión para esto se tuvo en cuenta los resultados obtenidos en la etapa de diagnóstico junto con el Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa. Por último se realiza la revisión y aprobación del Sistema de Gestión de Calidad por parte de la alta dirección, para su respectiva difusión frente a las partes interesadas. Tabla de Contenidos 1. Introducción .................................................................................................................... 1 2. Planteamiento del problema ............................................................................................ 2 2.1 Formulación del problema ........................................................................................ 4 2.2 Hipótesis ................................................................................................................... 5 3. Objetivos ......................................................................................................................... 6 3.1 General ...................................................................................................................... 6 3.2 Específicos ................................................................................................................ 6 4. Justificación .................................................................................................................... 7 5 Marco Teórico .................................................................................................................. 9 6. Alcance ......................................................................................................................... 15 7. Caracterización de la empresa ...................................................................................... 16 7.1 Estructura Organizacional ....................................................................................... 17 7.2 Reseña histórica ...................................................................................................... 18 7.3 Misión ..................................................................................................................... 18 7.4 Visión ...................................................................................................................... 19 7.5 Valores .................................................................................................................... 19 7.6 Ubicación geográfica .............................................................................................. 19 8. Metodología .................................................................................................................. 20 8.1 Revisión bibliográfica ............................................................................................. 20 8.2 Diagnóstico del estado actual.................................................................................. 20 8.3 Estructuración de procesos ..................................................................................... 21 8.4 Documentación de la política y el plan de calidad ................................................. 22 8.5 Elaboración de procedimientos y funciones de la organización ............................. 22 8.6 Elaboración de manual de calidad .......................................................................... 23 8.7 Socialización interna ............................................................................................... 23 8.8 Elaboración del informe final y socialización ........................................................ 23 9. Ejecución....................................................................................................................... 25 9.1 Diagnostico ............................................................................................................. 25 9.2 Estructuración de los procesos actuales en la empresa ........................................... 33 9.2.1 Macroproceso 1: Supervisión técnica a obras civiles ...................................... 34 9.2.2 Macroproceso 2: Realización de obras civiles ................................................. 47 9.3 Documentación de política y objetivos de calidad ................................................. 53 9.4 Elaboración del manual de calidad .........................................................................54 9.4.1 Organigrama .................................................................................................... 55 9.4.2 Manual de Funciones ....................................................................................... 56 9.4.3 Manual de Procesos ......................................................................................... 65 9.4.4 Plan y Programa de auditorias ......................................................................... 87 9.5 Aprobación y socialización del Manual de Calidad ............................................... 89 10. Presupuesto ................................................................................................................. 90 11. Cronograma................................................................................................................. 91 12. Conclusiones ............................................................................................................... 92 13. Recomendaciones ....................................................................................................... 94 14. Bibliografía ................................................................................................................. 96 ANEXOS ........................................................................................................................ 101 Lista de tablas Tabla 1 Diagnostico ISO 9001 Version 2015 ARG Ingenieria Civil S.A.S ................................. 26 Tabla 2 Descripcion del procedimiento del macroproceo 1 Supervisión Técnica ........................ 36 Tabla 3 Diagrama de Flujo Macroproceso 1 Supervisión técnica ................................................ 39 Tabla 4 Descripción de procedimiento del Macroproceso 2 Realizacion de obra ........................ 48 Tabla 5 Diagrama de flujo Macroproceso 2 Realización de obra ................................................. 50 Tabla 6 Perfil de cargo del Gerente General ................................................................................. 57 Tabla 7 Perfil de cargo del Mensajero .......................................................................................... 61 Tabla 8 Formato Perfil de cargo ................................................................................................... 64 Tabla 9 Formato Caracterización de Procesos .............................................................................. 69 Tabla 10 Formato Caracterización de Macroprocesos.................................................................. 71 Tabla 11 Formato de descripción de Indicadores ......................................................................... 72 Tabla 12 Formato establecimiento de Procedimientos ................................................................. 73 Tabla 13 Presupuesto .................................................................................................................... 91 Tabla 14 Cronograma ................................................................................................................... 91 Lista de Ilustraciones Ilustración 1 Evolución Concepto de Calidad .................................................................. 11 Ilustración 2 Logo ARG Ingeniería Civil S.A.S ............................................................... 16 Ilustración 3 Organigrama ARG Ingenieria Civil S.A.S .................................................. 17 Ilustración 4 Ubicación de ARG Ingeniería Civil S.A.S .................................................. 19 Ilustración 5Mapa de procesos ARG Ingenieria Civil S.A.S............................................ 34 Ilustración 6 Mapa de macroproceso 1 Supervisión técnica ............................................. 35 Ilustración 7 Mapa de Proceso 2 Realización de obra ...................................................... 47 Ilustración 8 Nuevo organigrama ARG Ingenieria Civil S.A.S........................................ 56 Ilustración 9 Reestructuración mapa de procesos ARG Ingeniería Civil S.A.S ............... 65 Ilustración 10 Reestructuración mapa de procesos de Supervisión Técnica .................... 66 Ilustración 11 Reestructuración mapa de procesos de Realización de obras .................... 67 Lista de Anexos Anexo 1 Caracterización Proceso Gerencial ................................................................... 101 Anexo 2 Caracterización Proceso Financiero ................................................................. 102 Anexo 3 Caracterización Proceso Operativo Supervisión Técnica ................................ 103 Anexo 4 Caracterización Proceso Operativo Realización de Obra ................................ 104 Anexo 5 Caracterización Proceso Talento Humano ....................................................... 105 Anexo 6 Caracterización Proceso Contable .................................................................... 106 Anexo 7 Caracterización Proceso de Compras ............................................................... 107 Anexo 8 Caracterización Proceso Mantenimiento .......................................................... 108 Anexo 9 Caracterización Proceso SGSST ...................................................................... 109 Anexo 10 Procedimiento Administración de Registros y Archivo ................................. 204 Anexo 11 Procedimiento de administración, registro y control de documentos ............ 211 Anexo 12 Procedimiento manejo de hallazgos ............................................................... 224 Anexo 13 Procedimiento control gerencial..................................................................... 230 Anexo 14 Procedimiento administración de personal .................................................... 257 Anexo 15 Formato Perfil de cargo .................................................................................. 266 Anexo 16 Formato Evaluación de Personal .................................................................... 267 Anexo 17 Formato recepción de correspondencia .......................................................... 268 Anexo 18 Formato despacho de correspondencia .......................................................... 269 Anexo 19 Formato hallazgos .......................................................................................... 270 Anexo 20 Formato evaluación y selección de proveedores ............................................ 271 Anexo 21 Formato Evaluación y Satisfacción del Cliente ............................................. 272 Anexo 22 Auditoria final ................................................................................................ 273 1 1. Introducción Un Sistema de Gestión de la Calidad es una forma de trabajar, mediante la cual una organización asegura la satisfacción de las necesidades de sus clientes. Para lo cual planifica, mantiene y mejora continuamente el desempeño de sus procesos, bajo un esquema de eficiencia y eficacia que le permite lograr ventajas competitivas. Convirtiéndose el sistema de gestión de calidad en una herramienta para las pequeñas y medianas empresas en Colombia, las cuales representan alrededor de un 90% de la fuerza económica del país. Es un factor muy importante dado que estas empresas tienden a fracasar en sus primeros años de creación debido a la falta de estructuración de sus procesos, lo cual las vuelve vulnerables y bajo entornos variables tienden a fracasar. Por lo expuesto anteriormente la alta dirección de la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S decide tener un sistema de gestión de calidad que le permita lograr la satisfacción de sus clientes y poder estructurar sus procesopara no entrar en la lista de las pequeñas y medianas empresas que fracasan en sus primeros años de creación. Dada la necesidad presentada anteriormente se crea el siguiente proyecto que consistirá en el diseño metodológico de un sistema de gestión de calidad para la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S, empezando con un diagnóstico de cómo se encuentra la empresa actualmente, estructurando sus procesos y procedimientos para definir a dónde quiere llegar y que objetivo de calidad quiere cumplir. 2 2. Planteamiento del problema ARG ingeniería Civil S.A.S quiere lograr la certificación de la ISO: 9001 versión 2015 para sus procesos con el fin de que esta certificación le permita un mejor posicionamiento en el mercado de interventoría de obras civiles, para mantener a los actuales clientes, y poder llegar a nuevos clientes, en el mediano plazo. ARG ingeniería civil reconoce la importancia de obtener su certificación de calidad, ya que el servicio que ofrece la compañía es de gran responsabilidad para sus clientes, quienes confían la supervisión de sus obras civiles, principalmente construcción de viviendas, con la confianza de que el servicio brindado por ARG ingeniería civil cumple con los más altos estándares de calidad. Es por esto por lo que se busca obtener la certificación en la ISO: 9001 versión 2015. Esta empresa se encuentra ubicada dentro de las empresas llamadas Mi PYME las cuales representan a las pequeñas y medianas empresas en Colombia, siendo estas de gran importancia para la economía del país, dado que según cifras del DANE, éstas representan más de 90% del sector productivo nacional y generan el 35% del PIB y el 80% del empleo de toda Colombia. (Portafolio,2019) El sector de mercado donde se desenvuelve la empresa es principalmente en el sector de la construcción y en el sector de servicio, el sector de la construcción porque las interventorías que realiza se llevan a cabo en obras civiles; en cuanto al sector servicios porque presta el servicio de interventoría a las diferentes obras civiles. Sin embargo, el sector de la construcción es un sector bastante grande y con bastantes subsectores, es por esto por lo que estudiaremos solamente dos subsectores el de obras civiles y el de 3 edificios residenciales, que son los dos subsectores en los que se ve implicada directamente la empresa dada la actividad económica que llevan a cabo. El sector de la construcción ha tenido una variación porcentual negativa en su aportación al PIB colombiano, principalmente en el subsector de la construcción de vivienda, del año 2019 al 2020 se dio una variación de -12,4 según cifras del DANE, lo cual es bastante entendible dada la situación actual en el mundo vivida por la pandemia, sin embargo, antes de esto el sector venía presentando variaciones porcentuales negativas. La demanda por viviendas en el año 2019 ha disminuido en comparación con las demandas para el año 2018, debido a diferentes factores económicos, políticos y sociales, como lo son el cambio de presidente, el alto porcentaje de desempleo que llegó a 10,3% de acuerdo con cifras entregadas por el DANE. La disminución de compra de vivienda en el primer semestre de 2019 se da en 4.131 viviendas menos que en el primer semestre de 2018, obteniendo así una disminución porcentual de 4.1% (Semana,2019) En cuanto al empleo otra variable importante para tener en cuenta, dado que el sector de la construcción genera un gran número de empleos, contribuyendo así a la disminución del desempleo. En el trimestre móvil (noviembre 2019 - enero 2020), el número de ocupados en el total nacional fue 22.393 miles de personas. La Construcción como rama de actividad económica participó con el 7,1% de los ocupados. Respecto al trimestre móvil (noviembre 2018 – enero 2019), la población ocupada en el total nacional aumentó 0,2%, mientras que los ocupados en la rama de Construcción aumentaron 2,1%. 4 Para el trimestre móvil (noviembre 2019 - enero 2020), 1.587 miles de personas estaban ocupadas en la rama de la Construcción; de estos el 83,9% estaban ubicados en las cabeceras (1.332 miles de personas) y el 16,1% (255 miles de personas) en centros poblados y rural disperso (DANE,2020) Para el sector servicios, dado que la empresa ARG ingeniería civil S.A.S presta el servicio de supervisión técnica a las obra civiles, se tiene en cuenta el sector de “Actividades profesionales, científicas y técnicas; Actividades de servicios administrativos y de apoyo” que según la lista de aportes al PIB dada por el DANE tuvo un aumento porcentual de 0,8 del último trimestre del 2019 al primer trimestre del año 2020. Es por lo anterior que la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S busca certificar sus procesos con la norma ISO: 9001 versión 2015, para poder crecer como empresa prestadora de servicios de interventoría, más específicamente en el proceso de supervisión técnica, con el fin de cada día poder aumentar su fuerza laboral y así ofrecer más trabajos a la sociedad. 2.1 Formulación del problema ¿El diseño del sistema de gestión de calidad para el proceso de supervisión técnica realizada por la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S ayudará a mantener fidelizados los actuales clientes de la empresa, y dar confianza a nuevos clientes para contratar el servicio de supervisión técnica de obras civiles con la empresa? 5 2.2 Hipótesis ● El diseño del sistema de gestión de calidad de la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S ayudará a la empresa y a sus colaboradores a tener una visión clara de los procesos realizados y dará una mayor confianza a los clientes. ● El sistema de gestión de calidad dará un factor diferenciador a la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S respecto a sus competidores, lo que ayudará en el posicionamiento de la empresa localmente. ● Ayudará a fidelizar a los clientes actuales de la empresa, ya que dará seguridad de que los procesos de la supervisión técnica realizada a sus obras se están llevando con los más altos estándares de calidad. ● Gracias al diseño del sistema de gestión de calidad, la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S podrá llevar sus procesos documentados ordenadamente lo que le permitirá la optimización de algunos recursos. 6 3. Objetivos 3.1 General Diseñar un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO: 9001 versión 2015 para la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S, que cumpla con los requisitos establecidos por la ley, que se adapte a la situación actual de la empresa y que incremente la posición competitiva de la empresa. 3.2 Específicos ● Establecer un diagnóstico de la situación actual de la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S, con base en los requisitos establecidos por la norma ISO 9001:2015. ● Identificar los procesos de ARG ingeniería Civil S.A.S para realizar un levantamiento de todos los procesos llevados por la empresa actualmente, con el fin de definir un mapa de procesos, entendiendo así el funcionamiento de la empresa. ● Establecer las herramientas de gestión que sean aplicables a la compañía. ● Establecer el manual de calidad de la empresa, incluyendo la política y los objetivos de calidad, indicando la misión, visión, valores; orientados a mejorar todos los procesos de la compañía, para así brindar un mejor servicio a nuestros clientes. ● Explicar el plan de calidad a la alta dirección de la empresa, para su aprobación, y posteriormente difundir dentro de toda la organización. 7 4. Justificación Dado el mundo competitivo, donde las empresas deben innovar constantemente para mantenerse activas en los diferentes mercados, una forma de resaltar y diferenciar con respecto a sus competidores, es implementando un sistema de gestión de calidad, dado que este sirve como una plataforma para desarrollar los procesos de la empresa de una forma eficiente, organizandolas actividades, procesos y procedimientos de la empresa para que cumplan con los requisitos de los clientes bajo los más altos estándares de calidad. ARG Ingeniería Civil S.A.S considerada una MIPYME está en el grupo de pequeñas y medianas empresas que tienen un alto porcentaje de participación en el mercado más del 90% según cifras del DANE, sin embargo, estas empresas suelen fracasar en sus primeros años de creación, debido a que no se logran adaptar al entorno cambiante y competitivo del mercado, estas empresas suelen fracasar por la falta de estructuración en los procesos internos, lo que dificulta que crezcan y se adapten en el tiempo. El sistema de gestión de calidad en una empresa ayuda a la capacitación de los trabajadores, ya que contarán con más información detallada acerca de los procesos, lo que permite abordar su ejecución de una forma más rápida y eficiente. También ayuda aumentar la satisfacción y fidelización de los clientes, dado que este se realiza teniendo en cuenta las expectativas y requisitos de los clientes. Es por lo anterior que la alta dirección de la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S reconoce la importancia de diseñar y posteriormente implementar y certificar el sistema 8 de gestión de calidad de la empresa bajo la ISO:9001 versión 2015, lo cual se llevará a cabo realizando un diagnóstico para saber la situación actual de la empresa, como están estructurados sus procesos, con el fin de realizar un manual de calidad, diseñando la política y objetivos de calidad, también su planeación estratégica, manuales de cargo y procedimientos para sus procesos. La razón principal del diseño e implementación de un sistema de gestión de calidad para la empresa es la fidelización de sus clientes actuales, ya que gracias a ellos la empresa existe hoy en día, ayuda a mantener la empresa con la fuerza laboral actual, y ha podido crecer en estos pocos años de creación, además le permite posteriormente buscar nuevos clientes, con la satisfacción de tener a sus clientes felices y poder brindar un mejor servicio a los posibles nuevos clientes. 9 5 Marco Teórico Actualmente se conoce la gestión de calidad como el conjunto de acciones, medidas y soluciones orientadas a la mejora continua de los procesos internos de una organización, teniendo este como principal objetivo el aumento en el nivel de satisfacción de los clientes o consumidores. Sin embargo, el concepto de calidad ha evolucionado a lo largo del tiempo, empezando con la etapa artesanal, pasando a la revolución industrialización, la administración científica, la segunda guerra mundial, la posguerra de occidente, la posguerra Japón, la década de los setenta, la década de los noventa, hasta llegar finalmente a la actualidad. Etapa artesanal: Esta etapa se basó en hacer las cosas bien independientemente del costo o esfuerzo necesario para ello. Teniendo como finalidad la satisfacción del cliente, la satisfacción del artesano, por el trabajo bien hecho y en crear un producto único. Etapa de la revolución industrial: Esta etapa se basó en producir en grandes cantidades sin importar la calidad de los productos, con el fin de satisfacer una gran demanda de bienes y obtener beneficios. Etapa de la administración científica: Esta etapa se basó en técnicas de control de calidad por inspección y métodos estadísticos, que permiten identificar los productos defectuosos. Con la finalidad de lograr la satisfacción de los estándares y condiciones técnicas del producto. Etapa de la segunda guerra mundial: Esta etapa se basó en asegurar la calidad de los productos (armamento), sin importar el costo, garantizando altos volúmenes de 10 producción en el menor tiempo posible. Teniendo como fin garantizar la disponibilidad de un producto eficaz en las cantidades y tiempos requeridos. Etapa posguerra de occidente: Esta etapa se basó en producir en altos volúmenes, para satisfacer las necesidades del mercado. Con el fin de satisfacer la demanda de bienes causada por la guerra. Etapa posguerra Japón: Esta etapa se basó principalmente en fabricar los productos bien al primer intento. Con el fin de lograr minimizar los costos de pérdidas de productos gracias a la calidad, satisfacer las necesidades del cliente y generar competitividad. Década de los Setenta: Esta etapa se basó en crear sistemas y procedimientos en el interior de la organización para evitar productos defectuosos. Con el fin de lograr la satisfacción del cliente, prevenir errores, reducir costos y generar competitividad. Década de los Noventa: Esta etapa se basó en la calidad en el interior de todas las áreas funcionales de la empresa. Con el fin de lograr la satisfacción del cliente, prevenir errores, la reducción de costos, la participación de todos los empleados de la empresa y de generar competitividad. Actualidad: Esta etapa trata de la capacitación de líderes de calidad que potencialicen el proceso. Con el fin de lograr diversos objetivos como lo son: la satisfacción del cliente, la prevención de errores, la reducción sistemática de costos, equipos de mejora continua, generar competitividad y Aumentar las utilidades (Cubillos, R. & Rozo,D . 2009) 11 Es así como a través del tiempo ha evolucionado el concepto de calidad, siendo la primera etapa la que está dedicada al producto, donde está el control de calidad, luego se pasa a una segunda etapa que se centra en el proceso, pasando hablar de aseguramiento de la calidad, luego buscando la satisfacción del cliente donde se da la calidad total, y finalmente viendo la empresa como un todo dónde se buscar el mejoramiento continuo. Ilustración 1 Evolución Concepto de Calidad Un Sistema de Gestión de la Calidad es una forma de trabajar, mediante la cual una organización asegura la satisfacción de las necesidades de sus clientes. Para lo cual planifica, mantiene y mejora continuamente el desempeño de sus procesos, bajo un esquema de eficiencia y eficacia que le permite lograr ventajas competitivas. Los beneficios que entrega la implementación de un Sistema de Gestión de calidad entre otros son: ● Mejora continua de la calidad de los productos y servicios que ofrece. ● Atención amable y oportuna a sus usuarios. ● Transparencia en el desarrollo de procesos. 12 ● Asegurar el cumplimiento de sus objetivos, en apego a leyes y normas vigentes. ● Reconocimiento de la importancia de sus procesos e interacciones. ● Integración del trabajo, en armonía y enfocado a procesos. ● Adquisición de insumos acorde con las necesidades. ● Delimitación de funciones del personal. ● Mejores niveles de satisfacción y opinión del cliente. ● Aumento de la productividad y eficiencia. ● Reducción de costos. ● Mejor comunicación, moral y satisfacción en el trabajo. ● Una ventaja competitiva, y un aumento en las oportunidades de ventas Para la implementación de un sistema de gestión de calidad se debe tener en cuenta la norma ISO 9001 que nace en el año 1987, y desde entonces ha tenido tres revisiones que han dado lugar a diversas actualizaciones de la norma (Noguez, 2020) La norma ISO 9001 es el punto de encuentro de numerosos esfuerzos por establecer un marco común para la Gestión de Calidad. Vigente desde los años 80, ha incorporado mejoras y avances en función de las necesidades y, sobre todo, de la propia evolución del concepto de calidad empresarial ( S.a , 2016) La familia de Normas ISO 9000 se ha elaborado para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de “Sistemas de Gestión de la Calidad” eficaces. La familia de ISO 9000 actualmente está conformada por: 13 ● ISO 9000:2015 Describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y especifica su terminología. ● ISO 9001:2015 Especifica los requisitos para los sistemas de gestión de calidad aplicablesa toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación, con el objetivo de aumentar la satisfacción del cliente. ● ISO 9004:2009 Proporciona las directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y otras partes interesadas. ● ISO 19011:2011 Proporciona orientación relativa a las auditorías de sistemas de gestión de la calidad y ambiental (S.a; 2017) La norma ISO 9001 en el sector de la construcción, si se deja de lado los proyectos comerciales, la mayoría de las personas se encuentran familiarizados con el costo promedio de la casa en la zona en la que viven. Si se tiene en cuenta la cantidad de dinero en juego, existen diferentes razones para la que la norma ISO 9001 2015 se convierta en una acreditación valiosa para las organizaciones del sector. Se examinará: ● Estandarizar los servicios y la calidad del producto: aplicación de la norma ISO 9001 2015 puede asegurarse que la calidad de construcción, la metodología y la adhesión a la legislación son consistentes, por lo tanto, garantizar una calidad constante del producto. 14 ● Reducir los costes para el constructor: métodos de mejora de la gestión de la cadena de suministro y los procesos de compra mediante la norma ISO 9001 2015 aprobados pueden reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio. ● Garantizar la mejora continua: la aplicación de la norma ISO 9001 2015 debe asegurar que su negocio y los procesos asociados mejoran año tras año, el aumento de las ganancias y el crecimiento del negocio en consecuencia (Toro, R.2020) 15 6. Alcance El alcance de este proyecto será el diseño del sistema de gestión de calidad de la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S para los procesos básicos de la empresa, estratégicos y de apoyo, también se realizará una caracterización a su proceso operativo principal, que es la supervisión técnica a las obras civiles. Se realizará un manual de calidad donde se plasmará la información que debe seguir la empresa para poder llegar a implementar su sistema de gestión de calidad. 16 7. Caracterización de la empresa Razón social: ARG INGENIERIA CIVIL S.A.S Logo: Ilustración 2 Logo ARG Ingeniería Civil S.A.S NIT: 901175981-1 Código postal: 110831 Fecha de constitución: 27 de abril de 2018 Actividad económica: Supervisión técnica de obras civiles, interventoría de obras civiles, construcción de obras civiles, expedición de certificados de técnicos de ocupación, consultoría, asesoría, asistencia técnica, capacitación, avalúos, peritajes, remodelaciones y en general todas aquellas actividades relacionadas con el control de cualquier proyecto inmobiliario de infraestructura o similares. Así como la sociedad puede realizar, en Colombia y en el exterior cualquier actividad lícita, comercial o civil. Código de la actividad económica: Actividad principal: 7020 actividades de consultoría de gestión Actividad secundaria: 7110 actividades de arquitectura e ingeniería y otras actividades conexas de consultoría. 17 Otras actividades: 4111 construcción de edificios residenciales 4220 construcción de proyectos de servicios públicos 7.1 Estructura Organizacional La empresa ARG INGENIERIA CIVIL S.A.S al momento de comenzar la implementación del sistema de gestión de calidad, cuenta con un organigrama establecido, según los cargos que tiene actualmente, a continuación, el organigrama actual: Ilustración 3 Organigrama ARG Ingenieria Civil S.A.S Asesoría contable y asesor de SG-SST están con incluidos indirectamente en el organigrama, porque son procesos que la compañía debe llevar, pero no cuenta con personal fijo para la realización de estas actividades, sino que contrata empresas o personas externas para que realicen la asesoría de esos departamentos. 18 7.2 Reseña histórica ARG Ingeniería Civil S.A.S nació en el mes de abril del año 2018 como consecuencia de una necesidad solicitada por la Constructora las Galias, para que le realizaran el proceso de supervisión técnica a las obras de ingeniería civil que esta realiza. Cuando sucede esto, el ingeniero Julio Cesar Arguelles, procede a realizar la constitución oficial de la empresa de sociedades que tiene por nombre ARG Ingeniería Civil S.A.S. Inicialmente el único cliente de la empresa era Constructoras Galias y solo se realizaba la actividad económica principal por la que fue constituida la empresa, actividades de consultoría de gestión, donde se encuentra la supervisión técnica de obras civiles. Año y medio después de la constitución legal de la empresa, por referencias personales se le adjudica a ARG Ingeniería Civil S.A.S un contrato de acabado de obra civil por parte de la empresa Consorcio San Fernando AM&CIA, contrato por el cual se empezó a realizar una actividad económica secundaria dentro de las actividades inscritas por ARG al momento de su constitución, actividades de arquitectura e ingeniería y construcción de edificios residenciales. 7.3 Misión La misión de ARG INGENIERIA CIVIL S.A.S es prestar el servicio de Supervisión Técnica de obras civiles, Interventoría y Construcción para constructoras de obras públicas y privadas en Bogotá y a nivel nacional, cubriendo la necesidad del mercado que requiere el sector. 19 7.4 Visión Fortalecer las líneas de negocio actuales de la empresa fidelizando a los clientes, ampliando el número de estos y así lograr el crecimiento de la empresa. 7.5 Valores Honestidad, seriedad y cumplimiento. 7.6 Ubicación geográfica El trabajo realizado por ARG se distribuye en las diferentes ubicaciones de las obras civiles a las cuales se les realiza supervisión técnica, sin embargo, tienen unas oficinas donde se realizan todos los procedimientos administrativos, estas oficinas están ubicadas en la localidad Kennedy en el conjunto residencial Villa Adriana, con dirección Av. 68 No 18 - 09 Sur Interior 16 oficina 102. Ubicación en mapa: Ilustración 4 Ubicación de ARG Ingeniería Civil S.A.S 20 8. Metodología Para llevar a cabo este proyecto, se tendrán en cuenta diferentes etapas, que permitirán recopilar, tratar y registrar la información obtenida con el fin de conseguir el objetivo principal de este proyecto que es el diseño del sistema de gestión de calidad de la empresa ARG Ingeniería Civil S.A.S. 8.1 Revisión bibliográfica Para la revisión bibliográfica se consultarán muchas fuentes que ayuden a entender el funcionamiento de un sistema de gestión de calidad, investigando primeramente los conceptos claves, los documentos y procesos que se deben plantear en el manual de calidad, se buscaran como ejemplos sistemas de gestión de calidad de empresas pertenecientes al sector de la construcción, tratando de encontrar alguna similitud con la actividad económica que realiza principalmente ARG Ingeniería Civil S.A.S, para tener una idea de cómo se debería estructurar el manual de calidad de la empresa. 8.2 Diagnóstico del estado actual Para realizar el diagnóstico del estado actual de la empresa, será necesario recopilar información, de todos los trabajadores posibles y de la alta dirección, para poder entender los procesos de la empresa. Para esta etapa, se realizarán entrevistas al personal, de una forma cómoda para que la información suministrada sea lo más real posible, esto quiere decir que para entrevistar a los colaboradores de la empresa, no estará presente la alta dirección; sin embargo la alta dirección también será entrevistada, dado que son las personas que llevan 21 el control de la empresa, y que están empapados de todos los procesos que se llevan enesta. Posteriormente con toda la información recolectada, debidamente documentada, se comparará con los soportes documentales guardados por la alta dirección, para cruzar la información y poder confirmar el estado real de sus procesos. Con la información verificada, se procederá a realizar una matriz de diagnóstico para saber en cuanto porcentaje respecto a la norma la empresa cumple o no con los requisitos establecidos en la ISO: 9001 versión 2015. 8.3 Estructuración de procesos Para la estructuración de procesos se tendrá en cuenta la información recolectada anteriormente, y también se realizarán entrevistas nuevamente al personal operativo con el fin de entender los procedimientos realizados y poder plasmarlos en el orden que se realizan. La información nueva suministrada será registrada en unos formatos que serán creados para llevar el control documental del sistema de gestión de calidad de la empresa. Con la información suministrada y las investigaciones realizadas para sistemas de gestión de calidad de empresas que estén en el mismo sector económico se procederá a realizar la estructuración de los diferentes procesos de la empresa, y serán expuestos a la alta dirección con el fin de verificar si se han plasmado correctamente los procesos de la empresa, o es necesario realizar adecuaciones. 22 8.4 Documentación de la política y el plan de calidad Para desarrollar la política de calidad de la empresa, se realizará un trabajo conjunto con la alta dirección con el fin de identificar cual será el objetivo principal por lograr, definiendo como se va a buscar el logro de dicho objetivo. Para desarrollar el plan de calidad, se tendrán en cuenta diferentes puntos, el primero es que si la empresa no cuenta con una planeación estratégica, esta se definirá, para esclarecer así el objetivo y las políticas de calidad, se definirá el proceso principal de la empresa, para realizar los procedimientos correspondientes con la información suministrada por el personal operativo y con la alta dirección, una vez terminado este deberá ser aprobado por la alta dirección para su posterior difusión. 8.5 Elaboración de procedimientos y funciones de la organización La elaboración del manual de procedimientos se realizara con toda la información recolectada en la empresa y las investigaciones en el área requeridas, tras la aprobación de la alta dirección este manual será difundido dentro de los colaboradores de la empresa con el fin de que este manual de procedimiento sea entendible para los actuales y para cualquier nuevo colaborador en la empresa, para que así este pueda contribuir en la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad de la empresa ARG ingeniería Civil S.A.S en el tiempo. Con el fin de que este se mantenga en el tiempo, se deberá revisar periódicamente y hacer las modificaciones que sean pertinentes para que se mantenga actualizado con los procedimientos realizados por la empresa. 23 8.6 Elaboración de manual de calidad Para la elaboración del manual de calidad, se tendrán en cuenta los lineamientos del contenido dados por la norma ISO: 9001 versión 2015. El cual deberá ser elaborado al final, ya que este es la recopilación de las etapas anteriores, donde se plasmarán desde la planeación estratégica, el objetivo y política de calidad, el manual de cargos, los procesos y procedimientos de la empresa. 8.7 Socialización interna Una vez terminado y aprobado el manual de calidad de la empresa, se socializará el diseño del manual con los diferentes niveles de la empresa, la alta dirección y la parte operativa, se deberán dar capacitaciones de cómo se debe llevar el manual al momento de implementarlo y cómo hacer para mantenerlo, las capacitaciones deberán ser claras con el fin de que a todas las partes interesadas le quede muy claro todo lo estipulado en el manual. Posteriormente cuando se empiece a implementar después de un tiempo considerable se deberá realizar una auditoría con el fin de identificar el impacto que ha tenido el manual en los colaboradores y procesos de la empresa, también para identificar el avance de la empresa en el cumplimiento de los requisitos de la ISO: 9001 versión 2015. Y se realizará una comparación con el diagnóstico inicial realizado. 8.8 Elaboración del informe final y socialización En el informe final se plasmarán todas las actividades realizadas para desarrollar el proyecto, incluyendo toda la información que se debe presentar ante las partes 24 interesadas, desde el diagnóstico, el desarrollo y la conclusión del proyecto para determinar el impacto que este tuvo. La socialización del proyecto deberá ser realizada siguiendo los lineamientos dados por la Universidad. 25 9. Ejecución 9.1 Diagnostico Cómo se encuentra la empresa ARG Ingeniería civil S.A.S respecto a la norma ISO 9001:2015. El diagnóstico de la empresa se realizó siguiendo la metodología planteada en el ítem anterior, se realizaron entrevistas a los colaboradores de la empresa, a la alta dirección, y también al personal contratado por tercerización para llevar algunos procesos de la empresa, como lo es el proceso contable. Las entrevistas se realizaron de forma individual, como el fin de poder obtener la información buscada desde los diferentes puntos de vista, se entrevistó primeramente a la alta dirección, siendo integrada esta por el gerente general y por la directora administrativa y financiera, posteriormente al personal de apoyo en el proceso contable, y finalmente al personal de apoyo en obra. Luego de recolectar la información esta se cotejo con la documentación existente y se procedió a realizar la evaluación utilizando un formato de evaluación que contiene los ítems evaluados por la norma, excluyendo los ítems del 0 al 3 que no son relevantes en la evaluación. El formato evalúa el ciclo PHVA asignando una puntuación de 10 para los sub-ítems que evalúan el verificar y el actuar, una puntuación de 5 para aquellos sub- ítems que corresponden a la fase de hacer, una puntuación de 3 para aquellos sub-ítems que corresponden a planear y por último 0 para aquellos sub-ítems que aún no se establecen en la empresa. A cada ítem de la norma se le asigna una carga porcentual teniendo en cuenta la puntuación asignada en cada subítem y con esto se obtiene el 26 porcentaje general que determinará si la norma está en proceso de implementación, de mejoramiento o de mantenimiento. Tabla 1 Diagnostico ISO 9001 Version 2015 ARG Ingenieria Civil S.A.S A-V H P N/S A B C D 10 5 3 0 1 5 2 3 3 5 4 5 5 5 6 5 7 3 8 0 9 3 10 3 11 10 10 25 12 0 1 10 2 10 3 3 La gerencia garantiza que los requisitos de los clientes de determinan y se cumplen. Se determinan y consideran los riesgos y oportunidades que puedan afectar a la conformidad de los productos y servicios y a la capacidad de aumentar la satisfaccion del cliente. El alcance del SGC, se ha determinado según: Procesos operativos, productos y servicios, instalaciones físicas, ubicación geográfica El alcance del SGC se ha determinado teniendo en cuenta los problemas externos e internos, las partes interesadas y sus productos y servicios? Se tiene disponible y documentado el alcance del Sistema de Gestion. Se tiene justificado y/o documentado los requisitos (exclusiones) que no son aplicables para el Sistema de Gestion? DIAGNOSTICO DE EVALUACION SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD SEGÚN NTC ISO 9001-2015 CRITERIOS DE CALIFICACION: A. Cumple completamente con el criterio enunciado (10 puntos: Se establece, se implementa y se mantiene; Corresponde a las fase de Verificar y Actuar para la Mejora del sistema); B. cumple parcialmente con el criterio enunciado (5 puntos: Se establece, se implementa, no se mantiene; Corresponde a las fase del Hacer del sistema); C. Cumple con el mínimo del criterio enunciado (3puntos: Se establece, no se implementa, no se mantiene; Corresponde a las fase de identificaciòn y Planeación del sistema); D. No cumple con el criterio enunciado (0 puntos: no se establece, no se implementa, no se mantiene N/S). No. NUMERALES CRITERIO INICIAL DE CALLIFICACION 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO Se determinan las cuestiones externas e internas que son pertinentes para el propósito y dirección estratégica de la organización. Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas. 4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Se ha determinado las partes interesadas y los requisitos de estas partes interesadas para el sistema de gestión de Calidad. Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos. 4.3 DETERMINACION DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 4.4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS Se tienen identificados los procesos necesarios para el sistema de gestión de la organización Se tienen establecidos los criterios para la gestion de los procesos teniendo en cuenta las responsabilidades, procedimientos, medidas de control e indicadores de desempeño necesarios que permitan la efectiva operación y control de los mismos. Se mantiene y conserva informacion documentada que permita apoyar la operación de estos procesos. SUBTOTAL Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 43% 5. LIDERAZGO 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL Se demuestra responsabilidad por parte de la alta dirección para la eficacia del SGC. 5.1.2 Enfoque al cliente 27 4 0 5 0 6 5 20 5 3 0 1 0 2 0 3 0 4 0 5 0 0 0 0 0 1 5 2 0 3 0 4 3 5 3 6 0 7 0 8 0 9 0 10 0 0 5 6 0 Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 47% 6. PLANIFICACION 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES Se han establecido los riesgos y oportunidades que deben ser abordados para asegurar que el SGC logre los resultados esperados. La organización ha previsto las acciones necesarias para abordar estos riesgos y oportunidades y los ha integrado en los procesos del sistema. 6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACION PARA LOGRARLOS Que acciones se han planificado para el logro de los objetivos del SIG-HSQ, programas de gestion? Se mantiene informacion documentada sobre estos objetivos 6.3 PLANIFICACION DE LOS CAMBIOS 5.2 POLITICA 5.2.1 ESTABLECIMIENTO DE LA POLITICA La política de calidad con la que cuenta actualmente la organización está acorde con los propósitos establecidos. 5.2.2 Comunicación de la politica de calidad Se tiene disponible a las partes interesadas, se ha comunidado dentro de la organización. 5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN Se han establecido y comunicado las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes en toda la organización. SUBTOTAL Se ha establecido la información documentada requerida por la norma y necesaria para la implementación y funcionamiento eficaces del SGC. 7.5.2 Creacion y actualizacion Existe una metodología documentada adecuada para la revisión y actualización de documentos. 7.5.3 Control de la informacion documentada Se tiene un procedimiento para el control de la informacion documentada requerida por el SGC. SUBTOTAL Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 11% Existe un proceso definido para determinar la necesidad de cambios en el SGC y la gestión de su implementación? SUBTOTAL Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 0% 7. APOYO 7.1 RECURSOS 7.1.1 Generalidades La organización ha determinado y proporcionado los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del SGC (incluidos los requisitos de las personas, mediambientales y de infraestructura) 7.1.5 Recursos de seguimiento y medicion 7.1.5.1 Generalidades En caso de que el monitoreo o medición se utilice para pruebas de conformidad de productos y servicios a los requisitos especificados, ¿se han determinado los recursos necesarios para garantizar un seguimiento válido y fiable, así como la medición de los resultados? 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones Dispone de métodos eficaces para garantizar la trazabilidad durante el proceso operacional. 7.1.6 Conocimientos de la organización Ha determinado la organización los conocimientos necesarios para el funcionamiento de sus procesos y el logro de la conformidad de los productos y servicios y, ha implementado un proceso de experiencias adquiridas. 7.2 COMPETENCIA La organización se ha asegurado de que las personas que puedan afectar al rendimiento del SGC son competentes en cuestión de una adecuada educación, formación y experiencia, ha adoptado las medidas necesarias para asegurar que puedan adquirir la competencia necesaria 7.3 TOMA DE CONCIENCIA Existe una metodología definida para la evaluación de la eficacia de las acciones formativas emprendidas. 7.4 COMUNICACIÓN Se tiene difinido un procedimiento para las comunicaciones internas y externas del SIG dentro de la organización. 7.5 INFORMACION DOCUMENTADA 7.5.1 Generalidades 28 1 5 2 5 3 3 4 0 5 3 6 0 7 0 8 10 9 10 10 5 11 3 12 5 13 5 14 3 15 5 16 5 17 10 18 5 19 3 20 3 21 3 22 3 23 3 24 3 25 5 26 3 27 3 28 3 29 5Se conserva información documentada sobre las salidas del diseño y desarrollo. Se realizan las revisiones para evaluar la capacidad de los resultados del diseño y desarrollo para cumplir los requisitos. Se realizan actividades de verificación para asegurar que las salidas del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de las entradas. Se aplican controles al proceso de diseño y desarrollo para asegurar que: se toma cualquier acción necesaria sobre los problemas determinados durante las revisiones, o las actividades de verificación y validación Se conserva información documentada sobre las acciones tomadas. 8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: cumplen los requisitos de las entradas Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: son adecuadas para los procesos posteriores para la provisión de productos y servicios Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: incluyen o hacen referencia a los requisitos de seguimiento y medición, cuando sea apropiado, y a los criterios de aceptación Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: especifican las características de los productos y servicios, que son esenciales para su propósito previsto y su provisión segura y correcta. Se determinan los requisitos legales y reglamentarios para los productos y servicios que se ofrecen y aquellos considerados necesarios para la organización. 8.2.3 Revision de los requisitos para los productos y servicios La organización se asegura que tiene la capacidad de cumplir los requisitos de los productos y servicios ofrecidos. La organización revisa los requisitos del cliente antes de comprometerse a suministrar productos y servicios a este. Se confirma los requisitos del cliente antes de la aceptación por parte de estos, cuando no se ha proporcionado informacion documentada al respecto. Se asegura que se resuelvan las diferencas existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente. Se conserva la informacion documentada, sobre cualquier requisito nuevo para los servicios. 8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios Las personas son conscientes de los cambios en los requisitos de los productos y servicios, se modifica la informacion documentada pertienente a estos cambios. 8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 8.3.1 Generalidades Se establece, implementa y mantiene un proceso de diseño y desarrollo que sea adecuado para asegurar la posterior provición de los servicios. 8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo La organizacióndetermina todas las etapas y controles necesarios para el diseño y desarrollo de productos y servicios. 8.3.3 Entradas para el diseño y desarrollo Al determinar los requisitos esenciales para los tipos específicos de productos y servicios a desarrollar, se consideran los requisitos funcionales y de desempeño, los requisitos legales y reglamentarios. Se resuelven las entradas del diseño y desarrollo que son contradictorias. Se conserva información documentada sobre las entradas del diseño y desarrollo. 8.3.4 Controles del diseño y desarrollo Se aplican los controles al proceso de diseño y desarrollo, se definen los resultados a lograr. Se planifican, implementan y controlan los procesos necesarios para cumplir los requisitos para la provision de servicios. La salida de esta planificación es adecuada para las operaciones de la organización. Se asegura que los procesos contratados externamente estén controlados. Se revisan las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso. 8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 8.2.1 Comunicación con el cliente La comunicación con los clientes incluye información relativa a los productos y servicios. Se obtiene la retroalimentación de los clientes relativa a los productos y servicios, incluyendo las quejas. Se establecen los requisitos específicos para las acciones de contingencia, cuando sea pertinente. 8.2.2 Determinacion de los requisitos para los productos y servicios 8. OPERACIÓN 8.1 PLANIFICACION Y CONTROL OPERACIONAL 29 30 5 31 5 32 5 33 3 34 0 35 10 36 5 37 0 38 3 39 0 40 3 41 3 42 3 43 0 44 3 45 0 46 5 47 5 48 5 49 3 50 5 51 10 52 10 53 3 54 5 55 3 56 10 57 10 58 10 59 10 60 10 61 5 8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos La organización cuida la propiedad de los clientes o proveedores externos mientras esta bajo el control de la organización o siendo utilizada por la misma. Se Identifica, verifica, protege y salvaguarda la propiedad de los clientes o de los proveedores externos suministrada para su utilización o incorporación en los productos y servicios. Se informa al cliente o proveedor externo, cuando su propiedad se pierda, deteriora o de algun otro modo se considere inadecuada para el uso y se conserva la información documentada sobre lo ocurrido. Se controla el uso de la infraestructura y el entorno adecuado para la operación de los procesos. Se controla la designación de personas competentes. Se controla la validación y revalidación periódica de la capacidad para alcanzar los resultados planificados. Se controla la implementación de acciones para prevenir los errores humanos. Se controla la implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega. 8.5.2 Identificacion y trazabilidad La organización utiliza medios apropiados para identificar las salidas de los productos y servicios. Identifica el estado de las salidas con respecto a los requisitos. Se conserva información documentada para permitir la trazabilidad. Se comunica la competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las personas. Se comunica las interacciones del proveedor externo con la organización. Se comunica el control y seguimiento del desempeño del proveedor externo aplicado por la organización. 8.5 PRODUCCION Y PROVISION DEL SERVICIO 8.5.1 Control de la produccion y de la provision del servicio Se implementa la producción y provisión del servicio bajo condiciones controladas. Dispone de información documentada que defina las características de los productos a producir, servicios a prestar, o las actividades a desempeñar. Dispone de información documentada que defina los resultados a alcanzar. Se controla la disponibilidad y el uso de recursos de seguimiento y medición adecuados Se controla la implementación de actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas. 8.4.2 Tipo y alcance del control La organización se asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organización de entregar productos y servicios, conformes de manera coherente a sus clientes. Se definen los controles a aplicar a un proveedor externo y las salidas resultantes. Considera el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en la capacidad de la organización de cumplir los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables. Se asegura que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de su sistema de gestion de la calidad. Se determina la verificación o actividades necesarias para asegurar que los procesos, productos y servicios cumplen con los requisitos. 8.4.3 Informacion para los proveedores externos La organización comunica a los proveedores externos sus requisitos para los procesos, productos y servicios. Se comunica la aprobación de productos y servicios, métodos, procesos y equipos, la liberación de productos y servicios. 8.3.6 Cambios del diseño y desarrollo Se identifican, revisan y controlan los cambios hechos durante el diseño y desarrollo de los productos y servicios Se conserva la información documentada sobre los cambios del diseño y desarrollo, los resultados de las revisiones, la autorización de los cambios, las acciones tomadas para prevenir los impactos adversos. 8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE 8.4.1 Generalidades La organización asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente son conforme a los requisitos. Se determina los controles a aplicar a los procesos, productos y servicios suministrados externamente. Se determina y aplica criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos. Se conserva información documentada de estas actividades 30 62 10 63 10 64 10 65 5 66 5 67 10 68 5 69 5 70 3 71 10 72 10 73 10 74 5 75 5 76 5 77 5 78 3 79 5 180 145 72 0 1 10 2 3 3 3 4 3 5 0 6 0 7 3 8 3 9 3 Determina los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación para asegurar resultados validos. Determina cuando se lleva a cabo el seguimiento y la medición. Determina cuando analizar y evaluar los resultados del seguimiento y medición. Evalúa el desempeño y la eficacia del SGC. Conserva información documentada como evidencia de los resultados. 9.1.2 Satisfaccion del cliente La organización realiza seguimiento de las percepciones de los clientes del grado en que se cumplen sus necesidades y expectativas. Determina los métodos para obtener, realizar el seguimiento y revisar la información. 9.1.3 Analisis y evaluacion La organización analiza y evalúa los datos y la información que surgen del seguimiento y la medición. Se consideran las consecuencias potenciales no deseadas asociadas a sus productos y servicios. Se considera la naturaleza, el uso y la vida útil prevista de sus productos y servicios. 8.5.4 Preservacion La organización preserva las salidas en la producción y prestación del servicio, en la medida necesaria para asegurar la conformidad con los requisitos. 8.5.5 Actividades posteriores a la entrega Se cumplen los requisitos para las actividades posteriores a la entrega asociadas con los productos y servicios. Al determinar el alcance de las actividades posteriores a la entrega la organización considero los requisitos legales y reglamentarios. 9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y EVALUACION 9.1.1 Generalidades La organización determina que necesita seguimiento y medición. La organización trata las salidas no conformes de una o más maneras La organización conserva información documentada que describa la no conformidad, las acciones tomadas, las concesiones obtenidas e identifique la autoridad que decide la acción con respecto a la no conformidad.SUBTOTAL Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 50% Existe trazabilidad a las personas que autorizan la liberación. 8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES La organización se asegura que las salidas no conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega. La organización toma las acciones adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la no conformidad y su efecto sobre la conformidad de los productos y servicios. Se verifica la conformidad con los requisitos cuando se corrigen las salidas no conformes. Considera los requisitos del cliente. Considera la retroalimentación del cliente. 8.5.6 Control de cambios La organización revisa y controla los cambios en la producción o la prestación del servicio para asegurar la conformidad con los requisitos. Se conserva información documentada que describa la revisión de los cambios, las personas que autorizan o cualquier acción que surja de la revisión. 8.6 LIBERACION DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS La organización implementa las disposiciones planificadas para verificar que se cumplen los requisitos de los productos y servicios. Se conserva la información documentada sobre la liberación de los productos y servicios. Existe evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. 31 10 0 11 0 12 0 13 0 14 0 15 0 16 0 17 0 18 0 19 0 20 0 21 0 22 0 23 3 24 5 25 0 26 5 27 0 28 0 29 0 30 0 10 10 21 0 1 10 2 3 3 3 4 3 5 3 6 0 7 0 8 5 9 5 Se conserva información documentada como evidencia de la naturaleza de las no conformidades, cualquier acción tomada y los resultados de la acción correctiva. La organización ha determinado y seleccionado las oportunidades de mejora e implementado las acciones necesarias para cumplir con los requisitos del cliente y mejorar su satisfacción. 10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCION CORRECTIVA La organización reacciona ante la no conformidad, toma acciones para controlarla y corregirla. Evalúa la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad. Implementa cualquier acción necesaria, ante una no conformidad. Revisa la eficacia de cualquier acción correctiva tomada. Actualiza los riesgos y oportunidades de ser necesario. Hace cambios al SGC si fuera necesario. Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. 9.3.3 Salidas de la revision por la direccion Las salidas de la revisión incluyen decisiones y acciones relacionadas con oportunidades de mejora. Incluyen cualquier necesidad de cambio en el SGC. Incluye las necesidades de recursos. Se conserva información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones. SUBTOTAL Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 14% 10. MEJORA 10.1 Generalidades 9.2 AUDITORIA INTERNA La organización lleva a cabo auditorías internas a intervalos planificados. Las auditorías proporcionan información sobre el SGC conforme con los requisitos propios de la organización y los requisitos de la NTC ISO 9001:2015. La organización planifica, establece, implementa y mantiene uno o varios programas de auditoría. Define los criterios de auditoría y el alcance para cada una. Selecciona los auditores y lleva a cabo auditorías para asegurar la objetividad y la imparcialidad del proceso. Asegura que los resultados de las auditorias se informan a la dirección. Realiza las correcciones y toma las acciones correctivas adecuadas. Conserva información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y los resultados. 9.3 REVISION POR LA DIRECCION 9.3.1 Generalidades La alta dirección revisa el SGC a intervalos planificados, para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua con la estrategia de la organización. 9.3.2 Entradas de la revision por la direccion La alta dirección planifica y lleva a cabo la revisión incluyendo consideraciones sobre el estado de las acciones de las revisiones previas. Considera los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al SGC. Considera la información sobre el desempeño y la eficiencia del SGC. Considera los resultados de las auditorías. Considera el desempeño de los proveedores externos. Considera la adecuación de los recursos. Considera la eficiencia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades. Se considera las oportunidades de mejora. 32 Como se observa en la tabla anterior el ítem 8 correspondiente al de operación, es el único ítem que está en proceso de mejora, esto se debe a que la empresa realiza de forma adecuada el proceso operativo de supervisión técnica, incluyendo todos los procedimientos y tareas que son necesarios en este proceso, con el fin de satisfacer los requerimientos de los clientes y brindar un servicio con calidad, realizando la evaluación se observa que la empresa viene realizando bien sus procesos de liderazgo ítem 5 y contexto de la organización ítem 4, pero se requiere un poco más de apoyo y de documentación para que la empresa cumpla cada ítem a cabalidad con la norma. En general el resultado obtenido se esperaba ya que la empresa cuenta con un Sistema de gestión de seguridad en proceso de implementación, pero no con un Sistema de Gestión de Calidad, sin embargo al tener el Sistema de Gestión de Seguridad en proceso de implementación ayuda a realizar algunos de sus procesos de forma correcta. Teniendo en cuenta lo anterior se procederá al levantamiento de información para definir el mapa de procesos actual de la empresa con el fin de poder establecer que mejorar para que el proceso de operación aumente su porcentaje de evaluación. 10 0 11 5 10 15 12 0 % OBTENIDO DE IMPLEMENTACION 43% 47% 0% 11% 50% 14% 34% 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN IMPLEMENTAR 5. LIDERAZGO IMPLEMENTAR 6. PLANIFICACION IMPLEMENTAR IMPLEMENTAR7. APOYO 8. OPERACIÓN 9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 10. MEJORA TOTAL RESULTADO IMPLEMENTACION Calificacion global en la Gestion de Calidad MEJORAR IMPLEMENTAR IMPLEMENTAR 28% BAJO 34% ACCIONES POR REALIZAR 10.3 MEJORA CONTINUA La organización mejora continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del SGC. Considera los resultados del análisis y evaluación, las salidas de la revisión por la dirección, para determinar si hay necesidades u oportunidades de mejora. SUBTOTAL Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) RESULTADOS DE LA GESTIÓN EN CALIDAD NUMERAL DE LA NORMA 33 9.2 Estructuración de los procesos actuales en la empresa Esta estructuración se realizó a través de las entrevistas realizadas al personal colaborador en la empresa, entrelazado con el cruce de la documentación con la que se cuenta en la empresa, para poder entender, cómo se hacen las cosas, en qué plazos se realizan, con qué medios, con el fin de poder establecer así el mapa de procesos general de la empresa. Después de realizada estas entrevistas se pudo dividir los procesos de la empresa, teniendo como los procesos estratégicos, el proceso gerencial y el proceso financiero, los cuales dada su alta responsabilidad son llevados a cabo por los propietarios de la empresa. Se tienen los procesos operativos donde están lasdos actividades económicas que son el fuerte de la compañía, que son la supervisión técnica y la realización de obras civiles. Y por último se tienen los procesos de apoyo, donde encontramos los procesos de compras, contable, de mantenimiento, de talento humano el de Seguridad y Salud en el trabajo. A continuación se presenta el mapa de procesos general establecido para la empresa ARG ingeniería Civil S.A.S. 34 Ilustración 5Mapa de procesos ARG Ingenieria Civil S.A.S Como se puede observar en la imagen anterior se encuentra el mapa de procesos mostrando los dos procesos operativos de supervisión técnica y el de realización de obras civiles, los cuales se les dará un tratamiento diferenciado a partir de ahora, y se conocerán como los dos macroprocesos de la empresa, siendo la supervisión técnica el macroproceso 1 y la realización de obras civiles el macroproceso 2. 9.2.1 Macroproceso 1: Supervisión técnica a obras civiles Este es el proceso de apoyo más importante de la empresa, dado que es por el cual se fundó la empresa y es el proceso que se realiza continuamente, a continuación se 35 presenta el mapa de procesos establecido para este proceso, según la información recolectada en la empresa. Ilustración 6 Mapa de macroproceso 1 Supervisión técnica Para entender de una forma clara este primer macroproceso, de supervisión técnica, se presenta a continuación el procedimiento paso a paso de las actividades que se realizan para llevar a cabo este proceso, quienes son los responsables de esto y la documentación de soporte de cada actividad. 36 Tabla 2 Descripcion del procedimiento del macroproceo 1 Supervisión Técnica Actividad No 1 Descripción de la actividad Actividades Contractuales Responsables: ● Gerente General ● Directora administrativa y financiera Documentos de soporte: ● Contrato y pólizas de seguro con el cliente. ● Contratos laborales si se contrata mano de obra nueva. 1.1 Firmar el contrato para realizar la supervisión técnica a la obra. 1.2 Establecer las pólizas de seguros si se solicitan. 1.3 Asignar un ingeniero residente para que realice la supervisión técnica. 1.4 Si no hay mano de obra disponible para la realización de la supervisión se contrata la mano de obra requerida. Actividad No 2 Descripción de la actividad Asignación de ingeniero residente a obra Responsables: ● Gerente General ● Directora administrativa y financiera ● Ingeniero residente ● SISO Documentos de soporte: ● Formatos de inducción y capacitación. ● Recibo de entregas de EPP ● Certificado curso de alturas 2.1 Asignar un ingeniero civil para que realice la supervisión técnica de la nueva obra. 2.2 Comprar y entregar los elementos de protección personal al encargado de realizar la supervisión. 2.3 Realizar capacitación del cargo por parte del gerente y del SG-SST por parte del SISO. 2.4 El ingeniero civil que realizará la supervisión debe realizar curso de alturas. Actividad No 3 Descripción de la actividad Reconocimiento de obra Responsables: ● Gerente general ● Ingeniero residente Documentos de soporte: ● Planos de obra ● Formato de datos 3.1 Recibir los planos de la obra aprobados por la curaduría 3.2 Se llena el formato de datos generales (las licencias de construcción, las modificaciones a las licencias, señalando los profesionales responsables que suscribieron la licencia de construcción, y el estudio geotécnico) 3.3 Se realiza un control de planos (urbanístico, tectónico, estructural, gas, eléctrico, hidrosanitario) 37 generales ● Formato de control de planos Actividad No 4 Descripción de la actividad Especificaciones de material y ensayos de control de calidad (Verificación de muros y/o placas) Responsables: ● Ingeniero residente Documentos de Soporte: ● Formato de inspección y ensayos ● Fotografías ● Informe mensual de supervisión técnica 4.1 Verificar el armado del encofrado. 4.2 Verificar los niveles de las placas 4.3 Verificación de armado de acero y mallas. (Verificar diámetros, ganchos, longitud y traslapo, limpieza del refuerzo) 4.4 Verificación de colocación de tuberías, accesorios eléctricos e hidrosanitarios 4.5 Verificación de colocación de separadores de concreto 4.6 Supervisión toma de muestras de asentamiento y cilindros para resistencia del concreto 4.7 Verificación vaciado del concreto 4.8 Verificación de retiro de la formaleta y reparación de defectos superficiales 4.9 Verificación armada de andamios y medidas de seguridad Actividad No 5 Descripción de la actividad Especificaciones de material y ensayos de control de calidad (Instalación de tuberías de gas y presión) Responsables: ● Ingeniero residente Documentos de Soporte: ● Ensayo de hermeticidad y estanqueidad ● Fotografías ● Informe mensual de supervisión técnica 5.1 Identificación tipo de red, gas, hidráulica, o sanitaria 5.2 Establecer la fecha de verificación de los manómetros 5.3 Revisar el estado del manómetro, si está limpio y se puede leer fácil, y si está completo y sin desperfectos. 5.4 Se debe identificar qué tramo se va a probar 5.5 Identificar el material de la tubería y el diámetro de esta 5.6 Supervisión de realización prueba de hermeticidad 5.7 Establecer la fecha de inicio y terminación 5.8 Determinar si es conforme o no conforme 5.9 Si es prueba de estanqueidad, realizar el seguimiento Actividad No 6 Descripción de la actividad Especificaciones de material y ensayos de control de calidad (Supervisión diaria de elementos por fundir) Responsables: ● Ingeniero residente Documentos de Soporte: ● Formato de supervisión 6.1 Verificar la toma de asentamiento 6.2 Revisar que no se realice adición de agua al concreto 6.3 Verificar el vibrado del concreto (instalación de carpas) 6.4 Verificar el vibrado del concreto 6.5 Revisar la nivelación de muros 38 diaria de elementos por fundir (mampostería y concretos) ● Fotografías ● Informe mensual de supervisión técnica 6.6 Verificar las juntas de construcción (ubicación y tratamientos) 6.7 Verificación de correcta instalación de retaques 6.8 Supervisión de recubrimiento para concreto (panelas) 6.9 Verificación de correctos embebidos y enchaquetado sobre la tubería PVC 6.10 Verificar de acuerdo con el plan el refuerzo, ubicación, calibre, cantidad y cumplimiento de traslapos en muros y placas 6.11 Verificar el refuerzo de la mampostería 6.12 Verificación de la correcta dosificación de la mezcla de morteros y grouting para mampostería 6.13 Supervisión de las dilataciones de mampostería Actividad No 7 Descripción de la actividad Realizar informe mensual de la supervisión técnica Responsables: ● Ingeniero residente Documentos de Soporte: ● Formato de control de planos ● Formato de especificación de material ● Formato lista de chequeo. ● Gráfica de cumplimiento de actividades. ● Fotografías. ● Acta de visitas. 7.1 Se realiza el control de planos, teniendo en cuenta las categorías de planos (urbanístico, tectónico, estructural, gas, eléctrico, hidrosanitario) 7.2 Se detallan las especificaciones de material 7.3 Se supervisan los ensayos de control de calidad (Acero de refuerzo, concreto estructural) 7.4 Se realiza el chequeo de ejecución de obra, realizando certificaciones, capacitaciones, registros de inspección y control de asentamientos 7.5 Realizar una lista de chequeo, detallando cada una de las actividades realizadas. Detallando si cumple o no. 7.6 Evaluación de resistencia del concreto utilizado en obra, según NSR-10 7.7 Se realiza una gráfica de porcentaje de cumplimiento de las actividades. 7.8 Se realiza el registro fotográfico del avance de las obras Actividad No 8 Descripción de la actividad Procedimientos
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