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FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S – NIT: 901074674 TEL: 5702899 - 5805088 – 3176445548 FERRETERIAELCACHA@HOTMAIL.COM MZ 71 CASA 3, GARUPAL TERCERA ETAPA VALLEDUPAR / CESAR. POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S, NIT. 901074674, Con el fin de dar cumplimiento a la ley 1581 de 2015, los decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013 y el 1074 de 2015, y toda norma posterior que las modifique o complemente, implementará la presente política de tratamiento de datos personales registrados en cualquier base de datos de la ferretería. Lo anterior, con el fin de dar constancia expresa de que se garantizan los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre de los titulares, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán estrictamente por los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano. OBJETO DE LA PROTECCIÓN. Con la implementación de esta política, se desea garantizar la reserva de la Información de todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. También, por medio de la expedición de la presente política se garantiza la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la información de las personas que la han proporcionado y así mismo se busca darle correcto cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE. El presente manual se aplica al tratamiento de datos, teniendo en cuenta las actividades de FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S., involucrando Clientes, Empleados, Contratistas y Proveedores, con los cuales se establece una relación contractual, que de una u otra manera traten o intercambien datos personales. Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de FERRETERIAS EL CACHA1 S.A.S considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales. Así mismo, esta ley será implementada en la protección de datos de las personas (clientes, Empleados, Contratistas, Proveedores o terceros) que firmen títulos valores tales como: facturas, cheques, pagares, letras de cambio, etc.; a favor o en garantía de FERRETERIA EL CACHA1 SAS. RPT: RNBD-1 FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S – NIT: 901074674 TEL: 5702899 - 5805088 – 3176445548 FERRETERIAELCACHA@HOTMAIL.COM MZ 71 CASA 3, GARUPAL TERCERA ETAPA VALLEDUPAR / CESAR. DEFINICIONES. En concordancia con la normatividad vigente y para los efectos de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones que permitirán una apropiada interpretación: a) AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. b) AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. c) BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. d) DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados. e) DATO PÚBLICO: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. f) DATO PRIVADO: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. g) DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. h) DATOS SENSIBLES: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S – NIT: 901074674 TEL: 5702899 - 5805088 – 3176445548 FERRETERIAELCACHA@HOTMAIL.COM MZ 71 CASA 3, GARUPAL TERCERA ETAPA VALLEDUPAR / CESAR. i) ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. j) TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. k) TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. l) TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. m) TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. n) OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la persona dentro de FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S. aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales: a) LEGALIDAD: No habrá tratamiento de información personal de los Clientes, Empleados, Contratistas y Proveedores sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente. b) FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y ésta siempre debe ser informada al Titular. c) LIBERTAD: Se garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal. d) VERACIDAD Y CALIDAD: Información veraz, completa, exacta, actualizada, Comprobable y comprensible. e) TRANSPARENCIA: garantizar a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada con forme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S – NIT: 901074674 TEL: 5702899 - 5805088 – 3176445548 FERRETERIAELCACHA@HOTMAIL.COMMZ 71 CASA 3, GARUPAL TERCERA ETAPA VALLEDUPAR / CESAR. f) ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: La información personal únicamente podrá ser accedida por las personas autorizadas, así mismo su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario. g) SEGURIDAD: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h) CONFIDENCIALIDAD: Se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS. De acuerdo con lo contemplado en la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, la cual es la normativa vigente aplicable en materia de tratamiento de datos, y con el fin de brindar tranquilidad y confianza a los titulares de los datos personales, se estipulan los siguientes derechos que como Grupo responsable del tratamiento de los datos personales garantizaremos en el tratamiento de nuestras bases de datos: a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Grupo Logístico de FERRETERÍA EL CACHA1 S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a los datos parciales, anexados, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio valido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización. c) Ser informado por el Grupo Logístico de FERRETERÍA EL CACHA1 S.A.S previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la superintendencia de industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen previo tramite de consulta o requerimiento. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S – NIT: 901074674 TEL: 5702899 - 5805088 – 3176445548 FERRETERIAELCACHA@HOTMAIL.COM MZ 71 CASA 3, GARUPAL TERCERA ETAPA VALLEDUPAR / CESAR. LOS ANTERIORRES DERECHOS PODRÁN SER EJERCIDOS POR: a) El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le pongan a disposición. b) Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. c) El representante y/ o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. d) Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES. En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros: a) Responder y respetar el interés superior de los menores. b) Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores. DEBERES DE FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S. garantizara el cumplimiento de los siguientes deberes en calidad de responsable y/o Encargado, por parte de su grupo logístico: a) Garantizar el titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales. c) Informar debidamente al titular sobe la finalidad de la recolección y los derechos que la asisten en virtud de la autorización otorgada. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S – NIT: 901074674 TEL: 5702899 - 5805088 – 3176445548 FERRETERIAELCACHA@HOTMAIL.COM MZ 71 CASA 3, GARUPAL TERCERA ETAPA VALLEDUPAR / CESAR. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente. h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular. k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la superintendencia de industria y comercio sobre el tema en particular. n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. ñ) Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que entra autorizado el tratamiento de sus datos. o) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio. p) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S – NIT: 901074674 TEL: 5702899 - 5805088 – 3176445548 FERRETERIAELCACHA@HOTMAIL.COM MZ 71 CASA 3, GARUPAL TERCERA ETAPA VALLEDUPAR / CESAR. q) Usar los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR PARA EL TRAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S., debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. La mencionada autorización debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea un medio físico o electrónico. Así mismo, informa debidamente al titular de dichos datos el uso o finalidad que le brindará a sus datos personales durante el tratamiento. Autorización PREVIA significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. Autorización EXPRESA quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular MANIFIESTE SU VOLUNTAD de autorizar que FERRETERÍA EL CACHA1 S.A.S realice el Tratamiento de sus Datos Personales. LA FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por cada uno de los titulares de los datos personales para su tratamiento, por medio de archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. CASOSEN LOS CUALES LA EMPRESA NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS. a) Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma. c) Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas. d) En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S – NIT: 901074674 TEL: 5702899 - 5805088 – 3176445548 FERRETERIAELCACHA@HOTMAIL.COM MZ 71 CASA 3, GARUPAL TERCERA ETAPA VALLEDUPAR / CESAR. e) Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales en cualquier momento pueden, de manera informada, revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales otorgada a FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S., siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual; Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas la ferretería cesará el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, cesará sobre la revocatoria puntual, caso en el cual se continuarán tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO. El tratamiento de los datos personales que FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S manejará son todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social y contractual. Y En general para: a) Realizar actualización de datos a través de correo electrónico, contacto telefónico, formatos físicos. b) Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas y lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social. c) Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por la compañía con las compañías del mismo conglomerado, vinculantes y/o sus compañías asociadas. d) Para tratar temas de índole contable, tributaria, crediticia y en general, para cualquier finalidad que se encuentre ligada a la relación comercial entre las partes. e) Para la protección de datos de las personas (clientes, Empleados, Contratistas, Proveedores o terceros) que firmen títulos valores tales como: facturas, cheques, pagares, letras de cambio, etc.; a favor o en garantía de FERRETERIA EL CACHA1 SAS. f) Enviar información e invitaciones relacionadas con campañas o eventos de interés para los clientes en cuanto a productos y precios. g) Realizar video vigilancia interior y exterior de las instalaciones para prevenir riesgos que afecten a la seguridad y protección de las personas que laboran en la empresa, los visitantes que ingresan a las instalaciones de FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S., de los locales y bienes FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S – NIT: 901074674 TEL: 5702899 - 5805088 – 3176445548 FERRETERIAELCACHA@HOTMAIL.COM MZ 71 CASA 3, GARUPAL TERCERA ETAPA VALLEDUPAR / CESAR. patrimoniales, así como para denunciar, cuando sea necesario, hechos ante las autoridades competentes o atender los requerimientos de las mismas. ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S tiene el compromiso de mantener actualizadas sus bases de datos de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012. TRATAMIENTO DE DATOS EMPLEADOS, EXEMPLEADOS Y CONTRATISTAS. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S. se reserva la potestad de suministrar información personal de sus empleados, exempleados y contratistas a terceras personas que hagan el requerimiento de datos personales, previa notificación de tal solicitud a su titular a fin de obtener su consentimiento claro, previo, expreso e informado, salvo las excepciones legales. FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S. y así como las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. TRATAMIENTO DE DATOS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN. Son aptos de Tratamiento los documentos que contengan datos personales tales como: la hoja de vida, los resultados de los exámenes de salud de ingreso, las pruebas sicotécnicas y de las entrevistas, y cualquier información asociada al proceso de selección. Los anteriores datos personales serán utilizados con el fin de Evaluar la idoneidad, atendiendo las características de la vacante que se requiera contratar, Entregar los datos a terceros encargados de los procesos de selección, Conservar los datos personales para eventuales futuros procesos de selección de personal y para entregar los datos a las entidades aseguradoras y de seguridad social. PROCEDIMIENTO PARA CONOCER, CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS. La FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S. en cumplimiento de los preceptos legales del régimen general de protección de datos personales, procederá a permitir al titular o representante de los datos personales a conocerlos, corregirlos, actualizarlos, rectificarlos o suprimirlos, FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S – NIT: 901074674 TEL: 5702899 - 5805088 – 3176445548 FERRETERIAELCACHA@HOTMAIL.COM MZ 71 CASA 3, GARUPAL TERCERA ETAPA VALLEDUPAR / CESAR. presentando previa solicitud a la ferretería en los términos señalados en PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de una queja o reclamo: a) La corrección o actualización de la información. b) La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. c) Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. - La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer. Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos: FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación: a) Comunicación dirigida a FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S a la manzana 71 casa 3, del barrio Garupal etapa 3 de Valledupar, Cesar. b) Solicitud presentada al correo electrónico: ferreteriaelcacha@hotmail.com, teléfono: 5702899, Celular: 3176445548. Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA: Si la queja o reclamo se presentan incompletos, la ferretería deberá requerir al interesado dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la División Administrativa de FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S., en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido. mailto:ferreteriaelcacha@hotmail.com FERRETERIA EL CACHA1 S.A.S – NIT: 901074674 TEL: 5702899 - 5805088 – 3176445548 FERRETERIAELCACHA@HOTMAIL.COM MZ 71 CASA3, GARUPAL TERCERA ETAPA VALLEDUPAR / CESAR. El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. VIGENCIA. La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su publicación y se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para el desarrollo de las finalidades establecidas.
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