Propuesta de mejoramiento de la administración documental del área encargada del sistema de gestión de calidad de la empres

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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL 
DEL ÁREA ENCARGADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA 
EMPRESA FIDUPREVISORA S.A 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
JUAN SEBASTIÁN GUAÑARITA GÓMEZ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE INGENIERÍA 
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL 
ALTERNATIVA PRÁCTICA EMPRESARIAL 
BOGOTÁ 
2018 
 
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL 
DEL ÁREA ENCARGADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA 
EMPRESA FIDUPREVISORA S.A 
 
 
 
 
 
 
 
JUAN SEBASTIÁN GUAÑARITA GÓMEZ 
 
 
 
 
 
Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al título de 
 Ingeniero Industrial 
 
 
 
 
 
 
Director 
Jan Leonard Hernández 
Ingeniero Industrial 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE INGENIERÍA 
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL 
ALTERNATIVA PRÁCTICA EMPRESARIAL 
BOGOTÁ 
2018
3 
 
LICENCIA DE REPOSITORIO 
 
 
4 
 
NOTA DE ACEPTACION 
 
 
 
 
______________________________ 
______________________________ 
______________________________ 
______________________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
______________________________ 
Firma del presidente del jurado 
 
 
 
 
 
______________________________ 
Firma de jurado 
 
 
 
 
 
 
______________________________ 
Firma de jurado 
 
 
 
 
Bogotá, 27, noviembre, 2018 
5 
 
DEDICATORIA 
 
Este trabajo de grado está dedicado a mis padres, a pesar de estuvieron lejos de 
mi durante estos 5 años de estudio, siempre me apoyaron y fueron mi motor a salir 
adelante sin importar las circunstancias. A mis abuelos ya que con ellos compartí 
estos 5 años de estudio y a pesar de los problemas siempre me estuvieron 
apoyando y formando para ser un gran profesional. Por último, a todas las personas 
que siempre creyeron en mí y que yo podía dar más de mi cada día. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6 
 
AGRADECIMIENTOS 
 
Brindo mi más profundo agradecimiento a la empresa Fiduprevisora S.A por 
permitirme realizar la práctica empresarial para mi trabajo de grado, a mis 
compañeros de la empresa, con los que compartí gran parte de este último semestre 
y me brindaron todo su apoyo para mi trabajo de grado. A todos los profesores que 
hicieron parte de mi formación académica para ser un gran profesional. A el tutor de 
del trabajo de grado el Ingeniero Jan Leonard Hernández, ya que fue un apoyo para 
el desarrollo de este trabajo de grado, 
 
El agradecimiento más grande se lo debo a Dios por ofrecerme el acompañamiento 
en estos 5 años de estudio, las bendiciones que me brindo para poder llegar a la 
meta. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7 
 
CONTENIDO 
 
Pág. 
INTRODUCCIÓN 15 
1. GENERALIDADES 16 
1.1 ANTECEDENTES 16 
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 18 
1.2.1 Descripción del problema. 18 
1.2.2 Formulación del problema. 20 
1.3 OBJETIVOS 20 
1.3.1 Objetivo general. 20 
1.3.2 Objetivos específicos. 21 
1.4 JUSTIFICACIÓN 21 
1.5 DELIMITACIÓN 24 
1.5.1 Espacio. 24 
1.5.2 Tiempo. 24 
1.5.3 Contenido. 25 
1.5.4 Alcance. 25 
1.6 MARCO REFERENCIAL 25 
1.6.1 Marco teórico. 25 
1.6.1.1 Estudio de métodos. 25 
1.6.1.2 Principios fundamentales de la gestión documental. 28 
1.6.1.3 Importancia de la gestión documental para empresas pública. 28 
1.6.1.4 Procesos de la gestión documental. 30 
1.6.1.5 Generalidades de la Gestión Documental. 32 
1.6.1.6 Normas básicas de organización del archivo. 33 
1.6.1.7 Método archivístico de la Documental. 34 
1.6.2 Marco conceptual 36 
1.6.2.1 Archivo. 36 
1.6.2.2 Ciclo de vida de los documentos. 36 
1.6.2.3 Consulta de documentos. 37 
1.6.2.4 Disposición final de los documentos. 37 
1.6.2.5 Documento. 37 
1.6.2.6 Programa de Gestión Documental. 38 
1.6.2.7 Responsabilidad. 38 
1.6.3 Marco legal. 38 
1.7 METODOLOGÍA 41 
1.7.1 Tipo de estudio. 41 
1.7.2 Fuentes de información 42 
1.8 DISEÑO METODOLÓGICO 42 
1.8.1 Recolección de la información. 42 
1.8.2 Organización del archivo físico. 43 
1.8.3 Elaboración de la propuesta de mejoramiento. 43 
8 
 
 
2. DIAGNOSTICO GENERAL DEL ARCHIVO FÍSICO DEL SGC 44 
2.1 ENCUESTA REALIZADA A LOS FUNCIONARIOS DEL ÁREA 44 
2.2 DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO FÍSICO CON LA LEY 594 DEL 2000 46 
2.2.1 Lista de chequeo de la Ley de Archivo General de la Nación. 46 
2.3 REGISTRO FOTOGRÁFICO 48 
2.4 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA FIDUPREVISORA S.A 50 
 
3. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO FÍSICO DEL SGC 55 
3.1 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO SEGÚN LA TRD Y LA LEY DE ARCHIVO 55 
3.1.1 Estante número 1. 56 
3.1.2 Estante número 2. 58 
3.1.3 Estante número 3. 59 
3.1.4 Estante número 4. 61 
3.1.5 Estante número 5. 62 
3.2 NUEVA DISTRIBUCIÓN DEL ARCHIVO CON LA NORMA INTERNA 63 
 
4. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO 66 
4.1 ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 66 
4.2 ELABORACIÓN DEL FORMATO 69 
4.3 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES 72 
4.4 ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA 72 
4.4.1 Cumplimiento Ley de Archivo General de la Nación. 72 
4.4.2Cumplimiento de Normatividad interna. 73 
 
5. CONCLUSIONES 74 
 
6. RECOMENDACIONES 75 
 
BIBLIOGRAFÍA 76 
 
ANEXOS 79 
 
 
 
 
 
 
 
9 
 
LISTA DE FIGURAS 
 
Pág. 
Figura 1. Estructura del Modelo Estándar de Control Interno 17 
Figura 2. Ubicación de la empresa 24 
Figura 3. Procesos de la gestión documental 31 
Figura 4. Métodos de ordenación 36 
Figura 5.Respuesta 6 44 
Figura 6.Respuesta 9 45 
Figura 7.Respuesta numero 11 45 
Figura 8. Imagen General del Archivo 48 
Figura 9. Estado actual del archivo 49 
Figura 10. Evidencia del no cumplimiento de la norma 49 
Figura 11. Mapa de Procesos de la Fiduprevisora S.A 50 
Figura 12. TRD Oficina de Calidad 55 
Figura 13.Circulares 57 
Figura 14. Manual de Calidad, Caracterizaciones y Manual Operativo 57 
Figura 15.Manuales de Políticas 58 
Figura 16.Manuales de Procedimientos 58 
Figura 17.Instructivos 59 
Figura 18. Formatos 59 
Figura 19.Manuelas de Funciones y Temporales 60 
Figura 20.Revisión por la Dirección 60 
Figura 21.Memorandos 61 
Figura 22.Manuales de Calidad y Caracterizaciones desactualizados 61 
Figura 23.Documentos desactualizados manejados por el SGC 62 
Figura 24.Organigramas desactualizados 62 
Figura 25.Etiqueta de búsqueda 63 
Figura 26.Nomenclatura 64 
Figura 27.Estado actual del Archivo físico 64 
Figura 28. Consecutivo del Procedimiento 66 
Figura 29. Manual de Procedimientos Final 68 
Figura 30. Consecutivo del Formato 69 
Figura 31. Encabezado del Formato 70 
Figura 32. Formato 71 
Figura 33. Caracterización Actualizada 71 
 
 
 
 
 
 
10 
 
LISTA DE CUADROS 
 
Pág. 
Cuadro 1. Simbología del flujograma 26 
Cuadro 2. Marco Legal externo 39 
Cuadro 3. Marco legal interno de la Gestión Documental 41 
Cuadro 4. Resultados de la lista de chequeo 47 
Cuadro 5. Descripción del mapa de procesos 51 
Cuadro 6. Clasificación de los documentos manejados por el SIG 52 
Cuadro 7. Información para la elaboración de documentos 52 
Cuadro 8. Codificación de MO, ML, MP, IN y FR 53 
Cuadro 9. Codificación de MF 54 
Cuadro 10. Organización Según ley de archivo 56 
Cuadro 11. Cumplimiento Ley de Archivo General de la Nación 72 
Cuadro 12. Cumplimiento Ley Interna 73 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11 
 
LISTADO DE ANEXOS 
 
Pág. 
Anexo A . Prototipo encuesta 79 
Anexo B. Encuesta realizada a los funcionarios del área DSG. 81 
Anexo C. Tabla de Retención documental de la Oficina de Calidad. 91 
Anexo D. Lista de Chequeo del Archivo 93 
Anexo E. Tabla de descripción del archivo físico 103 
Anexo F. Directrices para la Documentación del SGC_IN-ESC-03-002_V6 104 
Anexo G. Plantilla para la elaboración del procedimiento 118 
Anexo H. Atención de Requerimientos Documentales a Entes de Control 122 
Anexo I. Control de la Documentación Solicitada por Help Desk 133 
Anexo J. Caracterización Sistema Integrado de Gestión_CR-ESC-08_V8 134 
Anexo K. Caracterización Sistema Integradode Gestión_CR-ESC-08_V9 136 
Anexo L. Clasificación y Codificación de Procesos y Documentos V6 138 
Anexo M. Manual de Funciones Técnico 1 147 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 
 
GLOSARIO 
 
ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO: derecho de los ciudadanos a consultar 
la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados 
por la Ley. 
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: son operaciones administrativas y técnicas 
relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, 
conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una Institución. 
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: acción de guardar sistemáticamente 
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación 
apropiadas. 
ARCHIVO DE FÍSICO: archivo de la oficina productora que reúne su documentación 
en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. 
ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el 
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por 
los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. 
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN): es el establecimiento público 
encargado de formular, orientar y controlar la Política archivística a nivel nacional. 
Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la 
salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la 
difusión del acervo documental que lo integra y el que se le confía en custodia. 
ARCHIVO HISTÓRICO: aquel en el que se transfiere la documentación del archivo 
central o del archivo de gestión que, por decisión del correspondiente Comité de 
Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la 
investigación, la ciencia y la cultura. 
CIRCULARES INTERNAS: mecanismo mediante el cual se establecen y se 
divulgan las normas, políticas, directrices, procedimientos y funciones que regulan 
las actividades de la compañía. 
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: agrupación o tipo de documentos del SGC 
(manuales de, procedimientos, funciones, calidad, operativo, políticas; formatos, 
resoluciones, circulares internas, organigramas). 
CODIFICACIÓN: número de identificación asignado por la Oficina de Calidad a 
cada documento del SGC y a cada grupo de trabajo. 
DOCUMENTOS DE APOYO: documento generado por la misma oficina o por otras 
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de 
utilidad para el cumplimiento de sus funciones 
DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una 
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor 
administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultura y que se 
encuentra regulado de acuerdo con la Tabla de Retención (TRD) y la Tabla de 
Valoración Documental (TVD) 
FORMATO: documento soporte vinculado al Manual de Políticas, procedimientos e 
instructivos. 
13 
 
HALLAZGO: evidencia objetiva de una situación que podría afectar el SGC. Se 
clasifican en: observaciones y no conformidades. Resultado de la evaluación de los 
registros frente al conjunto de políticas, procedimientos y demás requisitos de los 
Sistemas de Gestión. 
INSTRUCTIVO: documento soporte del procedimiento que permite profundizar su 
entendimiento. 
MICROSOFT VISIO: es una herramienta que sirve para diseñar diagramas de flujo 
y de procesos, mapas conceptuales, líneas de tiempo y organigramas con gran 
facilidad. 
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: documento donde se 
describe el SIG de Fiduprevisora S.A. alcance del sistema, documentos 
establecidos y la interacción de los procesos y la justificación de exclusiones (ISO 
9001, GP 1000, ISO 14001 y MECI). 
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS: documento donde se describe 
cada uno de los cargos de la entidad y las funciones que debe cumplir. 
MANUAL DE PROCEDIMIENTO: documentos donde se describen las actividades 
de los diferentes procedimientos de la entidad. 
MANUAL DE POLÍTICAS: describen los lineamientos que debe tenerse en cuenta 
en la ejecución de cada uno de los procesos de la entidad. 
MANUAL OPERATIVO: documento que describe la operación del negocio 
fiduciario de acuerdo con lo establecido en el comité operativo de inicio del negocio 
con el fideicomitente. 
RESOLUCIONES: acto de Administración, por el cual se divulgan las directrices 
administrativas de la entidad. Documento mediante el cual el presidente aprueba la 
desagregación del Presupuesto. 
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG): proceso del nivel de Evaluación, 
Seguimiento y Control de Fiduciaria la Previsora S.A. que incluye los sistemas de 
Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad de la Información. 
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): listado de series y sus 
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad 
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se les asigna el 
tiempo de permanencia encada fase de archivo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
14 
 
RESUMEN 
 
En el presente trabajo producto de meses de estudio bajo la modalidad de práctica 
empresarial en la empresa Fiduprevisora S.A., se desarrolló teniendo en cuenta las 
pautas que exige la normatividad del Archivo General de la Nación y la normatividad 
interna de la Fiduprevisora S.A., empresa que lleva muchos años en el sector 
público y privado. 
 
Se trabajó bajo la problemática del archivo físico del área del Sistema de Gestión 
de Calidad, el cual no cumplía con la Ley Archivo 594 del 2000 en su totalidad, ni la 
normatividad interna de la organización. Para esto se utilizó una lista de chequeo 
que permitió identificar los mayores déficits que estaba presentando el archivo físico 
ante la Ley de Archivo general de la Nación, los cuales se lograron mejorar mediante 
la propuesta presentada. 
 
El objetivo principal que se planteó, fue el mejoramiento del archivo físico con el fin 
de atender las solicitudes que realizan los usuarios por el aplicativo Help Desk de la 
documentación que se encuentra en el archivo físico y a su vez mitigar la 
problemática presentada en el área del Sistema de Gestión de Calidad en cuanto al 
cumplimento de la normatividad del archivo, evitando que se genere un hallazgo o 
un ERO al área del Sistema de Gestión de Calidad. 
 
Con el presente trabajo se evidencio la importancia que ha presentado el archivo 
físico del archivo para las empresas pública como la Fiduprevisora S.A, y los 
grandes beneficios que implica presentar un archivo físico en óptimas condiciones 
tanto para el área de Sistema Integrado de Gestión, como para la entidad. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15 
 
INTRODUCCIÓN 
 
Hoy en día el rol que cumple el tratamiento documental dentro del ámbito 
administrativo y organizacional en una entidad influye directamente en el buen 
desarrollo de las funciones que allí se desempeñan; es así como el archivo es un 
área de soporte administrativo muy importante para las empresas del sector público. 
 
Se realiza un diagnostico mediando una lista de chequeo al archivo físico del área 
del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de identificar las inconsistencias 
presentadas y cuál es la mayor problemática que se está presentando, mitigando 
dicha problemática al realizar la búsqueda de un documento en el archivo físico, con 
el fin de atender los requerimientos realizados por los diferentes entes de control 
que regulan a la Fiduprevisora S.A a su vez se cumple con lo estipulado por ley de 
archivo. También se identifican las inconsistencias presentadas en el archivo físico 
mediante un registro fotográfico 
 
Con la ayuda de la normatividad interna de la Fiduprevisora S.A, y la que brinda el 
Archivo General de la Nación se procede a la organización del archivo físico de 
gestión, presentando un orden según su TRD (Tabla de retención documental) que 
maneja la Oficina de Calidad. Dejando por último una tabla la cual describe la 
distribución del archivofísico de cada uno de sus estantes, por el tipo de documento 
que se desee ubicar y por cada proceso. 
 
De igual manera se procede a la realización de herramientas que ayudan a la 
mitigación de los problemas presentados, generando un procedimiento con el cual 
se atenderán las solicitudes realizadas por los diferentes entes de control que les 
son realizadas a las diferentes áreas de la empresa y el formato con el cual se 
llevara un control de los documentos solicitados y los que salen del archivo físico. 
Con toda la elaboración de los documentos se actualizo documentación interna de 
la entidad, se ajustó el cargo de uno de los funcionarios de la entidad brindándole 
responsabilidades de archivo. 
 
Con el presente trabajo se identifica la importancia que emplea el archivo para las 
entidades públicas como privadas, contribuyendo con la historia de la nación frente 
a la documentación y las ventajas que representa tener un archivo que cumpla con 
las normatividad interna y externa. 
 
 
 
16 
 
1. GENERALIDADES 
 
1.1 ANTECEDENTES 
 
Fiduprevisora S.A.1 es una sociedad de Economía Mixta de carácter indirecto y del 
orden nacional, sometida al régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado, 
vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, vigilada por la 
Superintendencia Financiera de Colombia y con control fiscal reglamentado por la 
Contraloría General de la República. Además, cuenta con la Revisoría Fiscal de la 
firma KPMG Ltda. 
 
En 1984 con la creación del Fondo Nacional de Calamidades nació también 
Fiduprevisora, una fiduciaria constituida por Previsora S.A. Compañía de Seguros 
creada con el fin de realizar el manejo y la administración de los recursos asignados 
para cubrir estos desastres. 
 
Durante estos 30 años la Fiduprevisora ha ayudado a la construcción de país y al 
bienestar social no solo gracias a su gestión en atención a desastres, sino también 
mediante la administración de recursos de la nación y de los colombianos, la exitosa 
liquidación de empresas insignia y el cumplimiento de pagos de pensiones. 
 
Algunos de los trabajos en los que ha participado la fiduciaria son: 
 
 Liquidación del Seguro Social 
 Fondo Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres – FNGRD 
 Fondo Nacional Francisco José de Caldas 
 Fondo para la Reconstrucción del Eje Cafetero – Forec 
 Fondo de Pensiones Públicas - Fopep 
 Instituto de Bienestar Familiar - ICBF 
 Liquidación Dirección Nacional de Estuperfacientes - DNE 
 Unidad de Restitución de Tierras Despojadas 
 Fondo de Riesgos Laborales 
 PAP Buenfuturo - Cajanal en Liquidación 
 Fondo de pensiones TELECOM 
 Colombia Humanitaria 
 Consorcio Colombia Mayor – Fondo de Solidaridad Pensional 
 
 
1 FIDUPREVISORA S.A. Historia de la empresa, [EN LINEA]: [Consultado 16 Agosto 2018]. Disponible en :< 
http://www.fiduprevisora.com.co/seccion/quienes-somos/30-anios-de-historia.html> 
17 
 
 
La entidad cuenta con el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 - 
Acorde al modelo establecido por la entidad se establecerán los mecanismos de 
verificación y evaluación que permitan que el proceso de gestión documental se 
realice bajo los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión. Lo que 
busca la implementación del MECI es proporcionar una estructura que especifique 
los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno 
en las organizaciones, a través de un modelo que determine los parámetros de 
control necesarios para que al interior de las entidades se establezcan acciones, 
políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y 
evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública.2 
 
Figura 1. Estructura del Modelo Estándar de Control Interno 
 
 
 
En la Figura 1 (véase la Figura 1) se muestra la estructura del MECI y a continuación 
se muestra la estructura del siguiente modelo: 
 
 
2 Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014. Pag.17 
Fuente. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 
18 
 
 
Dos (2) módulos: Módulo de Control de Planeación y Gestión, Módulo de Control 
de Evaluación y Seguimiento 
 
Seis (6) componentes: Talento Humano, Direccionamiento Estratégico, 
Administración del Riesgo, Autoevaluación Institucional, Auditoría Interna y Planes 
de Mejoramiento 
 
Auditoria interna se encarga evaluando de forma objetiva la evidencia presentada 
por las áreas, con el fin de determinar si se está cumpliendo o no, con los requisitos 
exigidos por el MECI3. 
 
Por parte del manejo documental se presenta un área (Administración Documental) 
encargada validar y garantizar que la información que se envié al Archivo de Gestión 
e Archivo Histórico cumpla con la normatividad establecida por Archivo General de 
la Nación.4 
 
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 
 
1.2.1 Descripción del problema. El manejo documental ha presentado una 
problemática histórica de conceptos y mitologías desde sus inicios, lo cual ha 
desencadenado graves consecuencias al momento de buscar y recuperar la 
información. 
 
“El acceso documental se enfrenta a un gran problema: la identificación, valoración 
y selección de imponentes masas documentales”5, lo anterior dio paso al nacimiento 
de la Gestión Documental, comenzando con el reconocimiento de la archivística 
como una técnica tras la segunda guerra mundial, desde entonces se han planteado 
diferentes propuestas y modelos internacionales. 
 
En el área de Sistema de Gestión de Calidad de la Fiduprevisora S.A, maneja 
información interna y externa que es de suma importancia para la organización 
distribuidas en diferentes carpetas: manuales de políticas (11), manuales operativos 
 
 
3 Información suministrada del SGC de la empresa Fiduprevisora S.A 
4 Información suministrada del área de Administración Documental de la empresa Fiduprevisora S.A 
5 PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información [en línea]. 
[Consultado 20 agosto 2018]. Disponible en Internet: <URL: 
www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc> 
19 
 
(1), manuales de procedimientos (14), instructivos (2), manuales de funciones y 
competencias (3), formatos (4) y documentos de apoyo (memorandos (7), 
certificados, mapas de procesos, caracterizaciones y circulares (8), organigramas 
(4), entre otros), del año vigente o de años anteriores. 
 
El reglamento General del Archivo establece “Los documentos de archivo oficiales 
son potencialmente parte del patrimonio documental de la nación. Por lo tanto, los 
funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria, 
administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos 
de acuerdo con las normas y criterios que para el caso exista”6 y hace obligatoria 
su aplicación en todos los archivos oficiales de la orden nacional. 
 
Cerdá Díaz7 indica que, al no presentar sistemas unificados de gestión, se carece 
de la necesidad de visión, se produce un mal uso y aprovechamiento de los 
recursos, se aplica prácticas de archivo que tiene como única base la intuición o el 
criterio personal, o simplemente siguiendo prácticas heredadas, sin plantearse su 
idoneidad y siempre sujetos a las opiniones cambiantes de los responsables de 
cada área. 
 
Dado que el Artículo 26 del Reglamento General de Archivos dice que es “obligación 
de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los 
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se 
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”8 , de igual manera, 
las entidades del sector privado y en especial la Fiduprevisora S.A que es una 
entidad mixta, la cual es objeto de este estudio. Esta normase aplica ya que permite 
elaborar sus propios inventarios lo cual les facilitará tener un control sobre la 
documentación que se elabora y la que se conservan en el archivo de la entidad, 
tanto como en el archivo centrar y el histórico. 
 
La mayoría de las entidades deben tener políticas específicas que faciliten el manejo 
documental dentro de sí misma y sobre todo cuando se trata de entidades del 
gobierno, ya que tienen que reglamentarse a las políticas que establece un ente 
regulador como lo es el Archivo General de la Nación.9 
 
 
6 COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivo 2ª. Ed. Santafé de Bogotá. 
1997. p. 20 
7 CERDÁ DÍAZ, J. Archivos y gestión documental. Estrategias de intervención en la administración local. 
Revista Tejuelo, 2003, vol. 4, nº 3 
8 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Art.26 
9 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 
20 
 
 
Debido a que el archivo presentado en el Sistema de Gestión de Calidad no es el 
más óptimo, se han presentado problemas como: documentos en carpetas de 
denominación diferente, filtración de información y documentación de otras áreas; 
esto puede llegar a presentar que nos generen un ERO (riesgo operativo), 
generación de hallazgos por parte de auditoria interna al no presentar un control de 
la documentación. También se presentan una gran pérdida de tiempo al realizar la 
búsqueda de los documentos ya que estos se encuentran extraviados entre más 
documentos, esto es manifestado por los trabajadores del área de Sistema de 
Gestión de Calidad. 
 
Uno de los problemas que afectan al archivo físico es la rotación del personal que 
se presenta en la entidad, ya que con el cambio de personal el conocimiento se va 
con ellos y el no tener un procedimiento que establezca como se encuentra el 
archivo físico y el cómo se deba lleve un control adecuado de la documentación, 
afectara a la organización del archivo físico manejado por el Sistema de Gestión de 
Calidad. 
 
Todos estos problemas que se han presentado tendrían fin con un archivo 
documental optimo según lo indica la Ley 594 y la normatividad interna, pues este 
se encargaría de gestionar los documentos de manera centralizada y normalizada, 
de tal manera que este procedimiento contribuya al desarrollo de proceso de gestión 
documental y al proceso de calidad de la empresa. 
 
1.2.2 Formulación del problema. ¿Puede la propuesta de mejoramiento 
controlar la administración documental manejada por el Sistema de Gestión de 
Calidad, mitigando los problemas presentados en el archivo físico cumpliendo con 
Ley 594 del 2000 y la normatividad interna? 
 
1.3 OBJETIVOS 
 
1.3.1 Objetivo general. Realizar la propuesta de mejoramiento de la 
administración documental manejada por el Sistema de Gestión de Calidad de la 
empresa Fiduprevisora S.A, mediante el cumplimiento a la Ley General de Archivo 
y la normatividad interna, con el fin de mitigar la problemática presentada en el 
archivo de gestión. 
 
 
21 
 
1.3.2 Objetivos específicos. 
 
 Realizar un diagnóstico del estado actual del archivo físico manejado por el área 
de Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de validar las inconsistencias que 
está presentando frente a la Ley 594 del 2000 y la normatividad interna. 
 
 Organizar el archivo físico manejado por el Sistema de Gestión de Calidad según 
la normatividad interna (Manual de Gestión Documental y Control de Registros - 
Código ML-GAD-04-001) y la Ley 594 del 2000, con el fin de elaborar una 
herramienta que represente la distribución del archivo físico. 
 
 Generar la propuesta de mejoramiento de la administración documental, a partir 
de la elaborar las herramientas generadas por el diagnóstico del estado del 
archivo, con el fin mitigar las problemáticas presentadas en el archivo físico 
manejado por el Sistema de Gestión de Calidad. 
 
1.4 JUSTIFICACIÓN 
 
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de 
documentación, con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y de 
información, contar con un sistema de gestión documental eficiente proporciona una 
ventaja muy importante, “ya que permite tener un fácil almacenamiento, una 
búsqueda rápida de la documentación, controlar los documentos de la empresa, 
también permita organizar y recuperar documentos.”10 
 
Debido a que las entidades públicas están obligadas por la Ley 594 de 2000, a 
elaborar programas de Gestión Documental, la Fiduprevisora como entidad mixta 
en desarrollo de sus funciones debe acogerse y trabajar un programa óptimo de 
Gestión Documental que refleje la actividad administrativa y archivística sustentada 
en la reglamentación colombiana. Como también lo justifica la UNESCO, “cuando 
habla en referencia de Gestión Documental en su programa RAMP”11 
 
Con un sistema de gestión documental eficiente, se mantendrán documentos que 
contengan evidencias de lo ocurrido, pruebas completas, precisas y fiables. Esto 
ayudara a llevar a cabo varios aspectos importantes como la rendición de cuentas 
 
 
10 TBS - Telecon Business Solutions, Importancia de la gestión documental, [en línea]: [Consultado 18 Agosto 
2018]. Disponible en Internet: < URL: http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental>. 
11 CHARMAN, Derek. Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP con directrices [en 
línea]. [Consultado 19 agosto 2018]. Disponible en Internet: <URL: 
http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000635/063518So.pdf> 
22 
 
de la organización, el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, la toma 
de decisiones administrativas, entre otros. 
 
Adela D’Alòs-Moner12 considera unas técnicas de control del archivo, “para 
asegurar la eficiencia de las organizaciones y su capacidad innovadora y la plena 
integración de la información y la documentación en sus procesos de actividades, 
es necesario que los documentos y sus contenidos estén”: 
 
 Accesible, dónde, cuándo y por quién sea necesario. 
 Usable, de manera que además de accesible sea interpretable para las personas 
que deben hacer uso de ellos. 
 Integrados, en función de las necesidades y requerimientos de la empresa y sus 
trabajadores. 
 Llevar un control de la documentación que sale del archivo, manejado por la 
entidad. 
 El archivo se encuentre organizado según la TRD que le sea definido. 
 Método de ordenar los documentos en orden alfabético, numérico, tipo de 
documento y por año. 
 
Actualmente la empresa Fiduprevisora S.A recibe muchos requerimientos de 
entidades de control externos como: la Superintendencia Financiera de Colombia, 
la Contraloría General de la República de Colombia y la Revisoría Fiscal de la 
Nación. Estos requerimientos por los entes de control son documentos manejados 
por el área del Sistema de Gestión de Calidad, en los cuales se solicitan 
documentos como: manuales de políticas, manuales operativos, manuales de 
procedimientos, instructivos, manuales de funciones y competencias, formatos y 
documentos de apoyo (oficios, memorandos, certificados, mapas de procesos, 
caracterizaciones, circulares, organigramas).13 
 
Estos requerimientos también son solicitados a la empresa para iniciar en nuevos 
negocios, con el fin de saber cómo se trabajada en ese momento, que cargos se 
desempeñaba, los reglamentos que regían a la entidad, mapas de procesos, 
caracterizaciones, manuales manejados por la entidad. Todos estos requerimientos 
son solicitados dependiendo del año que sea necesario y el proceso que se 
encuentre involucrado. 
 
 
12 D’Alòs-Moner, Adela. Intranets: sonrisas y lágrimas. En: El profesional de la información, enero-febrero, v. 
11, n. 1, pp. 4-8. 
13 Información suministrada del SGC de la empresa Fiduprevisora S.A 
23 
 
 
También se presentan que la partejurídica de la entidad solicita documentación 
manejada por el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de atender 
reclamaciones, demandas, entre otros. Por eso es muy importante que la 
documentación manejada por el Sistema de Gestión de Calidad sea el más óptimo 
para atender estas solicitudes a tiempo, evitando sanciones económicas y evitar 
generar una mala imagen a la Fiduprevisora S.A con los problemas que se puedan 
presentar al no tener la documentación disponible para atender dichas solicitudes. 
 
Para la elaboración del procedimiento se realizará un flujograma que describa como 
es el comportamiento y manejo de la solicitud de la documentación por el aplicativo 
Help Desk, para la elaboración del flujograma se utilizara Microsoft Visio 2013, el 
cual es utilizado por los funcionarios del Sistema de Gestión de Calidad, ya que 
“facilita el trabajo en equipo porque se puede adjuntar comentarios los documentos 
para realizarles un seguimiento; es compatible con diferentes herramientas que se 
utilizan día a día como son (Word, Excel o Microsoft Project)”14; también presenta 
una gran variedad de plantillas que se pueden personalizar con colores 
corporativos, adicionar el logo de la empresa y cambiar el estilo de estas. 
 
Con la elaboración de un proceso se logrará tener un mejor control de la 
documentación que sale y entra del archivo físico manejado por el Sistema de 
Gestión de Calidad, con esto se identificara cuáles son los funcionarios el área 
responsable de manejar el archivo físico de gestión. En el caso de que estos 
funcionarios sean cambiados (renuncien o sean despedidos), se tendrá un 
procedimiento el cual les indicara como atender las solicitudes realizadas por los 
diferentes entes de control o usuarios internos. También se actualizarán los 
documentos relacionados al proceso del Sistema de Gestión de Calidad y la 
caracterización de este. 
 
También se reducirán los tiempos de atención de los requerimientos realizados por 
los usuarios, puesto que no se tiene un procedimiento establecido para atender 
dichas solicitudes. De igual forma se mantendrá el archivo físico ordenado según la 
normatividad interna, con el fin de mantener la eficiencia al atender las solicitudes 
realizadas por los diferentes entes de control o usuarios internos. 
 
 
 
14Business School. Ventajas que ofrece Microsoft Visio 2013. [en línea] [consultado el 15 de octubre de 2018]. 
Disponible en Internet: < URL: https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/herramientas/ventajas-
que-te-ofrece-microsoft-visio-2013-mega> 
24 
 
1.5 DELIMITACIÓN 
 
1.5.1 Espacio. Se desarrollo la práctica empresarial en la empresa Fiduprevisora 
S.A (véase la Figura 2), ubicada en la Cl. 72 #10-03, Bogotá. Directamente en el 
área de Sistema de Gestión de Calidad 
 
Figura 2. Ubicación de la empresa 
 
 
1.5.2 Tiempo. El tiempo es la duración de la práctica empresarial, teniendo en 
cuenta los tiempos establecidos por la Universidad Católica de Colombia para el 
desarrollo y entrega de la propuesta de la gestión documental a finales del mes de 
noviembre. 
 
Fuente. GOOGLE MAPS. Ubicación de la ciudad. [en línea] Bogotá: Google maps [citado 9 de septiembre 
de 2018]. Disponible en Internet: <https://www.google.com.co/maps/place/Fiduprevisora/@4.6568065,-
74.0609875,17z/data=!4m5!3m4!1s0x8e3f9a5ccac285ad:0x78c06ca169a5c988!8m2!3d4.6563895!4d-
74.0577903> 
25 
 
1.5.3 Contenido. El contenido del trabajo de grado se basa en generar propuesta 
mejoramiento de la administración documental, realizando un diagnostico a partir 
de una encuesta para evaluar el conocimiento de los funcionarios del área, una lista 
de chequeo de la Ley 594 de 2000. 
 
También presenta la distribución del archivo físico en el momento de iniciar la 
práctica empresarial y el archivo físico organizado según la Ley 594 del 2000 y la 
normatividad interna (Manual de Gestión Documental y Control de Registros - 
Código ML-GAD-04-001). También se elabora un manual de procedimientos donde 
se indicará cómo se debe atender las solicitudes de la documentación vigente (se 
encuentra en el archivo físico) y obsoleto (se encuentra en el archivo central), y un 
formato con el que se controlara la documentación que es solicitada y la que sale 
del archivo físico, con el fin de generar herramientas que ayuden a mitigar la 
problemática presentada en el archivo físico. 
 
1.5.4 Alcance. El presente trabajo de grado llega hasta la propuesta de 
mejoramiento de la administración documental manejada por el Sistema de Gestión 
de Calidad, presentando herramientas (procedimiento, formato, cuadro de 
distribución de archivo), que ayudaran a mitigar la problemática presentada y llevar 
un control del archivo físico manejado por el Sistema de Gestión Documental. 
Dejando una propuesta al jefe del área con la que se pretende mantener ordenado 
el archivo físico que maneja el área de Sistema de Gestión de Calidad, evitando 
demoras en la búsqueda de documentos y evitando perdida de documentos. 
 
1.6 MARCO REFERENCIAL 
 
1.6.1 Marco teórico. 
 
1.6.1.1 Estudio de métodos. El estudio de métodos se basa en ocho etapas 
fundamentales para su óptimo desarrollo los cuales son: Seleccionar el tipo de 
trabajo que se va a estudiar; Registrar datos observados y necesarias de 
información; Examinar de manera analítica los métodos de trabajo actual; 
Establecer un método más práctico de mejora. 
 
 Evaluar las diferentes opciones en relación al costo beneficio de la propuesta de 
mejora; Definir un método propuesto claro y eficiente, de fácil comprensión para los 
trabajadores de la organización; Implantar el nuevo método en la organización en 
26 
 
pro de la mejora continua y finalmente controlar el método propuesto y sus buenas 
prácticas de implementación.15 
 
La ingeniería de métodos se basa en registrar los hechos, examinar los métodos 
actuales y proponer métodos propuestos para disminuir los tiempos de entrega e 
incrementar el costo-beneficio de la organización en cuanto a la productividad tanto 
de máquinas como de trabajadores.16 
 
 Flujograma. El flujograma es una herramienta fundamental para analizar y 
representar de manera más sencilla las actividades de un proceso específico, 
cual lleva una serie de símbolos utilizados en la mayoría de diagramas de 
actividades empleados en el estudio del trabajo17. 
 
Los funcionarios del Sistema de Gestión de Calidad emplean la siguiente simbología 
(véase el Cuadro 1) para la elaboración de flujograma: 
 
Cuadro 1. Simbología del flujograma 
SÍMBOLO DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN 
 Inicio / Fin Se utiliza para dar inicio y fin a un 
diagrama 
 Acción / Proceso 
general 
Indica la actividad que se debe realizar 
en el procedimiento. Indica una acción o 
instrucción general que se debe realizar. 
 
Decisión 
Indica la validación o comparación de 
datos, dependiendo del resultado 
obtenido se toma la decisión de tomar un 
camino u otro del diagrama. 
 
 
 
 
15 ASOCIACIÓN DE INGENIEROS MECÁNICOS DE ESTADOS UNIDOS, Glossary of terms use in 
management services. (Londres,1991). 
16 Ibid. (Londres,1991). 
17 ASOCIACIÓN DE INGENIEROS MECÁNICOS DE ESTADOS UNIDOS, Glossary of terms use in 
management services. (Londres,1991). 
27 
 
 
SÍMBOLO DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN 
 
 
 
Salida impresa 
Indica el diligenciamiento de un formato 
 Conector de 
actividades 
Indica el enlace de dos partes de un 
diagrama de la misma página. Se utiliza 
una “letra” en los conectores 
 Llamada a 
subrutina 
Indica la llamada de un manual de 
políticas, procedimiento e instructivos. 
 
 
Conector de página 
Indica el enlace de dos partes de un 
diagrama en páginas diferentes. Se 
utiliza un “número” en los conectores 
 
 
El estudio de métodos se realiza para: 
 
 Evaluar el comportamiento del trabajador: comparar la producción durante cierto 
periodo de tiempo, paradeterminar la producción estándar. 
 
 Planear las necesidades de la fuerza del trabajo: se utiliza para determinar que 
tanta mano de obra se necesita. 
 
 Determinar la capacidad disponible: se utiliza para los estándares de medición 
del trabajo, midiendo un nivel de fuerzas de trabajo. 
 
 Determinar el costo o precio del producto: se tiene en cuenta la mano de obra 
obtenida en la medición del trabajo para el cálculo del precio.18 
 
 
 
18 Cardona Londoño. Luz Natalia. Proyecto propuesta de mejora métodos y determinación de los tiempos 
estándar de producción en la empresa G&L Ingenieros LTDA. Pereira: Universidad Tecnológica de Pereira. 
Tecnología industrial, 2007.p18 
Cuadro 1. (Continuación) 
Fuente. Elaborado por el autor a partir de ASME (Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos) 
28 
 
1.6.1.2 Principios fundamentales de la gestión documental. “Antes del 
surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas: 
por temas, criterios ideológicos; solían utilizarse, también, sistemas ajenos a la 
naturaleza de los documentos de archivo, por ejemplo: Dewey (que es privativo de 
libros, revistas, etc.) 
 
En 1814, el archivista e historiador francés Natalis de Wailly enuncia la noción de 
fondo de archivo, consistente en mantener reunidos los documentos provenientes 
de un mismo organismo, persona, familia, etc.; surge, de este modo, el principio de 
procedencia o de respeto a los fondos. 
 
En 1881 H. Von Seybel “enunció un nuevo principio: el de orden original”19. El 
principio de orden original establece que no se debe alterar la organización dada al 
fondo por la unidad productora, cualquiera que sea dicha organización. Ya mucho 
después el principio de respeto a la estructura nace estableciendo que la 
clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias 
de la unidad productora. 
 
1.6.1.3 Importancia de la gestión documental para empresas pública. En la 
Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de 
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y 
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su 
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y 
conservación”20. 
 
“Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de 
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los 
procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como 
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y 
disposición final de los documentos” 21. 
 
 
 
19 MÉXICO. Archivo General de la Nación. Introducción a la organización de archivos. Francisco Acevedo 
Gutiérrez.2004 [en línea]. [consultado el 19 de agosto 2018]. Disponible en Internet: <URL: 
http://www.agn.gob.mx/> 
20 DOYLE, Murielle, Freniere, André. La preparación de manuales de gestión de documentos para las 
administraciones públicas: un estudio del RAMP. Paris: UNESCO, 1991. P.11 
21 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 3 ed. Bogotá: El 
Archivo, 2003. P.39 
29 
 
Para el desarrollo de este trabajo es muy importante tener muy en cuenta los 
conceptos archivísticos empleados en los programas de Gestión Documental, con 
el fin de mejorarla y controlar los documentos generados en el área del Sistema de 
Gestión de Calidad. Por lo tanto, es conveniente explicar lo correspondiente al Ciclo 
Vital de los Documentos y la definición de Archivo, como factor fundamental de la 
Gestión Documental.22 
 
Los Archivos son centros dinámicos de información, base para la gestión, los cuales 
conservan el patrimonio documental de las instituciones y de la nación, suministran 
información original y única de las entidades y apoyan la fiscalización, planeación, 
control de resultados y toma de decisiones; el Archivo es la memoria cultural de la 
institución, así como es el “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su 
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o 
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión”. Para la conservación 
y administración en un Archivo, es importante saber que un documento es toda la 
“información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado”. 
 
En toda Empresa existen diferentes tipos de Archivos como son los Archivos de 
Gestión o de Oficina, los cuales comprenden toda la documentación que es 
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras 
u otras que la soliciten, su circulación o trámite se hace a través de las personas 
que realizan sus actividades en las mismas oficinas, en busca de solución o 
respuesta a los asuntos iniciados en ellas. 
 
Los Documentos de Archivo son registros de información producida o recibida por 
una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor 
administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser 
objeto de conservación; estos documentos son los que están listados en la Tabla 
de Retención Documental (TRD).23 
 
El tiempo de permanencia de estos documentos depende fundamentalmente del 
trámite y de las normas internas indicadas en las Tablas de Retención Documental 
(TRD) para luego decidir su transferencia al Archivo Central, el cual es la “unidad 
administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los diferentes 
Archivos de Gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo 
 
 
22 Ibid. p.39 
23 Universidad Surcolombiana. Guía para la organización de los archivos de gestión. [en línea]. [consultado el 
30 de septiembre de 2018]. Disponible en Internet: <URL: 
https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PARA%20LA%20ORGANIZACI
ON%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf> 
30 
 
vigentes y objeto de consulta por el usuario interno o externo”24. Así mismo, del 
Archivo Central se pueden realizar transferencias documentales que, por decisión 
del comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que 
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, al Archivo Histórico o 
Permanente. 
 
1.6.1.4 Procesos de la gestión documental. En la gestión documental de las 
diferentes entidades públicas, debe comprender como mínimo los siguientes 
procesos. 
 
 Planeación: es el Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, 
generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con 
el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. 25 
 
 Producción: son las actividades destinadas al estudio de los documentos en la 
forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente 
para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. 26 
 
 Gestión y trámite: es el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la 
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, 
la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para 
consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el 
documento hasta la resolución de los asuntos. 27 
 
 Organización: es el conjunto de operaciones técnicas para declarar el 
documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel 
adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.28 
 
 Transferencia: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir 
los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la 
validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o 
conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y 
los metadatos descriptivos.29 
 
 
 
24 COLOMBIA.ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. p.34 
25 COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2609 (10, diciembre, 2012). Por el 
cual se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del 
Estado.Bogotá: presidente: 2012. Pag 8 
26 Ibid. p.8 
27 Ibid. p.8 
28 Ibid. p.8 
29 Ibid. p.8 
31 
 
 Disposición de documentos: es la selección de los documentos en cualquier 
etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su 
eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental 
o en las tablas de valoración documental. 
 
 Preservación a largo plazo: es el conjunto de acciones y estándares aplicados a 
los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, 
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.30 
 
 Valoración: es el proceso permanente y continuo, que inicia desde la 
planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores 
primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las 
diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o 
conservación temporal o definitiva).31 
 
Figura 3. Procesos de la gestión documental 
 
 
 
 
30 COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2609, Op cit., p.8 
31Ibid. p.8 
Fuente. MINAMBIENTE. Gestión documental. [en línea] [citado 14 de noviembre de 2018]. Disponible en 
Internet: <URL http://www.minambiente.gov.co/index.php/ministerio/gestion-documental> 
32 
 
1.6.1.5 Generalidades de la Gestión Documental. Según la Ley General de 
Archivo32, establece los parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la 
gestión documental, los conceptos básicos que surgen de ella y los principios por 
los cuales se debe regir el correcto ejercicio archivístico es: 
 
 Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional. 
 
 Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia. 
 
 Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria. 
 
 Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia. 
 
 Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés 
económico, social y tecnológico. 
 
 Consolidar una cultura de información nacional. 
 
 Racionalización de la información y sus categorías. 
 
Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la 
documentación a favor de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios 
que la rigen y que se desarrollan son los siguientes: 
 
 Finalidad del archivo: mantener una documentación organizada ayuda y 
garantiza a conservar una información con fácil acceso y recuperación. 
 
 Importancia de los archivos: la ley establece y respalda la importancia de la 
gestión y la administración de los documentos, tanto para las empresas, como 
para quienes deseen consultar información de interés nacional. De este modo 
se categorizan de manera eficaz los documentos, ayudando a depurar y a 
administrar lo que es necesario.33 
 
 Institucionalidad e instrumentalización: el uso de instrumentos archivísticos y el 
manejo de los documentos y su reposo o archivo, respalda las actividades de 
 
 
32 COLOMBIA. El Congreso de Colombia. LEY 594 (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General 
de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá: El Congreso: 2000. 
33 ATS Gestión Documental. Todo lo que necesitas saber para entender la Ley 594 del 2000. [en línea]. 
[consultado el 15 de noviembre de 2018]. Disponible en Internet: <URL: https://atsgestion.net/todo-lo-que-
necesitas-saber-para-entender-la-ley-594-del-2000/> 
33 
 
gestión, siendo las bases principales para procesos políticos, económicos y 
legales, garantizando los derechos de todos los involucrados en los procesos. 
 
 Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso de la información, por lo 
que es enfática en el cumplimiento de las normas descritas en ella, tanto en 
organizaciones públicas como privadas con interés público. 
 
 Dirección y coordinación: la ley designa al Archivo General de la Nación como el 
principal ente de regulación, con el fin de proteger la memoria histórica y cultural 
de la nación. 
 
 Administración y acceso: el Estado se responsabiliza por la correcta gestión de 
la información y de garantizar el acceso a ella por parte de la ciudadanía en 
general. 
 
 Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el manejo de los 
documentos sea realizado por personal especializado o personal común, 
siempre y cuando sigan las leyes y normas establecidas, de tal manera que su 
consulta esté más que garantizada. 
 
 Modernización: el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias, 
ayudan a las entidades a optimizar y a automatizar de la mejor manera los 
procesos de gestión documental. 
 
 Interpretación: finalmente, con el fin de que la ley se siga al pie de la letra, el 
AGN tiene la responsabilidad de brindar asesoría a todo el interesado en llevar 
a cabo procesos de administración de documentos. 
 
1.6.1.6 Normas básicas de organización del archivo. Según la Norma Básica 
de Organización de Archivo de Oficina34, se debe tener en cuenta los siguientes 
parámetros: 
 
 La documentación informativa de consulta habitual en la unidad ha de 
organizarse separada del resto de los documentos generados o recibidos en la 
tramitación de un expediente. 
 
 Hay que determinar el título oficial del expediente, que generalmente suele venir 
establecido en la normativa, en reglamentos o en la propia documentación. 
 
 
34 SERVICIO. NORMAS BÁSICAS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE OFICINA. [en línea]. [consultado 
el 14 de noviembre de 2018]. Disponible en Internet: <URL: http://servicio.us.es/archivous/Doc/Normas_ 
basicas_de_organizacion_de_archivos_de_oficina.pdf> 
34 
 
 
 Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su 
correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite administrativo. 
 
 Para llevar un mejor control del expediente y de su formación se aconseja indicar 
en la carpetilla: Tipo de documento que se archiva, título del documento, fecha 
de elaboración del documento. 
 
 No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier 
tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe 
quedar un testigo en el expediente con los datos del documento, fecha y persona 
que lo extrajo. 
 
 Llevar un control de la documentación que se extrae del archivo, con el fin de 
llevar la trazabilidad del expediente. 
 
 Los criterios para formar un expediente deben ser constantes, uniformes y 
conocidos por todo el personal de la unidad. 
 
1.6.1.7 Método archivístico de la Documental. Según el Decreto 2609 de 
Gestión Documental35, hace un énfasis en las entidades públicas al cómo debe 
presentar el archivo físico de las organizaciones publicas 
 
 Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a 
través de cuadros de clasificación documental. 
 
 Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los 
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) 
 
 Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos 
establecidos en las TRD o TVD. 
 
 Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa 
(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. 
 
 Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones 
documentales, en series y subseries. 
 
 
 
35 COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2609, Op cit., p 11 
35 
 
 Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo porparte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. 
 
 Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y 
subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos 
tecnológicos utilizados para su creación. 
 
Por parte de la Fiduprevisora S.A., se manejan un método para la activación de la 
documentación. 
 
 Organizar la distribución del archivo según la tabla de retención documental 
(TRD) que se maneje en cada área. 
 
 Organizar los documentos en orden descendente de izquierda a derecha. 
 
 Ubicar en una parte del archivo los documentos que ya no se encuentren en 
vigencia, con el fin de realizar la transferencia documental al archivo de 
gestión o archivo central dependiendo de su vigencia, la cual es indicada en 
las TRD. 
 
 No guardar elementos que no correspondan al archivo físico. 
 
 Presentar un cuadro que ayude a agilizar y llevar un control de cómo se 
encuentra distribuido el archivo físico. 
 
 Llevar un control de la documentación que sale y entra del archivo físico. 
 
36 
 
Figura 4. Métodos de ordenación 
 
 
1.6.2 Marco conceptual 
 
1.6.2.1 Archivo. Es uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, 
su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o 
institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, 
respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona 
o Institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia. 
 
1.6.2.2 Ciclo de vida de los documentos. Para la conservación y administración 
en un Archivo, es importante saber que un documento es toda la “información 
registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado”36. Por lo tanto, se 
puede decir que el Ciclo Vital del Documento es una serie de “etapas sucesivas por 
las que atraviesan los documentos, desde su producción o recepción en la oficina y 
su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo 
permanente”37 
 
 
 
36 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación documental. Bogotá: El Archivo, 
2001. p.38 
37 Ibid. p. 36 
Fuente. SlidePlayer. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS. [en línea] México [citado 14 de noviembre de 2018]. Disponible en 
Internet: <URL https://slideplayer.es/slide/5395271/> 
37 
 
El ciclo de vida de los documentos establece que el documento como organismo 
vivo, se crea o se recibe, se establece su forma física (papel, electrónico, magnético, 
fotográfico etc.) y el contenido informativo. Los documentos después se utilizan y 
mantienen. Se indizan, revisan, rearchivan, reorganizan y cumplen con su tiempo 
de función su edad aumenta gradualmente con sus valores. 
 
1.6.2.3 Consulta de documentos. “La consulta es el acceso a un documento o 
grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen”38. La 
consulta garantiza el “derecho que tienen las personas a acceder a la información 
contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los 
mismos”39 
 
1.6.2.4 Disposición final de los documentos. Se trata de la “selección de los 
documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, 
permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención 
Documental y/o las Tablas de Valoración Documental”40 
 
1.6.2.5 Documento. El Consejo Nacional de Archivos define documento como: 
"Toda expresión testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos 
y de las instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte 
material."41 
 
Según el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil “Son documentos los 
escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros fotografías, cintas cinematográficas, 
discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, 
etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo 
o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.”42 
 
 
 
38 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de Gestión 
Documental. Bogotá: El Archivo, 2006. p. 40. 
39 COLOMBIA. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. Bogotá: Themis, 2001. p. 44. 
40 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de Gestión 
Documental. Bogotá: El Archivo, 2006. p. 45. 
41 CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS. Instructivo de organización básica y Gestión de Archivos 
Administrativos. Quito. 2005. p.47 [en línea]. [consultado 18 agosto 2018]. Disponible en Internet: < URL: 
http://www.coalicionacceso.org/docs/archivos.pdf> 
42 COLOMBIA. Código de Procedimiento Civil. Artículo 252. – Distintas clases de documentos. 
38 
 
1.6.2.6 Programa de Gestión Documental. “Un programa de gestión documental 
se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las 
operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior 
de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, 
organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”43. 
 
Los Archivos son centros dinámicos de información, base para la gestión, los cuales 
conservan el patrimonio documental de las instituciones y de la Nación, suministran 
información original y única de las entidades y apoyan la fiscalización, planeación, 
control de resultados y toma de decisiones; el Archivo es la memoria cultural de la 
institución, así como es el “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su 
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o 
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión”.44 
 
1.6.2.7 Responsabilidad. El acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación 
identifica que la responsabilidad “es la buena gestión de documentos, 
administración y la administración de sus archivos y controlando la documentación 
presentada durante todo el ciclo de vida de los documentos”.45 
 
1.6.3 Marco legal. Se tomó como base para el marco legal los requisitos legales 
que orientan directamente al archivo físico relacionadas con la Ley 594 del 2000, 
como lo indica la siguiente tabla. (véase el Cuadro 2) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
43 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 3 ed. Bogotá: El 
Archivo, 2003. P.39 
44 Ibid. p.34. 
45 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia. 
p 5 
39 
 
Cuadro 2. Marco Legal externo 
NORMATIVIDAD DESCRIPCIÓN 
CÓDIGOS 
Código Penal 
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación 
de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia 
de objetos y documentos. 
LEYES 
Ley 43 de 1913 Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales. 
Ley 47 de 1920 
Protección del patrimonio documental y artístico. Por la cual se dictan 
algunas disposiciones sobre bibliotecas, museos y archivos y sobre 
documentos y objetos de interés públicos. 
Ley 23 de 1982 
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para 
la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, 
reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los 
artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 
de 2000. 
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos 
Ley 1581 de 2012 Disposiciones generales para la protección de datos personales. 
Ley 1712 de 2014 
Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública 
nacional y se dictan otras disposiciones. 
DECRETOS 
Decreto 264 de 
1963 
Defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos 
públicos de la Nación.Decreto 2620 de 
1993 
Procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para 
conservar los archivos de los comerciantes. 
Decreto 173 de 
2004 
Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria 
institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en 
el Distrito Capital. 
Decreto 2609 de 
2012 
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente 
los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones 
en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. 
Compilado en el Decreto 1080 de 2015. 
Decreto 106 de 
2015 
Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de 
inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y 
a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se 
dictan otras disposiciones. 
ACUERDOS AGN 
Acuerdo 11 de 1996 Criterios de conservación y organización de documentos 
 
 
40 
 
 
NORMATIVIDAD DESCRIPCIÓN 
Acuerdo 042 de 
2002 
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos 
de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones 
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los 
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 
Acuerdo 049 de 
2000 
Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación 
documentos del reglamento general de archivos sobre condiciones de 
edificios y locales destinados a archivos 
Acuerdo 050 de 
2000 
Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII de conservación de 
documento, del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de 
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo 
Acuerdo 038 de 
2002 
Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos, Ley 
594 de 2000. 
Acuerdo 042 de 
2002 
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos 
de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones 
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los 
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 
Acuerdo 008 de 
2014 
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para 
la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, 
reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos 
de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus 
parágrafos 1° y 3° de la ley 594 de 2000 
NORMAS 
NTC 594 Medición de archivos, Diagnostico de archivos, medición de archivos y 
archivos 
NTC ISO 27001 Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI). Requisito 
N°4 
CIRCULARES AGN 
Circular 03 de 2011 Obligación de Transferir los Archivos Generales los Documentos de valor 
Secundario. 
Circular 001 de 
2014 
Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 
2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013 
Circular 003 de 
2015 
Directrices para la Elaboración de Tablas de Retención Documental 
 
 
También se presenta un marco legal interno que aplica la Fiduprevisora S.A (véase 
el Cuadro 3) 
 
Cuadro 2. (Continuación) 
Fuente. Elaborado por el autor 
41 
 
 
Cuadro 3. Marco legal interno de la Gestión Documental 
NORMATIVIDAD INTERNA DE LA FIDUPREVISORA S. A 
NORMATIVIDAD DESCRIPCIÓN 
Decreto 2519 de 
2011 
Por el cual se aprueba la modificación de la estructura de la Fiduciaria La 
Previsora S.A y se determinan las funciones de sus dependencias. 
Circular 02 de 2010 
Expedida por COINFO, DECISIONES SOBRE LA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA DE 
APOYO AL APLICATIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO 
RE-2000-52 
Por la cual se adopta la Tabla de Retención Documental y se Fijan Políticas 
archivísticas 
RE-2005-016 
Mediante la cual se adopta la Tabla de Retención Documental de 
Fiduciaria la Previsora S. A 
RE-2013-021 
Donde deroga la Resolución Nº 022 del 26 de noviembre de 2007 y se 
adopta el SGA bajo los requisitos de la NTC ISO 14001:2004 
RE-2017-039 
Por medio de la cual se aprueba la actualización de las Tablas de 
Retención Documental (TRD) de la Fiduprevisora S.A. 
RE-2018-020 
Por la cual se adopta el Plan Institucional de Archivo - PINAR, el programa 
de Gestión Documental - PGD y el sistema Integrado de Conservación - SIC 
y se aprueba la implementación, seguimiento de cada instrumento en la 
Fiduprevisora S.A. 
 
 
1.7 METODOLOGÍA 
 
1.7.1 Tipo de estudio. La metodología según Hernández Sampieri46, es 
exploratoria descriptiva, es el resultado de la compilación de experiencias y 
lecciones aprendidas, se constituye en una guía de consulta y elemento de 
aprendizaje, que permite conocer todos los componentes vinculados a la 
implementación de proyectos. Su alcance esta contextualizado en proyectos ERP 
Siesa Enterprise. 
 
Se entiende como proyecto, la implementación y puesta en marcha de cada una de 
las suites del ERP Siesa Enterprise. 
 
 
 
46 Hernández, Sampieri. Metodología de la investigación, 6 Ed. México: Mc Graw Hill, 2014, p.90 
Fuente. Elaborado por el autor a partir de la información brindada por el aplicativo Isolución 
42 
 
1.7.2 Fuentes de información 
 
 Fuentes primarias: Son los datos e información suministrada por parte de la 
empresa, en reuniones de las áreas trabajadas, antecedentes presentados en 
los últimos años y toma de datos. Todo esto con el fin de recolectar los datos 
presentados durante la propuesta de implementación. 
 
 Fuentes secundarias: Son las que brindarán una mayor información para el 
planteamiento de la propuesta, como son: los libros de, bases de datos, 
proyectos de investigación, trabajos de grados, la normatividad que rigüe la 
gestión documental, etc. 
 
1.8 DISEÑO METODOLÓGICO 
 
En desarrollo de la práctica empresarial, para la propuesta de mejoramiento de la 
gestión documental de acuerdo al desarrollo de los objetivos específicos. Para esto 
se trabajaron tres fases: 
 
1.8.1 Recolección de la información. La información recolectada es de carácter 
primario porque es información que se toma directamente del archivo físico 
manejado por el área del Sistema Integrado de Gestión. 
 
Se realizó un listado de lo que debería estar cumpliendo el archivo físico según la 
Ley 594 del 2000. También se llevó a cabo la encuesta a los 5 funcionarios del área 
del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de: 
 
 Evaluar el conocimiento que tiene los funcionarios del área para buscar 
información sobre la gestión documental. 
 
 Establecer si los funcionarios saben en donde está ubicado el archivo físico, si 
conocen como es su distribución para realizar la búsqueda de un documento 
vigente. 
 
 Identificar si los funcionarios saben atender un requerimiento realizado por un 
ente de control y a su vez confirmar si los funcionarios saben quién es el 
encargado del archivo físico. 
 
43 
 
A su vez se realizó un registro fotográfico del estado actual del archivo físico, para 
identificar las inconsistencias presentadas en los documentos manejados por el 
Sistema de Gestión de Calidad 
 
Se hace un diagnóstico de la documentación presentada en el área de Sistema de 
Gestión de Calidad, recolectando información sobre la historia documental que sea 
representativa para generar un conocimiento amplio y profundo del por qué se 
manejan esos documentos y manejan ese tipo de codificación, con el fin de elaborar 
el manual de procedimiento, el formato y actualizar la documentación. 
 
1.8.2 Organización del archivo físico. Se analizó e interpreto la información 
recolectada a nivel del área para ordenar la documentación manejada en el área de 
Sistema de Gestión de Calidad, según lo establece la Ley 594 de 2000 de Archivo 
General de la Nación y el Manual de políticas de la entidad (Manual de Gestión 
Documental y Control de Registros - Código ML-GAD-04-001). Se elaboróuna tabla 
que muestra cómo se encuentra la distribución del archivo físico, con la finalidad de 
que la persona encargada tenga un mayor conocimiento de cómo está distribuido el 
archivo físico, evitando pérdidas de tiempo en la búsqueda de los documentos y 
perdidas en el momento de devolver un documento. 
 
1.8.3 Elaboración de la propuesta de mejoramiento. Para la elaboración de la 
propuesta de mejoramiento se elaboran herramientas que ayudaran a mitigar la 
problemática presentada en el archivo físico, para esto se realizó un procedimiento 
y un formato, se tuvo en cuenta la normatividad interna que se maneja en la 
Fiduprevisora S.A, con el fin de que los documentos cumplan con estos 
requerimientos y sean aceptados por el jefe del área. También se realiza la 
actualización de los documentos donde se obtuvo la información y la respectiva 
caracterización del área. 
 
 
 
 
 
 
 
 
44 
 
2. DIAGNOSTICO GENERAL DEL ARCHIVO FÍSICO DEL SGC 
 
2.1 ENCUESTA REALIZADA A LOS FUNCIONARIOS DEL ÁREA 
 
Para llevar a cabo la encuesta se elabora un prototipo el cual presento varios 
cambios realizados por un funcionario del área de Administración Documental, con 
el fin de que cumpliera con unos criterios de evaluación. Con los cambios realizados 
a la encuesta, quedo aprobada por el funcionario de Administración Documental 
(Cristian Bohórquez) (véase el Anexo A). 
 
El consolidado de las respuestas que se realizaron a los cinco (5) funcionarios 
fueron del área del Sistema de Gestión de Calidad escaneados como soporte de la 
realización de la encuesta (véase el Anexo B). 
 
Al realizar la prueba a los cinco funcionarios del área, la mayoría de las respuestas 
presentadas fueron las mismas, pero se presentó que en cuatro (4) de las catorce 
(14) preguntas los funcionarios no sabían con claridad de cuál era la más asertiva. 
 
Figura 5.Respuesta 6 
 
 
 
En la figura anterior (véase la Figura 5), se evidencia que los funcionarios del área 
no presentan un criterio definido para la de búsqueda en el momento de ir a buscar 
un documento al archivo físico, esta pregunta se apoya mucho de cómo es su 
distribuido y si los funcionarios saben la ubicación del archivo físico, ya que este se 
encuentra en un área total mente diferente. 
 
Fuente. Elaborado por el autor 
45 
 
Figura 6.Respuesta 9 
 
 
 
Teniendo en cuenta la pregunta evaluada anteriormente (véase la Figura 6), se 
presenta más soporte al argumento que los funcionarios no claro como es la 
organización del archivo físico, esta situación se presenta en el momento que uno 
de los funcionarios valla a realizar la búsqueda de documentos y no lo pueden 
encontrar tan fácil, haciendo más demorada la atención de un requerimiento 
realizado por un ente de control. Si el usuario no tiene conocimiento de cómo es la 
distribución del archivo físico en el momento que regrese el documento al archivo lo 
guardara en una carpeta diferente haciendo que el documento quede extraviado en 
las diferentes carpetas. 
 
Figura 7.Respuesta numero 11 
 
Fuente. Elaborado por el autor 
Fuente. Elaborado por el autor 
46 
 
 
En la grafico anterior (véase la Figura 7), se muestra que los funcionarios no tienen 
un criterio definido para realizar la búsqueda de un documento vigente u obsoleto, 
por esta razón se tiene que solicitar ayuda del jefe u otro funcionario que tenga un 
mayor conocimiento de la distribución presentada en el archivo físico manejado en 
el área. 
 
Una de las preguntas abiertas que se realizó a los funcionarios fue si tienen 
conocimiento de quién es el encargado del archivo físico del área, en el cual todos 
presentaron respuesta diferente. Con estos resultados se evidencia que no se tiene 
claro quién es el responsable del archivo físico del Sistema de Gestión de Calidad. 
 
Todas estas evidencias apuntan a que es muy importante tener un manual de 
procedimientos que ayude atender los requerimientos realizadas por el aplicativo 
Help Desk de documentación vigente y obsoleta. De igual manera crear un formato 
que ayude a tener un control de todos los requerimientos y la salida de 
documentación vigente del archivo físico del Sistema de Gestión de Calidad. 
 
2.2 DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO FÍSICO CON LA LEY 594 DEL 2000 
 
Para llevar a cabo el diagnóstico fue necesario realizar una lista de chequeo del 
estado actual mediante el cumplimento de la Ley de Archivo General de la Nación 
y después evaluar el cumplimento que a nivel de la organización teniendo en cuenta 
los parámetros establecidos por la Fiduprevisora S.A. 
 
2.2.1 Lista de chequeo de la Ley de Archivo General de la Nación. Se realizó 
una recolección de información de las leyes que daban un mayor alcance a la Ley 
594 del 2000, donde se encontraba parámetros que debería estar cumpliendo un 
archivo manejado por una entidad pública. 
 
Con la información recolectada anteriormente en el marco legal se elabora un 
formato en Excel con ayuda del área de Gestión Documental de la entidad, en el 
cual se busca verificar el estado actual del archivo físico, como se está llevando a 
cabo la conservación de los documentos, como es el ambiente al que están 
expuestos los documentos, si se presenta una persona encargada del archivo y que 
medio utiliza para mantener ordenado el archivo. En donde se evalúa los siguientes 
parámetros: 
 
47 
 
 Condiciones Generales del Deposito 
 
 Condiciones Locativas del Deposito 
 
 Condiciones Ambientales del Deposito 
 
 Condiciones de Almacenamiento del Deposito 
 
 Condiciones de Seguridad del Deposito 
 
 Condiciones de Mantenimiento del Deposito 
 
 Condiciones de Preservación del Deposito 
 
 Aspectos Archivísticos del Deposito 
 
La lista de chequeo tiene la finalidad de identificar cuáles son los puntos más críticos 
que están afectando al archivo físico. Para ver los resultados obtenidos es necesario 
ver el siguiente anexo (véase el Anexo D). Donde se evidencia las siguientes 
falencias: 
 
Cuadro 4. Resultados de la lista de chequeo 
RESULTADOS DE LAS MAYORES DEFICIENCIAS 
CRITERIO % OBTENIDO 
1. El archivo cuenta con espacio para guardar documentos para la 
transferencia. 
40% 
2. Se presenta una persona encargada del archivo físico 20% 
3. La documentación organizada según la TRD 30% 
4. Instrumentos para realizar la consulta de distribución del archivo 35% 
 
 
Una de las grandes debilidades es que no se presenta un encargado directamente 
del archivo físico del Sistema de Gestión de Calidad y al presentar este 
inconveniente no se están tomando medidas de protección para el ingreso del 
archivo como: son guantes, tapabocas, bata. También se presentó el caso que el 
archivo no se encuentra ordenado según lo indica la TRD por esta razón se está 
presentando inconsistencias en el momento de buscar un documento. 
 
Fuente. Elaborado por el autor a partir de la Lista de chequeo 
48 
 
El no tener una distribución establecida por la TRD y herramientas que muestren 
cómo está distribuido el archivo físico, hace que se presenten perdidas de 
documentos en carpetas diferentes. 
 
Se presentaron más problemas en el estado físico y la ubicación del archivo, pero 
no se puede brindar una solución mediante la práctica empresarial puesto que se 
afectaría la estructura de la organización. 
 
2.3 REGISTRO FOTOGRÁFICO 
 
Se realiza una recopilación fotográfica del estado en el que se encuentra el archivo 
físico de documentos ubicado en el área de tecnología (véase la Figura 8). Con el 
fin de tener un registro del estado inicial del archivo físico. 
 
 
Figura 8. Imagen General del Archivo 
 
 
 
El archivo manejado por el área de Sistema de Gestión de Calidad (véase la Figura 
9) como se puede evidenciar no es el más óptimo, porque la documentación no 
tiene un orden establecido, se encuentran carpetas en el suelo y se evidencian 
objetos que no pertenecen al archivo físico. 
 
 
Fuente. Elaborado por el autor 
49 
 
Figura 9. Estado