UNIDAD 1

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Lección 1.1: Bienes de uso
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Principios y normas contables de bienes de uso
Principios y normas contables de bienes de uso
1.- PRINCIPIO FUNDAMENTAL O POSTULADO BASICO. - La equidad es el principio fundamental que debe orientar la acción de los contadores en todo momento y se enuncia así: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad puesto que los que se sirven de o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en juego en una hacienda o empresa dada. 
2.- PRINCIPIOS GENERALES. - Se detallan a continuación aquellos principios generales propuestos que hacen a la estructura general de los estados financieros. 
a) Ente. - Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad. 
b) Bienes Económicos. - Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y, por ende, susceptible de ser evaluado en términos monetarios. 
c) Moneda de Cuenta. - Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un "precio" a cada unidad. Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el país dentro del cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en unidades de dinero de curso legal. En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituye un patrón estable de valor, en razón de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto es factible la corrección mediante la aplicación de mecanismos apropiados de ajuste. 
d) Empresa en Marcha. - Salvo indicación en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una "empresa en marcha" considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyección futura. 
e) Valuación al Costo. - El valor del costo - adquisición o producción constituye el criterio principal y básico de valuación que condiciona a la formulación de los estados financieros llamados "de situación" en correspondencia también con el concepto de "empresa en marcha", razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio. Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el de costo como concepto básico de valuación. Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen meros ajustes a la expresión de los respectivos costos. 
f) Ejercicio. - En las empresas en marcha es necesario medir los resultados de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condición que los ejercicios sean de igual duración para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre si. 
g) Devengado. - Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se ha cobrado o pagado. 
h) Objetividad. - Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta. 
i) Realización. - Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto de devengado. 
j) Prudencia. - Significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un elemento del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la alícuota del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar también diciendo: "contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado". La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y el resultado de las operaciones. 
k) Uniformidad. - Los principios generales, cuando fueren aplicables, y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Debe señalarse por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares. Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales cuando fueren aplicables, o normas particulares que las circunstancias aconsejan sean modificadas. 
l) Materialidad. - (significación o importancia relativa) Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones. 
m) Exposición. - Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adiciona que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.
Control interno de bienes de uso
CONTROL INTERNO DE BIENES DE USO
La importancia del control de activo fijo es reunir toda la información de manera detallada del estado de los activos y que, al realizar una consulta, permita una mejor toma de decisiones para la empresa.
Cuando se planea realizar el control de activo fijo anualmente, es muy importante tener claro cómo es que se inicia el proceso. Primero debemos identificar todos los bienes que serán incluidos en el control de activos fijos, para ello podemos crear un listado básico en Excel que incluya todas las características de los bienes, ubicaciones y un total de ellos, o contar con los registros y/o facturas de nuestro listado contable.
1. Identificar los bienes
En caso de contar con un inventario de años anteriores se puede tomar en cuenta al iniciar el nuevo control de activo fijo. Esto permitirá incluir los bienes que se han adquirido recientemente o retirar los que, por algún motivo, ya no forman parte de nuestros activos. Del mismo modo deben considerarse los bienes recientemente facturados que aparecen en nuestro listado contable. 
Al tenerun número total de bienes, es importante definir el tiempo que tomará iniciar y concluir el control de activo fijo. Si no se cuenta con las herramientas adecuadas será necesaria la ayuda de expertos en control de activos fijos para realizar un nuevo inventario.
2. Levantamiento de Inventario si no se cuenta con uno anterior
Es importante tener una base de datos actualizada de los bienes que se van a considerar en el control de activos fijos, esto se lleva a cabo realizando un levantamiento físico por cada bien. Se puede incluir etiquetado y plaqueo para su identificación, es necesario recabar datos como marca, modelo, números de serie y toma fotográfica como evidencia de que se ha identificado cada activo.
Esta etapa ayudará a tomar mejores decisiones con respecto a los activos de la empresa, debido a que, al realizar una consulta estará disponible información detallada de todos los activos.
3. Integración documental
En este paso es necesario que el departamento de finanzas proporcione un listado contable de todos los bienes para conciliarlo contra facturas, ya que no todos los bienes se encuentran contablemente reflejados, ya sea debido a los montos o que se encuentren como bienes controlables.
Una vez realizado el levantamiento físico y la integración documental del listado contable, se crea un reporte de conciliación, el cual tendrá la información de altas, bajas, bienes controlables y pendientes que sean sugeridos para control interno del control de activos fijos.
4. Conciliación físico – contable
El objetivo es buscar y localizar la correspondencia de un registro perteneciente a la base de datos resultante del Inventario Físico contra uno o más registros pertenecientes al listado contable.
La conciliación es la parte fundamental del Control de Activo Fijo, además de ser la actividad culminante del mismo.
5. Tener las herramientas necesarias para realizar el control de activos fijos en tiempo y forma
Ocasionalmente el personal de la empresa no está enterado por completo sobre el proceso de control de activos fijos, para evitarlo, es necesario hacer uso de circulares, memos y reuniones para dar a conocer las actividades que se llevarán a cabo durante los días o semanas que requiere esta tarea. Es preferible que, si se cuenta con ayuda de expertos, estén en todo momento durante los recorridos para despejar dudas o resolver problemáticas que se presenten durante el proceso.
6. Cierre del control de activos fijos
Al concluir los pasos anteriores, se realiza una revisión aleatoria entre el equipo de trabajo para evitar omisiones y asegurarse de que todo esté contemplado en el control de activos fijos.
Posteriormente se crean reportes de levantamiento físico de los bienes y reportes de conciliación, los cuales contendrán los resultados finales obtenidos en el proceso de control de activos fijos.
Procedimiento de auditoría
A continuación, detallamos el siguiente procedimiento de auditoría para la cuenta de propiedades, planta y equipo:
1. Realizar pruebas de controles y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
2. Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser punto para nuestra carta de recomendaciones.
3. Plantear realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
4. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo contable de las propiedades, planta y equipo, y validar que esté acorde con las Normas de Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en Colombia.
5. Determinar la eficiencia de la política para el manejo contable de las propiedades, planta y equipo.
6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las propiedades, planta y equipo. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
7. Verificar que los costos de las propiedades, planta y equipo sólo incluyan los siguientes conceptos:
· Precio de compra (menos descuentos, reducciones y similares).
· Aranceles y otros impuestos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del precio;
· Todos los costos directamente relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia;
· La estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, cuando constituyan obligaciones en las que incurre la entidad como consecuencia de utilizar el elemento durante un determinado periodo, con propósitos distintos del de la producción de inventarios durante tal periodo.
8. Para las adiciones y retiros:
· Extraer directamente del módulo de Propiedades, Plantas y Equipos una lista de las adiciones y una lista de los retiros de este rubro realizados durante el período.
· Realizar la depuración de los reportes (de manera independiente) para eliminar la información que no es necesaria, por ejemplo, las reclasificaciones.
· Verificar la integridad de las bases de datos en cuanto a número de registros y monto total.
· Seleccionar una muestra de las adiciones y retiros de propiedad planta y equipo, y realizar los siguientes procedimientos:
o Verificar contra documento soporte: nombre del proveedor, NIT del Proveedor, número del documento de compra (factura), fecha del documento de compra, valor de la factura de compra, y la respectiva aprobación de la compra.
o Constatar la evidencia de recibido por parte del encargado de la Compañía que garantice la recepción del activo a satisfacción.
o Inspeccione físicamente la adición, y verifique que los soportes de las propiedades, planta y equipo, se encuentren en orden y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.
o Validar que la adición:
- Sea para uso de la Compañía en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos;
- Se espera usar durante más de un periodo.
- Generará a la Compañía beneficios económicos futuros derivados del mismo; y
- Pueda ser valorada con fiabilidad.
o Verificar contra documento soporte la aprobación del retiro de la propiedad, planta y equipo.
o Constatar la evidencia de retiro de propiedad, planta y equipo contra el módulo de activos fijos.
o Si aplica, recalcule la utilidad y/o perdida en el retiro de la Propiedad, Planta y Equipo.
o Determine la necesidad de proponer reclasificaciones contables y/o ajustes.
9. Comprobar si las partidas de propiedades, planta y equipo están medidas por el modelo del costo o por el modelo revaluación, el que aplique.
10. Si la Compañía está capitalizando intereses por préstamos, validar que el tratamiento contable está acorde con lo establecido en la NIC 23 para NIIF Plenas y en la Sección 25 para NIIF Pymes.
11. Verificar que las construcciones en curso y maquinarias y equipos en montaje, efectivamente se encuentren en proceso y que no estén finalizadas y disponibles para ser reclasificadas al rubro de activo fijo correspondiente.
12. Revisar las cuentas de gastos de mantenimiento y de reparaciones, y validar que no existan partidas importantes que cumplan la definición de activo y deban ser capitalizadas.
13. Observar los conteos físicos de propiedades, planta y equipo mediante muestreos, y revisar la compilación de los resultados.
14. Comprobar que el estado de los activos fijos sea el óptimo y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente.
15. Verificar que las propiedades, planta y equipo estén adecuadamente aseguradas.
16. Revisar las conciliaciones de propiedades, planta y equipo, y verificar:
· Su exactitud matemática.
· Sus montos con las fuentes correspondientes:
- Extraer la información del módulo de activos fijos a la fecha de cierre.- Extraer la información del módulo de contabilidad a la fecha de cierre.
- Verificar la existencia y exactitud de las bases de datos Vs. datos incluidos en la conciliación preparada por la Compañía.
· La razonabilidad de las partidas conciliatorias.
· Las partidas de conciliación inusuales y evaluar si se han registrado apropiadamente.
· Para aquellas partidas que tengan antigüedad superior a tres (3) meses, obtenga la justificación por parte de la Compañía.
· Determine la necesidad de efectuar ajustes contables.
· La adecuada segregación de funciones de las personas que intervienen en el procedimiento: quien elabora, revisa y aprueba el procedimiento.
17. Determinar la propiedad o la existencia de alguna restricción sobre cualquiera de estos activos.
18. Efectuar cálculo global del gasto y costo depreciación y de la depreciación acumulada al cierre, teniendo en cuenta:
1. Método de depreciación.
2. Vida útil.
3. Valor residual
4. Formar una opinión sobre la razonabilidad del valor registrado en el módulo de activos fijos Vs. registros contables.
5. Determinar la necesidad de proponer reclasificaciones contables y/o ajustes.
19. Para NIIF Plenas, solicitar a la Compañía la revisión anual del valor residual, la vida útil y el método de depreciación de las propiedades, planta y equipo, y analizar su razonabilidad.
20. Para NIIF Pymes, indagar si durante el período se presentó algún indicio de que se haya producido un cambio significativo desde la última fecha anual sobre la que se haya informado con respecto al valor residual, la vida útil y el método de depreciación de las propiedades, planta y equipo, en caso afirmativo, solicitar la respectiva revisión efectuada y analizar su razonabilidad.
21. Solicitar los test de deterioro realizados por la Compañía para determinar si un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, y validar que el mismo se adopte a lo establecido en la NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos para NIIF Plenas, y Sección 27 para NIIF Pymes.
22. Si la Compañía debe incurrir en costos futuros para retirar el activo y restaurar el medio ambiente al fin de la vida útil del activo, que implique una obligación legal o implícita, verifique que la Compañía reconozca una provisión por costos de desmantelamiento y revise la razonabilidad del estimado, el cual debe tener en cuenta los flujos de efectivo descontados.
23. Determinar la correcta clasificación y presentación de las propiedades, planta y equipo en los estados financieros.
24. Validar que las revelaciones en las notas a los estados financieros, cumplan con lo establecido en esta materia en la NIC 16 para NIIF Plenas y en la Sección 17 para NIIF Pymes.
Bienes intangibles
Bienes intangibles
Los bienes intangibles, por el contrario, son aquellos que no tienen entidad física y que solo pueden ser percibidos a través del mutuo reconocimiento de ciertos derechos y obligaciones como válidas. Por ejemplo: un seguro médico, franquicias, un boleto de avión.
Activos intangibles u otros activos
Los tipos más comunes de activo intangible son las patentes, los derechos de autor, las concesiones, el crédito mercantil, los costos de organización y las marcas y nombre de fábrica.”
Métodos de valoración de marcas e intangibles
Algunos métodos de valoración de marcas e intangibles son:
· El valor de la empresa (acciones más deuda financiera).
· Diferencia entre el valor de mercado y el valor teórico contable de las acciones de la firma (Valor añadido de mercado).
· La diferencia entre el valor de la compañía que posee la marca y el valor de otra firma que venda productos sin marca (marca blanca). Esta diferencia se puede realizar en base a:
· Diferencia de los precios de los productos.
· Valor del volumen extra de ventas.
· Diferencia de los ratios (Capitalización/ventas).
· El valor actual del flujo de caja libre de la empresa menos los activos utilizados por la rentabilidad exigida.