Administracion_del_Administracion_del_Ti

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Administra c ión de lAdministra c ión de l 
Tie mpo Efe c tivo.
Dr. Noel Varela Izquierdo. (PhD) 
Gerente de Recursos Humanos
Consultor Senior. nvarela@corpmks.com@ p
Tel. 2553 6037, Cel. 87306776
Quienes SomosQuienes Somos
Una firma de Consultoría U a a de Co su to a
Gerencial que fue creada 
en el año 2004, con el fin 
b i d l ibrindar soluciones 
estratégicas encaminadas 
al desarrolloal desarrollo 
organizacional de 
nuestros clientes. 
Operamos bajo diferentes
marcas y denominaciones
socialessociales. 
MisiónMisión
Ofrecer soluciones de 
lid d l á dcalidad en las áreas de 
Asesorías, Tercerización 
de Personal Captaciónde Personal, Captación 
de Talento y 
Capacitación, contando p ,
con profesionales de 
alto nivel, 
comprometidos en 
maximizar la efectividad 
de los procesos clavesde los procesos claves 
de nuestros clientes.
ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES
PERFIL DEL EXPOSITORPERFIL DEL EXPOSITOR
Dr. NOEL VARELA. Consultor Internacional. Su 
experiencia abarca países como Canadáexperiencia abarca países como Canadá, 
Centroamérica y el Caribe. Sus principales campos 
de trabajo son Liderazgo, Recursos Humanos, 
Seguridad Ocupacional (OHSAS 18000). Experiencia 
en industrias de alimentos, petroquímicas, 
cementeras telefonía electricidad retail ycementeras, telefonía, electricidad, retail y 
hostelería. Catedrático universitario a nivel de 
Maestría en Universidades de renombre dentro y 
fuera de Honduras. Publicaciones diversas en 
revistas reconocidas internacionalmente. PhD en 
Ciencias Técnicas, Maestría en Gestión de RecursosCiencias Técnicas, Maestría en Gestión de Recursos 
Humanos, Ingeniero Industrial. 
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Serie 1
0
Serie 1
Serie 2
Serie 3
HABILIDADES DIRECTIVAS Y LAHABILIDADES DIRECTIVAS Y LA 
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Valores Y
Gerente
RR.HH
0
2
4
Valores Y
Valores 
Y
Prod. Ventas Mtto
0
0 2 4
Y
¿Qué son las Habilidades Directivas (HD)?
Son grupos identificables de acciones que se 
ll b d i tllevan a cabo y que conducen a ciertos 
resultados.
1. Las HD son conductuales: No son atributos de la1. Las HD son conductuales: No son atributos de la 
personalidad ni tendencias estilísticas.
2. Las HD son controlables: El desempeño de estas 
conductas pueden controlarse, practicarse, mejorarse.conductas pueden controlarse, practicarse, mejorarse.
3. Las HD pueden desarrollarse: Se utiliza la practica y la 
retroalimentación.
4 Las HD estas interrelacionadas: Son un conjunto4. Las HD estas interrelacionadas: Son un conjunto 
integrado de respuestas complejas, es difícil demostrar 
una sola habilidad aislada de las demás.
5 Las HD a veces son contradictorias: Por que?5. Las HD a veces son contradictorias:  Por que?
Que se re quie re pa ra se r un 
Administra tivo Efic a zAdministra tivo Efic a z
Ha bilida de s de un Dire c tivo :
P i t E t té iPe nsa mie nto Estra té g ic o
Ma ne jo de re la c ione s inte rpe rsona le s. Te mpe ra me ntos.
Comunic a c ión a se rtiva .
Ac titud Me nta l Positiva .Ac titud Me nta l Positiva .
Inte lig e nc ia Emoc iona l.
Ma ne jo de l e stré s.
Enfoque a re sulta dos.
Ma ne jo de pe rsona lMa ne jo de pe rsona l.
Lide ra zg o.
Tra ba jo e n e quipo.
Motiva c ión.
Re a liza c ión de e ntre vista s.
Ma ne jo de c onflic tos
Ma ne jo e fe c tivo de l tie mpo.
DESARROLLO DE HABILIDADESHABILIDADESDESARROLLO DE HABILIDADESHABILIDADES
DIRECTIVAS
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEL 
DIRECTIVO
EL TIEMPO
“¿Para qué es el tiempo?. ¿Quién puede 
explicarlo fácil y brevemente?. ¿Quién puede 
d l ltanto comprenderlo mentalmente como 
expresarse al respecto? y sin embargo, ¿qué 
puede ser más familiar y más mencionado 
concienzudamente en nuestro discursoconcienzudamente en nuestro discurso 
cotidiano que el tiempo?.
“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer 
durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva 
consigo el hilo que le guiará a través del laberinto g q g
de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza 
plan alguno, donde la disposición del tiempo  se 
deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en 
i l ”reinar el caos”. 
Víctor Hugo.
Introducción 
• Administración:
Dar un uso óptimo a los recursosDar un uso óptimo a los recursos 
• Tiempo:• Tiempo: 
Lo que permite que las cosas
no ocurran simultáneamente 
• Es la magnitud física que 
id l d ió ió dmide la duración o separación de 
las cosas sujetas a cambio
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¿Podemos controlar el tiempo?¿Podemos controlar el tiempo?
¡¡¡ NO !!!
P d l l i id d• Podemos controlar las actividades que 
realizamos.
• De modo que podremos realizar:• De modo que podremos realizar:
– Más actividades ???
– Aquellas actividades que sean másAquellas actividades que sean más 
importantes
• Nos proporcionan mayor 
satisfacción
• Nos llevan hacia nuestros objetivos
Características del tiempoCaracterísticas del tiempo
El á i d l• El más importante de los recursos.
• El recurso más equitativo: todos tenemos el 
mismo.
• Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que• Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que 
hagamos se nos acaba.
• Recurso inflexible: ni ahorrarse, ni acumularse, 
ni prestarse.p
• El más indispensable de los recursos: ninguna 
acción humana puede realizarse sin tiempo.
• Recurso insustituible.
• Recurso inexorable: no lo podemos variar. Lo 
más que podemos hacer es utilizarlo mejor o 
peor, a medida que va llegando.
• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo
el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de 
cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.
• Recurso incontrolable: Podemos controlar 
nuestras acciones, pero no el tiempo.
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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Administrar el tiempo realmente significa 
administrarse uno mismo de tal manera que seadministrarse uno mismo, de tal manera que se 
pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que 
se dispone.
Significa conducir nuestros asuntos dentro del 
tiempo disponible para que podamos logrartiempo disponible para que podamos lograr 
resultados más eficaces. 
La meta debe ser el logro de objetivos, no 
simplemente el estar ocupado. 
Hay exactamente 24 horas en un día
168 horas en una semana y
8736 horas en un año
Se dice que nadie tiene suficiente 
tiempo, sin embargo todo el mundo 
tiene todo el tiempo que hay. Esta es 
la gran paradoja del tiempo. 
Distribución del tiempo promedio
Comer,dormir,bañars
t ie ,ves t i rse,
act ividades de l
t raba jo
familia
desarrollo
profesional
esparc imiento
Esquema de la manera en que utilizamos las 168 horasEsquema de la manera en que utilizamos las 168 horas 
de la semana.
Excusas.
El tiempo vuela.
No tengo tiempoNo tengo tiempo.
Se nos vino el tiempo 
encima.
Tenemos que recuperar 
el tiempo perdido.
Hay que ir contra reloj.
Soy esclavo del tiempo.
Vamos a ahorrar tanto 
tiempo
Cuándo estás contra reloj?Cuándo estás contra reloj?.
La inexistencia de objetivos previamente 
definidos.
No distinguir entre lo que es importante 
y lo que es urgente. 
La incorrecta gestión de la propia agenda 
de trabajo. 
La insuficiente delegación de tareasLa insuficiente delegación de tareas. 
Causas del “stress”, principales 
“ ”
• Objetivos inalcanzables • Tensiones del propio 
t b j
“quita tiempos”
j
– tratar de hacer 
demasiado, 
perfeccionismo,..
trabajo
– Descontrol de 
interrupciones,
p ,
– Falta de planeación 
y organización 
personal
– Reuniones excesivas 
o ineficaces
– comunicación p
– Falta de delegación 
eficaz
defectuosa 
(incapacidad de decir 
“NO”)
d d• Vida sedentaria.
LADRONES DEL TIEMPO
Ladrones del tiempo: Es cualquier cosa que impidaLadrones del tiempo: Es cualquier cosa que impida 
que un ejecutivo alcance sus objetivos de la 
manera más efectiva posible. 
Ladrones externos
• Exceso de compromisosp
• Llamadas telefónicas inesperadas y prolongadas
• Trabajadores que desean discutir sus problemas 
ó charlaró charlar
• Visitantes, clientes, etc.
• Personal incompetente
• El jefe• El jefe.
• Comidas de negocios
• Interrupciones delos niños ó de los padres
• Falta de delegación.
• Chat.
LADRONES DEL TIEMPO
POSIBLES SOLUCIONESPOSIBLES SOLUCIONES
Uso del teléfono
• Antes de llamar, planifica la conversación. 
• Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de 
ífapartar un tiempo específico para llamadas. 
• Trata de acortar la parte social de la conversación, 
ve directo al grano y permanece en él.ve directo al grano y permanece en él. 
• Si la conversación se extiende innecesariamente, 
busca excusas para cortarla. 
• Establece periodos de tiempo donde no recibirás 
llamadas sino sólo en casos de emergencia. 
LADRONES DEL TIEMPO
POSIBLES SOLUCIONESPOSIBLES SOLUCIONES
Correspondencia
 Escribe menos, usa más el teléfono. 
 Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios. 
 Piensa antes de escribir, planea lo que quieres , p q q
expresar. 
 Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. 
 Al escribir usa palabras sencillas. Al escribir usa palabras sencillas. 
 No revises una y otra vez en nombre de la 
perfección, cuando los beneficios son pocos o 
inexistentes.inexistentes. 
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEL DIRECTIVO 
LADRONES DEL TIEMPO
POSIBLES SOLUCIONES
Interrupciones y visitantes inesperados
 Prevea un tiempo diario para visitantes inesperados 
i t ie interrupciones. 
 No permitas que ciertos visitantes inesperados 
tomen asiento.tomen asiento. 
 Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. 
 No contribuyas a conversaciones innecesarias. 
 Promueve citas en vez de permitir visitas 
inesperadas. 
 A d d i i l t d t Aprende a decir no, especialmente cuando te 
preguntan ¿Tienes un minuto?. 
LADRONES DEL TIEMPO
POSIBLES SOLUCIONES
Reuniones
 Desalienta y discontinúa las reuniones 
innecesariasinnecesarias. 
 Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. 
¿Una conversación telefónica tendría el mismo 
efecto? ¿Es necesaria mi presencia?. 
 Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él. 
 Prepárate para la reunión, resiste las 
interrupciones, mantente en el tema. 
 Minimiza las conversaciones intranscendentes No Minimiza las conversaciones intranscendentes. No 
contribuyas a conversaciones innecesarias. 
LADRONES DEL TIEMPO
Ladrones internosLadrones internos
 Objetivos confusosj
 Ausencia de un plan de trabajo
 Tendencia a hacer mucho
 Perfeccionismo Perfeccionismo
 Desorden
 Confusión y traslape de y p
responsabilidades
 Atención excesiva a detalles
 Resistencia al cambio Resistencia al cambio
 Numerosos intereses
 Incapacidad de decir "NO"
 Comunicación insuficiente
Las premisas del tiempoLas premisas del tiempo
Toda organización  debe tomar decisiones g
sobre 2 tipos de aspectos, los cuales deben 
estar en equilibrio permanente:
Lo UrgenteLo Urgente: Toda tarea o actividad en la que 
ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual 
l d fí ta los desafíos que se nos presentan.
Lo importanteLo importante: La atención de lo ImportanteLo importanteLo importante: La atención de lo Importante 
es toda actividad que se ocupa de desarrollar 
nuestra capacidad de respuesta futura a los 
desafíos del entorno. 
EL USO DEL TIEMPO
Matriz del uso del  tiempo: Básicamente dedicamos nuestro tiempo a uno de los 
cuatro bloques de actividades siguientes:
Urgente No urgente
I II
Actividades: Actividades:
I
m
p
o Actividades: Actividades:
Crisis Prevención de actividades
Problemas apremiantes Construir relaciones
Proyectos cuyas fechas vencen Reconocer nuevas actividades
Pl ifi ió ió
rt
a
n
t
e
Planificación, recreación
III IV
Actividades: Actividades:
I i l ll d Ri lid d j i ú il
N
o 
I
m Interrupciones, algunas llamadas Rivalidades, ajetreo inútil
Correo, algunos informes Algunas cartas
Algunas reuniones Algunas llamadas telefónicas
Cuestiones inmediatas Pérdidas de tiempo
m
p
o
rt
a
n p
Actividades populares Actividades agradablest
e
El bombero no sale del Cuadrante I
Urgente N.U
III
R lt dResultados:
•Estrés
•Agotamiento•Agotamiento
•Administración de crisis
•Siempre apagando incendios
III IV
p p g
S.Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”
El Gerente Eficaz
trabaja en el Segundo Cuadrantetrabaja en el Segundo Cuadrante
Urgente No urgente
III II
Resultados:
Visión, perspectiva
Proacción, iniciativa
Cli l d blClima saludable
Equilibrio y Control
Pocas crisis
Satisfacción de logros
III IV
Satisfacción de logros
S.Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”
EL BENEFICIO DE LA PLANEACIÓN
PRINCIPIO DE PARETO
Lo tradicional  es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en 
producir solamente un 20% de nuestros resultados. 
Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es 
puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas 
menos productivas. 
ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR
Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a 
la hora de la ejecución.
Concentrarse en tareas más nobles es decir en las que conConcentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con 
menores esfuerzos se producen mayores resultados. 
No confundir el manejo de problemas con solución de 
problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener 
bien definido el problema.
6 TÉCNICAS IMPORTANTES.
2. 
Importante  
Vs Urgente
1.Planifica 
antes
3‐Ignora lo 
que no
4. Toma 
en serio 
que no 
controlas tu 
descanso
6. Termina, 
remata y 
cierra las 
actividades.
5. Recopila 
tu 
información
Muchas Gracias por suMuchas Gracias por su 
Atención.