M-AD-03 Manual Gestión Documentos Pu

•

Rodrigo Lara Bonilla.

daniel quitero

3/2/2024

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Este documento es fiel copia del original que reposa en la Oficina Asesora de Planeación. Su impresión se considera copia no controlada.
MANUAL PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO
Departamento Nacional de Planeación
Bogotá, 2022
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MANUAL PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO
CÓDIGO: M-AD-03
PÁGINA: 2 de 35 VERSIÓN: 11

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO .......................................................................................................................................................... 3
2 ALCANCE ........................................................................................................................................................... 3
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................................... 3
4 POLÍTICAS DE OPERACIÓN PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO 3
4.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS O ELECTRÓNICOS ...................................................................... 4
4.1.1 RADICACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS ............................................................................................... 4
4.2 GESTIÓN Y TRÁMITE ........................................................................................................................................ 5
4.2.1 ENVÍO DE COMUNICACIONES AL GRUPO DE CORRESPONDENCIA .......................................................... 6
4.2.2 REASIGNACIÓN DE MEMORANDOS A LAS DEPENDENCIAS ....................................................................... 7
4.2.3 CLASIFICACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO DE DOCUMENTOS A LAS DEPENDENCIAS ............................... 7
4.3 ORGANIZACIÓN ................................................................................................................................................ 8
4.3.1 CREACIÓN DEL EXPEDIENTE VIRTUAL POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS ......................................... 8
4.3.2 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE FÍSICO ................................................................................................ 10
4.4 MECANISMOS DE CONSULTA ARCHIVO DE GESTIÓN ............................................................................... 11
4.4.1 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES FÍSICOS DEL ARCHIVO CENTRAL ............................................................ 12
4.5 TRANSFERENCIAS.......................................................................................................................................... 12
4.5.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ..................................................................................................................... 12
4.5.2 TRASFERENCIAS SECUNDARIAS ................................................................................................................. 13
4.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................................................. 13
4.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ................................................................................................................ 14
4.8 VALORACIÓN ................................................................................................................................................... 14
4.8.1 VALOR PRIMARIO ........................................................................................................................................... 14
4.8.2 VALOR SECUNDARIO ..................................................................................................................................... 14

TABLA DE ANEXOS

Anexo 1 Metodologías de Organización de Archivos Dependencias ........................................................................... 16
Anexo 2 Metodología de Organización de Serie Contratos .......................................................................................... 22
Anexo 3 Metodología de Organización de Expedientes Serie Historias Laborales ...................................................... 28

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MANUAL PARA LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVO
CÓDIGO: M-AD-03
PÁGINA: 3 de 35
VERSIÓN:11

1 OBJETIVO
Establecer las políticas para el tratamiento adecuado de los documentos y de la información recibida y producida por
el Departamento Nacional de Planeación, a fin de garantizar su acceso, uso y conservación.
2 ALCANCE
Comprende las etapas de la gestión documental desde la recepción y producción de los documentos pasando por el
trámite, organización, preservación a largo plazo hasta su disposición final, de acuerdo con el ciclo vital de
documento. Aplicado a todas las Dependencias y Proyectos que hacen parte del Departamento Nacional de
Planeación.
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Los términos y definiciones utilizados en el presente documento están disponibles para consulta en el PT-AD-03
Procedimiento para la Gestión de Documentos y la Administración de Archivos.
4 POLÍTICAS DE OPERACIÓN PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO
La producción de información física y electrónica del Departamento Nacional de Planeación debe corresponder
estrictamente a aquella que fue planeada y debe velar por el respeto de los principios de eficiencia, economía,
protección del medio ambiente, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica y la protección de
la información y los datos sensibles.

Los aspectos para tener en cuenta en la recepción y producción de los documentos, que se generan en los trámites
que efectúa cada dependencia son:

• Control de registros: En el DNP se han identificado dos tipos de registros y éstos se controlan mediante los
siguientes mecanismos:

Registros que se controlan con la Tabla de Retención
Documental
Registros Transitorios
Este grupo de registros constituye la evidencia oficial de las
actividades; se archivan y se conservan según la necesidad de
la dependencia o requerimiento de ley.

Estos documentos se producen como evidencia del desarrollo
de las funciones asignadas a las áreas de la Entidad. En las
dependencias que poseen procesos o subprocesos, estos
están identificados en los descriptores con una (R), pero no
necesariamente son los únicos registros que se controlan en la
TRD, ya que se deben incluir los demás que identifiquen el
trámite realizado para obtener la trazabilidad, integridad e
interrelación en el expediente.

Los registros también pueden estar asociados a los aplicativos
y portales web, siendo evidencia de actividades que se
Son documentos que se emplean para soportar
las actividades, pero no son evidencia oficial de
ejecución, es decir, corresponden a los
documentos de apoyo.

Características:
• No tienen validez para demostrar que
efectivamente se realizó una tarea.
• Sólo se conservan como apoyo a la gestión y
no se clasifican ni se trasladan al Grupo de
Gestión Documental y Biblioteca
• No se controlan en la Tablas de Retención
Documental.

Estos documentos serán verificados por las
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realizan a través de herramientas tecnológicas, cuya
información se conserva en medio electrónico, no se manejan
en los discos privados, ni son impresos.

Los aplicativos y portales web informáticos del Departamento
Nacional de Planeación son los indicados en el inventario TIC
–Sistemas de Información, en la página Web del DNP
secretarias de cada dependencia y se enviarán
relacionados por correo electrónico a la mesa de
ayuda del sistema con copia al jefe de la
dependencia, para ser incluidos en una carpeta
temporal creada para cada dependencia en el
sistema Orfeo.

Esta actividad conlleva el bloqueo de
Correspondencia Informativa en las dependencias
y su manejo directo en la mesa de ayuda Orfeo.

Es responsabilidad de la Dependencia asegurar
que esta documentación no corresponde a un
trámite en respuesta a una de las funciones,
actividades o procesos del DNP.
4.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS O ELECTRÓNICOS
En este proceso se definen las instrucciones de verificación y control que se han establecido para la recepción de los
documentos que son remitidos por personas naturales o jurídicas.
• El DNP cuenta con la ventanilla única a cargo del Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, cuyas funciones
son el manejo y control de los documentos que entran y salen de la entidad, realizando su distribución a través
del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA; así mismo, realiza la radicación de
correos electrónicos recibidos por notificacionesjudiciales@dnp.gov.co y radicacionorfeo@dnp.gov.co.
• Los correos electrónicos que se reciban fuera del horario de atención serán radicados al siguiente día hábil.
• Las solicitudes realizadas a través de la página WEB, son radicadas de forma automática en el SGDEA y
direccionadas al grupo de relacionamiento con la Ciudadanía.
• Es deber de las Dependencias iniciar la atención del trámite que corresponda al documento que le ha sido
asignado, desde el momento en que el sistema le notifica; así mismo dar respuesta oportuna y archivar en el
respectivo expediente.
• En la radicación de documentos por parte de usuarios o entidades, así como de informes de contratistas o
proveedores, la información recibida en medios magnéticos se anexa al radicado generado por el Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA en la pestaña documentos de este.
• Los temas que no son competencia de la entidad radicados bajo cualquier medio de recibo y se identifiquen en
la unidad de correspondencia puede ser devuelto al usuario o trasladado a la entidad competente. Para los
casos en que la dependencia identifique que no es competencia del DNP debe actuar conforme a lo establecido
en el M-PG-09 Manual para la Atención Integral al Ciudadano.
4.1.1 RADICACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS
• Cuando identifiquen correos electrónicos oficiales en los que se haga referencia a una solicitud formal de
información, queja, reclamos o aquella que se considere como evidencia de la realización de una actividad, es
responsabilidad de los funcionarios y/o contratistas del DNP solicitar la radicación en el Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA.
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• La información oficial que llegue al DNP por correo electrónico o que se reciba físicamente en una dependencia,
deberá ser enviada a la unidad de correspondencia y/o al correo institucional radicacionorfeo@dnp.gov.co para
su respectiva radicación.
Para solicitar la radicación se debe tener en cuenta los siguientes parámetros:
1. Para: radicacionorfeo@dnp.gov.co
2. Asunto del correo: El tema que trate el correo
3. Nombre del Remitente: Persona que suscribe el correo electrónico inicial - (opcional)
4. Nombre Entidad o Dependencia remitente: Ej: Ministerio de Protección Social o Dirección de Desarrollo
Territorial Sostenible
5. Ubicación: País y Departamento
6. Dirección - Física: (Ej: Calle 26 No. 13-19) - (opcional)
7. Correo electrónico: persona o Entidad que suscribe el correo electrónico inicial (obligatorio)
8. Anexos: mencionarlos (obligatorio)
9. Dirigido a: Dependencia a la que se reasignará el correo radicado (obligatorio)
10. Formato: HTML (obligatorio)
4.2 GESTIÓN Y TRÁMITE
Esta actividad permite garantizar la oportuna realización de los trámites por parte de los responsables definidos en
las dependencias (funcionarios, contratistas) al interior del Departamento Nacional de Planeación en armonía con los
principios de eficiencia, economía, transparencia, coordinación y acceso, orientación al ciudadano y protección de la
información sensible.

Las comunicaciones oficiales del DNP se clasifican en oficiales recibidas, oficiales enviadas (oficios) y oficiales
internas (memorandos); cada categoría se identifica mediante el código que se describe a continuación: año
correspondiente a cada vigencia fiscal en cuatro dígitos, código de la dependencia que genera conformado por tres
dígitos, número consecutivo conformado por seis dígitos y finaliza con uno (1) para comunicaciones oficiales
enviadas, dos (2) para comunicaciones oficiales recibidas y tres (3) para comunicaciones oficiales internas. Cada tipo
de comunicación tendrá su propio número consecutivo y será reiniciado en cada vigencia fiscal.

Las dependencias deben tener en cuenta las siguientes actividades en el recibo y producción de documentos:

mailto:radicacionorfeo@dnp.gov.co
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• Cuando se trate de respuesta a una solicitud de entrada o memorando, la respuesta deberá generarse desde
el número de radicado de la solicitud. Los anexos para estos casos deben adjuntarse en la pestaña
“documentos” del radicado de respuesta y marcarlos para envío.
• En el caso que la comunicación externa sea copiada a otros destinatarios, se deben generar desde el Sistema
de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA y marcarlos para envío.
• Para las actividades de radicación en el sistema, sólo se deben realizar por personas que se encuentran
vinculadas al DNP o a través de un convenio vigente, en caso contrario y para suplir la contingencia, se
informará a la Subdirección Administrativa y de Relacionamiento con la Ciudadanía, indicando la persona que
realizará dichas actividades, con los requisitos mencionados anteriormente, para lo cual se habilitarán los
permisos correspondientes en el sistema y/o se apoyará temporalmente en estas actividades.
4.2.1 ENVÍO DE COMUNICACIONES AL GRUPO DE CORRESPONDENCIA
• Para la recepción de comunicaciones para envió por parte de las dependencias, se debe realizar mediante el
formato F-AD-19 Planilla de control de entrega de documentos, adjuntando el original y sus anexos en sobre
sellado y copia del original.
• Para la modalidad de envío por correo electrónico certificado, la dependencia deberá informar a la unidad de
Correspondencia quien realizará la actividad en el SGDEA.

• Para el envío de comunicaciones individuales o masivas, se debe tener en cuenta:

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Comunicaciones individuales Comunicaciones masivas
Cuando se trate del envío de documentación a usuarios
externos, los anexos deberán escanearse y ser incluidos
en la pestaña documentos del radicado generado, para
dejar una copia virtual en los expedientes. El original
debe foliarse junto con los anexos.

Para el caso del envío de la comunicación por correo
electrónico certificado, el correo destinatario debe estar
autorizado para el recibo de este y el peso no debe
superar las 30 Megabytes; porlo anterior, no se debe
realizar la impresión de esta

En el caso excepcional que una dependencia entregue
una respuesta directamente al destinatario, de igual
forma deberá entregar la copia de la comunicación con el
acuse de recibo a la unidad de Correspondencia, máximo
al día siguiente hábil de la entrega, para realizar el
registro de envío en el sistema.

Para las comunicaciones masivas firmadas
digitalmente, el sistema genera automáticamente el
PDF.

Para las comunicaciones de salida masivas en físico
(más de veinte documentos) a la unidad de
correspondencia apoyará en la digitalización y gestión
para el fotocopiado de aquellos oficios que pertenezcan
a más de un expediente.

Cuando las comunicaciones masivas están asociadas a
un solo expediente se toma fotocopia al primer y último
radicado con el listado de la relación de los
destinatarios (generado por el SGDEA) con el fin de
tener el correspondiente soporte para el expediente.
• La unidad de Correspondencia deberá entregar al archivo de gestión todas las copias de las comunicaciones
enviadas para conformar los expedientes físicos, diligenciando el formato F-AD-19 Planilla de control de
entrega de documentos.
• Las dependencias deberán gestionar las comunicaciones para su envío o reasignación en un término no
superior a 5 días hábiles después de generado el radicado, con el fin de dar cumplimiento a las normas
archivísticas.
4.2.2 REASIGNACIÓN DE MEMORANDOS A LAS DEPENDENCIAS
• Las dependencias reasignan los memorandos a través del sistema de gestión documental Sistema de Gestión
de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA, los cuales por ser firmados electrónicamente no requieren de
su impresión.
• En el caso que el memorando esté acompañado de anexos y que, por su tamaño, no puedan ser digitalizados
por la dependencia, podrán solicitar al Grupo de Gestión Documental y Biblioteca el apoyo para esta actividad.
Asimismo, estos se entregarán diligenciando el formato F-AD-19 Planilla de control de entrega de
documentos.
4.2.3 CLASIFICACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO DE DOCUMENTOS A LAS DEPENDENCIAS
Para los documentos que se generan en el sistema y se direccionan a otras dependencias, se debe tener en cuenta:
• Si el tema corresponde a la TRD de la dependencia productora, es obligación que dichos documentos se
tipifiquen y reasignen con el expediente respectivo, de tal manera que las dependencias que reciben los
documentos puedan archivarlos una vez se informen o den respuesta, esto con la finalidad de evitar la creación
o inclusión en expedientes que no apliquen.
• Si el documento reasignado corresponde a un tema de la TRD de la dependencia y éste se encuentra clasificado
con un tipo documental que no corresponde, la dependencia que recibe y tramita, deberá modificar la tipificación
teniendo en cuenta su TRD.
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4.3 ORGANIZACIÓN
Las dependencias son las responsables de organizar la información, de acuerdo con las TRD definidas, de tal forma
que se garantice la conformación de los expedientes físicos y electrónicos, disponible para consulta teniendo en
cuenta las siguientes indicaciones.
• Para la aplicación de las TRD, las dependencias deberán tener en cuenta el formato F-AD-16 Tabla de
Retención Documental incorporada en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -
SGDEA, y se constituye en la directriz para que las dependencias identifiquen, clasifiquen, creen y organicen
sus expedientes virtuales, manteniendo en todo momento su vínculo con el trámite y el proceso que le dio
origen.
• La Dependencias deben consultar en el Disco O las TRD aprobadas para la identificación de las series y
subseries y nombres respectivos con los cuales se crean y conforman los expedientes.
• Es importante indicar que por la dinámica de las funciones de la Entidad, la necesidad y responsabilidad que
tienen las dependencias de realizar la debida conformación de los expedientes, se realizarán ajustes a los tipos
documentales, series o subseries según corresponda y estos ajustes podrán tener intervalos de tiempo en los
que no se encuentren totalmente sincronizados entre las TRD que hayan sido aprobadas por el Comité de
Gestión y Desempeño Institucional y las parametrizadas en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
de Archivo - SGDEA.
• Para el caso de las Dependencias que de acuerdo con sus actividades tengan establecidos flujos documentales,
se parametriza en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA en el cual se
reflejarán más tipos documentales que los registrados en la TRD.
4.3.1 CREACIÓN DEL EXPEDIENTE VIRTUAL POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS
El funcionario o contratista autorizado por el jefe de la dependencia debe crear el expediente en el sistema de
gestión documental ORFEO en un lapso no mayor a diez (10) días hábiles una vez reciba o genere un radicado o
documento, atendiendo la Tabla de Retención Documental (TRD) de la dependencia; para lo cual adelantará el
siguiente procedimiento:

• Creación del expediente, según manual del sistema ORFEO. “Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
de Archivo – SGDEA”
• Inclusión de los documentos que componen un expediente de conformidad con el tipo documental, respetando
el orden en que se produjeron, incluso puede corresponder a información que no esté radicada, tales como
actas, presentaciones y otros formatos.
• Se debe verificar si el tipo documental a ser incluido hace parte de un expediente de la dependencia y/o
expedientes de otras dependencias.
• Para el caso de las dependencias cuyo trámite de los documentos requieran un plazo mayor a diez (10) días
hábiles realizarán la creación de los expedientes una vez se concluya el trámite, con la respectiva justificación
de la dependencia. Lo anterior, se puede presentar en las siguientes situaciones:
- Expedientes de contratos, se crean con la adjudicación y/o perfeccionamiento del contrato.
- Expedientes de créditos, se crean una vez aprobado el mismo.

• Toda la información que haga parte del trámite de las funciones de su dependencia o procesos y se encuentre
en medio electrónico (discos públicos, correos electrónicos), debe incluirse en el expediente virtual aplicando la
TRD.
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• En la conformación de los expedientes híbridos (Electrónico y físico), no coincidirá la misma información que
reposa en el expediente físico, razón por la cual, el expediente virtual tendrá la completitud de la información.
• Para la conformación de expedientes transversales, es decir, que interviene más de una dependencia en su
gestión, deben tener en cuenta la vinculación de la información al o a los expedientes de acuerdo con la función
y/o procesos relacionados. Estos pueden presentarse de dos formas:
- Documentos que genera la dependencia que no hacen parte de su TRD y alimentan expedientes de una
dependencia específica.
Ejemplo: Plan Nacional de Desarrollo, Documentos Conpes, Contratos, etc.
Para este caso la(s) dependencia(s) responsable(s) del proceso debe incluir los documentos asignándoles el tipo
documental en los expedientes respectivos, y en los casos que el primer documento a incluir no tiene radicado,
solicitará por correo electrónico al equipo de ORFEO que realice la creación del expediente correspondiente.
- Documentos que genera la dependencia que hacen parte de su TRD y también alimentan expedientes de otra
dependencia.
Ejemplo: tipo documental “Comprobantede pago” pertenece al expediente del Grupo de Tesorería, también alimenta
expedientes de Contratos, Historias Laborales y/o Procesos de Cobro Coactivo.
Cuando se identifican expedientes transversales de este tipo, las dependencias involucradas deberán definir los
responsables de crear y alimentar los expedientes y realizar los ajustes necesarios de la TRD si se requieren, a esta
reunión deberá asistir el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca y la mesa de ayuda de Orfeo, con la finalidad de
coordinar la creación y conformación de expedientes.
• Es responsabilidad de las dependencias entregar al Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, en un plazo no
mayor a diez (10) días hábiles la documentación que se encuentra en su poder, incluyendo los documentos que
no requieran proceso de radicación mediante el formato F-AD-19 Planilla de control de entrega de
documentos relacionando los tipos documentales y el expediente a que corresponda según la TRD, con el fin
de conformar los expedientes físicos de acuerdo con el virtual.
• Las dependencias deben crear y organizar los expedientes virtuales, una vez realizada la gestión
correspondiente, archivar los radicados y documentos que generen en el respectivo expediente teniendo en
cuenta la TRD.
• En caso en que la dependencia identifique información C (Clasificada) o R (Reservada), en el momento de crear
los expedientes en el Sistema ORFEO, debe marcar el campo “Privado”; teniendo en cuenta lo registrado en la
TRD y en el Índice de Información Clasificada y Reservada, permitiendo el acceso sólo a los funcionarios y
contratistas de la dependencia responsable de los mismos.
• En el caso de la documentación que se produce en las Oficias País, debe ser relacionada en el Formato F-AD-
13 Único de Inventario Documental y enviada anualmente al Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, para
su correspondiente organización.
• Es responsabilidad de las dependencias, en cumplimiento de sus funciones, en el desarrollo de sus actividades
y procesos, velar por la adecuada creación y mantenimiento de los expedientes tanto en el Sistema ORFEO
como en el expediente en soporte papel que se encuentra en la mayoría de los casos custodiado por el Grupo
de Gestión Documental y Biblioteca.
• Aquellas dependencias en las que se administre de forma directa el expediente físico, el Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca realizara la organización en sitio.
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4.3.2 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE FÍSICO
• El Grupo de Gestión Documental y Biblioteca apoya la conformación de los expedientes físicos con base en los
expedientes virtuales creados en cada dependencia, de acuerdo con el Anexo 1 Metodologías de
Organización de Archivos Dependencias, así mismo realiza la verificación de la correcta conformación según
la TRD, informando posibles errores a la mesa de ayuda de ORFEO, para realizar los ajustes correspondientes
en el expediente e informar a la dependencia responsable.
• Para el caso de la serie “Procesos” del Grupo de Asuntos Judiciales (GAJ), durante el período en que dichos
procesos de cobro coactivo se encuentran activos, los expedientes reposarán en la dependencia y será
responsabilidad única y exclusiva de dicho Grupo su custodia y consulta y el Grupo de Gestión Documental y
Biblioteca les entregará los radicados para la respectiva conformación del expediente. Una vez finalizado el
proceso judicial, en un plazo no mayor a dos (2) meses el GAJ deberá entregar el expediente físico al Grupo de
Gestión Documental y Biblioteca diligenciando el formato F-AD-19 Planilla de control de entrega de
documentos.
• Para la Subdirección de Contratación la serie “Contratos”, una vez oficializado el contrato, la dependencia en un
plazo no mayor a un mes a partir de la fecha de perfeccionamiento de este, deberá entregar el expediente físico
o enviar la información en medio electrónico al Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, organizado en la
parte precontractual, teniendo en cuenta el Anexo 2 Metodología de Organización de Serie Contratos. Se
exceptúa de este plazo la entrega de los expedientes de los contratos suscritos en los meses de enero y febrero
de cada año, en razón al alto volumen de estos, para los cuales se determinó un plazo no mayor a cuatro
meses.
• Para la organización de los expedientes de Historias Laborales del Grupo de Gestión de Personal este será
responsable de su custodia y el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca prestará apoyo en su organización y
préstamo, de acuerdo con el Anexo 3 Metodología de Organización de Expedientes Serie Historias
Laborales.
• Las dependencias que no cumplan con la entrega de la información conforme a los tiempos establecidos serán
responsables de su conformación archivística, custodia y consulta teniendo en cuenta:
- Identificar los documentos (tipos documentales) que se incluirán en la carpeta, los cuales deben
corresponder a los identificados en las Tablas de Retención Documental, de acuerdo con las series y
subseries.
- Organizar los documentos en orden cronológico dentro de la carpeta, de acuerdo con el expediente virtual.
- Foliar los documentos, con lápiz de mina negra en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del
texto del documento.
- Realizar el diligenciamiento del formato F-AD-21 Hoja de Control
- Retirar el material metálico, ganchos de cosedora, clips, legajadores, notas autoadhesivas, etc.
- Ordenar las carpetas de acuerdo con el sistema de ordenación (alfabético, numérico)
- Enumerar las carpetas y almacenar de izquierda a derecha dentro de las cajas.
- Marcar las carpetas de acuerdo con el formato F-AD-17 Rótulo carpeta archivo en la esquina inferior
derecha, diligenciando la información básica del formato.
- Registrar los datos completos en el Formato F-AD-13 Único de Inventario Documental.
- Realizar la entrega del expediente físico al Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, a más tardar en los
dos primeros meses de la siguiente vigencia, o antes si cumplen los requisitos mencionados.
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• El jefe de la respectiva dependencia y/o supervisores deberán garantizar que los funcionarios y contratistas del
DNP al ser trasladados del área de trabajo o al desvincularse de la entidad hagan entrega de la documentación
e información soporte de su gestión, debidamente organizada e inventariada de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento de PT-TH-09 Retiro del proceso de Gestión y Desarrollo del Talento Humano y el proceso de PR-
CT Contratación.
• El Grupo de Gestión Documental y Biblioteca y la Mesa de ayuda del Sistema de Gestión Documental (ORFEO),
realizarán seguimiento a la aplicación de la TRD y prestarán permanentemente asesoría a las diferentes áreas
de trabajo en lo relacionado con la conformación de expedientes virtuales y procesos de gestión documental.
• Las denominaciones de series o subseries pueden modificarse por efectos de normalización o por ajustes
solicitados por el AGN.
• De igual forma se recuerda a los servidores públicos sus deberes y responsabilidades con los documentos y
expedientes según lo consagra el Código Único Disciplinario.
4.4 MECANISMOS DE CONSULTA ARCHIVO DE GESTIÓN
Si el funcionario o contratista requiere realizar la consulta de un radicado o expediente, puede utilizar los siguientes
mecanismos:

Consulta virtual Consulta física
En el “Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
de Archivo – SGDEA”, el módulo de “consulta”permite
ubicar de acuerdo con los parámetros seleccionados,
los documentos radicados y/o expedientes que
concuerdan con la solicitud de búsqueda.

Algunos documentos en ORFEO se encuentran
restringidos para la visualización inmediata de los
usuarios internos, por restricciones legales y/o por nivel
de usuario; por tal motivo se debe realizar la solicitud a
la dependencia que tiene asignado el documento de
interés mediante correo electrónico, la que analizará la
pertinencia de suministrar la información de acuerdo con
la naturaleza de la misma (publica, reservada y
clasificada) y remitirá el documento solicitado por correo
electrónico o por la opción de “Informado” en el sistema
Orfeo.
Para el caso de radicados físicos:
Cuando la dependencia destinataria requiera los documentos
físicos, sólo se entregarán los radicados que requieran
trámite, ejemplo: facturas, documentos para firmas (actas,
decretos …) y los radicados que la dependencia archiva
físicamente (fallos, demandas, documentos de historias
laborales, documentos de Subdirección de Control), para lo
cual el funcionario o contratista a quien le fue asignado el
documento, realiza la solicitud a través de la opción “solicitar
físico” del sistema Orfeo y con el número de radicado lo
reclama en el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, en
caso que, el documento haya sido radicado el mismo día de
la solicitud, se solicitará por el sistema y se reclamará en
Correspondencia.

Para el caso de expedientes físicos:
Las dependencias deberán realizar la solicitud de préstamo a
través del correo electrónico prestamoarchivo@dnp.gov.co y
la entrega del expediente la efectúa directamente el Grupo de
Gestión Documental y Biblioteca en el puesto de trabajo del
funcionario o contratista, diligenciado y firmando la planilla de
F-AD-14 Control de préstamo de expedientes. Para ello se
debe tener en cuenta:
Si la solicitud es de carácter “urgente”, el tiempo de atención
será de 1 día hábil; si el requerimiento es común, el tiempo de
atención será de 3 días hábiles.

Nota 3: En caso de presentarse pérdida de radicados o expedientes, quien solicitó el préstamo, deberá informar de
esta situación a su jefe inmediato o supervisor y al Grupo de Gestión Documental y Biblioteca mediante
mailto:prestamoarchivo@dnp.gov.co
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comunicación formal adjuntando la respectiva denuncia ante la Fiscalía General de la Nación y realizará la
correspondiente notificación a la Secretaría General y a la Oficina de Asuntos Disciplinarios. El Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca realizará la reconstrucción de la información mediante la recuperación y/o duplicación de la
información que reposa en el sistema de gestión documental Orfeo.
Debe ser claro que el sistema oficial en el DNP para administrar los expedientes en cumplimiento de la normativa
archivística del país es el sistema Orfeo, otros repositorios, sistemas o espacios de discos, no son los oficiales, y es
responsabilidad de las dependencias que, en el ejercicio de sus funciones, generan documentos en otros aplicativos
o sistemas y los administran; velar porque estos hagan parte del expediente que le corresponda en Orfeo. Ver
Circular 06 de 2015.
4.4.1 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES FÍSICOS DEL ARCHIVO CENTRAL
• Esta solicitud se realiza a través del correo electrónico prestamoarchivo@dnp.gov.co, indicando nombre del
expediente y año correspondiente; así mismo se debe aclarar, sí requiere la consulta por medio electrónico o si
demanda el físico, está última se debe consultar en las instalaciones del Archivo Central de acuerdo con el
volumen de la información o se le allegará al puesto de trabajo. Para los dos anteriores, se requiere autorización
del jefe de la dependencia responsable del expediente.
• En el caso de presentarse pérdida del expediente(s), quien solicitó el préstamo deberá informar de esta
situación a su jefe inmediato o supervisor y al Grupo de Gestión Documental y Biblioteca mediante
comunicación formal adjuntando la respectiva denuncia ante la Fiscalía General de la Nación y este Grupo será
responsable de adelantar el procedimiento de reconstrucción total o parcial del expediente, así mismo, realizará
la correspondiente notificación al Secretario General y a la Oficina de Asuntos Disciplinarios.
• El Secretario General, deberá realizar un seguimiento periódico sobre el avance y de la reconstrucción del
expediente(s) hasta que culminen todas las acciones que correspondan.
4.5 TRANSFERENCIAS
Las transferencias documentales primarias y secundarias de información física y electrónica, se llevarán a cabo
atendiendo lo establecido en las Tablas de Retención Documental y en las Tablas de Valoración Documental
actualizadas, aprobadas por el Comité de Gestión y Desempeño Institucional y convalidadas por el Archivo General
de la Nación (AGN).
4.5.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
Es el traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central, se debe realizar de acuerdo con los
tiempos de retención establecidos en la TRD.

Procedimiento realizado por el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca:

a. Verificar el cumplimiento de los tiempos de retención de la TRD en el Archivo de Gestión y definir los
expedientes a transferir.
b. Elaborar los Formatos Únicos de Inventario Documental – FUID de los expedientes a transferir.
c. Elaborar acta de transferencia y remitir la documentación a custodia en el Archivo Central.
d. Codificar las cajas e incluir la información en el inventario del archivo central
mailto:prestamoarchivo@dnp.gov.co
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4.5.2 TRASFERENCIAS SECUNDARIAS
Es el traslado de documentos del archivo central al histórico del Archivo General de la Nación, con el fin de
garantizar la protección de los documentos con valor social, cultural e histórico.

Procedimiento realizado por el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca:

a. Solicitar por escrito al AGN una visita de diagnóstico para evaluar el volumen, las condiciones de conservación y
la calidad de los documentos que serán objeto de transferencia por el DNP, con el fin de recibir las
recomendaciones pertinentes; incluido el embalaje y las condiciones de traslado de los documentos.
b. Acordar un plan de trabajo y cronograma de actividades con el AGN para efectuar la transferencia documental.
c. Elaborar el inventario definitivo de la documentación que se transferirá al AGN de acuerdo con los parámetros
establecidos, así como su debido registro de acuerdo con la norma de descripción ISAD-G.
d. Elaborar como constancia de la transferencia un acta firmada por el DNP y el AGN, para formalizar y legalizar la
transferencia documental junto con sus respectivos soportes (TRD, TVD, Inventario).
4.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Se entiende como la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital (archivo de gestión, central o
histórico), con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

La disposición final de la información física o electrónica se deberá llevar a cabo atendiendo lo identificado en los
campos de las TRD y TVD relacionados a continuación:

• Conservación total (CT): se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen
por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.• Selección (S): Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y
realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su
conservación permanente.

• Eliminación (E): Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de
conservar su información en otros soportes.

• Medio Técnico (MT): Conforme a lo dispuesto en la Circular Externa No. 001 de 2015 del AGN, corresponde a la
implementación de un medio tecnológico para administrar la información, que garantice su reproducción exacta, por
lo que en el DNP aplicará cualquiera de los siguientes medios técnicos a la documentación:

• Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
• Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica
(papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
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4.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su permanencia o
su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración
Documental, con el fin de preservarlo en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento.

Aplica para los documentos cuyos tiempos de conservación son extensos y/o su disposición final corresponde a
conservación total.
4.8 VALORACIÓN
Es un proceso permanente y continuo que busca garantizar el cumplimiento de los requisitos de los documentos
desde la planificación hasta la disposición final, tomando como referente primario el marco legal, el contexto histórico
y las necesidades informativas internas y externas, para la administración y/o la investigación. Se determinan los
valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del ciclo vital.
4.8.1 VALOR PRIMARIO
Cualidad inmediata que adquieren los documentos a lo largo de la primera y segunda fase del ciclo vital, es decir,
desde que se producen o reciben hasta que cumple con sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. Los
valores primarios son:
• Valor Administrativo: Es aquel que poseen los documentos producidos o recibidos por una entidad y sirven
como testimonio de sus procedimientos y actividades en el trámite o asunto que motivó su creación.
• Valor Jurídico: Deriva en derechos u obligaciones.
• Valor Legal: Es el plazo durante el cual los documentos se conservarán en la institución para su posible uso y
así certificar derechos u obligaciones, sirven de testimonio ante la Ley.
• Valor Fiscal: Es el que tienen aquellos documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de
obligaciones tributarias.
4.8.2 VALOR SECUNDARIO
Son los que tienen los documentos para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad
como fuentes de información de carácter único o permanente. Los valores secundarios son:
• Valor Histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una entidad. Es el valor que
revela el origen, organización y desarrollo de una institución.
• Valor Cultural: Calidad del documento que, por su contenido, testimonio entre otras cosas, hechos, vivencias,
tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, desarrollo económico, social, político, religioso, son
útiles para el conocimiento de una entidad. Es el valor que refleja la evolución y los cambios más importantes
desde el punto de vista legal que sufre la institución (políticas, reglamentos, procedimientos, decretos, leyes)
• Valor Científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de
conocimiento en cualquier área del saber, estos documentos van ligados con la investigación.

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ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO
Fecha de Aprobación: 29 de abril de 2022

Elaboró:

_____________________________ _______________________________
Diana Carolina Borrero Guzmán Sandra Patricia Arango Daza
Contratista Subdirección Administrativa Profesional Grupo de Gestión Documental y Biblioteca

____________________________ ____________________________
María Amparo Hernández Veloza Deisy Milena Moya Naranjo
Sistema de Gestión Documental ORFEO Contratista Gestión Documental y Biblioteca

Elaboro y Revisó:

_____________________________ _______________________________
Darío Gutierrez Godoy Angela Marcela Camacho Vargas
Coordinador Grupo de Gestión Documental y Biblioteca Contratista Gestión Documental y Biblioteca

Aprobó:

_____________________________
Javier Rodriguez Hernandez
Subdirector Administrativo y Relacionamiento con la Ciudadanía
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Anexo 1 Metodologías de Organización de Archivos Dependencias

ÍTEM ASPECTO DESARROLLO
1.
Búsqueda de
documentos para
su incorporación
Teniendo en cuenta que los expedientes son creados virtualmente en las
dependencias y la documentación es incorporada en estos expedientes por medio
del aplicativo Orfeo; el Grupo encargado de la organización de los expedientes
físicos, realizará la búsqueda en el consecutivo de correspondencia de los
radicados de entrada, salida y memorandos y procederá a la creación de los
expedientes y/o alimentación de los mismos.

A su vez, las dependencias cuando generan reciben y tramiten documentos en
cumplimiento de sus funciones, que no son radicados, los cuales complementan los
expedientes creados, deberán entregarlos en el Archivo de Gestión Centralizado
para su incorporación correspondiente.
2. Clasificación de
los expedientes
Los documentos físicos se clasificarán por dependencia, teniendo en cuenta la
Tabla de Retención Documental formato F-AD-16, ubicada en el disco O:\Tablas de
Retención Documental.
3.
Ordenación de los
expedientes a nivel
de serie y/o
subserie de cada
unidad
administrativa
Los expedientes físicos se registran en orden consecutivo de acuerdo con las series
y subseries registradas por cada Dependencia productora, de acuerdo con lo
registrado en la TRD vigente.
4.
Conformación,
ordenación y
confrontación de
los documentos a
nivel de
Expedientes
La ordenación de los expedientes deberá reflejar el trámite surtido, el documento
con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se
encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de esta;
en caso de que algún documento no tenga fecha, éste se organizara de acuerdo
con el trámite.
En este proceso deberán tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
1. Efectuar la apertura e identificaciónde tantas Unidades de Conservación –
UdC (Carpetas) como sean necesarias y de acuerdo con las necesidades de
conservación del archivo.
2. Ordenar cronológicamente, identificando unidades documentales completas,
sin desligar el documento principal de sus anexos.
Se efectuará la confrontación del expediente físico vs el virtual, para descargar
del sistema los documentos radicados que han sido incluidos al expediente;
adicionalmente, verificar que los expedientes sean nombrados de acuerdo
con lo estipulado en la columna de la TRD forma de identificación del
expediente.
3. En el caso de presentar un error en la ortografía o en la denominación, se
informará a la mesa de ayuda de Orfeo para que se realice el respectivo ajuste.

Nota 2: Para el caso de los expedientes del Grupo de Asuntos Judiciales, Serie
Procesos, Subserie Procesos Judiciales, se concertó con la dependencia que para
la identificación se manejarán siglas para cada proceso, las cuales no se
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encuentran descritas en el campo de la TRD (forma de identificación del
expediente), por tanto, se relacionan a continuación:

Sigla Descripción
AIRV Acción in rem verso
ACU Acción de cumplimiento
AC Acción contractual
PE Proceso ejecutivo
AO Administrativo de oralidad
PD Proceso declarativo
PR Proceso de reparación
RP Requerimiento de pruebas
PRFT Proceso de restitución y formalización de tierras
CE Conciliación extrajudicial
RD Reparación directa
ND Notificación demanda
LAT Ley aprobatoria de trabajo
ES Ejecutivo singular
FRT Falla de restitución de tierras
OL Ordinario laboral
AT Acción de tutela
API Acción pública de inconstitucionalidad
DNI Demanda de nulidad por inconstitucionalidad
AG Acción de grupo
AP Acción Popular
IT Impugnación de tutela
EP Ejecución de penas
ANRD Acción de nulidad y restablecimiento del derecho
PRF Proceso de responsabilidad fiscal
CE Consejo de estado
AN Acción de nulidad
PO Proceso ordinario
IN Investigación
AR Acción de repetición

Duplicidades
Cuando un documento tiene la firma original y la copia contiene información
adicional como sellos, radicados, notas manuales o impresas al margen, esta
característica (que los hace diferentes pese a su igual contenido) da lugar a que se
conserven tanto original como copia en el expediente. Lo anterior, sustentado en que
en algunos casos el documento en copia contiene información relevante al trámite.
Para el caso de los oficios de salida, en los que se encuentre el documento
(segunda copia) y se reciba copia con sellos de acuse de recibo, se retirará la copia
inicial y se deja la copia con sellos en la fecha de producción del documento.
Se procederá a retirar del expediente aquellos documentos duplicados cuando en
su forma y contenido son idénticos, asegurando en todo caso la permanencia de
originales. En la parte superior derecha del folio o documento se hará referencia a
esta condición con la expresión "Duplicidad" o la abreviatura "DUP", con la indicación
del número de folio a que pertenece. La documentación identificada como duplicidad
se deja al final de cada unidad documental, con el fin de que ésta sea eliminada por
el DNP cuando la entidad lo considere pertinente.
Un mismo tipo documental que tenga varias copias dentro del mismo expediente,
mientras se encuentren como soportes a diferentes procesos, se dejarán, según lo
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amerite el proceso que se lleve a cabo. Lo anterior; teniendo en cuenta que no se
debe desagregar los soportes o anexos de un documento principal.
6.
Fotocopiado
papel térmico
En los casos que se requiera, se debe reproducir o fotocopiar la información
contenida en papel térmico, para garantizar la permanencia del documento. Esto
dado que los documentos impresos en papeles térmicos y/o químicos tienden a
desvanecerse (borrarse) en muy corto tiempo. Por lo tanto, bajo ningún motivo
deben archivarse en los expedientes ya que puede ocasionarse pérdida de la
información.
Se procederá a ubicar el documento reemplazado al final de cada unidad
documental y en la parte superior derecha del folio o documento se hará referencia
a esta condición con la expresión "Reemplazo" o la abreviatura "REEM", con la
indicación del número de folio al que pertenecía.
7.
Retiro de Material
Abrasivo
Se aislarán en la fase de ordenación todos aquellos elementos metálicos y abrasivos
presentes en el documento, tales como clips y ganchos de cosedora. Los stickers,
cintas y demás serán retirados una vez el expediente esté cerrado.
8.

Formatos media
carta o menor a
media carta.
Para los documentos menores a formato media carta, se pegarán en una hoja
(preferiblemente reciclable) tamaño media carta.
Los formatos media carta serán legajados en sentido vertical, siempre y cuando no
se perfore o altere la información, si este caso se presenta el documento se pegará
en una hoja de reciclaje tamaño carta en el mismo sentido.
9.
Referencia
cruzada
La referencia cruzada se utilizará para hacer alusión a un documento o dato que se
encuentra o reposa en otro expediente o sistema, para lo cual se utilizará el formato
F-AD-22 Testigo de referencia cruzada.
Así mismo, para documentación de gran formato como planos, soportes diferentes,
como medios digitales o magnéticos, y otros que se requieran, se realizará un
testigo de referencia cruzada.
En el campo de observaciones se consignará la información relevante para la
recuperación del documento.
10. Foliación
La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
ordenada. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio
inicio al trámite, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua.
La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada.
En el caso de series documentales simples (acuerdos, circulares, resoluciones) la
foliación se realizará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo, en forma
consecutiva.
En el caso de series documentales complejas (comprobantes contables, procesos
disciplinarios, procesos judiciales y otras), cada uno de sus expedientes tendrá una
sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más
de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que
la segunda unidad será la continuación de la primera.
Se debe hacer uso de LÁPIZ de mina negra y blanda, dado que permite corregir una
foliación mal ejecutada y no altera la originalidad del documento.
NO se pueden utilizar números con el suplemento A, B, C, o bis.
La numeración de los folios se debe realizar en la esquina (margen o vértice)
superior derecha de la cara recta (principal) del folio, en el mismo sentido que se
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encuentra la escritura del texto en el documento (Horizontal-Vertical) sobre un
espacio en blanco, procurando no alterar membretes, sellos o textos.
Cada unidad documental (expediente) tendrá una sola foliación consecutiva
continua, es decir, sin omitir ni repetir números.
En el caso de requerir anular una numeración previa (de origen) o si se
presentaran errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua (/),evitando
tachones.
No es correcto foliar las pastas, hojas guarda o folios totalmente en blanco.
Si el folio en blanco se encuentra en un tomo o empaste NO debe ser retirado ni
foliado, pero sí se indicará esta condición en el área de notas del FUID.
Los separadores deben mantenerse en el documento siempre que tengan algún
grado de información, y no deben ser foliados. Se aplicará esta condición a los
separadores comerciales preimpresos los cuales contienen pestañas externas
numeradas (aun cuando no se les haya agregado información en su interior) y a las
cartulinas/hojas que cumpliendo con esta función contengan información que refiera
separación por años, vigencias, temas, asuntos etc. Se expresará "separador" en el
área de notas del Formato F-AD-13 Único de Inventario Documental – FUID.
Los folios que estén sueltos y totalmente en blanco, se retirarán conforme a los
lineamientos específicos expresados anteriormente.
Los anexos impresos como: folletos, boletines, periódicos, revistas que hagan parte
del expediente, se numerarán como un solo folio, y en el campo de notas en el
FUID se registrará la cantidad de páginas que contiene el mismo.
Los tomos o empastes se identificarán como un solo folio, utilizando un testigo o
referencia cruzada, igualmente se realizará la anotación en el FUID identificando el
folio al que pertenece, relacionando la cantidad de páginas que contiene y se deja al
final de la unidad documental.
11. Hoja de control.
Con el fin de controlar la documentación del expediente y atendiendo a la
normatividad, se elaborará una hoja de control por cada expediente, en la cual se
relacionará individualmente los tipos documentales que la componen y el número
de folio a que corresponda, generados durante el proceso, para tener registro total
del trámite.
Se tiene implementada la hoja de control para las siguientes series y subseries:
• Procesos Disciplinarios (Grupo de Control Disciplinario Interno)
• Procesos Judiciales (Grupo de Asuntos Judiciales)
• Historias Laborales (Grupo de Gestión de Personal)
• Las subseries de Contratos (Grupo de Contratación)
• Proyectos Financiados con Crédito Externo de Banca Bilateral y Proyectos
Financiados con Crédito Externo de Banca Multilateral (Subdirección de Crédito)
Se utilizará el formato F-AD-21 Hoja de Control aprobado por el SIG
Para documentos internos, la fecha se tomará partiendo de la fecha de elaboración,
producción o recibo del documento y al carecer de esta, se registrará S.F.
En los documentos externos se dará prioridad a la fecha de radicación, en segunda
medida la fecha de trámite o la fecha de elaboración y de carecer ésta, se registrará
S.F.
Para el caso de la serie comprobantes, Subserie comprobantes contables, y
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cuentas por pagar se tomará la fecha máxima de pago.

12.
Fechas
Extremas
En el caso de la fecha inicial se tomará partiendo de la fecha de elaboración o
producción del primer documento del expediente, para la fecha final se tomará la
fecha del último documento elaborado.
13.
Formato Único
de Inventario
Documental
(FUID)
Se consignan los datos en el FUID, para su posterior migración a las bases de
datos del DNP, a excepción de los campos del último tomo referentes a fecha final,
debido a su trámite permanente. Si existe más de una unidad de conservación para
el expediente, las n-1 unidades deberán tener fecha final y número de folios.
La descripción en el FUID de fechas extremas se hará de acuerdo con las fechas
generales de cada unidad de conservación del expediente, independiente del
número de unidades que lo conformen; es decir, se describe la fecha inicial y final
de cada unidad.
Los documentos que NO tengan fecha se registrarán en el FUID “S.F.”
14.
Digitalización
de los
Documentos
Se digitalizarán los documentos que sean entregados por las diferentes oficinas
productoras y que no se encuentren incluidos en el Sistema Documental Orfeo y se
archivarán cronológicamente.
15
Identificar
(Rotular) las
Unidades de
conservación
“carpetas”
Se identifican y rotulan cada una de las carpetas (unidades de conservación) de
acuerdo con la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental del
DNP y se utilizará el formato F-AD-17 Rótulo de Carpeta archivo.
Se efectuará la identificación de cada unidad de conservación del expediente con
lápiz en la tapa principal de la carpeta en la ubicación del rotulo, de frente en la
esquina superior derecha.
Al finalizar el proceso de organización de la serie, se realiza la rotulación de las
Unidades de Conservación “carpetas”, de acuerdo con la codificación establecida
en la Tabla de Retención Documental que reposa en el Disco:\O, determinando
nombre de la entidad, códigos y nombres (Dependencia, oficina productora, serie y
subserie documental), nombre y número del expediente y número de caja a lápiz,
de tal forma que permita su ubicación y recuperación.
Para los expedientes que presentan más de una unidad de conservación se
procederán a rotular, consignando fecha inicial y final y número de folios; el número
correlativo de carpeta se agregara una vez el expediente se encuentre cerrado.
Para el almacenamiento y conservación de los documentos generados, los
expedientes de cada serie se almacenan en carpetas (4 aletas en propalcote) o de
yute, con un promedio de doscientos (200) folios. No se deberán fraccionar los
documentos garantizando que por cada carpeta se reflejen íntegramente los
trámites.
16.
Identificar
(Rotular) las
Unidades de
almacenamien
to cajas
La identificación de las unidades de almacenamiento o cajas consiste en rotular
dichos elementos, de tal forma que permita la ubicación y recuperación de los
expedientes.
La información que debe contener el rotulo es fondo, sección, subsección, serie y/o
subserie, número de carpeta 1 a n, número de caja y rango de carpetas, utilizando
el formato F-AD-18 Rótulos para cajas de archivo.
Se utilizarán las unidades de conservación “Cajas” suministradas por DNP, las
cuales deberán cumplir con la NTC 5397-2005 “Materiales para documentos de
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archivo con soporte en papel. Características de Calidad”.

Ubicación
Física
Las dependencias que manejan su archivo centralizado, los expedientes reposan
en el Segundo Piso y para las dependencias que manejan la información
descentralizada, la misma se encuentra en la respectiva dependencia:
• Grupo de Tesorería (Comprobantes de Pago)
• Subdirección de Control (Procesos Correctivos y Sancionatorios, Proceso
Preventivo)
• Oficina de Control Interno Disciplinario (Procesos Disciplinarios)
• Dirección de Seguimiento, Evaluación y Control del SGR (Informes de
Monitoreo, Seguimiento y Evaluación al Sistema General de Regalías,
Información que maneja las oficinas país)
• Secretaría General (Serie Resoluciones)

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Anexo 2 Metodología de Organización de Serie Contratos
ÍTEM ASPECTO DESARROLLO
ETAPA PRECONTRACTUAL REALIZADA POR EL GRUPO DE CONTRATACION Y SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
1. Organización
Esta actividad la realiza la dependencia, con los documentos físicos y virtuales, loscuales se incluyen en el expediente, abarcando desde la solicitud de contratación
hasta la designación del supervisor.
Nota 1: La solicitud de contratación debe contener sólo la imagen
de solicitud y no los anexos, con el fin de no generar duplicidad virtual.
2.
Confrontación
ORFEO
Se verifica el cruce del expediente digital que reposa en ORFEO contra el
expediente físico.
La información condensada en otros soportes (Correos
electrónicos, CD, DVD, USB) debe ser cargada al expediente
virtual del sistema Orfeo.
3. Foliación inicial
Se realiza la foliación desde la solicitud de contratación hasta la designación del
supervisor, para realizar la entrega al Grupo de Gestión Documental y Biblioteca.
ETAPA CONTRACTUAL
4.
Digitalización de
los Expedientes
Los expedientes se digitalizarán por el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca
encargado de su organización, por tipo documental, de acuerdo con la TRD
reflejada en la dependencia que se encuentra en el sistema documental Orfeo.
En la anterior actividad se realiza la verificación de los documentos físicos vs los
virtuales en el expediente. Si faltasen radicados físicos por incluir y que afecte la
foliación, así como se encuentran errores en la foliación de la etapa precontractual,
se devuelve a la dependencia para que realicen los respectivos ajustes.
Los documentos generados en la etapa de ejecución del contrato se digitalizarán y
archivarán cronológicamente reflejando el trámite surtido.

Para el caso de los contratos electrónicos, el Subdirección de contratación enviara
por correo electrónico toda la información relacionada con el tipo de contrato al
Grupo de Gestión Documental y Biblioteca para que sea incluido en el expediente
correspondiente.
Nota 2: En el caso de que los informes radicados con fechas anteriores a la entrega
para producto de pago, en el cual se está incluyendo nuevamente el informe, éste
será digitalizado como anexo al radicado de entrega del producto y se excluirá del
expediente virtual, para evitar duplicidad.
De otra parte, para los radicados de las facturas de proveedores, ya que se
digitalizan al recepcionarse y son soporte del trámite de pago, virtualmente se
reflejará en el radicado y posteriormente en los soportes del comprobante de pago;
en el expediente físico se realiza referencia cruzada al comprobante de pago de los
expedientes del Grupo de Tesorería.
5.
Clasificación de
los Expedientes
Los contratos se clasifican de acuerdo con la oficina productora y por vigencias
fiscales; teniendo en cuenta la subserie documental a la que pertenecen.
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6.
Ordenación de
los expedientes
de contratos
estatales a nivel
de Subserie.
Los expedientes se ordenan de acuerdo con el número consecutivo que le fue
asignado a cada proceso contractual por vigencia fiscal, clasificados por subseries
documentales según la oficina productora y teniendo en cuenta lo dispuesto en
cada una de las Tablas de Retención Documental (TRD).
Nota 3: Para los expedientes que cuenten con vigencias futuras, se dejan al final del
consecutivo de la vigencia.
7.
Ordenación de
los documentos
a nivel de
expedientes
Se efectúa la apertura e identificación de las Unidades de Conservación – UdC
(Carpetas), que sean necesarias y de acuerdo con los requerimientos de
conservación del archivo.
En los documentos externos se dará prioridad a la fecha de radicación o fecha de
elaboración
Para los casos de documentos no radicados tales como: actas, otrosí, adendas,
cesiones, planillas de asistencia y demás, se tomará la fecha de elaboración y/o
firma de los mismos.
La parte precontractual, la organizará el Subdirección de Contratación, toda vez que
refleja el desarrollo del proceso precontractual.
Cuando el oficio remisorio especifique como Anexo el documento original y las
copias de este mismo; por tramitología únicamente debe quedar el documento
original, las copias deben ser devueltas al Grupo de Contratación, para que
coordinen con el área supervisora para definir su trámite (documento de apoyo o
eliminación).
Para el caso de las Actas de Cierre, todas las propuestas serán anexas de la
misma, sin tener en cuenta la fecha de recibido, se excluirán los radicados que se
incluyan en el expediente virtual de las propuestas recibidas con fecha anterior al
Acta de Cierre.
8.
Incorporación
de documentos
Se realiza la búsqueda y recuperación de los documentos generados en la etapa
contractual, en las diferentes colecciones conformadas en el archivo de gestión
centralizado y en algunos casos se solicita al área la entrega de información faltante
en los expedientes (radicados de entrada, salida y memorandos) que corresponden
a los expedientes.
Nota 4: Se realizará un testigo de Referencia Cruzada en el expediente físico del
contrato, siguiendo los lineamientos del ítem No. 14, para:
• Los contratos cuyo producto sea un estudio, los cuales se remitirán al
expediente de la serie “Estudios” de la dependencia correspondiente.
• El tipo documental “Comprobante de Pago y Soportes” perteneciente a la
subserie documental “Comprobantes de Pago” de la serie “Comprobantes” del
Grupo de Tesorería, en donde reposan estos originales.
Para los casos anteriores, en el expediente virtual se visualizan dichos documentos
dentro del contrato.
9.

Confrontación
ORFEO.
Se verifica el cruce del expediente virtual que reposa en ORFEO contra el
expediente Físico.
Cuando las comunicaciones anexan documentos y dichos anexos no están
digitalizados, se debe digitalizar como anexos al comunicado.
La información recibida condensada en otros soportes (CD, DVD, USB) debe ser
cargada al expediente del sistema Orfeo y realizarse la referencia cruzada; siempre
y cuando no se evidencie el documento físico en la confrontación.
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10. Duplicidades
Cuando un documento tiene la firma original y la copia contiene información
adicional como sellos, radicados, notas manuales o impresas al margen, esta
característica (que los hace diferentes pese a su igual contenido) da lugar a que se
conserven tanto original como copia en el expediente. Lo anterior sustentado en
que en algunos casos el documento en copia contiene información relevante al
trámite.
Se procederá a retirar del expediente aquellos documentos duplicados cuando en
su forma y contenido son idénticos, asegurando en todo caso la permanencia de
originales. En la parte superior derecha del folio o documento se hará referencia a
esta condición con la expresión "Duplicidad" o la abreviatura "DUP", con la
indicación del número de folio a que pertenece. La documentación identificada
como duplicidad se deja al final de cada unidad documental, con el fin de que ésta
sea eliminada por el DNP cuando la entidad lo considere pertinente.
Un mismo tipo documental que tenga varias copias dentro del mismo expediente,
mientras se encuentren como soportes a diferentes procesos, se dejarán, según lo
amerite el proceso que
se lleve a cabo. Lo anterior, teniendo en cuenta que no se debe desagregar los
soportes o anexos de un documento principal.
11.
Fotocopiado
papel – Térmico
o Químico
Se reproduce o fotocopia la información contenida en papel térmico), para
garantizar la permanencia del documento. Esto dado que los documentos impresos
en papeles térmicos y/o químicos tienden a desvanecerse (borrarse) en muy corto
tiempo. Por lo tanto, bajo ningún motivo deben archivarse enlos expedientes ya
que puede ocasionarse pérdida de la información.
Se procederá a ubicar el documento reemplazado al final de cada unidad
documental y en la parte superior derecha del folio o documento se hará referencia
a esta condición con la expresión
"Reemplazo" o la abreviatura "REEM", con la indicación del número de folio al que
pertenecía.
12.
Retiro del
Material
Abrasivo
Se aislarán en la fase de ordenación todos aquellos elementos metálicos y
abrasivos presentes en el documento, tales como clips y ganchos de cosedora. Los
stickers, cintas y demás serán retirados una vez el expediente esté cerrado.
13.
Formatos media
carta o menor a
media carta.
Para los documentos menores a formato media carta se pegarán preferiblemente
en una hoja reciclable tamaño media carta.
Los formatos media carta serán legajados en sentido vertical, siempre y cuando no
se perfore o altere la información.
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14.
Referencia
cruzada
La referencia cruzada se utilizará para hacer alusión a un documento o dato que se
encuentra o reposa en otro expediente, para lo cual se utilizará el formato F-AD-22
Testigo de referencia cruzada.
Así mismo para documentación de gran formato como planos, soportes diferentes
como medios digitales o magnéticos, y otros que se requieran, se realizará un
testigo de referencia cruzada.
El testigo de referencia cruzada que hace alusión a la orden de pago se tomará
como fecha la del comprobante de pago, en el campo de observaciones se
consignará: número de informe y número de contrato.
Para las facturas radicadas previamente, se diligenciará el formato en mención y en
el campo de observaciones se mencionará el comprobante de pago donde se
encuentran dichos documentos.
15. Foliación
La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independiente del número de carpetas
que componen el expediente, ejemplo: carpeta 1, folios 1 a 200, (máximo 250 en
carpetas propalcote); carpeta 2, folios 201 a 400; y así consecutivamente, teniendo
en cuenta que cuando excede el total de folios dentro de una unidad de
almacenamiento (carpeta) se procederá a dividir la documentación en diferentes
carpetas, siempre y cuando al momento de separar la información en la siguiente
unidad documental, no se desagregue la información.
Se debe hacer uso de lápiz de mina negra y blanda, dado que permite corregir una
foliación mal ejecutada y no altera la originalidad del documento.
NO se pueden utilizar números con el suplemento A, B, C, o bis.
La numeración de los folios se debe realizar en la esquina (margen o vértice)
superior derecha de la cara recta (principal) del folio, en el mismo sentido que se
encuentra la escritura del texto en el documento (Horizontal-Vertical) sobre un
espacio en blanco, procurando no alterar membretes, sellos o textos.
Cada unidad documental (expediente) tendrá una sola foliación continua
consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
En el caso de requerir anular una numeración previa (de origen) o si se presentaran
errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua (/), evitando tachones.
NO se deberá foliar las pastas, hojas guarda, separadores o folios totalmente en
blanco.
Si el folio en blanco se encuentra en un tomo o empaste NO debe ser retirado ni
foliado, pero si se indicara esta condición en el área de notas del FUID. "Los
separadores deben mantenerse en el documento siempre que tengan algún grado
de información". Se aplicará esta condición a los separadores comerciales pre-
impresos los cuales contienen pestañas externas numeradas (aun cuando no se les
haya agregado información en su interior) y a las cartulinas/hojas que cumpliendo
con esta función contengan información que refiera separación por años, vigencias,
temas, asuntos etc.
Los folios que estén sueltos y totalmente en blanco, se retirarán conforme a los
lineamientos específicos expresados para tal fin. Los anexos impresos como:
folletos, boletines, periódicos, revistas que hagan parte del expediente, se
numerarán como un solo folio, y se registrara en el campo de notas del FUID la
cantidad de páginas que lo conforman.
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16.
Hoja de
Control
Con el fin de controlar la documentación del expediente y atendiendo a la
normatividad de referencia, se elaborará una hoja de control por cada expediente,
en la cual se relacionará individualmente los tipos documentales que la componen y
el número de folio que correspondan, generados durante el proceso, para tener
registro total de la tipología documental, según F-AD-21 formato Hoja de Control.
La Hoja de Control se diligenciará según tipos documentales consignados en matriz
elaborada en Excel por el DNP.
Cuando los documentos sean anexos del principal y sea necesario tipificarlos como
individuales, dichos se consignarán en la hoja de control S.F. tales como: Cédula,
Tarjeta Profesional, Certificación Bancaria y demás.
17.
Fechas
Extremas
En el caso de la fecha inicial se tomará partiendo de la fecha de elaboración o
producción del primer documento del expediente, para la fecha final se tomará la
fecha del último documento elaborado.
18.

Formato Único
de Inventario
Documental
(FUID) F-AD-13
Se consignan los datos en el FUID, para su posterior migración a las bases de
datos del DNP, a excepción de los campos del último tomo referentes a fecha final,
número de folios, correlativo, debido a su trámite permanente. Si existe más de una
unidad de conservación para el expediente, las n-1 unidades deberán tener fecha
final.
La descripción en el FUID de fechas extremas se hará de acuerdo con las fechas
generales de cada unidad de conservación del expediente, independiente del
número de unidades que lo conformen; es decir, se describe la fecha inicial y final
de cada unidad.
Los documentos que NO tengan fecha se registrarán en el FUID “S.F.”
19.
Identificar
(Rotular) las
unidades de
conservación
“carpetas”.
Se identifican y rotulan cada una de las carpetas (unidades de conservación) de
acuerdo con la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental del
DNP y se utilizará el formato F-AD-17 Rotulo carpeta archivo.
Se efectuará la identificación de cada unidad de conservación del expediente con
lápiz en la tapa principal de la carpeta en la ubicación del rotulo, de frente en la
esquina superior derecha.
Al finalizar el proceso de organización de la serie, se realiza la rotulación de las
Unidades de Conservación “carpetas”, de acuerdo con la codificación establecida
en la Tabla de Retención Documental que reposa en el Disco:\O, determinando
nombre de la entidad, códigos y nombres (Dependencia, oficina productora, serie
y subserie documental), nombre y número del expediente y número de caja a
lápiz, de tal forma que permita su ubicación y recuperación.
Para los expedientes que presentan más de una unidad de conservación se
procederán a rotular, consignando fecha inicial y final y número de folios; el número
correlativo de carpeta se agregara una vez el expediente se encuentre cerrado.
Para el almacenamiento y conservación de los documentos generados, los
expedientes de cada proceso contractual se almacenarán en carpetas
desacificadas.
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