Tema 8 - Procedimientos de registro y control de mercancías

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Unidad III: Asiento de 
operaciones mercantiles 
financieras
Procedimientos de registro y control 
de mercancías
Módulo: Registro de operaciones económicas
Unidad III: Asiento de operaciones mercantiles financieras
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Contenido
1. Generalidades.................................................................................................. 3
a. Capacidad económica del negocio .....................................................................................3
b. Volumen de operaciones ........................................................................................................3
c. Claridad en el registro ..............................................................................................................3
d. Información deseada ................................................................................................................3
2. Procedimientos para el registro y control de mercancías ................................... 4
a. Procedimiento perpetuo .........................................................................................................5
i. Concepto ...............................................................................................................................5
ii. Ventajas ................................................................................................................................5
iii. Cuentas que intervienen ...............................................................................................5
b. Ejercicio de afianzamiento......................................................................................................11
c. Orientaciones ..............................................................................................................................13
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Módulo: Registro de operaciones económicas
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1. Generalidades
En todo tipo de negocio (sobre todo en los negocios 
comerciales), el registro de las operaciones que tienen 
que ver con el flujo de mercancías, es uno de los mas 
importantes. Recuerde que la compra venta de mercadería 
es lo que genera la utilidad o pérdida bruta. Cuando nos 
referimos al Sistema de registro y control de mercancías, 
prácticamente nos estamos refiriendo al sistema contable 
implementado en la empresa o negocio.
Para el registro de las operaciones que tienen que 
ver con la compra venta de mercadería, existen varios 
procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo 
en cuenta los siguientes aspectos:
a. Capacidad económica del negocio
Esto se refiere a la capacidad que tenga el negocio para implementar el sistema contable. Este 
sistema puede ser computarizado, mecánico, manual, etc. La empresa seleccionará la forma, 
de acuerdo a sus posibilidades de pago.
b. Volumen de operaciones
Se refiere a la cantidad de operaciones que se registran en el negocio. Lógicamente en tanto 
mas grande sea el negocio mas operaciones realizará. Por ejemplo: Una tienda al detalle 
no tiene la misma cantidad de operaciones que tendrá una casa comercial que importa los 
artículos para distribuirlos todas las tiendas al detalle del país.
c. Claridad en el registro
Si se desea que los registros sean claros, esto conlleva mayor exactitud en los procedimiento 
y por lo tanto mayor cantidad de documentación como: Formatos, recibos, requisas, etc. 
Acompañado de los manuales de procedimientos y/o instructivos correspondientes que 
explican con claridad el procedimiento para registrar las operaciones.
d. Información deseada
El sistema de registro y control de mercancías implementado también dependerá de la 
información requerida. Si se desea un sistema que únicamente muestre como resultado final 
la utilidad o pérdida, será un sistema sencillo, pero si se quiere saber además de la utilidad 
o pérdida bruta otras cifras como: las devoluciones sobre venta, los gastos de compra, las 
devoluciones sobre venta, etc. El sistema tendrá que ser mas amplio en información recabada 
y procesada.
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En resumen, los volúmenes de las operaciones de todas las empresas comerciales no son iguales, 
aun cuando éstas se dediquen a la misma actividad, ya que dicho volumen se halla determinado 
por el capital invertido, o sea, la capacidad económica que cada empresa posee. Al considerar 
estos dos factores pueden determinarse si los registros de las operaciones se llevarán en forma 
perpetua o en forma analítica, además que estos registros van a dar origen a la información que 
se desea obtener de la empresa, también perpetua o analítica.
2. Procedimientos para el registro y control de mercancías
Antes de entrar en lleno al estudio de los procedimientos, recordemos: ¿Cuáles son las operaciones 
que se pueden efectuar con la cuenta de mercancías?
Además de estas operaciones, se deben considerar el Inventario inicial y el Inventario final. Para 
implantar el sistema, método o procedimiento contable en la empresa se deberá tomar en cuenta 
los aspectos antes señalados tales como: necesidades de información, capacidad económica, 
cantidad de operaciones y claridad de registros. Es por eso que existen varios procedimientos de 
registro y control. Siendo los principales:
 » Procedimiento global o de mercadería general. (Caído en desuso en Nicaragua)
 » Procedimiento analítico o pormenorizado.
 » Procedimiento de inventarios perpetuos, continuo o constante. (Es el más utilizado en 
Nicaragua) por tanto nos enfocaremos en éste último.
Estos sistemas se utilizan para llevar el control de las entradas y salidas de mercancías, así como 
los aumentos y las disminuciones que se originan por las operaciones de compraventa y, de ese 
modo, conocer la utilidad o pérdida en ventas (utilidad o pérdida bruta).
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a. Procedimiento perpetuo
i. Concepto
ii. Ventajas
 � En cualquier momento, se puede conocer el importe del inventario final. Sin necesidad 
de cerrar el negocio para hacer el recuento físico, o sea estar contando uno por uno los 
artículos anotando su valor monetario.
 � No hay necesidad de cerrar el negocio para levantar el inventario, puesto que existe 
una cuenta que controla las existencias.
 � Es fácil descubrir si hubo extravíos, robos o errores durante el manejo de las mercancías.
 � Se puede conocer en cualquier momento (sin necesidad de cerrar el negocio), el valor 
de: la Mercancía en bodega, Costo de venta y Utilidad o pérdida bruta.
iii. Cuentas que intervienen
Este sistema consiste en el establecimiento de tres cuentas, una de Balance y dos de 
resultado, veamos cuáles son:
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Antes de explicar el funcionamiento de las cuentas, recordemos dos conceptos importantes: 
“Precio de venta” y “Precio de costo”. Recordaremos el concepto con el siguiente ejemplo: 
Compro una cafetera en C$125.00 y la vendo en C$180.00, ¿Cuál es el precio de venta y 
cuál es el precio de costo? El precio de costo o “Costo de venta” es el valor que pagué 
por la cafetera, los C$125.00. El precio de venta es el valor al cual vendí la cafetera, los 
C$180.00. Y la diferencia es la utilidad bruta o utilidad en ventas.
Precio de venta (Ventas) C$ 180.00
Costo de venta 125.00
Utilidad bruta 55.00
Funcionamiento de las cuentas Sus movimientos (cuando se debe cargar y cuando se 
debe abonar) y el saldo
 
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Saldo: el saldo de esta cuenta es DEUDOR, y su importe representa el valor de las 
mercaderías existentes en el Almacén o Bodega.
Saldo: el saldo de esta cuenta es deudor, y su importe representa el valor del costo de las 
mercancías vendidas durante el ejercicio contable.
Saldo: el saldo de esta cuenta es acreedor, y su importe representa el valor de las 
mercancías vendidas (a precio de venta), durante el ejercicio contable.
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Observe que sencillo: Analicemos las operaciones de compra.
 Solución:
 Almacén / Inversión de mercaderías. Banco
 (1) C$ 2,500.00 C$ 200.00 (4) C$ 2,500.00 (1)
 (2) 320.00 150.00 (5) 320.00 (2)
 (3) 2,000.00
 Cuentas por pagar
 (4) C$ 200.00 C$ 2,000.00 (3)
 (5) 150.00
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Nota: los números entre paréntesis, son una guía para orientarnos cuál es la partida o asiento 
contable que se está registrando. Así mismo utilizaremos el número para explicarte la operación:
01. Se compra mercancía al contado: Aumenta la cuenta de “Almacén” y como se paga con 
cheque disminuye la cuenta “Banco”. Si la compra hubiera sido al crédito se hubiese abonado 
a “Cuentas por pagar”.
02. Los gastos de transporte, según estudiamos los movimientos y saldos de la cuenta, se cargan 
a la cuenta de “Almacén”. Como el importe se pagó con cheque, disminuye la cuenta “Banco”.
03. Se compra mercancías. Esta vez la compra se realizó al crédito, por lo tanto, no está saliendo 
efectivo. En este caso lo que aumenta es el pasivo (deudas) de la empresa, y recuerde que el 
pasivo aumenta con un abono.
04. Devolvimos mercancías porque estaban dañadas, esto significa que la mercadería sale de 
nuestra bodega (abonamos), y si estamos devolviendo las mercancías ya debemos el valor de 
esas mercancías devueltas, por lo tanto, restamos (cargando) ese valor a la cuenta “Cuentas 
por pagar”, a como dijimos anteriormente, ese valor ya no lo debemos.
05. Si la compra original hubiese sido en efectivo, no se tendría que cargar el valor a “Cuentas 
por cobrar, sino que a “Caja”. Porque el valor de la mercancía lo pagamos y al devolver la 
mercancía dañada, tienen que reembolsarnos dicho valor.
06. Los proveedores nos conceden una rebaja sobre la compra que realizamos. Recuerde para 
nosotros que compramos es una rebaja sobre compra, para ellos que venden es una rebaja 
sobre venta. Esta partida se registra así: Se carga el valor de la rebaja a “Cuentas por pagar”, 
para disminuir el valor del importe rebajado, o sea ya no debemos esa cantidad y la abonamos 
a la cuenta de “Almacén”.
Se hicieron dos compras por C$2,500.00 y C$2,000.00 más los gastos de transporte C$320.00. 
Esto nos da un total de C$4,820.00. (Recuerde que los gastos de compra forman parte del costo 
de la mercadería). A esta cantidad le restamos las devoluciones de mercancías que hicimos a 
nuestros proveedores y las rebajas que estos nos concedieron y la cifra final (saldo) es la cantidad 
de mercadería que quedó en el Almacén al final. El saldo final de la cuenta es C$4,470.00. 
Analicemos las operaciones de venta.
01. Vendemos mercancía cuyo costo (lo que 
pagamos por ella) es C$500.00, y la vendemos 
(precio de venta) en C$700.00. El cliente pagó 
el valor de la mercadería en efectivo.
02. De la venta anterior los clientes nos devuelven 
mercaderías dañadas por un costo de 
C$80.00, el precio de venta de la devolución 
es C$112.00.
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03. Vendemos mercancías cuyo costo es C$800.00, aplicamos al precio de costo el 40% como 
Margen de utilidad. La venta se efectuó al crédito.
04. De la venta anterior concedemos una rebaja al cliente por C$70.00. Que restamos de su 
saldo.
Solución:
 Costo de venta Almacén
 
 (1) C$ 500.00 C$ 80.00 (2) (2) C$ 80.00 C$ 500.00 (1)
 (3) 800.00 800.00 (3)
 
 Caja y banco Cuentas Por Cobrar
 
 (1a) C$ 700.00 C$ 112.00 (2a) (3a) C$ 1,120.00 C$ 75.00 (4)
 Ventas
 (2a) C$ 112.00 C$ 700.00 (1a)
 (4) 75.00 1,120.00 (3a)
01. Se vende mercadería cuyo costo es C$500.00, o sea el precio que pagamos al adquirir la 
mercancía. Este registro del costo de venta se hace así: se carga a “Costo de venta y se 
abona al “Almacén”.
02. Dicha mercancía se vende a un precio más alto del que la Compramos para obtener ganancias, 
en este caso C$700.00. Como la venta se realizó en efectivo, el otro registro es: se carga a 
“Caja y banco” y se abona a “Ventas”.
 Debe tener en cuenta que cada vez que se efectúa una venta se hace un doble registro.
Nota: el cliente solamente conoce el “Precio de venta”, el “Costo de venta” no lo conoce. 
Cuándo usted va a comprar una camisa a una tienda no le dicen la camisa nos costó C$130.00 
y se la vendemos en C$160.00. Solamente le dicen vale C$160.00, y la tienda registra a lo 
interno los dos precios.
03. Al igual que registramos la venta con un doble registro, así registramos la devolución sobre 
venta, con un doble registro, pero a la inversa. Primero registramos el costo de la mercadería 
devuelta así: cargamos al “Almacén” para ingresar la mercancía y abonamos a “Costo de 
venta”. Después registramos el precio de venta así: cargamos a “Ventas” y abonamos (en este 
caso porque la venta fue al contado) a “Caja y Banco” por la devolución del dinero al cliente.
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04. Una venta al crédito. Esta vez no se 
le da el precio de venta, sino que hay 
que calcularlo. Se le da el Margen de 
utilidad, que es el margen o ganancia. 
El calculo del precio de venta puede 
hacerlo así:
 Costo de venta C$ 800.00
 (+) M.U. 40% 320.00
 Precio de venta 1,120.00
El registro es igual que la primera venta: Doble registro, primero a “Precio de costo” y después 
a precio de venta.
05. La devolución sobre venta se registra así: Se carga a “Ventas” el valor de la rebaja y se 
abona a “Clientes” para disminuir el valor de la deuda del cliente. Si la venta hubiese sido en 
efectivo, siempre se carga el valor de la rebaja a “Ventas”, pero como el cliente me paga en 
efectivo, para que la rebaja sea efectiva tengo que devolverle el dinero, por lo tanto, tendría 
que abonar “Caja y banco”.
b. Ejercicio de afianzamiento
Orientaciones: registre las siguientes operaciones contables Libro Diario y en Esquemas 
de mayor (Cuentas “T”). Salde las cuentas y determine la utilidad o pérdida y construya los 
Estados Financieros.
01. La Empresa Comercial “Madrigal S. A.” inicia operaciones con los siguientes valores:
 
*Caja y banco C$ 25,700.00 *Doc. por cobrar 12,000.00
*Cuentas por cobrar 22,000.00 *Mob. y eq. de of. 85,000.00
*Almacén35,000.00 *Cuentas por pagar 13,650.00
02. Vendemos mercadería por un costo de C$11,200.00. Aplicamos un margen de utilidad del 
35%. La venta se efectuó al contado.
03. Compramos mercaderías por C$15,700.00. El valor de la mercadería lo quedamos a deber.
04. El proveedor de la compra anterior nos concede una rebaja de C$420.00. Valor que resta de 
nuestra cuenta.
05. Conseguimos financiamiento en el Banco de Finanzas el cual nos concede un préstamo por 
valor de C$40,000.00. Dicha cantidad se deposita a nuestra cuenta corriente.
06. Pagamos a los proveedores C$5,000.00. Dicho valor se pagó con la emisión de un cheque.
07. Vendemos mercadería por valor de C$3,000.00. Aplicamos el mismo margen de utilidad. 
(35%). La venta se efectuó al crédito.
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08. Se pagaron servicios básicos de agua, luz y teléfono por valor de C$2,390.00, El 50% se 
carga al departamento de Ventas y el resto al departamento Administrativo. Las facturas se 
pagaron con cheque.
09. Se paga salarios al personal de ventas por valor de C$11,250.00 y al personal administrativo 
C$14,650.00. Este pago también se hizo con cheque.
 
 Caja y Banco Cuentas por Cobrar Mobiliario y Equipo 
1) C$ 25,700.00 C$ 5,000.00 (6 (1 C$ 22,000.00 (1 C$ 85,000.00 
2a) 15,120.00 2,390.00 (8 (7a 4,050.00 
5) 40,000.00 25,900.00 (9 C$ 26,050.00 
 C$ 80,820.00 C$ 33,290.00 
 
 Saldo C$ 47,530.00 
 
 Almacén Documentos por Cobrar Cuentas por Pagar 
 
1) C$35,000.00 C$ 11,200.00 (2 1) C$ 12,000.00 4) C$ 420.00 C$13,650.00 (1
3) 15,700.00 420.00 (4 6) 5,000.00 15,700.00 (3
 3,000.00 (7 C$ 5,420.00 C$29,350.00 
 C$50,700.00 C$ 14,620.00 C$ 23,930.00 Saldo 
 Saldo C$ 36,080.00 
 
 
 
 Capital Social Costo de Venta Ventas 
 
 C$ 166,050.00 (1 (2 C$ 11,200.00 C$15,120.00 (2a 
 (7 3,000.00 4,050.00 (7a 
 
 C$ 14,200.00 C$19,170.00 
 
 
Préstamos Bancar. Por Pagar Gastos de Venta Gastos de Administración 
 
 C$ 40,050.00 (5 (8 C$ 1,195.00 (8 C$ 1,195.00 
 
 (9 11,250.00 (9 14,650.00 
 
 C$ 12,445.00 C$ 15,845.00 
 
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 Pérdida y Ganancia Pérdida del Ejercicio 
Aj2 C$14,200.00 C$ 19,170.00 Aj1 (Aj4 C$ 23,320.00 
Aj3 28,290.00 
 C$42,490.00 C$ 19,170.00 
 C$ 23,320.00 Aj4 
 C$42,490.00 C$ 42,490.00 
 
c. Orientaciones
01. En este ejercicio además de “Costos de venta” y “Ventas”, intervienen otras cuentas de 
resultado. Salde todas las cuentas tanto de resultado como de Balance. Hay algunas que 
están en el ejercicio y no las tiene registradas en su ejercicio, esto debido a que usted no ha 
hecho el cierre.
02. Salde “Ventas” (A1) y “Costo de ventas”, (A2). El tercer ajuste es el cierre de las cuentas de 
“Gastos de venta” y “Gastos de Admón.” Lo puede hacer en un solo ajuste, saldando ambas 
cuentas abonando la misma cantidad a la cuenta y cargándola a P y G, sumando ambas cifras 
(A3).
03. Salde P y G, el saldo (cantidad mayor) queda en el debe, esto significa que es pérdida. Si el 
saldo queda en el haber, el resultado es ganancia.
04. Salde la cuenta P y G abonando a la cuenta la misma cantidad y cargando la cantidad a 
Pérdida del ejercicio. Como el resultado es pérdida, no se calcula el Impuesto sobre la renta 
(IR).
05. Elabore los Estados Financieros:
Comercial “Madrigal S. A.
Estado de Resultado
Ventas C$19,170.00
Costos de ventas 14,200.00
Utilidad bruta C$ 4,970.00
Gastos de operación
Gastos de venta
Agua C$ 340.00
Luz 615.00
Teléfono 240.00
Salarios 11,250.00 C$ 12,445.00
Gastos Admon. 
Agua C$ 340.00
Luz 615.00
Teléfono 240.00
Salarios 14,650.00 15,845.00 28,290.00
Pérdidas del ejercicio (C$ 23,320.00)
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Comercial Madrigal S.A.
Balance General
Activo Pasivo
Circulante Circulante
Caja y Banco C$ 47,530.00 Cuentas por pagar C$23,930.00
Cuentas por cobrar 26,050.00 Fijo
Almacén 36,080.00 Préstamos Bancarios 
por pagar
 40,000.00 
Documentos por 
cobrar
 12,000.00 Total pasivo C$63,930.00
Fijo Capital social C$166,050.00 
Mob. y equipo de of. C$ 85,000.00 Utilidad del ejercicio 23,320.00 142,730.00 
Total activo C$206,660.00 Pasivo + capital C$ 206,660.00 
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