Tema 2 - Documentos secundarios

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Unidad I: Documentos 
soportes contables
Documentos secundarios
Módulo: Registro de operaciones económicas
Unidad I: Documentos soportes contables
Departamento de Tecnología Educativa
campus.inatec.edu.ni
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Contenido
1. Forma de llevar los libros. ................................................................................ 3
2. Formalidades de los libros de contabilidad. ...................................................... 3
3. Libros principales de contabilidad. ................................................................... 3
a. Comprobante diario de contabilidad. .................................................................................3
b. Comprobante de pago ............................................................................................................4
c. Libro diario. ..................................................................................................................................6
d. Libro mayor. .................................................................................................................................6
e. Ventajas y desventajas del libro diario y mayor. .............................................................7
f. Registros auxiliares o libros auxiliares. ................................................................................7
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Documentos secundarios.
Son aquellos documentos en donde los entes públicos y/o privados realizan los registros de sus 
operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad pública, y podrán ser diligenciados, 
ya sea en forma manual o sistematizada.
1. Forma de llevar los libros.
En los libros de contabilidad debe anotarse el número y la fecha de los comprobantes de 
contabilidad que sirven de respaldo. En ellos no está permitido alterar el orden o la fecha de los 
registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, borrar, tachar, 
mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas, hacer interlineaciones, raspaduras o 
correcciones. 
 
Los errores de transcripción deben corregirse mediante una anotación al pie de la página 
respectiva, o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su corrección. La anulación 
de un folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la causa, fecha de la anulación, nombre y 
firma del funcionario responsable.
2. Formalidades de los libros de contabilidad.
Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma español, diligenciarse y conservarse de 
forma que garanticen la autenticidad e integridad de la información contable pública. Contendrán 
el registro actualizado de los hechos o actividades que por su naturaleza afecten la situación 
financiera, económica y social del ente público y/o privado, convirtiéndose en la fuente de 
información básica para la elaboración de los estados financieros e informes complementarios. 
El registro contable de las operaciones se efectuará, con sus débitos y créditos, en el orden 
cronológico en que se presenten, en forma individual o por resúmenes mensuales. Los libros 
auxiliares permiten el conocimiento de las transacciones individuales.
 
Para el registro de las operaciones, el ente puede organizar los libros principales con hojas 
removibles o tarjetas. Cuando se registren las operaciones a través del procesamiento electrónico 
de datos, deben grabarse copias de respaldo en medios magnéticos, y archivarlas de manera 
que garanticen su conservación. 
Aquellos que hayan iniciado el registro contable de sus operaciones en libros de contabilidad, 
procederán al registro de los libros principales, de acuerdo con lo previsto en la normatividad 
vigente.
 
3. Libros principales de contabilidad.
Son el Libro Diario, el Libro Mayor y Libros Auxiliares.
a. Comprobante diario de contabilidad.
Es el documento contable, donde se resume el registro, realizado en la recapitulación de un 
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legajo de documentos, (facturas, planillas, etc.,) los cuales pueden ser de ingresos, egresos o 
de pagos. Utilizando las codificaciones correctas, las columnas Parciales, Debe y Haber. En la 
parte superior se le debe agregar que mes y a que tipo de operaciones se refiere. 
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en 
el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como 
las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y 
soportes que lo justifiquen
b. Comprobante de pago
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad 
que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. 
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante 
diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el 
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. 
No es comprobante de Diario es un documento que sirve, para reflejar el pago a través de 
cheque, registrándolo en el parcial, debe y haber con sus códigos correspondientes de las 
cuentas afectadas. 
Donde el beneficiario firma el recibido de dicho pago quedando impregnada la copia de los 
registrado en el cheque.
Los documentos contables deben asentarse en forma ordenada y resumida expresando 
claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa. 
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c. Libro diario.
Fundamentalmente consiste en hacer un registro cronológico (diario) de todas y cada una 
de las operaciones realizadas por la entidad, pero no tan sólo anotaremos la fecha, los 
cargos y abonos resultantes de una operación, sino que además será necesario registrar los 
nombres de las entidades con las que se celebró la transacción, como son los bancos, los 
clientes, deudores, proveedores, acreedores, accionistas etcétera; el tipo de documentación 
comprobatoria (documento fuente) originado por la operación, por ejemplo, facturas, recibos, 
notas, avisos, títulos de crédito, número de tales documentos, condiciones bajo las cuales se 
aceptó la operación, fechas de vencimiento, etcétera. 
Al libro diario se le acostumbra denominar como libro de primera anotación. Su uso requiere 
de un manejo muy especial, porque no se permiten en el, manchones ni borrones.
Todo este proceso resultó un tanto voluminoso, a consecuencia de ello surgieron las pólizas 
de diario o comprobantes de diario
Rayado del libro diario:
d. Libro mayor.
El libro mayor es un registro donde concentraremos los movimientos que tuvieron las cuentas 
de activo, pasivo, capital contable y resultados, como consecuencia de las operaciones 
realizadas durante el periodo contable, es decir, en este libro destinaremos un folio u hoja 
independiente para cada una de las cuentas que integran la contabilidad de la entidad.
Por ejemplo, si una empresa emplea en su contabilidad 37 cuentas, en el libro mayor deberán 
abrirse 37 folios, uno para cada una de las cuentas respectivas.
 
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En este libro pasaremos los asientos registrados previamente en el libro diario, razón por la 
cual se le conoce como libro de segunda anotación. Este libro debe ser manejado con mucho 
cuidado, manteniendo limpieza y pulcritud en el mismo, es un libro que concentra el resumen 
delas operaciones realizadas en el mes.
Rayado del libro mayor.
e. Ventajas y desventajas del libro diario y mayor.
i. Libro diario
Ventaja
 » Muestra las operaciones en forma ordenada y con toda clase de detalles
Desventaja
 » No muestra el movimiento y saldo de cada una de las cuentas.
ii. Libro mayor
Ventaja
 » Muestra el movimiento y saldo de cada una de las cuentas.
Desventaja
 » No muestra las operaciones en forma ordenada y con toda clase de detalles.
f. Registros auxiliares o libros auxiliares.
Los registros auxiliares, llamados también mayores auxiliares, o subcuentas representan una 
parte integrante del saldo de una cuenta colectiva o de control, las cuales representan una 
parte del saldo de la cuenta que se lleva en el libro mayor.
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Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control 
de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los 
documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del Catálogo General de 
Cuentas. Los libros auxiliares contendrán una hoja control para resumir a nivel de subcuentas 
los registros efectuados en cada uno de los conceptos que lo integran.
Entre los principales registros auxiliares o de control tenemos:
	1.	Forma de llevar los libros.
	2.	Formalidades de los libros de contabilidad.
	3.	Libros principales de contabilidad.
	a.	Comprobante diario de contabilidad.
	b.	Comprobante de pago
	c.	Libro diario.
	d.	Libro mayor.
	e.	Ventajas y desventajas del libro diario y mayor.
	f.	Registros auxiliares o libros auxiliares.