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1. PRESENTACIÓN 
 
La imagen del Instituto Departamental de Bellas Artes es la proyección de nuestra 
misión, obras y planes futuros, que son percibidos por los públicos internos y 
externos, como resultado de la gestión de la comunicación, el diseño de estrategias, 
acciones y mensajes emitidos a través de los diferentes canales de comunicación. 
La oficina de comunicaciones contribuirá a facilitar los procesos de comunicación 
hacia los diferentes grupos de interés, a través del Manual de Comunicaciones, el 
cual está constituido por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e 
instrumentos utilizados por la institución, para garantizar la divulgación de la 
información, a partir de las políticas fijadas en materia de comunicación 
organizacional e Informativa, cumpliendo con los fines constitucionales de mantener 
informados a los ciudadanos de las actuaciones institucionales, lo cual se logra en 
la medida en que haya canales de comunicación efectivos a través de los cuales se 
muestren los resultados, visibilice la gestión, divulgue la ofera institucional y se 
realice la rendición de cuentas. 
2. OBJETIVO GENERAL 
 
Establecer estrategias de comunicación internas y externas, buscando efectividad 
en la comunicación organizacional e informativa del Instituto Departamental de 
Bellas Artes. 
2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 
 
 Establecer canales de comunicación alternativos internos y externos, 
buscando efectividad en la comunicación del Instituto Departamental de 
Bellas Artes, fortaleciendo la divulgación de la imagen institucional. 
 Facilitar el proceso de publicaciones institucionales relacionados con el que 
hacer institucional en canales y medios de comunicación establecidos. 
 Aplicar el manual de imagen corporativa en todas las publicaciones y material 
institucional. 
 Posicionar la imagen institucional. 
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3. MARCO NORMATIVO 
 
 Constitución Política de Colombia: Título 1, Artículos 15, 20, 23, 74, 78. 
 Ley 962 de 2005. Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4669 de 
2005, Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1151 de 2008, por la cual 
se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos 
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que 
ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. 
 Decreto 943 de 2014, Manual Técnico de MECI 2014, Sistema de Control 
Interno para las Entidades públicas regidas por la ley 877 de 1993. 
 Ley 489 de 1998. 
 Ley 1150 de 2007. 
 Decreto 1499 de septiembre de 2017. 
 ISO 9001:2015 - Sistema de Gestión de Calidad. 
 ISO 19011:2012 - Metodología para PHVA Auditorías Internas de Calidad, 
Gestión 
 Decreto Nacional 4485 de 2009, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 
y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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4. COMPONENTES MECI 
 
El modelo estándar de control interno – MECI – versión 2014 actualizado en 
función de la articulación de los sistemas de gestión y de control interno, a través 
del manual operativo de modelo integrado de planeación y gestión MIPG, en el 
cual el MECI tiene una nueva estructura y se fundamenta en cinco componentes, 
uno de ellos es información y comunicación. 
4.1. COMPONENTE INFORMACIÓN: 
 
Es el conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados 
y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la institución. Hace 
parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la 
ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base 
de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad 
y el cumplimiento de obligaciones de información. 
 
Su objetivo principal es el diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo 
una efectiva comunicación interna y externa, a fin de dar a conocer la información 
que genera la entidad pública de manera trasparente, oportuna y veras, 
generalizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente. 
 
 
La Información comprende todos los ámbitos de la institución por esta razón, es 
indispensable acceder a ella con rapidez y con facilidad, debe fluir sin ningún 
obstáculo y considerarse como un instrumento más que un fin. 
 
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El componente información y comunicación comprende los siguientes elementos: 
 
 
 Información Primaria: Elemento de Control, conformado por el conjunto de 
datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la 
institución está en permanente contacto, así como de las variables que no 
están en relación directa con la entidad, pero que afectan su desempeño. La 
Información Primaria proviene de fuentes externas con las que la Institución 
está en permanente contacto con la ciudadanía, los proveedores, los 
contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros 
organismos; y por las variables que no están en relación directa ni constante 
con la institución pero que afectan su desempeño, como el ambiente político, 
las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico, 
entre otros. 
 
 Información Secundaria: Elemento de Control, conformado por el conjunto 
de datos que se originan y/o procesan al interior de la Institución, 
provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes 
sistemas de información que soportan la gestión de la Institución. 
La Información Secundaria es la información que se transforma en la 
ejecución de operaciones de la entidad. 
 
 
Se pueden identificar dos tipos de Información Secundaria: 
 
La formal, que se obtiene de la operación de la institución y se materializa a 
través de su estructura documental. Para su obtención requiere de la 
identificación y estructuración de diferentes fuentes como el Manual de 
procedimientos, los resultados de información que generan los diferentes 
procesos, los informes elaborados, las actas de reuniones, los registros 
contables y de operación, la intranet, entre otros. 
 
La informal, que conforma el capital intelectual de la entidad y corresponde a 
los conocimientos y experiencias y al ejercicio de interacción entre los 
servidores. Dado su potencial para el mejoramiento institucional. 
 
 
4.2. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA: 
 
Conjunto de Elementos de Control, que apoya la construcción de visión compartida, 
y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus 
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grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos 
institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la 
Ley 489 de 1998. 
 
 
 
 
El Componente de Control Comunicación Pública se fundamenta en tres elementos: 
 
 Comunicación Organizacional. 
 Comunicación Informativa. 
 Medios de Comunicación. 
 
 
 La Comunicación Organizacional: está enfocada a la divulgación de 
políticas y la información que se origina dentro de la Institución para 
identificar claramente los objetivos, estrategias, planes, programas, procesos 
y proyectos, hacia los cuales se enfoca la misión y visión del Instituto 
Departamental de Bellas Artes. 
La comunicación organizacionaldebe convocar a los servidores a la 
construcción de una imagen institucional que comprenda una gestión ética, 
eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la 
transparencia, como gestores y ejecutores de lo público, contribuyendo al 
fortalecimiento del Clima Laboral. 
 
 Comunicación Informativa: debe garantizar la difusión de información de la 
institución sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y 
transparente hacia los diferentes grupos de interés. 
 
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La Comunicación Informativa debe presentar las prácticas de interacción de 
la institución con las partes interesadas y la ciudadanía deben estar 
enfocadas a la construcción de lo público y a la generación de confianza, 
mediante la definición de políticas de comunicación y la formulación de 
parámetros que orienten el manejo de la información. 
 
 Medios de Comunicación: Herramientas de comunicación utilizadas para 
garantizar la divulgación, circulación amplia, oportuna, efectiva y focalizada 
de la información y de su contenido, hacia los diferentes grupos de interés. 
La oficina de comunicaciones establece los siguientes medios de 
comunicación internos y externos para El Instituto Departamental de Bellas 
Artes: 
 Portal web: www.bellasartes.edu.co 
 Teléfono 
 Medios masivos de comunicación (radio, prensa y televisión) 
 Internet – Redes sociales, Correo electrónico. 
 Medios impresos 
 Carteleras – Pantallas. 
5. ASPECTOS GENERALES PARA EL MANEJO DE LA COMUNICACIÓN 
INTERNA Y EXTERNA 
 
La identidad del Instituto Departamental de Bellas Artes, tiene relación con la historia 
y la cultura, inherentes a su razón de ser. Su imagen institucional debe tener relación 
directa con los principios y valores. La política comunicacional del Instituto 
Departamental de Bellas Artes, debe ser coherente, planificada, oportuna, 
relevante, idónea y óptimamente diseñada. 
La oficina de Comunicaciones cuidará al máximo las relaciones con los medios de 
comunicación, manteniendo una actitud cordial, veraz, honesta y transparente, con 
un contacto permanente para depositar en ellos información que sea de interés para 
la opinión pública. Por lo tanto, todas las comunicaciones enviadas deberán ser 
canalizadas a través de esta oficina, con el fin de mantener la imagen institucional. 
 
 
http://www.bellasartes.edu.co/
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5.1. POLITICAS DE COMUNICACIÓN INTERNA: 
 
5.1.1. Comunicación Interna: Es aquella que se realiza al interior de la 
Institución y tiene bajo su responsabilidad los flujos de la información 
internos. Tiene como finalidad lograr procesos de comunicación abiertos 
y certeros que propicien un nivel de conocimiento que permita generar 
personas más comprometidas y con mayor sentido de pertenencia hacia 
la institución. 
 
5.1.2. Usuarios Internos: Se consideran usuarios internos del Instituto 
Departamental de Bellas Artes a los estudiantes, egresados, docentes, 
funcionarios administrativos, directivos y Consejo Directivo y Académico. 
 
5.1.3. Voceros de la Institución: El principal vocero del Instituto Departamental 
de Bellas Artes es el Rector, el a través de la oficina de Comunicaciones 
determinará los voceros ante los medios de comunicación, de acuerdo 
con los temas y pertinencia de la información a comunicar. 
 
5.1.4. Canales de comunicación interna: Para el Instituto Departamental de 
Bellas Artes, se establecen los siguientes canales de comunicación 
interna: 
 
 Boletín informativo: Tiene como objetivo reseñar los eventos, logros 
y acontecimientos más importantes del Instituto Departamental de 
Bellas Artes a los usuarios internos. 
 
 Cartas: Medio de comunicación escrito por emisor interno enviada a 
un receptor interno. 
 
 Carteleras y pantallas digitales: Este canal de comunicación será 
administrado por la oficina de comunicaciones, actualizado 
semanalmente, y su contenido manejará temas como: 
 
 
 
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o Noticias Institucionales 
o Actividades culturales de nacionales, regionales y locales 
o Actividades de Bienestar Institucional 
o Convocatorias, Becas, Concursos 
o Noticias sociales de los estudiantes 
o Información de interés general para el usuario interno. 
 
 Correo Electrónico Institucional: Canal de comunicación ágil y 
masivo para la difusión de información de interés general. La firma en 
el correo electrónico institucional, debe ser igual en información y en 
estilo para cada uno de los usuarios de las cuentas. 
 
 
NOMBRE: 
CARGO: 
NOMBRE DE LA EMPRESA 
TELEFONO 
LOGO 
 
 
 
 Página web institucional: Brinda la posibilidad de publicar noticias de 
interés común y además es el principal canal de comunicaciones tanto 
de usuarios internos y externos. Facilita la divulgación de la 
información de un medio masivo como el internet. 
 
 Imagen Institucional: La oficina de comunicaciones vela por el 
cumplimiento y buen uso de la imagen institucional, presididos en el 
manual de Imagen Institucional CI.200.031.08.01 en cada una de las 
piezas de promoción, publicidad, medios masivos, convenios, etc. 
 
 El protector de pantalla y Fondo del escritorio de los 
computadores de la institución: Debe contener información e 
imágenes unificadas que promueva las políticas internas de la 
institución. Dicho protector será diseñado por el área de 
Comunicaciones y se rotará de acuerdo con la necesidad de 
publicación de la información. 
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5.2. POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN EXTERNA: 
 
5.2.1. Comunicación Externa: Se encarga de gestionar la comunicación 
externa, con el fin de proyectar socialmente a la institución desde sus 
procesos misionales de docencia, investigación y proyección social, 
además de fortalecer la comunicación organizacional, afianzar el 
posicionamiento en el medio y fomentar la transparencia de la gestión 
pública de la institución. 
 
5.2.2. Usuarios externos: Se consideran usuarios externos los Entes 
gubernamentales y de control, medios de comunicación, proveedores, 
padres de familia, sector empresarial y comunidad en general. 
 
5.2.3. Canales de comunicación externa: Para el Instituto Departamental de 
Bellas Artes, se establecen los siguientes canales de comunicación 
externa: 
 
 Boletín de prensa: Instrumento de información dirigido a medios de 
comunicación y demás usuarios externos en el cual se facilita la 
divulgación de la gestión y las demás actividades relacionadas con la 
Misión Institucional. 
 
 Notas de radio, notas de televisión y pautas comerciales: Breve 
espacio de información dedicado a los anuncios relacionados con las 
actividades misionales de la institución, estos serán coordinados por 
la oficina de comunicaciones. 
 Ruedas de prensa: Acto informativo en donde, previa convocatoria 
de los medios de comunicación, el Rector como vocero encargado, en 
apoyo con la oficina de comunicaciones y demás directivos, divulga a 
la opinión pública en general una situación o versión de un hecho 
institucional. 
 
 Página web Institucional: Portal que ofrece de manera detallada a 
los usuarios externos los servicios institucionales, ofertas educativas, 
programación cultural, convocatorias, noticias de interés e información 
de la institución. 
 
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EN 
REVISIÓN Redes Sociales: Bellas Artes posee cuatro (4) cuentas en las redes 
sociales Facebook, Twitter, Instagram y YouTube las cuales serán 
administradas por la asesora de comunicaciones. 
 
 Medios impresos: Los medios de comunicación son instrumentos 
utilizados en la sociedad contemporánea para informar y comunicar 
de manera masiva. Con ellos se complementa la difusión de la 
información digital. (Afiches, publicaciones, editoriales material 
institucional, educativo y oferta académica, etc.) 
 
 Correos electrónicos: Envío de la programación cultural del mes, 
dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 
sobre protección de datos. 
 
6. PROCEDIMIENTO PARA LA DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN 
 
La oficina de comunicaciones cuenta con el procedimiento: Divulgación de las 
Actividades Institucionales – CI.200.031.01.01, el cual establece los requisitos para 
realizar la divulgación de las actividades académico – administrativas de la 
Institución. Anexo No. 1. 
7. MATRIZ DE COMUNICACIÓN 
7.1. Matriz de Flujos de Información: 
 
El propósito de la matriz es establecer y determinar los parámetros de 
comunicación del Instituto Departamental de Bellas Artes, tanto interna como 
externamente, para divulgar los actos administrativos o de gobierno, la gestión 
administrativa, las decisiones, las políticas y los planes establecidos, así como 
para proyectar la imagen de la entidad, permitiendo que las personas puedan 
asociarse al logro de los objetivos institucionales y sociales establecidos. Anexo 
No. 2. 
 
 
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7.2. Matriz de administración de medios: 
La matriz de administración de medios, permite identificar los canales de 
comunicación utilizados en El Instituto Departamental de Bellas Artes. Anexo No. 
03. 
8. Control de Cambios 
Control de Cambios 
Versión No. 
Fecha de 
Aprobación 
Descripción del Cambio 
 No aplica para la primera emisión del documento. 
2 Ajuste por cambio de normatividad interna y externa. 
 
Aprobación de Documento 
 Nombre Cargo Firma Fecha 
Elaboró 
Sandra P. Giraldo Técnico – Calidad 11/03/2014 
Revisó 
Diana Fernanda 
Torrado Materón 
Asesor de Comunicaciones 11/03/2014 
Aprobó 
Comité de 
Coordinación de 
Control Interno 
CCCI