La gestión documental frente al reto de las tecnologías de la inf

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Universidad de La Salle Universidad de La Salle 
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Sistemas de Información, Bibliotecología y 
Archivística Departamento de Estudios de Información 
7-2017 
La gestión documental frente al reto de las tecnologías de la La gestión documental frente al reto de las tecnologías de la 
información y comunicación, como vía para lograr adentrarse en información y comunicación, como vía para lograr adentrarse en 
el proceso de innovación tecnológica de los archivos en Colombia el proceso de innovación tecnológica de los archivos en Colombia 
Emerson Leonardo Álvarez Beltrán 
Universidad de La Salle, Bogotá 
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comunicación, como vía para lograr adentrarse en el proceso de innovación tecnológica de los archivos 
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1 
 
 LA GESTIÓN DOCUMENTAL FRENTE AL RETO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA 
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN, COMO VÍA PARA LOGRAR ADENTRARSE 
EN EL PROCESO DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA DE LOS ARCHIVOS EN 
COLOMBIA 
 
 
 
 
 
 
 
 
EMERSON LEONARDO ÁLVAREZ BELTRÁN 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD DE LA SALLE 
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES 
PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y 
ARCHIVÍSTICA 
BOGOTÁ, D.C., 2017 
2 
 
LA GESTIÓN DOCUMENTAL FRENTE AL RETO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA 
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN, COMO VÍA PARA LOGRAR ADENTRARSE 
EN EL PROCESO DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA DE LOS ARCHIVOS EN 
COLOMBIA 
 
 
 
EMERSON LEONARDO ÁLVAREZ BELTRÁN 
 
 
 
 
Trabajo de grado para obtener el título como profesional en Sistemas de Información, 
Bibliotecología y Archivística 
 
 
 
 
Tutora: 
MARÍA JANETH ÁLVAREZ ÁLVAREZ 
Magíster en Docencia 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD DE LA SALLE 
FACULTADAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES 
PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y 
ARCHIVÍSTICA 
BOGOTÁ, D.C., 2017 
3 
 
Nota de aceptación 
 
_____________________________________________ 
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Presidente del Jurado 
 
 
 
 
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Jurado 
 
 
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Jurado 
 
 
 
 
 
 
 
Bogotá, D.C., julio de 2017 
4 
 
 
 
Dedicatoria 
 
 
Dedico este trabajo a Dios Padre Todo Poderoso por haberme dado la paciencia, voluntad y 
disciplina para lograr el objetivo. 
A mi esposa quien se convirtió en esa vela de viento en altamar que no permite que el barco se 
pierda y por su pujanza y consejo en todos los momentos donde necesité de su apoyo. 
A mi madre quien me alentó a no perder el camino y a luchar por mis sueños. 
A mis hermanos quienes con su apoyo contribuyeron en mi objetivo. 
A mi profesora Janeth Álvarez que se interesó y dedicó parte de su tiempo en apoyar el desarrollo 
del proyecto. 
Finalmente, a todos aquellos quienes han determinado que los sistemas de información, la 
bibliotecología y la archivística se conviertan en su proyecto de vida 
 
Emerson Leonardo Álvarez Beltrán 
 
5 
 
Agradecimientos 
 
Expreso mis más sinceros agradecimientos, en primera instancia a Dios, por ser la fuente de vida, 
luz y orientación, a mis padres por su apoyo incondicional, a mi esposa por su consejo y a cada 
uno de los docentes, quienes aportaron los elementos más valiosos en mi formación, sus 
conocimientos, y a la Universidad de la Salle por brindar la oportunidad de ser parte de su alma 
mater. 
Emerson Leonardo Álvarez Beltrán 
 
 
 
 
6 
 
Tabla de contenido 
 
Introducción .................................................................................................................................... 9 
1. Planteamiento del Problema ...................................................................................................... 10 
2. Justificación .............................................................................................................................. 15 
4. Objetivos .................................................................................................................................... 23 
Objetivo General ........................................................................................................................... 23 
Objetivos Específicos .................................................................................................................... 23 
5. Marco de Referencia ................................................................................................................. 24 
5.1 Referentes teóricos .................................................................................................................. 24 
5.1.1 Gestión de la información .................................................................................................... 24 
5.1.1.1 Modelo de gestión de información MEDONA (Francia) .................................................. 25 
5.1.1.2 Modelos de procesamiento de la información a través de ECM ....................................... 26 
5.1.2 Gestión Documental ............................................................................................................. 28 
5.1.3 Innovación ............................................................................................................................ 34 
5.1.3.1 Tipos de Innovación .......................................................................................................... 37 
5.1.4 Tecnologías de la Información y las comunicaciones en la Gestión Documental ............... 41 
5.1.5 La digitalización ................................................................................................................... 45 
5.1.6 Aplicaciones de Software Libre para los archivos ............................................................... 46 
5.2 Marco Legal ............................................................................................................................ 48 
7 
 
5.2.1 Transparencia en la Gestión Pública .................................................................................... 49 
5.2.2 Política Archivística en el Estado Colombiano .................................................................... 51 
5.2.3 Normas ISO en la Gestión Documental ...............................................................................53 
5.2.4 Políticas Públicas orientadas hacía el acceso a la información ............................................ 57 
6. Metodología .............................................................................................................................. 59 
6.1 Enfoque ................................................................................................................................... 59 
6.2 Tipo de investigación .............................................................................................................. 59 
6.3 Método .................................................................................................................................... 62 
6.4 Técnicas para la recopilación de información ......................................................................... 62 
6.4 Instrumentos de Recolección de Datos ................................................................................... 63 
6.5 Fases de la investigación ......................................................................................................... 64 
6.6 Población ................................................................................................................................. 65 
7. Análisis de Resultados .............................................................................................................. 67 
7.1 Situación actual de las TIC en el proceso de gestión documental en las entidades públicas 
frente a la innovación tecnológica ............................................................................................. 67 
7.2 Procesos de gestión documental frente a los procesos de innovación tecnológica ................. 73 
7.3 Análisis del grado de desarrollo de proyectos de innovación tecnológica en el manejo de los 
archivos en entidades del sector público ................................................................................... 80 
8. Conclusiones .......................................................................................................................... 83 
9. Recomendaciones ...................................................................................................................... 86 
8 
 
Bibliografía .................................................................................................................................... 87 
 
Lista de Tablas 
 
Tabla 1. Derechos constitucionales sobre la información y el patrimonio colombiano .............................. 50 
Tabla 2. Entidades a las que pertenecen los entrevistados .......................................................................... 65 
Tabla 3. Avances de las entidades públicas frente a la implementación de ley de archivos ....................... 71 
Tabla 4. Ejemplos de la evolución de los procesos de gestión documental frente a los procesos de 
innovación tecnológica ................................................................................................................................ 79 
Tabla 5. Conceptos técnicos o recomendaciones emitidos por el Archivo General de la Nación............... 82 
 
 
9 
 
Introducción 
 
En Colombia, la gestión documental ha ido cobrando una importancia especial, debida a 
las necesidades de integración de la información, disminuir los trámites, facilitar la accesibilidad 
de los usuarios y aumentar la sinergia entre las diferentes entidades e instituciones del Estado. Sin 
embargo, estas no son las únicas entidades que requieren mejorar los procesos de 
almacenamiento y administración documental, ante lo cual se identifica como común 
denominador, en cuanto a medidas de solución, la integración de la tecnología y las 
correspondientes innovaciones tecnológicas, las cuales ya empiezan a permear el sistema general 
de archivo en el país. 
El presente documento, estructurado en cinco capítulos analiza la forma en la que la 
gestión documental y las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) han promovido 
los procesos de innovación tecnológica e impulsado su desarrollo para el manejo y 
administración documental en Colombia. 
El primer capítulo corresponde a la introducción, en el cual se detallan el problema de 
investigación, objetivos y justificación. En el segundo capítulo se realiza una revisión de la 
literatura en la que se detallan antecedentes, marco teórico, marco legal y marco normativo. En el 
tercer capítulo se presenta el diseño metodológico seguido para el desarrollo de la investigación. 
En el cuarto capítulo se realiza el análisis de los datos y hallazgos. Y en el quinto capítulo se 
presentan las conclusiones y recomendaciones. 
 
 
 
10 
 
1. Planteamiento del Problema 
 
La gestión documental en la actualidad, así como sucede con las diferentes áreas de 
desempeño humano, debe contemplar la innovación como herramienta de mejoramiento 
continuo, con el propósito de poder ofrecer información, no sólo a la administración interna sino 
también a otras instituciones o empresas que, a través de medios electrónicos, solicitan 
información de una manera ágil y expedita. 
Al respecto, vale la pena señalar que la gestión documental enfrenta cambios desde el 
punto de vista de la normalización tecnológica, la descripción, y la conservación. No obstante, se 
mantienen los componentes principales de la archivística, como lo son el principio de 
procedencia y el orden original de los documentos. 
Lo anterior se evidencia en lo que afirma Giménez (2010): 
(…) las necesidades planteadas en la gestión de los documentos (de las pequeñas y 
grandes empresas) generados en su ciclo de vida hay que resolverlas no sólo 
adquiriendo nuevos hardware o software, sino implantado, buenas prácticas de 
gestión de documentos y, constituyendo también, un sistema de innovación que 
permita, en las diferentes actividades desarrolladas en los archivos, estar en continuo 
proceso de modernización y resolución eficiente de los problemas (p.132) 
Los adelantos en el acceso a la información están en estrecha dependencia con los avances 
que se producen en otras áreas, como la homogenización de los formatos de los documentos de 
texto, datos estructurados (bases de datos, hojas de cálculo), de imagen fija o en movimiento, de 
sonido y multimedia. 
11 
 
Por lo tanto, la innovación es una herramienta que, bien utilizada por las organizaciones y 
los profesionales de la información, contribuye al mejoramiento continuo, a la creación de nuevas 
ideas que permitan fortalecer tanto los procesos como todos aquellos recursos utilizados para la 
gestión documental que en últimas debe apuntarle a las buenas prácticas. 
Debido al progresivo dinamismo que se ha efectuado en función de las nuevas tecnologías 
de la información (TIC), y su alcance en todas aquellas actividades relacionadas con los cambios 
en los contenidos y formas de circulación, acceso y organización del conocimiento (Mesa León, 
2010) se hace necesario que los profesionales de la información reflexionen sobre la importancia 
que tienen las TIC, frente al quehacer cotidiano en los archivos y sus procesos de mejoramiento. 
En virtud de lo expuesto, los autores (Ferro & Silvello, 2013) proponen un modelo formal 
innovador para los archivos que se encuentran administrados bajo el principio archivístico 
relacionado con el vínculo de del documento frente a la jerarquía de donde este proviene. El 
modelo propuesto, se encuentra basado en conjuntos de documentos electrónicos anidados en 
jerarquías de objetos denominados “NESTOR”, el cual es apoyado en la idea de expresar las 
relaciones jerárquicas entre los objetos a través de la propiedad de la inclusión entre la estructura 
de un fondo y sus series documentales, así como la estructura y el contenido del archivo, donde 
las relaciones de inclusión representan la estructura y los elementos que pertenecen a los 
conjuntos, representan el contenido. 
En ese orden, sepuede evidenciar que el diseño está soportado con otros modelos 
formales existentes y advierte que, la información contenida en un fondo virtual, moverá los 
archivos digitales a la siguiente generación, por lo que no sólo la navegación y consulta de 
herramientas, sino también los medios activos, permitirán que investigadores, estudiantes y 
profesionales puedan interactuar con el propósito de aumentar el contenido de los archivos con 
12 
 
contenidos generados por los usuarios. Para ello será necesario tanto el diseño y desarrollo de 
servicios que explotan estos modelos formales, como también la realización de estudios de 
usuarios detallados para entender qué las soluciones deben estar dirigidas en sentido amplio hacia 
las diferentes necesidades de los que producen y consultan la información, fijada en ambientes 
virtuales, lo que implica y advierte sobre el uso de las TIC como eje principal de movilidad e 
interoperabilidad de la información (Ferro & Silvello, 2013). 
Así mismo, el desarrollo de nuevos productos y servicios innovadores en los archivos se 
han llevado a cabo gracias a la incorporación de las Tecnologías de la Información y las 
Comunicaciones, que arrojan como resultado en el quehacer archivístico lo que se conoce en la 
actualidad como buenas prácticas en la gestión de los archivos. De modo que, este nuevo 
pensamiento conduce a la archivística al mejoramiento de sus procesos, especialmente en la 
descripción normalizada, en la indización y en la aplicación de estándares para la 
interoperabilidad, así como también la implementación de las funcionalidades de la Web 2.0, la 
cual permite que la comunicación entre usuarios y archivos sea más conjunta y entre las partes se 
desarrollen nuevos contenidos. Entre los casos de éxito, el componente logístico para crear una 
red europea de archivos ha puesto de manifiesto el esfuerzo de investigación e innovación que ha 
sido necesario para trasladar a un portal web la particularidad de los archivos, reflejar el cuadro 
de clasificación en la web de forma dinámica para poder realizar una navegación jerárquica por 
los fondos y series de grandes Archivos. La indización y la incorporación de imágenes digitales a 
las descripciones de las unidades documentales son componentes que permiten a los usuarios 
encontrar rápidamente sus necesidades de información haciéndolos, en definitiva, más 
competitivos en nuestra Sociedad de la Información (Giménez-Chornet, 2014). 
13 
 
De acuerdo con los razonamientos que se han venido efectuando, los responsables de los 
archivos en la actualidad deben cambiar su pensamiento conservador sobre la gestión documental 
tradicional, es decir que está solo se dedica a los procesos estrictamente operativos. Por tanto 
debe apuntar, hacia otros horizontes, relacionados con la importancia que han tenido las TIC en la 
archivística de hoy, aquella que ésta innovando su quehacer cotidiano. 
Es evidente entonces, que el problema radica en esencia sobre el hecho de que los 
archivos de hoy requieren de la innovación articulada con las TIC, para lo cual las empresas 
deben apuntarle a la innovación reflejada en actividades que se vinculan a un resultado a través 
de la implementación de nuevas ideas que se materialicen en novedosos productos, servicios o 
modificaciones a los ya existentes, que pueden incluir una reestructuración u otro tipo de 
iniciativas de ahorro de costos, y finalmente una mejora de las comunicaciones internas y 
externas, entre otros aspectos (Giménez-Chornet, 2014). 
Como consecuencia de lo descrito hasta aquí, es importante indicar que la innovación en 
las empresas es significativa porque, como lo expresan Juran, Gryna & Bingham (1983), citados 
por (Mesa León, 2010), permiten una correlación entrañable entre empresa-cliente, con lo cual es 
posible identificar los clientes, determinar sus necesidades, llevar estas al entorno, desarrollar un 
producto que corresponda con ellas, mejorar sus características para satisfacer a los clientes, 
desplegar procesos que permitan producciones con eficacia, bajo condiciones de operación, y 
transferir el proceso a las fuerzas operativas. 
Es importante entonces, para el caso en estudio, tomar como referente al Archivo General 
de la Nación de Colombia y el sector Público para que este brinde sus experiencias en la gestión 
documental, a partir de la búsqueda de información institucional y teórica que permita resolver la 
pregunta de investigación. Con base en lo anterior, el presente trabajo pretende, a partir de un 
14 
 
estudio de caso con una revisión documental, donde se ha planteado como pregunta de 
investigación ¿cómo la gestión documental afronta el reto de la adopción de las tecnologías de la 
información y la comunicación como mecanismo para optimizar la práctica archivística en 
Colombia? 
 
 
15 
 
2. Justificación 
Las nuevas tendencias tecnológicas en el ámbito archivístico, muestran la gestión 
documental electrónica como la panacea a la hora de hablar de administración documental. Esta 
nueva tendencia ha generado que en aquellas empresas e instituciones productoras de 
documentos como los archivos, cambien sus estrategias y se adapten a las nuevas tecnologías. En 
consecuencia, se observa que el futuro de la gestión documental tradicional dirija sus esfuerzos 
hacía las nuevas prácticas, orientadas hacia la innovación en términos de tecnología y 
mejoramiento de los procesos, permitiendo que los archivos puedan ser más competitivos en las 
organizaciones y que el acceso a los documentos, así como su administración sea más oportuno. 
No obstante, para que esto se cumpla deberá agilizarse el proceso de adaptación por parte de las 
entidades productoras de documentos, (unidades de información, empresas, bibliotecas, centros 
de documentación y archivos), con el propósito de ir de la mano con la tecnología. 
En este orden, Hernández-Quintana (2006) describe que el principio sobre la unicidad y la 
relación contextual que existe entre los documentos en función de las actividades propias de sus 
creadores y por supuesto sobre aquellos que son creados y publicados en la red, deben 
encontrarse estrechamente relacionados. La autora supone que la autenticidad de los documentos 
se identifica a partir de su contexto y contenido, lo que indica que las actividades relacionadas 
con la producción, administración, preservación y difusión de la información en entornos 
tradicionales deben apuntarle a la convergencia e innovación tecnológica. 
En otras palabras, el profesional de la información y documentación tiene que apuntarle y 
materializar sus pensamientos hacia la construcción de sistemas dinámicos que permitan la 
gestión electrónica de la información con el fin de que esta pueda ser perfeccionada a partir de 
normas archivísticas de descripción cada vez más relevantes que vinculen coherentemente a 
16 
 
formadores, productores y proveedores en el entorno digital contribuyendo a advertir los 
vestigios de una falsificación, así como de cualquier otra incorrección que conspire contra la 
integridad y fiabilidad documental. (Hernández-Quintana, 2006). 
Es importante señalar que la archivística tradicional se está viendo rodeada por el 
pensamiento conservador de las empresas y de los profesionales de la información que no tienen 
una visión diferente sobre el quehacer cotidiano, además que no permite la adecuación de la 
gestión documental a los nuevos retos que la sociedad y las organizaciones enfrentan en el día a 
día (Bustelo, 2007). 
Los beneficios relacionados con el uso de las tecnologías, han influido de manera positiva 
en la archivística. Teniendo en cuenta lo anterior, la autora, establece cuatro (4) grandes grupos 
así: Gestión y control efectivo, Uso racional de los recursos, seguridad y fiabilidad de la 
información y Productividad y valor añadido, finalmente estos beneficios permiten que las 
tecnologías fortalezcanen gran medida el quehacer archivístico en las organizaciones. (De Dios 
Acosta, 2010). 
Ahora bien, se cree que el documento electrónico fortalece la capacidad individual del 
archivista, además que incrementa su nivel de conocimiento elevando sustancialmente su gestión 
en la administración de los documentos, incluso a beneficio de la organización, considerando que 
el aporte será en gran medida a nivel de coste y eficiencia en el momento mismo de dar 
respuestas oportunas a los requerimientos que se presentan en el día a día por una sociedad 
consumidora de información. En el mismo sentido motivará a que esta nueva tendencia que 
forma parte ya de nuestro entorno se adapte de forma rápida, además las tecnologías de la 
información tienden a la simplicidad tanto en la comprensión como en el manejo, acompañado de 
17 
 
una mayor capacidad y flexibilidad, en definitiva aumentan sus ventajas y disminuyen las 
dificultades, con lo que trabajar con ellas es cada vez más satisfactorio. 
Las Tecnologías de la Información y Comunicación deben contribuir en gran medida a 
que la información tiene que difundirse promoviendo que el patrimonio documental existente en 
los archivos sea un instrumento para el desarrollo del conocimiento y este debe ser compartido y 
debe estar disponible para todos. Para hacer posibles estos deseos es importante contar con la 
inestimable colaboración de las tecnologías de la información y comunicación, porque en virtud 
de ello, se han reducido en gran medida las barreras de acceso a los documentos, en primera 
instancia por los recursos irrigados hacía los lugares donde esta no puede llegar, en segunda por 
la hegemonía capitalista que hace que dichos recursos no se distribuyan equitativamente para que 
aquellos que están fuera de dichas barreras logren atravesarlas disminuyendo entonces eso que se 
conoce como brecha digital (MinTIC, 2014). 
Por lo tanto, viene el contexto educacional representado en las instituciones que brindan el 
conocimiento y que tradicionalmente conciben la oportunidad directa para que las comunidades 
aprendan de las tecnologías y a partir de ellas se acerquen al conocimiento, quizás una de las 
dificultades en este campo y sobre todo para aquellos que están separados de estas instituciones 
tenga que ver con el alejamiento entre los Centros Educativos y los archivos, dificultades que 
inhiben la posibilidad de acceder a las fuentes primarias dada la lejanía física, los horarios de 
apertura, la accesibilidad, el estado de conservación de los documentos o la tipología de letra de 
éstos. Con base en lo anterior, se debe ser consciente, cuanto antes, de que Internet abre un nuevo 
horizonte al permitir romper con aquella imagen de espacio cerrado y lejano, a la vez que 
garantiza un nuevo medio de acceso y difusión a los servicios que ofertan los centros educativos 
y por supuesto los archivos (Ruiz-Astiz, 2013). 
18 
 
Ante la situación planteada, conviene agregar lo siguiente: El Estado colombiano también 
se encuentra trabajando activamente en el desarrollo de estrategias que contribuyan al 
fortalecimiento del proceso de difusión, disponibilidad y acceso a la información pública a partir 
del desarrollo del denominado Gobierno en Línea (e-goverment), el cual busca que los diferentes 
niveles del Gobierno (nacional, departamental y local) aprovechen las posibilidades de Internet 
para fortalecer y ampliar las relaciones con los ciudadanos. Uno de los objetivos de esta 
estrategia es el de acercar al ciudadano a sus respectivos Gobiernos con el ánimo de facilitar la 
realización de trámites, el acceso a la información pública, mejorar los espacios de discusión, y 
asegurar el acceso al conocimiento necesario para el desarrollo de la comunidad (Zapata, 2012). 
Por ende, el gobierno distrital de Bogotá ha venido trabajando en diferentes iniciativas 
para lograr consolidar una gestión documental moderna, acorde con los niveles de desarrollo de 
las diferentes entidades del Distrito, de forma que “los procesos, actividades y tareas de los 
sistemas de archivos, garanticen que los documentos producidos por una entidad y sus 
dependencias se acopien, procesen y conserven de tal forma que cuando sean requeridos se 
puedan buscar, localizar y poner al servicio de los usuarios en el menor tiempo posible” (p.123). 
Al respecto, la Administración de Bogotá ha sido particularmente activa en la adopción de las 
políticas que sobre administración electrónica ha formulado el Gobierno nacional. Como 
resultado de lo anterior, la Alcaldía Mayor de Bogotá, en su Plan de Desarrollo 2008-2012, 
definió varias líneas de acción relacionadas con estos conceptos. (Alcaldía Mayor de Bogotá, 
2007) (Zapata, 2012). 
Para el Año 2012, el Distrito formaba parte de la “Red para la Gobernabilidad Electrónica 
Local” i-local, como parte de un proyecto entre la Universidad Externado y la UNESCO, creado 
19 
 
con el propósito de mejorar la gobernabilidad local y promover la construcción de una 
comunidad de servidores públicos en América Latina (Zapata, 2012). 
Para entender adecuadamente la relación existente entre las políticas públicas relativas a 
la gestión documental y el gobierno electrónico1 en el Distrito de Bogotá, es necesario partir de 
los objetivos que persigue la Administración distrital en el ámbito de la gestión de la 
información. En el año 2001 se creó el Sistema Distrital de Información –SDI, integrado por un 
conjunto de las “políticas, estrategias, metodologías, procedimientos, bases de datos, plataformas 
tecnológicas y sistemas de información que deben aportar todas las entidades del Distrito” con el 
objetivo de “facilitar el control político, contribuir a la participación ciudadana y ser una 
herramienta para consolidar el gobierno electrónico de la Administración distrital” (Contraloría 
de Bogotá, 2007). 
Como complemento de ello, el acuerdo 119 de 2004 determinó que el SDI debía 
garantizar a la Administración y a la ciudadanía la oportunidad y confiabilidad en los datos 
suministrados (Zapata, 2012). 
Con respecto a lo descrito, es importante indicar que el Estado colombiano trabaja para 
que la sociedad se apropie de una forma cívico democrática de la información, la cual trata sobre 
el valor que se construye a partir de la democratización de la sociedad desde la familia, la 
educación, los valores políticos, sociales, económicos, ambientales, de tal modo que: la finalidad 
última de todo programa o estrategia de educación para la ciudadanía y la convivencia es que los 
sujetos asuman los principios, normas y valores que conlleva la vida en común en sociedades 
multiculturales (Gutiérrez, 2008), es decir que no habrá auténtica educación mientras no exista un 
empoderamiento (empowerment) por parte de los sujetos de los derechos y obligaciones propios 
del ciudadano responsable. Lo anterior supone que el individuo debe estar en la capacidad de 
20 
 
comprender y actuar de forma asertiva en los diferentes problemas que se presentan en la 
cotidianeidad, de manera que pueda intervenir en el control de las políticas públicas, 
materializando su proceder en nuevas prácticas que lleven al desarrollo del pensamiento crítico, 
la responsabilidad pública y la ética social que constituyen valores fundamentales de la 
democracia. 
La relación que se desprende de la anterior conjetura, desde el punto de vista de la gestión 
documental tiene que ver precisamente con la participación de la sociedad en la función pública, 
es decir, esa veeduría y seguimiento, que debe realizar el ciudadano al Estado con las 
herramientas tecnológicas que este ha dispuesto para dicho propósito, de manera tal que se 
construyan puentes de comunicación efectiva que contribuyan al desarrollo de políticas públicas 
claras que potencien cada vez más el uso y acceso a la información con el fin de que se logre 
satisfacer las diferentes necesidades de los usuarios, así como lade difundir el patrimonio 
documental y cultural de Colombia. 
 
 
 
21 
 
3. Antecedentes 
 
Rossini (2008), desarrolló un estudio sobre los archivos y las nuevas tecnologías de la 
información en el que concluyó que estas brindan la posibilidad de automatizar los procesos 
archivísticos y la difusión de los archivos, así mismo sirven como soporte de conservación mas 
no de sustitución de los documentos. También concluye que el proceso de clasificación y 
ordenación para los documentos en los soportes informáticos debe ser el mismo que para los 
documentos en soporte tradicional. 
De Dios Acosta (2010) afirma que en el Grupo Propagas, conformado por empresas de 
capital privado de la República Dominicana. (…) “El departamento de archivo surge por una 
necesidad imperiosa de la Vicepresidencia administrativa en la persona de Doña Rosa Margarita 
Bonetti de Santana, de poder servir la información a los usuarios dentro de los parámetros de la 
archivística moderna y lograr establecer los controles adecuados en todo lo referente a la 
recepción, registro y archivo de la documentación de las empresas del grupo” (p.249). 
La experiencia expresada por la autora en mención, describe que los archivos de esta 
entidad, no tenían ningún criterio técnico de organización, basado en la archivística, así mismo, 
una de las problemáticas ocasionadas por no tener sus archivos organizados, tenía que ver con los 
usuarios, los cuales podían acceder a los depósitos con toda libertad a buscar la información, 
producto de sus necesidades. Debido a ello, la documentación retirada no regresaba en ocasiones, 
se perdía, o en el proceso de devolución, esta no se ubicaba en el lugar donde inicialmente se 
había retirado. 
22 
 
Para el propósito del presente trabajo, la experiencia planteada, evidencia que las prácticas 
ortodoxas en los archivos, provocan malestar administrativo al interior de las organizaciones, 
conllevando a que se tomen decisiones equivocadas, a la pérdida de tiempo, de dinero, y todas 
aquellas situaciones que lo único que hacen es poner a las empresas en retrospectiva frente a las 
buenas prácticas archivísticas, basadas en la tecnología. En otras palabras, las organizaciones 
deben apuntarle a que la innovación tecnológica, apoye su gestión en términos de simplificación 
de los procesos administrativos, recuperación oportuna de la información, reducción de los 
espacios utilizados para el almacenamiento de archivos, la conservación y preservación de la 
memoria institucional de las empresas, de los individuos y de la ciudadanía. 
Palma (2014), en su documento sobre los 12 grandes retos en la gestión de los archivos y 
evidencias en la información, menciona que “el control de los archivos digitales de información y 
de evidencias digitales necesita ser los suficientemente dinámico como para apoyar las 
actividades de negocios de la era digital” (p.1), de donde se desprende su planteamiento acerca de 
los retos que deben afrontar las organizaciones y concluye que aquellas que hayan logrado 
afrontarlos con respecto a la gestión de sus activos digitales y evidencias, podrán “cumplir con 
sus obligaciones legales, rendir cuentas, agilizar su gestión, aumentar su productividad, ahorrar 
costos, mejorar la calidad del servicio a sus clientes, aumentar sus ventas, mantener su reputación 
online y ser más competitivas en un mercado global”, y recomienda que los profesionales de la 
información y la documentación deben formarse para afrontar tales retos. 
 
 
 
23 
 
4. Objetivos 
Objetivo General 
Identificar la forma en la que enfrenta la gestión documental, los nuevos retos y las 
exigencias de la innovación tecnológica, como vía hacia las buenas prácticas en los archivos en 
Colombia 
 
Objetivos Específicos 
 Determinar la situación actual de las TIC en el proceso de gestión documental en 
entidades públicas frente a la innovación tecnológica. 
 Caracterizar los procesos de gestión documental frente a los procesos de innovación 
tecnológica. 
 Analizar el grado de desarrollo de proyectos de innovación tecnológica en el manejo de 
los archivos en entidades del sector público. 
 
 
24 
 
5. Marco de Referencia 
 
5.1 Referentes teóricos 
En esta sección se describen los aspectos teóricos que se tomaron como referencia y 
soporte para el desarrollo de la investigación. 
5.1.1 Gestión de la información 
La gestión de la información abarca la recopilación, el control de calidad, el archivo y la 
accesibilidad a largo plazo a los datos recogidos y sus metadatos asociados. El énfasis recae en la 
disponibilidad general siempre que sea necesaria de esta información, buscando conservarla a 
largo plazo (Thomson, 2011). 
Las grandes tendencias que marcan la gestión de empresas u organizaciones llevan 
implícito un aspecto fundamental, que en muchas ocasiones no se considera o se deja de lado, 
como lo es la información, sus sistemas y proceso de gestión. 
Así, desde que surge la teoría de la organización, el papel de la información y de la 
comunicación se ha acentuado. La información empieza a considerarse como una reserva de 
conocimientos disponibles sin limitaciones en su uso, gracias al aporte de las nuevas tecnologías 
que hacen que cada día sea más accesible al usuario. Contrastándolo con la actualidad, la 
información empieza a considerarse además, como un recurso económico y esto, porque, una vez 
procesada y utilizada racionalmente, adquiere ese valor. Extraer el valor de la información es un 
gran reto que empiezan a adoptar las organizaciones que buscan la competitividad y el liderazgo 
en su campo (Rodríguez, 2002). 
25 
 
Por ello se han desarrollado diferentes modelos, de los cuales algunos se presentan a 
continuación. 
5.1.1.1 Modelo de gestión de información MEDONA (Francia) 
Por otra parte, en Francia en el año 2006 se desarrolló un modelo de gestión de la 
información basado en el intercambio de datos, denominado MEDONA, sin perder de lado el 
patrón básico de gestión documental en los archivos. Este fue elaborado por la Dirección 
Francesa de Archivos en conjunto con el Ministerio de Cultura y Comunicaciones, y la Dirección 
General de la modernización del Estado (Ministerio de Economía). El propósito del software 
consistía en la transferencia de información entre las diferentes agencias de archivos y sus 
usuarios, así como de todas aquellas que tuvieran vínculos de carácter operacional con la 
información que se producía en razón a las diferentes actividades del sistema general de archivos. 
El modelo permitió el intercambio de datos, entrega, modificación, notificación, destrucción, 
dando como resultado una transacción de la actividad propiamente dicha (Sibille-Grimoüard, 
2014). 
En otras palabras, el modelo MEDONA tiene la capacidad de normalizar la información 
de tal forma que proporciona un marco estandarizado para los diversos intercambios de 
información (datos y metadatos) entre las agencias de archivo y sus socios. Esto significa que se 
efectúa el intercambio entre varios organismos de archivos de manera articulada, registrando en 
su sistema a las oficinas de gestión, y los organismos públicos de archivo, proveedores de 
almacenamiento de información. Medona define los diagramas de actividad y modelos de datos 
según el estándar UML (lenguaje unificado de modelado), así como en definiciones de mensajes 
de acuerdo con los esquemas XML (lenguaje de marcas extensible) (Sibille-Grimoüard, 2014). El 
26 
 
sistema permite que la interoperabilidad entre todo tipo de documentos y datos, tanto electrónicos 
como en formato de papel. Es compatible con cualquier estándar de metadatos. 
En términos de innovación, el software que actualmente funciona como medio de 
intercambio de información desde el punto de vista de las actividades administrativas, que por 
función se desarrollan en las diferentes agencias de archivo de ese país y claro en lasentidades 
que se encuentran articuladas, contribuye en gran medida a la desaparición de alguna forma del 
papel y fortalece el uso de las tecnologías de la información y comunicación para acortar las 
distancias y disminuir el trámite y la burocracia administrativa en pro tanto de las empresas, 
como de los usuarios y ciudadanía (Sibille-Grimoüard, 2014). 
5.1.1.2 Modelos de procesamiento de la información a través de ECM 
Dadas las condiciones que anteceden, es preciso abordar ahora un espacio sobre la gestión 
documental basada en modelos de procesamiento de la información a través de contenidos 
empresariales, para lo cual se tomó en cuenta un estudio realizado sobre la concepción del 
Record Management en entornos empresariales basados en plataformas tecnológicas ECM – 
Enterprise Content Management. El Record Management tiene que ver con la gestión de la 
información en términos de administración electrónica, lo que supone que los registros que se 
crean a diario son la fuente documental que sustenta la operación del negocio, además de servir 
como puente que satisface las necesidades de los usuarios de forma oportuna y permite tomar 
decisiones certeras (Kulku & Cakmak, 2012). 
Para Kulku & Cakmak (2012), el Record Management en las empresas debe garantizar los 
siguientes elementos: 
27 
 
1. La ejecución de la obra, de la que forman parte, con regularidad, de manera efectiva y 
legalmente. 
2. Activación de la continuidad y la coherencia de los servicios. 
3. El suministro de las políticas, las resoluciones y las salidas a las partes interesadas y las 
unidades administrativas. 
4. La armonización de los requisitos administrativos y legales, incluyendo la supervisión y 
evitar cualquier disputa legal. 
5. Las responsabilidades financieras y éticas, cumpliendo la protección de los derechos de 
los empleados, clientes y otras partes interesadas, junto con los intereses de la empresa. 
6. Asegurar la continuidad del trabajo en caso de emergencia. 
7. Representación de la memoria colectiva y corporativa continúa. (Kulku & Cakmak, 2012) 
 
Lo anterior tiene que ver precisamente con las buenas prácticas que realicen las empresas 
con la información que produzcan en ejercicio de sus actividades, las cuales deben estar 
orientadas a garantizar el debido trámite, así como la administración, difusión, conservación, 
autenticidad y sostenibilidad. Tal como se ha visto el uso cada vez mayor de las aplicaciones, en 
el ámbito de la gestión de documentos electrónicos es necesario que las empresas incluyan la 
creación de registros y archivos electrónicos, correo electrónico de manera que la gestión, la 
exploración y el acceso, a la información se realice de forma integral a partir de interfaces de 
usuario que logren un entorno de trabajo efectivo. 
Con la influencia de los avances tecnológicos, los nuevos campos han surgido junto con 
los tipos de registros y la gestión de documentos en el ámbito de gestión de contenidos 
empresariales. Entre ellos se encuentra la gestión de correo electrónico que ha sido uno de estos 
28 
 
nuevos aspectos. Las empresas comenzaron a comunicar oficialmente a través de e-mail; 
reglamentos y políticas para la consolidación de la información a través del correo electrónico 
con la calidad del registro. En este sentido, la introducción de políticas y regulaciones en el 
correo electrónico como pilar de la gestión sobre todo en los EE.UU, y en muchos otros países 
(República Checa, Dinamarca, etc.) desde finales de 1990 en adelante se considera que es un 
avance significativo en términos de gestión de contenidos empresariales (GFI, 2009ª, 2009b, 
2009c) (Kulku & Cakmak, 2012). 
5.1.2 Gestión Documental 
Con el propósito de articular la gestión documental, es importante esclarecer este 
concepto, donde el primer acercamiento se realiza a partir de la definición que hace el Consejo 
Internacional de Archivos en su guía para manejar registros electrónicos desde una perspectiva 
del archivo, el cual define la gestión de documentos como una parte del sistema de información 
en las empresas desarrollado con el objeto de almacenar y recuperar documentos (ICA, 2005) 
Dicha gestión tiene que apuntar al control de todas las actividades relacionadas con el 
quehacer archivístico en las organizaciones. Desde el punto de vista de la gestión documental, 
estas afectan la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, 
salvaguardando sus características estructurales y contextuales y garantizando su autenticidad y 
veracidad (ICA, 2005). 
Para Colombia, el Archivo General de la Nación, define la Gestión documental como un: 
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y 
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta 
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación (AGN, 2014). Así mismo, 
la gestión documental se encuentra articulada con las TIC y tienen como objetivo común el uso y 
29 
 
el acceso a la información. Es decir, que al estar en estrecha relación, las empresas pueden 
adoptar nuevos modelos basados en la innovación tecnológica y modernización de los procesos 
donde es importante precisar que el mayor beneficiado debe ser la archivística en términos de la 
disciplina misma. 
En consecuencia, dichos beneficios serán el resultado del quehacer archivístico, que 
permitirá de alguna manera dirigir sus esfuerzos al empleo de las TIC como medio de 
organización y de difusión, de forma que las instituciones, y usuarios accedan a los fondos 
documentales de manera oportuna. Se hace necesario, entonces, desarrollar una cultura 
archivística articulada y sustentada en la voluntad política, en donde se de una adquisición de 
conciencia por parte de los funcionarios de instituciones estatales y privadas, archiveros, usuarios 
y sociedad en general, sobre la trascendencia de los archivos para las aspiraciones de construir 
una sociedad más transparente, capaz y democrática. Cuando se hayan cumplido estos supuestos, 
los archivos comenzarán a percibirse como verdaderas fuentes del conocimiento, herramientas 
importantes para la propia gestión administrativa y pilar para la consolidación del Estado de 
derecho democrático moderno. (Vílchez, 2014). 
De manera semejante, la información como clave discursiva entre el tratamiento dado a la 
archivística en esta época debe articularse frente a saberes que permitan materializar un 
pensamiento sistémico que se mantenga en el tiempo. En otras palabras, que de cada elemento de 
información, se puedan estructurar conocimientos, cuyos contenidos transiten por las distintas 
dimensiones, orales, escritas, visuales, o integradas, que permitan una comprensión dependiente 
de la perspectiva gnoseológica, filosófica o pragmática que le sirva de partida a los sujetos. 
Así, sin excepción alguna, el vertiginoso crecimiento de las TIC ha permitido que los 
procesos administrativos en las organizaciones contribuyan al mejoramiento continuo y a la 
30 
 
puesta en marcha de nuevas ideas sobre el quehacer archivístico, pese a ello, debe ir más 
adelante, debido a los constantes cambios y a las nuevas formas de ver la gestión documental de 
hoy estrechamente relacionada con las tecnologías y la innovación. Esta cultura debe impulsar, 
además, nuevas fórmulas de relación de la ciudadanía tanto con el sector público como con 
clientes y proveedores en el sector privado. Igualmente cambios formales, estructurales, en el 
seno de empresas e instituciones, con nuevos modos de organizar la gestión con tecnología y ante 
un escenario de mayores exigencias, especialmente en el ámbito del sector público y la 
ciudadanía (Casellas, 2009). 
Dado lo anterior, la archivística ha pasado por una serie de ciclos y/o etapas determinados 
por su orientación profesional. En el antiguo régimen fue una disciplina empíricaal servicio de la 
gestión del poder, durante el siglo XIX y parte del XX, al tiempo que desarrollaba su cuerpo 
doctrinal, se ha volcado en el servicio a la investigación histórica: por fin, al menos durante la 
segunda mitad del siglo, ha equilibrado su actividad en el servicio a la gestión y a la 
investigación, ampliando su actividad en ambas a la vez conformando su base teórica de 
conocimiento (Casellas, 2009). 
Entonces, los documentos objeto de archivo, además de ser la materia prima para el 
reconocimiento de que existe La Historia, son el instrumento fundamental para construirla, de lo 
contrario no se tendría memoria, por tal razón es importante que se valore y que los colectivos 
profesionales de la información jueguen un papel más visible frente a la gestión del conocimiento 
fijada en los documentos, con el fin de que los ciudadanos sean más participes en la construcción 
de archivos y de la historia, lo cual conlleva una responsabilidad marcada en la valoración, 
conservación y difusión del patrimonio documental producido por un pueblo, comunidad o 
nación. Aportando de esta forma retos propios del profesional derivado de su tarea central la cual 
31 
 
consiste en tener la información disponible, suficiente, oportuna y sustentable (Alberch, Archivos 
y Derechos Humanos., 2008). 
Por lo tanto, en este contexto, es preciso recalcar que los archivos contienen parte de la 
memoria, de forma sustancial, en calidad, cantidad y originalidad, ya que reflejan los elementos 
fundamentales del pasado de forma organizada (Alberch, Archivos y Derechos Humanos., 2008). 
Así, se llega a que el archivo es un espacio, que va a través del tiempo, formándose desde el 
pasado y proyectándose a futuro, operando por actualizaciones sucesivas, por el descubrimiento 
del investigador, historiador o interesado, pero el archivo va de mano de la memoria, siempre en 
construcción, resistiéndose a la desaparición. 
Según Heredia (2009), el archivo tiene una acepción que puede ser vista en diferentes 
niveles, como una figura geométrica que exhibe diferentes lados o caras; por un lado, refleja a 
una institución que es creada y que presenta reglas, que se caracteriza por su tipología, su 
contenido documental , sus recursos y los servicios que pueda otorgar. La segunda cara, indica el 
contenido, es decir, la composición del fondo o de los fondos, del cual o los cuales se debe 
conocer a sus productores y sus funciones; eso está relacionado con el principio, a veces 
erróneamente entendido y aplicado, de procedencia. 
Así, el archivo se da a través de huellas, de la pasión, del deseo, el compromiso que es a 
su vez un acto de justicia, pero que no es uno solo, aquí existen diferentes tipos de archivos 
(institucionales, privados, documentación contenida en archivos extranjeros) (Federación Estatal 
de Foros por la Memoria, 2009). Los archivos influyen de forma clara y concreta en los pueblos y 
las personas, hay variedad de ejemplos, uno de ellos se da por las imágenes de los archivos del 
servicio de seguridad, que utilizaban los gobiernos como formas de represión, aunque a la hora de 
revisar y realizar, este tipo de archivos incluye implicaciones políticas, debido a que la mayoría 
de estados, tienen sus “secretos” o corresponde a “información reservada” que a veces no quieren 
32 
 
ser revelados. Gracias a estas acciones y estos comportamientos se han establecidos leyes 
universales en donde los archivos del estado son un bien público, en donde las ciudadanos 
pueden observar la transparencia de estos archivos, de ahí que se hace un llamado a mejorar el 
control público de los archivos. 
Con base en los eventos suscitados en las guerras mundiales que indujeron tanto a 
intelectuales como a políticos a reflexionar y a poner en el centro de la atención mundial la 
educación, la ciencia y la cultura, se comprendió que la comunicación y la información son 
indispensables para el sustento de las mismas. Así, el programa de Comunicación e Información 
de la UNESCO se crea para nutrir con información general para promover la libre circulación de 
ideas cifradas en documentos que se socializan a través de bibliotecas y archivos (Añorve-
Guillén, 2007). 
A partir de lo anterior, el acceso a la información es un tema que preocupa a todas las 
sociedades por cuanto su valor es cada vez mayor, tanto que se equipara con un recurso vital para 
una persona, para una administración o para un Estado. Se debe recordar, además, que la 
información como conocimiento lleva consigo el concepto de poder. Por tanto, es evidente que 
quienes tienen la información pueden condicionar a la opinión pública y ejercer el poder de 
gobernar. 
Ante esto, Colombia ha entendido y ha fortalecido su conocimiento sobre el manejo de la 
información a partir de los archivos y como estos actúan en la construcción de democracia y 
memoria como lo plantean los diferentes modelos, quizás consagrados en Europa y Occidente, 
dando lugar a la introducción de bibliografía sobre gestión de documentos impulsada por los 
organismos internacionales (UNESCO y CIA) contribuyendo a la difusión del “records 
management” norteamericano como modelo de gestión de documentos que plasma los principios 
en la que este país fue el pionero, y a partir de lo establecido por Schellemberg, que además se 
33 
 
conoce como la “archivística moderna”, es decir aquellos que han alcanzado tal desarrollo que 
han ejercido una influencia sobre otros modelos, tal es el caso de la gestión des docuements 
administratifs, el prearchivage francés, el registry inglés y la registratura alemana a los que se les 
podría llamar como los modelos primarios, modelos que finalmente han fortalecido el modelo 
colombiano en administración, conservación y valoración de archivos (Añorve-Guillén, 2007). 
Entre tanto, los archivos como primera fuente de información para el ciudadano, tienen 
que ser los instrumentos que guíen la gestión de las organizaciones y a través de esta hacerlos 
más visibles frente a su accionar, con el fin de que el ciudadano pueda ser más participativo a la 
hora de construir democracia, contribuyendo de esta forma a ser garantes de la información, 
protegiendo así el patrimonio cultural de la Nación. Por lo tanto, no deben existir exclusión ni 
obstáculos que dificulten que el ciudadano tenga libre acceso a los documentos. 
Es por tal razón que los archivos constituyen la memoria fáctica de los pueblos y naciones 
y por efecto de ello el colectivo profesional de la información debe propender por su salvaguarda, 
procurando que se respeten los derechos normativos que rigen en cada nación en relación a la 
gestión documental, a la reserva legal y a la conservación del patrimonio documental histórico de 
los pueblos, contribuyendo a través de ellos, que la ciudadanía sea más participe en la toma de 
decisiones y que sobre estos puedan soportar cualquier anomalía frente a la transparencia y 
objetividad de quienes ejercen el poder, así entonces, se conocerá la memoria de los pueblos, el 
conocimiento de su desarrollo cultural, político, económico, y científico, y el reconocimiento del 
rol que tiene la documentación archivística en el desarrollo y en la consolidación de la identidad 
de los ciudadanos. (Añorve-Guillén, 2007). 
Por lo anterior, no hay que dejar de lado a la preservación tradicional, en su calidad de 
custodio responsable, la cual sólo funciona cuando esta evidencia tiene una forma física, cuando 
34 
 
su valor excede el costo de guardarla, y cuando se refuerzan mutuamente los roles de quienes la 
crean, guardan y usan. Esto quiere decir que es necesario que los fondos documentales, que 
constituyan el patrimonio de un país, de una persona, de una institución, por su valor histórico 
deban ser preservados y conservados, aunque ello signifique un alto costo para el cometido, pues 
a futuro servirán como aporte cultural, científico o histórico, tanto para lacomunidad, como para 
las instituciones. Con base en lo anterior, hay que tener en cuenta que el mundo digital ha 
transformado los conceptos de preservación tradicional, desde la protección de la integridad 
física, del objeto a la especificación de la creación y el mantenimiento del objeto cuya integridad 
intelectual constituye su característica principal. 
Para apoyar lo anterior conviene señalar lo siguiente: La gestión de la preservación abarca 
todas las políticas, procedimientos y procesos que en su conjunto impiden el mayor deterioro de 
los objetos físicos, renuevan la información que contienen y aumentan su valor funcional. Por 
tanto será necesario que las bibliotecas, archivos, instituciones, ideen la forma de adquirir 
conocimiento el cual permita, construir programas que protejan al proceso de preservación, tanto 
en los materiales, como la integralidad del documento, no solo en soportes físicos sino también 
en los procesos digitales (Ferro & Silvello, 2013). 
5.1.3 Innovación 
La implantación de un proceso de innovación sistemático y organizado es el principal reto 
en el entorno empresarial moderno. Para ello, la empresa debe adoptar o crear un modelo de 
innovación, establecer un proceso o ciclo de la innovación y desarrollar capacidades para su 
implementación y ejecución (García, 2012). 
35 
 
Las condiciones mundiales a nivel político, social, económico y de otras esferas han 
presentado un panorama cambiante y dinámico en el transcurrir del tiempo, el cual ha sido 
marcado por factores como la formulación de nuevas teorías en las ciencias, que han moldeado el 
curso de la historia humana. En las ciencias, las transformaciones suceden al proponerse teorías 
que traen maneras distintas o novedosas formas de abordar un fenómeno en particular, 
imponiéndose ante los antiguos métodos y modelos. 
En ese orden de ideas, el economista Schumpeter, citado por (Montoya, 2004) concibe la 
innovación desde la perspectiva tecnológica, y acuña la teoría de las innovaciones radicales como 
aquellas que producen cambios “revolucionarios”. Su enfoque tiene una postura de mayor 
relevancia, y reside en la innovación de los empresarios, que para Schumpeter es aquel que tiene 
capacidad de iniciativa para proponer y realizar nuevas combinaciones de medios de producción. 
Con respecto a la innovación, Porter (2008) señala que algunas innovaciones crean 
ventajas competitivas cuando una compañía se da cuenta de algo enteramente nuevo que 
necesitan los compradores, o que sirve a un sector del mercado al que no han prestado atención 
los competidores. Es decir que la ventaja competitiva es aquella que permite solucionar las 
limitaciones que una empresa posee en sus productos, a partir del buen uso de los recursos, de 
forma tal que renueva sus competencias frente a las condiciones del mercado que las rodea. 
Seguidamente, Nohria and Gulati’s citadas por Palcic (2014), define innovación como 
cualquier política, método o proceso, producto y/u oportunidad de mercado que el líder 
estratégico en una empresa percibe como nuevo (Palcic, 2014). Esto supone que la innovación es 
un medio que permite que la empresa busque nuevos derroteros que contribuyan a responder de 
forma eficiente sobre todas aquellas propuestas de negocio que resulten del estudio dedicado a 
fortalecer sus productos, de manera que se deberá propender por vitalizar y robustecer de alguna 
36 
 
manera el capital humano y económico con el fin de que ambas intervenciones den los resultados 
esperados. 
Hay que mencionar, además, que el proceso de innovación debe ser considerado por la 
empresa como un argumento de continuo aprendizaje, en el que los diferentes niveles que la 
conforman dirijan sus esfuerzos tanto a aprender de sus propias experiencias, como a capitalizar 
las experiencias de otras fuentes para consolidar el conocimiento que la guíe hacia las buenas 
prácticas sobre las que se fundamente su sostenibilidad en el tiempo. 
Por otra parte, el manual de OSLO define cuatro (4) tipos de innovaciones: innovación en 
productos, procesos, organizacionales y de mercadotecnia. Finalmente la OCDE, coincide en que 
la innovación, por una parte vincula a las nuevas tecnologías para el desarrollo de un producto o 
apuntan hacia los cambios al interior de las organizaciones (Giménez, 2010). En ese aspecto la 
comercialización de la información significa que los avances de la tecnología y las 
telecomunicaciones crean cadenas de distribución sin necesitarse establecimientos físicos, con lo 
cual se permite reducir costos de administración y se crea un tipo de relaciones sustentadas en la 
facilidad de estos medios tecnológicos. 
Al estudiarse la innovación en la administración, se observa cómo en el panorama 
comercial mundial se rompe el paradigma de la inaccesibilidad de la información, permitiendo a 
los clientes estar más informados, debido a que la liberación de la información la hace del 
dominio de las empresas y de los consumidores. Por lo tanto, el enfoque de la administración 
basado en la innovación administrativa, que es un modelo que enfatiza el conocimiento de tipo 
transversal, en el que se potencializa la contribución de cada área de la empresa, se promueve el 
conocimiento de otras esferas de la empresa y se prioriza la transmisión del conocimiento (Breen, 
2009) 
37 
 
Razón por la cual, la innovación administrativa tiene que ver entonces con la intervención 
que se efectúa a partir de las diferentes áreas que conforman su estructura organizacional desde el 
punto de vista de la renovación de su quehacer cotidiano, es decir, el recurso humano enfoca sus 
esfuerzos hacía la búsqueda de nuevos horizontes que vislumbren diferentes formas de realizar 
las tareas con el fin de convertir a la empresa en un modelo competitivo al interior. De esta 
manera, se logra que dichos esfuerzos le apunten al mejoramiento continuo de sus procesos y por 
efecto de ello de sus productos, lo cual dará un margen significativo para la localización de 
nuevos mercados que fortalezcan su gestión productiva. o, como lo afirma González-Campo 
(2014), para lograr una mayor competitividad por medio de la innovación, es importante el 
intercambio de conocimientos y la presencia de relaciones de cooperación basadas en estos, dado 
que su difusión aumenta la productividad empresarial. 
5.1.3.1 Tipos de Innovación 
Con respecto a este tema, conviene establecer que la innovación se constituye como una 
herramienta fundamental para el desarrollo de nuevos horizontes y de transformaciones, como ya 
se ha mencionado. Este tipo de cambios hacen ver a la innovación como uno de los impactos 
mayúsculos en la economía, el comercio y la industria, de ahí el gran interés que se ha presentado 
entre los diversos teóricos de estas áreas en el tema de la innovación. Así las cosas, la innovación 
tiene tipologías que autores y organizaciones han realizado, una de ellas es la clasificación 
propuesta por la Agencia Nacional de Investigación e Innovación (ANII), que presenta una 
clasificación de innovación en: 
 Innovación en Producto. 
Se considera Innovación en Producto a la introducción al mercado de un producto (bien o 
servicio) tecnológicamente nuevo (cuyas características tecnológicas o usos previstos difieren 
38 
 
significativamente de los existentes a nivel nacional) o significativamente mejorado (previamente 
existente cuyo desempeño ha sido perfeccionado o mejorado en gran medida). La innovación del 
producto se remite a la innovación tecnológica del estudio de la Organización de Cooperación y 
Desarrollo Económicos (OCDE) que la define “como la creación de productos, servicios y 
procesos, nuevos o mejorados, que favorecen la competitividad de las empresas e incrementan el 
nivel de vida de los individuos” (OCDE, 2008). 
Según la CEPAL (2013), en su informe Sistemas de innovación en Centroamérica 
Fortalecimiento a través de la integraciónregional, se aborda el sistema de innovación en 
elementos como “las bases de conocimiento existentes, así como los patrones tecnológicos 
predominantes en los diferentes segmentos de productores y cadenas productivas del sector, la 
capacidad de absorción de nuevos conocimientos y tecnologías”. 
Esto quiere decir, que los procesos de innovación deben materializarse en primera 
instancia en el fortalecimiento de los cimientos mediante los cuales se constituyó una unidad de 
negocio sea cual fuere su enfoque, y en segunda sobre la estructura que la conforma. Lo anterior 
supone que esa edificación de conocimiento, de economía, de mercado debe potenciarse en ideas 
que refresquen de alguna manera dichas estructuras con el propósito de que puedan convertirse 
en fuentes competitivas que permitan que el conocimiento adquirido y el que está en continuo 
descubrimiento se considere como un recurso relevante para generar competitividad en las 
empresas. 
 Innovación en Procesos 
La Innovación en Procesos a la adopción de métodos de producción nuevos o 
significativamente mejorados. Puede tener por objetivo producir o entregar productos (bienes o 
servicios) tecnológicamente nuevos o mejorados, que no puedan producirse ni entregarse 
39 
 
utilizando métodos de producción convencionales, o bien aumentar significativamente la 
eficiencia de producción o entrega de productos existentes (RICYT / OEA, 2001). 
 Innovación en Organización 
La Innovación en Organización se refiere a la introducción de cambios en las formas de 
organización y gestión del establecimiento o local, cambios en la organización y administración 
del proceso productivo, incorporación de estructuras organizativas modificadas 
significativamente, o implementación de orientaciones estratégicas nuevas o sustancialmente 
modificadas (RICYT / OEA, 2001). 
 Innovación en Mercadotecnia 
“La innovación de mercadotecnia implican la puesta en práctica de nuevos retos de 
comercialización. Estos pueden incluir cambios en el diseño y envasado de los productos, en la 
promoción y colocación de los productos y en los métodos de tarifación de los bienes y servicios” 
(OCDE, 2006, p.22). Lo anterior supone, que los procesos de innovación orientados hacia la 
mercadotecnia deben apuntarle a nuevos métodos de comercialización que permitan ubicar los 
productos en mercados ya establecidos, en términos de posicionamiento, lo cual deberá estar 
acompañado de canales de distribución, de manera que los productos, bienes y servicios de 
comercialicen. Para lograrlo la empresa tiene que mejorar e introducir nuevos conceptos que 
contribuyan el mejoramiento de sus productos, con el propósito de hacerlos más atractivos para el 
consumidor. 
 Innovación Tecnológica 
La innovación tecnológica y su gestión en la empresa se convierten en dos elementos 
importantes que funcionan como el motor que contribuye al impulso de la empresa 
40 
 
configurándolos como los ejes clave para generar competencias y oportunidades, resultando 
crucial una buena gestión en todos los niveles de esta, donde a partir de ellos se desarrollen 
nuevas ideas que permitan el crecimiento exponencial de sus productos y servicios orientados 
hacía la innovación tecnológica (Benítez Llamazares & Benavídez Chicón, 2012). 
Por otra parte, la innovación tecnológica, tiene una importancia capital para todas aquellas 
organizaciones con visión pertinente a renovar constantemente sus productos y servicios, de 
manera que puedan adaptarse a las nuevas exigencias del mercado competitivo. De igual manera, 
los procedimientos de trabajo que permiten el éxito de hoy, mañana serán obsoletos; por lo tanto 
deben irse mejorando en la medida que se hacen más competitivas y exitosas (Robles & Vílchez, 
2010). 
 Innovación en la Archivística. 
Así como la innovación implica crear valor agregado desde cualquiera de los ámbitos o 
contextos, social, económico, académico, y cultural, la innovación en la archivística debe 
apuntarle en primera instancia al reacondicionamiento institucional, es decir, al pensar de forma 
diferente sobre el uso y administración de la información, lo que significa crecer a partir del 
capital intelectual, el cual tiene como cimiento al personal capacitado en la disciplina para 
orientar y liderar el flujo de conocimiento al interior de las organizaciones (Fontalvo, Quejada, & 
Puello, 2011). 
Para este aparte, es necesario señalar que: la innovación, la Gestión del Conocimiento y la 
Gestión Documental, se sirven de todos los recursos de la organización, con el propósito de 
adquirir y fortalecer aún más su institucionalidad y misión, articulando sus esfuerzos con los 
clientes, trabajadores y colaboradores; lo cual supone recoger información, difundirla, 
sintetizarla, sacar conclusiones, definir métodos y fijar la cultura empresarial, permitiendo 
41 
 
localizar, organizar, transferir y hacer un uso eficiente de la información. Finalmente el 
conocimiento de los trabajadores, que tienen como objetivo ubicar a la empresa en una situación 
de liderazgo a partir del conocimiento, la creatividad, la capacidad de anticipación y la 
innovación (Gauchi-Risso, 2012). 
 
5.1.4 Tecnologías de la Información y las comunicaciones en la Gestión Documental 
Las tecnologías son una herramienta y su utilidad depende de la aplicación que se le dé. 
En este sentido, el uso eficaz de las TIC depende de una correcta planificación, administración y 
políticas bien definidas, lo que garantiza una buena gestión. Vista desde este punto, las 
tecnologías de información y comunicación deberían mejorar los procesos ya diagnosticados, 
incidir en aspectos bien estudiados y satisfacer las expectativas de mejora de servicio (Cambar, 
Graterol y Añez, 2009) 
La UNESCO a través de la cumbre mundial sobre las sociedad de la información 
(Ginebra, 10 y 12 de diciembre de 2003 y Túnez, 2005), donde intervinieron numerosos 
participantes políticos, definieron que las tecnologías de la información y comunicación deben 
guiarse a través de un conjunto de principios, tales como el acceso universal a la información y el 
de la libertad de prensa, a fin de optimizar su eficiencia en beneficio de los individuos, las 
comunidades y el desarrollo de cada país, lo que significa que las sociedades del conocimiento se 
encuentran articuladas con el propósito de identificar, producir, procesar, transformar, difundir y 
utilizar información destinada a crear conocimientos y aplicarlos en beneficio del desarrollo 
humano. 
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Con base en lo anterior, las Tecnológicas de la Información en estos últimos años 
constituyen un reto para el manejo de los servicios de información en las instituciones estatales y 
privadas, lo cual conlleva a que se debe asumir con mucha responsabilidad, la implementación de 
estos servicios que traen para las instituciones diversos beneficios, entre los que se pueden citar: 
La versatilidad en la consulta de los documentos, la optimización del desarrollo de los procesos, 
el ahorro en insumos, el control sobre la información, fortalecimiento de los procesos educativos, 
etc. Sin embargo se podría establecer lo anterior como panacea al flujo de información, fijado en 
la gestión documental. 
A continuación se desarrolla someramente el concepto relacionado con las Tecnologías de 
la Información y Comunicación, donde De Dios Acosta (2010) cita a la Asociación de las 
Tecnologías de la Información (Information Technology Association of America, ITAA), quien 
la define como: “El estudio, el diseño, el desarrollo, el fomento, el mantenimiento y la 
administración de la información por medio de sistemas informáticos, esto incluye todos los 
sistemas informáticos no solamente la computadora, este es solo un medio más, el más versátil, 
pero no el único; también los teléfonos celulares, la televisión, la radio, los periódicos digitales”. 
(De Dios Acosta, 2010) 
Otra definición señala que lasTIC son herramientas que las personas usan para compartir, 
distribuir y reunir información, y para comunicarse unas con otras, de una a una o en grupo, 
mediante el uso de computadoras o redes de ellas interconectadas. Son medios que utilizan las 
telecomunicaciones y la tecnología al mismo tiempo (Mendoza, 2012). 
Para Druker, citado por (Mendoza, 2012), la innovación y la tecnología son 
fundamentales para mantener la competitividad en una economía basada en empresas que luchan 
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por estar en los primeros lugares. Las nuevas tendencias tecnológicas en el ámbito archivístico, 
muestran al documento electrónico como la panacea a la hora de hablar de administración 
documental. En consecuencia, se observa que por ejemplo el documento electrónico se presenta 
como la fuerza que hará que el soporte tradicional (papel), desaparezca, permitiendo que los 
archivos puedan ser más competitivos en las organizaciones y que el acceso a los documentos sea 
más rápido. 
A partir de lo cual, es posible señalar que la mayor parte de la información se maneja en 
documentos electrónicos. Es por esta razón que el objetivo del documento electrónico es 
promover, que la gestión documental, se convierta, en un sistema más dinámico, considerando 
elementos como la eficiencia, accesibilidad y disponibilidad de los documentos (AGN, 2011). 
Aun así, para que esta sea exitosa se debe pensar en un dinamismo profesional 
configurado bajo las nuevas tendencias tecnológicas, acompañado de la innovación, el 
compromiso y el apoyo de otras disciplinas. Del mismo modo es importante interiorizar sobre la 
normalización tecnológica, la descripción, conservación, el principio de procedencia y orden 
original de los documentos, que por efecto de la función archivística se producen. Los adelantos 
en el acceso están, en estrecha dependencia de los avances que se produzcan en áreas ajenas a la 
archivística, como la homogenización de los formatos de los documentos de texto, datos 
estructurados (bases de datos, hojas de cálculo). 
Las nuevas tecnologías y su aplicación a la gestión documental permiten que la 
descripción y automatización de cada uno de los procesos relacionados con la documentación y 
que están basadas en la informática representen ventajas indiscutibles para el control 
administrativo, así como su tratamiento y recuperación de la información, para difusión de los 
fondos y, en definitiva, para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del archivo. La 
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situación invita a emprender políticas archivísticas ambiciosas y modernas, centradas todas ellas 
en conseguir la perdurabilidad de un patrimonio que constituye el legado histórico que se dejará a 
las futuras generaciones, así como a las actuales. Por lo que es necesario asegurar su acceso y 
difusión a través de las distintas tecnologías de la información y la comunicación. (Ruiz-Astiz, 
2013). Por lo anterior, la gestión documental busca nuevos horizontes, capaces de interactuar de 
forma directa en la organización de los documentos, de sus principios para su conservación y los 
medios para prestar un servicio a las instituciones, a la comunidad consumidora y productora de 
documentos. 
Bajo este argumento, el Archivo General de la Nación señala a la administración pública 
la implementación de instrumentos de gestión electrónica tal como lo define el Decreto No.1080 
de 2015, para lo cual exhorta a la utilización de la especificación técnica de administración de 
registros electrónicos. Dicha especificación tiene que ver con la creación de un SGDEA (Sistema 
de Gestión de Documentos Electrónicos Administrativos) cuyo propósito principal es construir 
una aplicación que permita la gestión de registros electrónicos, la cual puede adaptarse a la 
administración de documentos físicos. 
La gestión de los documentos electrónicos es compleja, debido a que requiere una amplia 
funcionalidad, para satisfacer las diferentes necesidades y requerimiento del negocio. Por lo 
general, cuando se piensa en utilizar las tecnologías de la información y comunicación para el 
procesamiento de la información electrónica de una entidad se debe pensar en la creación de un 
SGDEA. Para que esto suceda hay que trabajar interdisciplinariamente, se debe contar con 
software especializado, sin dejar de lado los sistemas operativos tradicionales y otro tipo de 
aplicaciones que se pueden adaptar al desarrollo del SGDEA. En definitiva, la especificación se 
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convierte en una herramienta potente para la administración teniendo en cuenta que en el tiempo 
actual ya no se habla de documentos físico sino de registros electrónicos (MinTIC, 2014). 
Esta especificación técnica gestionará los documentos electrónicos con los niveles 
deseados de confidencialidad e integridad, combinando las ventajas del trabajo con medios 
electrónicos con la teoría clásica de la gestión documental, así mismo está permitirá que la 
gestión de documentos sea fijada bajo la teoría de entidad relación, donde se podrá ver de forma 
estructurada la producción documental conforme las funciones que lleva a cabo la entidad 
convirtiéndose en una buena práctica archivística. 
5.1.5 La digitalización 
En la actualidad se requieren de diferentes formas de gestión de la información, que 
puedan aportar mejores maneras de administrarla, mediante las cuales los métodos tradicionales 
puedan evolucionar y darle un manejo de manera más eficiente. En este sentido, se traen a 
colación los proyectos de digitalización, estos permiten a la administración, que la información 
que yace física, pueda pasar de ese estado a uno donde se disminuyan los espacios de 
almacenamiento, tanto de los datos como también de su preservación, de manera segura, 
“mediante sistemas que garanticen que será posible recuperarla en cualquier momento. Si es 
preciso habrá que poder acceder y visualizar los documentos en la misma forma en que se 
crearon, a pesar de la obsolescencia tecnológica de soportes y formatos, pudiendo confiar siempre 
en su fiabilidad” (Giralt, Vidal-Pijoan, & Pérez-Soler, 2011). 
Para mayor ilustración de lo anterior, se expone el proyecto de seguridad y longevidad de 
los documentos digitalizados en el archivo municipal de Ámsterdam uno de los mayores 
depósitos de archivo del mundo con un total de 35 kilómetros de estanterías y 8 millones de 
documentos digitalizados. El proyecto en sí buscaba la seguridad informacional y protección en 
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términos de conservación de los documentos ya digitalizados, para lo cual él se enfocó en el 
sistema de almacenamiento inteligente denominado HCP de Hitachi Data Sytems, un sistema de 
archivo CAS (content adressable storage) que traduce contenido de almacenamiento 
direccionable, esto quiere decir que los documentos que se encuentran en el repositorio digital no 
sufrirían ninguna modificación por los usuarios, además su estabilidad en el tiempo es totalmente 
sostenible, garantizando la interoperabilidad con otras aplicaciones, facilitando el proceso de 
indexación y registro de metadatos, recuperación de la información con independencia del 
formato, seguimiento y control de la información. (Giralt, Vidal-Pijoan, & Pérez-Soler, 2011). 
Esta práctica fue adoptada por el Archivo del Ayuntamiento de Barcelona como una solución a 
los grandes volúmenes documentales y a la problemática que enfrentaban frente al quehacer 
archivístico, desde el punto de vista de la administración y por supuesto del acceso de esa 
información por los ciudadanos españoles. 
 Por otra parte las TIC se expanden tan rápido que la gestión documental tiene que 
contemplar un sinnúmero de posibilidades que contribuyan a que los archivos se transformen en 
verdaderas fuentes de información y conocimiento, que el ciudadano común y el funcionario 
puedan tener acceso desde cualquier medio electrónico garantizando así su acceso a la 
información, sin antes aclarar que para ello habrá cierta normatividad