Gestión de riesgo ambiental

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SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
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MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO 
AMBIENTAL 
 
 
 
 
 
 
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1. INFORMACION GENERAL. 
1.1 OBJETIVO 
Establecer las estrategias y procedimientos ambientales para la 
atención de los riesgos que representan posibles emergencias, 
amenazas u oportunidades potenciales para el Sistema de Gestión 
Ambiental. 
1.2 RESPONSABLE Coordinador del Grupo Administrativo y Líder Ambiental. 
1.3 ALCANCE 
Este programa aplica para todas las instalaciones y áreas de las sedes 
de la Superintendencia de Sociedades y para las organizaciones que 
lleven a cabo labores dentro de las instalaciones de la Entidad mediante 
la prestación de servicios. 
1.4 DEFINICIONES 
Amenaza: Causa potencial de un incidente no deseado, que puede 
provocar daños a un sistema o a la organización. 
SDA: Secretaria Distrital de Ambiente. Es la autoridad que promueve, 
orienta y regula la sustentabilidad ambiental de Bogotá, como garantía 
presente y futura del bienestar de la población; y como requisito 
indispensable para la conservación y uso de bienes y servicios 
ecosistémicos y valores de biodiversidad. (Secretaria Distrital de 
Ambiente) 
Eco mapa: Es una herramienta sencilla y de fácil aplicación que permite 
hacer un inventario rápido de prácticas y problemas de múltiples 
variables por medio del uso de figuras. (Espitia, 2003) citando a 
(Garcia, 2003) 
Parte Interesada o Stakeholders: Persona u organización que puede 
afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o 
actividad. 
Riesgo: Efecto de la incertidumbre. 
Efecto: Desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. 
Incertidumbre: Es el estado, incluso parcial, de deficiencia de 
información, relacionada con la comprensión o conocimiento de un 
evento, su consecuencia o su posibilidad. 
Riesgos y Oportunidad: Efectos adversos potenciales (Amenaza), y 
efectos beneficiosos potenciales (Oportunidad) 
(ICONTEC, 2015) 
 
 
 
 
 
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2. CONDICIONES GENERALES 
 
Este programa permite establecer las estrategias y procedimientos de gestión 
ambiental aplicados al “antes, durante y después” de la ejecución de las 
actividades o proyectos que representen riesgos u oportunidades para la Entidad, 
de la misma manera se establecen los procedimientos necesarios para la atención 
de eventos con potencial de emergencia. 
 
Adicional a esto, establece estrategias de mejora para la gestión de los aspectos 
ambientales producto de los procesos misionales, de direccionamiento, apoyo y/o 
seguimiento que puedan generar impactos significativos en el ambiente. 
 
Dichos procedimientos se deben aplicar teniendo en cuenta el alcance del sistema 
de Gestión Ambiental. 
 
 
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 
 
A continuación se presenta el procedimiento para la identificación de los riesgos 
ambientales a los que se encuentra expuesta la Entidad. 
 
3.1 Identificación y análisis de riesgos y oportunidades 
 
Se realiza la identificación de impactos ambientales significativos los cuales 
puedan representar amenazas u oportunidades para la Entidad en todas y cada 
una de sus regionales, mediante el análisis de la Matriz de Impactos Ambientales. 
Anexo 1. GC-F-013 Matriz de Impactos Ambientales. 
 
Se identifican los Stakeholders con mayor relevancia para el Sistema de Gestión 
Ambiental con el objetivo establecer las estrategias de cooperación o atención del 
conflicto que manifiesten. 
Anexo 2 Matriz identificación y clasificación de Stakeholders 
Anexo 3 Matriz de significancia ambiental de stakeholders 
 
 
 
Los riesgos resultantes por la interacción entre aspectos ambientales y los 
Stakeholders con mayor significancia ambiental, se evalúan y analizan mediante 
una matriz de riesgo y una de oportunidad para determinar su importancia, la cual 
se representa gráficamente en un mapa de calor. 
 
 
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Anexo 4 Matriz de riesgos ambientales 
Anexo 5 Matriz de oportunidades ambientales 
 
 
3.2 Emergencias ambientales 
 
Se identifican los eventos con potencial de emergencia mediante la matriz de 
Análisis de Riesgos y Emergencias Ambientales en donde se evalúan teniendo en 
cuenta las variables allí establecidas y como aplican estas según las condiciones 
de cada regional de la Entidad. 
Anexo 6 GINF-F-031 Análisis de Riesgos Emergencias Ambientales 
. 
 
 
 
3.3 Diseño de Eco mapas 
 
Se lleva a cabo la identificación de las áreas estratégicas de gestión ambiental, es 
decir, aquellas áreas en donde se generan los aspectos más significativos con el 
objetivo de determinar los puntos de control en caso de presentarse una 
emergencia ambiental, así mismo, establecer las áreas alternativas de 
almacenamiento de residuos como método preventivo ante la atención de eventos 
potenciales de emergencia por su acumulación. 
 
Anexo 7 Eco mapas 
 
 
4. PROCEDIMIENTOS DE GESTION AMBIENTAL 
 
Una vez identificados los impactos ambientales significativos y caracterizados los 
Stakeholders con mayor relevancia para el SGA, se proceden a clasificar como 
Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades según corresponda, para así 
proceder a diseñar las estrategias de gestión mediante la formulación de una matriz 
DOFA 
 
 
 
 
 
 
 
 
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4.1 GESTIÓN DEL RIESGO CON POTENCIAL DE AMENAZA 
 
 
A continuación se presentan cuáles son los riesgos identificados y el qué, cómo, 
cuándo, dónde y para qué se debe atender el riesgo. 
Los riesgos con potencial de amenaza deben ser atendidos con las acciones 
mencionadas a continuación y su cumplimiento es obligatorio, de lo contrario esto 
puede traer consecuencias para la Entidad como multas, sanciones, no 
conformidades y hasta la perdida de la certificación ISO 14001:2005 del SGA. 
 
 
4.1.1 Cumplimiento de los trámites legales ambientales por parte de los 
contratistas: 
 
Fortalecer el control sobre los trámites legales ambientales que los contratistas 
deben presentar a la Entidad antes, durante y después de la ejecución del 
proyecto. (Únicamente para la sede de Bogotá). 
 
4.1.1.1 Actividades que generen residuos de construcción y demolición con un 
volumen superior a 6 M3 en la sede de Bogotá. 
 
 
ANTES 
Actividad Responsable Registro 
El contratista debe presentar un Plan de 
Gestión de Residuos de Demolición y 
Construcción (RCD) el cual debe contener 
como mínimo los siguientes aspectos 
 Datos generales de la obra 
 Manejo de los RCD en obra 
 Reporte de cantidades de materiales de 
construcción usados en la obra 
 Reporte de los RCD generados en obra 
 Indicadores (Eficiencia, Eficacia y 
Efectividad) 
 Declaración responsable del generador 
RCD 
Este Plan de Gestión de RCD debe estar 
aprobado por la Secretaria Distrital de 
Contratista Plan de 
Gestión de 
RCD 
 
Oficio con el 
número de 
Radicado del 
PIN 
 
 
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Ambiente la cual al momento de su aprobaciónotorgará como comprobante un numero de 
radicado. 
En caso de no ser aprobado dicho Plan, el 
contratista tendrá un plazo de 8 días para 
presentar ante la autoridad ambiental 
competente las correspondientes correcciones. 
Dicho plazo puede ser prorrogable solo por 
petición escrita y debidamente justificada. 
 
Una vez aprobado el Plan de Gestión de RCD, 
el contratista deberá en la página web de la 
SDA el PIN de la obra el cual hace referencia 
al registro de la obra ante este Ente de 
Control. (http://www.ambientebogota.gov.co) 
 
*Estos procedimientos están establecidos por 
la SDA y por lo tanto es obligatorio su 
cumplimiento, de no ser así, no se podrá 
proceder a la ejecución de la obra*. 
DURANTE 
Actividad Responsable Registro 
El contratista deberá reportar en el aplicativo 
de la SDA, de manera mensual, los RCD 
generados y/o aprovechados durante el 
periodo de ejecución de la obra. 
Contratista Informe por 
escrito 
DESPUES 
Actividad Responsable Registro 
Al finalizar la obra, se deberá solicitar por 
escrito a la SDA el cierre del PIN en donde se 
reportara a esta Entidad que la ejecución de la 
obra ha culminado. 
 
Una vez solicitado el cierre del PIN, la SDA 
llevara a cabo una visita al sitio de ejecución 
de la obra con el objetivo de confirmar dicha 
información para así realizar el 
correspondiente cierre. 
 
*Solo cuando se hallan llevado a cabo estos 
Contratista 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
http://www.ambientebogota.gov.co/
 
 
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procedimientos, la Entidad podrá dar como 
terminada la obra*. 
 
La información requerida en el “durante y 
después” de la ejecución de la obra, deberá 
estar evidenciada en el reporte final que el 
contratista presentará a la Superintendencia 
de Sociedades, Adicional a esto se deberán 
anexar los correspondientes certificados de la 
disposición final de los RCD generados. 
 
 
 
Reporte Final 
(Cumplido) 
 
Para mayor información se puede consultar el siguiente link en donde se 
encuentra toda la información requerida para la gestión de los RCD: 
http://ambientebogota.gov.co/es/web/escombros/documentos 
 
4.1.1.2 Para las actividades que generen un volumen igual o menor a 6 M3 de 
RCD deberán presentar al iniciar la obra su Plan de gestión de RCD (el cual no 
requiere estar aprobado por la SDA pero si estar disponible al momento de que 
este organismo de control lo solicite). Al finalizar la obra, el contratista deberá 
presentar los respectivos certificados de disposición final de los RCD, emitidos por 
una organización autorizada por la SDA. 
 
4.1.1.3 Para las actividades contratadas que generen residuos peligrosos deberán 
presentar al iniciar la obra su Plan de gestión de RESPEL (el cual no requiere 
estar aprobado por la SDA pero si estar disponible al momento de que este 
organismo de control lo solicite). Al finalizar la obra, el contratista deberá presentar 
los respectivos certificados de disposición final emitidos por una organización 
autorizada por la SDA. 
 
Adicional a esto deberá cumplir con todas las obligaciones que cómo generador le 
apliquen, determinadas por la normatividad vigente en cuando a gestión de 
residuos peligrosos. 
 
4.1.1.4 Para el servicio prestado por Compensar dentro de las instalaciones de la 
Entidad, el servicio de Restaurante, y para el contratista del servicio de aseo y 
cafetería se deben solicitar de manera anual, los certificados de disposición final 
de sus residuos peligrosos, especiales y RAEE según aplique ya que la Entidad es 
responsable de que sus contratistas cumplan con la normatividad legal vigente. 
 
http://ambientebogota.gov.co/es/web/escombros/documentos
 
 
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El cumplimiento de estos procedimientos disminuye el potencial de amenaza y 
trae consigo beneficios, tales como: 
 Prevención de multas o sanciones 
 Disminución en la contaminación del suelo 
 Mayor eficiencia en el control operacional 
 Fortalecimiento del SGA 
 Cumplimiento de la normatividad 
 
 
4.1.2 Control sobre la evidencia de los certificados de revisión técnico-
mecánica de gases de los vehículos pertenecientes a la Entidad. 
 
Implementar sistemas de control para mantener disponible y de fácil acceso toda 
la información referente a la revisión técnico-mecánica de gases de los vehículos 
pertenecientes a la Entidad en la sede de Bogotá: 
 
Recopilación de los certificados de revisión técnico-mecánica de gases en una 
carpeta electrónica a fin de tener de una manera disponible y de fácil acceso la 
evidencia de que se ha llevado a cabo este proceso para todos los automóviles de 
la Entidad de manera anual, una vez pasados los primeros 6 años de uso desde la 
fecha de su matrícula; y para las motocicletas, a partir de los 2 años. 
 
Beneficios: 
 Prevención de multas o sanciones 
 Disminución en la contaminación atmosférica 
 Mayor eficiencia en el control operacional 
 Se garantiza el correcto funcionamiento de los vehículos de la Entidad 
 Fortalecimiento del SGA 
 
 
4.1.3 Garantizar que el personal cuente con los elementos de protección 
personal adecuados para atender las Emergencias Ambientales en todas las 
sedes de la Entidad. 
 
Solicitar asesoría de la ARL Positiva Compañía de Seguros para complementar y 
fortalecer las acciones diseñadas en la atención de las posibles situaciones de 
emergencia ambiental en la Entidad especificadas en el numeral 4.3 del presente 
programa. 
 
 
 
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Contar con la asesoría de la ARL para el diseño de los procedimientos de atención 
ante emergencias representa una variedad de beneficios como: 
 Cumplimiento de la normatividad para la Gestión Integral 
 Atención oportuna a emergencias 
 Fortalecimiento del Sistema de gestión Integral 
 
4.1.4 Control sobre la frecuencia de solicitud del servicio de recolección de 
residuos especiales de poda. 
 
Llevar a cabo el seguimiento sobre los residuos especiales de poda generados en 
la Sede de Bogotá, mediante la recopilación de los certificados de aforamiento 
emitidos por el funcionario de la empresa de aseo en donde se indique la fecha del 
aforo, el volumen y el costo de su gestión, esto con el objetivo de mantener control 
sobre la frecuencia de recolección de estos residuos y los costos facturados, dicho 
certificado se debe anexar a la carpeta de “PGIRS” en la sección “Residuos de 
poda”. (Únicamente para la sede de Bogotá) 
 
Es importante llevar a cabo este procedimiento ya que esto le permite a la Entidad: 
 
 Prevenir la emergencia ambiental de generación de plagas y vectores por 
acumulación de residuos de poda 
 Controlar los costos asociados evitando pérdidas monetarias por desfases 
injustificados en el cobro del servicio. 
 
4.1.5 Disponibilidad y fácil acceso a la documentación soporte de los 
trámites legales ambientales presentados por los contratistas, solicitados en 
el contrato. 
 
El sistema supervisor de contratos deberá mantener copia en digital de la 
documentación suministrada por los contratistas en cuanto a trámites legales 
ambientales requeridos por la normatividad legal vigente para la ejecución de su 
proyecto, de modo que esta información esté disponible y de fácil acceso al 
momento de ser solicitada por un organismo de control. 
 
Este procedimiento representará para la Entidad beneficios como: 
 
 Fortalecimiento del control de la información 
 Disminuye el riesgo de recibir sanciones, multas o No conformidades por 
perdida de la documentaciónSUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
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 Fortalecimiento del SGA 
 Mayor accesibilidad a la información 
 
4.1.6 Cumplimiento de la normatividad ambiental legal vigente referente a 
emisiones atmosféricas, vertimientos y gestión de residuos generados en la 
Entidad. 
 
Implementar las medidas de gestión necesarias (actividades o trámites legales 
ambientales), determinadas por los organismos de control, que garanticen el 
cumplimiento de la normatividad legal vigente referente a emisiones atmosféricas, 
generación de residuos y vertimientos de aguas residuales. 
 
4.1.6.1 Para la generación de residuos la Entidad ha diseñado dos programas de 
gestión denominados PGIRS (Programa de Gestión de Residuos Sólidos) para la 
separación en la fuente de residuos no peligrosos, y RESPEL (Programa de 
Gestión de Residuos Peligrosos) para el almacenamiento y disposición final 
adecuada de los residuos peligrosos. (Aplica para todas las sedes) 
 
4.1.6.2 Dando cumplimiento al Numeral 4.1.2 (Control sobre la evidencia de los 
certificados de revisión técnico-mecánica de gases de los vehículos 
pertenecientes a la Entidad) del presente documento. (Únicamente para la sede 
de Bogotá) 
 
4.1.6.3 Se deben contratar los servicios de una empresa autorizada por el IDEAM 
para que lleve a cabo la caracterización de aguas residuales de la 
Superintendencia de Sociedades con el objetivo de que indique si la Entidad 
requiere de un registro de vertimientos. 
 
De ser así, para dar cumplimiento a la normatividad vigente en cuanto al control y 
manejo de los vertimientos realizados a la red de alcantarillado público en el 
Distrito Capital será necesario llevar a cabo la instalación de trampas de grasa 
conectadas al sistema de desagüe de los vertimientos de aguas residuales no 
domesticas ARnD, y solicitar el registro de vertimientos ante la SDA. (Únicamente 
para la sede de Bogotá). 
 
Para solicitar el Registro de vertimientos es necesario ingresar al sitio web de la 
Secretaria Distrital de Ambiente SDA: 
http://ambientebogota.gov.co/es/web/sda/guia-de-tramites 
 
http://ambientebogota.gov.co/es/web/sda/guia-de-tramites
 
 
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El personal responsable de la solicitud del registro de vertimientos debe estar 
registrado como usuario en la página de la SDA y contar con la siguiente 
información: 
 Origen del vertimiento 
 Nombre del Receptor 
 Establecimientos ubicados bajo el mismo NIT 
 Fecha de inicio de actividades 
 UPZ 
 Cedula catastral 
 Origen del vertimiento 
 Área del predio 
 Código CIIU 
 Número de empleados 
 Horario de Funcionamiento 
 Tipo de vacaciones 
 Número de turnos diarios 
 Abastecimiento de agua 
 Agua residual domestica 
 Agua residual no Domestica 
 Origen, tipo, frecuencia y tiempo de duración de la descarga 
 Tipo de la descarga 
 Tratamientos existentes para el control de efluentes 
 Anexos 
 
A tener en cuenta: 
 
 Primero, debe registrarse en la página web de la Secretaria Distrital de 
Ambiente (http://www.ambientebogota.gov.co/). El sistema le pedirá crear 
una cuenta (usuario y clave), para poder ingresar a la solicitud de Registro 
de Vertimientos 
 cualquier aclaración, modificación o aviso del trámite por parte de la SDA, 
será notificado en esta cuenta 
 A la cuenta creada, le llegará la notificación del número de solicitud de 
Registro de Vertimientos asignado 
 El tiempo de respuesta es de 30 días hábiles 
 La solicitud de Registro de Vertimientos no tiene costo 
 El trámite se realiza una sola vez 
 
 
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 Cuando un Usuario cuente con varias sedes que generan vertimiento de 
aguas residuales no domésticas deberá registrar la totalidad de los mismos 
por separado 
 Cuando en un predio se generen más de un vertimiento de aguas 
residuales no domésticas, se realizará un solo registro donde se enuncien 
todos los vertimientos 
 El trámite de Solicitud de Registro de Vertimientos solo se recibirá en línea 
www.secretariadeambiente.gov.co, ya no es posible radicar en ninguna 
ventanilla de la SDA. 
 
El cumplimiento de la normatividad referente a emisiones atmosféricas, gestión 
de residuos y vertimientos trae consigo beneficios como: 
 
 Prevención de multas o sanciones 
 Disminución en la contaminación atmosférica, hídrica y del suelo 
 Mayor eficiencia en el control operacional 
 Cumplimiento de la normatividad 
 Fortalecimiento del SGA 
 Aporte a la disminución de la huella de carbono de la Entidad 
 
4.1.7 Cumplimiento de los lineamientos establecidos por los Organismos de 
Control en cuanto a cualquier actividad que la Entidad realice y pueda alterar 
o modificar el ecosistema. 
 
Solicitar apoyo y acompañamiento de los organismos de control con el objetivo de 
llevar a cabo una adecuada gestión ambiental. 
 
Para la intervención de los individuos arbóreos presentes dentro de las 
instalaciones de la Entidad es necesaria: 
 
 Solicitar la visita técnica de un profesional del área, delegado por la SDA 
 Evaluación de los árboles tanto aislados como de inventarios forestales con 
el fin de dar una viabilidad técnica 
 la Subdirección Jurídica expedirá la respectiva resolución para hacer 
tratamientos silviculturales (talas, podas y traslados) de árboles 
 Se debe demostrar la propiedad del predio, enviando a la SDA una copia 
del certificado de tradición y libertad del inmueble donde se encuentra(n) 
el(los) árbol(es) 
(Únicamente para la sede de Bogotá). 
 
 
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Cumplir con estos lineamientos le garantizará a la Entidad beneficios como: 
 
 Protección del ecosistema 
 Disminución de riesgo de colapso de la infraestructura 
 Evitar multas o sanciones por llevar a cabo el proceso de intervención de 
los individuos arbóreos de manera inadecuada 
 
4.1.8 MAPA DE RIESGOS CON POTENCIAL DE AMENAZA 
 
En el siguiente mapa de calor, se representan gráficamente los riesgos 
identificados, los cuales fueron evaluados en la matriz de riesgos ambientales. 
En este mapa se ubican según su grado de criticidad a fin de que la Entidad 
determine simbólicamente su nivel de importancia al momento de materializarse y 
así llevar a cabo la gestión adecuada. 
 
 
 
 
 
 
 
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4.2 GESTIÓN DE OPORTUNIDADES 
 
A continuación se presentan estrategias que pueden generar un fortalecimiento en 
el SGA de la Entidad. El no cumplimiento de estas estrategias no traen consigo 
sanciones, multas, no conformidades ni perdida de la certificación ISO 14001:2004 
del SGA, por lo tanto su adopción y ejecución es voluntaria. 
 
4.2.1 Optimización de recursos 
 
La Entidad cuenta con un programa para el uso y consumo inteligente de los 
recursos e insumos en el cual hace énfasis en la optimización del uso de la 
energía eléctrica y el consumo de agua, con el objetivo de potencializar estas 
estrategias se propone: 
 
4.2.1.1 Cambio del sistema de iluminación actual de todas las sedes de la 
Entidad por iluminación LED. 
 
El cambio de tecnología en el sistema de iluminación representará beneficios 
como: 
 Disminución de consumo energético 
 Reducciónde costos 
 Disminución en la huella de carbono 
 Mejora de la imagen corporativa 
 Su vida útil superior a la de una bombilla convencional 
 Menor carga contaminante en su composición. 
 Cumplimiento de la normatividad Decreto 895 de 2008 “por el cual se 
modifica y adiciona el Decreto 2331 de 2007 sobre uso racional y 
eficiente de energía eléctrica” 
 
 
 
4.2.1.2 Instalación de Equipos Sanitarios Eco eficientes en todas las sedes 
de la Entidad. 
 
El aprovechamiento de equipos tecnológicos ecoeficientes trae consigo ventajas 
como: 
 
 Optimización del recurso hídrico 
 Disminución de costos 
 
 
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 Protección del medio ambiente 
 Cumplimiento de la normatividad Decreto 3102 de 19977 “Por el cual 
se reglamenta el artículo 15 de la Ley 373 de 1997 en relación con la 
instalación de equipos, sistemas e implementos de bajo consumo de 
agua” o de cualquiera que lo derogue. 
 
4.2.2 Generación de altos volúmenes de papel provenientes de las 
propuestas de contratistas presentadas en cada licitación. 
 
Adicionar al pliego de condiciones como requisito a todas las personas naturales y 
jurídicas interesadas en licitar con la entidad, que presente sus propuestas con un 
tipo de letra que no supere un tamaño de 12 para textos diferentes a los títulos, e 
imprima por ambas caras de la hoja. 
 
La implementación de esta estrategia traería consigo beneficios como: 
 
 Reducción en el agotamiento de los recursos naturales 
 Optimización de recursos 
 Diminución en la generación de residuos 
 Contribución al cumplimiento de los objetivos de la Directiva presidencial 04 
de 2012 
 
4.2.3 Contaminación por el uso de plaguicidas. 
 
Influir en el contratista del servicio de fumigación, sobre el uso de plaguicidas de 
origen biológico los cuales están elaborados con extractos de origen natural o el 
uso de otro tipo de plaguicidas amigables con el ambiente los cuales estén dentro 
del alcance del Acuerdo Marco. 
(Aplica para todas las sedes). 
 
El uso de plaguicidas de origen orgánico representa una gran variedad de 
beneficios como: 
 Reducción en la contaminación atmosférica, hídrica y del suelo. 
 Mejora la imagen corporativa. 
 Protección del medio ambiente 
 Implementación de buenas prácticas con el ambiente. 
 
 
 
 
 
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4.2.4 Contaminación por uso de insumos de aseo altamente tóxicos 
 
Solicitar al contratista del servicio de aseo y cafetería el uso de insumos amigables 
con el ambiente los cuales se puedan reconocer por eco etiquetas presentes en su 
empaque o embalaje y estén dentro del alcance del Acuerdo Marco. 
(Únicamente para la sede de Bogotá). 
 
El uso de insumos amígales con el ambiente por parte del contratista de aseo y 
cafetería, representa beneficios para la Entidad como lo son: 
 
 Reducción en la contaminación hídrica. 
 Mejora la imagen corporativa. 
 Protección del medio ambiente. 
 Implementación de buenas prácticas con el ambiente. 
 
 
4.2.5 Fortalecimiento del SGA 
 
4.2.5.1 Uso de GTC para el fortalecimiento del SGA 
 
Aprovechar las herramientas y guías técnicas GTC emitidas por el ICONTEC para 
reforzar los distintos procedimientos pertenecientes al SGA. 
(Aplica para todas las sedes). 
 
 GTC 24 Gestión Ambiental, Residuos sólidos: guía para la separación en la 
fuente 
 GTC 93 Guía para la ejecución de la revisión ambiental inicial (RAI) y del 
análisis de diferencias (GAP Analysis), como parte de la implementación y 
mejora del sistema de gestión ambiental 
 GTC 104 Gestión del riesgo ambiental principios y procesos 
 
 
Algunos de los beneficios de tomar como base estas guías para los procesos del 
SGA son: 
 
 Fortalecimiento de los procesos de gestión ambiental 
 Minimización de impactos ambientales 
 Promueve la mejora continua del SGA 
 Mejora de la imagen corporativa 
 
 
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 Disminución de riesgos con potencial de amenaza ambiental 
 Aporte monetario al erario público a partir de la gestión de residuos 
reciclables 
 
4.2.5.2 Certificación de diferentes Normas Técnicas Colombianas NTC 
 
Diseñar los procesos necesarios que permitan el fortalecimiento del SGA, 
tomando como base una o más NTC emitidas por el ICONTEC. 
(Aplica para todas las sedes) 
 
 NTC ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental 
 NTC ISO 14004:2016 Sistemas de administración ambiental. Directrices 
generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo. 
 NTC ISO 14031:2013 Evaluación del desempeño ambiental 
 
 
Algunos beneficios para la Entidad al momento de certificarse en las diferentes 
NTC existentes son: 
 
 Fortalecimiento de los procesos de gestión ambiental 
 Minimización de impactos ambientales 
 Mejora de la imagen corporativa a nivel nacional e internacional 
 Reducción en los costos de operación 
 Sistematización de los procesos operativos 
 Minimización del riesgo de adquisición de multas o sanciones por fallos en 
los controles operacionales 
 
4.2.6 Separación eficiente en la fuente 
 
Solicitar acompañamiento de la empresa gestora de residuos aprovechables en 
pro de optimizar el proceso de separación en la fuente. 
(Únicamente para la sede de Bogotá) 
 
Al obtener mayor eficiencia en la separación en la fuente se lograrán obtener 
beneficios como: 
 
 Reducción en el volumen de residuos generados 
 Optimización de recursos 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 18 de 40 
 
 18 
 Aporte monetario al erario público a partir de la gestión de residuos 
reciclables 
 Mitigación de la contaminación 
 Disminución de agotamiento de los recursos 
 
4.2.7 Reconocimiento de los logros obtenidos por la Sistema de Gestión 
Ambiental. 
 
Exponer las acciones ambientales positivas de la Entidad con el fin de dar a 
conocer a los organismos de control el compromiso que se tiene con el ambiente 
para que este sea destacado y resaltado por los entes pertinentes como referencia 
para otras organizaciones. 
(Aplica para todas las sedes) 
 
Al obtener reconocimiento por los logros obtenidos por el Sistema de Gestión 
Ambiental, la Entidad obtendrá los siguientes beneficios: 
 
 Mejora de la imagen corporativa a nivel nacional e internacional 
 Convertirse en punto de referencia en el área de gestión ambiental para 
otras entidades 
 Mayor posibilidad de alianzas ambientales estratégicas con otras 
organizaciones 
 Obtención de reconocimientos por parte de los organismos de control por la 
gestión ambiental implementada 
 
4.2.8 Creación y fortalecimiento de alianzas con distintas fundaciones. 
 
Establecer vínculos o relaciones con distintas fundaciones que por su actividad 
puedan hacer uso o aprovechamiento de los recursos de la Entidad disponibles a 
donación y así prolongar su vida útil. 
(Aplica para todas las sedes). 
 
Al crear y fortalecer dichas alianzas, la Entidad se verá beneficiada de distintas 
formas representadas en: 
 
 Disminución de la presión sobre la vida útil del relleno sanitario 
 Minimización del agotamiento de recursos naturales 
 Contribución al desarrollo social de organizaciones sin ánimo de lucro 
 Optimización del uso de recursos 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓNDEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 19 de 40 
 
 19 
 Mejora de la imagen corporativa 
 Contribución a la Responsabilidad Social de la Entidad 
 Generación de alianzas estratégicas 
 
 
4.2.9 MAPA DE OPORTUNIDADES AMBIENTALES 
 
En el siguiente mapa de calor, se representan gráficamente las oportunidades 
identificadas, las cuales fueron evaluadas en la matriz de oportunidades 
ambientales. 
En este mapa se ubican según su el potencial que tienen de fortalecer el SGA, el 
cual esta se representa gráficamente en una escala de colores. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 20 de 40 
 
 20 
4.3 GESTIÓN DEL RIESGO CON POTENCIAL DE EMERGENCIA AMBIENTAL 
 
Para determinar los riesgos con potencial de emergencia es necesario evaluarlos 
mediante el formato Análisis de Riesgos y Emergencias ambientales. A continuación 
se presentan los riesgos identificados y los procedimientos necesarios para su 
atención en el “antes, durante y después” de presentarse la emergencia. 
 
 
4.3.1 Generación de residuos por incendio 
 
ANTES 
Actividad Responsable Registro 
A. Mantener el inventario de los equipos, 
muebles, insumos de trabajo y demás 
elementos presentes en la Sede. 
 
A. Coordinador 
Grupo 
Administrativo y 
personal 
administrativo 
de las 
Intendencias 
 
A. Inventario 
por Sede 
DURANTE 
Actividad Responsable Registro 
*No se pueden llevar a cabo acciones 
para mitigar el impacto ambiental, hasta 
que no se controle totalmente dicho 
suceso, ya que prima la integridad del 
personal* 
 
N/A N/A 
DESPUES 
Actividad Responsable Registro 
 
B. Evaluar los impactos presentados al 
medio ambiente. 
 
 
 
 
 
C. Realizar la separación de los residuos 
generados por el incendio en donde se 
 
B. Coordinador 
del Grupo 
Administrativo, 
Líder de 
Gestión 
Ambiental. 
 
C. Contratista 
de servicio de 
 
B. Matriz de 
evaluación de 
aspectos e 
impactos 
ambientales. 
 
 
C. Certificado 
de disposición 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 21 de 40 
 
 21 
clasificaran entre peligrosos y no 
peligrosos, para ser almacenados en los 
sitios designados y así llevar a cabo de 
manera adecuada su disposición final. 
 
 
D. En caso de presentarse generación de 
escombros en baja magnitud, se deberán 
recoger en lonas las cuales no podrán 
superar la siguiente capacidad: 10 medias 
lonas por cada 1M3 y depositarlas en la 
zona de almacenamiento de escombros 
preestablecida. 
 
E. Llamar a la empresa de aseo 
correspondiente con el fin de solicitar el 
servicio de aforo, la cual deberá ser inferior 
a 21 M3. 
 
 
F. En los casos donde la generación de 
escombros supere este límite, la Sede 
deberá contratar el servicio desde el sector 
privado 
 
G. Se procede hacer la investigación de las 
causas de la emergencia y la elaboración 
del informe. 
 
 
 
 
 
 
H. Tomar las acciones correctivas 
necesarias 
aseo y 
cafetería y 
personal de 
mantenimiento. 
 
 
D. Personal de 
mantenimiento, 
Personal 
contratista de 
servicio de 
aseo y 
cafetería 
 
E. Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
Líder par 
Ambiental 
 
F. N/A 
 
 
 
 
G. Coordinador 
Grupo 
Administrativo y 
Líder de 
Gestión 
Ambiental; 
Líder par 
Ambiental 
 
H. N/A 
final (para 
peligrosos), 
comprobante 
de aforo (para 
escombros). 
 
D. N/A. 
 
 
 
 
 
 
 
E. Registro de 
llamada. 
 
 
 
 
F. N/A 
 
 
 
 
G. Acta 
 
 
 
 
 
 
 
 
H. N/A 
 
PRECAUCIONES 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 22 de 40 
 
 22 
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza, 
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de 
contaminar el medio ambiente. 
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y 
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol, 
mascarilla y gafas. 
 
 
 
4.3.2 Generación de emisiones atmosféricas por incendio 
 
 
ANTES 
Actividad Responsable Registro 
A. Mantener a la mano las fichas técnicas y las 
hojas de seguridad de las sustancias 
almacenadas con potencial inflamable. 
 
 
 
 
B. Ubicar las sustancias lejos de tomas de 
corriente y en lugares con ventilación a fin de 
reducir el riesgo de incendio 
A. Encargado 
del Almacén y 
coordinadora 
de aseo y 
cafetería 
contrato. 
 
B. Encargado 
del Almacén y 
coordinadora 
de aseo y 
cafetería 
contrato 
A. Fichas 
técnicas y las 
hojas de 
seguridad de 
las 
sustancias. 
 
B. N/A 
 
DURANTE 
Actividad Responsable Registro 
*No se pueden llevar a cabo acciones para 
mitigar el impacto ambiental, hasta que no 
se controle totalmente dicho suceso, ya 
que prima la integridad del personal* 
 N/A N/A 
DESPUES 
Actividad Responsable Registro 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 23 de 40 
 
 23 
C. Evaluar los impactos presentados al medio 
ambiente. 
 
 
 
 
 
D. Se procede hacer la investigación de las 
causas de la emergencia y la elaboración del 
informe. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
E. Tomar las acciones correctivas necesarias 
 
C. Coordinador 
del Grupo 
Administrativo, 
Líder de 
Gestión 
Ambiental. 
 
D. Coordinador 
del Grupo 
Administrativo, 
Líder de 
Gestión 
Ambiental y 
Líder del 
Sistema de 
Gestión de 
Seguridad y 
Salud en el 
Trabajo 
(SGSST) 
 
E. Según 
corresponda 
C. Matriz de 
evaluación de 
aspectos e 
impactos 
ambientales. 
 
 
D. Acta 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
E. N/A 
 
 
 
 
 
 
 
 
4.3.3 fuga de gas natural 
 
ANTES 
Actividad Responsable Registro 
A. Inspecciones ambientales que permitan 
verificar las condiciones del entorno de los 
ductos de gas natural ubicados en las 
instalaciones del Restaurante, y registrar las 
anomalías evidenciadas. (No deben existir 
elementos pesados que afecten de algún 
A. Líder de 
Gestión 
Ambiental y 
personal de 
mantenimiento 
 
A. Formato 
inspecciones 
ambientales. 
 
 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 24 de 40 
 
 24 
modo los ductos, ni fuentes de calor cerca a 
estos diferentes a estufas y hornos) 
 
B. Solicitud de visita por parte de la empresa 
prestadora del servicio de gas natural a fin de 
verificar las condiciones de la infraestructura 
identificadas en las inspecciones. 
 
C. Mantenimiento de la tubería de gas si así lo 
determina el funcionario de la empresa de gas 
que llevo a cabo la visita. 
 
 
 
 
B. 
Administrador 
del Restaurante 
 
 
C. Contratista 
empresa Gas 
Natural 
 
 
 
 
B. Número de 
Radicado de 
solicitud del 
servicio. 
 
C. Informe de 
la empresa 
prestadora del 
servicio de 
gas natural. 
 
DURANTE 
Actividad Responsable Registro 
D. Notifique al coordinador del Grupo 
Administrativo, sobre el escape de gas para 
que éste proceda a solicitar la ayuda de la 
empresa de gas natural y del cuerpo de 
bomberos. (Anexo línea telefónica de 
contactos para atención a la emergencia). 
 
E. Cerrar el ducto de gas natural a fin de dar 
control parcial a la emergencia. 
D. Funcionarios 
de la Entidad, 
personal del 
restaurante. 
 
 
 
E. Brigadista, 
Personal de 
mantenimiento. 
D. N/A 
 
 
 
 
 
 
E. N/A 
 
 
DESPUES 
Actividad Responsable Registro 
F. Evaluar los impactos presentados al medio 
ambiente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
G. Se procede hacer la investigación de las 
causas de la emergencia y la elaboración del 
F. Coordinador 
Grupo 
Administrativo,Líder de 
Gestión 
Ambiental y 
Administrador 
del 
Restaurante. 
 
G. Coordinador 
del Grupo 
F. Matriz de 
evaluación de 
aspectos e 
impactos 
ambientales. 
 
 
 
 
 
G. Acta 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 25 de 40 
 
 25 
informe. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
H. Tomar las acciones correctivas necesarias. 
 
Administrativo, 
Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
Líder del 
SGSST y 
Administrador 
del 
Restaurante. 
 
H. Según 
corresponda 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
H. N/A 
 
 
PRECAUCIONES 
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza, 
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de 
contaminar el medio ambiente. 
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y 
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol, 
mascarilla y gafas. 
 
 
 
4.3.4 Suspensión del servicio de recolección de residuos no peligrosos 
 
ANTES 
Actividad Responsable Registro 
A. Identificación de zonas alternativas aptas 
para el almacenamiento de residuos no 
peligrosos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A. Coordinador 
Grupo 
Administrativo, 
Líder de 
Gestión 
Ambiental sede 
Bogotá, Líder 
par ambiental 
de las 
Intendencias 
Regionales y 
administrador 
A. N/A 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 26 de 40 
 
 26 
 
 
B. Ejecución de jornadas de sensibilización vía 
Intranet sobre el tema “separación en la 
fuente” para reducir el volumen de residuos no 
peligrosos generados. 
del edificio. 
 
B. Líder de 
Gestión 
Ambiental 
 
 
 
B. Banner 
intranet. 
 
DURANTE 
Actividad Responsable Registro 
C. Cuando se presente una emergencia por 
acumulación de residuos sólidos no 
peligrosos, el personal responsable deberá 
realizar el traslado de los residuos no 
peligrosos a otra zona debidamente 
identificada, a fin de reducir la concentración 
en la emisión de olores ofensivos. 
 
D. Realizar labores de aseo, de manera 
periódica a dichas zonas, a fin de reducir el 
riesgo de emisión de olores ofensivos. 
 
E. Mantenerse en contacto con la empresa de 
aseo correspondiente para informar la 
emergencia y estar al tanto del 
restablecimiento del sistema de operación. 
 
C. Personal de 
Aseo y 
Cafetería y 
Personal de 
Mantenimiento. 
 
 
 
D. Personal de 
Aseo y 
Cafetería. 
 
 E. Líder de 
Gestión 
Ambiental y 
Líder par 
Ambiental. 
 
C. Evidencia 
fotográfica 
actualizando 
el formato de 
GINF-F-027-
inspecciones 
ambientales 
 
D. N/A 
 
 
 
E. Registro de 
llamada 
 
DESPUES 
Actividad Responsable Registro 
F. Evaluar los impactos presentados al medio 
ambiente. 
 
 
 
 
 
G. Intensificar las jornadas de sensibilización 
de manera más personalizada, a fin de 
mejorar los resultados de eficiencia en cuanto 
F. Coordinador 
Grupo 
Administrativo y 
Líder de 
Gestión 
Ambiental. 
 
G. Líder de 
Gestión 
Ambiental y 
F. Matriz de 
evaluación de 
aspectos e 
impactos 
ambientales. 
 
 
G. Registro de 
Asistencia. 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 27 de 40 
 
 27 
a la separación en la fuente con el objetivo de 
reducir la cantidad de residuos no peligrosos 
generados. 
 
H. Realizar actividades de aseo en la zona en 
donde se trasladaron los residuos una vez 
sean retirados por el servicio de aseo. 
Líder par 
Ambiental. 
 
 
H. Personal 
contratista de 
aseo y cafetería 
 
 
 
 
H. N/A 
 
 
PRECAUCIONES 
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza, 
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de 
contaminar el medio ambiente. 
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y 
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol, 
mascarilla y gafas. 
 
 
4.3.5 Derrame de sustancias químicas 
 
ANTES 
Actividad Responsable Registro 
A. Realizar inspecciones periódicas a la 
unidad de almacenamiento identificando las 
condiciones locativas, de rotulación, aseo y 
almacenamiento. 
 
 
B. Informar según sea el caso sobre las 
mejoras a realizar. 
 
 
 
 
C. Capacitación al personal responsable de 
su manejo, con el objetivo de indicarles las 
acciones a llevar a cabo en caso de un 
derrame. 
 
A. Líder de 
Gestión 
Ambiental y 
Líder del 
SGSST 
 
B. Líder de 
Gestión 
Ambiental y 
Líder del 
SGSST 
 
C. Líder de 
Gestión 
Ambiental y 
Líder del 
SGSST 
A. Formato 
inspecciones 
ambientales 
 
 
 
B. Correo 
electrónico al 
responsable de 
su 
almacenamiento 
 
C. asistencia 
 
DURANTE 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 28 de 40 
 
 28 
Actividad Responsable Registro 
D. Cuando exista un derrame la persona 
dará aviso al Líder de Gestión Ambiental y 
Líder de SGSST de la Entidad. 
 
E. Aislar y/o desactivar las posibles fuentes 
de ignición (calor, generación de electricidad 
estática y materiales incompatibles). 
 
 
 
 
F. Se procederá a la contención del derrame 
y al aislamiento del área afectada empleando 
el kit correspondiente para posteriormente 
disponer los residuos conforme su 
tratamiento. 
 
D. Funcionarios 
de la Entidad 
 
 
E. Personal de 
mantenimiento 
y/o personal de 
aseo y 
cafetería, Líder 
del SGSST. 
 
F. Brigadista , 
Líder 
Ambiental, 
Líder par 
Ambiental 
 
D. Correo 
 
 
 
E. N/A 
 
 
 
 
 
 
F. N/A 
 
 
DESPUES 
Actividad Responsable Registro 
G. Recoger los envases que contenían las 
sustancias químicas para almacenarlos 
temporalmente en la zona establecida 
(cuarto almacenamiento RESPEL) 
 
H. Evaluar los impactos presentados al 
medio ambiente. 
 
 
 
 
 
I. Se procede hacer la investigación de las 
causas de la emergencia y la elaboración del 
informe. 
 
 
 
 
 
G. Personal de 
mantenimiento 
y/o de aseo y 
cafetería 
 
H. Coordinador 
Grupo 
Administrativo y 
Líder de 
Gestión 
Ambiental 
 
I. Coordinador 
Grupo 
Administrativo y 
Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
Líder par 
Ambiental, 
G. N/A 
 
 
 
 
H. Matriz de 
evaluación de 
aspectos e 
impactos 
ambientales 
 
 
I. Acta 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 29 de 40 
 
 29 
 
 
 
J. Llevar a cabo las acciones correctivas 
necesarias. 
Líder del 
SGSST 
 
J. N/A 
 
 
 
 
J. N/A 
 
 
PRECAUCIONES 
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza, 
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de 
contaminar el medio ambiente. 
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y 
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol, 
mascarilla y gafas. 
 
 
 
 
 
4.3.6 Taponamiento de tubería de aguas negras 
 
ANTES 
Actividad Responsable Registro 
A. Inspecciones periódicas para verificar que 
no existan taponamientos en los sifones, y que 
las cajas de inspección se encuentren en buen 
estado en la sede de Bogotá. Para las 
Intendencias se requiere la inspección de 
baños y cocineta a fin de verificar el estado de 
las tuberías. 
 
 
B. Mantenimientos preventivos a las tuberías. 
 
A. Líder de 
Gestión 
Ambiental y/o 
personal de 
mantenimiento 
en la sede 
Bogotá, Líder 
par Ambiental. 
 
B. Contratista 
según 
corresponda. 
 
A. Formato 
inspecciones 
ambientales 
 
 
 
 
 
 
B. Factura de 
cobro 
 
DURANTE 
Actividad Responsable RegistroSUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 30 de 40 
 
 30 
C. Cuando exista una fuga de aguas negras se 
deberá dar aviso al Líder de Gestión Ambiental 
de la sede o Líder par Ambiental según 
corresponda. 
 
D. Identificar la tubería averiada y restringir el 
uso de los puntos de descarga y desagüe que 
conectan con dicha tubería a fin de reducir al 
máximo su generación. 
 
 
 
 
E. Salvaguardar los equipos y elementos de la 
Sede. (Alejar los equipos y elementos del 
punto donde se encuentra la fuga, o cubrirlos 
con material impermeable). 
 
F. Llevar a cabo actividades de aseo que 
permitan contener el derrame para que no se 
esparza. 
Señalizar la zona a fin de restringir el paso. 
 
G. Dar aviso a un contratista o a la empresa 
de acueducto correspondiente solicitando la 
atención a la emergencia. (anexo línea 
telefónica de contacto para dar atención a la 
emergencia) 
 
 
H. Corregir de manera permanente el daño 
 
C. Funcionario 
de la Entidad. 
 
 
 
D. Personal de 
mantenimiento, 
personal de 
aseo y 
cafetería, 
contratista de 
mantenimiento. 
 
E. Funcionarios 
de la Entidad 
 
 
 
F. Personal de 
Aseo y 
Cafetería 
 
 
G. Coordinador 
del Grupo 
Administrativo, 
Líder de 
Gestión 
Ambiental. 
 
H. Operario de 
la empresa de 
Acueducto o 
contratista 
según 
corresponda 
 
C. Correo 
 
 
 
 
D. N/A 
 
 
 
 
 
 
 
E. N/A 
 
 
 
 
F. N/A 
 
 
 
 
G. Registro de 
llamada 
 
 
 
 
 
H. Cumplido 
del servicio de 
mantenimiento 
 
DESPUES 
Actividad Responsable Registro 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 31 de 40 
 
 31 
I. Llevar a cabo actividades de aseo a fin de 
eliminar cualquier tipo de agente biológico que 
atente contra la salud y bienestar de los 
funcionarios. 
 
J. Evaluar los impactos presentados al medio 
ambiente. 
 
 
 
 
 
K. Se procede hacer la investigación de las 
causas de la emergencia y la elaboración del 
informe. 
 
 
 
 
 
 
 
L. Tomar las acciones correctivas necesarias 
I. Personal de 
Aseo y 
Cafetería 
 
 
J. Coordinador 
Grupo 
Administrativo y 
Líder de 
Gestión 
Ambiental. 
 
K. Coordinador 
Grupo 
Administrativo y 
Líder de 
Gestión 
Ambiental; 
Líder par 
ambiental, 
Administrador 
del edificio. 
L. Según 
corresponda 
I. N/A 
 
 
 
 
J. Matriz de 
evaluación de 
aspectos e 
impactos 
ambientales 
 
 
K. Acta 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
L. N/A 
 
PRECAUCIONES 
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza, 
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de 
contaminar el medio ambiente. 
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y 
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol, 
mascarilla y gafas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 32 de 40 
 
 32 
4.3.7 Rompimiento de tubería de agua potable 
 
ANTES 
Actividad Responsable Registro 
A. Verificar que se cuenta con los 
implementos necesarios para la captación 
de agua por rompimiento de tubería 
(Escobas, traperos, baldes etc.). 
 
 
 
 
 
 
 
B. Identificar los puntos de control de fuga 
de agua potable (registros). 
 
 
 
 
 
 
 
 
C. Mantenimientos preventivos. 
 
A. Coordinador 
Grupo 
Administrativo 
y Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
Líder par 
Ambiental, 
encargado de 
almacén. 
 
B. Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
Líder par 
Ambiental, 
personal de 
mantenimiento 
y/o aseo en la 
Sede. 
 
C. Coordinador 
del Grupo 
Administrativo. 
 
A. Inventario 
de cada sede 
de la Entidad 
 
 
 
 
 
 
 
 
B. N/A 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
C. Cumplido 
de Servicio de 
Mantenimiento, 
 
DURANTE 
Actividad Responsable Registro 
D. Interrumpir el fluido eléctrico del área 
afectada a fin de evitar un corto circuito. 
 
E. Cerrar los registros de agua 
correspondientes para evitar el derrame de 
agua potable en exceso. 
 
 
 
D. Brigadistas 
 
 
E. Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
Líder par 
Ambiental, 
Personal de 
D. N/A 
 
 
E. N/A 
 
 
 
 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 33 de 40 
 
 33 
 
 
 
 
F. Captar la mayor cantidad de agua 
posible a fin de evitar el desperdicio. 
 
 
 
G. Salvaguardar los equipos y elementos 
de la sede. (Alejar los equipos y elementos 
del punto donde se encuentra la fuga, o 
cubrirlos con material impermeable). 
mantenimiento, 
Administrador 
del Edificio. 
 
F. Personal de 
mantenimiento 
y/o de aseo y 
cafetería 
 
G. 
Funcionarios 
de la Entidad 
 
 
 
 
 
F. N/A 
 
 
 
G. N/A 
 
DESPUES 
Actividad Responsable Registro 
H. Solicitar servicio de mantenimiento 
según la naturaleza de la tubería averiada; 
si es una tubería principal se debe 
comunicar con la empresa de acueducto y 
alcantarillado respectiva para dar solución 
definitiva a la emergencia. (Anexo línea 
telefónica de contacto para atención de la 
emergencia). 
Si el daño se encuentra dentro del alcance 
del personal de mantenimiento, solicitarles 
su reparación. 
 
 I. Evaluar los impactos presentados al 
medio ambiente. 
 
 
 
 
 
J. Se procede hacer la investigación de las 
causas de la emergencia y la elaboración 
del informe. 
 
 
 
H. Coordinador 
Grupo 
Administrativo 
y Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
Líder par 
Ambiental 
 
 
 
 
I. Coordinador 
del Grupo 
Administrativo, 
Líder de 
Gestión 
Ambiental 
 
J. Coordinador 
Grupo 
Administrativo 
y Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
H. Cumplido 
del servicio de 
mantenimiento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
I. Matriz de 
evaluación de 
aspectos e 
impactos 
ambientales 
 
 
J. Acta 
 
 
 
 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 34 de 40 
 
 34 
 
 
 
 
 
K. Tomar las medidas correspondientes 
para evitar que se repita el suceso. 
Líder par 
Ambiental, 
Administrador 
del edificio 
 
K. Según 
corresponda 
 
 
 
 
 
K. N/A 
 
PRECAUCIONES 
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza, 
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de 
contaminar el medio ambiente. 
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y 
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol, 
mascarilla y gafas. 
 
 
4.3.8 Fuga de gas refrigerante del sistema de aire acondicionado 
 
ANTES 
Actividad Responsable Registro 
A. Inventario e identificación de la locación 
de los equipos de aire acondicionados con 
los que cuenta la Sede. 
 
 
 
 
B. Solicitud de servicio de mantenimiento 
preventivo del sistema de aire 
acondicionado. 
 
C. Mantenimiento del sistema de aire 
acondicionado 
 
 
D. Capacitaciones por parte del contratista 
a los funcionarios de la Entidad o al 
personal de mantenimiento sobre cómo 
A. Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
personal 
administrativo 
de la Sede 
 
B. Coordinador 
del Grupo 
Administrativo 
 
C. Contratista 
 
 
 
D. Contratista 
 
A. Formato 
inventario de 
sustancias 
refrigerantes 
 
 
 
B. Correo 
electrónico 
 
 
C. Cumplido 
del servicio de 
mantenimiento 
 
D. Acta de 
asistencia 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 35 de 40 
 
 35 
identificar una fuga de gas refrigerante. 
DURANTE 
Actividad Responsable Registro 
E. Informar al Líder de GestiónAmbiental o 
Líder par Ambiental sobre la emergencia. 
 
F. Señalizar el área en donde se presentó 
el evento a fin de restringir el paso 
 
 
 
 
G. Contactar al contratista a fin de solicitar 
su colaboración para dar solución al 
evento. 
 
 
 
 
 
 
H. Controlar de manera definitiva la 
emergencia. 
E. Funcionarios 
de la Entidad 
 
F. Personal de 
mantenimiento 
y/o personal de 
aseo y 
Cafetería 
 
G. Coordinador 
Grupo 
Administrativo y 
Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
Líder par 
Ambiental 
 
H. Contratista 
E. Correo 
electrónico 
 
F. N/A 
 
 
 
 
 
G. Vía 
telefónica/ 
Correo 
electrónico 
 
 
 
 
 
H. Factura de 
cobro 
DESPUES 
Actividad Responsable Registro 
I. Evaluar los impactos presentados al 
medio ambiente. 
 
 
 
 
 
J. Determinar las causas de la emergencia. 
 
 
 
 
 
 
 
I. Coordinador 
del Grupo 
Administrativo, 
Líder de 
Gestión 
Ambiental. 
 
J. Coordinador 
Grupo 
Administrativo y 
Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
Líder par 
Ambiental 
I. Matriz de 
evaluación de 
aspectos e 
impactos 
ambientales 
 
 
J. Acta 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 36 de 40 
 
 36 
 
K. Tomar las acciones correctivas 
 
K. Según 
corresponda 
 
K. N/A 
 
PRECAUCIONES 
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza, 
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de 
contaminar el medio ambiente. 
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y 
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol, 
mascarilla y gafas. 
 
 
4.3.9 Generación de vectores y plagas por acumulación de residuos especiales 
(poda) 
 
ANTES 
Actividad Responsable Registro 
A. Identificación de zonas alternativas aptas 
para el almacenamiento de residuos 
especiales (poda). 
 
 
 
 
 
 
 
 
B. Llevar a cabo el seguimiento y control 
sobre la solicitud de aforo y recolección de 
los residuos. 
 
A. Coordinador 
del Grupo 
Administrativo, 
Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
Personal de 
Mantenimiento, 
de aseo y 
cafetería 
 
B. Líder de 
Gestión 
Ambiental 
 
A. N/A 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
B. 
Desprendible 
comprobante 
de la visita 
para el aforo. 
DURANTE 
Actividad Responsable Registro 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 37 de 40 
 
 37 
C. Se debe realizar actividades que 
permitan ahuyentar momentáneamente las 
plagas y vectores como lo es la generación 
de humo controlado, para que el personal 
responsable pueda llevar a cabo el traslado 
de los residuos de poda a otra zona 
debidamente identificada, en pro de evitar el 
aumento de la población de vectores y 
plagas. 
 
D. Señalización de la zona en donde se 
identificaron los vectores y las plagas, a fin 
de restringir el paso de personas. 
 
E. Llamar a la Empresa de aseo 
correspondiente para reportar la urgencia 
del servicio de recolección de los residuos 
de poda (Anexo línea telefónica del contacto 
para atención de la emergencia). 
 
E.2 (Solo en el caso de que se presente una 
gran cantidad de plagas y vectores, y que la 
emergencia aun no sea atendida por la 
empresa de aseo, se debe solicitar al 
supervisor del contrato de Aseo y Cafetería 
el servicio de fumigación, de las zonas en 
donde estas se localizan). 
C. Personal de 
mantenimiento 
y de Aseo y 
Cafetería. 
 
 
 
 
 
 
D. Personal de 
Mantenimiento 
 
 
E. Líder de 
Gestión 
Ambiental 
 
 
 
E.2 Líder de 
Gestión 
Ambiental, 
Coordinador 
del Grupo 
Administrativo. 
 
C. N/A 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
D. N/A. 
 
 
 
E. Registro de 
llamada 
 
 
 
 
E.2 Correo 
electrónico 
 
DESPUES 
Actividad Responsable Registro 
F. Solicitar al supervisor del contrato de 
Aseo y Cafetería el servicio de fumigación, 
de las zonas en donde se localizan los 
vectores y plagas. 
 
 
 
G. Actualización formato GINF-F-022 
Control de Fumigación. 
 
 
F. Coordinador 
del Grupo 
Administrativo, 
Líder de 
Gestión 
Ambiental. 
 
G. Líder de 
Gestión 
Ambiental. 
 
F. Correo 
Electrónico de 
solicitud. 
 
 
 
 
G. Formato 
control de 
Fumigación 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 38 de 40 
 
 38 
H. Evaluar los impactos presentados al 
medio ambiente. 
 
 
 
H. Coordinador 
del Grupo 
Administrativo, 
Líder de 
Gestión 
Ambiental. 
 
H. Matriz de 
evaluación de 
aspectos e 
impactos 
ambientales 
 
PRECAUCIONES 
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza, 
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de 
contaminar el medio ambiente. 
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y 
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol, 
mascarilla y gafas. 
 
 
 
 
 
 
 
Línea telefónica empresa de Aseo 
Regional Telefono Empresa 
Barranquilla 3614116 Triple A SA 
ESP 
Bogotá 110 Aguas de 
Bogotá 
Bucaramanga 6460666 EMAB 
Cali 01 8000 95 00 96 EMAS Cali 
Cartagena 01 8000 95 00 96 Aseo 
Urbano de 
la Costa 
Manizales 110 ó 8814060 EMAS 
Manizales 
Medellín 444 5636 EMVARIAS 
Grupo 
EPM 
 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 39 de 40 
 
 39 
 
Línea telefónica empresa de Acueducto 
Regional Telefono Empresa 
Barranquilla 3614116 Triple A 
SA ESP 
Bogotá 116 Acueducto 
de Bogotá 
Bucaramanga 6322000 AMB 
Cali 177 EMCALI 
Cartagena 116 Aguas de 
Cartagena 
Manizales 116 Aguas de 
Manizales 
Medellín 4444115 EPM 
 
Línea Telefónica empresa de gas natural 
para atención de emergencias 
Bogotá 164 
 
 
 
 
5. ACTUALIZACIÓN 
 
La actualización del Programa de Gestión del Riesgo Ambiental debe ser realizada 
inmediatamente después de la actualización de la matriz de aspectos e impactos 
ambientales, siempre y cuando se presenten nuevos aspectos ambientales 
significativos u otros escenarios que así lo ameriten, adicional a esto se debe tener en 
cuenta aquellos aspectos significativos producto de las actividades u obras llevadas a 
cabo por los contratistas en el transcurso del año a fin de identificar nuevos riesgos 
con potencial de oportunidad o amenaza ambiental para la Entidad. 
 
Por otra parte, se debe tener en cuenta la actualización de la Matriz de Análisis de 
Riesgos y Emergencias Ambientales, en caso de que se identifiquen nuevas 
situaciones con potencial de emergencia se deben agregar al documento junto a los 
respectivos procesos para su atención. 
 
Este documento contiene una gran variedad de actividades las cuales se encuentran 
establecidos siguiendo los lineamientos emitidos por organismos de control o por la 
 
 
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 
Código: 
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 40 de 40 
 
 40 
normatividad legal vigente, cuando estas actividades sean modificadas por el Ente 
pertinente, se deberá realizar inmediatamente la modificación del documento. Esta 
actualización estará a cargo tanto del Coordinador del Grupo Administrativo como del 
Líder Ambiental. 
 
6. DIVULGACIÓN 
 
Una vez aprobada la actualización del Programa de Gestión del Riesgo Ambiental, 
éste debe ser comunicado a través de correo electrónico a los líderes pares 
ambientales de las Intendencias Regionales y por la Intranet. 
 
7. ANEXOS Y REGISTROS 
 
GC-F-013 Matriz de Impactos Ambientales 
GINF-F-031 Análisis de Riesgos Emergencias Ambientales 2016 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8. CONTROL DECAMBIOS 
 
 
Elaboro : Profesional Grupo 
Administrativo 
Reviso: Coordinador 
Administrativo 
Aprobó: Coordinador 
Grupo de Arquitectura 
Empresarial y SGI 
Fecha : Fecha : Fecha: 
 
Versión Vigencia 
Desde 
Vigencia 
Hasta 
Identificación de los 
cambios 
Responsable