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Miguel Villamizar

1/3/2024

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1 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo
pymes

IMPLEMENTACIÓN Y USO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN
EMPRESAS DE TIPO PYMES

Andrés Felipe Castellanos Gómez
Alejandro de Jesús García
Daniel Gómez Gómez

Catalina Ramírez Aristizábal PhD
Asesora

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PEREIRA
2020

2 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo
pymes

Contenido
1. Área Problemática ....................................................................................................................... 9
1.1. Antecedentes ............................................................................................................ 9
1.2. Planteamiento del Problema .................................................................................. 12
1.3. Formulación de la pregunta ................................................................................... 14
1.4. Objetivos ................................................................................................................ 14
1.4.1. Objetivo General ....................................................................................................... 14
1.4.2. Objetivos Específicos ................................................................................................ 14
1.5. Justificación ........................................................................................................... 15
1.6. Delimitación ........................................................................................................... 17
2. Marco Referencial ..................................................................................................................... 18
2.1. Marco Teórico ........................................................................................................ 19
2.1.1. Función Contable ................................................................................................... 19
2.1.1.1. Plan Único de Cuentas. ......................................................................................... 21
2.1.1.2. NIIF ....................................................................................................................... 26
2.1.1.3. Clasificación de Empresas por Tamaño ................................................................ 28
2.1.1.4. Impuesto al Valor Agregado ................................................................................. 29
2.1.2. Tecnología de la Información ................................................................................ 30
2.1.2.1. Sistemas de Información ....................................................................................... 30
2.1.2.2. Tipos de Sistemas de Información ........................................................................ 32
2.1.2.3. Definición de Outsourcing .................................................................................... 36
2.1.2.4. Concepto de Software As a Service (SAAS) ........................................................ 37
2.1.3. Sistema de Información Contable .......................................................................... 38
2.1.3.1. Implementación de Software Contable ................................................................. 39
2.1.3.2. Aspectos Funcionales de Selección de un Sistema de Información Contable ...... 41
2.1.4. Factores de Éxito para la Implementación y Uso de Sistemas de Información
Contable ............................................................................................................................ 42
2.2. Marco contextual ................................................................................................... 44
2.2.1. Función Contable ................................................................................................... 44
2.2.1.1. Sistemas de Información Contable en Colombia .................................................. 44
3 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo
pymes

2.2.1.2. Informalidad de las pymes en Colombia ............................................................... 45
2.2.1.3. Indicadores de Aportes Tributarios de las pymes en Colombia ............................ 47
2.2.1.4. Participación de las pymes en el PIB .................................................................... 49
2.2.2. Tecnologías de la Información .............................................................................. 50
2.2.2.1. Empresas Proveedoras de Software ...................................................................... 50
2.2.2.2. Implementación de Software ................................................................................. 53
2.3. Marco Legal ........................................................................................................... 54
2.3.1. Régimen Tributario en Colombia .............................................................................. 55
2.3.2 Obligaciones Tributarias de las pymes ...................................................................... 56
2.3.3. Retención de IVA, Beneficios/Incentivos ................................................................. 58
2.3.4. Consecuencias por Evasión y Manipulación de Información Financiera .................. 59
2.3.5. Sanciones y Procesos Penales ................................................................................... 60
3. Diseño Metodológico ................................................................................................................ 61
3.1. Tipo y Método de Investigación ............................................................................ 61
3.2. Tipo de Información y Técnica de Recolección de Datos ..................................... 63
3.3. Instrumento de Recolección de la Información ..................................................... 63
3.4. Recolección de Datos ............................................................................................. 64
4. Análisis de los Resultados ......................................................................................................... 65
4.1. Descripción de los Casos ....................................................................................... 65
4.2. Análisis de los resultados según las categorías teóricas ........................................ 68
4.2.1. Sistemas de Información Contable ............................................................................ 68
4.2.2. Componente Organizacional ..................................................................................... 70
4.2.3. Agentes Externos ....................................................................................................... 71
4.2.4. Recursos Humanos .................................................................................................... 72
4.2.5. Compromiso y Participación de la Dirección ............................................................ 75
4.2.6. Efectividad del Sistema de Información ................................................................... 76
4.3. Estrategias Propuestas para la Exitosa Implementación y Uso de Sistemas de
Información Contable ....................................................................................................... 77
4.3.1. Perfil y Funciones de los Involucrados ..................................................................... 78
4.3.2. Características del Software ...................................................................................... 79
4.3.3. Características de la Tecnología ................................................................................80
4 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo
pymes

5. Conclusiones ............................................................................................................................. 82
Referencias ........................................................................................................................................ 85
Anexos............................................................................................................................................... 96
 Anexo 1 .................................................................................................................. 96
 Anexo 2. Instrumento de recolección de datos ...................................................... 97
 Anexo 3. Formato Consentimiento. ....................................................................... 99

5 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo
pymes

Tablas
Tabla 1. Presupuesto ............................................................................................................ 17
Tabla 2. Plan de cuentas, ejemplo de clase, grupo, cuenta, subcuenta. ............................... 22
Tabla 3. Naturaleza Activos, clase 1. .................................................................................. 23
Tabla 4. Naturaleza Pasivos, clase 2. ................................................................................... 23
Tabla 5. Naturaleza Patrimonio, clase 3. ............................................................................. 24
Tabla 6. Naturaleza Ingresos, clase 4. ................................................................................. 24
Tabla 7. Naturaleza Egresos, clase 5. .................................................................................. 25
Tabla 8. Naturaleza costos de ventas, clase 6. ..................................................................... 25
Tabla 9. Naturaleza costos de producción, clase 7. ............................................................. 25
Tabla 10. Bases y tipos. ....................................................................................................... 34
Tabla 11. Medidas de informalidad a nivel empresarial. .................................................... 46
Tabla 12. Listado de pymes que más facturan en el país. ................................................... 47
Tabla 13. Clasificación de las pymes en 2016. .................................................................... 49

6 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo
pymes

Figuras
Figura 1. SAAS - IDC. ........................................................................................................ 38
Figura 2. Empresas más importantes de software. .............................................................. 51

7 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo
pymes

Resumen
En el siguiente trabajo de investigación se indaga sobre la implementación de sistemas de
información contable en empresas tipo pymes. Para lo anterior se entrevistaron ocho
integrantes del área administrativa de cuatro empresas de diferentes sectores. Como
resultado de dichas entrevistas se pudieron determinar algunos factores de éxito, fracaso y
aspectos a tener en cuenta para facilitar el proceso de transición de los medios manuales a
los sistematizados. Tomando en cuenta toda la información brindada por los entrevistados
se pudo hacer un listado de las estrategias propuestas para la exitosa implementación de
sistemas de información contable. Como conclusión general de este trabajo de
investigación se determinó que los sistemas de información fungen una tarea muy
importante en las organizaciones y para ello se debe contar con un personal altamente
capacitado para el manejo e implementación de dichos sistemas de información contable.
Palabras Clave: Sistemas de información contable, pymes, tecnología de la información,
contabilidad.
Abstract
The following research work investigates the implementation of accounting information
systems in SME-type companies. For the above, eight members of the administrative area
of four companies from different sectors were interviewed. As a result of these interviews,
it was possible to determine some factors of success, failure and aspects to take into
account to facilitate the process of transition from manual to systematized media. Taking
into account all the information provided by the interviewees, it was possible to make a list
of the proposed strategies for the successful implementation of accounting information
systems. As a general conclusion of this research work, it was determined that information
systems play a very important task in organizations and for this it must have a highly
trained staff for the management and implementation of such accounting information
systems.
Keywords: Accounting information systems, SMEs, information technology, accounting.
8 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo
pymes

Introducción
La siguiente investigación se centra en los puntos clave que se encontraron en algunas
empresas en cuanto a la implementación del sistema de información contable, puesto que
en la actualidad se puede notar una gran influencia a las tecnologías, concretamente en los
nuevos mecanismos que generen datos relevantes a las compañías con el fin de apoyar a los
directivos al logro de objetivos. Para ello, se aborda desde una visión global a lo específico
a los sistemas de información contable, los cuales es posible decir que se han adherido al
ADN de la empresa.
Se describe desde la literatura algunas prácticas contables que de igual manera se
siguen utilizando en la contabilidad sistematizada y manual, como por ejemplo el plan de
cuentas. Se evidencia la influencia de la contabilidad en el ámbito legal de las empresas, los
diferentes tipos de sistemas de información que se encuentran en el mercado, además de
una visión general en la tercerización del sistema de información contable a través de
empresas prestadoras del servicio. Adicionalmente, se denotan los aspectos funcionales que
traen consigo estos sistemas para una buena ejecución en la empresa, clarificando los
factores de éxito para la implementación y el uso del sistema de información contable.
Por último, se contrasta de la literatura académica con la realidad de las empresas,
llevando a cabo entrevistas con diferentes cargos directivos y operativos que se relacionan
con la implementación y uso del sistema de información contable. Con lo anterior, se
brindan algunas estrategias o puntos clave que deben tener presente los empresarios al
momento de incurrir en la adquisición de estas tecnologías; esto con el fin de generar un
camino sano por medio de una estrategia dividida en tres grandes factores, los cuales son
imprescindibles en este proceso de tecnificación y actualización de empresas que innovan
en su actividad en la ejecución del sistema de información contable.

9 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo
pymes

1. Área Problemática

1.1.Antecedentes

Gutiérrez (2012) propone un esquema para la sistematización de la información contable,
adecuado a las necesidades del laboratorio farmacéutico FABRIFARMA S.A., ya que, la
empresa no había establecido un orden en los procedimientos de las diferentes áreas,
provocando deficiencias en la gestión administrativa, todo esto debido al desconocimiento
de las herramientas tecnológicas que facilitan el manejo de la información. Su objetivo es
conducir a la empresaa la competitividad del mercado a partir de la toma de decisiones
basadas en el sistema de información contable. Se realizó un diagnóstico del estado del área
contable de la empresa y todos sus procesos internos, se elaboró un manual de
procedimientos y políticas para el manejo del nuevo sistema computarizado contable. Con
el (SIC) planteado a lo largo del antecedente de investigación se pueden tener
estandarizados todos los métodos y procedimientos con el objetivo de reportar, catalogar y
resumir de manera certera todo lo respectivo a la operación económica de la compañía y así
lograr una trazabilidad clara de todas las actividades financieras resumidas en forma útil
para las personas que toman las decisiones y definen las normas en búsqueda de convertir
la empresa en un proyecto atractivo para los inversionistas.
Alviz y Montenegro (2011) señalan la falta de un Sistema de Información Contable
en la empresa Frutas Libardo Salinas Tabares, que le permita llevar un control óptimo de
las operaciones comerciales y contables, que además satisfaga la necesidad de información
indispensable para la adecuada toma de decisiones y así obtener mayor eficiencia y
provecho de los recursos. El objetivo de este antecedente de investigación es diseñar e
implementar un Sistema de Información Contable para la comercializadora de frutas
Libardo Salinas Tabares en La Unión Valle; el presente antecedente, se enmarca dentro del
tipo de estudio descriptivo, para analizar el estado actual de la empresa, desde su
componente estratégico orientado hacia la identificación y análisis de la información
involucrando la investigación de tipo documental y de campo. Los resultados de esta
10 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

investigación radican desde la estructuración de la parte financiera de la empresa hasta la
implementación de un sistema de información adaptado a las necesidades de la misma, en
este también se encuentran algunas recomendaciones que se le hace a la empresa para el
buen funcionamiento de esta base de datos.
Montoya (2015) establece el diseño de un sistema contable para la empresa
COSMOS Servicenter AutoLavado, la cual viene presentando un déficit en el desarrollo en
cuanto a aspectos administrativos, debido al poco conocimiento del propietario en materia
tecnológica y contable. Su objetivo es brindarle a la empresa herramientas para llevar un
control de las operaciones realizadas de forma sistematizada. Para llevar a cabo esta
investigación, se realizó una entrevista al propietario y a algunos colaboradores, para
conocer la situación contable y administrativa actual de la empresa y se generaron algunos
interrogantes cómo: ¿se lleva un sistema contable?, ¿existe una persona encargada del área
de contabilidad?, ¿qué controles utilizan para esta área? entre otras preguntas a fines, con el
fin de proponer un diseño creado especialmente para esta empresa, el cual facilite los
procesos contables y el tratamiento de la información. Como resultado se evidencia que las
pequeñas empresas presentan mejores resultados después de la implementación de un
sistema contable, diseñado especialmente para cubrir requerimientos específicos, ya que,
facilitan el manejo de las finanzas y mejora los procesos internos de la misma.
Ortiz, Andrade y Figueroa (2007) plantean en su tesis de grado el diseño de un
sistema contable para la fundación sin ánimo de lucro Fundación Alianza Social Educativa
A.S.E. así mismo señalan que debido a la alta demanda de los cursos que la organización
Alianza social dicta y las regulaciones por las normas gubernamentales, la llevaron a
estructurar y ejecutar los procesos contables y administrativos necesarios para dar respuesta
efectiva y oportuna tanto a los entes externos como a los miembros directores de la
fundación. Frente a este escenario se pretende diseñar e implementar el sistema contable
para la fundación, en el primer semestre de 2007, el cual aporte un orden para los registros
internos y el manejo de la administración al igual que transparencia en sus procesos. Se
realizó una observación del funcionamiento de la fundación desde su creación, pasando por
11 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

los procesos esenciales de sus actividades y los medios utilizados para el desarrollo de su
objeto social. Esta observación tuvo un carácter cuantitativo, por lo cual permitió conocer
los montos de costos, gastos e ingresos obtenidos y de tipo cualitativo ya que especifico
mediante qué operaciones logran obtener los recursos. Como resultados de esta
investigación se obtuvo la estructuración del plan de cuentas basado en la actividad
económica de la fundación, así como algunas recomendaciones que se le hace a la misma
para el buen funcionamiento y tabulación de la información.
Flores y Guzmán (2018) en su trabajo de tesis plantean que la falta de un sistema
contable genera desconocimiento acerca de la disponibilidad de efectivo con que cuenta la
empresa, además no es posible hacer proyecciones a futuro debido a que no se elaboran
estados financieros, provocando deficiencia en la toma de decisiones. El objetivo de este
antecedente es determinar el efecto de la implementación de un sistema de información
contable en los resultados financieros de la empresa batidos Tutti Frutti para 1er semestre
de 2017. Las técnicas que se aplicaron para la recolección de datos es la entrevista dirigida
al gerente propietario de batidos Tutti Frutti, así como la observación de las transacciones
que se realizan y la revisión de los archivos que guardan como soporte las transacciones.
Dadas las condiciones que anteceden el estudio planteado se determinó la ganancia de una
manera muy diferente a la que la obtenía el propietario ya que la administración solo hacia
cuentas de los ingresos diarios y no le disminuían los gastos, algo que cambia cuando se
implementa el sistema contable entre otras ventajas que se reflejan en el documento.
Calvopiña (2010) plantea que la importancia de los sistemas de información
contable radica en la utilidad que tienen éstos, tanto para la toma de decisiones de los
socios de las empresas como para aquellos usuarios externos, como entes gubernamentales,
e inversionistas. El objetivo de este antecedente es implementar un sistema contable
computarizado en la Fábrica Alfarera ubicada en el Valle de Tumbaco Ecuador, en el
período de enero del 2008, con el propósito de mejorar el proceso contable y obtener
información veraz y oportuna que sirva de instrumento para la administración. La
investigación se realizó a todo el personal que labora en la empresa la cual se dedica a la
12 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

comercialización de productos para la construcción, durante el desarrollo de dicha
investigación se utilizaron técnicas como: la entrevista, encuesta y la observación directa.
Los resultados obtenidos a través de la aplicación de los instrumentos de
investigación, han permitido determinar que la hipótesis planteada es verdadera, ya que la
información proporcionada por parte de la población entrevistada y encuestada confirma
que con la aplicación de un Sistema Contable Computarizado permitió a la empresa
mejorar el desarrollo y control en las funciones económicas que tiene “Fábrica Alfarera” y
también sirvió como herramienta para los Directivos de la misma para que puedan tomar
decisiones.

1.2.Planteamiento del Problema

Los sistemas de información contable son importantes para la toma de decisiones
gerenciales, debido a que son de apoyo al registrar los movimientos financieros e
información de relevancia de la empresa, los cuales ayudan a mostrar la situación en tiemporeal de la misma facilitando su gestión en el ámbito legal y tributario, así como lo menciona
Mora (2017):
La dirección de los negocios se basa en la información relevante para la
toma de decisiones, todas las compañías deben tener un esquema de datos que
permita la evaluación de su estado actual, las operaciones que al día se encuentran
realizando y de estos movimientos verificar el comportamiento de la empresa para
su análisis financiero, administrativo y en el caso de Colombia el tema tributario.
Es claro que la implementación de estos sistemas de información resulta compleja y
conlleva un aumento de trabajo. Esto incurre en la digitalización de toda la información que
se tiene de la empresa tales como: financiera, clientes, proveedores, productos, costos, entre
otros. La claridad de esta información en el software se refleja en los resultados e informes
13 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

que se quieren obtener del mismo, agilizando la búsqueda de información en caso de que
sea requerida en un futuro.
Uno de los problemas a los que se enfrenta las pequeñas empresas al implementar
un sistema de información contable, son la falta de formación en el ámbito financiero lo
cual se le atribuye a la informalidad de sus gerentes, llevando todos los procesos
administrativos de una manera empírica. Es importante que esta implementación cuente con
un personal adecuado y con las aptitudes necesarias para llevar a cabo esta tarea en la
organización, sin embargo, para una pyme no es una opción tener más del personal que
demanda su actividad ya que esto afectaría de manera directa sus utilidades.
Entre otros problemas que generan el mal Ingreso de la información al sistema de
información, se encuentra el no saber diferenciar los tipos de gastos en la organización, es
decir, se debe saber que gastos van directamente relacionados con la actividad económica
de la empresa y cuáles no. Esto quiere decir, que no se le deben cargar gastos personales a
la empresa, ya que esto afectaría la utilidad de la misma y podría conllevar problemas
legales por elusión de información e impuestos.
El estado colombiano cuenta con una entidad que garantiza la seguridad fiscal y la
protección del orden público, mediante la administración y control al debido cumplimiento
de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y
gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades
públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en
condiciones de equidad, transparencia y legalidad. (Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN, 2019).
Con lo anterior, se evidencia que el estado colombiano tiene regulado el tema
tributario sin importar el tamaño de la empresa, ya que todas deben declarar impuestos
dependiendo del total de ingresos mensuales. La DIAN, como ente regulador hace visitas
temporales a las diferentes empresas registradas en cámara de comercio, pidiendo informes
donde conste el total de ingresos. En este momento es donde radica la importancia de tener
un software contable y de comercio, el cual permita a la organización proporcionar de
14 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

manera transparente y ágil estos informes, evitando de esta forma, sanciones del estado
colombiano por falta de claridad y veracidad en informes mensuales.
Algunas de las consecuencias que traen el mal ingreso de la información y uso
erróneo del plan de cuentas, es que los informes contables que se requieran por la gerencia
no serán completamente confiables ya que dicha información estará sesgada, lo anterior
implica empezar una reestructuración en el plan de cuentas, ya que los datos históricos son
de gran relevancia para la empresa y su toma de decisiones. El mal ingreso de información
al software contable puede conllevar sanciones legales y multas millonarias dependiendo de
la gravedad del caso, además de suspensiones de la actividad de la empresa durante el
período que estipule la DIAN.

1.3.Formulación de la pregunta

¿Cuáles son las estrategias para una exitosa implementación y uso de un sistema de
información contable en empresas pymes?
1.4.Objetivos

1.4.1. Objetivo General

● Proponer un conjunto de estrategias para una exitosa implementación de un sistema
de información contable en empresas tipo pymes.

1.4.2. Objetivos Específicos

● Examinar las principales dificultades que tienen las pymes en la implementación y
uso de los sistemas de información contable.
● Identificar los factores más importantes para una exitosa implementación y uso del
sistema de información contable dentro de la literatura académica.
15 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

● Analizar la influencia en los resultados organizacionales de la implementación y uso
de los sistemas de información contable.

1.5.Justificación

Los beneficios de los sistemas de información contable para las empresas son
innumerables, sin embargo, muchas empresas presentan cierta reticencia por estas
herramientas, ya que sienten que su información puede estar expuesta a terceros; además de
gastar una gran parte de sus ingresos pagando profesionales para manejar dichos sistemas.
Por tanto, prefieren llevar toda su información en libros y formatos físicos, lo cual es válido
siempre en cuando la empresa no tienda al crecimiento y/o expansión de su actividad, pues
bien, tanto sus factores internos como externos crecen en igual dimensión complicando el
control de la información llevándola de manera física.
En Colombia las empresas de todos los tamaños están reguladas por entidades del
estado, cuyo objetivo principal es regular el recaudo oportuno de impuestos, con el fin de
tener una buena administración departamental. Estos impuestos dependen en gran parte de
la cantidad de ingresos percibidos de la operación de la empresa, por lo tanto, es primordial
tener toda la información pertinente y clara que requieren estas entidades para no tener
problemas legales, ya que el no cumplimiento de las obligaciones conlleva a multas muy
costosas. En ese momento, se encuentra la importancia de los sistemas de información para
que, tanto el ápice estratégico de la organización como los agentes externos del gobierno,
puedan sustentar con los datos históricos, algún tipo de incongruencia entre los números.
La DIAN entidad gubernamental técnica y especializada de carácter nacional, es la
principal fuente de recaudo de impuestos, Sintura (2019) afirma que:
“[…] desde la posesión del nuevo Gobierno, en agosto de 2018, la Administración
Tributaria venía impulsando la idea de incorporar en el Código Penal nuevos delitos que
antes eran meras infracciones tributarias. El propósito no fue otro que asegurar
16 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

mecanismos que permitieran contrarrestar la evasión fiscal, sin detenerse siquiera a
considerar que lo ortodoxo era buscar mecanismos de eficiencia del recaudo en las
oficinas de la DIAN. De hecho, el Título IV de la nueva Ley 1943 de 2018 lleva por nombre
“Medidas para combatir la evasión y el abuso en materia tributaria” nomen juris con el
que se reconoce que la Administración de Impuestos demanda el mazo penal para superar
su ineficiencia”.
La importancia de esta investigación radica en identificar los factores de éxito que
les faciliten a las pymes hacer un excelente proceso de implementación de software
contable, lo cual ayude a su gestión y permita tener el menor margen de error posible para
que estas puedan sacar provecho de la información suministradapor el software en la toma
de decisiones gerenciales. De igual forma, es utilizado como una herramienta que permita
cuantificar el total de los impuestos a pagar durante el periodo y que estos sean lo más
transparente posible para evitar sanciones del estado colombiano.
Lo novedoso de este trabajo de investigación radica en que no se encuentran autores
referentes al tema de brindar estrategias o factores exitosos en la Implementación de un
Sistema de Información Contable, en cuanto a las ciudades que se tomaron de muestra en la
investigación. Sin embargo, se han realizado trabajos acerca de formulación y diseño de los
Sistemas Contables partiendo de las necesidades de una empresa o negocio especifico,
estos documentos se encuentran a lo largo de los departamentos de Risaralda, Caldas y el
Norte del Valle del Cauca donde se encuentran las empresas relacionadas con este trabajo.
Con base en lo anterior, este documento ofrece al lector un apoyo basado en los
factores de éxito y fracaso que se evidencian en la realidad empresarial a propósito de dicha
sistematización, con el fin de que sea de fácil comprensión al momento de verse en la
necesidad de llevar una información más organizada y detallada.

17 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

1.6.Delimitación

La investigación tiene como muestra principal las pymes del Norte del Valle del Cauca,
Caldas y Risaralda, las cuales utilicen y estén en transformación evolutiva del área
contable, al igual que las empresas que ya tienen implementado un sistema de información
contable. Contrastando dicha información con empresas que a la fecha no cuenten con un
software para la tabulación de sus movimientos tanto en el área comercial como contable.
La recolección de la información de las empresas en el manejo contable, se toma un
lapso de seis meses, con el fin de analizar la mayor cantidad de pequeñas y medianas
empresas. Para llevar a cabo la investigación, en la Tabla 1 se estima un presupuesto donde
se adjuntan todos los gastos que tiene la realización del proyecto.
Concepto Valor
Transporte 120,000
Papelería 35,000
Espacios para entrevistados 60,000
Alimentación 150.000
Bases de información para
investigación
30.000

Total 395.000

Tabla 1. Presupuesto
El proyecto se limita a analizar el área contable de las empresas pymes,
específicamente en la implementación de un sistema de información contable, en los
factores de éxito que estos traen para la organización, así como los fracasos de las empresas
en su implementación, producto de una mala labor en los procedimientos contables.

18 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo pymes

2. Marco Referencial
Marco
Referencial
Marco Teórico
Función Contable
Plan unico de
cuentas
NIIF
Clasificación por
tamaño
Impuesto al Valor
Agregado (IVA)
Tecnología de la
Información
Sistemas de
informacón
Tipos de SI
Outsourcing
Concepto SAAS
Sistema de
Información
Contable
Implementación de
un Software
Contable
Aspectos
Funcionales
Factores de Éxito
Marco
Contextual
Función Contable
Sistemas Contables
en Colombia
Informalidad pymes
Indicadores aportes
tributarios
Participación pymes
en el PIB
Tecnología de la
Información
Empresas
Proveedoras de
Software
Implementación de
Sotware
Marco Legal
Régimen Tributario
en Colombia
Obligaciones
Tributarias de las
pymes
Retención IVA,
beneficios/incentivos
Evasión y
manipulación de info
Sanciones y
procesos penales
19 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

2.1.Marco Teórico

2.1.1. Función Contable

Muchas personas desean volver su idea de negocio rentable y auto sostenible, esto es un
reto fundamental que va de la mano de la información de la actividad económica que se
lleva a cabo de manera interna en la empresa. Cabe aclarar que todo tipo de negocio no
funciona únicamente bajo la gestión comercial, producción, reconocimiento de la marca,
entre otros procesos, sino que, así como esta lleva a cabo su ejercicio, debe hacer que su
información sea suministrada por medio de un sistema que permita registrar todos los
movimientos de tipo comercial y contable.
Se puede decir que el concepto de contabilidad es básicamente el corazón de la
organización y de gran importancia para la toma de decisiones financieras en la empresa,
para el buen funcionamiento de los procesos o procedimientos planeados anteriormente por
su ápice estratégico.
El decreto 2649 de 1993, expresa que se reglamenta la contabilidad general para
mejorar el orden empresarial y se expiden los principios o normas de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia. La Ley 1993 argumenta que:
“[...] La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar,
analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara,
completa y fidedigna.” (Artículo 1, Decreto 2649/93)
En adición, la Ley formula 9 objetivos básicos de la contabilidad para los cuales
debe apoyar la contabilidad tales como:
1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los
negocios.
20 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
9. Contribuir a la evaluación de beneficio o impacto social que la actividad
económica de un ente represente para la comunidad. (Artículo 3, Decreto
2649/93)
Como se puede observar, la contabilidad es uno de los procesos fundamentales que
se deben tener y por tanto desarrollar desde su inicio hasta el fin, es tan importante que fue
declarada ley para que fuera implementada por obligación en todas las empresas, cabe
aclarar que este deber implementado por el gobierno fue con intención de ayudar a las
empresas colombianas a ser más prósperas en un futuro, debido a los beneficios señalados
con anterioridad.
Múltiples definiciones y diversos autores definen la contabilidad desde una manera
diferente, sin embargo, todas son destinadas al mismo objetivo, agilizar, analizar y tener un
orden completo del estado financiero de la empresa. Tomando como referencia a Fierro
(2005), argumenta que “la contabilidad es un proceso de información acumulativo de la
empresa, cuyas funciones son: recolectar, identificar, medir, [...], evaluar e informar, y
hacer el seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma clara,
completa y fidedigna”.
Por otro lado, según Monagas (2005), “la contabilidad es, la ciencia social que se
encarga de narrar y además cuantificar las transacciones mercantiles que hacen los
hombres, para el análisis, interpretación y la posterior toma de decisiones económico-
financieras.”
Observando la anterior definición, podemos inferir que ambos puntos de vista en
relación con la constitución de Colombia, llevan a mismo objetivo o contexto, por tanto, el
21 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

mismo autor muestra cinco diferentes clasificaciones a las cuales se enfoca la contabilidad
tales como: Contabilidad Financiera, Contabilidad Fiscal, Contabilidad Gerencial,
Contabilidad Científica, ContabilidadAmbiental, cabe aclarar que en esta investigación se
profundizará en la contabilidad financiera ya que se quiere evidenciar la importancia de las
mismas en la construcción del software contable y de comercio.
La contabilidad financiera para Fierro (2005), es la más conocida y la más aplicable,
pues bien, sus principios y/o objetivos están relacionados con los objetivos básicos de la
contabilidad definidos anteriormente.
El concepto de contabilidad financiera hace referencia a la herramienta que las
empresas públicas o privadas y de todos los tamaños utilizan para darse cuenta del estado
financiero y económico de la organización.
“El concepto de contabilidad ha evolucionado a través del tiempo.
Tradicionalmente se le ha definido como “el lenguaje de los negocios” debido a que es una
actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información
económica que permite a los usuarios formar juicios y tomar decisiones. También se le ha
definido “historia de los negocios” porque registra en forma cronológica lo que
económicamente sucede en la empresa”. (Mendoza, C. Ortiz, O. 2016, p. 5)
Para la contabilidad es importante la trascendencia de la información y su veracidad,
puesto que toda esta información suministrada por las diferentes áreas de la empresa será
indispensable para generar informes de su situación económica, los cuales ayudarán a la
toma de decisiones y en aspectos tributarios.

2.1.1.1.Plan Único de Cuentas.

La contabilidad financiera dentro de su estructura cuenta con un plan único de cuentas el
cual permite registrar los diferentes movimientos contables dentro de un sistema de
información, que permite tabularlos día a día según el tipo de movimiento que sea. Este
busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por las
22 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

entidades, con el fin de permitir la presentación comprensible de la información y una
adecuada clasificación de los hechos económicos (Uribe, 2018).
El plan de cuentas está compuesto por un catálogo con códigos numéricos
denominados clases, grupos, cuentas y subcuentas, también consta con la descripción y la
naturaleza de las mismas, activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de ventas y
costos de producción, en el siguiente gráfico se muestran los niveles de dichos códigos y
sus asignaciones.
TIPO CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA DETALLE
ACTIVO 1 11 1105 110505 CAJA
PASIVO 2 21 2105 210510 PAGARES
PATRIMONIO 3 31 3105 310505 CAPITAL
AUTORIZADO
INGRESO 4 47 4705 470565 INGRESOS
OPERACIONALES
GASTOS 5 51 5135 513535 TELEFONOS
COSTO DE VENTAS 6 61 6145 614535 ALMACENAMIENTO
Y DEPOSITO
COSTO DE
PRODUCCION
7 71 7205 720506 MANO DE OBRA
DIRECTA

Tabla 2. Plan de cuentas, ejemplo de clase, grupo, cuenta, subcuenta.
Fuente: Elaboración propia.
En la Tabla 2 se ejemplifica la clasificación de algunos códigos contenidos en el
plan de cuentas y cómo se denominan según los dígitos que tenga la misma, es decir, en el
caso del activo, la clase es tipo 1 y hace referencia al primer dígito; el grupo, es el 11, es
decir los primeros dos dígitos, así sucesivamente con el siguiente, es decir, la cuenta que
corresponde a los 4 primeros dígitos y la subcuenta con los 6 primeros dígitos. El catálogo
23 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

de cuentas y su estructura serán de aplicación optativa y en la contabilidad podrán utilizarse
clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él, siempre y cuando
mejoren las características cualitativas de la información financiera (Uribe, 2018).
Para efectos de comprensión de la naturaleza de las clases y sus características se
precisan la definición de cada uno de ellos buscando interpretar de una manera gráfica su
clasificación. Hay dos tipos de activos: los corrientes, son todos los bienes adquiridos por la
empresa los cuales se esperan tengan duración menor a un año, ejemplo: mercancías,
derechos, títulos de bienes, entre otros. Los no corrientes, estos se clasifican como activos
fijos de la empresa es decir todos los bienes que la empresa tiene que adquirir para su
funcionamiento, ejemplo: local comercial, edificios, equipos de cómputo, maquinaria,
muebles, etc.
ACTIVOS (1)
DEBE HABER
Aquí inician y aumentan (+) Aquí disminuyen y se cancelan (-)

Tabla 3. Naturaleza Activos, clase 1.
Fuente: Elaboración propia.
Pasivos: Según Angulo (2016), el pasivo son las deudas y obligaciones de la
empresa con terceros, surgidas de sucesos pasados, para su pago en un futuro, que
incorpore beneficios económicos (p. 40) unos ejemplos de pasivos son: préstamos
bancarios, obligaciones con proveedores, títulos de propiedad, entre otros.
PASIVOS (2)
DEBE HABER
Aquí disminuyen y se cancelan (-) Aquí inician y aumentan (+)
Tabla 4. Naturaleza Pasivos, clase 2.
Fuente: Elaboración propia.
24 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

Patrimonio: Según Angulo (2016), son las deudas con los socios o accionistas de la
empresa y está constituido por el valor de los aportes sociales, realizados por los mismos
(p. 42) el patrimonio se determina con la ecuación, Activo = Pasivo + Patrimonio

PATRIMONIO (3)
DEBE HABER
Aquí disminuyen y se cancelan (-) Aquí inician y aumentan (+)

Tabla 5. Naturaleza Patrimonio, clase 3.
Fuente: Elaboración propia.
Ingresos: Según Angulo (2016), los ingresos son los valores causados
(reconocidos) por las ventas realizadas por la prestación de servicios o por otros conceptos
(p. 42) hay dos tipos de ingresos que se registran en la contabilidad, ingresos operacionales,
son aquellos ingresos producto de la actividad económica de la misma, ya sea por la venta
de bienes o prestación de servicios, ingresos no operacionales, son aquellos ingresos
diferentes a los obtenidos de la actividad económica de la empresa.
INGRESOS (4)
DEBE HABER
Aquí disminuyen y se cancelan (-) Aquí inician y aumentan (+)

Tabla 6. Naturaleza Ingresos, clase 4.
Fuente: Elaboración propia.
Egresos: Según Angulo (2016), los gastos son las erogaciones, egresos o consumos
por los servicios o por los elementos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.
25 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

(p. 44) algunos ejemplos de gastos son: fletes, servicios públicos, arrendamientos, entre
otros.
EGRESOS (5)
DEBE HABER
Aquí inician y aumentan (+) Aquí disminuyen y se cancelan (-)

Tabla 7. Naturaleza Egresos, clase 5.
Fuente: Elaboración propia.
Costos de ventas: Según Angulo (2016), son las erogaciones, egresos o consumos
asociados directamente con la producción de bienes y servicios de los cuales se generan
ingresos, el cual es recuperable y por esta razón se le llama costo (p. 45)
COSTOS DE VENTAS (6)
DEBE HABER
Aquí inician y aumentan (+) Aquí disminuyen y se cancelan (-)

Tabla 8. Naturaleza costos de ventas, clase 6.
Fuente: Elaboración propia.
Costos de producción: Son aquellos costos que son necesarios para producir un
bien o brindar un servicio, algunos ejemplos de estos son la nómina, arriendo de local,
fletes, entre otros.
COSTOS DE PRODUCCIÓN (7)
DEBE HABER
Aquí inician y aumentan (+) Aquí disminuyen y se cancelan (-)
Tabla 9. Naturaleza costos de producción, clase 7.
Fuente: Elaboración propia.
26 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

La contabilidad financiera en la pequeña y grande empresa es indispensable para el
desarrollo y buen almacenamiento de la información, para ello el plan único decuentas
consta con diferentes cuentas, subcuentas y cuentas auxiliares que permiten tabular esta
información de forma organizada según el tipo de empresa y la actividad económica que
desarrolle, este permite adaptarse a todo tipo de empresa y debe ser parametrizado por el
profesional encargado del área contable de la empresa.

2.1.1.2.NIIF

La idea de la constitución de unas Normas Internacionales de Información Financiera surge
en 1973 en Londres y posteriormente publicadas en 2001, donde se crea un comité
denominado Comité de Estándares Contables Internacionales (IASC por sus siglas en
inglés) lo cual, con base en Ortiz, H. (2006):
Se encargaría de recopilar estándares internacionales en uso en los diferentes
países del mundo. Inicialmente solo se pretendía tener unos estándares que sirvieran de
consulta acerca de la aplicación contable en el mundo. Posteriormente considerando que:
 La globalización era un hecho irreversible.
 Se incrementaban las negociones internacionales.
 Los inversionistas requerían de información homogénea.
 Se necesitaba darles mayor transparencia a los mercados de valores.
 Se requería incentivar los flujos de capitales y la inversión.
Basándose en las anteriores necesidades del mercado y fijándose en los constantes
cambios de los mercados globales emergentes el comité (IASC) decide crear un nuevo
comité con mayor independencia ya que el actual se había constituido solamente con el
objetivo de establecer unos estándares que sirvieran como consulta. Para lo cual, según
Ortiz, H. (2006) sus nuevos objetivos son “desarrollar un nuevo set de estándares contables
de calidad, transparencia y comparabilidad para el mercado mundial de capitales, promover
27 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

el uso y la aplicación escrita de los estándares por todo el mundo y por último aplicar el
concepto de los estándares de contabilidad a la información financiera.
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), según (Fierro y
Fierro, 2015), en un principio fueron creadas para las grandes empresas cotizantes y para el
mercado crediticio, además se han publicado las NIIF para pymes que van a permitir a los
entes económicos mayor transparencia en la información que presentan en los estados
financieros a los usuarios de un mundo globalizado.
Lo anterior debe ir acompañado con una buena formación de los profesionales
para la lectura de los informes generados por el servidor. Estos conocimientos también
ayudaran a proyectar el devenir del ente económico y a observar su capacidad para
generar nuevos flujos de efectivo, así como la viabilidad del negocio para saber si se sigue
o si es necesario una reestructuración, refinanciación o terminación del objetivo social.
(Fierro y Fierro, 2015).
Las NIIF proporcionan herramientas para hacer que la información financiera sea
cada vez más transparente y veraz, algo que importa mucho a nuevos inversores, se puede
inferir que es un gran paso para ampliar los horizontes de la empresa, en caso tal de que se
quiera expandir o llevar la idea de negocio a nuevos mercados más competitivos, esto con
la ayuda de la información financiera y la buena lectura de la misma, apoyándose siempre
con profesionales con dicha formación, para ello Fierro y Fierro (2015) nombra algunos
factores importantes por los cuales implementar NIIF en la empresa:
- El planeta tierra se convirtió en una aldea global para hacer negocios
- Los países, cada vez más, están firmando tratados internacionales con regiones o
grupos económicos fuertes como la alianza del pacifico y otros.
- Los países están formalizando planes de competitividad para entrar en ese mundo
globalizado
- Los inversionistas requieren de información transparente, unificada y útil preparada
bajo un mismo marco conceptual.
28 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

- Los contadores, como preparadores de información, requieren certificarse en NIIF por
medio de un tercero independiente para ampliar su mercado de servicios profesionales.

2.1.1.3.Clasificación de Empresas por Tamaño

Hay algunos aspectos a tener en cuenta para determinar el tamaño de la organización,
aunque en el último año ha habido un cambio en la ley determinada por el gobierno. Hasta
finales del año 2018, se clasificaban según su tamaño, de acuerdo a la cantidad de
trabajadores que tuvieran contratados. Lo anterior cambia en el año 2019 donde gracias al
ministerio de comercio, industria y turismo se implementa la nueva clasificación.
Dada la necesidad de contar con una clasificación que responda a las nuevas
realidades de las empresas colombianas, el Gobierno, a través del Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo expidió el Decreto 957 de 2019, a través del cual se implementará una
nueva clasificación del tamaño de las empresas con base en los ingresos por actividades
ordinarias anuales, generando un cambio en la clasificación anterior que se establecía en
sus activos o número de empleados. Así mismo, el decreto establece que la clasificación
estará ligada a tres macro sectores (manufactura, servicios y comercio) para las micro,
pequeñas, medianas y grandes empresas. (Bancoldex, 2019)
Dado el tamaño de la empresa según sus ingresos, así como lo dicta la nueva
actualización del decreto, se determina el régimen tributario al cual pertenece la misma, es
decir, régimen común o régimen simplificado.
Régimen simplificado: Según la DIAN (S.f.), Pertenecen al régimen simplificado
las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas;
agricultores y ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten
servicios gravados, siempre y cuando con la totalidad de los siguientes requisitos”. (p,2)
•provenientes de la actividad económica inferiores a 4000 UVT. •Tener máximo un
establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerza su actividad. •No
desarrollar en el establecimiento actividades bajo la modalidad de franquicia, concesión,
29 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

regalía, autorización u otro sistema que implique la explotación de intangibles. •No ser
usuarios aduaneros. • • •Inscribirse en el RUT. • Haber obtenido en el año anterior
ingresos brutos totales No haber celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año
en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados, por valor
individual y superior a 3.300 UVT Que el monto de sus consignaciones bancarias,
depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no
supere las 4.500 UVT. (DIAN, S.f)
Régimen común: en el régimen común se encuentran las personas jurídicas que
excedan los topes de ingresos percibidos por el régimen simplificado y deben cumplir
algunas especificidades según la DIAN (S. f) son las siguientes:
•Las personas jurídicas y sociedades de hecho que vendan o presten servicios
gravados. •Las personas naturales comerciantes y los artesanos mayoristas que no
cumplan los requisitos para pertenecer al régimen simplificado •Los usuarios aduaneros,
siempre que las operaciones de comercio exterior tengan relación de causalidad con las
actividades económicas gravadas. (p, 2)
Ahora bien, ya se comprende cómo se determina el tamaño de las empresas en Colombia y
que todas independientemente de su tamaño son responsables de pagar impuestos y retener
IVA.

2.1.1.4.Impuesto al Valor Agregado

En Colombia la regulación tributaria no solo obliga a las empresas de cualquier tamaño a
declarar impuestos sobre sus ingresos mensuales, sino que también obliga a los
consumidores de producto terminado a aportar unapequeña parte a la nación, este impuesto
es llamado el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Según el banco BBVA (2018), el IVA
“es un tributo de naturaleza indirecta aplicable al consumo doméstico de bienes y servicios
producidos tanto en el territorio nacional como en el exterior y se recauda cuando tiene
lugar la transacción de compra venta de los productos y servicios.”
30 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

El objetivo principal del IVA no es solo el recaudo de impuestos al consumidor sino
que también la regulación del mercado en toda la cadena productiva y distribución, es decir
poder regular las compras y ventas de las empresas, así como lo afirma BBVA (2018),
“la labor principal del IVA es la de gravar las entregas de bienes y prestaciones
de servicios que realizan empresarios y profesionales, las adquisiciones intracomunitarias y
las importaciones de bienes”, es importante aclarar que dicho impuesto no afecta el precio
de algunos de los productos de la canasta familiar, estos se pueden consultar en la página de
internet de la DIAN que es la entidad reguladora de este impuesto.

2.1.2. Tecnología de la Información

2.1.2.1.Sistemas de Información

Para entender el concepto de un sistema de información, primero se debe definir lo que es
un “sistema”, por lo tanto, según Arnold y Osorio (1998), “se identifican los sistemas como
conjuntos de elementos que guardan estrechas relaciones entre sí, que mantienen al sistema
directo o indirectamente unido de modo más o menos estable y cuyo comportamiento
global persigue, normalmente, algún tipo de objetivo”.
Conociendo lo que es un sistema, se relaciona este término con lo contable,
generando así datos enlazados con el fin de mostrar elementos relevantes y de interés para
la toma de decisiones, tomando como referencia a Laudon y Laudon (2016), definen los
sistemas de información como:
Un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o
recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los
procesos de toma de decisiones y de control en una organización. Además de
apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de
información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores del conocimiento
a analizar problemas, visualizar temas complejos y crear nuevos productos. Los
31 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

sistemas de información contienen información sobre personas, lugares y cosas
importantes dentro de la organización, o en el entorno que la rodea. (p.16)

Los sistemas de información es la nueva y sofisticada herramienta que todas las
empresas del mundo actual deberían implementar, pues bien, según O´brien y Marakas
(2006):
Los sistemas y las tecnologías de información son un elemento vital de las
organizaciones y negocios exitosos. Por eso, constituyen un área esencial de
estudio en la administración y dirección de un negocio. En consecuencia, la
mayoría de los especialistas en negocios deben tomar un curso en sistemas de
información. Dado que usted quizá desee ser director, empresario o profesional de
los negocios, le será tan importante contar con un entendimiento básico de los
sistemas de información como entender cualquier otra área funcional del negocio
(p.4).
Los sistemas de información son conjuntos de diferentes componentes que después
de un buen análisis se puede lograr un objetivo o una ventaja frente a las demás empresas, a
partir de una buena administración de esta información se realizan actividades y/o
estrategias que lleven a la empresa al cumplimiento de las metas anteriormente establecidas
por el comité ejecutivo, de tal modo que se tomen decisiones que están soportadas y
minimizando el margen de error.
O´brien y Marakas (2006) afirman que:
La tecnología de información puede ayudar a todo tipo de negocios a
mejorar la eficiencia y la efectividad de sus procesos de negocios, la toma
gerencial de decisiones y la colaboración entre los grupos de trabajo, mediante el
fortalecimiento de sus posiciones competitivas en un mercado rápidamente
cambiante. (p.4)
32 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

Lo anterior deja en entredicho la posible categorización existente dentro de los
sistemas de información, en dependencia de la información específica que contenga, del
propósito que cumpla y demás factores.

2.1.2.2.Tipos de Sistemas de Información

Bajo la premisa de la consecuente categorización, propia de los sistemas de información; un
primer vistazo sugiere su desarrollo desde 3 posibles dimensiones: la administración, la
tecnología y las organizaciones (Laudon y Laudon, 2016). A partir de aquí es lógico como
estos sistemas pueden llegar a diferenciarse entre ellos, no solo por la dimensión a la que
pertenecen, sino también por el papel que cumplen dentro de dicha dimensión. En donde
debe entenderse que los diferentes intereses y exigencias son respondidos con tipos
diferentes de sistemas de información. Laudon y Laudon (2016) señalan que:
Una organización de negocios típica tiene sistemas que dan soporte a los procesos
de cada una de las principales funciones de negocios: sistemas para ventas y marketing,
manufactura y producción, finanzas y contabilidad, y recursos humanos…. Una empresa
común también tiene distintos sistemas que dan soporte a las necesidades de toma de
decisiones de cada uno de los principales grupos administrativos. (p.45)
Lapiedra, Devece y Guiral (2011) refieren que pueden presentarse los siguientes
sistemas de información: Sistemas para el procesamiento de transacciones, Sistemas de
información administrativa, Sistemas de apoyo a la decisión (DSS por sus siglas en ingles)
y Sistemas de información para ejecutivos (EIS por sus siglas en ingles).
Es de conocimiento que la principal función de los sistemas de información es la de
procesar, salvaguardar y brindar datos que sean de apoyo para los directivos, por tal razón,
los diferentes tipos de sistemas de información se rigen por la cantidad de información que
la organización. A continuación, se presenta una breve descripción de los sistemas
anteriores.
33 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

Los sistemas para el procesamiento de transacciones constituyen los pilares del
sistema de información de una empresa y recogen las operaciones empresariales diarias
[...]. A medida que se van realizando operaciones en la empresa, los sistemas para el
procesamiento de transacciones adquieren, procesan y mantienen datos, y reflejan las
distintas transacciones empresariales de ventas, compras, pagos, etc. (Lapiedra, Devece y
Guiral, 2011, p.28)
En este tipo de sistema presentan una mejora en la rapidez y en la verificación de las
siguientes actividades diarias que se realizan manualmente relacionado con el nivel
operativo. Así, tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa. Las
transacciones más comunes incluyen facturación, nóminas, realización y recepción de
pedidos. Las empresas tratan de realizar dichas actividades de una forma rápida, ordenada y
eficiente (Lapiedra, Devece y Guiral, 2011). Pues bien, con lo anterior se determinan que
estas actividades se convierten en tareas rutinarias, llevando a ser eficiente y eficaz en las
mismas.
Los mismos autores definen el sistema de información administrativa como, “es
proporcionar a los directivos la información necesaria para tomar decisiones y resolver
problemas. Los sistemas de información administrativa se apoyan en las bases de datos
corporativas, que incluyen datos que se van generando como consecuencia del
procesamientode transacciones” (p.29). Cabe señalar, que este sistema está enfocado al
ápice estratégico, sin embargo, todos los sistemas ayudan a la toma de decisiones.
Los DSS son instrumentos para abordar problemas de definición o estructuración
menos precisa, y de carácter más esporádico. Los sistemas de apoyo a la decisión ayudan a
los directivos que deben tomar decisiones no estructuradas. Una decisión se considera no
estructurada si no existen procedimientos claros para tomarla y tampoco es posible
identificar, con antelación, todos los factores que deben considerarse en la decisión.
(Lapiedra, Devece y Guiral, 2011, p.33)
Como se observa, los DSS son sistemas basados en los eventos fortuitos, donde las
proyecciones o las herramientas tecnológicas no muestran estos imprevistos que requieren
34 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

de soluciones inmediatas. Es entonces donde el directivo se relaciona con el sistema y los
factores para toma decisiones.
Los autores afirman que. “Los EIS constituyen una poderosa herramienta para llevar
a cabo, principalmente, actividades de control. Un ejecutivo, utilizando un EIS, gana
habilidad para analizar todos los aspectos de operación de una compañía, y encontrar
problemas y oportunidades” (p.37).
Pues bien, los sistemas de información se clasifican de acuerdo a los requerimientos
de la empresa, así pues, existen cinco bases para un sistema de información como se
observa en la Tabla 10.
TIPO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN TIPOS
Grado de Formalidad  Formales
 Informales
Automatización  Manuales
 Informáticos
Relación con la toma de decisiones  Estratégicos (alta dirección)
 Gerencial (nivel intermeio)
 Operativos (control operativo)
Funcionalidad  Gestión comercial
 Gestión contable
 Gestión financiera
 Gestión de rescursos humanos
 Gestión de la producción
Grado de Especialización  Específicos
 Generales
Tabla 10. Bases y tipos.
Fuente: Adaptado de (Vega, Grajales y Montoya 2017). Elaboración propia.
35 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

De acuerdo con el propósito de esta investigación, tratándose de SIC, se determina
que toma un grado de formalidad alto ya que dicha información debe ser veraz para los
usuarios internos y externos de la organización. La automatización del mismo debe ser de
tipo informático, puesto que pretende trasladar información de un sistema manual- empírico
a un sistema computarizado y asertivo, este sistema de información se vuelve parte
fundamental del día a día de la empresa y sus hechos económicos, por tanto, debe ser de
estratégico y un apoyo gerencial.
Por consiguiente, la funcionalidad de un sistema de información contable o software
es que se adapte a las necesidades actuales; por lo general, lo que se busca es que sea capaz
de procesar toda la información de producción, comercio y contable, lo cual sea de ayuda
para obtener los informes financieros que reflejen los rendimientos de la organización,
obteniendo de esta manera una sinergia entre todos los departamentos operativos y
administrativos para el bien de la empresa.
Soportando lo anterior, se requieren de algunos aspectos importantes como los
mencionan Vega, Grajales y Montoya (2017):
Otro de los aspectos importantes es que la información requiere dos componentes
principales: herramientas informáticas y habilidades de información. Las herramientas
pueden ayudar, pero sólo después de haber discriminado qué información interesa entre
toda la disponible. Ciertamente, la selección debe ser realizada todavía por el ser humano,
quién también deberá saber cómo aplicarla a la resolución de problemas, al aprendizaje o
la toma de decisiones.
Es por lo anterior que, dicha información ingresada en el sistema es netamente
responsabilidad del encargado operacional de la tabulación de la misma, así como el
encargado de generar informes para hacer fuerte en la toma de decisiones.

36 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

2.1.2.3.Definición de Outsourcing

El Outsourcing, conocido en español como subcontratación, es la tercerización de algunas
áreas de la empresa por medio de entidades prestadoras de servicios, que se especializan en
una o más áreas de la organización. Esta subcontratación trae consigo muchos factores
positivos para la gerencia, ya que ayuda a optimizar los recursos de la misma y generar
mejores resultados; pues bien, se habla de entidades organizadas y especializadas. Según
Lacity y Hirschheim (1995):
“Outsourcing, se puede considerar como el servicio que antes se
proporcionaba internamente, normalmente empresas de Outsourcing proporcionan
servicios que incluyen, servicios de procesamiento de datos, contrato de
programadores, tiempo compartido y compra de paquetes de software. El vendedor
cobra una tarifa fija para un número de servicios especificados previamente,
conocido como línea de base, para servicios no incluido en la línea de base se le
puede comprar al vendedor por una tarifa en exceso”. (p.1)
La tercerización de algunas áreas de la empresa está en auge y esto se ve
representado en la cantidad de empresas emergentes de este tipo. Anteriormente la
tercerización no era muy confiable, ya que muchas empresas no estaban dispuestas a
compartir información privada por temor a la manipulación indebida de sus datos; pero
actualmente se ha venido regulando cada vez más el tráfico de datos y el manejo de los
mismos. Se podría decir que ahora las empresas tienen más instrumentos legales para poder
dejar su información en manos de terceros.
La contabilidad es una de las áreas que más se terceriza por medio de sistemas de
información contable; en este caso la empresa que compra el software tiene dos caminos: el
primero es tener personal profesional capacitado para el manejo diario de los movimientos
contables del mismo, y el segundo, subcontratar no solo el software contable sino el área
completa en donde se ahorraría el dinero del personal requerido para llevar a cabo esta
acción, optimizando el trabajo y mejorando los resultados de la empresa.
37 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

2.1.2.4.Concepto de Software As a Service (SAAS)

Este modelo de software es una buena herramienta alternativa a los sistemas de
información, pues bien, los procedimientos que realiza SAAS en la recolección de datos se
alojan en servidores que son prestados por alguna empresa perteneciente a las TIC, esta
empresa se encarga del mantenimiento y soporte del software, todas las operaciones se
realizan vía internet ya sea desde el punto de vista del cliente como del proveedor. En
ocasiones se suele relacionar con los sistemas contables, ya que permite el acceso desde
cualquier computador puesto que todo está fomentado en el internet.
Según los profesores Gielen y Clarysse (2010), definen el concepto como:
“Software as a Service es un modelo de negocio de multicapas, habilitado
por IaaS y PaaS, el cual permite la provisión de la aplicación para los clientes a
través de una red por una base de suscripción, siguiendo con el principio de una a
muchos”.
La Corporación Internacional de Datos (IDC) (2018), por sus siglas en inglés,
comprende al SAAS desde los segmentos de: personas, organizaciones, entorno natural,
bienes físicos e infraestructura, bienes digitales, intelectuales, financieros y por último
servicios. Cada uno de estos frentes se compone a su vez de ciertas categorías y dicha
taxonomía puede verse representada de mejor manera en la Figura 1.
38 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes38

Figura 1. SAAS - IDC.
Fuente: Elaboración Propia, Traducción Propia.

2.1.3. Sistema de Información Contable

Los Sistemas de Información Contable contienen una gran cantidad de elementos en la
ejecución contable, pues bien, los Sistemas de Información contienen un gran número de
datos que favorecerán al directivo o a la junta para toma decisiones, mejora la
productividad de la empresa y por tanto más eficiente. El buen uso de los Sistemas de
Información contribuye al desarrollo y evolución del sector industrial al que pertenece,
además de apegarse a las nuevas tendencias mundiales de tecnología que favorecen a todos
los niveles de la organización.
Los Sistemas de Información Contable son una herramienta diseñados para apoyar
la gestión y control en las áreas económicas y financieras de la organización. Sin embargo,
a través de los avances de la tecnología se ha encontrado la viabilidad de generar y utilizar
PERSONAS
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
Movimiento y
comportamiento
Salud y
diagnnostico
ORGANIZACIÓN
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
Movimiento y
comportamiento
ENTORNO
NATURAL
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
Movimiento y
comportamiento
Salud y
diagnnostico
BIENES FISICOS E
INFRAESTUCTURA
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
Movimiento y
comportamiento
Salud y
diagnnostico
BIENES
DIGITALES,
INTELECTUALES Y
FINANCIEROS
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
Movimiento y
comportamiento
SERVICIOS
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
39 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de
tipo pymes

información contable en el apoyo del ápice estratégico. La importancia de lo anterior recae
en todas las empresas, incluso en la PYMES, puesto que necesitan de gran información
para reducir el riesgo en el mercado competitivo. (El Louadi, 1998, como se citó en Urquía,
Pérez y Muñoz, 2011).

2.1.3.1.Implementación de Software Contable

Es importante tener en cuenta algunos aspectos para la correcta implementación de un
sistema de información, en algunos casos los proveedores de servicio brindan algunas
pautas para el levantamiento de información y digitalización en el software. En caso tal que
dicha información no sea propuesta por el proveedor de preferencia, es importante
asesorarse con la persona que está encargada de dicha área contable para permitir una
sinergia en los procesos. La calidad de la información que se suministra es de suma
importancia para tomar buenas decisiones, por tal razón, Xu (2009) argumenta en uno de
sus artículos lo siguiente:
Los factores que impactan la calidad de datos (DQ, en inglés) los sistemas de
información contable son similares a los factores de los sistemas de información en
general. Se han realizado muchos estudios enfocados en los factores críticos de éxito en la
administración de la calidad, como en la Administración de la Calidad Total y Justo a
Tiempo (Saraph et al. 1989; Porter and Parker 1993; Black and Porter 1996; Badri, Davis
and Davis 1995; Yusof and Aspinwall 1999). Gran variedad de literatura sobre la calidad
de datos ha abordado los puntos críticos y los pasos de la calidad de datos (DQ), (Firth
1996; Segev 1996; Huang et al. 1999; English 1999). (p.2)
Es importante resaltar que, en la literatura académica existen diversos estudios orientados a
identificar cuáles son los factores más relevantes a tener en cuenta en la implementación y
uso de los sistemas de información contable. La investigación de Xu (2009) resume varios
de estos estudios a través de diferentes categorías, el resumen de dicho levantamiento se
puede apreciar en el Anexo 1.
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tipo pymes

Por otro lado, se encuentra Acosta y Navarrete (2013), los cuales enuncian algunos
aspectos a tener en cuenta para obtener mayor beneficio de un Sistema de Información
Contable a través de:
 Conocer el sistema operativo que se va a instalar y el tipo de negocio.
 Analizar el tipo de operaciones que debe de incurrir.
 Tener dominio de los equipos a utilizar.
 Diseñar los registros necesarios para las operaciones a realizarse.
 Estimar los costos del software y hardware a instalar.
 Analizar e interpretar el resultado de los reportes, para los directivos sí es
importante.
 Reclutar y seleccionar el personal para su adiestramiento con el sistema a instalar.
(p.65)
La presencia de un contador que instruya a la empresa sobre cómo llevar el área
contable es de vital importancia para el desarrollo de la misma, ya que la información que
se sistematice será utilizada para realizar los informes financieros que le compete al
profesional y a partir de ellos sean una buena herramienta para la administración, además
del conocimiento del estado actual de la empresa.
Se puede decir que la adquisición de un sistema de información contable o software
contable debe estar apoyado por el conocimiento del entorno y de las posibles opciones en
el mercado, ya que este definirá los alcances que se pueda tener con respecto a la
información y presentación de estados financieros. En secuencia al plan de acción que se
pretende hacer previo a la adquisición de un sistema de información contable se podría
establecer una secuencia de las actividades a realizar.
Partiendo en primera instancia por la búsqueda de proveedores de sistemas de
información contable o software contable; pasando a cotizar posibles empresas que ofrecen
el servicio; luego realizar una revisión de las necesidades de la empresa y que se relacionen
con las características del software; levantar la información que se suministrará en el
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tipo pymes

sistema y por ultimo implementar el sistema de información contable en la empresa, de tal
modo que haya cumplido con los requisitos u objetivos de la empresa.
Teniendo los tres primeros puntos del plan de acción, se deberá seguir con el
levantamiento de la información para nutrir el nuevo software que, como lo define Acosta y
Navarrete (2013) “se puede definir como un conjunto de datos procesados que tienen un
significado (relevancia, propósito y contexto) y que por lo tanto son de utilidad para quién
debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre” es decir toda la información que se
vaya a tomar en cuenta para nutrir el software debe ser relevante y veraz, tales como:
clientes, proveedores, cuentas x cobrar, cuentas x pagar, artículos de comercialización,
materias primas, costos, gastos directos e indirectos, entre otro.
Dicho lo anterior el último paso es la implementación del sistema de información, el
cual se hará es dos pasos, el primero sería registrando todos los movimientos previos a la
fecha de apertura del software, esto depende desde que tiempo se quiera tener movimientos
contables y la segunda fase seria día a día digitalizando todos los registros contables
posteriores a la instalación del software.

2.1.3.2.Aspectos Funcionales de Selección de un Sistema de Información Contable

Los Sistemas de Información Contable deben ser seleccionados con gran prudencia, puesto
que el que se escoja debe contar con las necesidades requeridas por la empresa solicitante,
con el fin de desarrollar su actividad económica de buena manera.
Según Astudillo (2008), la selección de un sistema debe tener lo siguiente:
1. El Sistema de Información Contable debe ofrecer soporte a todos los
conceptos definidos y regulados por los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y la
Ley 222 de 1995.
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tipo pymes

2. El Sistema de Información Contable debe