Vista previa del material en texto
MÓDULO 2 Principios de Administración 1 er Año a Facult sa ad c d ie m C ói nen occ Eias Profesor Responsable: Msc. Luis Angel Bellini Profesores Contenidistas: Msc. Luis Angel Bellini Msc. Ana María Cormick Docentes Tutores: Msc. Luis Angel Bellini Msc. Ana María Cormick Lic. Ana Ruth Plenasio Lic. José Gastón Caballero Lic. Sebastián Ruiz Cr. Patricio Cañete Universidad Nacional de Río Cuarto Facultad de Ciencias Económicas a Facultad de Ciencias Económicas Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2, 3, 4 y 5 1 ÍNDICE ÍNDICE ................................................................................................... 1 EL PLANEAMIENTO .............................................................................. 1 PLANEAMIENTO. CONCEPTO .......................................................... 1 ¿Qué es planear? ........................................................................ 1 ¿Qué es planear en pocas palabras? ......................................... 1 PLANEAMIENTO. EVOLUCIÓN ......................................................... 2 PRINCIPIOS DEL PLANEAMIENTO .................................................. 5 IMPORTANCIA DEL PLANEAMIENTO .............................................. 6 LIMITACIONES ................................................................................. 7 BENEFICIOS DE LA PLANEACIÓN .................................................... 7 BENEFICIOS CONDUCTUALES DE LA PLANEACIÓN. ...................... 8 DESVENTAJAS / PREJUICIOS DE LA PLANEACIÓN ....................... 8 HERRAMIENTAS DEL PLANEAMIENTO ........................................... 9 VISIÓN ......................................................................................... 9 MISIÓN ........................................................................................ 9 OBJETIVOS ............................................................................... 10 PLANES ..................................................................................... 12 POLÍTICAS ................................................................................. 13 REGLAS ..................................................................................... 13 ESTRATEGIA ............................................................................. 13 TÁCTICAS .................................................................................. 13 PROGRAMAS ............................................................................. 14 PRESUPUESTO ......................................................................... 14 PROCEDIMIENTOS .................................................................... 14 HORIZONTE DEL PLANEAMIENTO ................................................ 15 PLANEAMIENTO. NIVELES ............................................................ 15 PROCESO DE FIJACIÓN DE OBJETIVOS ....................................... 15 Tipos de objetivos..................................................................... 15 Conflicto de objetivos ............................................................... 16 Conflictos. Solución .................................................................. 16 Facultad de Ciencias Económicas Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2, 3, 4 y 5 2 PROCESO DE PLANEAMIENTO ...................................................... 16 ADMINISTRACIÓN ESTRATEGICA ................................................. 16 ¿Qué entendemos por entorno? ............................................... 17 Tipos de estrategias ................................................................. 18 Planeamiento de gestión. ......................................................... 18 Planeamiento operativo. .......................................................... 19 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS ............................................. 19 APO (administración por objetivos). Características. ............. 20 LA ORGANIZACIÓN ............................................................................... 1 CONCEPTO .................................................................................. 1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN ........................................... 1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .............................................. 2 DESCENTRALIZACIÓN, CENTRALIZACIÓN Y DELEGACIÓN ....... 4 DEPARTAMENTALIZACIÓN ........................................................ 5 FLEXIBILIDAD ............................................................................. 6 DISEÑO ORGANIZACIONAL ........................................................ 7 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS ......................................... 8 LA CONDUCTA EN LA ORGANIZACIÓN ...................................... 9 CONDUCTA INDIVIDUAL-Componentes .................................. 10 CONDUCTA GRUPAL EN LA ORGANIZACIÓN ........................... 13 CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL .................................... 15 LA DIRECCIÓN ................................................................................. 1 CONCEPTO .................................................................................. 1 PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN ................................................... 1 LIDERAZGO ................................................................................. 1 CONFLICTO ................................................................................. 1 ¿QUÉ ES LA MOTIVACIÓN? ............................................................. 3 Proceso de motivación ............................................................... 3 Teorías de la motivación ............................................................ 4 COMUNICACIÓN .............................................................................. 4 Proceso de comunicación .......................................................... 4 Tipos de comunicación .............................................................. 5 DINÁMICA DE GRUPOS ................................................................... 5 Facultad de Ciencias Económicas Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2, 3, 4 y 5 3 Evolución de los grupos ............................................................. 5 Integración de las personas ....................................................... 5 EL CONTROL ......................................................................................... 1 CONCEPTO ....................................................................................... 1 OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL CONTROL ................................. 1 PRINCIPIOS DEL CONTROL ............................................................. 1 TIPOS DE CONTROLES .................................................................... 2 BRECHA DEL PLANEAMIENTO ........................................................ 3 PRINCIPALES ÁREAS DE CONTROL ................................................ 3 Controles de Producción ............................................................ 3 Controles Financieros y contables ............................................. 4 Controles generales .................................................................... 4 PROCESO DE CONTROL .................................................................. 4 CONTROL DE GESTIÓN.................................................................... 5 Sistemas actuales de control o controles no presupuestarios . 5 Bibliografía consultada y sugerida para ampliar y cumplir con las tareas. ................................................................................................. 10 Facultad de Ciencias Económicas 1 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 EL PLANEAMIENTO PLANEAMIENTO. CONCEPTO ¿Qué es planear? Es imaginar un futuro deseado, los seres humanos desde muy temprana edadplanean todas sus actividades, aún de modo intuitivo, cada día planeamos qué haremos, por qué lo haremos, como lo haremos y con qué recursos lo haremos De igual manera las organizaciones deben tomar decisiones que le permitan definir acciones futuras, en pos de lograr una meta deseada. El proceso que involucra las actividades sistematizadas que la organización realiza para el logro de sus objetivos es el Planeamiento. Por lo tanto el planeamiento es un proceso de toma de decisiones que centra su atención en el futuro de la organización y en las maneras de lograr esas metas. Partiendo de esa perspectiva realizar un análisis del medio ambiente donde se desarrollará la organización es el primer paso indispensable para iniciar dicho proceso, para luego y en función de ese análisis definir la misión y visión que la organización piensa sostener durante su vida y a partir de ellos establecer los objetivos organizacionales, que le permitirán cumplir con la misión para la cual fue creada la organización, y que a posteriori se concretará con la formulación y desarrollo de planes que permiten el logro de esos objetivos Cabe aclarar que al hacer referencia a organización, lo haremos sin distinción, incluyendo dentro de este concepto a las empresas – que no son otra cosa – que organizaciones cuyo objetivo principal es el lucro ¿Qué es planear en pocas palabras? Decidir por anticipado futuras acciones. Enunciar anticipadamente lo que se debe hacer, como hacerlo, cuándo y quién ha de hacerlo. Proceso que establece los objetivos de la organización, el modo mediante el cual se los alcanzará en un contexto futuro. Es imaginar hoy el futuro deseado. Facultad de Ciencias Económicas 2 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 ACTIVIDAD Nº 1 Imagina tres situaciones de tu vida personal, en las cuales hayas debido “planear” y redacta como lo hiciste en cada caso, en tu carpeta de prácticos PLANEAMIENTO. EVOLUCIÓN En el mundo de las organizaciones, la administración tiene como función específica hacer productivos los recursos que poseen aquellas, ellos son el capital, los bienes físicos, el uso del tiempo y el conocimiento o saberes que aportan los que integran la organización. Para lograr ensamblar estos elementos es necesario llevar adelante un proceso de planificación. Las organizaciones como todo sistema vital pasa por diferentes etapas en su evolución, a saber: inicio, desarrollo, crecimiento, declinación, y en el mejor de los casos redefinición, reposicionamiento del negocio para seguir en carrera. Cada una de esas etapas es acompañada por diferentes mecanismos que facilitan y/ o permiten el paso a la siguiente. Todas y cada una de las organizaciones que operan en el mercado pasan o han pasado desde la informalidad en los negocios hasta la formalidad y sus diferentes concepciones en lo que respecta a la planificación. Los primeros esbozos de planificación se corporizaron en los presupuestos, o sea planes que cuantifican y asignan recursos para actividades específicas. ¿PARA QUE PLANIFICAR? Definir hacia donde nos dirigimos Negociar Comunicar eficazmente Crear futuro Generar compromiso Ordenar pensamientos Guiar hacia el objetivo Controlar Facultad de Ciencias Económicas 3 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 Podemos distinguir cinco fases secuenciales bien diferenciadas, a lo largo del tiempo en función del entorno con el que le tocaba interactuar, y ellas son: 1. Presupuestación y planeamiento financiero: Esta primera etapa contempla a la empresa en su problemática financiera y en función de la misma se implantan los procedimientos para pronosticar rentabilidades, costos, necesidades de capital, al menos con un año de anticipación. Los presupuestos de gastos se calculan sobre bases anuales y se generan los sistemas informativos necesarios para identificar los costos reales que no concuerden con el presupuesto original. 2. Planeamiento estático y unidimensiónal: En esta etapa el análisis se centra en las posibilidades presentes en función de los datos del pasado, por consiguiente es unidimensiónal, ya que solo se basa en lo actual. Es estático pues analiza la cartera de negocios sin tener en cuenta posibles movimientos, cambios que se pudieran generar dentro de la misma. Se toma la cartera de negocios y se analizan las necesidades de inversión. Este tipo de planeamiento responde a un contexto predecible y tranquilo. De cualquier manera el paso a esta segunda etapa es un avance importante en la gestión del negocio pues permite analizar lo anterior y realizar los ajustes necesarios para lograr los objetivos. 3. Planeamiento dinámico y multidimensional a nivel de negocios: En contextos cambiantes, los pronósticos, hechos en la etapa anterior son irrelevantes, incompletos para tomar decisiones raciónales y con menor riesgo. Es necesario en este contexto enfocar la atención en los fenómenos del mercado que son los que marcan el ritmo del cambio dentro y fuera de la empresa. La mayoría de los sistemas de planificación formal tienen su origen en el proceso presupuestario anual. Facultad de Ciencias Económicas 4 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 Por lo tanto el planeamiento debe ser multidimensional pues debe abarcar todas las dimensiones posibles del ámbito producto- mercado, partiendo de que la premisa “ la empresa siempre fabrico y vendió para determinado mercado”, hoy pierde su fuerza, y se debe comenzar por comprender que el mercado es muy amplio, es móvil, competitivo, cambiante en cuanto a los gustos y preferencias , y que sumado a ello la empresa se halla inmersa en un entorno de múltiples fuerzas cambiantes que no puede controlar, pero que influyen notablemente en la gestión de los negocios. En esta etapa el planeamiento centra su análisis en todas esas variables e intenta modificarlas para lograr que su cartera de negocios siga siendo rentable a medida que el tiempo transcurre. 4. Planeamiento dinámico, multidimensional y creativo a nivel de empresa: En esta etapa se acumulan las características de la anterior y se adiciona la creatividad como una alternativa superadora en la gestión empresaria. Lo novedoso de esta etapa consiste en la creación continua de opciones mirando hacia el exterior, analizando los escenarios, buscando de balancear la cartera de negocios de la empresa, y para ello se evalúan negocios alternativos dentro y fuera del sector donde habitualmente desarrollan sus actividades, con el objetivo de disminuir el riesgo, manteniendo o aumentando la rentabilidad. En esta etapa surge un concepto novedoso, el cual es buscar grupos de negocios y unidades estratégicas en cada lugar de la cartera de negocios de la empresa. 5. Administración estratégica: Esta etapa surge a consecuencia del amalgamiento de la administración como un proceso único junto con la planeación estratégica. A partir de la incorporación de la creatividad se buscan nuevas maneras de definir y satisfacer las necesidades del cliente, interno y externo, nuevos métodos para competir con mayor eficacia, así como también la entrega de nuevos productos/ servicios y en consecuencia nuevas concepciones estratégicas en general. Facultad de Ciencias Económicas 5 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 El planeamiento estratégico no se realiza una vez al año para solucionar urgencias ni responder a presiones, sino que se constituye en elemento inseparable del sistema de administración propiamente dicho. La diferencia se establece a nivel no de complejidad, sino en cuanto a la dedicación y profundidad con que los planes estratégicos están inmersos en toda laorganización y ligados a la toma de decisión. En esta etapa dejan de ser meras expresiones de deseos que luego se archivan, para pasar a ser actores fundamentales en la gestión de la empresa, pues será el planeamiento estratégico el que guíe todos los pasos de la organización y en función del mismo se adecuen los procesos administrativos e incluso la estructura de la organización para el logro de los objetivos planteados. ACTIVIDAD Nº 2 NO OLVIDAR ….y completar( concepto de organización) Las organizaciones son sistemas…………………………………….. PRINCIPIOS DEL PLANEAMIENTO 1. De las premisas: Es lo que precede al proceso, la introducción, los postulados. Constan de dos partes: Plan para planear y la Información sustancial. El Plan para planear es un instructivo o manual donde se establece lo que se quiere lograr con la planeación, y debe al menos contener la siguiente información: Importancia de la planeación y propósitos de la misma Antecedentes, filosofía de la empresa, función del departamento de planeación, diagrama conciso del proceso Instrucciones sobre la planeación a las divisiones: cambios, supuestos, resumen del plan completo, posición estratégica actual, potencialidades y debilidades, objetivos principales, descripción de la estrategia, programas financieros El medio ambiente, etc. La información sustancial o análisis de situación, debe contener: expectativas de los principales actores internos y externos Facultad de Ciencias Económicas 6 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 base de datos pasados, presentes y futuros la evaluación del medio ambiente externo- oportunidades y amenazas-; e interno-debilidades y fortalezas 2. De la flexibilidad, no debemos olvidar que el proceso de planificación implica tomar decisiones hoy respecto del futuro y puede ocurrir que durante el transcurso del tiempo de implementación surjan acontecimientos que requieran de alguna modificación respecto a lo planificado, es por ello que se dice que el plan de guardar cierto grado de flexibilidad ante eventuales sucesos no previstos. 3. Del cambio de rumbo, tiene estrecha relación con el principio anterior, pero cuando una organización se enfrenta al cambio de rumbo puede deberse a situaciones del contexto o propias de la misma. 4. Del compromiso, este es el principio básico y fundamental para llegar a buen término con el proceso de planeamiento, es indispensable que todos y cada uno de los integrantes de la organización conozcan los aspectos centrales del proceso y es más que se les permita aportar desde sus diferentes posiciones en la empresa , de manera que ese aporte , les signifique a cada uno de los integrantes un compromiso , no solo en la etapa del planeamiento, sino el compromiso para la acción, o sea en la etapa de implementación IMPORTANCIA DEL PLANEAMIENTO PLAN PARA PLANEAR Debe estar expresado en un manual que brinda los lineamientos básicos para la planeación y al menos debe contener: a. obligaciones del ejecutivo en jefe b. términos claves c. especificación de la información necesaria para el sistema d. plan del flujo de información e. normas para planear f. tipos de evaluación Facultad de Ciencias Económicas 7 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 1. Es una guía para la acción. 2. Implica un mayor compromiso para todos los integrantes de la organización. 3. Obliga a pensar en términos de eficiencia y eficacia. 4. Favorece la cultura de la previsión. 5. Obliga a identificar los factores esenciales para el éxito de la organización. 6. Facilita el control. 7. Facilita la delegación de tareas y decisiones. 8. Reduce la duplicación y superposición de esfuerzos 9. Reduce la incertidumbre. 10. Permite fijar y alcanzar objetivos. 11. Precede a todos los pasos del proceso administrativo. 12. Se fundamenta en pronósticos precisos. 13. Implica el análisis y evaluación de alternativas. 14. Ajusta la acción a los objetivos. LIMITACIONES 1. Es caro y difícil. 2. La rigidez. 3. No soluciona crisis momentáneas. 4. La pereza mental. 5. Entorno cambiante. 6. Resistencia interna. 7. Cambios en los flujos de información. 8. Problemas operativos tienden a anular los esfuerzos de la planeación. BENEFICIOS DE LA PLANEACIÓN 1. Formula y contesta interrogantes importantes para la empresa- cuál es nuestra filosofía, nuestros objetivos, cuál el mercado, qué cambios se deben producir? - 2. Permite cumplir con responsabilidad las funciones de la alta dirección 3. Simula el futuro. 4. Aplica el enfoque de sistemas. 5. Obliga a establecer objetivos. 6. Permite detectar oportunidades y amenazas. 7. Proporciona una estructura para la toma de decisiones. Facultad de Ciencias Económicas 8 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 8. Mide el desempeño. 9. Marca asuntos vitales estratégicos para la empresa. BENEFICIOS CONDUCTUALES DE LA PLANEACIÓN. 1. Es canal de comunicación. 2. Capacita a los directivos _ rompe prejuicios en contra de la planeación. 3. Genera sentido de participación, compromiso y pertenencia. DESVENTAJAS / PREJUICIOS DE LA PLANEACIÓN 1. El medio ambiente puede resultar distinto de lo esperado. 2. Genera resistencia interna. 3. Es cara y difícil. 4. No soluciona crisis momentáneas. 5. Limita las opciones- porque obliga a cumplirla. 6. Altera las relaciones personales. 7. Puede acrecentar los conflictos en la organización. 8. Genera riesgos y temores a fracasar. 9. Genera conflictos de autoridad. 10. Se desea evitar la inseguridad. 11. Genera cambios en los flujos de información, en la toma de decisiones y la autoridad. 12. Los problemas operativos tienden a anular los esfuerzos de planeación. 13. Produce nuevas exigencias para los directivos ( nueva forma de pensar, de adaptarse a nuevos conceptos, enfrentar nuevos retos, necesidad de idear nuevas formas para desempeñar el trabajo). Facultad de Ciencias Económicas 9 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 HERRAMIENTAS DEL PLANEAMIENTO 1. Visión. 2. Misión. 3. Objetivos. 4. Políticas. 5. Estrategias. 6. Tácticas. 7. Programas. 8. Presupuestos. 9. Reglas. 10. Procedimientos. VISIÓN Es la representación explícita de lo que la organización se plantea a largo plazo, lo que la distingue de otras. Es una concepción filosófica, que incluye factores éticos. Está integrada por una ideología central y un futuro imaginado. Debe proyectarse en el tiempo, pero muy lejano. Debe ser breve, fácil de recordar, estimulante y un reto para su logro. Imagen mental de lo que debería ser. MISIÓN Es la orientación principal de la organización, una síntesis del negocio. ¿Cómo enfrentar estos prejuicios? 1. Existencia de un líder en la planeación. 2. Introducir sistemas nuevos o cuidadosamente revisados. 3. No exigir lo imposible de las personas. 4. Establecer incentivos/ sanciones para los que realizan la planeación estratégica. 5. Conformar un comité (equipo) para la PE en forma muy cuidadosa. Facultad de Ciencias Económicas 10 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 Debe estar orientada a los mercados y ser realizable. Es la razón de ser, y define el quehacer básico, relacionado con la satisfacción de necesidades sociales. Debe responder a quién es el cliente y cuáles son sus necesidades. OBJETIVOS Se establecen a partir de la misión. Indican a qué resultado se debe aspirar en un período determinado de tiempo. Determinan prioridades. Deben ser precisos y congruentes con la misión y visión. Claros y verificables. Deben facilitar el control. Aspectos a tener en cuenta al definirobjetivos 1. Convenientes: o sea que su logro debe apoyar los propósitos y misiones básicas, o sea debe ser productivo 2. Mensurables en el tiempo: se deben establecer en términos concretos lo que se espera que ocurra y cuándo, por ejemplo: incrementar las ventas de $ 10.000 a $ 30.000 en cuatro años, otro sería año uno capacitación para gerentes, años dos programas de capacitación para mandos medios, etc. Esto permite la medición de los mismos en forma objetiva 3. Factibles: o sea posibles, atendiendo a las implicancias del entorno y la realidad interna de la empresa 4. Aceptables: por parte de los integrantes de la organización, en consecuencia deben ser acordes con el sistema de valores del directivo involucrado, así como también en cuanto a la disposición para afectar recursos para su logro. 5. Flexibles: ante contingencias inesperadas, NO inestable, Si para asegurar la dirección. 6. Motivadores: por lo tanto no debe ser agresivo, ni ir más allá de los límites posibles; pues un objetivo específico y aceptado aumenta la productividad Facultad de Ciencias Económicas 11 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 7. Comprensibles: deben expresarse con palabras sencillas 8. Obligatorios: o sea, una vez aceptado, debe hacerse lo necesario y razonable para conseguirlos, ello implica compromiso 9. Participativos, O sea que al definir los objetivos se dé parte a los que luego deberán lograrlo, ya que esto funciona como elemento motivador 10. Relaciones, deben existir entre ellos y los propósitos básicos, su vez los de cada área de ser consistentes con los generales Tipos de objetivos No existe una clasificación estándar, pero cada sector de la empresa los debe tener y luego traducirse en planes. En general se definen pocos objetivos a LP, pero de modo que los mismos aseguren la supervivencia y prosperidad de la empresa. A medida que la empresa crece y se complejiza se deben establecer objetivos para las diferentes áreas. Por ejemplo: objetivos para recursos financieros y físicos, para desempeño y desarrollo directivo, productividad, posición de mercado. Métodos para establecer objetivos. Basado en el desempeño pasado, implica asumir que las tendencias pasadas seguirán en el futuro, sería inadecuado. Tendencias adaptadas a fuerzas futuras, consiste en extrapolar el desempeño pasado en el futuro, para luego ajustar la línea de tendencia según las fuerzas que puedan alterarlo, tales como pronósticos de venta, pronósticos de segmento de mercado, nuevas oportunidades, peligros de la competencia, nuevas reglamentaciones gubernamentales, productos obsoletos, recursos de la empresa. Tendencias de la industria y participación en el mercado, a través de las proyecciones que existen para el sector y su deseo de participación en el mercado a lograr. Utilización de recursos, implica calcular los recursos con que se disponen y la forma de aplicación deseable. Facultad de Ciencias Económicas 12 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 Negociación, en las empresas grandes, los objetivos divisionales se fijan a través de negociación con la alta dirección, para luego preparar los planes para lograrlos. La alta dirección los determina, con o sin análisis de documentos que lo respalden, pero hay que tener cuidado porque suelen ser necesarios revisarlos. Reiteración con estrategia, o sea a través de establecer una estrategia para el logro de un objetivo, pueden descubrirse nuevas oportunidades que darán lugar a un objetivo más exigente. Fundamentado en el análisis FODA. Mediante métodos analíticos, que son estudios detallados de datos e información que sirven de base para la formulación de los mismos. Técnicas no cuantitativas-presentimiento, intuición, experiencia Métodos cuantitativos antiguos- balance, estado de resultados, análisis del flujo de caja, Modelos basados en la computadora, simulación financiera, de producción Investigación de mercado, etc. ACTIVIDAD Nº 3 Consulta en la bibliografía sugerida: a. las condiciones que deben reunir los objetivos b. tipos de objetivos PLANES Estratégicos: centran su atención en el futuro de la organización, e integran las demandas del ambiente externo y los recursos internos con acciones que los administradores necesitan realizar para lograr los objetivos que la organización propone a largo plazo. Enfocan a toda la organización Tácticos: traducen los planes estratégicos en metas específicas para áreas particulares de la organización, tienden a ser más breves y su alcance es más reducido Operativos: centran su atención en el corto plazo y traducen los planes tácticos en acciones específicas para unidades pequeñas. En general abarca menos de 12 meses. Facultad de Ciencias Económicas 13 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 POLÍTICAS Son guías para pensar y decidir respecto de una situación o problema dado. Son el marco de referencia que guía y encauza el pensamiento en la toma de decisiones. Son planes que tienen un cierto grado de flexibilidad y libertad de acción. Definen los límites dentro de los cuales se puede tomar una decisión. Deben ser congruentes con los objetivos y contribuir a lograrlos. REGLAS Describen con claridad las acciones específicas requeridas a las personas o las que no se deben llevar a cabo, pero sin libertad de acción. Son rígidas, atemporales, no pueden ser interpretadas y no admiten desviaciones. Pueden ser generales o particulares. Establecen lo que se puede y lo que no se puede hacer. ESTRATEGIA Son el diseño de las formas que la organización utilizará para alcanzar los objetivos, es el camino seleccionado. Deben ser coherentes con la misión, visión y objetivos. Es un curso de acción, seleccionado entre varias alternativas, que relaciona fortalezas y debilidades de la organización con las oportunidades y amenazas del contexto. TÁCTICAS Son los planes funciónales o de las áreas de resultado a cargo de las diferentes áreas de la organización. Comprende los programas de acción. Establecen los objetivos directivos o intermedios, adecuando en el tiempo y en el espacio los medios y las acciones para su logro, siempre en consonancia con los objetivos generales o estratégico. Facultad de Ciencias Económicas 14 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 PROGRAMAS Son planes que describen los pasos necesarios para lograr el objetivo, determinan quién será el responsable de cada paso y se establecen el orden y el tiempo de cada uno de los pasos. Permiten que las estrategias se conviertan en operaciones diarias. Pueden aplicarse por única vez o de manera permanente. Se complementan con políticas, reglas y procedimientos. PRESUPUESTO Es la expresión en términos cuantitativos y monetarios de los programas. Requiere de la estimación de diferentes variables que no son monetarias (horas disponibles de producción, unidades a vender, consumo unitario de materias, etc.). Es una herramienta fundamental del planeamiento y principal dispositivo de control. Son de uso temporal. Llevan a números concretos los objetivos a lograr. Presupuestos. Tipos Global de la organización: 1. Presupuesto de operaciones (de ingresos o ventas, de egresos)-corto plazo. 2. Presupuesto financiero, dinero que se necesita y de donde se obtendrá-corto plazo. 3. Presupuesto de inversiones, puede ser a corto, mediano o largo plazo, se incluye una parte en el financiero. PROCEDIMIENTOS Son una serie cronológica de acciones o pasos necesarios que sirven de guía para llevar a cabo una determinada tarea o función Son pautas de acción,que detallan en forma exacta como debe realizarse determinada actividad Facultad de Ciencias Económicas 15 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 Establecen un método requerido para manejar las actividades futuras, buscando el equilibro en la relación costo-beneficio. HORIZONTE DEL PLANEAMIENTO Corto, mediano y largo plazo. Varían según el tipo de organización, tipo de actividad, comportamiento de los recursos. En general corto plazo=ciclo operativo de la organización = un año (CF / CV, capacidad). Mediano plazo expresa con más detalles los planes a largo plazo (utilidades, ventas). Largo plazo abarca rendimiento de la inversión, I&D, capacitación, etc.). PLANEAMIENTO. NIVELES Estratégico-Alta dirección: la empresa: misión, visión, objetivos, políticas, reglas generales, largo plazo. Directivo- Gerencia media: áreas: planes funciónales, programas de acción, objetivos intermedios, mediano plazo. Operativo-Mandos medios: departamento: planes, presupuestos, procedimientos, reglas específicas, corto plazo. PROCESO DE FIJACIÓN DE OBJETIVOS 1. Proceso de negociación 2. Estabilización y elaboración de objetivos 3. Cambios de los objetivos por causa de la experiencia Tipos de objetivos Individuales Grupales Organizacionales “LOS OBJETIVOS ORGANIZACIÓNALES DEBEN PREVALECER SOBRE LOS INDIVIDUALES Y GRUPALES.” Facultad de Ciencias Económicas 16 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 Conflicto de objetivos Estado no deseado dentro de la organización que surge cuando chocan distintos intereses” Tipos: 1. Individual. 2. De organización. 3. Entre organizaciones o grupos. Todo conflicto obedece a una causa y se debe desentrañar para comprender y resolver el conflicto. Conflictos. Solución Dominación: se reprime el conflicto en lugar de resolverlo, se fuerza genera una situación de derrota. Supresión: apelando al reglamento, Solución integrada del problema: busca una solución que todos puedan aceptar para lo cual se logra el consenso, se confronta y se apela a metas superadoras. PROCESO DE PLANEAMIENTO 1. Definir la necesidad de planificar. 2. Definir objetivos tentativos. 3. Análisis situacional interno y externo. 4. Establecimiento de premisas. 5. Formular líneas de acción alternativas. 6. Selección de la mejor alternativa posible. 7. Especificar y asignar los objetivos definitivos. 8. Incorporar al sistema de control. ADMINISTRACIÓN ESTRATEGICA Proceso a través del cual la organización analiza tanto su entorno competitivo, para descubrir amenazas y oportunidades, como su ambiente interno, o sea sus recursos y capacidades internas, para determinar sus fortalezas y debilidades competitivas, para luego integrar ambos análisis y llegar a identificar y definir ventajas Facultad de Ciencias Económicas 17 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 competitivas que le permitan generar una posición sostenible en el tiempo. ¿Qué entendemos por entorno? Son todos aquellos aspectos que tienen relación directa o indirecta con la organización y viceversa. No solo implica analizar el pasado y presente, sino fundamentalmente el futuro, o sea los escenarios posibles en donde la organización desarrollará sus actividades, y que se verán afectadas por el mismo y a su vez la organización también influirá en ese entorno. Para llegar a tener una idea lo más acabada posible de los futuros escenarios el empresario requiere de información certera, adecuada y al instante, atento a la velocidad con que se producen los hechos en este mundo globalizado, y al que las organizaciones no pueden hacer oídos sordos, ya que ellas forman parte del mismo y por lo tanto se da una doble relación de influencia recíproca, pues la organización es un sistema abierto, permeable a todas y cada uno de las acciones sucesos, etc. que se generan en el ambiente donde eligió desarrollar sus actividades. Este ambiente puede enmarcarse dentro del entorno geográfico local, regional, nacional, e internacional, pero más allá del entorno que ella elija , todos y cada uno de los mencionados anteriormente tendrán directa o indirectamente influencia en sus decisiones, en consecuencia es prioritario que el empresario, el que planifica, conozca todas y cada una de las variables que conforman el entorno, pues en él se encuentran presente las oportunidades y amenazas, que pueden hacer de la organización un negocio exitoso o pueden hacerlo desaparecer del sistema comercial que eligió para su desarrollo. En la actualidad el entorno es muy cambiante, vulnerable, impredecible, pero no por ello debe dejarse de analizar, es más hoy es el 1º paso para llevar adelante una planificación que permita a la organización llegar a buen puerto y lograr los objetivos planteados. El mencionado entorno puede ser dividido en dos partes o subconjuntos: micro entorno y macro entorno, y a ellos debemos agregar el análisis del medio ambiente interno e la organización donde se encuentran las fortalezas y debilidades propias de la organización. Las fortalezas y debilidades que posee la organización surgen de confrontar, todos y cada uno de los elementos que la forman con los elementos que poseen sus competidores, y a partir de esa comparación surge, en qué aspectos la organización es fuerte o débil, respecto a sus competidores. Facultad de Ciencias Económicas 18 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 Las variables más relevantes que se pueden considerar en el análisis del entorno, son: a. Macroentorno: macroeconomía, tecnología, demografía, ecología, legislación vigente, usos y costumbres, estado del conocimiento, disponibilidad de recursos, etc. b. Microentorno: cliente, competidores, proveedores, leyes y políticas específicas que afecten al sector, microeconomía, ahorro, ingresos, acceso al crédito, etc. A partir del análisis del entorno, pueden surgir oportunidades y/o amenazas, ya que según éstas se confronten con las fortalezas y debilidades de la organización pueden ser para unos oportunidades y para otros amenazas, todo dependerá de los recursos con que la organización cuenta para afrontar esos hechos, y es importante resaltar que no solo hacemos referencias a recursos económicos, en la era de la globalización adquieren singular importancia los recursos humanos con su dotación de habilidades y capacidades para gestionar la organización , y aún más no solo a nivel gerencial, sino también qué tan bien dotada está la empresa de personal calificado en todas y cada una de las áreas, o departamentos. ACTIVIDAD Nº 4 ¿Qué elementos de la organización y del entorno tomaría en cuenta Usted para efectuar un proceso de planificación? Tipos de estrategias Corporativas: concentración, integración vertical, diversificación. De negocios: Líder en costo, nicho, diferenciación. Funciónales: responden a las diferentes áreas de la empresa para apoyar la estrategia de negocios. Planeamiento de gestión. Es el plan de negocios o plan de acción, donde se desarrollan los planes que corresponden a las distintas unidades funciónales, o a las unidades estratégicas de negocios. Son de mediano plazo, pueden modificarse sin influir en el proyecto estratégico. Facultad de Ciencias Económicas 19 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 Planeamiento operativo. Contiene mayor nivel de detalle y especificidad, son a corto plazo. Incluyen presupuestos, procedimientos, reglas y políticas específicas. Objetivos dependientes. Sirven para implementar con éxito la estrategia del negocio primero y de la corporación después. Deben estar alineadas con la misión, visión y cultura de la organización.ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS Es el eslabón entre la planeación y la evaluación. Se establecen objetivos o resultados a alcanzar en un lapso de tiempo determinado y se establecen las metas para llegar a los objetivos fijados, a posteriori se hace un seguimiento del desempaño – control- donde se compara lo planificado con lo realmente ejecutado a fin de determinar si hubo desvíos y de ser necesarios hacer las correcciones que correspondan. La administración por objetivos-APO- es un sistema dinámico que integra las necesidades de la organización de alcanzar sus objetivos, conjuntamente con las necesidades de la gente que la integra de manera que puedan lograr su propio desarrollo. Decimos que es un sistema de: Planificación, porque exige definir estrategias, o sea los caminos o vías necesarias para lograr los objetivos, a través de la realización y desarrollo de las actividades. Flexibilidad, pues se apoya en un sistema fluido de información ascendente y descendente- lo que permite generar el compromiso a todos los integrantes de la organización. Este sistema permite descubrir desviaciones, analizarlas y comunicarlas a quien corresponda, o sea al responsable de la ejecución, y de ser necesario corregir los desvíos. Motivador, ya que su base es la participación de todos los implicados en el proceso, de manera de integrar los objetivos personales a los de la propia organización. Fomenta la formación de equipos de trabajo. Evaluador, ya que existe evaluación permanente, y hace uso de indicadores que permiten evaluar el estado de realización de las actividades de manera continua. Facultad de Ciencias Económicas 20 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 2 APO (administración por objetivos). Características. Se establecen los objetivos de manera conjunta entre el ejecutivo y su superior. Se definen objetivos para cada departamento o sección. Los objetivos departamentales se interrelacionan. Los planes tácticos y operacionales, se elaboran con énfasis en la medida y el control. La evaluación es continua, con revisión y reciclaje de los planes. La dirección participa activamente. El staff suele apoyar especialmente en los primeros períodos. ACTIVIDAD Nº 5 ¿En qué se diferencian la planificación estratégica y la planificación operativa? Revise entre la bibliografía aconsejada y realice un cuadro comparativo. ACTIVIDAD Nº 6 “Los administradores necesitan una perspectiva global y un entendimiento local de clientes, gobiernos, competidores y proveedores específicos”. Verdadero / Falso. Fundamente su respuesta. ACTIVIDAD Nº 7 La administración tiene lugar en las organizaciones, no ocurre en el aislamiento. Comente fundadamente esta afirmación. Facultad de Ciencias Económicas 1 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 LA ORGANIZACIÓN CONCEPTO Es la etapa del proceso administrativo donde se define la estructura, las funciones y se asignan los recursos de acuerdo a lo planificado de modo que le permitirán a la organización llevar a cabo las actividades para lograr los objetivos planeados. La estructura organizacional es la forma que adoptan los elementos componentes de un sistema mayor que es la organización (empresa) que la contiene y que se caracteriza por ser considerado un sistema complejo, concreto, abierto, dinámico, autónomo y adaptativo. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN 1. Diferenciación: grado en el cual las actividades se dividen en subactividades, las cuales son realizadas por individuos con habilidades especializadas. 2. Integración: medida en la cual varias partes de una organización cooperan e interactúan entre sí, dando lugar a la interdependencia. 3. Formalización: es un modo de dar equilibrio tanto a la diferenciación (separación) como a la integración de personas y actividades. Se concreta a través de la designación de líneas de autoridad, unidad de mando y tramos de control. 4. Informalización, está representada por todas aquellas actividades, relaciones y medios no oficiales que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control. 5. Centralización y descentralización, hace referencia al nivel donde se toman las decisiones, si en el nivel superior (centralización) o en los niveles inferiores (descentralización). 6. Departamentalización, consiste en agrupar los puestos de trabajo en unidades homogéneas, eligiendo para ello un atributo o propiedad de manera de diferenciar las actividades en subconjuntos. La cantidad de elementos componentes de cada sector o agrupamiento así como sus competencias dependerán del criterio de división que se adopte en cada caso. Facultad de Ciencias Económicas 2 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 7. Jerarquía, divisiones de manera vertical en niveles o escalas de mando, que existen en las organizaciones y otorgan autoridad y responsabilidad a las personas que se designan en los diferentes niveles. 8. Concepto de línea y staff, en las organizaciones existen órganos de línea (o de ejecución) y órganos staff (de asesoría, apoyo y consultoría). ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Distribución de las partes del cuerpo o de otra cosa, o distribución y orden con que está compuesta una obra de ingenio.. Es la suma de las formas en las cuales una organización divide el trabajo, en tareas distintas y luego las coordina. En la estructura las partes están integradas o sea se relacionan de modo que el cambio en uno de sus elementos afecta y genera cambios en los demás y en la conducta final de la organización. Dentro de la organización se encuentran dos dimensiones, la dimensión vertical, en donde la autoridad consiste en el derecho a mandar y hacerse obedecer, como consecuencia directa de la asignación de autoridad surge el concepto de jerarquía que ordena los distintos niveles desde la autoridad superior a los niveles inferiores de supervisión, tradicionalmente se reconocen tres niveles dentro de la jerarquía el político, el administrativo y el técnico y operativo. Las relaciones establecidas a través de las jerarquías se llaman de línea y son aquellas que respetan la unidad de mando, asegurando de ese modo una más clara asignación de responsabilidad por la toma de decisiones y las comunicaciones. Además aparecen también los staff o línea asesora derivadas de las necesidades de los ejecutivos de ampliar su capacidad decisoria mediante el asesoramiento de personas especializadas, por el otro lado la dimensión horizontal, que surge a causa de las limitaciones en el alcance del control del empresario que por el aumento de personal, requerirá niveles intermedios de conducción, este proceso de diferenciación funcional se asocia al concepto clásico de división del trabajo. La división del trabajo surge porque la función puede ser realizada en forma más efectiva y económica, es decir más y mejor con el mismo esfuerzo. La más simple división de trabajo es la que plantean los Neoclásicos en su modelo ACME, en lo que respecta a áreas funciónales a saber: Producción: tiene la responsabilidad por las transformación de los insumos en productos y abarca desde la planificación y el desarrollo de métodos para la producción hasta poner a disposición de Facultad de Ciencias Económicas 3 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 comercialización el producto terminado, para ello es necesario llevar a cabo el proceso central de fabricación y la coordinación de materiales, instalaciones, equipos y servicios. Comercialización: la misión de esta área es detectar quién es el cliente, Cuales son sus necesidades y valores, por ello debe concentrar el esfuerzo en analizar el mercado, de promover y apoyar las operaciones de ventas y coordinar las de distribución. Finanzas y control: bajo esta denominación el ACME agrupa la función financiera y contable. La función tiene por propósito la obtención y administración adecuada de los fondos. Administración de Personal: tiene como responsabilidad todo lo atinente a la obtención y el seguimiento de los recursos humanos necesarios para la empresa, para tener una dotación de personal calificado, tendrá que desarrollar e implementar políticas que aseguren tratamiento equitativo, oportunidades de progreso y satisfacción en el trabajo. Además de las áreas funciónales están las áreas de servicios dentro del esquema ACME que son Investigación y Desarrollo, Relaciones Externas y Secretaría y Legales. Solamente para completar el modelo. Dentro de la organización podemos distinguir dos tipos de variables las estructurales y las funciónales. Variables estructurales, son las descripciones de las acciones, que establecen las relaciones deseadas entre las partes del sistema y los detalles de funciones, puestos y tareas (ventas, producción, publicidad, etc.). Variables funciónales, son los procesos a través de los cuales la estructura se transforma en acciones y resultados, como las normas, procedimientos, etc. Eficiencia y eficacia en la estructura organizacional Implica la búsqueda deliberada, por medio del diseño de la estructura formal de un grado adecuado de eficacia y eficiencia en la organización1. 1 Franco, Jorge, Qué es Administración, capítulo 4- Ediciones Macchi, Bs. As. 1997 Facultad de Ciencias Económicas 4 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 La estructura será eficaz si facilita dentro de la estructura formal un ambiente interno en donde las actividades que se llevan a cabo permitan el logro de los objetivos definidos. Por otro lado la estructura será eficiente si logra los objetivos con el mínimo costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización. Componentes de la estructura organizacional 1. LO FORMAL, son los elementos visibles, que pueden representarse, modelizar usando diversas técnicas, a través de los organigramas, manuales, procedimientos, etc. 2. LO INFORMAL, se refiere a lo que no se ve , lo que no está escrito, lo que no está contenido en los modelos formales, por ejemplo, las relaciones de poder, alianzas interpersonales, lenguaje, símbolos, mitos, etc. y aquellos aspectos vinculados con la cultura de la organización. DESCENTRALIZACIÓN, CENTRALIZACIÓN Y DELEGACIÓN Las tres están vinculadas con la autoridad de cada jefe, la información, como y donde se toman las decisiones. En el caso de que se concentren en el nivel más alto de la organización, la autoridad y las decisiones estamos en frente de un caso de centralización, No hay delegación de autoridad. Cuando se distribuyen la autoridad y las decisiones entre los niveles de la organización estamos frente a un caso de descentralización, la autoridad de tomar decisiones se dispersa en una estructura organizacional, la descentralización se produce por el proceso de delegación de autoridad en los diferentes subordinados, la descentralización será mayor cuanto mayor sea el “La estructura es la forma de organización que adoptan los componentes de un conjunto o bien de un sistema bajo condiciones particulares de tiempo y lugar. Decimos que existe una estructura cuando una serie de elementos se integran en una totalidad que representa propiedades específicas como conjunto y cuando, además, las propiedades de los elementos dependen (en una medida variable) de los elementos específicos de la totalidad”1. Facultad de Ciencias Económicas 5 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 número de decisiones que se tomen en los niveles inferiores, que dichas decisiones sean importantes. DEPARTAMENTALIZACIÓN La departamentalización consiste en agrupar los puestos de trabajo en grupos homogéneos de acuerdo con ciertos criterios, este proceso se realiza una vez que se han identificado y dividido las tareas individuales. Ventajas de la departamentalización Aprovechamiento de la especialización, ya sea por funciones, por productos o por tipos de clientes. Facilidad de control: ya sea por el paralelismo deliberado o por diferenciación clara y precisa. Seguridad de una atención adecuada: ya sea por la importancia de la actividad para el éxito de la organización, por una correcta política de compra de productos críticos para la actividad, o por la dificultad de comunicación a través de los distintos niveles jerárquicos. Reconocimiento de condiciones locales, en especial en cuanto a las características del personal disponible y el reconocimiento de estructuras informales.. Reducción de gastos. Desventajas de la departamentalización No es aplicable a todas las empresas. En algunos casos suele ser costosa. Diferentes tipos de departamentalización Departamentalización por funciones Se trata de agrupar las tareas de una organización de acuerdo con lo que se considera como funciones básicas de la misma. Si es por ejemplo una empresa industrial, esta tiene que producir, vendes y administrar para lograr sus objetivos. Es el criterio más utilizado. Departamentalización por procesos Facultad de Ciencias Económicas 6 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 Es el esquema clásico del departamento de producción. El proceso de producción es el que define la departamentalización. Puede seguir el orden del proceso o disposición de los equipos. En este caso se aplica el criterio de especialización para disminuir los costos, lograr un mejor rendimiento de la inversión y una mejor coordinación. Departamentalización por productos Este criterio se utiliza en empresas que comercializan varios productos, permite coordinar las actividades de la organización, controlar adecuadamente los costos y una mejor utilización de la tecnología, puede aplicarse tanto a niveles superiores como a niveles inferiores. Departamentalización por área geográfica Se puede aplicar en el caso de una empresa con sucursales, cuando las actividades de la empresa están dispersas, otro caso que se puede dar es por diferente localización de materias primas, es una aplicación de la descentralización geográfica. Departamentalización por tipo de cliente Este criterio se aplica especialmente en el área de comercialización, está orientada al consumidor o usuario por eso se organiza en función del cliente, mayoristas / minorista. Departamentalización por tiempo Se presenta en el caso del trabajo por turnos, haciendo el mismo tipo de tarea. Departamentalización mixta Muchas veces se pueden plantear diferentes criterios de departamentalización, esta departamentalización mixta consiste en combinar diferentes criterios. FLEXIBILIDAD La flexibilidad organizacional es la capacidad adaptativa de las empresas de modificarse sin romperse, adaptarse sin difíciles requisitos, o actuar con tolerancia, es decir no otra cosa que cambios Facultad de Ciencias Económicas 7 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 de apariencia, actividad, y flojedad de lazos, desde este punto de vista, para las organizaciones, la noción se relaciona con diseñar estrategias que tienen que ser viables, esto es aptitud empresaria para sobrevivir, crecer y desarrollarse en medios inciertos. Esto se da en escenarios altamente discontinuos y se llama complejidad. Esta flexibilidad es el atributo que permite a los sistemas desarrollarse hacia formas más complejas de organización, que no están atadas a las estructuras iniciales y que tampoco tienen un solo camino o fórmula para realizarse. DISEÑO ORGANIZACIONAL Esel proceso de evaluar la estrategia de la organización y las demandas ambientales, para delinear las estructuras organizacionales adecuadas. Componentes de la estructura organizacional La estructura de las organizaciones tiene dos componentes: Lo formal, o sea los elementos visibles, por ejemplo, organigramas, manuales, procedimientos, documentación de sistemas, etc. Lo informal, podemos decir que es lo que no se ve, lo que no está escrito, o se las relaciones de poder, los intereses grupales, alianzas interpersonales, el lenguaje, símbolos, mitos y todos aquellos otros aspectos que forman parte de la cultura de la organización, y que es fundamental atender y conocer para lograr un mejor entendimiento de la vida de la organización ¿Para qué formalizar la estructura de la organización? 1. Para hacer previsible las acciones de los integrantes. Ambas partes son inseparables, son como la cara y ceca de una moneda. Si cortamos la moneda en dos, el todo pierde valor. Lo mismo sucede con las organizaciones”1 PERO:….” La estructura formal evoluciona en la organización como las carreteras en el bosque, esto es, siguiendo la trayectoria de senderos ya transitados”1 Facultad de Ciencias Económicas 8 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 2. Para lograr un ordenamiento administrativo, a través de la definición de los cargos funciónales y jerárquicos. 3. Para definir líneas de autoridad y responsabilidad. 4. Para ordenar todos los recursos y su asignación de la manera más eficiente. 5. Para lograr estabilidad y regularidad en la relaciones de sus componentes. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Organigramas Es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una organización, nos define las relaciones que se dan entre los diferentes componentes de la estructura organizativa. Es una representación simplificada de la realidad, referentes a las áreas de actividad y los niveles jerárquicos. Características: Provee un cuadro global de la organización. Informa a los miembros de la organización acerca de su posición y su relación con el resto de la organización. Permite detectar fallas de autoridad mal definida, Reduce el espacio de representación mediante la utilización de símbolos. Es un medio eficaz de comunicación. Es fácil de actualizar. Cursogramas Los cursogramas administrativos son la representación gráfica de los procedimientos o rutinas administrativas. Es la secuencia de las operaciones en un circuito determinado, expresando los elementos que se utilizan y el área funcional que interviene. Representan como fluye gráficamente la información a través de los canales de comunicación de la organización, también se suelen La realidad supera al modelo formal y deja al descubierto una compleja red de roles, de interacciones y de grupos latentes que forman la organización informal1 Facultad de Ciencias Económicas 9 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 llamar diagramas de procesos, se trata de una técnica analítica que permite describir sistemas en una forma clara y lógica, facilitando una impresión visual del movimiento o flujo de la información desde su origen. LA CONDUCTA EN LA ORGANIZACIÓN El ser humano, como individuo, como integrante de un grupo. Relaciones interpersonales. Equipos de trabajo. Organización informal. Cultura y clima organizacional. La naturaleza humana determina a la naturaleza de la organización, por lo tanto la conducta de ella está vinculada a la conducta del hombre, ya que éste es la variable que da vida a través de su conducta al modelo de organización como sistema socio técnico. Sociología, psicología y psicosociología, explican el funcionamiento de la organización, a través de la descripción, entendimiento, predicción y control de la conducta humana. Estudiar la conducta implica conocer lo que hacen las personas al ocupar las diferentes funciones establecidas en el modelo diseñado. Interacción entre la organización-conducta esperada; y el desempeño real de cada persona en su puesto de trabajo, o sea la conducta real Conducta en la organización: aspectos visibles o formales, que surgen de las relaciones planeadas y aspectos invisibles o informales, que surgen de relaciones no planeadas, pero que forman parte de la realidad organizacional Los planes y el control modelan la conducta de las personas. Aspectos que influyen y modelan la conducta de las personas: 1. El modelo de organización. 2. La cultura. 3. El entorno. 4. El estilo directivo. 5. Factores biológicos y antropológicos. 6. Estructura de la personalidad y capacidad de interacción social. Facultad de Ciencias Económicas 10 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 La conducta son el conjunto de acciones del hombre en relación con su entorno, en busca de un equilibrio. Proceso de intercambio con su medio que busca preservar el “yo” o la personalidad. Tiene: una causa-la herencia, una dirección-quiere cosas y un impulso o tendencia-motivación. Estos tres aspectos generan un estado de desequilibrio y el hombre en su relación con el entorno busca lograr un estado de equilibrio. La persona estructura su personalidad a través de la conducta. Modelos que explican la conducta: Racional, ente reflexivo, serio y calculador. Emocional, hombre regulado por las emociones, llegando a la irracionalidad. Conductista, el comportamiento se controla desde el ambiente. Humanista, el hombre puede vencer la conducta irracional por medio del razonamiento consciente. Económico, hombre motivado por bienes materiales. CONDUCTA INDIVIDUAL-Componentes 1. Percepción. 2. Actitudes. 3. Aprendizaje. 4. Personalidad. 5. Motivación. La percepción Es la experiencia que realizamos como resultado inmediato de las entradas sensoriales. Es un proceso de selección y organización de las sensaciones para entender lo que se experimentó. La gente ve las cosas en forma distinta, aun cuando nos referimos a un hecho, situación ú objeto único. Las actitudes Es la predisposición o la inclinación a pensar y actuar de una manera determinada Facultad de Ciencias Económicas 11 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 Puede ser favorable o desfavorable hacia los objetos, personas, grupos, o ideas, lo que implica un proceso de evaluación. Las actitudes se van incorporando a la vida del individuo, y dependen de la información que reciben y de la influencia de los grupos a los que pertenece. Tiene componentes afectivos (emociones, sentimientos), cognitivos (inteligencia) y conductuales (comportamiento hacia alguien o algo). Es un sistema de tres componentes: Creencias respecto a los objetos. Estados afectivos. Disposición a la acción, que surge de valores, necesidades, ideologías propias del ser humano y los grupos. El aprendizaje Proceso complejo que permite al individuo la adquisición de nuevas formas de comportamiento, que e aseguran su supervivencia o adaptación al medio físico o cultural. Es el “como aprende la gente. Es un cambio permanente en la conducta, que se logra a través de la experiencia, y así forma el concepto de sí mismo y del mundo que lo rodea. Los intereses, actitudes y motivaciones se ven afectadas por el aprendizaje. Principios fundamentales: El individuo trata de conservar una conducta que recibe un refuerzo. El refuerzo puede ser positivo o negativo. El refuerzo sigue a la acción, ayuda a la repetición de la conducta anterior. El refuerzo positivo es una recompensa que confirma una conducta. El proceso de aprendizaje afecta a la personalidad del individuo, incluyendo los hábitos,conocimientos y valores culturales. Produce hábitos, genera la posibilidad de almacenar conocimientos y afecta valores del individuo. La personalidad “El compromiso con la organización y el trabajo depende de las actitudes”. Facultad de Ciencias Económicas 12 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 Es la organización dinámica de los sistemas psicofísicos que determinan los ajustes del individuo al medio circundante, es la combinación de las características psicológicas que clasifican a una persona. Cada persona tiene rasgos comunes con todas las demás, otros comunes con algunas personas y otros que son únicos. “Cada persona es única, irrepetible y singular” Personalidad. Características 1. Es un todo organizado, una integración. 2. Está organizado a través de patrones. 3. Resultante de la acción dialéctica entre una base biológica y una base cultural. 4. Dos aspectos, uno manifiesto (actitudes) otro profundo (sentimientos). 5. Es única, aún con características comunes como singulares. 6. Es temporal. 7. Se desarrolla dentro de la vida social, y lo vivido influye en la etapa actual. La motivación Es una combinación de fuerzas que inician, dirigen y sostienen la conducta hacia una meta. Comprende actitudes, prejuicios y hábitos. Es el proceso mediante el cual se estimula a las personas para que alcance determinadas metas, y para lograrlas se movilizan fuerzas interiores que dinamizan e impulsan al individuo, orientándolo al logro de ciertos objetivos. Teorías de la motivación Las teorías psicológicas explican la motivación a través de la teoría del proceso o la teoría del contenido Como proceso afirman que la conducta puede producirse a partir de dos variables claves: el impulso y la fuerza del hábito Es la energía que moviliza a los miembros de una organización, hace que la gente realice el esfuerzo máximo para lograr los objetivos organizacionales y a la vez satisfacer necesidades individuales. Facultad de Ciencias Económicas 13 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 Como contenido, se parte de la idea que las necesidades insatisfechas producen tensión y que la reducción de la misma debe ser satisfactoria Mc Gregor. Jerarquía de necesidades de Maslow. Factores de Herzberg. CONDUCTA GRUPAL EN LA ORGANIZACIÓN Ningún individuo actúa solo en las organizaciones, casi todos están afectados por los grupos, la principal porción de la vida de las personas se desarrolla en grupo Las personas forman siempre parte de un grupo, que puede ser formal, si está dentro de los agrupamientos planeados por la organización, caso contrario será parte de un grupo informal. La interacción es característica fundamental de los grupos y es lo que da lugar al proceso de influencia mutua LOS GRUPOS. ELEMENTOS Pluralidad de personas que interactúan. En tiempo y lugar determinado. Con objetivos comunes. Con sentido de pertenencia. Considerados por los demás como una entidad particular. TIPOS DE GRUPOS Funciónales: son formales, existen indefinidamente dentro de la estructura, con objetivos, interacciones y calidad de desempeño preestablecidos. De trabajo o proyectos: son temporales, creados para lograr un objetivo específico. De interés y amistad: surgen por compartir gustos, preferencias, actividades, líder que no surge de la estructura formal. Son parte de la informalidad de la organización. CARACTERÍSTICAS DE LOS GRUPOS Facultad de Ciencias Económicas 14 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 Sistema de roles y status. Sistema de normas. Existencia de control. Los objetivos. Conciencia de grupo. La cohesión. El liderazgo. La estructura. El tamaño. CONDUCTA INTERPERSONAL Cuando hay interacción entre dos o más personas existe comportamiento interpersonal. El conflicto y la cooperación surgen de esas relaciones interpersonales. Conflicto, surge cuando hay diferencias entre objetivos o la forma de alcanzarlos. Cooperación dos o más personas piensan como servirán mejor al logro de los objetivos. EQUIPOS DE TRABAJO Son grupos formales, integrados por individuos interdependientes, responsables de alcanzar una meta Pequeño grupo de personas. Con habilidades complementarias. Comprometidos con un objetivo común y un conjunto de metas. Se consideran mutuamente responsables. En general cumplen tareas especiales. Requiere de: Habilidades y talento múltiple. Juicio colectivo. Experiencia variada. Flexibilidad ante el cambio. Pueden cumplir funciones de: Asesoría, administrar aspectos específicos, realizar actividades de producción o de diseño. Permite la capacitación cruzada, el aprendizaje continuo y la asunción de riesgos, la mejora en los métodos y procedimientos. Facultad de Ciencias Económicas 15 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 La recompensa es en base al desempeño y contribución individual. Características Objetivos claros. Compromiso de los miembros. Buena comunicación. Confianza mutua. Capacidad de negociación. Apoyo mutuo. Apoyo a la organización. Liderazgo adecuado. Mejores habilidades. Ventajas Mejoran la motivación personal. Facilitan la cooperación en la empresa. Mejoran la planificación estratégica. Permiten mayor rapidez en las decisiones. Mejoran el desempeño de las personas. Organización informal Conformada por todas las relaciones que no aparecen en el organigrama de la organización. Surgen de los grupos de interés o de amistad, tienen intereses comunes, sociales u otros objetivos ajenos al trabajo. No están prescriptos en la organización formal. Son el resultado de desfasajes que se producen en la organización formal. Operan fuera de las relaciones de autoridad formal. Modifican conductas y ejercen el control social sobre los miembros de la organización. Tienen un sistema de roles, normas y sanciones no previstas por la organización formal. CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL Cultura: es todo lo que se aprende socialmente y que comparten los miembros de una sociedad. Facultad de Ciencias Económicas 16 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 Cultura organizacional, conjunto de fenómenos resultantes de la acción humana dentro de la organización. Se refiere a: las normas y valores, la tecnología y el carácter de la organización Comportamientos observados de forma regular. Normas que se desarrollan en los grupos de trabajo. Valores dominantes aceptados por los miembros de la organización. Filosofía empresaria respecto a clientes y al personal. Clima organizacional. Valores. Ideología. Símbolos. Mitos. Rituales. Describen la forma en que se hacen las cosas en la organización La sociedad, la historia de la organización y los aspectos contingentes definen la cultura de la organización Cultura. Dimensiones De negocio: eficacia emprendedora, valores, normas y comportamientos que afectan a la relación estratégica de una organización. Social: eficacia social, valores, normas que afectan a los procesos sociales. Operativa: eficacia operativa, valores, etc. que afectan al trabajo operativo. Subculturas propias de los grupos que existen y que forman parte de la cultura total de la organización, resulta de tareas específicas, experiencia y problemas diferentes Cultura organizacional Es el modo de responder a las presiones del entorno, son las normas de conducta asumidas que representan lazos o ataduras de comunicación y un elemento de permanencia, que permite una transmisión de generación en generación.Facultad de Ciencias Económicas 17 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 3 CLIMA ORGANIZACIÓNAL Es la resultante de la interacción de los diversos aspectos de la cultura, son las características permanentes que describen a una organización y la distinguen de las otras, y que a su vez influye en el comportamiento de las personas que la forman. Variables que describen el clima: Tamaño, estructura, complejidad de los sistemas, pautas de liderazgo y direcciones de las metas Facultad de Ciencias Económicas 1 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 4 LA DIRECCIÓN CONCEPTO La función de dirección se relaciona con las actividades que desarrolla un administrador con el propósito de influir en sus subordinados, colaboradores o miembros de la organización para tratar que sus acciones contribuyan al logro de los objetivos organizacionales. Es el proceso por el cual se ordena y se hacen ejecutar las tareas, a través de la coordinación del esfuerzo individual de todos los integrantes de la organización con el fin de lograr los objetivos propuestos. Los niveles directivos influyen en los subordinados, a través del proceso de motivación, comunicación e influencia. PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN 1. Armonización de objetivos. 2. Motivación. 3. Liderazgo. 4. Comunicación clara. 5. Aprovechamiento de los grupos informales. ACTIVIDAD Nº 1 Busca en la bibliografía sugerida una explicación de cada uno de los principios de la dirección, y transcríbelos en tu carpeta de prácticos. No olvides citar la fuente consultada LIDERAZGO Tipos de liderazgo Tradicionales: Autoritario. Participativo. Relajado. ACTIVIDAD Nº 2 Busca en la bibliografía una definición de cada tipo de liderazgo (tradicional y moderno) y transcríbelos en tu carpeta de prácticos. CONFLICTO Facultad de Ciencias Económicas 2 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 4 Desacuerdo entre dos o más miembros o grupos, que surge de la diferencia de posiciones, metas, valores o percepciones. Componentes del conflicto: 1. Partes involucradas. 2. Marco de referencia o campo del conflicto. 3. Dinámica de la situación de conflicto. 4. Administración del conflicto. ACTIVIDAD Nº 3 Busca en diferentes fuentes de información, diarios, revistas, Internet, al menos tres ejemplos de conflictos, transcríbelos en tu carpeta y luego identifica para cada caso los componentes del conflicto. No olvides citar la fuente consultada. Administración de conflictos. Trata de encontrar las formas de equilibrar el conflicto con la cooperación, ya que es mismo es inevitable, y necesario, ya que fomenta la creatividad, la innovación y la efectividad de la organización. Tipos de conflictos 1. Interno del individuo. 2. Entre individuos de la organización. 3. Entre individuos y grupos. 4. Entre organizaciones. Solución de conflictos. Alternativas 1. Estimular el conflicto: traer gente de afuera, ir contra la corriente, reestructurar la organización. 2. Reducir el conflicto. 3. Resolver el conflicto: dominación, supresión-reprimen el conflicto, y la solución integrada del problema-busca una solución que todos puedan aceptar por consenso, confrontando y en pos de metas superadoras. Principio de incongruencia. Facultad de Ciencias Económicas 3 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 4 Ocurre cuando se produce un desequilibrio en la organización como consecuencia de la contraposición de intereses entre los empleados (independencia, igualdad actividad) y los directivos (dependencia, pasividad y sumisión), es el gatillador del conflicto. Variancia Son aquellos aspectos de la organización que cambian a medida que la misma evoluciona, debido a cambios en el entorno. Invariancia Aspectos de la organización que permanecen inalterables ante los cambios del entorno, que se reflejan en la identidad de la organización, ésta la hace singular y única ¿QUÉ ES LA MOTIVACIÓN? Es un conjunto de fuerzas que impulsan, dirigen y mantienen cierta conducta. Las fuerzas pueden provenir del interior del ser humano, y se las conoce como “empuje”, en tanto si provienen del entorno, se la denomina “arrastre”. Es de vital importancia que el administrador atienda a los dos tipos de fuerzas, ya que si se enfoca en una sola de ellas podría hacer un diagnóstico equivocado y la solución al problema motivacional de los agentes que componen la organización, no sería la correcta. Proceso de motivación Es el proceso mediante el cual se estimula a las personas para que alcance determinadas metas, y para lograrlas se movilizan fuerzas que dinamizan e impulsan al individuo, orientándolo al logro de ciertos objetivos. Tiene estrecha relación con: Tareas y desempeño. “Es el proceso de estimulación de la acción”. Facultad de Ciencias Económicas 4 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 4 Estilos de dirección. Sistema de evaluación. Satisfacción en el trabajo. Productividad y competitividad. Teorías de la motivación Existen dos tipos de teorías de la motivación, las teorías del contenido y las teorías del proceso: Las teorías del contenido, se enfocan en qué necesidades intenta satisfacer el individuo y qué características del ambiente laboral parecen satisfacer esas necesidades. Buscan explicar la motivación identificando tanto factores internos del individuo como factores externos relacionados con su puesto de trabajo y el ambiente laboral. Las teorías del proceso tratan sobre la forma en que las diversas variables se combinan para influir en la conducta de las personas, y como definen la cantidad de esfuerzo que la gente está dispuesta realizar para lograr sus objetivos Las teorías del contenido explican cuáles variables afectan la motivación, en tanto las teorías del proceso explican como lo hacen: COMUNICACIÓN La comunicación es la acción que unifica y liga las partes de la organización”. A través del proceso de comunicación se transmite información, se influye sobre las personas modificando su conducta, se promueve la participación y se relaciona la organización con su entorno Proceso de comunicación EMISOR (codifica) MENSAJE RECEPTOR (decodifica) Emisor: elabora mensaje, lo codifica, lo emite en tiempo y espacio determinado. Receptor: recibe la información, decodifica reconstruye el mensaje, interpreta la necesidad del emisor. Canal vehículo o medio: a través del cual se transmite el mensaje voz, escritura, que tienen un lenguaje o código común. Ruido: interferencia que puede encontrar el mensaje, su contenido puede ser deformado, transformado o Facultad de Ciencias Económicas 5 Principios de la Administración / Modulo II / Unidad 4 desnaturalizado en la emisión o la recepción por fallas semánticas, temores, pérdida por transmisión y mala retención. Retroalimentación: es la prueba de la respuesta al mensaje: Tipos de comunicación Vertical, descendente: transmite órdenes, instrucciones, consejos a los subordinados. Vertical ascendente, proviene de los subordinados, permite detectar las quejas y actitudes de los empleados; promueve la participación. Horizontal se produce entre los miembros de un mismo nivel de jerarquía, permite asesoramiento entre funciones o áreas. Oblicua entre jefes de un área y subordinado de otra área, puede generar conflictos de competencia. DINÁMICA DE GRUPOS Se ocupa del estudio de la conducta de los grupos como un todo y de las variaciones de la conducta individual de sus miembros, y de las relaciones entre grupos. Las fuerzas que actúan en cada grupo y lo hacen comportarse de la manera que lo hace, movimiento, acción, reacción,