La Gestión documental en el contexto de la administración pública

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Universidad de La Salle Universidad de La Salle 
Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle 
Maestría en Gestión de la Información 
Documental Departamento de Estudios de Información 
2022 
La Gestión documental en el contexto de la administración La Gestión documental en el contexto de la administración 
pública en la Alcaldía de Solita, Caquetá pública en la Alcaldía de Solita, Caquetá 
Wendy Tatiana Varela Mateus 
Universidad de La Salle, Bogotá, wvarela21@unisalle.edu.co 
Lucidia Gasca Collazos 
Universidad de La Salle, Bogotá, lgasca74@unisalle.edu.co 
Diana Bedoya Barco 
Universidad de La Salle, Bogotá, dbedoya23@unisalle.edu.co 
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La Gestión documental en el contexto de la administración pública en la Alcaldía de Solita 
Caquetá 
 
 
 
Diana Bedoya Barco 
Lucidia Gasca Collazos 
Wendy Tatiana Varela Mateus 
 
 
 
Maestría en Gestión de la Información Documental, Escuela de Humanidades y Estudios 
Sociales 
 
Universidad de la Salle 
 
 
Trabajo de grado 
 
Alba Lucia Cruz Castillo 
 
 
Bogotá D.C. 2022 
 
 
 
 
Hoja de Evaluación 
Debe considerar el espacio para las firmas de los jurados, así como para la calificación 
obtenida en la sustentación. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Agradecimientos 
A Dios por darme fortaleza y sabiduría, a mi familia por su paciencia, amor y 
comprensión, a mis compañeros y profesores por compartir sus conocimientos y 
experiencias y a todas las personas que me animaron a continuar en este proceso de 
construir un logro más en mi vida profesional. 
Gracias a todos por las palabras de aliento frente a los obstáculos y por animarme a 
culminar una etapa más en mi proyecto de vida. 
 Diana Bedoya Barco 
 
Agradezco a Dios, por bendecirnos con sabiduría para el logro de esta investigación, 
a mis tutores por su asesoría y acompañamiento, a la Alcaldía de Solita Caquetá y sus 
lideres de procesos por su colaboración y a mis compañeras por su dedicación y entrega. 
 Lucidia Gasca Collazos 
 
Agradecida con Dios por permitirme vivir esta experiencia y guiar mis pasos en 
dirección a esta maravillosa profesión, a mi familia por su comprensión apoyo 
incondicional, a mis compañeras y tutores que han sido parte vital en mi desarrollo 
profesional y personal durante este proceso. Por último, a la Alcaldía de Solita Caquetá y a 
su equipo de trabajo, al permitirnos realizar nuestro proceso investigativo y considerar 
nuestra experiencia en la mejora de sus procesos. 
 Wendy Tatiana Varela Mateus 
 
 
 
 
 
 
 
Dedicatoria 
En honor a mis padres quienes se esforzaron siempre por brindarme estudio, a mi 
familia querida y en especial a mis hijas Derly y Danna, para que cada una de mis metas 
alcanzadas les quede como ejemplo de vida. 
 
Lucida Gasca Collazos 
 
A mi familia por su apoyo incondicional y de manera especial a mi abuelita Rosalba 
Serna (Q.E.P.D) quien siempre me alentó a confiar en Dios y a esforzarme por cumplir mis 
sueños. 
 Wendy Tatiana Varela 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Resumen 
 
A fin identificar las problemáticas que afectan la gestión documental en el ámbito 
de la administración pública y su incidencia en la correcta gestión de los procesos de los 
entes territoriales, se hace pertinente el análisis de las falencias tensiones y recurrencias de 
la gestión documental en un caso particular de la Alcaldía de Solita Caquetá; siendo este el 
objeto de estudio de la presente investigación, se desarrolló a partir de un proceso 
diagnostico que permitió validar el nivel de cumplimiento frente a la normatividad vigente 
aplicable, esto asociado con las practicas archivísticas identificadas permitió la 
estructuración de una propuesta de mejoramiento ajustada a las necesidades y dinamizando 
los recursos propios de la entidad, que permitirá el empoderamiento y capacitación del 
capital humano y a su vez la mejora de sus procesos. 
Palabras clave: gestión documental, administración pública, organización de archivos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Abstract 
In order to identify the problems that affect document management in the field of 
public administration and its impact on the correct management of the processes of 
territorial entities, it is pertinent to analyze the shortcomings, tensions and recurrences of 
document management in a case particular of the Solita Caquetá Mayor's Office; Being this 
the object of study of the present investigation, it was developed from a diagnostic process 
that allowed validating the level of compliance against the applicable current regulations, 
this associated with the identified archival practices allowed the structuring of an 
improvement proposal adjusted to the needs and energizing the entity's own resources, 
which will allow the empowerment and training of human capital and, in turn, the 
improvement of its processes. 
 
Keywords: document management, public administration, archive organization. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tabla de Contenido 
 
Introducción .......................................................................................................................... 12 
Capitulo I. El problema ........................................................................................................ 14 
1.1. Planteamiento del problema ................................................................................... 14 
1.2. Objetivos ................................................................................................................ 19 
1.2.1 Objetivo general ................................................................................................... 19 
1.2.2 Objetivos específicos............................................................................................ 19 
1.3 Justificación ................................................................................................................ 20 
CapituloII. Marco Teórico ................................................................................................... 23 
2.1 Antecedentes ............................................................................................................... 23 
2.2 Estado del arte ............................................................................................................. 31 
2.3 Categorías Conceptuales ............................................................................................. 40 
2.3.1. Gestión Documental ............................................................................................ 40 
2.3.2 Administración pública ........................................................................................ 44 
Capitulo III. Marco Metodológico........................................................................................ 46 
3.1 Enfoque ....................................................................................................................... 46 
3.2 Tipo de Investigación .................................................................................................. 46 
3.3 Método ........................................................................................................................ 46 
3.4 Técnicas ...................................................................................................................... 47 
3.5 Instrumentos ................................................................................................................ 47 
Capitulo IV. Análisis y discusión de los resultados ............................................................. 49 
4.1 Diagnóstico de los procesos de gestión documental ................................................... 49 
4.2 Falencias tensiones y recurrencias en los procesos de gestión documental................ 53 
 
 
4.2.1 Planeación (Técnica) ............................................................................................ 53 
4.2.2 Producción ............................................................................................................ 55 
4.2.3 Gestión y Trámite ................................................................................................. 56 
4.2.4 Proceso de Organización ...................................................................................... 57 
4.2.5 Proceso Transferencias ......................................................................................... 59 
4.2.6 Disposición final .................................................................................................. 60 
4.2.7 Preservación a Largo Plazo .................................................................................. 61 
4.2.8 Valoración documental ........................................................................................ 62 
Capitulo V. Propuesta ........................................................................................................... 64 
5.1 Conclusiones ............................................................................................................... 90 
5.2 Recomendaciones ....................................................................................................... 94 
Bibliografía ........................................................................................................................... 96 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Lista de Tablas 
 
Tabla 1 Fuentes consultadas en la categoría de gestión documental .................................... 24 
Tabla 2 Cuadro comparativo entre Archivística y Gestión documental ............................... 38 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Lista de Figuras 
 
Figura 1 Modelo de Gestión Documental y administración de Archivo ............................. 50 
Figura 2 Falencias, tensiones y recurrencias de la planeación ............................................ 54 
Figura 3 Falencias, tensiones y recurrencias de la producción ........................................... 56 
Figura 4 Falencias, tensiones y recurrencias en la gestión y tramite ................................... 57 
Figura 5 Falencias, tensiones y recurrencias en el proceso de organización ....................... 59 
Figura 6 Falencias, tensiones y recurrencias en el proceso de transferencias ..................... 60 
Figura 7 Falencias, tensiones y recurrencias en la disposición final ................................... 61 
Figura 8 Falencias, tensiones y recurrencias de la preservación a largo plazo ................... 62 
Figura 9 Falencias, tensiones y recurrencias de la valoración ............................................. 63 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 
 
Introducción 
 
La Gestión Documental en la Administración Pública resulta de gran importancia en 
la medida que permite que muchos de los procesos se desarrollen de manera eficiente. De 
tal forma que se evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación y 
permite el control de acceso y de seguridad de la información, impidiendo que personas no 
autorizadas accedan a los contenidos. Lo anterior, ha evolucionado también con el 
desarrollo tecnológico permitiendo que la información este digitalizada, se pueda acceder y 
compartir de una forma rápida, sin embargo, también ha significado retos para la 
salvaguarda de esta. 
En tal caso, en este proyecto de investigación el cual se centra en la gestión 
documental en el contexto de la administración pública en la Alcaldía de Solita Caquetá, en 
el capítulo uno, se realiza una descripción de la problemática en el marco de los avances en 
el proceso, a su vez de los retos frente a los desarrollo tecnológicos y del cumplimiento de 
los protocolos establecidos por el gobierno, conllevando a que se busque darle respuesta al 
siguiente interrogante:¿Cómo es la situación actual de la Gestión documental en el contexto 
de la administración pública en la Alcaldía de Solita Caquetá y su incidencia desempeño 
institucional?. Del mismo modo, se definen los objetivos y la justificación, la cual se centra 
en la importancia de la gestión documental en las empresas. 
En el capítulo dos, se hace una revisión de diferentes investigaciones realizadas 
sobre el tema, al igual se presenta el marco teórico donde se muestran los postulados de 
autores en relación a temas que tienen que ver con la gestión documental y los procesos y la 
administración pública. 
En el capítulo tres se presenta el marco metodológico, donde el enfoque de 
investigación en cualitativo, de tipo descriptivo y el método a utilizar es el estudio de caso. 
Allí se definen a su vez las técnicas de investigación dentro de las que se encuentran la 
matriz de análisis y observación. 
En el capítulo cuatro está el análisis y discusión de resultados, donde se destaca la 
realización de un diagnóstico respecto a la gestión documental de acuerdo al caso de 
estudio, destacándose la falta de articulación de la gestión documental y la administración 
13 
 
de archivos dentro de la planeación estratégica, al igual la falta de cultura organizacional, e 
capacitación del personal y de preservación. 
En el capítulo cinco se encuentra la propuesta para la Alcaldía de Solita Caquetá que 
contribuya a la mejora de los procesos de gestión documental desde la perspectiva de la 
administración pública, además de las conclusiones y recomendaciones. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
14 
 
Capitulo I. El problema 
 
1.1. Planteamiento del problema 
 
La incidencia de la gestión documental en el ejercicio de la función pública define 
nuestro ámbito de estudio, atendiendo los preceptos de Woodrow (1887) “La 
Administración pública es el lado práctico o comercial del gobierno, pues su finalidad es 
que los negocios públicos se realicen eficientemente y de acuerdo con losdeseos del 
público como sea posible”. Por ende, el gobierno tendrá mayor aceptación en razón a 
mayor satisfacción de las necesidades del público. Con los crecientes avances en 
Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICS) es imperativo aplicar la 
transparencia, que le permita al ciudadano ser participe en las decisiones de los entes 
gubernamentales, dar seguimiento a sus actuaciones a través del acceso a la información, 
trámites o servicios y favorecer acciones para minimizar el riesgo de corrupción y el 
fortalecimiento de los gobiernos democráticos. 
Los Sistemas de Gestión Documental (SGD) disponen de las actividades técnicas 
tendientes al organización de los documentos generados en el ejercicio de la misión de toda 
organización, por tanto, se consideran la piedra angular para el cumplimiento de la 
finalidad de la administración pública y el insumo necesario para la “transparencia por 
diseño” aplicada a los SGD (Cerrillo i Martinez & Casadesús de Mingo, 2018), quien basa 
su postulado en la primera versión de la ISO 15489:2001 y traducida al castellano en 2006, 
en la que se afirmaba que un SGD se convierte en una fuente de información sobre las 
actividades de la organización que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma 
de decisiones, al tiempo, que garantiza la rendición de cuentas frente a las partes 
interesadas presentes y futuras. 
Así pues, se infiere que un SGD no solo es una herramienta de gestión interna, sino que 
es la estructura que favorece la gesta de la transparencia y acceso a la información pública, 
orientada a la gestión de los documentos durante todo su ciclo vital, su difusión y 
recuperación. La inclusión (TIC´S) en la administración pública ó E- Administración ha 
traído grandes desafíos a nivel mundial como lo son la transición de los SGD a los Sistemas 
de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), multiplicidad de formatos, medios y 
15 
 
estrategias de conservación documental y la garantía de trazabilidad de los tramites o 
servicios a través de plataformas digitales, rendición de cuentas, ciclos de mejoramiento 
continuo que involucran al público, por enumerar algunos. 
En el caso de España, “las relaciones de las Administraciones Públicas con los 
ciudadanos y las empresas están sufriendo cambios profundos” (Barroso Barrero, 2004) en 
este país se viene adelantando procesos de inclusión de las TIC´S en la administración 
pública desde los años setenta, en el ámbito estatal, autonómico y local; produciendo 
significativas afectaciones de las relaciones de la administración pública con los ciudadanos 
y empresas, adjudicada en parte a la resistencia al cambio. Su primer nivel de inclusión, se 
obtuvo en la automatización de los procesos internos, ya en los años ochenta el segundo 
nivel cambia la connotación de información como activo y la define las TIC´S como su 
instrumento dinamizador; para la utilización de la capacidad estratégica que ofrecen las 
TIC´S y así generar soluciones a problemáticas no consideradas. 
La generalización del uso de internet en los años noventa, dentro del proceso de 
globalización, y el cambio de perspectiva de la actividad pública, que en adelante se avoca 
a la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos y las empresas, se consideran factores 
que consolidan a la E- Administración como instrumento integrador que permite la 
comunicación efectiva entre las personas y organizaciones. Sin embargo, la dinámica de la 
comunicación efectiva entre los agentes mencionados, cambia debido a que una ciudadanía 
informada tiene capacidad crítica y aumenta sus demandas tanto de información como de 
eficiencia en los procesos, para lo cual, como reto actual está la interoperabilidad de los 
sistemas y procesos, para evitar la duplicidad en la utilización de los recursos. 
En cuba, se vio la necesidad de alcanzar un desarrollo integral y armónico de los 
archivos en todo el país, en búsqueda de una mayor eficacia en la función pública, lo que 
condujo a considerar criterios y métodos comunes para la gestión documental. Es así como 
el 8 de agosto del 2001 el Consejo de Estado de la República de Cuba pone en vigor el 
Decreto Ley 221, el cual establece normas y principios que rigen la actividad archivística 
en el territorio nacional. (Ávila, 2007, pág. 5-6), favoreciendo el nacimiento de SGD y 
SGDE al interior de la administración pública, sin embargo, por su gobierno de carácter 
dictatorial, el progreso de la inclusión de transparencia por diseño, se ha ralentizado ya que 
16 
 
la generalización del internet y la perspectiva hacia la satisfacción del ciudadano ha sido 
distorsionada por tendencias coercitivas. 
En países de América Latina, como Brasil, se tiene establecido por decreto de 
gobierno que se desprende de la Ley 8.159, determina que el organismo central de archivos 
(Archivo Nacional) en su Artículo 4 numeral I, acompaña y orienta junto con los órganos 
sectoriales del Sistema de Gestión de Documentos de Archivos (SIGA), la aplicación de 
normas relacionadas con la gestión de documentos de archivos. (Silva, 2016, pág. 135). 
La gestión documental en el ámbito de la administración pública en Colombia, se 
formaliza a través de la creación del Archivo General de La Nación Jorge Palacios 
Preciado, a partir de la ley 80 de 1989 a partir de la cual se le adjudica la función de 
“promover la organización y fortalecimiento de los archivos públicos del país, para 
garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio 
documental”. De igual forma, a partir de la promulgación de la Ley 594 o Ley General 
de Archivo, la cual tiene por objeto “establecer las reglas y principios generales que regulan 
la función archivística del Estado” 
En el mismo sentido, mediante la Ley 962, mediante la cual “se dictan disposiciones 
sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y 
entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios 
público”. Continuando con el postulado, se promulga la Ley 1712 de 2014 “Ley de 
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública”, donde fortalece la 
importancia de la función archivística y la gestión eficiente de los documentos al interior de 
las organizaciones. 
 Es de tener en cuenta, que en materia de archivo, en el país a partir del acuerdo 004 
el Archivo General de la Nación, AGN (2019) “estable el proceso de elaboración, 
aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el 
Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – 
TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD”. Este debe ser aplicado al interior de las 
instituciones públicas y las privadas con funciones públicas, las cuales, en su ejercicio de 
las funciones administrativas producen, tramitan y organizan los documentos de acuerdo a 
las series y subseries de la TRD y los procesos de Gestión Documental. 
17 
 
Se puede inferir, que a raíz de la necesidad realizar la transición a la E-
Administración haciendo uso de las TICs, la automatización de los procesos y la aplicación 
de la Trasparencia y acceso a la información, en un marco de 20 años atesora un derrotero 
de normatividad que nos permite tener un estándar u objetivo al cual apuntar, sin embargo, 
estos lineamientos no son aplicables en todos los sectores de la administración pública 
colombiana, específicamente hablando de los entes territoriales de tipo municipal, ya que 
dependiendo de la categorización de los mismos, se definirán sus recursos y por ende 
tendrá implicaciones en la medida de que estos no sean suficientes para la modernización 
de aspectos como la arquitectura empresarial, recurso humano e infraestructura tecnológica. 
Así las cosas, Colombia, posee una amplia brecha entre los archivos físicos con los 
electrónicos, convirtiéndoseen un reto para el Estado Colombiano en temas como 
“Gobierno digital”, con miras al logro de la eficiencia, transparencia y participación. 
Según reporte del Consejo Departamental de Archivos (CDA) del Caquetá, en el 
año 2019, tan sólo el 10% de las entidades públicas y privadas con funciones públicas del 
departamento cumple parcialmente con la Ley General de Archivos, evidenciando el 
incumplimiento del 90% debido al desconocimiento de la norma, poco interés de los 
gobiernos locales, falta de personal idóneo que cumpla con el perfil archivístico; así mismo, 
falta de liderazgo gubernamental por parte del Consejo Departamental de Archivo para 
fortalecer la Gestión Documental en el Departamento. Puntualmente, la alcaldía del 
municipio de Solita Caquetá, categorizado como entidad territorial de sexta categoría se 
encuentra en el grupo de entidades que no está cumpliendo con la Política Publica de 
Archivo. 
 Gracias a la observación directa de falencias, tensiones en los procesos que atañen a 
la Gestión Documental y que impactan de manera directa los trámites y servicios de la 
entidad, la Alcaldía de Solita Caquetá es consciente de la necesidad de transición a un 
entorno moderno que posibilite la inclusión eficiente de las TIC`s en sus procesos 
documentales 
Por otra parte, según el informe emitido por el Observatorio del Sistema 
Nacional del AGN, es necesario tener en cuenta que la mayoría de la contratación de las 
entidades en temas archivísticos se realiza de forma general, lo que dificulta el seguimiento 
de los procesos archivísticos; aún más cuando por ejemplo entidades como las alcaldías 
18 
 
atienden las necesidades a medida que se van presentando y no se evidencia la planeación 
estratégica a largo plazo (AGN, 2018). Precisamente, según lo observado en la página web 
-Transparencia- Instrumentos de gestión de la información pública de la Alcaldía de Solita 
Caquetá, la entidad cuenta con Tablas de Retención Documental sin convalidar y un 
Manual del Programa de Gestión Documental, para lo cual, la primera no cumple con los 
requisitos establecidos en el acuerdo 004 de 2019 y el segundo, no cumple con los 
requerimientos estipulados en el Manual de Implementación del Programa de Gestión 
Documental del Archivo General de la Nación; por lo tanto, es necesario que se tomen 
medidas encaminadas a cumplir en su totalidad con la política de gestión documental. 
De acuerdo a lo anteriormente mencionado, se plantea la siguiente pregunta ¿Cómo 
es la situación actual de la Gestión documental en el contexto de la administración pública 
en la Alcaldía de Solita Caquetá y su incidencia desempeño institucional? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
19 
 
1.2. Objetivos 
 
1.2.1 Objetivo general 
Analizar falencias, tensiones y recurrencias en los procesos de gestión documental 
en el contexto de la administración pública en la Alcaldía de Solita Caquetá. 
1.2.2 Objetivos específicos 
 
• Diagnosticar los procesos de gestión documental liderados por la secretaria de 
gobierno de la Alcaldía de Solita Caquetá de acuerdo con la normatividad vigente 
aplicable. 
• Analizar las prácticas archivistas diagnosticadas en el desarrollo de los procesos de 
gestión documental en el contexto de la administración pública de la Alcaldía en 
Solita Caquetá. 
• Plantear una propuesta para la Alcaldía de Solita Caquetá que contribuya a la 
mejora de los procesos de gestión documental desde la perspectiva de la 
administración pública. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
20 
 
1.3 Justificación 
 
El inicio de la época moderna, la revolución de la tecnología y la implementación de 
ésta en la conservación de la historia y la información, conllevó a que en Colombia se 
creara una institución cuya función seria la conservación y organización del acervo 
documental por lo cual se creó el Archivo Nacional de Colombia, pero fue hasta que la Ley 
80 del 22 de diciembre de 1989 convirtió el antiguo Archivo Nacional de Colombia en el 
AGN (Archivo General de la Nación), adscrito al Ministerio de Gobierno, definido como 
establecimiento público nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía 
administrativa (Ley 80 de 1989). 
Por otra parte, existe la obligación y responsabilidad de las Instituciones Públicas de 
administrar la documentación e información generada por las mismas en el ejercicio de sus 
funciones; siendo esta un responsabilidad a cargo de los funcionarios públicos quienes 
están en la obligación de salvaguardarlos y custodiarlos, debidamente clasificados y 
ordenados cronológicamente e indizados. Lo anterior es respaldado por la ley 594 de 2000 
desde la que se establece que los archivos son “Conjunto de documentos acumulados por 
una persona o entidad pública o privada, conservados respetando aquel orden para servir 
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los 
ciudadanos, o como fuentes de la historia”. Ello sin dejar de lado que de acuerdo a (Ley 
594, art. 11) “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de 
los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital 
de los documentos y la normatividad archivística”. Siendo ello de estricto cumplimiento en 
todas las entidades públicas, puesto que en caso de haber las entidades y/o funcionarios se 
puede ver sometidos a sanciones de tipo disciplinario y de tipo penal. (Ley 594 de 2000, 
Art. 35). . 
 De esta manera, para Fernández, et.al. (1997) “el sector público, en el desarrollo de 
sus funciones, se convierte en un importante productor de información. Así, los distintos 
Organismos de este sector “producen” leyes, estadísticas, registros de población, de 
empresas, información geográfica, meteorológica, cultural, histórica, financiera, política, 
científica” (p.2). Siendo esta información de utilidad tanto para las mismas entidades, como 
para los ciudadanos. Sobre el tema, para Fernández, et.al. (1997) “el uso creciente de las 
21 
 
tecnologías de la información y comunicaciones han hecho tomar conciencia del valor de la 
información del sector público, lo que ha provocado que algunos organismos, hayan optado 
por explotar comercialmente sus recursos de información” (p.2). Por consiguiente, los 
archivos públicos garantizan una gestión eficaz, responsable y transparente, para proteger 
los derechos de los ciudadanos, asegurar la memoria individual y colectiva, para 
comprender el pasado, documentar el presente y preparar el futuro. 
En este orden de ideas, el archivo municipal representa la concentración de los 
testimonios de la acción cotidiana política y administrativa del gobierno municipal. De 
hecho, la alcaldía de Solita Caquetá, como organismo territorial miembro del Sistema 
Nacional de Archivos SNA, coordinado por el Archivo General de la Nación, como lo 
promulga la Ley 594 del 2000, Ley general de archivos, tiene la responsabilidad de 
cumplir con la política archivística que dicta este ente regulador, por tal razón y en 
aplicación del Título II del Decreto 1080 de 2015, es indispensable identificar las falencias, 
tensiones y recurrencias del proceso de gestión documental en el contexto de la 
administración pública de la Alcaldía de Solita Caquetá, con el fin de analizar la gestión 
documental de la institución y posteriormente diseñar el plan de acción a seguir. 
Según la última medición realizada por la procuraduría de la Nación a través del 
mecanismo Índice de Gobierno Abierto IGA 2016, la alcaldía de Solita Caquetá ostenta una 
calificación en la categoría de gestión documental de 39,1 y una posición 463 de 1101 entes 
evaluados, ante un promedio nacional de 31,1. Esto supone que so pena de un promedio 
bajo. Así las cosas, se hace imprescindible el establecimiento de un Sistema de Gestión 
Documental que concatene procedimientosy métodos de evaluación propendiendo por la 
mejora continua. 
Como aporte, esta investigación se justifica en el impacto positivo que se logrará en 
el ámbito socio económico, ya que el generar una propuesta de mejoramiento a la gestión 
documental de la alcaldía de Solita Caquetá, producirá la optimización de los procesos 
internos y por tanto una mayor eficiencia y eficacia en la utilización de recursos y gestión 
de trámites, a través de la utilización de herramientas digitales y la reinvención de la 
cultura organizacional en torno a las buenas prácticas en gestión documental, favoreciendo 
la transparencia y la lucha contra la corrupción y coadyuvando a una mejora en el 
posicionamiento en el IGA y mayor aceptabilidad ante sus grupos de interés. 
22 
 
 En conclusión, nuestro proyecto de grado posee una relación directa con la 
generación del conocimiento sobre la gestión documental, convirtiéndose en un referente 
académico y administrativo, aplicado a la gestión pública, que enmarca desde la planeación 
estratégica, ejecución y verificación de los procesos administrativos y formulación de 
planes de mejora para el logro de objetivos propuestos, que benefician tanto a la institución 
como a los ciudadanos. Así mismo, aportamos a la conformación y fortalecimiento del 
patrimonio cultural, enalteciendo la idiosincrasia de los pueblos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
23 
 
Capitulo II. Marco Teórico 
 
2.1 Antecedentes 
 
Para desarrollar los antecedentes de este proyecto denominado “Gestión documental 
en el contexto de la administración pública en la Alcaldía de Solita-Caquetá” y debido a la 
escasa producción investigativa con relación a la Gestión Documental y las entidades 
públicas, se tomó la decisión de buscar alternativas en otros contextos con el fin de 
documentar los aspectos que han antecedido sobre el manejo de la Gestión Documental en 
concordancia con la realidad administrativa y social de las entidades públicas. 
 Con el fin de realizar la investigación sobre la Gestión documental al interior de 
las entidades públicas, se consultaron 14 fuentes, de las cuales 9 corresponden a la 
categoría de Gestión Documental y 5 a la Gestión Documental al Interior de las Entidades 
Públicas. Como estrategia de búsqueda se realizaron las siguientes combinaciones de 
consulta: Gestión documental en entidades públicas, tesis; Investigaciones en archivística 
en entidades públicas en Colombia; Archivística en entidades públicas en Colombia, tesis; 
Gestión documental versus entidades públicas en Colombia; La gestión documental el 
Colombia, repositorios; La gestión documental el Colombia, tesis; Modelos de gestión 
documental en sector público en Colombia; Entidades públicas y la gestión documental, 
tesis, repositorios; Artículo científico, gestión documental entidades públicas en Colombia; 
Retos de la gestión documental, entidades públicas en Colombia, repositorio Universidad 
Javeriana; Creación de la gestión documental, entidades públicas en Colombia, repositorio 
universidad Javeriana; Directrices de la gestión documental, entidades públicas en 
Colombia, repositorios universidades públicas y privadas, incluyendo la universidad de la 
Salle. Posteriormente se tomó como referencia, las siguientes tabla 1: 
 
 
 
 
24 
 
 Tabla 1 
Fuentes consultadas en la categoría de gestión documental 
Título Ámbito Año Motores de Búsqueda 
1. La Gestión Documental 
Como Modelo de Negocio 
Nacional 2018 Google Académico 
 
2. Proyecto de implementación 
Sistema de Gestión 
Documental en la empresa 
PRAXAIR S. A 
Nacional 2019 Google Académico 
 Universidad Piloto de 
Colombia 
Tesis 
3. implementar un modelo de 
gestión documental para la 
Serie Historias Laborales del 
Área de Talento Humano en 
la Empresa Colgrabar 
Nacional 2016 Google Académico 
Universidad Javeriana 
4. Implementación de un sistema 
de gestión documental en la 
asociación ASPROLECHE 
Q.V.C. de santa rosa de 
Viterbo 
Nacional 2017 Google Académico 
Universidad Pedagógica y 
Tecnológica de Colombia 
5. La Gestión Documental en 
las Empresas Públicas de la 
ciudad de Cartagena 
Nacional/ 
Pública 
2014 Google Académico 
Repositorio 
Unicartagena.Tesis 
6. Diseño de un Modelo de 
Gestión Documental para la 
Unidad Nacional de Tierras 
Rurales -UNAT 
Nacional 2008 Google Académico 
Universidad Javeriana 
7. Propuesta de política pública 
para la elaboración del 
diagnóstico integral de 
gestión documental en la 
administración Pública 
Nacional/ 
Pública 
2018 Google Académico 
Repositorio Institucional 
Universidad de La Salle 
Maestría 
25 
 
colombiana en el pos 
conflicto. 
8. La gestión documental frente 
al reto de las tecnologías de la 
información y comunicación, 
como vía para lograr 
adentrarse en el proceso de 
innovación tecnológica de los 
archivos en Colombia 
Nacional 2017 Google Académico 
Repositorio Institucional 
Universidad de La Salle 
Tesis 
9. “Patrimonio Documental 
Colombiano. Una Propuesta 
Metodológica Para Su 
Recuperación” 
Nacional 2017 Google Académico 
Repositorio Institucional 
Repositorio Universidad 
Javeriana 
Fuente: Elaboración propia 
 La primera fuente consultada pertenece a la Tesis desarrollada por Alonso Verano 
(2018), “Gestión Documental Como Modelo De Negocio”, cuyo objetivo principal fue 
diseñar un modelo de negocio integral con énfasis en Gestión Documental. Este trabajo de 
grado menciona la principal discusión en función del archivo y la gestión de documentos que 
consiste en la conservación de éstos bajo la ley y la normativa hoy existente, por lo que la 
afirmación de “cero papeles”, se convierte en una tendencia que impulsa la necesidad de 
contar con sistemas eficientes de Gestión de Documentos. 
 Dado lo anterior, se brindan incontables servicios que en tecnología se pueden 
ofrecer en gestión documental, porque estos promueven la filosofía de crecer de la mano de 
las organizaciones, adaptando los medios y los recursos a las necesidades. Así las cosas, 
“El enorme valor que tiene la información comercial de una empresa, hace que sea 
necesaria una estrategia de gestión de documentos” (Amaya, 2012), por lo que la 
importancia de un Sistema de Gestión Documental se basa, entre otras, en las premisas, de 
sencillez, rapidez y ahorro. 
Se continúa abordando un segundo proyecto, “Implementación sistema de gestión 
documental” desarrollado por Guzmán, et. al. (2019) de la Universidad Piloto de Colombia, 
que tiene como objetivo general implementar un Sistema de Gestión Documental en la 
26 
 
empresa PRAXAIR S.A., que permita asegurar la normalización de políticas, principios, 
procesos y procedimientos en la organización. Para esto se realizó un diagnóstico 
preliminar de las falencias y carencias que tenía la empresa respecto a la estandarización de 
procesos documentales internos y que no les permiten tener una eficiencia operación. 
Dentro del diagnóstico se determinó que no existe en la empresa historial del cliente 
sistematizado, lo cual representa un alto riesgo en la gestión documental y salvaguarda de 
información, no se tienen tablas de retención documental, las areas de conservación de 
archivo físico ya no tienen espacio, el despacho de los productos y cruce de recibos 
presenta incongruencias en el sistema documental, no hay políticas de conservación de 
documentos generando costos innecesarios y no hay estándares de organización 
documental. 
Al detectar los problemas directos de la empresa los autores plantean 2 alternativas 
de solución (A) Implementación de un software de gestión documental, digitalización de la 
documentación, depuración del archivo y generación de planes de capacitación en gestión 
documental. (B) Campañas informativas sobre el manejo de la documentación en la 
compañía y generación de controles de la documentación y archivo.Posteriormente, se 
selecciona la alternativa A, con la cual la implementación del software de gestión 
documental permitió que la empresa lograra no solo la automatización de los procesos de 
digitalización, sino también la consulta de documentos internos y externos de la 
organización, obteniendo una reducción en los costos y tiempos en los procedimientos de la 
gestión documental (Guzmán, et. al.,2019, p.111). 
El tercer proyecto incorporado a los antecedentes fue desarrollado por 
Neira y Sierra (2016) para optar por el título de Especialización en ciencias de la 
información bibliotecología de la Pontificia Universidad Javeriana de Bogotá. Este tiene 
como objetivo, diseñar e implementar un modelo de gestión documental para la Serie 
Historias Laborales del Área de Talento Humano en la Empresa Colgrabar, con el fin de 
cumplir con la normatividad del Archivo General de la Nación según la Ley General de 
Archivos y el Reglamento General de Archivos. Para lo cual fue necesario definir el 
Procedimiento del ciclo vital del documento de las Historias Laborales el cual contempla 
actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables para el proceso de 
Talento Humano, como también señalar la normatividad vigente aplicable y normalización 
27 
 
del proceso. Por consiguiente, se tiene que una correcta gestión documental permite 
responder de manera oportuna por parte del área de talento humano a los requerimientos 
que se realicen entre áreas, clientes y órganos de control. 
En cuarto lugar, se encontró a Molano (2017), quien en la Universidad Pedagógica y 
Tecnológica de Colombia, desarrollo el proyecto “Implementación de un sistema de gestión 
documental en la asociación ASPROLECHE Q.V.C. de santa rosa de Viterbo”. Este 
proyecto se enfoca en elaborar un diagnóstico de la documentación existente con el fin de 
asegurar la calidad de la información y facilitar la recuperación de los documentos. Como 
solución documentan la parametrización y modelado de una base de datos utilizando el 
software Microsoft-Windows Access 2013, junto con la capacitación pertinente a las 
personas internas de la empresa. 
El quinto documento consultado es la Tesis “La Gestión Documental en las 
Empresas Públicas de la ciudad de Cartagena”, por Murielle y Mejía (2005), quienes 
señalan que “la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados 
Unidos, alrededor de la década de los 50, muy aceptada dentro de ese país y reconocida de 
forma oficial.”. Hubo un cambio sustancial en la Gestión Documental dentro de la práctica 
archivística que se había desarrollado hasta ese momento, introduciendo el ciclo vital de los 
documentos lo cual era desconocido, mostrando una interrelación entre las diversas etapas 
que se aplican a los archivos personales o institucionales. 
También se expone en dicho documento que, finalizando la segunda guerra mundial 
y en razón a la búsqueda de superioridad en tecnología por parte de los Estados Unidos y la 
Unión Soviética, se originó un estallido de información, trayendo consigo el surgimiento 
de algunas dificultades en cuanto a cantidades de documentos que se estaban produciendo, 
sin embargo, esta situación fue positiva para posicionar la Gestión Documental al interior 
de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que tenían el problema de manejar 
grandes volúmenes de papeles. Este escenario, permitió reducir y organizar todos estos 
documentos y mantener el principio de orden original y de procedencia. 
 Cabe resaltar en esta tesis, el esbozo que da cuenta sobre el manejo de la Gestión 
Documental en la ciudad de Cartagena. De hecho, el archivo histórico de esta ciudad, goza 
de mucha tradición y acontecimientos que han formado parte de su desarrollo 
contribuyendo al crecimiento y formación de nuestro país en esta área, razón por la cual, 
28 
 
Cartagena goza de una tendencia archivística, la cual recopila parte de la historia de este 
pueblo, siendo una de las primeras en realizar este tipo de actividad en Colombia. Sin 
embargo, las entidades públicas no han tenido ayuda al interior de la administración, en 
cuanto a la Gestión Documental, a pesar de que el gobierno nacional ha implementado 
políticas que respaldan esta gestión. Se han presentado falencias en el desarrollo de estos 
programas, como aglomeración de papeles en físico, pérdida de documentos, deterioro y 
mal manejo. 
 Un sexto documento consultado fue la Tesis “Diseño de un Modelo de Gestión 
Documental para la Unidad Nacional de Tierras Rurales -UNAT, que muestra como 
simultáneamente, se desarrollaron a nivel mundial varios modelos de Gestión Documental 
tales como el de Quebec: (Gestión des documents administrafifs), en Francia: 
(Préarchivage), el Reino Unido: (Registry), en Alemania: (Registratur) y Australia: 
(Records continuum). Algo para resaltar de forma notable, es que, a lo largo de su 
evolución, la Gestión Documental ha sido apoyada por dos entidades internacionales: la 
Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) 
y el Consejo Internacional de Archivos (CIA). 
Un aspecto importante se encuentra enmarcado en el Artículo 2.8.2.5.1. del Decreto 
1080 de 2015, sobre el ámbito de aplicación de la Gestión Documental, evidenciando el 
alcance de la Administración pública en sus distintos niveles, nacional, departamental, 
distrital, municipal, entidades territoriales indígenas y demás entes territoriales, razón por la 
cual a continuación, se expone de forma breve algunos hechos relacionados en tesis de 
grados, que dan cuenta sobre los antecedentes de la Gestión Documental al interior de las 
entidades de la administración pública en Colombia. 
Así las cosas, se acude a un séptimo documento, la Tesis realizada por 
Velaides 2018) “Propuesta de política pública para la elaboración del diagnóstico integral 
de gestión documental en la administración pública colombiana en el posconflicto”, en se 
señala que las entidades públicas sufren pérdidas de información en razón a la falta de 
mecanismos y metodologías de Gestión Documental, el desconocimiento sobre la 
aplicación de éstas que permiten divulgar la información de manera óptima y la ausencia de 
métodos que les apoyen en la clasificación y descripción de la información. Algunas 
consecuencias de esta situación, las que enfrentan los ciudadanos en razón a la falta de 
29 
 
metodologías y técnicas apropiadas en la Gestión Documental, como son las demoras y 
fallos en las respuestas por parte de funcionarios que son incapaces de satisfacer los 
requerimientos de información. 
De igual manera se indica que la gestión administrativa de las instituciones, se ve 
reflejada en la calidad y manejo de la información. La problemática existente reside en que 
a la Gestión Documental no se le da la relevancia que debe tener al interior de la 
estructura orgánica de las instituciones públicas y tampoco se ve reflejada la inversión de 
los recursos económicos necesarios para su óptimo funcionamiento, mucho menos la 
provisión de funcionarios capacitados para el manejo y la administración. También, se dice 
que existen otros problemas que las personas y entidades deben afrontar en torno a la 
Gestión Documental de las entidades públicas, como la ausencia de procesos de valoración 
de la información, altos niveles de ineficiencia administrativa e imposibilidad de proteger 
y preservar los intereses de los usuarios. 
La octava consulta, corresponde a la Tesis “La gestión documental frente al reto de 
las tecnologías de la información y comunicación, como vía para lograr adentrarse en el 
proceso de innovación tecnológica de los archivos en Colombia” desarrollada por 
Álvarez (2017), en donde se corrobora que el Archivo General de la Nación a través de la 
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) es el ente que reglamentaa todas las entidades 
del sector público que tienen archivos de interés cultural colombiano, garantizando de esta 
manera la salvaguarda y difusión del patrimonio documental colombiano (AGN, 2015). 
Otro aspecto importante que se muestra es que las compañías están experimentando 
cambios en su contexto y sus actividades, al igual que la variedad de procesos que manejan 
en su interior, lo que hace que se incube una serie de tensiones respecto a capacidades 
intelectuales o tal vez resistencia, poniendo a las entidades en desafíos constantes en cuanto 
a la adecuación de sus procesos orientados a la Gestión Documental que establece el 
Archivo General de la Nación. Se manifiesta que, las entidades deben apostarle a la 
formación constante y adquisición del conocimiento para robustecer esta actividad, 
generando espacios en donde se practiquen los comportamientos democráticos con el fin de 
enriquecer la administración pública y alcanzar la transparencia y eficacia, beneficio que es 
recibido directamente por la ciudadanía. 
30 
 
En la novena y última consulta, se exponen los antecedentes planteados en la Tesis 
“Patrimonio Documental Colombiano. Una Propuesta Metodológica Para Su 
Recuperación” por Amaya (2017), los cuales serán analizados para establecer la conexión 
existente entre las políticas de la Gestión Documental y lo que implica para todo un pueblo, 
la pérdida de su patrimonio documental. El Patrimonio Documental en Colombia no ha 
sido ajeno a la corrupción y ha sido permeado, logrando que documentos tan valiosos como 
los archivos de los acontecimientos ocurridos el 9 de abril de 1948 o la toma del Palacio de 
Justicia en 1985, hayan sido desaparecidos, con el agravante de no haber contado con la 
protección digital o microfilm. Este panorama refleja que precisamente los hechos externos 
fueron los que afectaron a los archivos documentales, en razón a la ausencia de 
reglamentación o incapacidad de quienes los administraban. 
Para concluir, y mediante el compromiso institucional con los archivos históricos 
de la nación, se compensará el establecimiento de la memoria histórica, robusteciendo la 
institucionalidad y reforzando la identidad del país. Además, se debe precisar como un 
compromiso, la inversión económica para la salvaguarda y preservación de estos. La 
recuperación y mantenimiento de los archivos documentales, trasciende la labor técnica o 
histórica, siendo el primer enlace para la creación del aprendizaje y la espiral de conversión 
del conocimiento en todas las disciplinas del ser humano. 
Aporta a nuestro proyecto de investigación “Gestión documental en el contexto de 
la administración pública en la Alcaldía de Solita Caquetá”, la Tesis realizada por 
Velaides (2018) “Propuesta de política pública para la elaboración del diagnóstico integral 
de gestión documental en la administración pública colombiana en el posconflicto”, en 
cuanto a que la Gestión Documental debe ser vista como una actividad gerencial al interior 
de las entidades y por ello nos muestran la radiografía de la problemática vivida al interior 
de los entes públicos en cuanto a la falta de relevancia de la gestión documental, lo que 
genera la pérdida de información por la ausencia de mecanismos y aplicación de 
metodologías de la gestión documental. De esta manera, podemos entender cuál es la 
situación real de estas entidades, lo que nos permite contribuir en la formulación de 
propuestas de mejoramiento de la gestión pública. 
Por último, La Tesis “La Gestión Documental en las Empresas Públicas de la ciudad 
de Cartagena”, nos aporta desde la parte histórica, con el fin de fortalecer los procesos que 
31 
 
protegen el patrimonio histórico del Municipio de Solita Caquetá, ante cualquier situación 
de riesgo, lo que facilita la toma de decisiones y permite llevar el ciclo de vida completo de 
este tipo de documentos. 
Los documentos consultados muestran la problemática existente en el manejo de la 
Gestión Documental en las entidades públicas de nuestro país y el impacto negativo que 
han generado las malas prácticas, razón por la cual nos aporta a nuestra investigación de 
tesis, en tener la claridad que ya asumimos sobre la gestión de documentos y la realización 
del tratamiento archivístico en las empresas, situación que nos lleva a pensar en planes de 
acción para impactar positivamente los procesos administrativos. De igual manera, para 
nosotras se torna en un reto que conlleva a un cambio de pensamiento en la administración 
de la gestión de documentos, por lo que se sugiere de manera urgente e importante la 
creación de programas de formación y capacitación de los funcionarios involucrados en las 
labores archivísticas de las organizaciones. 
2.2 Estado del arte 
 
En el presente apartado se hace una revisión sobre los autores que han escrito sobre 
archivística y gestión documental en las entidades públicas desde sus comienzos hasta 
nuestra época; definiendo sus características, utilización y administración de los archivos, 
realizando análisis y comparaciones, ofreciendo diferentes posibilidades de comprensión 
del tema objeto de investigación y así mismo, nos permite analizar de manera ordenada la 
información existente alrededor de la archivística a través de textos científicos creados 
especialmente en Europa y en Colombia entre los siglos XVIII y XIX. 
 
Evolución de la archivística como campo de estudio 
De esta manera, es necesario precisar que el estudio de los archivos y su 
documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad, sus orígenes 
podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los 
inicios de los Imperios, en donde eran una herramienta de control de la población y de la 
riqueza. Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, 
pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de 
archivos y de fondos organizados. Los primeros documentos que se identificaron fue la 
32 
 
documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), 
documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha 
documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada. 
Primeramente, se toma como referencia una de las principales teorías, la definición 
de archivística que según Heredia (1991) es “ciencia de los archivos, no de los 
documentos, aunque en última instancia esta sea el producto integrante de aquéllos” (p.23). 
Se posiciona la gestión documental como parte de su campo de acción. Por tal razón 
reconocer la evolución que ha tenido la archivística a través de la historia siendo de vital 
importancia a la hora de analizar la gestión documental en las organizaciones. 
Una segunda teoría, tiene cuatro grandes momentos, el primero la archivística como 
instrumento inductivo y funcional que data desde las piedras talladas hasta los pergaminos 
de la edad media, caracterizándose como proceso empírico y definiendo el archivo como 
entidad propia que a su vez podría ser pública o privada; un gran ejemplo de tal desarrollo 
social data de mediados del siglo IV a.C, tiempo en el que antiguas civilizaciones como la 
mesopotámica se vieron en la necesidad de contabilizar las cosechas, parcelas etc. teniendo 
como consecuencia la aparición cotidiana de la escritura que, en principio se realizaba 
sobre tablillas de arcilla y a la que luego se le denominará como cuneiforme; muchas de 
estas obras no serían descubiertas sino hasta el siglo XIX siendo una de las más 
reconocidas La Epopeya de Gilgamesh. (Vivas, 2005) 
 Más tarde, se daría inicio a la edad media, esta supuso la consolidación entre el 
mundo bibliotecario y el archivístico a causa de la caída del imperio Romano, que implicó a 
su vez la declinación del documento escrito por la tradición oral más no es dejadode lado 
debido a su importancia utilitarista sobre todo en las altas clases. Un segundo momento, 
que abarca desde la baja edad media hasta la segunda mitad del siglo XVIII, que consistiría 
en un carácter jurídico y patrimonial de la archivística, la complejidad de la práctica 
administrativa, la consideración del archivo como instrumento de poder, el desarrollo de 
literatura archivística y la formalización de redes de archivos. (Vivas, 2005, p. 51). 
En tercer lugar, cuando es considerada como desarrollo historiográfico y teoría 
especulativa, que data desde segunda mitad del siglo XVIII hasta la primera mitad del siglo 
XX , caracterizándose por la formalización de la teoría archivística, el desarrollo de la 
descripción, los instrumentos heurísticos, el despliegue legislativo y académico- 
33 
 
profesional, el incipiente desarrollo de los archivos administrativos y el nacimiento de la 
historia científica con la École des Annales, una corriente historiográfica de 1929 fundada 
por Lucien Febvre y Marc Bloch, en esta se desarrollan a historiadores interesados en los 
procesos y las estructuras sociales además de abarcar una amplia gama de temas está 
impulsó el uso de los archivos por parte de los historiadores. (Aguirre, 1998). 
 Por otra parte, la archivística integral en la sociedad del conocimiento que se 
aplicaría desde la segunda mitad del siglo XX hasta hoy, caracterizándose por la ampliación 
de su campo de acción y su inclusión en el campo de las ciencias de la documentación, la 
determinación de archivos como sistemas de información y el determinismo tecnológico. 
(Aguirre, 1998). 
 En paralelismo al artículo anteriormente mencionado se encuentran la historia de la 
archivística desde mediados del siglo XIX hasta la actualidad, se divide en 2 apartados: el 
periodo pre archivístico y el periodo de desarrollo archivístico; sin embargo se ha de tener 
en cuenta las primeras formaciones de archivos que datan de aproximadamente 1360 con la 
formación del archeion griego, de cuya latinización, archivum, proviene el término archivo. 
(Vivas, 2004). Así mismo, se sopesa la idea del nacimiento de la archivística unida a la 
diplomática, paleografía y biblioteconomía y se refuerza la idea de la importancia de la 
archivística en la antigüedad con el surgimiento de los altos tribunales griegos y sus 
magistrados denominados arcontes o areopagitas, así como los censores en Roma. 
 Todo este devenir, hace tener una posición crítica en cuanto a cómo la archivística 
pasó de ser una práctica empírica a abrirse paso en el ámbito científico, si bien el debate es 
latente, desde sus inicios figuras importantes de acuerdo a Sánchez (2013) “como Tanodi y 
Roosevelt Schellenberg se referian a esta práctica como La ciencia que trata de la 
conservación, administración y utilización de documentos, como fiel servidora a la 
historia” (p.44). Más adelante el mismo Sánchez (2013) dice que “De hecho Tanodi da su 
opinión a Sante en 1950 diciendo: “Nos acusamos nosotros mismos de herejía, pues no 
podemos creer en una ciencia de los archivos que mereciese ese nombre sin limitaciones” 
(p.44). 
 En 1841 el historiador Wailly propuso la teoría del principio de respeto de los 
fondos o principio de procedencia (noción argumentada) que consiste en reunir los 
documentos por fondos; es decir, juntar los documentos procedentes de la misma familia, 
https://es.wikipedia.org/wiki/Escuela_de_los_Annales
34 
 
entidad, del mismo individuo, etc. esta acotación consiguió que la comunidad científica la 
catalogara como el “inicio” de la archivística y demeritara de alguna manera su lugar junto 
a las ciencias además de esperar que el objeto de estudio de la archivística son los archivos, 
concepto que ha evolucionado formando tendencias que generan división en la archivística. 
(Sánchez, 2013, p.72). Muchos consideran la archivología una técnica experimental aun 
cuando se ha dicho desde sus inicios que la archivística es una técnica empírica de 
observación basada en la experiencia configurada como ciencia que tiene como objeto de 
estudio todo tipo de archivos sin prestar atención a la edad del documento y adaptable al 
impacto tecnológico, ampliando su campo de acción y mucho más en la era de la 
globalización en la que la información se obtiene de manera inmediata y en una 
multiplicidad de formatos y canales de comunicación. 
Una última teoría consultada La normalización en los archivos se ha convertido en 
una seña de identidad. Al respecto, l a archivística ha evolucionado en gran manera con el 
pasar del tiempo, hablar de archivística es hablar de cultura, es hablar del surgimiento de la 
civilización y su disposición u consonancia con el mundo a través de siglos, desde el 
período pre archivístico (Antigüedad, Edad Media, siglos XV al XVIII) hasta su periodo de 
desarrollo (siglos XIX al XXI ) donde se han logrado niveles de alto perfeccionamiento 
teórico que han permitido poder hablar ampliamente de la archivística y de sus avances 
científicos. (Díaz, 2009, p.9). 
 En el ámbito colombiano la práctica archivística data desde los comienzos de la 
república en el ámbito de su administración, a partir de la instrucción archivística dada por 
el primer secretario del interior el señor José Manuel Restrepo en 1826, en la que se 
destacaba el principio de procedencia institucional distinguiendo los fondos documentales 
del gobierno de Colombia en el periodo 1821 y 1826, el gobierno venezolano del exilio de 
Guayana (1817-1819), y los dos gobiernos de las vicepresidencias de los departamentos de 
Cundinamarca y Venezuela (1819-1821) y la responsabilidad otorgada a los funcionarios 
públicos en el cuidado de los archivos producidos en su actuar, realizando procesos de 
clasificación, ordenación cronológica e indización de carpetas y legajos que conformaban 
las unidades de conservación de los documentos. Adicionalmente se sentó precedentes de 
las primeras transferencias documentales ya que el flujo documental culminaba en el 
archivo general de la secretaria del despacho ejecutivo, dejando en claro la importancia de 
https://www.comunidadbaratz.com/blog/normas-fundamentales-que-debe-seguir-tu-archivo/
35 
 
los archivos en la conservación de la memoria histórica del país. (Archivos Nacionales, 
2018). 
 La república de Colombia se disolvió en 1830 y en aquel momento Nueva Granada 
heredó los archivos de las secretarías que había funcionado durante décadas en la república, 
con el tiempo los archivos terminaron en custodia del intendente de Cundinamarca y luego 
en manos del intendente de la provincia de Bogotá, de esta forma pasaron años arreglando 
el archivo hasta 1850 donde se trasladó todo a la casa de la moneda. (Archivos Nacionales, 
2018). 
En 1868 nace la idea de la unificación de un Archivo Nacional bajo la voz de Don 
Manuel Ancizar, la cual es acuñada por el presidente Santos Acosta en el decreto orgánico 
de los archivos nacionales publicado en el DIARIO OFICIAL. No. 1134 de 21 de enero de 
1868 en la cual se suprimieron las plazas de los archiveros de las secretarias del estado y se 
creó una sección de archivos nacionales adjudicada a la secretaria del interior y de la cual 
estaría a cargo jefe de sección con el cargo de archivero nacional, que para el tiempo fue 
desempeñado por don José María Vergara y Vergara. Iniciado un proceso vertiginoso en el 
que se oficializa la importancia de los documentos en la conservación de la memoria 
institucional de la nación y como su conservación demarca la escritura de la historia 
colombiana misma. (Archivos Nacionales, 2018). 
Pero fue hasta finales del siglo XX que se brindó el carácter institucional 
convirtiendo el antiguo Archivo Nacional de Colombia en el Archivo General de la Nación, 
bajo la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, definido como establecimiento público 
nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica,patrimonio propio y 
autonomía administrativa, lo anterior añadido al cambio funcional pasando a una misión 
mas integral, siendo el responsable de formular y regir las políticas nacionales conservación 
y organización del acervo documental propio y de archivos de orden territorial y municipal, 
a través de la noción de un Sistema Nacional de Archivos. Archivos Nacionales, 2018). 
 
 Desarrollo de la relación entre archivística y administración pública 
Hablar de la historia de la archivística en Colombia es hacer referencia de forma 
inherente a la evolución de la administración pública debido a un término unificador. Este 
tipo de administración está integrada por el conjunto de organismos que hacen parte del 
36 
 
estado, adscrita a un régimen legal y a la medición de resultados por parte entes 
regulatorios. A partir de la promulgación de la carta magna en 1991 en el marco del 
mandato del expresidente Cesar Gaviria Trujillo (1990-1994) se introdujeron cambios 
sustanciales en la organización del estado Colombiano atendiendo a la implementación de 
un nuevo modelo económico que buscaba la liberación del mercado, internacionalización 
de la economía y modernización del estado, estos cambios fueron formalizados a través de 
la ley 489 de 1998, dentro de los que están la creación de Sistema General de Información 
Administrativa del Sector Público lo conforman los sistemas de información de los 
organismos y entidades de la Administración Publica el cual sirve de soporte al 
cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, dando cuenta del desempeño 
institucional y facilitando la evaluación de la gestión pública a su interior, así como, a la 
ciudadanía en general. (Congreso de la Republica, 1998). 
Por otra parte, a partir de la Ley 594 de 2000 ó Ley General de Archivos se 
integrará la función archivística a la gestión pública, marcando un hito en la historia de 
nuestro país, al lograr establecer un Sistema Nacional de Archivos que homogeniza los 
procesos archivísticos en la Administración pública. Lo anterior garantizando una correctas 
gestión documental, la cual es definida por Ley 594 de 2020. Art. 3 como “la aplicación de 
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización 
de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su 
destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. 
A tres años de la promulgación de la Ley general de archivos el Departamento 
Administrativo de la Función Pública incorpora el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) a 
la administración pública con el propósito de orientar la gestión hacia la satisfacción de los 
ciudadanos, basados en los estipulado en la 3ra versión de la ISO 9001 y con el apoyo del 
ICONTEC, como único ente certificador avalado por el gobierno nacional. Esto trajo 
consigo una visión de integral de los procesos al interior de las entidades y la necesidad de 
articular el sistema de desarrollo administrativo y el de calidad con una herramienta de 
seguimiento y control que en el 2005 se conocería como Modelo Estándar de Control 
Interno (MECI). (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2021). 
Sin embargo, a pesar de que existía una regulación en materia archivística, un 
Sistema Nacional de Archivo SNA andando, no se estaba articulando las buenas prácticas 
37 
 
de gestión documental y sus instrumentos a los nuevos soportes electrónicos, por tanto se 
en el 2012 el DAFP lanza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) en el cual 
se articulaban los sistemas existentes a través de siete dimensiones que integran todos los 
elementos necesarios para la gestión eficiente de la función pública y el cumplimiento de 
sus objetivos, de manera puntual destina en su dimensión cinco denominada información y 
comunicación todo lo concerniente a la Política de gestión documental permitiendo el flujo 
de información interna y externa, siendo una dimensión transversal que estandariza como 
documentar la información producida en el ejercicio de las funciones. (Departamento 
Administrativo de la Función Pública, 2021). 
No se hizo esperar con esta novedad la propuesta del Archivo General de la Nación, 
quien como organismo regulador en materia archivística en el país coadyuvo a la 
formulación del decreto 2578 del 2012 por el cual se reglamentó la función del SNA con 
sus instancias articuladoras a nivel nacional y territorial, reivindico la obligatoriedad de un 
comité de archivo a nivel institucional. Adicionalmente se creó el Sistema Integral 
Nacional de Archivos Electrónicos y el Sistema de Información del SNA este último 
articulado con el Sistema General de Información del Sector Público y los demás sistemas 
acordes. Esto marca un gran avance en la interoperabilidad de los sistemas estatales y la 
importancia de la gestión documental a la hora de visibilizar la gestión de una entidad. 
 En 2014 es promulgada la Ley 1712 ò Ley de Transparencia y del derecho de 
acceso a la información Pública, que hace visibles los instrumentos archivísticos mediante 
su publicación en los portales institucionales y crea nuevos instrumentos como los índices 
de clasificación de la información y tablas de control de acceso. Dando a su vez un mayor 
protagonismo a la función archivística dentro de la administración pública. Sin embargo es 
hasta el 2015 cuando se expide el Decreto 1080 que normaliza el sector cultura y 
concatena en su título Patrimonio Archivística todo lo concerniente a la función archivística 
adscrita a la función pública y el Decreto 106 que desarrolla el título VIII de la Ley 
General de archivos en el aspecto de inspección, vigilancia y control a los archivos de las 
entidades del estado y los documentos de carácter privado declarados de interés cultural, es 
que se establece un marco regulatorio a exigir y unos mecanismos de evaluación alineados 
con el MIPG implementado en las instituciones. 
38 
 
Gracias al ambiente globalizado, los avances vertiginosos en cuanto a tecnologías 
de información, un nivel mayor de complejidad en las organizaciones con el gracias al 
fortalecimiento del MIPG en el 2017, el AGN impulsa mediante guías metodológicas el 
paso de Sistemas de gestión documental análogo a electrónico SGDEA (AGN, 2017). Esto 
se ha venido diseminando por los entes territoriales y es en esa instancia donde un análisis 
de la gestión documental dentro de la organización marca la pauta para la toma de 
decisiones en materia archivística, permitiéndoles medir su cumplimiento en cuanto de la 
norma y la implementación mejora en su gestión partiendo desde estructuración de sus 
procesos estratégicos, misionales y de apoyo con los ocho procesos de la gestión 
documental ( Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, 
Disposición Final, Valoración y Preservación a Largo Plazo). 
 
 
Tabla 2 
Cuadro comparativo entre Archivística y Gestión documental 
 Cuadro Comparativo 
 Archivística Gestión Documental 
Inicios Entre el Siglo XVIII y el XIX Ley 594 del 2000 
En 1960, Antonio Matilla Tascón en 
España, Utiliza este término en su 
“Cartilla Organización de Archivos” 
define la archivística como: “ciencia 
de los archivos” 
 
Definición Es la ciencia de los archivos no de 
los documentos 
 
Es considerada como una labor 
archivística 
Conjunto de actividades 
administrativas y técnicas 
tendientes a la planificación, 
manejo y organización de la 
documentación producida y 
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recibida por las entidades, desde su 
origen hasta su destino final, con el 
objeto de facilitar su utilización y 
conservación. (Ley 594 de 2000, 
Art. 3). 
Ciencia que estudia la naturaleza de 
los archivos, los principios de su 
conservación y organización y los 
medios para su utilización. 
Programas de Gestión Documental 
1. Planeación 
2. Producción documental 
3. Gestión y trámite4. Organización de Archivos 
5. Transferencia 
6. Disposición final de 
documentos 
7. Preservación a largo plazo 
8. Valoración 
Conjunto de archivos integrados 
bajo un sistema. 
Sistemas de Gestión Documental 
Contempla varias disciplinas: 
diplomática, paleografía, 
cronología, sigilografía, historia 
general e institucional, derecho 
administrativo, arquitectura, 
restauración, preproducción, 
química, biología e informática. 
Contempla varias disciplinas: 
diplomática, paleografía, 
cronología, sigilografía, historia 
general e institucional, derecho 
administrativo, arquitectura, 
restauración, preproducción, 
química, biología e informática. 
Aplica el principio de procedencia o 
de respeto al origen y al orden 
natural 
Habla de dos principios: 
1. Principio de orden original. 
2. Principio de Procedencia. 
Fuente: Elaboración propia 
 
En conclusión, el concepto de archivística ha sufrido cambios considerables a través 
de la historia y su campo de acción siempre ha estado ligado con la gestión de la 
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información documentada ò Gestión documental ya que en su ejercicio se gestan las 
necesidades de información y su recuperación, aspecto fundamental en la garantía de la 
transparencia, y acceso a la información como fin o evidencia del desempeño de los 
gobiernos, instituciones y servidores públicos, al tiempo que constituyen al final de su 
ciclo de vida fuentes valiosas de información para ciudadanos e investigadores. No 
obstante, en las últimas décadas las tecnologías de la información han ayudado a la labor 
archivística convirtiéndola en una seña de identidad, valorando la importancia como ciencia 
de información y así mismo, se ahonde más en las complejidades de ésta y los retos que 
supone en la actualidad. De esta manera, se puede deducir que la archivística ha estado 
presente a través de la historia de Colombia, lo cual ha sido de gran utilidad y lo seguirá 
siendo para el país. 
 El aporte que brinda cada una de las teorías y normatividad consultada en el estado 
del arte de esta investigación, es de gran envergadura, teniendo en cuenta que amplía el 
marco de referencia en la archivística y la gestión documental en las entidades públicas. Lo 
que nos compromete a generar gran impacto con esta propuesta, debido a que, al identificar 
y plasmar las buenas y malas prácticas de la archivística de las entidades públicas, se estara 
contribuyendo a la generación del conocimiento, permitiendo que muchas de las 
instituciones que se encuentren identificadas con la investigación, apliquen un plan de 
acción para dar cumplimiento a la normatividad archivística, y así mismo, coadyuve a 
mejorar la prestación de los servicios. 
 
2.3 Categorías Conceptuales 
 
2.3.1. Gestión Documental 
 
Gestión Documental: Esta es definida de acuerdo a Cortiza (como se citó en 
Rodriguez y Mena, 2016) como “Conjunto de operaciones y técnicas relativas a la 
concepción, al desarrollo, la implantación y la evaluación de los sistemas administrativos 
necesarios desde la creación de los documentos hasta su destrucción o transferencia a los 
archivos” (p.2). Mientras que para Ramírez (2011) la define como “la Metodología integral 
para planear, dirigir y controlar la producción, la organización, la circulación y el uso de los 
documentos a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y 
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racionalización de los recursos operativos y las estructuras archivísticas” 
(p.13). Finalmente, Archivo General de la Nación, AGN (2006) lo define como “el 
conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y 
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen 
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. 
 Es de tener en cuenta, que cuando se hace referencia a la gestión documental, se está 
haciendo alusión a las actividades en pro de los archivos, que realiza cada una de las 
instituciones públicas y las privadas con funciones públicas obligadas por la Ley 594 del 
2000; dichas actividades, deben estar plasmadas en el Programa de Gestión Documental, el 
cual posee los procesos de: planeación, producción, gestión y trámite, organización de 
archivos, transferencia documental, disposición final de documentos, preservación a largo 
plazo y valoración. Igualmente, el Programa de Gestión Documental (PGD), debe estar 
articulado con los demás sistemas que poseen las instituciones, tales como: Sistemas de 
Gestión de Calidad, Sistemas de Gestión ambiental y Sistema de Seguridad y Salud en el 
Trabajo. Lo anterior, hace que las organizaciones logren los objetivos propuestos y presten 
los servicios o productos de calidad, satisfaciendo las necesidades de los clientes o usuarios. 
Proceso de gestión documental: De este proceso hacen parte 8 pasos, de acuerdo a lo 
establecido por AGN (2022) dentro de los que se encuentran: 
1. Planeación 
Según el Archivo General de la Nación (2018)“Comprende las actividades de la 
función archivística encaminadas al diseño, elaboración, aprobación y evaluación de los 
lineamientos de la gestión documental y administración de archivos” (p.18). El proceso de 
Planeación busca ejecutar las actividades de planeación técnica de los documentos durante 
su ciclo de vida, su creación, valoración, y el control de versiones, mediante esquemas, 
formatos, instructivos e instrumentos archivísticos normalizados. 
2. Producción 
 Según el Decreto 2609 de 2012 son “Actividades destinadas al estudio de los 
documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área 
competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.” Dicho 
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proceso busca establecer la producción o ingreso de los documentos de archivo, en 
cumplimiento de las funciones de la entidad; en este caso, la entidad elabora los 
procedimientos de producción documental, junto con su instructivo de elaboración de los 
documentos producidos aplicando los manuales de comunicación, normas Icontec, tablas de 
retención documental y normas internas que garanticen la imagen corporativa. 
3. Gestión y trámite 
De acuerdo al Decreto 2609 de 2012 tiene que ver con el “Conjunto de actuaciones 
necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las 
actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y 
acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites ....” En este 
proceso, la entidad elabora el procedimiento de Gestión y Trámite de las comunicaciones 
oficiales tanto recibidas como enviadas, las cuales son administradas de manera 
centralizada por una Ventanilla única, donde se establece las actividades desde la 
recepción, radicación, registro, distribución, trámite, hasta generar las respuestas, 
cumpliendo con los tiempos de respuesta, y los asuntos acordes con las series o subseries 
establecidas en la Tabla de Retención Documental. 
4. Organización de archivos 
 Esta es definida a partir del Decreto 2609 de 2012 como el “Conjunto de operaciones 
técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, 
ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.” Al respecto, aquí se 
pretende dar un orden adecuado a los archivos, haciendo una clasificación y descripción de 
los mismos considerando la fase archivo de gestión, central o histórico. En dicho proceso 
la entidad elabora y adopta el procedimiento de organización de archivos, estableciendo las 
actividades de apertura de expedientes según la Tabla de Retención Documental, 
clasificando los documentos por el asunto reflejado en las series y subseries; ordena los 
expedientes teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, de la fecha 
más antigua a la más reciente, realiza