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MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL SERVICIO DE RADIOLOGÍA ORAL EN CLÍNICA ODONTOLÓGICA IECO ADELINA SÁNCHEZ PULIDO FABIO ANDRÉS ENRIQUEZ BRAVO ASESORA EDNA AURORA SANDOVAL CASTAÑO PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE CIENCIAS ECONO ́MICAS Y ADMINISTRATIVAS ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCION 4 2 PROBLEMA 7 3 JUSTIFICACIÓN 11 4 OBJETIVOS 13 4.1 OBJETIVO GENERAL 13 4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 13 5 METODOLOGÍA 14 5.1 DOCUMENTACIÓN DE PQR’S 14 5.2 REVISIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES DE LOS AUXILIARES DE RADIOLOGÍA E IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN, COMPENSACIÓN SALARIAL, CAPACITACIÓN Y ROTACIÓN EN LO PERTINENTE A SEDES Y HORARIOS. 14 5.3 EVALUACIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL 15 6 CRONOGRAMA 16 7 RESULTADOS 18 7.1 DOCUMENTACIÓN PQR’S 18 7.2 REESTRUCTURACIÓN MANUAL DE FUNCIONES Y POLÍTICAS PARA AUXILIARES DEL ÁREA DE RADIOLOGÍA 20 7.2.1 PROPUESTA DE POLÍTICA DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN 22 7.3 EVALUACIÓN DE CLIMA ORGANIZACIONAL 27 7.3.1 RESULTADOS ENFOCADAS AL ÁREA DE RADIOLOGÍA 33 7.4 PROPUESTA DE PLAN DE ACCIÓN A PARTIR DE LAS MEJORAS PROPUESTAS 35 8 CONCLUSION 38 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Sedes y procedimientos de apoyo y diagnóstico .................................................................... 5 Tabla 2. Quejas y atributos en PQR´s en IECO ................................................................................... 9 Tabla 3. Movimientos de Personal de Radiología ............................................................................. 10 Tabla 4 Cronograma de actividades .................................................................................................. 16 Tabla 5 PQR´s servicio de Radiología IECO 2021 ............................................................................ 18 Tabla 6 Resultados por dimensiones del dominio.............................................................................. 30 Tabla 8 Resultados por dimensiones del dominio: control sobre el trabajo en el personal Auxiliares de Radiología ....................................................................................................................................... 32 Tabla 9 Resultados por dimensiones del dominio “Recompensas” en el personal Auxiliares de Radiología ....................................................................................................................................... 33 Tabla 10 Propuesta de Plan de Acción .............................................................................................. 35 ÍNDICE DE GRAFICOS Gráfica 1 Relación Causa-Efecto Servicio De Radiología 8 Gráfica 2 Flujograma Selección Y Contratación De Personal 23 Gráfica 3. Flujograma De Rotación De Personal 25 Gráfica 4. Distribución De Los Trabajadores Con Nivel De Riesgo Psicosocial A Nivel General 27 Grafica 5. Nivel De Riesgo Intralaboral General 28 1 INTRODUCCION El Instituto de Estudios Científicos en Odontología S.A. (IECO) es una organización creada en 1996, gracias a la iniciativa de un grupo de profesionales cuya idea fue ofrecer un servicio integral en el área de odontología e imagenología oral, en la que se reunieran profesionales con alto grado de ética, con una formación sólida proveniente de las mejores instituciones educativas del país. Actualmente, IECO cuenta con cinco sedes y cerca de 130 personas trabajando a diario buscando mejorar calidad de vida de sus usuarios. Para IECO, la calidad humana y científica, apoyada en la tecnología, es la base de cada uno de los servicios que se prestan. Los servicios están dirigido a usuarios de EPS Sanitas, Medicina Prepagada (Colsanitas-Medisanitas), Aliansalud, diferentes convenios y personas particulares. En este momento, IECO ofrece cuatro (4) servicios, los cuales van entrelazados, como un todo en cuanto a su objeto y misión social: - Odontología Particular Especializada, donde se ofrecen las especialidades que hay actualmente en esta práctica profesional, como son Periodoncia, Ortodoncia, Cirugía oral y Maxilofacial, Endodoncia, Odontopediatría, Rehabilitación oral, a las personas particulares que lo requieran. - Radiología Oral, cuyo fuerte son la toma de imágenes diagnósticas como radiografías (Intraorales y extraorales), tomografías, modelos, fotos y servicio de escáner dental. - Odontología PBS (Plan de Beneficios en Salud), donde se ofrecen todos los servicios especializados requeridos por los cerca de 85.000 capitados, asignados por la EPS Sanitas. - Atención Prioritaria (Urgencias Odontológicas), en donde se tratan patologías relacionadas con dolor dental inflamación o sangrado, causadas por procesos infecciosos, desalojo de restauraciones en dientes anteriores, hemorragias y alveolitis. En la siguiente tabla se muestran las sedes que prestan el servicio de radiología oral el cual es uno de los servicios de relevancia en la empresa ya que es parte fundamental en el apoyo diagnóstico de los profesionales: Tabla 1. Sedes y procedimientos de apoyo y diagnóstico SEDE Procedimientos de Apoyo y diagnóstico Centro comercial Cedritos Equipos para toma Periapical, Panorámico, Perfil, AP, PA, ATM, Paquete de ortodoncia Calle 96 Equipos para toma Periapical, Panorámico, Perfil, AP, PA, ATM, Paquete de ortodoncia, Tomografía, Escáner intraoral y de modelos Calle 80 Equipos para toma Periapical, Panorámico, Perfil, AP, PA, ATM, Paquete de ortodoncia Clínica Universitaria Colombia Equipos para toma Periapical, Panorámico, Perfil, AP, PA, ATM, Paquete de ortodoncia, Tomografía Américas (CC Outlet Factory) Equipos para toma Periapical, Panorámico, Perfil, AP, PA, ATM, paquete de ortodoncia Fuente Elaboración propia De los cuatro servicios que ofrece IECO, se escogió el servicio Radiología Oral para el presente trabajo, toda vez que en el año 2021 se hizo un diagnóstico que arrojó dificultades en la toma de imágenes (mala calidad o imágenes no concluyentes para realizar diagnósticos odontológicos) y demoras en el envío de las mismas a los profesionales y empresas externas con las que se tiene contratado este servicio. 2 PROBLEMA Como se mencionó anteriormente, uno de los servicios que la empresa ofrece es el de apoyo diagnóstico, es decir, las imágenes radiológicas que sirven para confirmar o llegar a un diagnóstico de los procedimientos que realizan los Odontólogos. Se ha evidenciado problemas como el alto nivel de imágenes repetidas, envíos de imágenes con defectos y el envío no es oportuno; todo esto refleja un servicio de mala calidad, afectando la parte asistencial en lo que respecta a los planes de tratamiento odontológico, ya que se pueden ver afectados, por otro lado, en el área administrativa esto puede verse reflejado en perdida de convenios, contratos y disminución en el flujo de pacientes atendidos A continuación, se muestra el análisis realizado frente a los problemas presentados en el servicio de Imágenes Diagnósticas a partir de la elaboración de un diagrama causa- efecto . En el diagrama se observa que se presentan cuatro grandes causas, cuyo efecto es una baja calidad percibida por tiempos de espera aumentados, no entrega de imágenes, rotación de personal e imágenes con baja calidad. Gráfica 1 Relación Causa-Efecto Servicio de Radiología Por otro lado, en el año inmediatamente anterior se presentó un aumento en el número total de peticiones, quejas y reclamos (PQR´s) presentadas al servicio de radiología. Dichas PQR´s se tramitaron en la Institución directamente o ante las EPS´s con las cuales IECO tiene contratos y convenios; esto refleja los problemas en la calidad del servicio prestado y la calidad esperada por parte delos usuarios, lo cual podría acarrear una eventual cancelación de dichos contratos. El total de PQR´s están enfocadas en los siguientes atributos: (Tabla 2) Tabla 2. Quejas y atributos en PQR´s en IECO ATRIBUTO AFECTADO CANTIDAD PQR´S % Calidad Técnica 76 37 Accesibilidad 71 35 Humanización 26 13 Comunicación 24 12 Seguridad 2 1 Continuidad 1 0.5 Oportunidad 1 0.5 Otros 3 1 Total 204 100 Fuente Elaboración propia Del total de PQR´s 18 son referentes al servicio de radiología. Lo anterior, evidencia que la mayoría de PQR´S interpuestas corresponden a el atributo de calidad, accesibilidad y humanización. Realizando un análisis retrospectivo, se evidencia que se ha presentado un alto movimiento de los Auxiliares de Radiología derivado por factores como salario, turnos rotativos de domingo a domingo y percepción de mal clima laboral. En el año 2021, hubo un elevado número de salidas de personal de radiología, sobre todo en los meses de noviembre y diciembre, como se aprecia en la siguiente tabla: Tabla 3. Movimientos de Personal de Radiología MOVIMIENTOS DE PERSONAL DE RADIOLOGÍA ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC INGRESOS 0 0 1 0 0 0 1 1 1 5 2 1 SALIDAS 1 0 1 0 0 0 1 1 1 4 5 0 TOTAL 15 14 14 13 13 11 11 11 11 15 12 13 Fuente Elaboración propia A partir de los análisis anteriores, se plantea la siguiente hipótesis de mejora ¿A partir de una mejora en los procesos del servicio de radiología podemos mejorar la calidad esperada en IECO? 3 JUSTIFICACIÓN En el área de odontología es de suma importancia tener acceso a diferentes apoyos que ayudan y son esenciales para el diagnóstico, tratamiento y control de afecciones al sistema estomatognático, entre ellas: caries dental, enfermedad periodontal, patología oral/maxilofacial. El uso inadecuado de los equipos radiológicos, así como exposiciones innecesarias pueden generar daños tanto al paciente como al personal que hace parte del proceso Prestar el servicio de radiología oral se encuentra condicionado legalmente por la resolución 3100 del 2009, donde se definen los procedimientos y las condiciones para prestar un servicio. Para esto se debe contar con unos estándares que recogen diferentes áreas como: Talento humano, infraestructura, dotación, historia clínica y registros, procesos prioritarios, medicamentos-dispositivos e insumos. Cada una de estas abarca unas condiciones especificas Grupo: Apoyo diagnóstico Servicio: Radiología odontológica Descripción del servicio: Es el servicio dedicado al diagnóstico de las enfermedades odontológicas, mediante el uso de métodos diagnósticos con imágenes obtenidas mediante radiaciones ionizantes. A partir de los hallazgos de esta investigación, se podrá elaborar un método para el mejoramiento de los Procesos en IECO, en especial los del Servicio de Radiología Oral, que es una necesidad sentida en la Empresa, por cuanto es uno de los Servicios de cara al usuario. Este método permitirá mejorar la eficiencia, reduciendo el consumo de recursos, mejorando la calidad del Servicio de Radiología Oral, para potenciar otros cambios institucionales relativos a los demás servicios prestados en IECO. 4 OBJETIVOS 4.1 Objetivo General - Mejorar los procesos del servicio de Radiología Oral en IECO, buscando cumplir con los estándares de calidad requeridos para una eficiente gestión. 4.2 Objetivos específicos - Establecer cuáles son las fallas que se presentan el servicio de radiología oral en IECO a partir del análisis de las PQRs y proponer alternativas de solución y mejora. - Establecer las políticas correspondientes a selección, contratación, compensación salarial, capacitación y establecer políticas de rotación para el personal del área de radiología oral en IECO en el marco del manual de funciones. - Evaluar la percepción del clima organizacional del área de radiología 5 METODOLOGÍA El mejoramiento de los procesos del servicio de radiología oral incluye las siguientes actividades 5.1 Documentación de PQR’s Para la documentación de PQR’s en el Servicio de Radiología, se analizarán las interpuestas durante el año 2021. Se buscará examinar la percepción del usuario, particularmente en las calificaciones de la atención en Recepción, el tiempo de espera en la realización y toma del examen, el aseo del área donde fue atendido, la atención del personal auxiliar de radiología, la calificación global y si se daría o no una recomendación a otras personas. Por otro lado, también se recogerá la percepción del profesional que solicita el estudio, donde se examinará si ha tenido una recepción oportuna de las imágenes solicitadas, si las imágenes cumplen sus expectativas en relación a calidad, si las imágenes fueron de utilidad para toma de decisiones clínicas, si tiene conocimiento de todos los procedimientos que se realizan en el servicio de radiología de IECO, si ha recibido comentarios, quejas o sugerencias por parte de sus pacientes y si ha recibido exámenes o imágenes que no han sido solicitados por el profesional, además, se buscará conocer también si recomendaría el Servicio de Radiología IECO. 5.2 Revisión del Manual de funciones de los Auxiliares de Radiología e implementación de políticas de selección, contratación, compensación salarial, capacitación y rotación en lo pertinente a sedes y horarios. El manual de funciones es una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer competencias laborales de los trabajadores que conforman la planta de personal de IECO, así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de los mismos. Para la elaboración de los documentos de políticas para los Auxiliares de Radiología, se analizarán los documentos preexistentes si los hay y, se realizarán los ajustes correspondientes a las funciones específicas, teniendo en cuenta la identificación del empleo, el contenido funcional (propósito principal y la descripción de funciones esenciales), los conocimientos básicos que debe contar el personal, así como su perfil y experiencia. Entre los factores a establecer, se encuentran los siguientes: - Horarios y turnos - Diligenciamiento de formatos específicos de control - Tiempos limite en el envío de imágenes y estudios - Uso de dosímetro - Manejo y control de insumos - Esterilización de instrumental Posterior a la documentación y reestructuración del Manual de Funciones, será revisado por Gerencia General para observaciones, correcciones, aceptación y socialización. 5.3 Evaluación del Clima Organizacional Para la evaluación del clima organizacional, se diseñará, se aplicará y se analizará una encuesta de percepción del mismo entre todos los empleados del Área de Radiología. Con el fin de medir y evaluar el riesgo psicosocial, se realizará una evaluación de clima organizacional en IECO S.A, teniendo en cuenta factores intralaborales, extralaborales y condiciones individuales, con los siguientes ítems: Consentimiento informado Ficha de datos generales Formulario de factores Intralaborales Formulario de factores extralaborales Factores individuales 5.4 CRONOGRAMA Para desarrollar un plan de acción entorno al personal que hace parte del proceso de Radiología, se plantea un plan de trabajo organizado de la siguiente manera: Tabla 4 Cronograma de actividades CRONOGRAMA TAREA FECHA Documentación de las PQR’s. 1-10 de abril/2022 Evaluación del clima organizacional. Primera semana de mayo/2022 Análisis de clima organizacional. Segunda semana de mayo/2022 Elaboración de Documento propuesta de políticas de selección, contratación, compensación salarial y capacitación para el personaldel área de radiología oral en IECO. 30 de mayo/2022 Elaboración de Documento política de rotación de personal del Área de Radiología, en lo relativo a Sedes y turnos. 30 de mayo/2022 Fuente Elaboración propia 6 RESULTADOS 6.1 Documentación PQR’s Se realizó un análisis y clasificación del consolidado de PQR´s correspondientes al año 2021, donde de un total de 204 solicitudes, se encontraron que 18 PQR´s corresponden específicamente al servicio de radiología oral. Tabla 5 PQR´s servicio de Radiología IECO 2021 CANTIDAD ATRIBUTO 14 Calidad técnica 4 Humanización 18 TOTAL Fuente Elaboración propia Con respecto a estas PQR´s, interpuestas por los usuarios que accedieron a los servicios de radiología en IECO, se evidenció que hay una diferencia significativa entre la calidad observada y la calidad esperada en la atención al usuario, al contar con altos volúmenes de pacientes. En muchas ocasiones, no se manejan procesos humanizados, los pacientes manifiesta maltrato, trato despectivo o falta de empatía por parte de las Auxiliares de Radiología y, en realidad, este personal debe velar por la integridad del servicio. Básicamente, un procedimiento radiológico puede definir el diagnóstico y tratamiento que se requiera y, adicionalmente, tiene un contacto directo con los usuarios para conocer sus dolencias y situaciones. La calidad técnica, con un total de 14 PQR´s fue el atributo más afectado, como errores en la toma y procesamiento de imágenes (Elongación, sobreposición, sobreexposición, recorte de ápices o coronas dentales, posición errónea del paciente, ausencia de estructuras anatómicas importantes, uso de elementos de protección radiológica, exposición al paciente a la menor cantidad de radiación posible, falta de elementos de protección biológica como guantes, tapabocas, falta de protección de las placas radiológicas, entre otros), así como en el envío oportuno de los estudios, ya sea al odontólogo tratante directamente o a la historia clínica del paciente, seguido por la humanización, con un total de 4 PQR´s, donde se evidencia una mala comunicación y un trato inadecuado por el personal de Auxiliares de radiología a los usuarios, generando, así mismo, una mala atención. Si bien es cierto que el número de PQR’s no es relevante con respecto al total de PQR’S de la institución se realizó un análisis y se aprecian fallas en el instrumento de recolección de datos en las encuestas de satisfacción y PQR’s. Esto se debe a que, desde la Gerencia General, existe la percepción de que no hay un empoderamiento desde Auditoría y los Coordinadores (Líderes de Calidad) asignados en las diferentes Sedes de IECO. Lo anterior, trae como resultado que haya un desconocimiento generalizado en el proceso de gestión de PQR’s y de las encuestas de satisfacción. De igual manera, el indicador de PQR’s no está mostrando un resultado confiable, puesto que, al desconocerse los atributos de calidad a evaluar, no pueden recogerse todas las variables necesarias para realizar un análisis fiable y preciso, que permita realizar los ajustes y mejoras necesarias para el Servicio de Radiología. Así mismo, se encontró que el mayor problema que se presentó, con respecto al servicio de radiología, fue el recibo no oportuno de las imágenes. El análisis de este indicador evidenciaba que, a pesar de solicitar el estudio radiológico con la anticipación requerida, al momento de la consulta no se contaba con el resultado de las imágenes, lo que impide un desarrollo adecuado de la consulta odontológica. El otro problema evidenciado, es el de la calidad técnica de las imágenes entregadas, en donde evidenciaron falencias en las imágenes (especialmente lo correspondiente a juegos periapicales completos). Los errores que se presentaron, con mayor frecuencia, fueron imágenes fuera de foco e imágenes que no plasman lo requerido por la orden. A continuación, se presenta la propuesta frente a la realización de formatos separados dado que esto lo consideramos una oportunidad de mejora es realizar formatos por separado, para el análisis de las PQR´s presentadas por los usuarios de IECO S.A. Además, se realizarán encuestas de satisfacción sobre la calidad de las imágenes a los Odontólogos Generales y Especialistas y de aquellas que se destinan a los convenios que se tienen con la Institución. En líneas generales, se realizarán las siguientes preguntas como caminos de mejora: - ¿Recibe oportunamente las imágenes o procedimientos tomados en IECO? - ¿La calidad de los exámenes cumple con sus expectativas? - ¿Los exámenes remitidos fueron de utilidad para la toma de decisiones clínicas? - ¿Conoce todos los procedimientos que se realizan en IECO en el servicio de radiología? - ¿Recibe comentarios, quejas o sugerencias por parte de sus pacientes atendidos en IECO? - ¿Ha recibido imágenes o procedimientos que no sean remitidos por usted? - ¿Es probable que usted siga remitiendo pacientes a IECO? 6.2 Reestructuración Manual de Funciones y políticas para Auxiliares del área de radiología Se realizó una búsqueda documental correspondiente al Manual de Funciones del Área de Radiología en el archivo de IECO, en la cual se encontraron documentos referentes a las actividades a realizar por parte del personal de Radiología y Protocolos de Calidad Técnica Radiológica, adicionalmente, en conjunto con la Coordinación de Recursos Humanos y el Coordinador de Calidad, se revisó la actualización efectuada a las políticas de selección, contratación y compensación laboral. El manual de funciones consta de los siguientes apartados: 1. Misión del cargo 2. Responsabilidades 3. Políticas de selección y contratación 4. Compensación salarial En cuanto al objetivo del cargo de los Auxiliares de Radiología, es la toma de imágenes y estudios diagnósticos orales y maxilofaciales a los pacientes remitidos por odontólogos generales y especialistas, basados en los protocolos de calidad y la reglamentación interna de la IPS, operando eficientemente los equipos de Radiología y equipos electrónicos. Igualmente, este personal debe tener unas Responsabilidades con respecto a los pacientes, entre las cuales están: 1. Trato amable y humanizado y, en seguridad, 2. Preparar y dar las indicaciones necesarias al paciente, para la toma de los exámenes, así como 3. Verificar el adecuado uso de los chalecos plomados y el collar tiroideo necesarios para la protección personal, 4. Uso adecuado del dosímetro, 5. Aplicar las normas de bioseguridad de acuerdo con los criterios técnicos y parámetros establecidos en el Manual de Bioseguridad y 5. realizar el proceso de esterilización cumpliendo con las normas y el protocolo establecido. Este personal también es responsable de procesar, realizar los informes de los resultados correctamente y hacer entrega de los estudios tomados al paciente. Así mismo, debe responder por el adecuado uso de los equipos de cómputo y de radiología e informar oportunamente de las fallas técnicas o cualquier novedad del funcionamiento de los equipos al Coordinador de Radiología, registrar los datos estadísticos, RIPS e indicadores de Calidad, así mismo, el mantener el archivo de imágenes en orden y realizar el backup en coordinación con el técnico de sistemas. De acuerdo con la misión y la responsabilidad de las funciones de las auxiliares es, se debe realizar una reestructuración de la descripción de funciones y el perfil que deben tener las personas que se contratarán para el cargo de Auxiliar de Radiología y evaluar bien el nivel de escolaridad, los conocimientos básicos o esenciales, la experiencia y las competencias requeridos para el ejercicio del cargo. 6.2.1 Propuesta de política de selección y contratación Por esto, la propuesta que se tiene para mejoramientoen cuanto al recurso humano es la implementación de una Política de Selección, Contratación, Compensación Salarial y Capacitación para este personal y, adicionalmente, implementar una Política de Rotación entre Sedes y turnos. Dando cumplimiento a las Políticas planteadas, con respecto al proceso de selección y contratación, se establecen algunos parámetros a seguir, los cuales están liderados por el Área de Recursos Humanos. Este proceso consta de diecinueve (19) etapas, iniciando con una requisición del personal, seguido del perfilamiento de la vacante, convocatoria interna y externa, comunicación a las áreas encargadas, reclutamiento, entrevista y examen de ingreso, preselección de candidatos, aprobación del candidato, exámenes médicos, realizar vinculación formal, recepción de documentos, afiliaciones al SGSS, y programación de actividades de inducción, Posterior a la vinculación del personal, se realizarán controles de riesgos referentes salud ocupacional, antecedentes legales, evaluación de conocimiento inferior a 70/100 y de errores con respecto al sistema de seguridad social. Gráfica 2 Flujograma Selección y Contratación de Personal INICIO REQUISICIÓN DE PERSONAL PERFILAMIENTO DE LA VACANTE INTERNA EXTERNA CONVOCATORIA INFORMAR AREAS ENCARGADAS RECLUTAMIENTO ENTREVISTA EXAMÉN DE INGRESO PRESELECCIÓN DE CANDIDATOS APROBACIÓN DEL CANDIDATO EXAMÉN OCUPACIONAL DE INGRESO REALIZAR VINCULACIÓN -RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS -REALIZAR AFILIACIONES CREACIÓN DE CONTRATO ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN INDUCCIÓN CREACIÓN DE USUARIOS ARCHIVO Y DIGITALIZACIÓN DE HOJA DE VIDA Se continúa con la implementación de la política correspondiente a la rotación del personal, cuyo objetivo es garantizar la calidad de la prestación de los servicios y de apoyo ante alguna eventualidad, entorno a la suficiencia del recurso humano en alguna de las Sedes. Adicionalmente, se busca fortalecer competencias para lograr los objetivos institucionales, entre ellos, disminuir el tiempo de espera. Para ejecutar una correcta rotación de personal, es importante establecer criterios basados en la capacidad de los colaboradores. Adicional a lo anterior, se realizará una rotación semestral, sin excepción, considerando dentro de las posibilidades, la ubicación de la Sede y el lugar de residencia del trabajador. Las actividades correspondientes a este proceso constan, inicialmente, de una identificación del personal, una programación o cronograma con fecha y Sede, cumplimiento del cronograma, firma y envío del acta de la actividad, notificación del traslado a Gerencia General, seguimiento de los dos primeros meses posteriores a la rotación y retroalimentación proporcionada por Coordinadores de Sede. Gráfica 3. Flujograma de Rotación de Personal Las políticas de compensación salarial se encuentran lideradas por el área de recursos humanos. El objetivo de estas políticas es diseñar una estructura basada en la INICIO IDENTIFICAR TRABAJADORES SUJETOS A ROTACIÓN PROGRAMACIÓN CUMPLIMIENTO DE ROTACIÓN FIRMA Y ENVIO ACTA DE ENTRGA SEGUIMIENTO RETROALIMENTACIÓN VIGENCIA NOTIFICACIÓN DE TRASLADO evaluación cualitativa y cuantitativa de los cargos de Auxiliares en Radiología Oral. Hay diferentes situaciones que implican un pago variable, entre ellas están: Incremento Por Promoción: Tiene como finalidad aplicar un aumento en relación con la promoción en funciones y el nuevo rol que desempeña la persona en la Institución (cuando aplique) Pago Variable: Gratificación y bonos por cumplimiento de metas; estos se pueden realizar en diferentes etapas: - Al inicio de año - Por promoción interna. En el Área correspondiente a la Calidad, se menciona que IECO tiene el Servicio de Radiología direccionado a la toma de imágenes radiológicas óptimas, con el fin de que sirvan como un apoyo adecuado para el diagnóstico y tratamiento. Para lograr ese objetivo, requieren una adecuada evaluación de calidad. El documento cuenta con una guía para toma de fotografías intraorales y extraorales, pero se evidenció la falta de una guía general para la toma de las imágenes diagnósticas tomadas en IECO. Sin embargo, existe un Anexo Técnico para la toma de las Radiografías tomadas en el Área de Radiología 6.3 Evaluación De Clima Organizacional Para identificar y evaluar el nivel de exposición a factores de riesgo psicosocial de los trabajadores, enfocado en los Auxiliares de Radiología, y así medir su nivel de estrés, con el fin de establecer estrategias de prevención e intervención, se contrató una empresa externa especializada en salud ocupacional. Esté proceso consta de diferentes etapas: inicialmente, realizará un diagnóstico de factores de riesgo y factores protectores (intralaborales, extralaborales y personales), seguido de la valoración del riesgo del personal, con el fin determinar su nivel y plantear actividades de intervención, prevención y seguimiento. El tamaño de la muestra fue de 65 personas. El resultado general del riesgo psicosocial es de 82.05%, el cual es un indicador alto, lo cual es un indicativo de una respuesta de estrés moderada y conforme a las disposiciones de la Resolución 2646 de 2008 en su artículo No. 17. Las dimensiones y dominios que se encuentren bajo esta categoría ameritan observación y acciones sistemáticas de intervención, para prevenir efectos perjudiciales en la salud, lo cual se puede realizar mediante un sistema de Riesgo Psicosocial. Gráfica 4. Distribución de los trabajadores con nivel de riesgo psicosocial a nivel general Fuente Elaboración propia Igualmente, en el nivel de riesgo intralaboral medio, se esperaría una respuesta de estrés alto del 78,46%. Las dimensiones y dominios que se encuentren bajo esta categoría ameritan observación y acciones sistemáticas de intervención, para prevenir efectos perjudiciales en la salud. El porcentaje por área en este caso el de los Auxiliares de Radiología el resultado fue de un 100%, muy alto. Grafica 5. Nivel de Riesgo Intralaboral General Fuente Elaboración propia El dominio Demandas del Trabajo, se refiere a las siguientes dimensiones: Demandas ambientales y de esfuerzo físico: Se refieren a las condiciones del lugar de trabajo y a la carga física que involucran las actividades que se desarrollan. Demandas emocionales: Situaciones efectivas y emocionales propias del contenido de la tarea, que tienen el potencial de inferir con los sentimientos y emociones del trabajador. Demandas cuantitativas: Exigencias relativas a la cantidad de trabajo que se debe ejecutar en relación con el tiempo disponible para hacerlo. Influencia del trabajo sobre el entorno extralaboral: Condición que se presenta cuando las exigencias del trabajo respecto a tiempo y esfuerzo impactan en la vida extralaboral. Demandas de carga mental: Son las demandas de procesamiento cognitivo que implica la tarea y que involucran procesos mentales superiores de atención, memoria y análisis de información, para generar una respuesta. La carga mental está determinada por las características (cantidad, complejidad y detalle) y los tiempos de que se dispone para procesarla. Consistencia del rol: Se refiere a la compatibilidad o consistencia entre diversas exigencias relacionadas con los principios de eficiencia, calidad técnica y ética, propios del servicio o producto, que tiene un trabajador en el desempeño de su cargo. Demandas de la jornada de trabajo: Son las exigencias del tiempo laboral que se hacen al individuo, en términos de la duración y el horario de la jornada, así como de los periodos destinados a pausas y descansos periódicos.Este dominio muestra una tendencia del 81.5% de los participantes a percibir un nivel de riesgo medio, alto y muy alto, lo que exige intervención prioritaria con miras a controlar el desarrollo de síntomas de estrés en los trabajadores, que puedan estar asociadas con las mismas. El 18.5% de los participantes muestran una tendencia a riesgo bajo o sin riesgo, por lo que se requiere realizar acciones de promoción y prevención a fin de mantener estos niveles bajos dentro de la Institución. Tabla 6 Resultados por dimensiones del dominio Fuente Elaboración propia Los resultados de esta tabla, referente al dominio Demandas del trabajo correspondiente al cuestionario de Factores de Riesgo Intralaboral, indican que las dimensiones que requieren un proceso de intervención son: Nivel de responsabilidad del cargo, consistencia del rol, demandas emocionales, demandas de la jornada de trabajo y demandas cuantitativas. En cuanto al Dominio de Control sobre el trabajo, se refiere a las siguientes dimensiones: Claridad del rol: Definición y comunicación del papel que se espera que el trabajador desempeñe en la organización, en torno a los objetivos del trabajo, las funciones y resultados, margen de autonomía y el impacto del ejercicio del cargo en la empresa. Capacitación: Actividades de inducción, entrenamiento y formación que la organización brinda al trabajador, con el fin de desarrollar y fortalecer sus conocimientos y habilidades. Participación y manejo del cambio: Conjunto de mecanismos organizacionales orientados a incrementar la capacidad de adaptación de los trabajadores a las diferentes transformaciones que se presentan en el contexto laboral. Oportunidades de desarrollo y uso de habilidades y conocimientos: Posibilidad que el trabajo le brinda al individuo de aplicar, aprender y desarrollar sus habilidades y conocimientos. Control y autonomía sobre el trabajo: Margen de decisión que tiene un individuo sobre aspectos como el orden de las actividades, la cantidad, el ritmo y la forma. En este dominio muestra una tendencia del 73.8% de los participantes a percibir un nivel de riesgo medio, alto y muy alto, lo que exige intervención prioritaria, con miras a controlar el desarrollo de síntomas de estrés en los trabajadores, que puedan estar asociadas con las mismas. El 26.2% de los participantes muestran una tendencia a riesgo bajo o sin riesgo, por lo que se requiere realizar acciones de promoción y prevención a fin de mantener estos niveles bajos dentro de la organización. Tabla 7 Resultados por dimensiones del dominio: control sobre el trabajo en el personal Auxiliares de Radiología Fuente Elaboración propia Los resultados de la Tabla 8, acerca del dominio control sobre el trabajo de cuestionario de Factores de Riesgo Laboral, muestran que las dimensiones que requieren un proceso de intervención es la dimensión correspondiente a: Capacitación. Tabla 8 Resultados por dimensiones del dominio “Recompensas” en el personal Auxiliares de Radiología Fuente Elaboración propia Según esta Tabla, las recompensas son una fuente generadora de un riesgo alto y muy alto, lo que indica que las dimensiones de este dominio, que se encuentren en estas categorías, deben ser tenidas en cuenta para el desarrollo de procesos de intervención que busquen disminuir la asociación con respuestas de estrés en las Auxiliares de Radiología. 6.3.1 Resultados Enfocadas Al Área De Radiología Las dimensiones que demandan corrección inmediata en el marco de un programa de Riesgo Psicosocial por haber obtenido puntajes iguales o superiores a 70% en la sumatoria de la categoría de Riesgo, alto y muy alto en el área de Radiología son: Retroalimentación del desempeño Capacitación Demandas de la jornada de trabajo Reconocimiento y Compensación Teniendo en cuenta los resultados arrojados por este estudio y con base en los lineamientos del Ministerio de Protección Social, se están implementando políticas claras como incrementos por promoción, pagos variables basados en cumplimientos de metas, rotaciones convenientes a distancia entre vivienda y trabajo, protocolos técnicos y verificaciones de calidad, constante capacitación, disminución de riesgo psicosocial por factores laborales, entre otros. Esto enfocado en la oportunidad de mejora como son fortalecer los procesos de Gestión del Desempeño y Plan de Incentivos a través de actividades en la que predominen las competencias de comunicación clara y precisa entre el Coordinador de Radiología y los Auxiliares de Radiología en función de fortalecer la calidad en el área de radiología. Así mismo se debe atender las necesidades de formación personal y ocupacional de los Auxiliares de Radiología, fortalecer programas de reinducción para los trabajadores nuevos y antiguos. Enfatizar en los procesos de autoevaluación y fortalecimiento de conocimientos y competencias de las personas que ocupan el cargo de Auxiliares de Radiología. Teniendo en cuenta el resultado, se debe establecer medidas correctivas frente a las causas de la sobrecarga laboral orientadas a redistribuir cargas, reforzar el personal en tiempos de producción pico, actualizar o introducir nueva tecnología, realizar rotaciones en las diferentes sedes para que las Auxiliares de Radiología no siempre realicen los mismos turnos. Desarrollar estrategias de manejo de presión, manejo del tiempo laboral y afrontamiento de niveles de trabajo elevados Vs cumplimiento de objetivos. Y por último se solicita diseñar e implementar Programa de Bienestar Laboral para los Auxiliares de Radiología, incluyendo la confianza, remuneración y valoración. Crear e implementar sistema de incentivos y motivación que pueden ser diferentes al salario. Fortalecer con valores corporativos y políticas de la organización. 6.4 Propuesta de Plan de Acción a partir de las mejoras propuestas A continuación, se presenta una propuesta del plan de acción a ejecutarse, considerando las fallas y mejoras propuestas anteriormente en relación a PQR´s, Políticas de selección, contratación, compensación salarial, rotación y el clima organizacional Tabla 9 Propuesta de Plan de Acción PQR`S QUE QUIEN COMO CUANDO DONDE Reestructuración del metodo de recolección de información (formatos) y ruta para PQR´S en el servicio de Radiología Oral Coordinador de Calidad y Auditoría Realizar la separación del metodo de manejo y ruta de PQR´s (formatos) e implementar estrategias para que los pacientes y los profesionales (clientes) utilicen estos formatos. 11-16 de junio junio 2022 Oficina de Calidad y Auditoría Socialización de formatos de PQR's y formatos de encuestas de satisfacción Coordinador de Calidad Envío de formatos a Gestión Documetal para que sea socializado al Coordinador de Radiología, Asistentes Integrales de Servicios de Salud y Auxiliares de Radiología y, envío a los profesionales (clientes). 18-23 de junio 2022 Oficina de Calidad y Auditoría Seguimiento a los indicadores Coordinador de Calidad y Auditoría Evaluar el número de PQR´s y encuentas de satisfacción presentadas y los items evaluados en relacion a posibles atributos afectados en el área de radiología. 8-13 de agosto 2022 Oficina Calidad, Auditoría y Coordinador de Radiología Políticas de selección, contratación, compensación salarial, capacitación y rotación del personal en lo relativo a sedes y turnos QUE QUIEN COMO CUANDO DONDE Socialización de política a los Directivos Coordinador de Radiología, Coordinador de Calidad y Coordinador de Recursos Humanos Presentación de políticas de selección, contratación, compensación salarial, capacitación y rotación en lo relativo a sedes y turnospara el personal Auxiliares de Radiología. 1-4 de junio 2022 Sala de juntas IECO Cedritos Socialización con el personal de Auxiliares de Radiología Coordinador de Radiología y Coordinador de Recursos Humanos Socializar al personal de Auxiliares de Radiología las políticas de selección, contratación, compensación salarial, capacitación y rotación en lo relativo a sedes y turnos. 6-11 de junio 2022 Área radiología, en las diferentes sedes Evaluación sobre nuevas políticas al personal Auxiliares de Radiología Coordinador de Calidad y Coordinador de Radiología Realización de evaluación mediante formato de Google Formas, donde se evalúen los temas expuestos. 27-30 de junio 2022 Trabajo remoto Seguimiento y adherencia a las políticas Coordinador de Calidad Realización de evaluaciones periódicas al personal Auxiliar de Radiología, seguimiento de indicadores y control en relación al cumplimiento de las políticas. Semestralmente Diferentes Sedes de IECO Clima organizacional QUE QUIEN COMO CUANDO DONDE Análisis de resultados por área, específicamente a las Auxiliares de Radiología Coordinador de Recursos Humanos Analizar los riesgos más altos y muy altos en el dominio de recompensas y control sobre el trabajo a los auxiliares de Radiología. 23-31 de mayo 2022 Sedes IECO Implementar actividades de competencia y de comunicación clara y precisa entre Coordinador de Radiología y Auxiliares de Radiología Coordinador de Recursos Humanos Realización de políticas enfocadas a fortalecer los procesos de Gestión del desempeño y plan de incentivos. 1-4 de junio 2022 Oficina de Recurso Humano Implementar cronograma de formación personal y ocupacional, fortalecer programas de reinducción para los Auxiliares de Radiología nuevos y antiguos Coordinador de Recursos Humanos Realización de un cronograma de formación personal y ocupacional de acuerdo con política establecida para capacitaciones. 13-18 de junio 2022 Oficina de Recurso Humano Desarrollar estrategias de manejo de presión para los Auxiliares de Radiología, manejo del tiempo laboral y afrontamiento de niveles de trabajos elevados Vs cumplimiento de objetivos Coordinador de Recursos Humanos/Empre sa Externa de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) Realización de actividades para manejo de estrés, cronograma de pausas activas y ajustar al personal de Auxiliares de Radiología, según políticas realizadas de Rotación en las cuales se tiene en cuenta la cercanía del lugar de trabajo con la vivienda. 1-8 de julio 2022 Oficina de Recurso Humano Diseñar e implementar programa de bienestar laboral para Auxiliares de Radiología incluyendo incentivos diferentes al salario Gerencia General y Coordinador de Recursos Humanos Realización de un programa de Bienestar laboral donde fortalezca la confianza a los Auxiliares de Radiología, incentivos y motivación diferentes al salario; esté programa debe ir adherida a la política de compensación. 1-8 de julio 2022 Oficina de Gerencia General 7 CONCLUSION El principal resultado a analizar y mostrar es que IECO S.A. tenga el Manual de funciones con la inclusión de las políticas institucionales establecidas. Al analizar y revisar la documentación de las PQR´S presentadas en IECO S.A., en el año 2021, se encontró que el número de solicitudes no representa una muestra significativa, sin embargo, es clara una percepción negativa referente a la calidad técnica por parte del personal de Odontólogos que cuentan con convenios con la organización. Estos profesionales resaltan la inconformidad en los siguientes aspectos: demora en el envío de los estudios e imágenes con errores técnicos, pero no se cuenta con un canal formal para quejas y solicitudes correspondientes a estas situaciones. En conjunto con el Área de Calidad y Coordinación de Radiología, se solicitó estructurar una “Encuesta de Satisfacción, quejas, reclamos y solicitudes”, la cual deberá ser diligenciada por parte de los Odontólogos en caso de presentarse alguna inconformidad o no satisfacción frente al proceso. Sumado a esto, se evidenció que el atributo de humanización fue uno de los más involucrados en la inconformidad por parte de los pacientes atendidos en el Área de Radiología Oral, por lo que se propone crear un calendario de inducción, reinducción y capacitación del personal de radiología en relación con la humanización, fortaleciendo el trato y comunicación con los pacientes. Además de lo anterior, se encontró que en horas donde se presenta mayor afluencia de pacientes, no se cuenta con el personal suficiente que garantice una atención rápida y segura por lo que se sugiere, a la Coordinación de Radiología y a la Gerencia General, un ajuste en relación con la disponibilidad y la continuidad del personal en los diferentes horarios. El Manual de Funciones y las Políticas de Contratación se encontraban desactualizadas y no eran concluyentes entorno al proceso de selección y admisión del personal, además de las actividades que conciernen a los aspectos técnicos mínimos requeridos para el desarrollo de funciones en el Área. Se actualizaron las Políticas, generando un proceso documentado más claro y estructurado, basado en perfiles laborales afines a las funciones que se requieren, además de documentar las Políticas de Rotación del Personal y de Compensación Salarial. Así mismo, se anexaron documentos técnicos relacionados con la verificación de calidad técnica de las imágenes diagnósticas. Lo anterior, va encaminado a disminuir la cantidad de sesgos que se puedan presentar por parte del personal correspondiente al Área de Radiología, mejorando así los indicadores y la percepción de calidad obtenida del servicio. El examen y evaluación del clima organizacional arrojó un resultado que refleja un riesgo psicosocial, por factores intralaborales, en la mayoría de los colaboradores de IECO. El nivel de estrés (80%) que sufren la mayoría de los trabajadores de la Empresa, puede reflejarse y relacionarse con una baja humanización en la atención, por lo que se requiere una intervención basada en promoción y prevención de patologías derivadas del estrés, lo que puede causar deserción laboral, disminución en la humanización en la atención y patologías del estrés. Entre las estrategias recomendadas para un manejo del estrés laboral está fomentar espacios para capacitación y entrenamiento en técnicas para el manejo del estrés, asesorías colectivas e individuales, priorizando los grupos cuyos factores generan un riesgo psicosocial. Se propone, además, una estandarización del sistema de Solicitudes y Quejas correspondiente al Área de Radiología, donde se pueda evaluar y evidenciar los factores y atributos que puedan verse afectados en la prestación del servicio. Igualmente, se sugiere evaluar las medidas tomadas y las recomendaciones de manera semestral para un seguimiento, control, verificación, modificaciones y ajustes, buscando un mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos implicados en los diferentes servicios relacionados. Anexo No 1 Anexo Técnico para la toma de las Radiografías tomadas en el Área de Radiología y verificación y control de calidad técnica TOMA DE RADIOGRAFÍAS INTRAORALES Si el usuario es mujer, verificar que no se encuentre en estado de embarazo. Retirar elementos metálicos del cuello hacia arriba, incluidas prótesis removibles. El paciente debe sentarse con apoyo en la espalda. Plano oclusal (superior o inferior) debe estar paralelo al suelo. Usar todos los Elementos de Protección Personal (EPP). Informar al pacienteque no debe moverse durante la toma radiológica. Utilizar siempre posicionador. TOMA DE RADIOGRAFÍAS EXTRAORALES Si el usuario es mujer, verificar que no se encuentre en estado de embarazo. Retirar elementos metálicos del cuello hacia arriba, incluidas prótesis removibles. Paciente de pie. Usar todos los Elementos de Protección Personal (EPP). Asegurar posición con aditamentos específicos. Orientación del paciente en relación a planos correspondientes (Línea media, plano de Frankfort y Camper). Informar al paciente que no debe moverse durante la toma. TOMA DE FOTOGRAFIAS INTRAORALES Y EXTRAORALES La sensibilidad de la película debe estar en 100. Debe estar en P. El paciente debe estar a la misma altura del operador. Fotografías extraorales: Cámara horizontal, distancia de 1.50 cm, luz del obturador dirigida a la punta de la nariz. Fotografías intraorales: Cámara vertical. Flash dirigido al paciente. Fotografía de perfil: Luz del obturador dirigido a hueso malar o cigomático. Planos oclusales perpendiculares al piso.
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