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Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
Versión 2.0
Bogotá - Noviembre 2020
Este documento está sujeto a cambios
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
2
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
JORGE PALACIOS PRECIADO - COLOMBIA
Establecimiento público
adscrito al Ministerio de Cultura
Enrique Serrano López
Director General
Comité Editorial
Revisado y Aprobado en Comité Editorial
Elaborado por:
Erika Lucía Rangel Palencia
Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y
Documento Electrónico
Adela del Pilar Díaz Acuña
Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos
Mónica Adriana Hinestrosa
Subdirección del Sistema Nacional de Archivos
Enrique Serrano Lopez
Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental (Encargado)
Revisión técnica y metodológica:
Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y
Documento Electrónico.
Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos.
Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.
Subdirección del Sistema Nacional de Archivos.
Revisión de textos, diseño y diagramación
María Angélica Osorio
Patricia Cuevas Mendez
Catalina Lozano Ortega
ISBN
En trámite
Archivo General de la Nación de Colombia
Carrera 6 No. 6-91
Teléfono: 328 2888 Fax: 337 2019
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co
Página web: www.archivogeneral.gov.co Bogotá D.C. Colombia 
Mayo 2020 (versión 2. Borrador)
Página web: www.archivogeneral.gov.co
Bogotá D.C., Colombia - 2020 
Las publicaciones del Archivo General de la Nación de Colombia
están protegidas por lo dispuesto en la Ley 23 de 1982. Podrán 
reproducirse extractos sin autorización previa, indicando la fuente.
Versión 1 - Diciembre 2018
Elaborador por:
Erika Lucía Rangel Palencia
Ángela Marcela Camacho Vargas 
Myriam Mejía Echeverry
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
3
Introducción
1. Características del Modelo de Gestión 
 Documental y Administración de Archivos - MGDA
1.1 ¿Qué es el Modelo?
1.2 Propósito del Modelo
1.3 Metodología
1.4 Hoja de ruta del Modelo
1.5 Destinatarios del Modelo y utilización
2. Actualización de Componentes del MGDA
2.1 Estructura del Modelo
2.2 Niveles de Madurez
3. Componentes del Modelo
3.1 Componente Estratégico
3.2 Componente Administración de Archivos
3.3 Componente Procesos de la Gestión Documental
3.4 Componente Tecnológico
3.5 Componente Cultural
4. Evaluación
Glosario
Bibliografía
Contenido
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Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
Introducción
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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El Archivo General de la Nación - AGN, en desempeño de su misión 
institucional de dirigir la política de gestión documental en el territorio 
nacional, ha brindado a las entidades públicas y privadas que 
cumplen funciones públicas diferentes herramientas, que permiten 
orientarlas en la proyección e implementación de una cultura 
archivística, en cumplimiento de la normativa nacional vigente. En 
este escenario, el AGN publicó en el año 2018 la primera versión 
del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, 
elaborada por Myriam Mejía Echeverry, Ángela Marcela Camacho 
Vargas y Erika Rangel Palencia, como referentes para brindar una 
visión integral acerca del panorama archivístico que se debe abordar 
en el marco de la gestión institucional, con un enfoque articulador que 
facilita el desarrollo de la función archivística, estructurado en cinco 
componentes: estratégico, administración de archivos, documental, 
tecnológico y cultural.
La dinámica cambiante del contexto nacional e internacional obliga 
a un reajuste constante de las prácticas archivísticas que cobra 
expresión también en la normativa. En este sentido, se hace necesaria 
la actualización del Modelo de Gestión Documental y Administración 
de Archivos, para integrar aspectos claves y establecer el nivel de 
respuesta en el desarrollo de la función archivística de las entidades, 
lo cual constituye un insumo fundamental para la formulación e 
implementación de la política de gestión documental en el país.
La actualización se desarrolla sobre el esquema de la primera versión del 
modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos planteado 
por el AGN, cuya estructura en términos generales se mantiene. El 
aporte que se realiza en esta versión consiste principalmente en el ajuste 
de los elementos de cada uno de los componentes y en la posibilidad 
que brinda para medir el grado de avance en el cumplimiento de la 
política archivística, en un espectro que abarca desde la ausencia hasta 
la mejora continua de los productos asociados a los componentes y 
subcomponentes definidos.
Igualmente, se sugieren de manera general una serie de actividades que 
las entidades deben desarrollar de acuerdo con sus especificidades, para 
facilitar el avance y la optimización de los procesos integrados a la función 
archivística, lo cual permite establecer un nivel de madurez que indique 
el estado de cumplimiento con la normativa, a partir del cual proyectar las 
acciones a implementar en el desarrollo de su política archivística.
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Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
Características del 
Modelo de Gestión 
Documental y 
Administración de 
Archivos - MGDA
1. 
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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1.1 ¿Qué es el Modelo?
El Modelo es un esquema o marco de referencia para la implementación 
de la política de Gestión Documental y Administración de Archivos de las 
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
1.2 Propósito del Modelo
Servir de referente para el desarrollo de la función archivística en las 
entidades y organizaciones del Estado colombiano. También, apoyará 
la generación y presentación de planes, programas, reportes e informes 
a las diferentes instancias competentes, para implementar acciones de 
evaluación, seguimiento y control.
1.3 Metodología
La actualización del modelo se llevó a cabo a partir del análisis de la 
estructura que se plantea en la primera versión del Modelo de Gestión 
Documental y Administración de Archivos, mediante la profundización 
de los aspectos definidos en cada componente y tomando como 
base la normativa vigente. Así mismo, se realizó el análisis de 
cada componente, subcomponente y de los productos asociados, 
tomando como antecedente el modelo de Gestión de Documentos y 
Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la 
Información (RTA), que busca “contribuir a la adecuada implementación 
de los sistemas de gestión documental y así generar las condiciones 
que permitan y faciliten el desarrollo de la gestión documental como 
uno de los soportes básicos para la implementación de las leyes de 
transparencia y acceso a la información pública”. (RTA, 2014).
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
8
Así mismo, se tuvieron en cuenta los aportes, 
comentarios y sugerencias que las diversas entidades 
hicieron sobre la primera versión del modelo y se 
incluyeron los aspectos que el equipo de trabajo 
consideró pertinentes.
De igual manera, a partir del análisis de diversos 
modelos que se enfocan en el grado de avance 
del proceso administrativo, se profundizó y se 
desarrolló una escala de los niveles de madurez que 
permite cuantificar el cumplimiento de la normativa 
archivística por parte de la entidad.
Las diferentes estrategias, implementadas en el 
proceso de actualización del modelo, permitieron una 
fructífera recolección de la información que sirvió de 
base para la definición de los productos dentro de 
cada componente y subcomponente, armonizándolos 
entre sí y complementándolos con las actividades 
propuestas, de forma que el entramado general 
logra la articulación con todos los elementos que 
conforman el modelo, para que el desarrollo de la 
función archivística se integre con el funcionamientoglobal de la entidad. Así, se consolidó la estructura 
del modelo y se sometió a la validación por parte de 
las subdirecciones del Archivo General de la Nación. 
El proceso de actualización se desarrolló teniendo en 
cuenta las etapas que se describen a continuación:
Etapa Descripción
1. Investigación preliminar
Se recolectó la información 
atendiendo a la teoría, la normativa 
y antecedentes de elaboración de la 
primera versión del Modelo del Archivo 
General de la Nación.
2
Identificación y 
análisis de los 
modelos de madurez
Se identificaron los niveles de madurez 
para adaptarlos al Modelo de Gestión 
Documental y Administración de 
Archivos.
3
Mesas de trabajo con 
el equipo designados 
para la actualización 
del Modelo
Se conformaron las mesas de trabajo 
para analizar y discutir la estructura del 
Modelo.
4 Socialización de la estructura del Modelo
Se realizó la socialización a las 
subdirecciones del Archivo General 
de la Nación.
5 Ajustes y aprobación del Modelo
Se ajustó el Modelo con las 
observaciones recibidas por parte de 
las Subdirecciones del Archivo General 
de la Nación, quienes finalmente, 
aprobaron la actualización de la 
estructura del Modelo.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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1.4 Hoja de ruta del Modelo
La hoja de ruta representa el curso de la acción desde un punto de 
partida dado por el análisis del diagnóstico de la gestión documental 
y la administración de archivos, con indicación de las metas que se 
pretenden alcanzar en la implementación del modelo de madurez. El 
propósito de la hoja de ruta y los niveles de los productos es marcar 
un norte al cual dirigir las acciones conducentes a la identificación de 
los niveles que se espera obtener.
1.5 Destinatarios del Modelo y utilización
Para este apartado se mantiene lo estipulado en la primera versión, 
en la cual se plantean como destinatarios del modelo de gestión 
documental y administración de archivos un conjunto amplio de 
instituciones y organismos del Estado, con diferencias en cuanto a 
su mayor o menor complejidad funcional, administrativa y de ámbito 
de competencias1; así mismo, las entidades privadas que cumplen 
funciones públicas y la comunidad en general.
También son destinatarios otros archivos nacionales y archivos 
generales, cuya misión esté relacionada con los archivos y sus 
documentos. Así como, aquellos investigadores que encuentren en 
este documento, una guía de referencia, para la administración de 
archivos y la gestión de documentos.
Las entidades del Estado darán cuenta del cumplimiento de la 
normatividad y del avance en su gestión, en tanto que administran 
recursos de información, por lo tanto, al hacer uso del contenido del 
modelo y la hoja de ruta, podrán contar con estos instrumentos para 
la gestión de información y documentación, lo cual les permite:
a. Implementar el diagnóstico, a fin de identificar el nivel de 
requerimientos cumplidos y desarrollar un plan estratégico 
que progresivamente permita llevar a cabo las actividades 
conducentes al cumplimiento de las políticas públicas.
b. Realizar el control de la planeación e implementación de la 
gestión documental y administración de archivos, articulado 
con otras políticas públicas2 que inciden o son complementarias 
con los lineamientos de la función archivística.
c. El Archivo General de la Nación como generador del modelo 
hace uso de este en el marco del Sistema Nacional de Archivos.
1. Para ilustrar con un ejemplo lo anterior, según datos de la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 
No. 622 de noviembre de 2015 en detalle las Categorías de Municipios para 2016 y la cantidad de municipios para 
cada categoría son: Categoría Especial: 6; Cat. 1: 24; Cat.2: 19; Cat.3:16; Cat.4: 26; Cat.5:39; Cat. 6:971. Conforme a 
los parámetros para la categorización sumando los municipios de categorías 4, 5, y 6, hay un total de 1.036 municipios 
con menos de 30.000 habitantes. La Ley 1551 de 6 de julio de 2012, sobre Modernización de la organización y 
funcionamiento de los municipios, señala en los artículos 9 y 10, que los municipios de 30.000 habitantes o menos, 
deben contar con una organización mínima de acuerdo con la capacidad técnico operativa de la administración 
municipal. El art. 3 Funciones de los municipios, numeral 1. Administración, y numeral 5. Cultural. Se establece además 
en esta disposición que «Las entidades podrán hacerles requerimientos que estén a su alcance, y de no ser así deben 
proveer los elementos y medios para que los puedan cumplir»
2. En la actualidad el diseño y la promoción e implementación de la política pública de acceso a la información pública 
está a cargo de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, del Ministerio de Tecnologías de la 
Información y las Comunicaciones, del Departamento Administrativo de la Función Pública, del Departamento Nacional 
de Planeación, del Archivo General de la Nación y del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, y con 
ello la obligatoriedad de cumplir con todos los lineamientos sobre la función archivística y los procesos de evaluación 
de avance así: * Departamento Administrativo de la Función Pública. FURAG-Formato Único de Reportes de Avance 
de la Gestión. Solo rama ejecutiva del orden Nacional. Componente Eficiencia Administrativa. Política de Gestión 
Documental. *Procuraduría General de la Nación. IGA. -1.133 Alcaldías y Gobernaciones y 9.041 instituciones. Índice 
INTEGRA. Herramienta de fortalecimiento para la gestión preventiva.
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Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
Actualización 
de Componentes 
del MGDA2. 
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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ESTRUCTURA DEFINICIÓN
COMPONENTE Categoría temática que forma parte de la totalidad de los aspectos relacionados con la gestión documental y administración de archivo.
SUB COMPONENTE Subdivisión de un componente que requiere mayor especificidad relacionada con gestión documental y administración de archivos.
PRODUCTO Resultado tangible o intangible de un proceso, trabajo u operación relacionado con la gestión documental y administración de archivos.
NIVEL Grado de desarrollo de un producto relacionado con la gestión documental y administración de archivos.
DESCRIPCIÓN DEL NIVEL Caracterización de los aspectos a evaluar en cada nivel.
ACTIVIDADES
Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad. 
Se recomiendan o sugieren algunas actividades para que la entidad las 
desarrolle de acuerdo con su contexto.
LINEAMIENTOS Indicación de normas, leyes, decretos, directivas, resoluciones, acuerdos, circulares, entre otros requisitos legales.
HERRAMIENTAS Indicación de manuales, guías, normas técnicas, modelos, requerimientos, entre otros referentes técnicos.
2.1 Estructura 
del Modelo
Este modelo se 
estructura sobre el 
marco conceptual de 
la gestión documental 
y la administración de 
archivos, tomada como 
área de conocimiento, 
con cinco componentes 
que facilitan su estudio, 
comprensión y uso. 
Se dividen a su vez 
en subcomponentes, 
productos, lineamientos 
y herramientas, tal 
como se definen a 
continuación:
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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Gestión del conocimiento
Patrimonio Documental
Participación Ciudadana
Protección de Ambiente
Administración
Recursos Físicos
Talento Humano
Gestión en Seguridad 
y salud ocupacional 
Articulación de la 
Gestión de Documentos 
Electrónicos
Tecnologías para la 
Gestión de Documentos 
Electrónicos
Interoperabilidad
Seguridad y Privacidad
Planeación (Técnica)
Producción
Gestión y Trámite
Organización 
Transferencia
Disposición de Documentos
Preservación a largo plazo
Valoración
Planeación de la Función Archivística
Planeación Estratégica 
Control, Evaluación y Seguimiento
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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2.2 Niveles 
de Madurez
Se actualizaron los niveles de 
madurez de la primeraversión 
del MGDA teniendo en cuenta 
los niveles que plantea el 
Archivo General de la Nación 
en la política de archivos y 
gestión documental, entre los 
que se encuentran: inicial, 
básico, intermedio, avanzado 
1 y avanzado 2. 
De esta manera, se realizó un 
análisis de cada nivel tomando 
como referencia algunos 
modelos que desarrollan 
niveles de madurez y se 
definieron los rangos que 
abarcan desde la ausencia 
hasta la mejora continua de 
cada producto relacionado 
con los componentes y 
subcomponentes del modelo.
Inicial Básico Intermedio Avanzado 1 Avanzado 2
Nivel Descripción del Nivel
Entidad carece del producto.
La entidad está desarrollando el producto teniendo cuenta las necesidades 
de orden administrativo, legal, funcional y tecnológico.
La entidad implementa el producto teniendo cuenta las necesidades de orden 
administrativo, legal, funcional y tecnológico.
La entidad realiza seguimiento y control a los productos teniendo cuenta las 
necesidades de orden administrativo, legal, funcional y tecnológico.
La entidad realiza procesos de mejora continua a los productos teniendo en 
cuenta las necesidades e orden administrativo, legal, funcional y tecnológico.
Inicial
Intermedio
Avanzado 1
Avanzado 2
Básico
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Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
Componentes 
del Modelo3. 
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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Comprende aspectos 
relacionados con la interiorización 
de una cultura archivística 
por el posicionamiento de la 
gestión documental que aporta 
a la optimización de la eficiencia 
y desarrollo organizacional 
y cultural de la entidad y la 
comunidad de la cual hace 
parte, mediante la gestión del 
conocimiento, gestión del cambio, 
la participación ciudadana, la 
protección del medio ambiente y 
la difusión. Todo ello en el marco 
del concepto de cultura como 
“conjunto de rasgos distintivos, 
espirituales, materiales, 
intelectuales y emocionales 
que caracterizan a los grupos 
humanos y que comprende, 
más allá de las artes y las 
letras, modos de vida, derechos 
humanos, sistemas de valores, 
tradiciones y creencias.” Ley 397 
de 1997. Art. 1 num.1.
Comprende actividades relacionadas 
con el diseño, planeación, 
verificación, mejoramiento y 
sostenibilidad de la función 
archivística y Gestión Documental, 
mediante la implementación de un 
esquema gerencial y de operación 
a través de planes, programas y 
proyectos que busca apalancar 
los objetivos estratégicos de la 
institución, además de articularse 
con otras políticas de eficiencia 
administrativa
Comprende el conjunto de 
estrategias organizacionales 
dirigidas a la planeación, 
dirección y control de los recursos 
físicos, técnicos, tecnológicos, 
financieros y del talento humano, 
necesarios para la realización 
de los procesos de la gestión 
documental y el eficiente 
funcionamiento de los archivos, 
en el marco de la administración 
institucional como lo indica la Ley 
General de Archivos, Ley 594 de 
2000, en el Título IV.
3. Componentes del Modelo
Comprende el diseño e implementación de los procesos de la gestión documental a través 
de actividades relacionadas con la información y la documentación institucional para que sea 
recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y fuente de la historia.
Dichos procesos son: planeación (técnica), producción, gestión y trámite, organización, 
transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, y valoración.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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3.1 Componente Estratégico
Comprende actividades relacionadas 
con el diseño, planeación, verificación, 
mejoramiento y sostenibilidad de la 
función archivística (gestión documental y 
administración de archivos), mediante la 
implementación de un esquema gerencial y 
de operación a través de planes, programas 
y proyectos que apalancan los objetivos 
estratégicos de la institución, además 
de articularse con las otras políticas de 
eficiencia administrativa.
Este componente se puede considerar 
como el cerebro de la función archivística 
en las instituciones ya que, a través de 
una planeación adecuada y de acuerdo 
con las necesidades identificadas en este 
campo, se logran agenciar los recursos 
para su correcto funcionamiento y así, dar 
cumplimiento a la normativa vigente.
Por lo tanto, el componente estratégico se 
estructura de la siguiente manera:
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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COMPONENTE SUB COMPONENTE PRODUCTO
Comprende las actividades de la función 
archivística encaminadas al diseño, 
elaboración, aprobación y evaluación de 
los lineamientos de la gestión documental 
y administración de archivos.
Planeación de la Función Archivística • Diagnóstico de archivos
• Política de Gestión Documental
• Programa de Gestión Documental - PGD.
• Plan Institucional de Archivos - PINAR
• Sistema Integrado de Conservación -SIC
• Plan de análisis de procesos y 
procedimientos de la producción 
documental
• Matriz de Riesgos en Gestión Documental
• Articulación de la Gestión Documental 
con el Plan Estratégico Institucional
• Articulación de la Gestión Documental 
con Políticas del Modelo Integrado de 
Planeación y Gestión - MIPG
• Indicadores de Gestión
• Informes de Gestión
• Programa de Auditoría y Control
Comprende la adopción e 
implementación de los lineamientos de 
la función archivística articulado con el 
modelo integrado de gestión reflejado en 
las estrategias y planes de la institución.
Planeación Estratégica
Comprende la definición puntual de los 
lineamientos e instrumentos que permitan 
realizar la evaluación, seguimiento y 
control de las acciones planeadas en la 
función archivística institucional.
Control, Evaluación y Seguimiento
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación de la Función Archivística
Producto Nivel Descripción del Nivel
Diagnóstico 
de archivos
Inicial La entidad carece de diagnóstico integral de archivos.
Básico
 
La entidad se encuentra elaborando el diagnóstico integral de archivos teniendo en cuenta los lineamientos 
establecidos por el Archivo General de la Nación.
Intermedio La entidad cuenta con el documento diagnóstico integral de archivos el cual incluye los aspectos archivísticos, de administración, conservación, infraestructura y tecnología.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control al diagnóstico de archivos de acuerdo con las herramientas de medición y evaluación previstas que garanticen la elaboración de los instrumentos archivísticos.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de mejora continua al diagnóstico de archivos que generen mecanismos de actualización acorde con los cambios administrativos, normativos y tecnológicos.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Elaboración de un plan de trabajo. - Sensibilización al equipo directivo. - Recolección y 
Sistematización de Información.
• Análisis de la información. - Consolidación de resultados. - Elaboración de documento 
diagnóstico que debe contener:
 » Introducción.
 » Objetivos.
 » Alcance Metodología.
 » Antecedentes históricos de la entidad.
 » Medición de los archivos y fechas extremas.
 » Sistemas de información Análisis de los ocho (8) procesos de la gestión documental.
 » Evaluación y análisis de aspectos de conservación.
 » Medición de condiciones ambientales.
 » Recomendaciones, plan de mejoramiento y ruta de acción.
• Acuerdo 006 de 2014
• Decreto 1080 de 2015.
Artículo 2.8.7.1.3. Literal a)
• NTC 5722: 2012. 
(AGN- 2003, pág.83)
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación de la Función Archivística
Producto Nivel Descripción del Nivel
Política de 
Gestión 
Documental
Inicial La entidad carece de la política de gestión documental.Básico
 
La entidad se encuentra elaborando la política de gestión documental de acuerdo con los lineamientos 
establecidos por el Archivo General de la Nación
Intermedio La entidad implementa la Política de Gestión Documental y en ella se evidencia el compromiso de la alta dirección frente a la gestión documental.
Avanzado 1
La entidad realiza seguimiento y control a la Política de Gestión Documental de acuerdo con las herramientas 
de medición y evaluación previstas por la alta dirección, en articulación con otras políticas para la gestión 
integral de la información y la documentación.
Avanzado 2 La entidad adelanta acciones de mejora continua que pueden derivarse en la actualización de la Política de Gestión Documental.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Elaboración de la política de gestión documental teniendo en cuenta que el documento 
debe estar estructurado así:
 » Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las 
entidades públicas.
 » Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
 » Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y 
preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
 » Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en 
cada entidad.
 » La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, 
la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
 » Incorporar la Política de preservación digital.
• Acuerdo 006 de 2014 
Artículo 8.
• Decreto 1080 de 2015 
Artículo. 2.8.2.5.6.
• NTC ISO- 30301
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
21
Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación de la Función Archivística
Producto Nivel Descripción del Nivel
Programa 
de Gestión 
Documental 
- PGD.
Inicial La entidad carece del Programa de Gestión Documental- PGD.
Básico
 
La entidad se encuentra elaborando el programa de gestión Documental de acuerdo con los lineamientos y 
metodología definidos por el Archivo General de la Nación.
Intermedio
La entidad implementa y aprueba el Programa de Gestión Documental y en este se incorpora los lineamientos 
de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la 
documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, también incluye los programas 
específicos de acuerdo con las necesidades de la entidad.
Avanzado 1 La entidad realiza monitoreo y análisis permanente al Programa de Gestión Documental, para garantizar su desarrollo que se materializará en acciones de revisión y evaluación al desarrollo del PGD.
Avanzado 2 La entidad realiza mejora continua al Programa de Gestión Documental, cuyo propósito es mantener los procesos y actividades de la gestión documental en continua innovación, desarrollo y actualización.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Elaboración y contenido del PGD
 » Aspectos Generales:
* Introducción
* Alcance
* Público al cual está dirigido
* Requerimientos para el desarrollo del PGD: normativos, económicos, 
administrativos y de gestión del cambio.
• Lineamientos para los Procesos de la Gestión Documental: Planeación, producción, 
gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a 
largo plazo y valoración.
• Ley 594 de 2000 
• Decreto1080 de 2015 
Artículos: 
2.8.2.1.16. Núm. 6 y 10 
2.8.2.5.8. 
2.8.2.5.10. al 2.8.2.5.15. 
2.8.2.8.1. 
2.8.3.1.2. 
2.8.8.8.1. (literal e).
• AGN 
Manual 
Implementación de 
un programa de 
Gestión Documental. 
PGD. 2014. 59p.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
22
Actividades Lineamientos Herramientas
• Fases de Implementación del PGD: fases de elaboración, fase de ejecución y puesta en 
marcha, fase de seguimiento y fase de mejora.
• La implementación y seguimiento del PGD debe establecerse a corto, mediano y largo 
plazo, y está bajo la responsabilidad del área de archivo de la entidad en coordinación 
con la oficina de control interno o quien haga sus veces.
• Programas Específicos: se establecerán de acuerdo con las necesidades de la entidad, 
se mencionan los siguientes: 
 » Programa de normalización de formas y formularios, electrónicos
 » Programa de documentos vitales o esenciales
 » Programa de gestión de documentos electrónicos
 » Programa de archivos descentralizados
 » Programa de reprografía
 » Programa de documentos especiales
 » Plan institucional de capacitación y, 
 » Programa de auditoría y control.
• Armonización con los Planes y Sistemas de Gestión de la Entidad. Se articula con:
 » Modelo Integrado de Planeación y Gestión
 » Plan Estratégico Institucional
 » Plan de Inversión
 » Plan de Acción Anual
 » Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR y 
 » Con los demás modelos y sistemas de la entidad.
• Anexos: 
 » Diagnóstico de gestión documental
 » Cronograma de implementación del PGD
 » Mapa de procesos de la entidad
 » Presupuesto anual para la implementación del PGD y,
 » Referentes normativos.
• Ley 1712 de 2014 
Artículo 15.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación de la Función Archivística
Producto Nivel Descripción del Nivel
Plan 
Institucional 
de Archivos 
- PINAR
Inicial La entidad carece del Plan Institucional de Archivos - PINAR.
Básico
 
La entidad se encuentra elaborando el instrumento archivístico PINAR de acuerdo con los lineamientos y 
metodología establecida por el Archivo General de la Nación.
Intermedio
La entidad implementa el Plan Institucional de Archivos - PINAR y orienta el desarrollo de los planes, programas 
y proyectos de la función archivística a corto, mediano y largo plazo, además se encuentra articulado al plan de 
acción de la entidad.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control al Plan Institucional de Archivos, a través de instrumentos de medición, para garantizar el cumplimiento de los planes y proyectos.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de mejora continua al Plan Institucional de Archivos - PINAR, para generar recomendaciones sobre su desarrollo y actualización.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Elaboración del PINAR teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
 » Identifique la situación actual de la gestión documental en la entidad.
 » Defina los aspectos críticos.
 » Priorice los aspectos críticos y ejes articuladores. 
 » Formule la visión estratégica del PINAR.
 » Formule los objetivos.
 » Formule los planes y proyectos.
 » Construya una hoja de ruta.
 » Construya las herramientas de seguimiento y control.
• Decreto1080 de 2015 
Artículos 
2.8.2.1.16. Núm. 6 y 10 
2.8.2.5.8.
• Decreto 612 de 2018
• AGN 
Manual Formulación 
del Plan Institucional 
de Archivos – PINAR. 
Bogotá: 2014. 44 p.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
24
Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación de la Función Archivística
Producto Nivel Descripción del Nivel
Sistema 
Integrado de 
Conservación 
- SIC
Inicial La entidad carece del Sistema Integrado de Conservación- SIC.
Básico
 
La entidad elabora el sistema integrado de conservación -SIC, teniendo en cuenta los lineamientos dados por el 
Archivo General de la Nación.
Intermedio La entidad implementa el sistema integrado de conservación y en él se establecen los planes de conservación de documentos físicos y el plan de preservación digital.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control al Sistema Integrado de Conservación, a través de sus instrumentos de evaluación.
Avanzado 2 la entidad realiza los procesos de mejora al sistema integrado de acuerdo con los hallazgos realizados durante el proceso de control y seguimiento.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Formulación de los planes del sistema integrado de conservación – SIC. Deben 
contener en su estructura los siguientes elementosmínimos:
 » Introducción
 » Objetivos
 » Alcance
 » Metodología: Actividades, Recursos
 » Cronograma de actividades
 » Presupuesto
 » Gestión de riesgos del plan
 » Anexos
• Ley 594 de 2000 
Artículos 46, 47 y 48.
• AGN. 
“Guía para la Elaboración e 
Implementación del Sistema 
Integrado de Conservación 
– SIC, Componente Plan de 
Conservación Documental” Bogotá 
- marzo 2018. 77 p.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
25
Actividades Lineamientos Herramientas
• También se deberán contemplar los programas de conservación preventiva que 
es el conjunto de procesos y procedimientos de conservación aplicables al Plan 
de conservación documental y al Plan de preservación digital a largo plazo. Los 
programas de conservación preventiva son los siguientes:
 » Capacitación y sensibilización
 » Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones 
físicas
 » Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
 » Monitoreo y control de condiciones ambientales
 » Almacenamiento y re-almacenamiento
 » Prevención de emergencias y atención de desastres
• Acuerdo 006 de 2014
• NTC – 5921 DE 2008
• GTC-ISO/TR 18492:2013.
• AGN. Manual Implementación 
de un programa de Gestión 
Documental. PGD. 2014. 59p.
• NTC-ISO/TR 17797:2016.
• AGN. Fundamentos de 
Preservación a Largo Plazo. 
Bogotá D.C.; 2018. 55 p.
• NTC-ISO 18492
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26
Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación de la Función Archivística
Producto Nivel Descripción del Nivel
Plan de análisis 
de procesos y 
procedimientos 
de la producción 
documental 
Inicial La entidad carece de un plan de análisis de procesos y procedimientos de la producción documental.
Básico
 
La entidad a través de la oficina de planeación está desarrollando el análisis a los procesos y procedimientos de 
la producción documental, para identificar y eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, 
eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de la entidad.
Intermedio La entidad genera estrategias para dar a conocer los procesos y procedimientos de la producción documental, para hacerlos más ágiles y oportunos.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control a los procesos y procedimientos de la producción documental con el fin de medir el avance de su implementación.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de mejora continua a los procesos y procedimientos de la producción documental, con el fin de generar mecanismos de actualización.
Actividades Lineamientos Herramientas
• La oficina de gestión documental o quien haga sus veces en las entidades propone a la 
alta dirección a través del comité interno integrado al Comité Institucional de Gestión y 
Desempeño, la elaboración de un plan de análisis de procesos y procedimientos para 
establecer la producción documental de la entidad. 
• Las decisiones y responsabilidades frente a la elaboración y puesta en marcha del plan 
quedarán consignadas el acta del comité.
• Directiva Presidencial 04 
de 2012 • ISO 9001 de 2015
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27
Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación de la Función Archivística
Producto Nivel Descripción del Nivel
Matriz de 
Riesgos 
en Gestión 
Documental
Inicial La entidad carece de una matriz de riesgos en gestión documental.
Básico
 
La entidad está desarrollando y articula la matriz de riegos en gestión documental, con la dependencia 
responsable de su gestión.
Intermedio La entidad implementa la matriz de riesgo en gestión documental, para mejorar el control de riesgos y la seguridad de la información.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control a la matriz de riesgos en gestión documental.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de mejora continua a la matriz de riesgos en gestión documental, con el fin de garantizar su eficacia y efectividad.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Elaborar la matriz de riesgos de gestión documental para ser presentada a la oficina 
responsable de esta actividad con el fin de que se articule a la matriz de riesgos de la 
entidad.
• Incluir dentro de la identificación, análisis y evaluación de riesgos el impacto que genera 
la fuga de información, perdida de documentos electrónicos o en los diferentes sistemas 
de información de la entidad.
• Decreto 1081 de 2015 
Artículo 2.1.4.1 y 
subsiguientes
• Departamento Administrativo 
de la Presidencia. Estrategias 
para la construcción del Plan 
Anticorrupción y de Atención 
al Ciudadano. Bogotá: 2012.
• Departamento Administrativo 
de la Función Pública. Guía 
para la Administración del 
Riesgo. 2015.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
28
Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación Estratégica
Producto Nivel Descripción del Nivel
Articulación 
de la Gestión 
Documental 
con el Plan 
Estratégico 
Institucional
Inicial La entidad carece de lineamientos para la articulación de la gestión documental con el plan estratégico institucional.
Básico
 
La entidad está desarrollando estrategias y planes para lograr la articulación de la gestión documental con el plan 
estratégico institucional.
Intermedio La entidad articula la gestión documental al plan estratégico institucional.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control a la implementación de los lineamientos de la función archivística en los planes y estrategias de la institución.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de mejora continua a las estrategias y planes de la institución para garantizar que la gestión documental se encuentra articulada y garantizar su desarrollo en la institución.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Presentación y aprobación del PINAR y PGD por parte del comité interno de 
archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
• Luego de su aprobación, deberán ser presentados a la oficina de planeación 
o quien haga sus veces, para articularlo con el Plan Estratégico la entidad y el 
plan de acción.
• Integrar la gestión documental al Plan estratégico de tecnologías de la 
información – PETI.
• Decreto 1499 de 2017
• AGN. 
Gestión Documental & Gobierno 
Electrónico
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29
Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación Estratégica
Producto Nivel Descripción del Nivel
Articulación 
de la Gestión 
Documental 
con Políticas 
del Modelo 
Integrado de 
Planeación y 
Gestión - MIPG
Inicial La entidad carece de la articulación de la política de gestión documental con las políticas de MIPG.
Básico
 
La entidad está desarrollando la articulación de la política de gestión documental, con el apoyo del autodiagnóstico 
de MIPG.
Intermedio La entidad articula la política de gestión documental definida por la alta dirección en el MIPG, con otras políticas y dimensiones del modelo.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control a la articulación de la política de gestión documental, teniendo en cuenta los planes y programas de las políticas que incluye MIPG
Avanzado 2 La entidad realiza medidas de acción encaminadas a la mejora continua para alcanzar la excelencia, en la correcta articulación de la gestión documental con el MIPG. 
Actividades Lineamientos Herramientas
• Definición de lineamientos por parte de la alta dirección con el fin de 
orientar la ejecución de las actividades de la gestión documental y, su 
articulación con otras políticas y dimensiones del modelo.
• Decreto 270 de 2017
• Decreto 1499 de 2017 
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
30
Componente: Estratégico / Subcomponente: Control, Evaluación y Seguimiento
Producto Nivel Descripción del Nivel
Indicadores de 
Gestión
Inicial La entidad carece indicadores de gestión.
Básico
 
La entidad está elaborando los indicadores de gestión para observar el grado de avance de los planes y proyectos, 
que seestablecieron en el PINAR.
Intermedio La entidad aplica los indicadores de gestión con el propósito de garantizar el cumplimiento de los planes y proyectos establecidos en el PINAR.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control a los planes de mejoramiento a través del instrumento de medición, con el fin de garantizar el cumplimiento y desarrollo de los planes y proyectos propuestos en el PINAR.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de mejora continua al cumplimiento de los planes y proyectos establecidos en el PINAR.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Elaboración de los indicadores de gestión articulados con la oficina de 
Planeación de la entidad o quien haga sus veces, que permitan medir, 
analizar, evaluar y hacer seguimiento a la gestión documental, frente a 
los planes, proyectos y programas establecidos en el Plan Institucional de 
Archivo - PINAR y Programa de Gestión Documental - PGD.
• Función Pública 
“Guía para la construcción 
y análisis de indicadores de 
gestión” (2018)
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
31
Componente: Estratégico / Subcomponente: Control, Evaluación y Seguimiento
Producto Nivel Descripción del Nivel
Informes de 
Gestión
Inicial La entidad carece de controles para el desarrollo de la función archivística.
Básico
 
La entidad desarrolla estrategias para que se elaboren los informes de gestión frente al cumplimiento de los 
indicares de gestión que se plantearon para el cumplimiento de actividades de la función archivística.
Intermedio La entidad a través de la oficina de planeación, o quien haga sus veces, recepciona los informes de gestión del avance a las actividades de la función archivística.
Avanzado 1 La entidad a través de la oficina de planeación o quien haga sus veces realiza seguimiento y control a los informes de gestión para verificar el estado actual del desarrollo de las actividades de la función archivística.
Avanzado 2 La entidad a través de los informes de gestión genera procesos de mejora continua al desarrollo de la función archivística.
Actividades Lineamientos Herramientas
• El área de gestión documental o quien haga sus veces elabora los 
Informes de gestión, y reporta los resultados intermedios del grado de 
eficiencia, eficacia y economía alcanzados frente a los objetivos, proyectos 
y metas programadas.
• Ley 87 de 1993
• Decreto Reglamentario 1826 de 1994
• Decreto Reglamentario 1537 de 2001
• Ley 1474 de 2011
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
32
Componente: Estratégico / Subcomponente: Control, Evaluación y Seguimiento
Producto Nivel Descripción del Nivel
Programa de 
Auditoría y 
Control
Inicial La entidad carece de programas de auditoría y control.
Básico
 
La entidad se encuentra elaborando el programa de auditoría y control.
Intermedio La entidad implementa el programa de auditoría y control e incluye la función archivística y los procesos de la gestión documental.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control a la función archivística a través del Programa de auditoría y control, con el fin de garantizar el cumplimiento y desarrollo de los planes y proyectos propuestos en el PINAR y PGD.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de mejora continua, como resultado de las observaciones y hallazgos encontrados a los procesos de la gestión documental y la función archivística.
Actividades Lineamientos Herramientas
• El área de gestión documental o quien haga sus veces coordinarán con la 
oficina de control interno, las actividades para llevar a cabo los procesos 
de auditoria a la función archivística y gestión documental.
• Verificación al Plan de auditoría y control de la entidad para que se incluya 
la gestión documental en las actividades de auditoría interna.
• Ley 87 de 1993
• Decreto Reglamentario 1826 de 1994
• Decreto Reglamentario 1537 de 2001
• Ley 1474 de 2011
• NTC 30301
• Función Pública: “Guía de 
auditoría para entidades 
públicas” (2018)
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
33
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
34
3.2 Componente 
Administración de Archivos
Comprende el conjunto de estrategias 
organizacionales dirigidas a la planeación, 
dirección y control de los recursos físicos, técnicos, 
tecnológicos, financieros y del talento humano, 
necesarios para la realización de los procesos de 
la gestión documental y el eficiente funcionamiento 
de los archivos, en el marco de la administración 
institucional como lo indica la Ley General de 
Archivos, Ley 594 de 2000, en el Título IV.
El análisis del presente componente se basó en los 
lineamientos definidos por la práctica administrativa 
que permiten orientar las estrategias hacia la 
articulación con el desarrollo eficiente de la función 
archivística. En este sentido, se revisaron los 
elementos que integran este componente y se 
estructuraron de acuerdo con la normatividad y los 
procedimientos técnicos estipulados.
Por lo tanto, el componente administración de 
archivos se estructura de la siguiente manera:
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
35
Busca que el personal que labore en el área que tenga a cargo la gestión 
documental, cuente con las aptitudes y competencias para llevar a cabo 
las diferentes labores relacionadas con los procesos archivísticos y 
administración de archivos; asimismo, brindar los medios y contenidos 
para lograr que las personas relacionadas con los procesos de la gestión 
documental adquieran valores, conocimientos, destrezas y habilidades 
para desempeñar labores específicas en desarrollo de actividades propias 
de la función archivística en la entidad
Talento Humano
COMPONENTE SUB COMPONENTE
Busca centralizar la administración de los documentos desde su 
producción o recepción hasta su disposición final.
Administración
PRODUCTO
• Planeación de la 
Administración 
de Archivos
• Gestión Humana
• Capacitación en 
Gestión Documental
• Aseguramiento 
de las Condiciones 
de Trabajo
• Infraestructura 
LocativaBusca gestionar los recursos materiales y garantizar la infraestructura necesaria para el Funcionamiento del archivo y desempeño de sus áreas y 
actividades y la prestación de los servicios.
Recursos físicos
La entidad busca integrar los riesgos de seguridad en el entorno 
de trabajo y la salud ocupacional derivados de la realización 
de actividades de los procesos de la gestión documental y la 
administración de archivos.
Gestión en seguridad y salud ocupacional
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
36
Componente: Administración de Archivos / Subcomponente: Administración
Producto Nivel Descripción del Nivel
Planeación de la 
Administración 
de Archivos
Inicial La entidad carece de estrategias para la administración de los archivos.
Básico
 
La entidad se encuentra desarrollando estrategias que garanticen la administración, la regulación normativa, 
la adecuación de instalaciones, la conformación y estructura del equipo de trabajo y los modelos de 
capacitaciones al interior de la entidad.
Intermedio
La entidad implementa las estrategias para la administración de archivos definida en su plan de archivos, 
logrando objetivos y metas en menor tiempo (evalúa, flexibilidad, coordinación, continuidad, proactividad 
dominio conceptual del grupo de trabajo).
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control a la implementación de las estrategias gerenciales para la administración de los fondos documentales y adelanta cambios estratégicos.
Avanzado 2 La entidad desarrolla estrategias de innovación, empoderamiento, autogestión, con el fin de cumplir me manera más eficaz la política archivística y administración de los fondos documentales.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Elaboración de estrategias por parte del área de gestión documental 
o quien haga sus veces, para garantizar la administración de archivos 
teniendo en cuenta las siguientes actividades:» Planeación de la función archivística en articulación con la política 
de gestión documental, PINAR y PGD.
 » Identificación de recursos.
 » Conformación de los archivos en la entidad.
 » Definición de roles y responsabilidad frente a la administración de 
archivos y función archivística.
• Ley 594 de 2000 
Artículo 2.8.2.1.17
• Ley 909 de 2004 
Artículo 15, numeral 2, literales a) y b) 
Artículo 17, numeral 1
• Decreto 1080 2015 
Artículo 2.8.2.5.8.
• Decreto 612 de 2018
• ISO 10006:2003(es)
• ISO 21500:2012(es)
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
37
Componente: Administración de Archivos / Subcomponente: Recursos Físicos
Producto Nivel Descripción del Nivel
Infraestructura 
Locativa
Inicial La entidad carece de una infraestructura locativa adecuada para la custodia de sus archivos.
Básico
 
La entidad está desarrollando acciones para la adecuación de las instalaciones o espacios destinados para 
custodia de documentos en sus diferentes formatos, en concordancia con la normatividad existente.
Intermedio La entidad adecua la infraestructura física, para asegurar la conservación y preservación de sus archivos.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control a la adecuación de la infraestructura, con el fin de cumplir con las especificaciones técnicas y normativas.
Avanzado 2 La entidad conforme a las mediciones y monitoreo aplicado adelanta acciones de mejora e innova con el fin de garantizar la adecuada conservación y preservación del fondo documental.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Se elabora el proyecto de adecuación de instalaciones propias o externas que 
contenga aspectos como:
 » Condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad 
y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos 
documentales.
 » Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de 
inundación y que ofrezca estabilidad.
 » Deben estar situados lejos de industrias contaminantes posible peligro por 
atentados u objetivos bélicos.
 » Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su 
natural incremento.
 » Elaboración una matriz de riesgos de conservación y preservación 
documentales.
• Ley 594 de 2000 
Artículo 13
• Acuerdo 049 de 2000
• Acuerdo 050 de 2000
• Acuerdo 08 de 2014
• Decreto 1080 de 2015 
Título II. Capítulo V
• BS 5454: 2000
• Norma ISO 11799: 2015
• Norma EN 1689: 2018
• NTC 11779: 2018 
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
38
Componente: Administración de Archivos / Subcomponente: Talento Humano
Producto Nivel Descripción del Nivel
Gestión 
Humana
Inicial La entidad carece de personal idóneo para cumplir las actividades de la función archivística y administración de archivos.
Básico
 
La entidad está desarrollando estrategias para definir perfiles y competencias laborales para el personal 
relacionado con el cumplimiento de la función archivística y administración de archivos.
Intermedio La entidad cuenta con personal idóneo, que facilita la implementación de la política archivística y la aplicación de los instrumentos archivísticos.
Avanzado 1
La entidad realiza seguimiento y control al personal que se encuentra desarrollando las actividades de la 
función archivística y administración de archivos, que conllevan al mejorando del ambiente organizacional, 
la confianza y colaboración para el fortalecimiento profesional.
Avanzado 2 La entidad realiza acciones de mejoramiento continuo para promover el liderazgo, trabajo en equipo y autonomía que permitan el fortalecimiento de sus capacidades competitivas.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Definición de perfiles por parte del área de talento humano de personal idóneo para 
el área de gestión documental o quien haga sus veces, que garantice el adecuado 
manejo y administración del acervo documental de acuerdo con la normatividad vigente, 
establecida por la función pública.
• Acuerdo 042 de 2000
• Ley 594 de 2000
• Ley 734 de 2002
• Ley 109 de 2010
• Ley 1437 de 2011
• Resolución 629 de 2018
• ISO 9001: 2015 
• ISO 30408: 2016 
• ISO 30409:2018
• ISO 30414: 2018
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
39
Componente: Administración de Archivos / Subcomponente: Talento Humano
Producto Nivel Descripción del Nivel
Capacitación 
en Gestión 
Documental
Inicial La entidad carece de la inclusión de temas de gestión documental en el Plan Institucional de Capacitación-PIC.
Básico
 
La entidad articula con el Plan Institucional de Capacitación los temas priorizados por el área de gestión 
documental o quien haga sus veces.
Intermedio La entidad implementa el plan de capacitación con los temas propuestos por el área de gestión documental o quien haga sus veces, que facilitan el cumplimiento de la función archivística.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control al PIC, para garantizar el cumplimiento y difusión de los contenidos de la función archivística.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de mejora continua al PIC, para proponer y generar procesos de innovación la alta dirección ve el proceso de gestión documental a los contenidos del plan.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Articulación con el plan institucional de capacitación, en donde se incluyan los 
temas relacionados con la gestión documental. El responsable de la gestión 
documental la propuesta de capacitación a desarrollar durante la vigencia y sus 
diferentes modalidades.
 » Articulación con los procesos de inducción y reinducción referentes a las 
herramientas con las que cuenta la entidad para el desarrollo de la función 
archivística.
 » Promoción permanente de los procesos de capacitación por parte de la alta 
dirección.
 » Desarrollo del programa de capacitación de conservación preventiva 
descrito en el sistema integrado de conservación en articulación con el Plan 
Institucional de capacitación.
• Decreto Ley 1567 de 1998
• Decreto 1083 de 2015 
Artículos 2.2.4.6 y 2.2.4.7
• Decreto 612 de 2018
• Departamento 
Administrativo de la 
Función Pública (DAFP).
Guía Metodológica para la 
implementación del Plan 
Nacional de Formación 
y Capacitación (PNFC): 
Profesionalización y 
Desarrollo de los Servidores 
Públicos. Diciembre de 
2017.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
40
Componente: Administración de Archivos / Subcomponente: Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
Producto Nivel Descripción del Nivel
Aseguramiento 
de las 
Condiciones 
de Trabajo
Inicial La entidad carece de lineamientos para el aseguramiento de las condiciones de trabajo para el área de Gestión Documental.
Básico
 
La entidad desarrolla un protocolo de identificación de los riesgos laborales acordes con las diferentes 
actividades ejecutadas en el área de archivo teniendo en cuenta aspectos como bioseguridad y trabajo de 
fuerza y se articula con Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Intermedio
La entidad implementa su sistema de gestión y seguridad en el trabajo donde se garantizan todas las 
condiciones laborables necesarias para los responsables de la Gestión Documental y las condiciones de 
infraestructura asociada.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control a su sistema de Gestión y seguridad en el trabajo donde se verifican las condiciones establecidas para los encargados de la Gestión Documental.
Avanzado 2
La entidad realiza los ajustes y las acciones de mejora a su sistema de seguridad teniendo en cuenta la 
normatividad que se vaya generando sobre el tema y de acuerdo con los hallazgos detectados durante su 
seguimiento a los responsables de la gestión documental.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Se desarrollan los protocolos de seguridad en el trabajo dispuestos para el 
área de archivo o gestión documental de la entidad.
• Se articula con el área responsable la promoción de seguridad en el trabajo 
relacionados con el que hacer archivístico.
• Se involucraa la administradora de riesgos laborales con el fin de visibilizar 
las condiciones actuales y desarrollar planes de cambio de ser necesario.
• Articulación con el sistema integrado de conservación.
• Ley 100 de 1993
• Ley 1562 de 2012
• Decreto 1072 de 2015
• ISO 45001:2018
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
41
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
42
3.3 Componente Procesos 
de la Gestión Documental
Comprende el diseño e implementación de 
los procesos de la gestión documental a 
través de actividades relacionadas con la 
información y la documentación institucional 
para que sea recuperable para uso de la 
administración en el servicio al ciudadano y 
fuente de la historia. Dichos procesos son: 
planeación (técnica), producción, gestión 
y trámite, organización, transferencia, 
disposición de documentos, preservación a 
largo plazo, y valoración.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
43
Busca ejecutar las actividades de registro, distribución, trámite, acceso y 
consulta, seguimiento y control del documento hasta la resolución de los 
asuntos de manera oportuna.
Gestión y Trámite
COMPONENTE SUB COMPONENTE
Busca ejecutar las actividades de planeación técnica de los documentos 
durante su ciclo de vida, su creación, valoración, y el control de versiones, 
mediante esquemas e instrumentos archivísticos normalizados. control de 
versiones, mediante esquemas e instrumentos archivísticos normalizados.
Planeación (Técnica)
PRODUCTO
• Diseño y creación 
de documentos
• Documentos Especiales
• Cuadro de Clasificación 
Documental
• Tablas de Retención 
Documental
• Tablas de Valoración 
Documental
• Registro y Distribución de 
Documentos (trámite)
• Descripción Documental
• Medios y Técnicas 
de Producción
• Reprografía
Busca establecer la producción o ingreso de los documentos de archivo, en 
cumplimiento de las funciones de la entidad.
Producción
Busca generar las actividades de clasificación, ordenación y 
descripción de los documentos de la entidad como a la fase archivo 
de gestión, central o histórico, así como la elaboración de los 
instrumentos relativos al proceso.
Organización
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
44
 Busca que la entidad lleve a cabo el proceso de valoración de forma 
permanente y continua, identificando los valores primarios y secundarios 
de la documentación; aplicando los criterios de valoración establecidos en 
las tablas de retención y valoración documental; con el fin de establecer su 
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final 
(eliminación o conservación temporal o definitiva).
Valoración
COMPONENTE SUB COMPONENTE
Busca realizar la debida selección de los documentos aplicando la técnica 
de muestreo y los criterios de valoración señalados en las TRD y TVD. Así 
mismo los procedimientos que garanticen la destrucción segura y adecuada 
de los documentos físicos y electrónicos.
Disposición de documentos
PRODUCTO
Busca llevar a cabo actividades para asegurar la conservación y preservación 
a largo plazo de los documentos, mediante programas y planes en el marco del 
Sistema Integrado de Conservación.
Preservación a largo plazo
Busca realizar las actividades encaminadas a la remisión de los 
documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, con 
base en lo dispuesto en las TRD y TVD que incluye el cronograma.
Transferencias
• Plan de Transferencias 
Documentales
• Eliminación de 
documentos
• Valores Primarios 
y Secundarios
• Plan de Conservación 
Documental
• Plan de 
preservación Digital
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
45
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Planeación (Técnica)
Producto Nivel Descripción del Nivel
Diseño y 
Creación de 
Documentos
Inicial
La entidad carece de procedimientos para el diseño y creación de documentos en atención a los requisitos 
legales, funcionales propios y la incorporación de aspectos de autenticidad e identificación acorde a los 
instrumentos archivísticos y de transparencia.
Básico
 
La entidad se encuentra desarrollando los criterios o aspectos previstos en el proceso de planeación del 
Programa de Gestión Documental, observa el mapa de procesos y flujos documentales para la posterior 
producción de los documentos en sus diferentes medios.
Intermedio
La entidad implementa lineamientos previstos en el Programa de Gestión Documental, entendidos como 
la integración de los instrumentos CCD, TRD, para la identificación de las áreas competentes, el SIC para 
vincular las acciones de conservación y preservación digital. Las Tablas de control de acceso e índice de 
información clasificada y reservada para garantizar aspectos de reserva y clasificación en su acceso y 
consulta. Finalmente, a partir del ingreso de los metadatos propiciar su interacción con el SGDEA.
Avanzado 1
La entidad realiza seguimiento y control a los lineamientos para el diseño y creación de documentos con 
el fin de validar la aplicación por parte de las dependencias, así mismo, observar que los documentos 
que vayan a ser producidos se encuentren acordes con los requisitos mínimos legales, funcionales y 
administrativos.
Avanzado 2
La entidad realiza procesos de mejora continua a los lineamientos para el diseño y creación de documentos a 
partir de las validaciones en las dependencias, incorporando ajustes en los casos necesarios bajo la garantía 
del cumplimiento del contexto administrativo, legal, funcional y técnico y en especial, para la optimización de la 
gestión de la información y la documentación.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Elaboración de lineamientos para la creación y estandarización 
de los documentos.
• Articulación con el área de planeación o quien haga sus veces.
• Ley 1437 de 2011
• Ley 1712 de 2014 
Título I, Artículo 3
• Modelo de requisitos 
para un SGDEA
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
46
Actividades Lineamientos Herramientas
• Creación de formatos-documentos de acuerdo con las 
necesidades del procedimiento.
• Definir los formatos electrónicos de los documentos que 
se reciben y/o producen en la entidad de acuerdo con las 
necesidades y requisitos del SGDA y la preservación digital a 
largo plazo.
• Identificación de descriptores, Metadatos, firmas manuscritas y 
firmas electrónicas.
• Elaboración de los flujos documentales que refieren el proceso
• Diseño de formatos que garanticen la conservación, 
preservación y consulta de documentos e información.
• Identificación de la reserva del documento.
• Articulación con los instrumentos de información.
• Articulación con los instrumentos Archivísticos.
• Análisis de automatización de procesos (SGDEA).
• Decreto 1080 de 2015 
Artículo 2.8.2.5.7 
Artículo 2.8.2.5.9
• Decreto 1499 de 2017
• Guía Técnica Gestión 
de documentos 
y expedientes 
electrónicos
• NTC 4436:1998
• NTC 5397:2005
• NTC GP 1000:2009
• NTC-ISO 15489-
1:2010
• NTC-ISO 30300
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
47
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Planeación (Técnica)
Producto Nivel Descripción del Nivel
Documentos 
Especiales
Inicial
La entidad carece de medidas que orienten la producción de los documentos en medios especiales, 
garantizando aspectos legales, funcionales y administrativos, así como acciones particulares para su 
conservación o preservación de acuerdo con el medio empleado.
Básico
 
La entidad define en articulación con los instrumentos archivísticos, los medios habilitados para la producción 
de documentos especiales, garantizando aspectos legales, funcionales y administrativos, así como acciones 
particulares para su conservación o preservación.
Intermedio La entidad implementa la identificación de soportes documentales especiales mediante la TRD, TVD e inventarios documentalesAvanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control a sus documentos especiales y realiza procesos de descripción de acuerdo con normas internacionales y los reproduce en nuevas tecnologías.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de mejora continua a sus procesos de identificación, producción de documentos especiales y descripción, con el fin de generar mecanismos de tratamiento específico para su conservación.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Elaboración de un protocolo para el manejo y administración de documentos en 
soportes especiales
• Tener en cuenta para los documentos especiales lo siguiente:
 » Realizar procesos de referencia cruzada mantener el vínculo archivístico en 
los expedientes a los que hace parte.
 » Espacios adecuados para su conservación, consulta y que sirvan como 
soporte probatorio
 » Contar con los mecanismos que permitan la recuperación de la información.
 » Realizar procesos migratorios a nuevas tecnologías.
 » Garantizar su disposición final de acuerdo con lo establecido en los 
instrumentos archivísticos.
• Ley 594 de 2000 
Artículo 3
• Decreto 1080 de 2015
• ISAD G, ISBD(CM)
• ACR2
• MARC 21 
• ISO 15511
• ISAAR CPF
• ISO 3166 – AGN - Hacia un diccionario 
de terminología archivística. 1997. 
140p.
• Reglas de Catalogación 
Angloamericanas.
• RCAA. 2ed. Revisada.2003.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
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Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Planeación (Técnica)
Producto Nivel Descripción del Nivel
Cuadro de 
Clasificación 
Documental 
Inicial La entidad carece del Cuadro de Clasificación Documental.
Básico
 
La entidad se encuentra elaborando el Cuadro de Clasificación Documental - CCD, de acuerdo con los 
lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.
Intermedio
La entidad implementa el Cuadro de Clasificación Documental - CCD, teniendo en cuenta el esquema orgánico 
funcional, que refleja las secciones, subsecciones, series y subseries documentales; basadas en las funciones, 
actividades, procesos, procedimientos.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control al Cuadro de Clasificación Documental - CCD, de acuerdo con los instrumentos de medición establecidos por la entidad y conforme a lo establecido en el marco normativo.
Avanzado 2 La entidad realiza evaluación y monitoreo al Cuadro de Clasificación Documental - CCD, para generar recomendaciones sobre su actualización y orientar las acciones de mejoramiento continuo.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Seguir los requisitos descritos en la normatividad para la elaboración de 
las TRD o TVD donde el cuadro de clasificación sea la representación 
gráfica de forma unificada, debidamente codificadas y jerarquizadas, las 
agrupaciones documentales en las cuales se subdivide el fondo, es decir, 
subfondos (de ser el caso), secciones, subsecciones, series, subseries o 
asuntos teniendo en cuenta:
 » Estructura orgánica por dependencias
 » Funciones por Dependencias
• Ley 594 de 2000 
Artículo 24
• Acuerdo 027 de 2006
• Ley 1712 de 2014 
Artículo 13
• Decreto 1080 de 2015 
Artículo 2.8.2.5.8
• Acuerdo 004 de 2019 
Artículo 2
• Mini Manual TRD
• AGN. Manual de archivística primera fase
• Guía para la implementación de un 
Programa de Gestión Documental. - 
Bogotá: 2006. 186 p
• AGN. Manual Implementación de un 
programa de Gestión Documental. PGD. 
2014. 59p
• AGN. Cartilla de clasificación
• documental. Bogotá: 2001. 28p.
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Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Planeación (Técnica)
Producto Nivel Descripción del Nivel
Tablas de 
Retención 
Documental
Inicial La entidad carece de Tablas de Retención Documental.
Básico
 
La entidad realiza el proceso de elaboración, aprobación, evaluación y convalidación de las TRD de acuerdo 
con las etapas establecidas en la normatividad aplicable.
Intermedio
La entidad convalida, registra y adopta en cada una de las dependencias las TRD donde se evidencia que las 
dependencias inician el proceso de creación y conformación de expedientes para cada una de las series y 
subseries documentales descritas en ella.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control al proceso de implementación y disposiciones finales de las TRD y controla las series documentales mediante gestor documental.
Avanzado 2 La entidad realiza mejora mediante el proceso de actualización de las TRD de acuerdo con los momentos establecidos en la normatividad archivística ya que esto le permite mantener la organización documental.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Para la elaboración de las TRD se deben seguir las etapas descritas en la 
Normatividad las cuales son:
 » Compilación de Información Institucional.
 » Análisis e interpretación de la información institucional
 » Valoración documental.
 » Elaboración de la Tabla de Retención Documental – TRD.
 » Consultar el Banco Terminológico de Series y Subseries.
 » Presentación de las Tablas de Retención Documental – TRD para 
evaluación técnica y convalidación.
• Ley 594 de 2000
• Acuerdo 027 de 2006
• Ley 1712 de 2014
• Decreto 1080 de 2015
• Acuerdo 004 de 2019
• Mini Manual TRD
• Banco Terminológico de series
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50
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Planeación (Técnica)
Producto Nivel Descripción del Nivel
Tablas de 
Valoración 
Documental
Inicial La entidad cuenta con fondo documental acumulado y carece de TVD.
Básico
 
La entidad cuenta con un diagnóstico integral de archivo y plan archivístico integral 
para la elaboración de la TVD.
Intermedio La entidad elabora, aprueba, convalida y registra las TVD.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento y control a la aplicación de las TVD, realiza proceso de digitalización de las series a las que les haya dejado establecido dicho proceso especialmente a las de conservación total.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de transferencia secundarias y pone a disposición de la investigación sus acervos documentales históricos e innova con procesos culturales.
Actividades Lineamientos Herramientas
• La primera actividad que debe realizar la entidad es identificar si 
existen fondos acumulados en su entidad y de haber se deben cumplir las 
siguientes etapas: 
 » Etapa 1 Compilación de información institucional.
 » Etapa 2 Diagnóstico.
 » Etapa 3 Elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico integral.
 » Etapa 4 Valoración.
• Ley 594 de 2000
• Acuerdo 02 de 2004
• Decreto 1080 de 2015
• Acuerdo 04 de 2019
• Manual de organización 
Fondos Acumulados
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Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Producción
Producto Nivel Descripción del Nivel
Medios y 
Técnicas de 
Producción
Inicial La entidad carece de un manual de estilo de comunicaciones escritas y un protocolo para las condiciones diplomáticas del documento (características internas y externas del documento).
Básico
 
La entidad desarrolla un manual de estilo que tiene en cuenta las características internas y externas de 
los documentos y se rigen por las normas que regulan la producción de documentos que garanticen la 
conservación y preservación de la información contenida en ellos a lo largo del tiempo.
Intermedio
La entidad implementa el manual de estilo donde se tiene en cuenta el tipo de papel, tintas y medios de 
reproducción que garantizan, en condiciones adecuadas, la conservación de la información descrita en los 
documentos, adicionalmente se establecen los requisitos mínimos para los documentos en soporte electrónico 
que mantenga su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
Avanzado 1
La entidad realiza seguimiento y control a los medios y técnicas de producción para todos los soportes 
documentales, con el fin de establecer falencias a lo establecido en el manual deestilo y aplicar los 
correctivos necesarios.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de mejora al manual de estilo de acuerdo con el surgimiento de nuevas necesidades detectadas durante el seguimiento y la auto regulación de las diferentes dependencias.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Desarrollar un protocolo de Diplomática que garantice la identificación de las 
características internas y externas del documento.
• Tener en cuenta imagen institucional, sellos, logos, colores entre otros.
• Identificar lo más adecuado para la producción de los documentos teniendo 
en cuenta gramajes del papel, tipo de tintas, firmas responsables para 
garantizar su conservación o un software que permitan la preservación del 
documento y su información en el tiempo.
• Ley 527 de 1999
• Ley 594 de 2000
• Ley 1437 de 2011
• Decreto Ley 019 de 2012
• Ley 1712 de 2014
• Decreto 1080 de 2015
• Manual Implementación de un 
programa de Gestión Documental. 
PGD
• NTC 4436 de 1998
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Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Producción
Producto Nivel Descripción del Nivel
Reprografía
Inicial La entidad carece de un programa de reprografía de los documentos que garantice su conservación y consulta.
Básico
 
La entidad da inicio al proceso de elaboración de un programa de reprografía previamente aprobado y avalado 
por la instancia correspondiente que prioriza y garantiza que la documentación cuenta con un respaldo que 
permite su recuperación a lo largo del tiempo mediante procesos adecuados de preservación.
Intermedio
La entidad implementa el programa de reprografía el cual contiene las condiciones tecnológicas y técnicas 
mínimas de reproducción, que garanticen que se realiza con un fin específico y que este proceso debe ser 
acorde con lo establecido en los instrumentos archivísticos.
Avanzado 1
La entidad realiza seguimiento y control al programa de reprografía con el fin de poder establecer las 
acciones que permitan mantener actualizado y de acuerdo con las necesidades reales para cada una de 
las dependencias.
Avanzado 2 La entidad realiza seguimiento y control al programa de reprografía con el fin de poder establecer las acciones que permitan mantener actualizado y de acuerdo con las necesidades reales para cada una de las dependencias.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Desarrollar el programa de reprografía acorde con las necesidades de la 
entidad que garantice la permanencia de la información a lo largo del tiempo.
• Integrar en este programa las condiciones de digitalización de acuerdo 
con la finalidad de esta.
• Identificar la herramienta tecnológica acorde con los lineamientos 
establecidos en la normatividad vigente.
• El comité de gestión y desempeño debe aprobar el proyecto y la 
adquisición de la herramienta tecnológica.
• Establecer medidas de control que permitan garantizar una captura 
fehaciente del documento.
• Establezca los procesos de preservación más adecuados para garantizar 
su recuperación a lo largo del tiempo.
• Decreto 2527 de 1950
• Decreto 3354 de 1954
• Ley 527 de 1999
• Ley 594 de 2000
• Acuerdo 027 de 2006
• COINFO-Circular 4 de 2010
• Circular externa 005 de 2012
• Directiva Presidencial No. 04 de 2012
• Acuerdo 002 de 2014
• Decreto 1080 de 2015
• Acuerdo 003 de 2015
• Circular 002 de 2012
• Requisitos mínimos de 
digitalización
• Microfilmación uso actual y futuro
• Manual fundamentos de 
preservación a largo plazo
• Guía de digitalización a partir de 
soportes de microfilmación
• NTC 5238:2004
• NTC 4080:2005
• NTC 3723: 2009
• NTC-ISO 15489-1: 2010.
• GTC-ISO/TR 15489-2:2012.
• NTC 5985:2013
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Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Gestión y Trámite
Producto Nivel Descripción del Nivel
Registro y 
Distribución de 
Documentos 
(trámite)
Inicial La entidad carece de un procedimiento que tenga control de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas además de no contar con un responsable.
Básico
 
La entidad desarrolla manual de procedimientos que establezca el control, seguimiento y consulta de las 
comunicaciones oficiales enviadas y recibidas y establece los diferentes canales para ello, además de que se 
cuente con un responsable de la oficina de correspondencia.
Intermedio
La entidad implementa el manual de procedimientos y cuenta con una herramienta física o tecnológica que 
controla las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas y permite tener seguimiento sobre los tiempos de 
respuesta del responsable del trámite y establece canales de consulta.
Avanzado 1
La entidad cuenta con un gestor documental que controla todas las comunicaciones oficiales recibidas 
por todos los canales establecidos y notifica electrónicamente a los usuarios internos y externos además 
controla los tiempos del trámite generando alertas.
Avanzado 2 La entidad cuenta con un SGDEA que controla toda la distribución documental y el trámite.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Elaborar el procedimiento para el registro, distribución y control de las comunicaciones 
oficiales enviadas y recibidas.
• Garantizar el no repudio de las comunicaciones enviadas en soporte físico o 
electrónico a través de canales propios o tercerizados.
• Elaborar planillas de control de todas las comunicaciones o la utilización de una 
herramienta tecnológica que controle todo el ciclo documental.
• Establecer una oficina con un equipo responsable de controlar todos los canales 
autorizados por la entidad para el ingreso y envío de las comunicaciones oficiales.
• Verificar el uso de los formatos y las firmas autorizados para generación y envío de 
comunicaciones internas y externas.
• Realizar seguimiento de manera manual o automática mediante alertas a todos los 
responsables del trámite con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos 
en la Normatividad.
• Acuerdo 060 de 2001
• Ley 962 de 2005
• Ley 1755 de 2015
• Decreto 1080 de 2015
• AGN. Manual de archivística 
primera fase. Guía para la 
implementación de un Programa 
de Gestión Documental. Bogotá: 
2006.186 p.
• AGN. Manual Implementación 
de un programa de Gestión 
Documental. PGD. 2014. 59p.
• NTC-ISO/TR 18128:2016.
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
54
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Organización
Producto Nivel Descripción del Nivel
Descripción 
Documental
Inicial La entidad carece de un procedimiento de descripción documental.
Básico
 
La entidad está desarrollando el procedimiento de descripción documental que incluye la estandarización de 
formatos para iniciar sistemas de descripción como inventarios, hoja de control desde las oficinas de gestión.
Intermedio La entidad implementa el procedimiento de descripción documental que facilita el desarrollo de instrumentos de descripción como censos, guía, manuales.
Avanzado 1 La entidad realiza seguimiento al procedimiento de descripción documental e incluye herramientas tecnológicas que permiten realizar la descripción a los productores.
Avanzado 2 La entidad realiza procesos de mejora continua a los procedimientos de descripción documental orientados a disponer la consulta de la documentación en línea.
Actividades Lineamientos Herramientas
• Elaborar el procedimiento de requisitos de descripción y recuperación 
documental que contenga como mínimo:
 » Los Instrumentos de descripción como guías, censos, índices en el 
archivo central.
 » Metadatos de descripción en el uso de herramientas tecnológicas y 
desarrollo del documento electrónico.
• Acuerdo 042 de 2002
• Acuerdo 05 de 2013
• Decreto 1080 de 2015
• ISAD G
• ISBD(CM)
• ACR2
• MARC 21
• ISO 15511
• ISAR CPF
• ISO 3166
• NTC-ISO 15489-1:2010
• NTC 4095:2013
• NTC 6052: 2013
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA
55
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Transferencia