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La administración y los diversos enfoques Dr. Cecilio de Jesús Díaz Rincón* Adriana Hernández Camas 1er Módulo: Administración y planeación estrategica en los servicios de salud 16 de marzo de 2020 *Profesor 1.1 Introducción La administración nació con la sociedad, al inicio estaba presente en forma imperceptible, puesto que sin darse cuenta los primeros seres humanos se agrupaban para las diversas actividades para la sobrevivencia del grupo, se encontraban organizados y encabezados por un líder que iba guiando al grupo, asignando funciones a sus integrantes; a lo largo del tiempo la administración se fue haciendo perceptible, reconociendo que es la parte medular de cualquier actividad humana y que se ha ido perfeccionando hasta nuestra época actual, en donde la administración forma parte de la vida en todos los ámbitos tales como el laboral, el económico, en la familia, en los servicios de salud, en la función pública y en la privada, en los pequeños y grandes negocios: La mayor parte de la vida, por no decir que toda, la pasamos como miembros de alguna organización, veamos: el colegio, un equipo deportivo, un grupo musical, la iglesia, una asociación de propietarios, el Ejercito, la Universidad, una empresa, un movimiento político, el club de profesionales, la junta de acción comunal del barrio donde vivimos y otros tantos escenarios, donde usted puede compartir con los demás de manera formal o informal (Prieto y Therán, 2018). Cada una de estas organizaciones tiene sus propios objetivos y metas, dependiendo de su ámbito de competencia, en la que sus líderes tienen en común la misma función “ayudar a otros miembros de la empresa a fijar y a alcanzar las metas establecidas dentro de la visión y la misión de la misma”. (Prieto y Therán, 2018). En este apartado estudiaremos el concepto y la importancia de la administración, las diferencias de la administración pública y privada, los antecedentes de la administración y el enfoque moderno de la administración. 1.2 Concepto e importancia de la administración Se inicia el presente capítulo de estudio por la definición de la Administración desde su lado etimológico, “la palabra administración viene del latín administrare (de ad, a y ministrare, servir), con la acepción de gobernar, regir y disponer de bienes” (Torres y Mejía, 2006). “También, podemos enriquecer la teoría acudiendo al latín administratione, que traduce administración, gestión o gerencia y desglosado quedaría “ad” como dirección, tendencia, hacia y el complemento “minister” que significa obediencia, servicio o subordinación”. (Prieto y Therán, 2018). De igual manera, se puede encontrar en el Diccionario de la RAE “se define administración con varios sentidos, como el político, religioso, médico y organizativo. Respecto a este último, allí administración es “dirigir una institución; ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes; y, desempeñar o ejercer un cargo, oficio o dignidad” (Torres y Mejía, 2006). A continuación, se harán mención de diversos autores cobre el concepto de administración: Autor Concepto E. F. L. Brech “Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado” Henry Fayol “Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”. José Antonio Fernández “Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado”. Arenas Koontz y O’Donnell “La dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”. J.D. Money “Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana”. Y contrapone esta definición con la que da sobre la organización como: “la técnica de relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado”. Peterson and Plowman “Una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular”. F. Morstein Marx “Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad positiva”…”es un ordenamiento sistemático de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito”. (Castrillon, A., 2014) Estos son algunos de los conceptos sobre la administración, no son los únicos, puesto que otros grandes pensadores, escritores y administradores han escrito sobre ella, tales como los que se mencionan a continuación: Mary Parker Follet (1960) considera la administración como el “el arte de hacer las cosas por conducto de las personas”. Idalberto Chiavenato (1983) describe la administración como la conducción racional de las actividades de una organización, con o sin ánimo de lucro”. Agustín Reyes Ponce (1978) “Es el proceso por medio del cual se fija un curso concreto de acción, que ha de seguirse, estableciendo los principios que han de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para llevarlo a cabo”. Isaac Guzmán Valdivia (1966): “Es la dirección de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados”. Wilburg Jiménez Castro (1990) define la administración como “una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo”. George R. Terry (1984) dice “la administración consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas”. James A. Stoner (1983): “La administración es el proceso de planear, organizar, liderar y controlar el trabajo de los miembros de la organización y de utilizar todos los recursos para alcanzar objetivos organizacionales establecidos”. Sthephen P. Robbins y Mary Coulter (2011): “La administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que estas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz”. Carnota O. (1987): “Es un modo consciente de actuar sobre los sistemas organizativos, sus subsistemas y demás elementos con vistas a obtener determinados resultados bajo ciertas condiciones y restricciones”. Ackoff Russel (1988): “Es un proceso de toma de decisiones, pero es igualmente claro que la toma de decisiones no siempre equivale a la planeación”. Alejandro Geli (1998): “Es el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas que laboran o trabajan en grupos alcancen con eficiencia metas seleccionadas”. Henry Minzberg (1984): “Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos”. Herman Fedman (1957): “Es la ciencia y arte de conducir una empresa con un máximo de eficiencia y un mínimo de costos”. Luther Gulick (1937): “Es aquella actividad encaminada a hacer que las cosas se hagan de acuerdo a ciertos objetivos”. Herbert Kaufman (1968): “Es la función que consiste en ejecutar decisiones de política o coordinar actividades para lograr un propósito común”. Garza (2000): “Es la tarea de conducir el talento y el esfuerzo de los demás para el logro de resultados”. Reinaldo O. Da Silva (2002): “Es un conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización”. Bateman y Snell (2011): “Es el proceso de trabajar con gente y recursos para alcanzar las metas organizacionales”. Certo (2001): “Es el proceso de alcanzar las metas de la organización trabajando con y por medio de la gente y de otros recursos organizacionales”.Hernández (2002): “Es la actividad humana encargada de organizar y dirigir el trabajo individual y colectivo efectivo en términos de objetivos predeterminados”. Ramirez (2002): “Es la actividad humana que consiste en ejecutar los procesos de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar”. Klisberg (1997): “Es un conjunto de conocimientos referentes a las organizaciones integradas por nociones atinentes a la explicación cientfica a su comportamiento y nociones atientes a su tecnología de conducción”. Massie (1989): “Es el método por el cual un grupo de coordinación dirige sus acciones hacia metas comunes. Este método implica técnicas mediante las cuales un grupo principal de personas dirige y coordina las actividades de otras”. Munch y García (2005): “Es el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible”. Ingrid Theran Barrios (2008): Es la capacidad de motivar a otras personas para cumplir unos objetivos”. Jorge Eliécer Prieto Herrera (2016): “Es el ejercicio del P.O.D.E.R., es decir, la forma más efectiva de Planear, Organizar, Dirigir, Evaluar y Retroalimentar”. (Prieto y Therán, 2018) En las definiciones arriba descritas, se puede ver todas comparten el objetivo común sobre la capacidad de influir en los demás, de organizar, de dirigir los recursos hacia un fin común, mediante la planeación, que los recursos tanto materiales como humanos sean empleados en forma eficiente, para el logro de objetivos, siendo indispensable contar con medidas de control como los controles de calidad y de retroalimentación hacia los recursos humanos que se dirigen, así como la toma de decisiones, oportunas y adecuadas para la consecución de las metas planeadas. En seguimiento a lo descrito con anterioridad, a groso modo se puede visualizar que a pesar de que la administración nació con la humanidad desde la época primitiva, “se dice que la administración es un área de conocimiento joven, con apenas 110 años de haberse empezado a sistematizar.” (Torres, 2014) es decir, ha crecido rápidamente en estos últimos años, visualizándose ampliamente todos los campos en donde la administración interviene, donde la administración se ocupa como medio para el logro de buenos resultados, se han obtenido los grandes avances en “salud, en educación, en la mejora de la calidad de vida, en la prosperidad, en la rentabilidad, en la eficacia, eficiencia y efectividad.” (Torres, 2014) Por el número de intervenciones y su campo de acción, la administración posee las siguientes características: a) Universalidad: El fenómeno administrativo se presenta donde quiera que existe un organismo social, pues en él siempre debe haber coordinación sistemática de medios. Por lo mismo, la Administración se da en el Estado, en el ejército, en la empresa, en una sociedad religiosa, etc. Los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existen variantes accidentales. b) Especificidad: Aunque la Administración siempre está acompañada de otros fenómenos de índole distinta (en la empresa, funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), el fenómeno administrativo es específico y distinto de los que acompaña. Se puede ver, por ejemplo, un magnífico ingeniero de producción (como técnico en esta especialidad) y un pésimo administrador. c) Unidad temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, por ejemplo, no por hacer los planes, se deja de mandar, controlar, organizar, etcétera. d)Unidad jerárquica: Todo aquel que dentro de un organismo social tiene carácter de jefe, participa en distintos grados y modalidades en la misma Administración. Así, por ejemplo, en una empresa forman “un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo”. (Perspectivas, 2007) Estas características hacen de la administración como la esencia de toda actividad humana, influyendo en todos los aspectos de la vida, dado que todo se administra, desde la propia vida, una familia, un banco, interrelacionándose entre si con otras ciencias o disciplinas, pero también forma parte del gran sistema científico, es decir, también es sistémica, es permanente o intemporal ya que nace con la humanidad y morirá con ella, es una técnica y un arte, se aplican conocimientos, pero acompañados de las virtudes, la vocación, el espíritu, disfrutándose así el ejercicio de la misma. (Torres, 2014). Al formar parte de toda actividad humana y de la sociedad, la administración ha ido adquiriendo cada día mayor importancia, siendo imprescindible su aplicación cuando en realidad se desea lograr los objetivos de cualquier plan, programa, proyecto. Aunque todos sabemos que la administración es necesaria, fundamental, básica en todo tipo de instituciones, corporaciones, organizaciones privadas, públicas, grandes, pequeñas, productoras o de servicios, fue la globalización la que vino a impulsar esa capacidad de intercambio, integración, ayuda mutua, generando la visión geocéntrica que permite la utilización de planes, programas, proyectos, métodos y la búsqueda del mejor talento humano sin tener en cuenta su nacionalidad, sino su capacidad de administrar las organizaciones. (Prieto y Therán, 2018). Gracias a la administración, los proyectos planteados por la Alta Dirección pueden consumarse, hay crecimiento y desarrollo de la sociedad, también adquiere aún más relevancia ya que en nuestro mundo actual se requiere ser altamente competitivos, sin la administración no sería posible lograrlo: La administración sirve para que los gerentes puedan hacer viables, factibles y rentables todos sus planes, proyectos y programas de la mejor manera posible, con el menor costo y dentro de unos indicadores de eficiencia, efectividad e impacto. Es también importante porque fortalece el desarrollo, adaptación, permanencia, crecimiento, supervivencia y utilidad de las organizaciones en un mundo cambiante, globalizado y exigente que cada vez más exige una mayor competitividad y productividad para permanecer en el mercado. (Prieto y Therán, 2018). Se puede afirmar que a través de la administración que se pueden obtener buenos resultados, productos de la suma de esfuerzos, del empeño, de la inversión de recursos financieros, humanos: La importancia de la administración se ve en que está imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante. (Perspectivas, 2007) A modo de listado y resumen del presente apartado, se puede mencionar que la administración es importante porque: Tiene carácter universal y por eso aparece en todas partes. Es un medio para que las tareas se hagan eficientemente. Donde existe un organismo social, tiene presencia la administración. Simplifica el trabajo mediante el uso de métodos, procedimientos para lograr eficiencia y eficacia. Sirve para elevar el grado de productividad. Permite la toma de decisiones oportuna. Contribuye a la efectividad del recurso humano. Contribuye al crecimiento sustentable de las empresas. Ayuda a reducir el costo de las operaciones. Facilita la resolución de conflictos dentro de la organización. Fomenta el bienestar de la población de un país. Desarrolla la creatividad en la formulación de estrategias. Impulsa el desarrollo de los países. Crea información para la gerencia del cambio. Fortalece los lazos comercialesentre naciones. (Prieto y Therán, 2018). 1.3 Diferencias de la administración pública y privada En la actualidad, al momento de mencionar la administración, se puede dividir en dos grandes campos: Uno es el campo de la Administración Pública y el otro es el campo de la Administración Privada: La administración pública desde un punto de vista formal, se entiende a la entidad que administra, es decir, al organismo público que ha recibido del poder político la competencia y los medios necesarios para la satisfacción de los intereses generales (…) La administración privada es la ciencia que se encarga de la organización de una empresa o corporación no gubernamental. Estas, al no estar a cargo del Estado, necesitan de una administración privada, la cual se encargue de los bienes, servicios e intereses. Para simplificar y comprender mejor las diferencias entre la administración pública de la privada, se presenta el presente cuadro con las características de cada una de ellas: Administración Pública Administración Privada Objetivo ambiguo y difícil de medir: bienestar social, atender las necesidades de la población. Objetivo preciso y fácil de medir: ganancia económica. Toma de decisiones plural: diversos grupos e individuos participan en el proceso de toma de decisiones (por ejemplo, Poderes Ejecutivo y Legislativo, partidos políticos, OSC), lo cual la hace más lenta y complicada. Toma de decisiones directa (individuos o pequeños grupos) y rápida. Multifuncional: tienen que lidiar con consideraciones diversas y parcialmente Orientada fundamentalmente a lograr eficiencia y maximizar el beneficio económico (todo se conflictivas (económicas, políticas, jurídicas, técnicas, imparcialidad, equidad, transparencia). Son tan importantes los resultados como la forma en que se consiguieron. subordina a ello). Funciona principalmente con recursos obtenidos de los impuestos, por lo tanto, todos los ciudadanos tienen derecho a saber cómo se gasta el dinero, y los administradores públicos tienen la obligación de justificar y explicar sus decisiones. Funcionan con recursos propios y su operación interna es, en gran medida, asunto privado (dueños, accionistas, administradores). Las organizaciones públicas actúan en nombre de autoridades elegidas políticamente (voto popular) y son gobernadas por un conjunto de leyes y reglas escritas. Actúan en nombre de intereses privados: individuales o de grupos particulares. Sólo puede hacer lo que la ley le mandata (es una función de gobierno, por lo tanto, atañe al derecho público). Pueden hacer todo lo que no prohíba la ley. (De la Paz, 2017). La administración pública se refiere más que al empleo de las técnicas de la administración hace referencia a la función pública, en la que los servidores públicos deben cumplir la normatividad aplicable a los procesos y procedimientos del ámbito que se trate, teniendo como fin el bien común, el bien de la sociedad, su ejercicio es un tanto más lento, burocrático, sujeto a auditorías internas, externas y a la opinión de los propios ciudadanos de un estado o de una nación. En cambio, la administración privada, es autónoma, con objetivos medibles y explícitos, con una menor reglamentación o burocracia, sus intereses son particulares y mientras no infrinjan la normatividad publica vigente, pueden desempeñar cualquier actividad de acuerdo a sus presupuestos y alcances planteados. 1.4 Antecedentes de la administración Se ha mencionado que la administración nació con la humanidad, desde que los primeros seres humanos se agruparon para el logro de su supervivencia, organizados y dirigidos a través de un líder, en forma imperceptible o inconsciente basado en las experiencias previas, la administración fue avanzando, creciendo y desarrollándose en los diversos ámbitos de la ciencia, el arte, la religión, entre otras. Ospina N (2010) menciona que en las civilizaciones antiguas, en la época primitiva se realizaban actividades de caza, pesca y recolección, cada jefe de familia tomaba las decisiones y el resto de integrantes del núcleo familiar obedecía lo dictado por el jefe familiar, existía el trabajo cooperativo, donde el fin común era lograr la supervivencia, estos grupos nómadas posteriormente se asentaron, apareciendo así las actividades de agricultura, la familia y la sociedad misma continua con una organización tipo patriarcal, existe la división de tareas de acuerdo al sexo, también aparece el estado, esta asociación colectiva busca una mayor productividad, todo esto “se remontan a civilizaciones como los sumerios, los egipcios, los babilonios, los asirios, los chinos, los griegos, los romanos, los hebreos, etcétera”. (Ospina, 2010) Ospina menciona que más tarde aparece el esclavismo en la antigüedad grecolatina, en la que los esclavos carecían de derecho, quienes sufrían tratos inhumanos, tenían una supervisión estricta, pero pese a la supervisión y al trato deshumanizado se obtenía bajo rendimiento. Ya en la época feudal, la administración estaba sujeta a los criterios del Señor Feudal, aparecen los talleres de artesanos, y también emergen los sindicatos, se hace evidente el poder que ejerce la iglesia católica. La organización feudal se caracterizó por una estructura jerárquica bien definida: en la cúspide de la pirámide feudal se encontraba el emperador o el rey, que era el dueño de toda la tierra y sus dominios; retenía para su usufructo grandes extensiones de tierra, y cedía el resto a los grandes vasallos de la corona, a cambio de ciertos servicios, especialmente de carácter militar y fiscal; y estos a su vez recibían los servicios de subvasallos dando lugar al principio de la gradación, elemento importante en la estructura de las empresas modernas. (Ospina, 2010) “La Revolución Industrial, se inicia en Inglaterra con la invención de la máquina de vapor por James Watt, en 1776”, (Ospina, 2010) aparecen normas rígidas de trabajo, la producción en masa y persiste la explotación inhumana del trabajador, se cuenta con transportes eficientes, económicos y la administración va creciendo con base científica. En el siglo XXI creció el desarrollo tecnológico e industrial, surgió la administración científica, aplicándose el método científico para definir de qué manera se puede hacer mejor un trabajo, con ello también la administración se convirtió hasta la fecha actual como indispensable para toda empresa. (Ospina, 2010). Se podría concluir que el concepto de administración fue producto de las diversas posturas, experiencias y estudios de dichos autores. Por lo tanto, la función administrativa que durante algunos períodos se orientó más a las actividades gubernamentales y a la solución de problemas surgidos en el ámbito de las tareas mercantiles y artesanales, tuvo por lo tanto que enfrentarse a la aparición de grandes cambios tecnológicos producidos por el fenómeno de la industrialización que trajo consigo la producción a gran escala, transformando sustancialmente los modelos conocidos hasta el momento. (Ospina, 2010). 1.5 Enfoque moderno de la administración La administración moderna surge a partir del siglo XIX, tuvo dos grandes pioneros, el primero de ellos es Frederick W. Taylor y el segundo fue Henry Fayol: Con los aportes de dos ingenieros que dan a conocer sus experiencias. El primero Frederick W. Taylor (1856- 1915), pionero de la Escuela de Administración Científica, con un propósito claro de mejorar la eficiencia tanto de la mano de obra, como de equipos, procesos y materiales a través de la racionalización del trabajo de los operarios. El segundo Henry Fayol (1841-1925), pionero de la escuela clásica de la administración, donde su principal preocupación se soportaba en el papel del gerente en las organizaciones. Dichabúsqueda da como resultado que el trabajo del administrador se orienta a la planeación, organización, dirección y control, lo que él llama el proceso administrativo; y la formulación de 14 principios básicos que se convierten en guía para la dirección de los negocios por parte de los administradores. (Ospina, 2010) “Las teorías de Taylor se enmarcan en el enfoque Mecanicista de las organizaciones; consistente básicamente en pensar las organizaciones como sistemas cerrados, los cuales no estaban influenciados por el ambiente externo; su estilo administrativo era jerárquico, vertical y autocrático.” Gómez, A. y Ballesteros, P P. (2003). Se ha visto que la administración es dinámica, ha ido mejorando sus métodos a partir de los grandes de la administración hasta el momento actual donde los gerentes no solo están en el más alto nivel jerárquico, sino que además fungen como coaching de su equipo de trabajo. 1.6 Conclusión. La administración es esencial para todas las sociedades, incluso en lo individual, su utilidad no discrimina si va a ser ocupada en un pequeño negocio o si se trata de un banco, un hospital o un centro de salud, ya que en todos los casos invariablemente será de gran utilidad para el logro de los objetivos y metas. Conocer su importancia y sus aplicaciones permite al administrador, gerente o jefe, realizar planeación, organización, dirección y control en forma correcta. Para nuestros tiempos, y por efectos de la globalización, no se concibe que se pretenda realizar algún proyecto sin una correcta administración, dicho proyecto estaría destinado al fracaso desde el principio. Permite que el líder y su equipo de trabajo logren los mejores productos y/o servicios, pueden ser más competitivos obteniendo así mayores ganancias, reconocimientos, logro de objetivos y/o metas, satisfacción personal y colectiva. En las grandes empresas se puede apreciar con claridad la función administrativa, ya que su complejidad y su magnitud requiere de una administración perfectamente desarrollada para que los engranes de los elementos que la integran, funcionen adecuadamente, ya que, sin esto, las empresas u organizaciones no pudieran funcionar o mantenerse. También para las medianas y pequeñas empresas se requiere de la administración, porque aunque su complejidad es menor, se requiere de igual manera de una estructura que funcione en forma adecuada. Cuando se requiere de elevar la calidad, la productividad, sea de productos y servicios, se requiere del empleo de la administración para la consecución de metas y objetivos. 1.7 Referencias Castrillon, A. (2014). Fundamentos generales de Administración – Administración general. Medellín: Centro Editorial Esumer. De la Paz, J G (2017). Introducción a la Administración Pública Mexicana/manual del participante. Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), segunda edición, Ciudad de México. Gómez, A. y Ballesteros, P P. (2003). Un nuevo enfoque de la administración del desarrollo humano en la dinámica organizacional de hoy. Scientia et Technica, 22, 113 – 118. Prieto J, E. y Therán I. (2018). Administración, teorías, autores, fases y reflexiones. Bogotá, Colombia: Ediciones de la U. Torres, S y Mejía, A.H. (2006). Una visión contemporánea del concepto de administración: revisión del contexto colombiano. Cuad. Adm. Bogotá (Colombia), 19, 111-133. Torres, Z. (2014). Teoría general de la Administración. 2da edición Ebook, México, D.F.: Grupo editorial Patria. Vera, C A., Navas, W y Amén, C R. (2017). Algunas especificaciones acerca de la administración de empresas. Rev Dom Cien, 3, 284-298. (2007). ORIGEN Y DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÓN. PERSPECTIVAS, (20),45- 54. [fecha de Consulta 13 de marzo de 2020]. ISSN: 1994-3733. Disponible en: https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=4259/425942331004 https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=4259/425942331004
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