FCE-GAF 19

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Fechas de Autorización:Integrado por :
Unidad de Planeación Dirección General: 30/VI/2004
Gerencia General Junta Directiva: 23/IX/2004
CATÁLOGO DE FORMAS
DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
unidadplaneaciona
SELLO COMERI
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: Página : 
 
1 
 
 
Índice 
 
 
 
I. OBJETIVOS ............................................................................................................................................ 5 
 Del Manual .............................................................................................................................................. 5 
II. POLÍTICAS.............................................................................................................................................. 6 
III. PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE FORMAS .............................. 8 
a) Propósito y alcance ...................................................................................................................... 8 
b) Diagrama ...................................................................................................................................... 9 
c) Descriptivo .................................................................................................................................. 10 
 
 
IV. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE PERSONAL......................................................................... 11 
 Ingreso a Nómina ( GA-PE-01) ............................................................................................................. 11 
 Cambio en Nómina ( GA- PE-02)......................................................................................................... 14 
 Horas Extras ( GA- PE-03) .................................................................................................................... 16 
 Pase de Entrada/Salida ( GA- PE-04)................................................................................................... 18 
 Solicitud de Vacaciones ( GA- PE-05) .................................................................................................. 20 
 Vale de Comida ( GA- PE-06) ............................................................................................................... 22 
 Liquidación ( GA- PE-07)...................................................................................................................... 24 
 Constancia de no Adeudo ( GA- PE-08) .............................................................................................. 27 
 Préstamo del Fondo del Fondo de Cultura Económica ( GA- PE-09) ................................................. 30 
 Cédula de Justificación Técnica para Contratación de Servicios Profesionales por Honorarios (GA- PE-
10).......................................................................................................................................................... 32 
 Cédula de Valuación de Puestos de Mando ( GA- PE-11) ................................................................... 35 
 Ficha de Identificación para Servicio Social y Prácticas Profesionales ( GA- PE-12) .......................... 38 
 Control de Horario de Servicio Social o Prácticas Profesionales ( GA- PE-13).................................... 40 
 
 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: Página : 
 
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V. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. 42 
 Vale de Fotocopias (GA-RM 01) ........................................................................................................... 42 
 Reporte mensual de copias (GA-RM-02) .............................................................................................. 44 
 Vale de Salida de Bienes (GA-RM-03).................................................................................................. 46 
 Bitácora vehicular de tiempos y movimientos (GA-RM-04) .................................................................. 48 
 Hoja de Resguardo (GA-RM-05)........................................................................................................... 50 
 Vale de Papelería (GA-RM-06) ............................................................................................................. 52 
 Pedido (GA-RM-07)............................................................................................................................... 54 
 Acreditación de Representantes de Proveedores en Licitaciones (GA-RM-08) ................................... 59 
 Registro de Transferencias de Documentos al Archivo Central. Conservación (GA-RM-09) .............. 61 
 Registro de Transferencia de Documentos al Archivo Central. Baja (GA-RM-10) ............................... 64 
 Registro de Transferencias de Documentos a la Sección Histórica. Conservación Permanente (GA-RM-
11).......................................................................................................................................................... 67 
 Acta Circunstanciada para formalizar la baja documental (GA-RM-12) ............................................... 69 
 Solicitud de Documentos al Archivo Central (GA-RM-13) .................................................................... 72 
 Solicitud de Documentos Históricos al Archivo Central (GA-RM-14) ................................................... 74 
 Orden de Mantenimiento Correctivo (GA-RM-15)................................................................................. 76 
 Aceptación de Servicios (GA-RM-16) ................................................................................................... 78 
 Revisión Física de Bienes (GA-RM-17) ................................................................................................ 80 
 Solicitud de Tarjetas de Presentación (GA-RM-18) .............................................................................. 82 
 Fianza de Anticipo (GA-RM-19) ............................................................................................................ 84 
 Fianza de Cumplimiento de Contrato (GA-RM-20) ............................................................................... 86 
 
 
VI. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE FINANZAS........................................................................... 88 
 Requisición de Compra y/o Servicio (GA- FI- 01 ) ................................................................................ 88 
 Gestión de documentos -ventanilla única- (GA- FI- 02 )...................................................................... 91 
 Gestión de documentos para tesorería (GA- FI- 03 )........................................................................... 94 
 Relación de documentos para contabilidad (GA- FI- 04 ) .................................................................... 96 
 
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 Volante de Devolución (GA- FI- 05 ) .................................................................................................... 98 
 Comprobación de Viáticos -resumen y detalle- (GA- FI- 06 ) ........................................................... 100 
 Estado de cuenta de clientes (GA- FI- 07 ) ........................................................................................ 105 
 Conciliación de Cuentas con Filiales (GA- FI- 08 ) ............................................................................ 107 
 Conciliación Bancaria de la Cuenta (GA- FI- 09 ) .............................................................................. 110 
 Aviso de Cargo (GA- FI- 10 )...............................................................................................................113 
 Contra Recibo (GA- FI- 11 ) ............................................................................................................... 115 
 Requisición de Cheque (GA- FI- 12 ) ................................................................................................. 117 
 Reporte de Validación de Facturas y/o Recibos (GA- FI- 13 )........................................................... 120 
 Solicitud de Viáticos (GA- FI- 14 ) ...................................................................................................... 123 
 Vale de Fondo Fijo (GA- FI- 15 ) ........................................................................................................ 126 
 Historial de Cobranza (GA- FI-16)...................................................................................................... 128 
 Reporte de Movimiento de Clientes e Informe de Cobros (GA- FI- 17 )........................................... 130 
 Orden de Recibo de Fondos (GA- FI- 18 ) ....................................................................................... 132 
 Relación de Documentos Entregados al Cobro (GA- FI- 19 )............................................................ 136 
 Reporte de movimientos de clientes e informe de cobros –coediciones- (GA- FI- 20 ) .................... 138 
 Reporte de movimientos de clientes e informe de cobros -texto de secundaria- (GA- FI- 21 )......... 140 
 Reporte de Ingresos Internacional (GA- FI- 22 ) ................................................................................ 142 
 
 
VII. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN ............................ 144 
 Vale de salida de equipo de cómputo (GA- TI- 01 )............................................................................ 144 
 Cuestionario de evaluación de soporte técnico (GA- TI- 02 ) ........................................................... 146 
 Solicitud de servicios de red (GA- TI- 03 ) ......................................................................................... 148 
 
VIII. FORMATOS COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA DE LA UNIDAD DE SEMINARIOS ........................ 150 
 Solicitud de Servicio Interno de la Unidad Cultual Maestro “Jesús Silva Herzog” (GA-UC-01) ......... 150 
 Solicitud de Servicio Externo de la Unidad Cultual Maestro “Jesús Silva Herzog” (GA-UC-02) ........ 153 
 
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 Desglose y Costo de los Servicios a Prestar (GA-UC-03) .................................................................. 156 
 ANEXO A............................................................................................................................................. 159 
 ANEXO B............................................................................................................................................. 160 
 
 
 
 
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: I Pág ina : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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I. OBJETIVOS 
 
 
Del Manual 
 
- Unificar los criterios de clasificación de los formatos que se utilizan para trámites administrativos. 
- Concentrar las formas utilizadas en la Gerencia de Administración y Finanzas y proporcionar a los 
usuarios una guía eficaz sobre sus características, de la información que contienen, así como la 
manera de utilizarlas y requerirlas. 
- Coadyuvar al control de calidad en la producción y suministro de formas. 
- Apoyar y promover la simplificación administrativa, la revisión, adecuación y modernización 
permanente de los formatos utilizados en la institución. 
 
 
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: I I Pág ina : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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II. POLÍTICAS 
 
- Las áreas operativas del Fondo de Cultura Económica deberán concentrar las formas de nueva 
creación o modificadas en la Unidad de Planeación, con el fin de que sean codificadas y registradas. 
- La Unidad de planeación apoyará a las áreas operativas del Fondo en la concentración de los 
formatos Institucionales. 
- La facultad de autorizar nuevos diseños o modificaciones a las formas impresas recaerá únicamente 
en los niveles de Gerencia y Superiores. 
- Será responsabilidad de las áreas operativas la adecuación de los formatos que utilicen de acuerdo 
con sus necesidades de operación, con el visto bueno del Gerente que corresponda. 
- La Unidad de Planeación realizará un análisis de la viabilidad de aplicación de los nuevos diseños o 
modificaciones de las formas impresas que se utilicen en el Fondo de Cultura Económica y propondrá 
a la Gerencia solicitante, en su caso, las adecuaciones requeridas para simplificar los procesos. 
- Las áreas operativas y la Unidad de Planeación del Fondo mantendrán de manera conjunta, un 
programa permanente de revisión de los formatos impresos del Fondo de Cultura Económica, para 
cancelar aquellos que no se utilicen. 
- La impresión y reproducción de formas estará a cargo de la Subgerencia de Recursos Materiales y 
Servicios Generales. 
- La Subgerencias de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá informar anualmente a la 
Unidad de Planeación sobre los formatos impresos que no hayan tenido movimiento en un año a fin 
de proponer su cancelación al área usuaria. 
- Será responsabilidad del Almacén de Papelería el suministrar oportunamente los impresos o 
formatos, a las diferentes áreas del Fondo de Cultura Económica y vigilar que el stock sea el 
adecuado. 
- El Almacén de Papelería será responsable de la guarda y custodia de las formas utilizadas por las 
áreas operativas del Fondo. 
- Las áreas usuarias deberán informar a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales 
los niveles de consumo de cada forma a fin de evitar el desabasto. 
- Los formatos impresos deberán ser consumidos por las áreas hasta agotar su existencia, siempre 
que esto no provoque riesgos de carácter legal o funcional. 
- La codificación que se asignará a los formatos impresos atenderá a los siguientes criterios: 
Para aquellos formatos que sean manejados en forma general por una Gerencia se tomarán 
hasta las primeras tres siglas de la denominación de éstas, así como dos dígitos para la 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: I I Pág ina : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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numeración consecutiva del formato ( ejemplo: Gerencia de Administración y Finanzas, GAF–
01) 
 
Para aquellos formatos que sean de áreas de nivel jerárquico inferior al de Gerencia, se 
tomarán hasta las primeras tres siglas de la denominación de la Gerencia, dos del área, así 
como dos dígitos para el orden consecutivo.(ejemplo: Gerencia Administrativa y Financiera, 
Subgerencia de Finanzas “Requisición de Compra y/o Servicio” GA-FI-01) 
 
 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: I I I Pág ina : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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III. PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE FORMAS 
 
 
a) Propósito y alcance 
 
Propósito: 
 
Establecer los mecanismos necesarios para modificar los formatos utilizados en la Subgerencia 
de Finanzas, con la finalidad de actualizarlos de acuerdo a las necesidades operativas de las 
áreas que la integran, con tendencia a la simplificación y modernización administrativa. 
 
Alcance: 
 
El procedimiento incide en las actividades de las áreas operativas del Fondo, en este caso en 
particular a las áreas adscritas a la Gerencia de Administración y Finanzas y a las áreas que 
tienen relación con esta. 
 
 
 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: I I I Pág ina : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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INICIO
GERENCIA
SOLICITANTE
ANALIZA OBJETIVO,
CLARIDAD EN EL
DISEÑO Y REVISA QUE
NO EXISTAN FORMAS
IMPRESAS SIMILARES
A LA PROPUESTA
¿APRUEBA EL
DISEÑO?
REALIZA
CORRECCIONES Y
TURNA AL ÁREA LA
FORMA PRELIMINAR
DEL FORMATO E
INSTRUTIVO DE
LLENADO
SINO
DETERMINA SEGÚN
NECESIDADES DE
OPERACIÓN, DISEÑO
DE UN NUEVO
FORMATO Y ENVÍA A
LA UNIDAD DE
PLANEACIÓN
UNIDAD DE PLANEACIÓN
COMUNICA AL ÁREA
SOLICITANTE LAS
RAZONES POR LAS
CUALES NO SE
APRUEBA EL DISEÑO
RECIBE PROYECTO
PRELIMINAR INDICA
CORRECCIONES HA
REALIZAR, EN SU
CASO Y TURNA A LA
UNIDAD DE
PLANEACIÓN
REALIZA
CORRECCIONES
ASIGNA CLAVE AL
FORMATO, Y ENTREGA
AL ÁREA SOLICITANTE
FIN
1
1
 
b) Diagrama 
 
 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: I I I Pág ina : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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c) Descriptivo 
 
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 
1. Gerencia 
Solicitante 
1.1. Determina de acuerdo al uso de las formas impresas, 
el diseño de un nuevo formato para el desarrollo de las 
funciones del área. 
 
 1.2. Envía a la Unidad de Planeación el diseño del 
formato, características de uso e instructivo de llenado. 
 
2. Unidad de 
Planeación 
2.1 Analiza el objetivo, impacto en el procedimiento 
relacionado con la forma que se va a modificar y claridad 
en el diseño. 
 
 2.2 Revisa que no existan formas impresas similares a la 
que se propone. 
Si aprueba el diseño pasa a la actividad 2.4. 
No aprueba el diseño pasa a la actividad 2.3. 
 
 2.3 Comunica al Área solicitante las razones por las cuales 
no se aprueba el diseño. Pasa al final del procedimiento. 
 
 2.4 Procede a realizar correcciones pertinentes al diseño 
del formato, así como al instructivo de llenado. 
 
 2.5 Turna al área solicitante la forma preliminar del formato 
e instructivo de llenado. 
Proyecto 
3. Área Solicitante 3.1 Recibe proyecto preliminar del formato e instructivo de 
llenado para su consideración. 
 
 3.2 Indica las correcciones que deben de realizar, en su 
caso. 
 
 3.3 Turna las correcciones o proyecto a la Unidad de 
Planeación. 
 
4. Unidad de 
Planeación 
4.1 Realiza las correcciones indicadas, asigna clave al 
formato, si es el caso, recaba firma de aprobación del 
formato y turna junto con instructivo de llenado al área 
solicitante. 
Proyecto Final 
 4.2 Registra en el catálogo de formas. Dando por 
concluido el Procedimiento. 
 
 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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IV. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE PERSONAL 
 
 Ingreso a Nómina ( GA-PE-01) 
 
Objetivo: Establecer los requerimientos mínimos para dar de alta en la nómina, al personal de 
nuevo ingreso, así como servir de soporte documental de dicho movimiento 
Elabora: Departamento de Desarrollo Humano 
Autoriza: Subgerente de Personal 
Distribución: Original Encargado de Nómina 
 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El nombre completo del empleado de nuevo ingreso. 
2 - El nombre del puesto que ocupará el empleado de nuevo ingreso. 
3 - Día, mes y año en que el empleado ingresó al FCE 
4 - Nombre específico de la Unidad Administrativa donde prestará sus 
servicios: departamento, subgerencia y gerencia 
5 - Nivel de la plaza y el monto del sueldo diario 
6 - Monto del sueldo base para cotización en el IMSS 
7 - El número de la clave única del registro de población del empleado 
de nuevo ingreso. 
8 - El número de registro ante el IMSS del empleado de nuevo ingreso. 
9 - El número de registro federal de contribuyente del empleado de 
nuevo ingreso. 
10 - Nacionalidad del empleado de nuevo imgreso 
11 - Estado de la República donde nació el empleado de nuevo ingreso. 
12 - Indicar el tipo de trabajador. 
13 - Unidad de Medicina Familiar que le corresponde al empleado de 
nuevo ingreso. 
14 - Domicilio del empleado de nuevo ingreso 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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CONCEPTO ANOTAR 
15 - Indicar los datos personales del empleado de nuevo ingreso. 
16 - Anotaciones adicionales. 
17 - Nombre y firma del empleado que elabora el formato. 
18 - Nombre y firma del empleado que revisa la información. 
19 - Nombre y firma del encargado de nómina. 
20 - Nombre y firma del Subgerente de Personal. 
 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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GA-PE-01 
 
FONDO DE CULTURA ECONOMICA
NOMBRE PUESTO
DEPARTAMENTO FECHA DE INGRESO
SUBGERENCIA GERENCIA
NIVEL SUELDO DIARIO SUELDO BASE IMSS
CURP NUMERO DE IMSS
R.F.C. NACIONALIDAD LUGAR DE NACIMIENTO
TIPO DE TRABAJADOR (Permanente o eventual, S/C)
DOMICILIO
TELEFONO ESTADO CIVIL EDAD FAMILIARES EN LA EMPRESA
No. DE CARTILLA ESTATURA PESO TIPO DE SANGRE
OBSERVACIONES
Zonas sombreadas, exclusivas para Departamento de Personal.
INGRESO A NOMINA
NOMBRE Y FIRMA
REVISA
NOMBRE Y FIRMA
ELABORA
UNIDAD MEDICO FAMILIAR
REGISTRA
ENCARGADO DE NOMINA
AUTORIZA
SUBGERENTE DE PERSONAL
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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Cambio en Nómina ( GA- PE-02) 
 
Objetivo: Llevar a cabo el cambio dentro de lanómina del trabajador que ha sido promovido de 
puesto 
Elabora: Departamento de Desarrollo Humano 
Autoriza: Subgerente de Personal 
Distribución: Original Departamento de Personal 
 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El nombre completo del trabajador. 
2 - El puesto nuevo al que va a ser promovido. 
3 - El nombre del Departamento de adscripción. 
4 - El día, mes y años en que es dado de alta en el nuevo puesto. 
5 - Comentarios adicionales. 
6 - La firma del encargado de nómina y sello del Departamento de 
Personal. 
7 - La firma del Subgerente de Personal. 
 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
15
 
GA-PE-02 
 
 
 
 FONDO DE CULTURA ECONÓMICA
 
MOVIMIENTOS EN NÓMINA 
 
NOMBRE: PUESTO: 
 
 
 
 
ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: FECHA DEL MOVIMIENTO: 
 
 
 
 
OBSERVACIONES: 
 
 
REGISTRADO POR: AUTORIZADO POR: 
 
 
 
ENCARGADO DE NÓMINAS SUBGERENTE DE PERSONAL 
 
 
 
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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Horas Extras ( GA- PE-03) 
 
 
Objetivo: Tener un documento soporte para registrar y autorizar las horas extras que labora el 
trabajador 
Elabora: El empleado registra la entrada y la salida en el reloj checador 
Autoriza: Jefe inmediato 
Distribución: Original Departamento de Personal 
 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - Período semanal que cubre el formato (información generada 
automáticamente por el sistema de nominas) 
2 - Ubicación geográfica del lugar de trabajo y área a la que está 
adscrito el trabajador (información generada automáticamente por 
el sistema de nóminas) 
3 - Fecha exacta en que se registraron las horas extras; número y 
nombre del empleado (información generada automáticamente por 
el sistema de nóminas) 
4 - Horas extras registradas en la fecha señalada (información 
generada automáticamente por el sistema de nóminas) 
5 - Suma de las horas extras registradas (información generada 
automáticamente por el sistema de nominas) 
6 - Ajuste manual a la cifra consignada en el concepto 4 ( se debe 
justificar) 
7 - La descripción de las labores desarrolladas por las cuales el 
empleado necesitó quedarse a trabajar horas extras 
8 - Nombre y firma del empleado 
9 - La firma del Jefe inmediato autorizando las horas extras laboradas 
 
 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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GA- PE- 03 
 
 
 
 FONDO DE CULTURA ECONÓMICA
TIEMPO EXTRA
DEL dd/mm/aaaa AL dd/mm/aaaa
FECHA CLAVE Y NOMBRE COMPLETO DEL TRABAJADOR HRS. EXTRAS AJUSTES
NOMBRE DE LA UBICACIÓN: XXXXX
DEPARTAMENTO. XXXXX
dd/mm/aaaa 1234 XXXXXXXX _________ _________
Total de horas
Trabajo realizado:
Empleado Autorizado por
Nombre y firma Nombre y firma
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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Pase de Entrada/Salida ( GA- PE-04) 
 
Objetivo: Establecer un óptimo control sobre los pases para entrada o salida fuera del horario 
establecido. 
Elabora: Empleado. 
Autoriza: Jefe Inmediato 
Distribución: Original Departamento de Personal 
 
 
 
TAMAÑO: (11 x 8 cm.). 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El día, mes y año en la que se usará el pase 
2 - El Departamento o Subgerencia a la que pertenece el empleado 
3 - El nombre del empleado que solicita el pase. 
4 - El motivo para el cual se utilizará el pase (entrada o salida) 
5 - La firma de la persona que autoriza el pase 
 
 Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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GA- PE-04 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FONDO DE CULTURA ECONÓMICA
 
 
 
 
 
 
 
Departamento: ___________________________________________ 
 
Nombre: ________________________________________________ 
 
Permiso para: ____________________________________________ 
 
 
 _____________________________________ 
Autoriza 
Firma 
 DIA MES AÑO 
 
 
 
 Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
20
 
Solicitud de Vacaciones ( GA- PE-05) 
 
Objetivo: Establecer en forma clara la información necesaria para el tramite de vacaciones 
Elabora: Empleado. 
Autoriza: Jefe Inmediato 
Distribución: Original Nóminas 
 Copia Azul : Jefe del Departamento de Personal 
 Copia Verde: Expediente 
 Copia Amarilla: Empleado 
 
TAMAÑO: (21.6 x 13.9 cm.). 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El día, mes y año en que se llena el formato. 
2 - El nombre del empleado que solicita las vacaciones. 
3 - La Subgerencia a que pertenece el empleado 
4 - Total de días de vacaciones solicitados 
5 - El día, mes y año en que iniciará sus vacaciones al igual que el 
día, mes y año que terminará el periodo de vacaciones 
6 - Total de días de vacaciones que tiene disponibles el empleado en 
todo el año 
7 - Total de días de vacaciones que ya se han utilizado incluyendo 
los que se solicitan en el presente formato (concepto 4) 
8 - Total de días de vacaciones que restan por disfrutar 
9 - Nombre y firma del responsable del área de trabajo del solicitante 
(Jefe de Departamento, Subgerente o Gerente) 
10 
 
- Nombre y firma del empleado que solicita las vacaciones 
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
21
GA- PE-05 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SOLICITUD DE VACACIONES
FECHA:
NOMBRE: DEPTO:
SOLICITA DIAS DE VACACIONES DEL PRESENTE AÑO, PARA DISFRUTARLAS 
DEL: DE AL DE DE
A N T E C E D E N T E S
DIAS PARA DISFRUTAR AL AÑO DIAS DISFRUTADOS A LA FECHA (INCLUYENDO ESTA SOLICITUD): DIAS POR DISFRUTAR
AUTORIZADO POR SOLICITANTE
JEFE DE DEPARTAMENTO FIRMA
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capítu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
22
 
Vale de Comida ( GA- PE-06) 
 
Objetivo: Proporcionar la comida a los empleados del Fondo que se queden a laborar después 
del horario normal en el comedor del Colegio de México 
Elabora: El empleado 
Autoriza: Jefe del Departamento de Personal 
Distribución: Original Departamento de Personal 
 Copia 1: Colegio de México 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El número de Folio consecutivo, el cual lo dará el Departamento 
de Personal 
2 - La fecha: día, mes y año en que el empleado utiliza el servicio de 
comida 
3 - El nombre completo del trabajador que utilizará el vale de comida.
4 - El número del empleado 
5 - El área a la que está adscrito el empleado 
6 - La firma del empleado que utilizará el vale de comida 
 
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
23
GA- PE-06 
 
 
 
 
FOLIO
FECHA
 / /
VALE DE COMIDA
NOMBRE DEL TRABAJADOR NÚMERO
ÁREA DE ADSCRIPCIÓN
RECIBÍ
NOMBRE
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
24
 
Liquidación ( GA- PE-07) 
 
Objetivo: Establecer en forma clara los conceptos y cantidades que se toman como base para 
realizar el cálculo de la liquidación. Así como contar con un documento que contenga la 
conformidad del empleado liquidado 
Elabora: Jefe del Departamento de Personal 
Autoriza: Subgerente de Personal 
Distribución: Original Expediente del empleado. 
 Copia 1: Auxiliar de Nómina 
 Copia 2: Departamento de Desarrollo Humano 
 Copia 3: Subgerencia de Contabilidad 
 Copia 4: Subgerencia de Contabilidad 
 Copia 5: Tesorería 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - Fecha de elaboración. 
2 - El nombre del empleado que será liquidado. 
3 -El número del empleado. 
4 - El sueldo mensual que devenga a la fecha 
5 - El sueldo diario que devenga a la fecha 
6 - El sueldo integrado que devenga a la fecha 
7 - La Gerencia o Coordinación a la que pertenece 
8 - Subgerencia o departamento o al cual pertenece el empleado. 
9 - El puesto que ocupa el empleado. 
10 - El día, mes y año en que el empleado ingreso al Fondo de Cultura 
Económica. 
11 - El día, mes y año en que el empleado termina su relación laboral 
con el Fondo de Cultura Económica. 
 
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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CONCEPTO ANOTAR 
12 - Marcar con X si el Finiquito es por Liquidación o por Renuncia 
Voluntaria 
13 - Indicaciones adicionales. 
14 - La firma del Jefe del Departamento de Personal quien elaboró los 
cálculos correspondientes. 
15 - La autorización del Subgerente de Personal 
16 - El detalle de los adeudos que tenga el empleado, así como la 
aplicación y el importe. 
17 - Cálculo del impuesto sobre producto de trabajo 
18 - En caso de ser liquidación deberá anotarse la cantidad 
correspondiente al tiempo trabajado y de acuerdo a su salario diario 
integrado; el monto del cálculo de los 20 días por año que de 
acuerdo a ley corresponden, tomando en cuenta el tiempo 
trabajado. 
19 - La prima de antigüedad que le corresponda de acuerdo a lo 
establecido en el contrato colectivo de trabajo. 
20 - La parte proporcional del aguinaldo, el pago de los días de 
vacaciones que no haya tomado el trabajador y la prima vacacional 
correspondiente. 
21 - El total de la suma de los adeudos del trabajador. 
22 - La suma parcial del monto de las percepciones que por derecho le 
corresponden 
23 - El monto de las deducciones 
24 - El total neto a pagar al empleado 
25 - La firma del empleado que se liquida o finiquita 
26 - La firma de verificación del Órgano Interno de Control 
 
 
 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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FONDO DE CULTURA ECONÓMICA
Fecha: Nombre: No. Empleado:
 Sueldo mensual: Sueldo diario Sueldo Integrado Area.: Depto.:
Puesto: Fecha de Ingreso: Fecha de baja:
XX Permanente
XX Liquidación 
 Observaciones
Preparada por: Depto. Personal Autorizada por:
L I Q U I D A C I Ó N
APLICACIÓN IMPORTE APLICACIÓN P A G O S
 3 MESES DE S.D.I.
 20 DIAS P/ AÑO S.D.I.
PRIMA DE ANTIGÜEDAD
AGUINALDO
VACACIONES
PRIMA VACACIONAL
I.S.P.T. OTRAS PERCEPCIONES
I.S.P.T. LIQUIDACIÓN SUMA PARCIAL
TOTAL DEDUCCIONES MENOS DEDUCCIONES
CONFORME
VERIFICADO POR EL ORGANO INTERNO DE CONTROL
TOTAL NETO
PARTES PROPORCIONALES
INDEMNIZACION
ADEUDOS
 
Jefe del Departamento de Personal
 
Gerente de Administración y Finanzas
GA- PE-07 
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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Constancia de no Adeudo ( GA- PE-08) 
 
 
Objetivo: Contar con un documento soporte para deslindar de responsabilidades al empleado que 
deja de laborar en el Fondo de Cultura Económica así como para contribuir al adecuado 
manejo de los recursos de la Institución 
Elabora: Departamento de Personal 
Autoriza: El Subgerente de Personal, Área de Adscripción, Área de Sistemas, Recursos 
Materiales, Contabilidad y la Biblioteca 
Distribución: Original Subgerencia de Personal 
 Copia 1: Empleado. 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El día, mes y año en el cual se elabora la constancia de no 
adeudo. 
2 - El día, mes y año en que presenta la renuncia. 
3 - El nombre completo del empleado que presenta la renuncia. 
4 - El número del empleado que presenta la renuncia. 
5 - El nombre del puesto que venía desempeñando. 
6 - El nombre de la Subgerencia a la cual estaba adscrito. 
7 - El nombre de la Gerencia o área a la cual estaba adscrito. 
8 - La firma de del Jefe Inmediato del Área de adscripción, como 
constancia de que entrega todos los documentos de trabajo. 
9 - Los comentarios convenientes al respecto. 
10 - La firma del Subgerente de Recursos Materiales y Servicios 
Generales (responsable del resguardo del equipo de sistemas), 
para el caso de que el empleado tuviera bajo su responsabilidad 
equipo de computo. 
11 - Los comentarios convenientes al respecto.Catálogo de Formas de la 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
28
 
CONCEPTO ANOTAR 
12 - La firma del Subgerente de Recursos Materiales y Servicios 
Generales una vez comprobado que entrega el mobiliario y equipo 
asignado a su cargo en buenas condiciones y completo. 
13 - Anotar los comentarios convenientes al respecto. 
14 - La firma del Subgerente de Contabilidad una vez comprobado 
que no tiene adeudos pendientes 
15 - Los comentarios convenientes al respecto. 
16 - La firma del Subgerente de Personal al momento de entregar la 
renuncia y la credencial 
17 - Los comentarios convenientes al respecto. 
18 - La firma del Jefe del Departamento de Biblioteca y Catálogos, 
indicando que el empleado no tiene libros en préstamo. 
19 - Los comentarios pertinentes 
 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
29
FONDO DE CULTURA ECO NÓM ICA
CONSTANCIA DE NO ADEUDO
 FECHA:
NOMBRE: FECHA DE BAJA:
NUMERO DE EMP:
PUESTO:
SUGERENCIA DE:
GERENCIA / AREA:
AREA DE ADSCRIPCIÓ N
NO ADEUDO DE TRABAJOS
OBSERVACIONES
AREA DE SISTEM AS
ENTREGA DE EQUIPO DE COMPUTO
OBSERVACIONES
RECURSOS M ATERIALES
ENTREGA DE MO BILIARIO Y EQUIPO
OBSERVACIONES
CO NTABILIDAD
SIN ADEUDO S
OBSERVACIONES
PERSO NAL
ENTREGA DE RENUNCIA Y CREDENCIAL
SIN ADEUDO DE FO NDO DE AHO RRO
OBSERVACIONES
BIBLIO TECA:
SIN ADEUDO S
OBSERVACIONES
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE
FIRMA DEL JEFE INMEDIATO
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE
GA- PE-08 
 
 
 
 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
30
 
Préstamo del Fondo del Fondo de Cultura Económica ( GA- PE-09) 
 
Objetivo: Solicitar al Fondo de Ahorro del Fondo de Cultura Económica un préstamo 
Elabora: Empleado 
Autoriza: Subgerente de Personal 
Distribución: Original Subgerencia de Personal 
 Copia 1: Empleado 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El número de Folio de la solicitud 
2 - El número de cheque una vez que haya sido emitido 
3 - La cantidad del préstamo solicitado por el empleado en número y 
en letra. 
4 - El número de pagos quincenales en que será descontado el 
crédito. 
5 - El número de la quincena en que se empezará a descontar. 
6 - El mes y año en que se empezara a descontar el préstamo. 
7 - El importe total del préstamo. 
8 - El total de intereses . 
9 - La cantidad a pagar. 
10 - La cantidad que será descontada quincenalmente. 
11 - La fecha en que vence. 
12 - La cantidad del préstamo 
13 - La cantidad que se compromete a pagar el empleado en número y 
en letra. 
14 - La fecha en que se presenta la solicitud. 
15 - El nombre y firma del empleado. 
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
31
GA- PE-09 
 
 
FOLIO NO.
CHEQUE NO
AL COMITÉ TECNICO DEL FONDO DE AHORRO
SOLICITO EL OTORGAMIENTO DE UN PRESTAMO POR LA CANTIDAD DE $
( )
Y AUTORIZO QUE ME SEA DESCONTADO DE MI SUELDO EN _________PAGOS QUINCENALES A 
PARTIR DE LA 1a. 2a. QUINCENA DE ________________________ DE ________
ACEPTO QUE EL IMPORTE TOTAL DE LOS INTERESES QUE GENERE EL PRESTAMO ME SEA 
DESCONTADO POR ANTICIPADO EL CUAL SE DESCONTARA A LA TASA DEL 2.5 MENSUAL.
IMPORTE TOTAL DEL PRESTAMO
TOTAL DE INTERESES
CANTIDAD NETA PAGADA
DESCUENTOS DE
FECHA DE VENCIMIENTO
BUENO POR $
PAGARE ADICIONALMENTE A LA VISTA Y A LA ORDEN DEL FONDO DE AHORRO DE PERSONAL DEL
FONDO DE CULTURA ECONOMICA EN ESTA CIUDAD LA CANTIDAD DE $
( )
COMO IMPORTE DEL PRESTAMO QUE ME HA SIDO OTORGADO
MEXICO, D.F. ________DE_____________________________DE______________
NOMBRE FIRMA____________________________
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Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
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Cédula de Justificación Técnica para Contratación de Servicios Profesionales por Honorarios 
(GA- PE-10) 
 
Objetivo: Enviar a la SEP la justificación técnica que respalda la contratación de servicios 
profesionales por honorarios 
Elabora: Titular del área responsable de la supervisión del trabajo realizado por el prestador del 
servicio 
Autoriza: Gerente o Coordinador del Área; Gerente de Administración y Finanzas; Subgerente de 
Personal 
Distribución: Original Departamento de Personal 
 Copia 1: SEP 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El día mes y año en que se elabora la cédula. 
2 - El número de páginas que se anexan. 
3 - El nombre del área en donde se desempeñará la persona contratada. 
4 - El nombre completo de la persona a contratar. 
5 - La cantidad bruta que percibirá. 
6 - Describir las actividades que le serán asignadas. 
7 - El nombre del proyecto o programa para el que es contratada. 
8 - La clave presupuestal correspondiente. 
9 - Informar cuáles son los beneficios que aportará a la Institución la 
contratación de la persona. 
10 - Indicar cuáles serían los perjuicios que tendría para la Institución el 
que no fuera contratado. 
11 - Nombre, puesto y firma del titular del área solicitante. 
12 - Visto bueno del gerente del área solicitante. 
 
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
33
GA- PE-10 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 FECHA DE ELABORACIÓN 
CÉDULA DE JUSTIFICACION TÉCNICA DÍA MES AÑO No. DE PAGINA 
 1 DE 2 
 
DATOS GENERALES 
 
 
GERENCIA 
 
NOMBRE DE LA PERSONA A CONTRATAR 
SUELDO 
BRUTO 
MENSUAL 
 
 
 
 
JUSTIFICACIÓN TÉCNICA 
 
 ACTIVIDADES A DESARROLLAR: 
 
 
 
EN QUE PROGRAMA O PROYECTO COLABORARA: 
N 
O 
M 
B 
R 
E 
 
 
 
 CLAVE PRESUPUESTAL DEL PROYECTO O PROGRAMA 
 
 
 
 
 
Página 1 
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisise integración de información: Unidad de Planeación 
 
34
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 FECHA DE ELABORACIÓN 
CÉDULA DE JUSTIFICACION TÉCNICA DÍA MES AÑO No. DE PAGINA 
 2 DE 2 
 
BENEFICIOS INSTITUCIONALES DE EFECTUAR LA CONTRATACION 
 
 
 DESVENTAJAS INSTITUCIONALES DE NO LLEVARSE A CABO LA CONTRATACION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SOLICITÓ VISTO BUENO 
 
 
 
 
Página 2 
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Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
35
 
Cédula de Valuación de Puestos de Mando ( GA- PE-11) 
 
Objetivo: Contar con un instrumento que permita obtener información necesaria que identifique, 
describa y cuantifique las características y contenido de cada puesto valuado; conforme 
los los requerimientos de la SHCP. 
Elabora: Departamento de Personal. 
Autoriza: Subgerente de Personal. 
Distribución: Original Departamento de Personal. 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - Nomenclatura del puesto determinada por el área solicitante 
2 - Puesto genérico y grado resultante de la valuación 
3 - Fecha de captura de la cédula de valuación de puestos 
4 - Calificación alcanzada en cada uno de los factores y subfactores 
del sistema de valuación 
5 - Total de puntos alcanzados en la valuación 
6 - Grupo jerárquico al que pertenece el puesto de referencia, así 
como puntaje mínimo necesario para alcanzarlo 
7 - Congruencia de cada uno de los factores y subfactores 
8 - Observaciones que se crean pertinentes para la mejor 
interpretación de la valuación, clasificadas en cuatro rubros: 
puntaje; aspecto funcional; congruencia entre factores y 
subfactores; y recomendaciones 
9 - Marcar una "X", según corresponda, para indicar si hay 
coherencia entre la descripción que se hizo del puesto y su 
ubicación organizacional 
10 - Marcar una "X" para indicar las partes del cuestionario que fueron 
entregadas. En caso de que alguna sección no haya sido 
contestada se marcará como no recibido 
11 - Reactivos contestados en la sección de preguntas cerradas 
 
 Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
36
 
CONCEPTO ANOTAR 
12 - Nombre y puesto de la persona que realizó la valuación del 
puesto. 
13 - Nombre y puesto del responsable de la valuación de puestos de 
mando del FCE 
 
 Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
37
GA- PE-11 
 
 
CÉDULA DE VALUACIÓN DE PUESTOS DE MANDO
Puesto de referencia:
FECHA ELABORACIÓN
Puesto resultante de la valuación:
Valuación de factores y subfactores
Puntos Ponderación de factores
Equilibrio interno de factores
Factor habilidad SÍ
NO Revisar congruencia en:
Factor nivel resolutivo
Factor responsabilidad
Equilibrio entre factores
Grupo de referencia SÍ
Puntaje mínimo Total NO Revisar correlación de:
Observaciones Análisis organizacional del puesto
SÍ NO
Existe coherencia entre la descripción
F del puesto y el puesto valuado
SÍ NO
Existe concordancia entre la ubicación 
C organizacional del puesto y 
la descripción del cuestionario
R
P Puntaje C Congruencia entre factores y subfactores
F Aspecto funcional R Recomendaciones
Información recibida:
Cuestionario para la descripción de puestos de mando del FCE
Sección 1. Descripción del puesto Sección 2. Reactivos contestados:
SÍ NO 1 5 9 13 17
A. Identificación 2 6 10 14 18
B. Características del puesto 3 7 11 15
C. Ubicación organizacional 4 8 12 16
Elaboró Aprobó
Nombre y puesto Nombre y puesto
P
 Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
38
Ficha de Identificación para Servicio Social y Prácticas Profesionales ( GA- PE-12) 
 
Objetivo: Contar con un registro con los datos generales del estudiante que realiza Servicio 
Social o Prácticas Profesionales en el Fondo así como de la Institución de donde 
proviene y la fecha de inicio y termino. 
Elabora: El estudiante. 
Autoriza: Jefe del Departamento de Capacitación. 
Distribución: Original Departamento de Capacitación. 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - La fotografía del estudiante 
2 - El nombre y apellidos del estudiante 
3 - La Dirección: Calle No. y Colonia en donde vive el esudiante 
4 - El número telefónico de la casa del estudiante 
5 - Los estudios que está realizando 
6 - El grado de la carrera en la que se encuentra inscrito 
7 - La Institución en la que se encuentra estudiando el prestador de 
servicios 
8 - La dirección de la Institución donde estudia. 
9 - El número telefónico de dicha Institución 
10 - La persona responsable de la Institución, misma que firma la carta 
propuesta para que el estudiante realice el servicio social o la 
práctica profesional en el Fondo 
11 - El área del Fondo de Cultura Económica en donde presta su 
servicio el estudiante. 
12 - La Persona del área a la que reporta el estudiante 
13 - La fecha en que inicia sus servicios 
14 - La fecha en que termina sus servicios (al final del mismo) 
 
 Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
39
GA- PE-12 
 
 
LLENAR POR EL INTERESADO
SERVICIO SOCIAL PRACTICAS PROFESIONALES
DATOS GENERALES DEL PRESTADOR DEL SERVICIO
NOMBRE
DIRECCION
TELEFONO
ESTUDIOS
GRADO
DATOS DE LA INSTITUCION
INSTITUCION
DIRECCION DE LA
INSTITUCION
TELEFONO
RESPONSABLE
DATOS PARA EL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA
AREA A LA QUE PRESTA EL SERVICIO
PERSONA A LA QUE REPORTA
FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN
SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS PROFESIONALES
FONDO DE CULTURA ECONÓMICA
SUBGERENCIA DE PERSONAL
 Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
40
 
Control de Horario de Servicio Social o Prácticas Profesionales ( GA- PE-13) 
 
Objetivo: Llevar un registro de las horas de servicio prestadas por los estudiantes 
Elabora: Los estudiantes que prestan su servicio social o prácticas profesionales 
Autoriza: Jefe del Departamento de Capacitación 
Distribución: Original: Departamento de Capacitación 
 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 -El nombre del mes en que se realiza el servicio social o la práctica 
profesional. 
2 - El nombre del estudiante. 
3 - El día del mes en que se presenta a prestar sus servicios. 
4 - La hora en que se presenta a prestar sus servicios en el Fondo. 
5 - La hora de su salida. 
6 - El total de horas correspondientes al día señalado. 
7 - El total de las horas de trabajo durante el mes señalado. 
 
 
 Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página : 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
41
GA- PE-13 
 
 
 
 
 
 
 
 CONTROL DE HORARIO DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS PROFESIONALES
NOMBRE
TOTAL
HORAS
FONDO DE CULTURA ECONÓMICA
SUBGERENCIA DE PERSONAL
MES
DIA HORA DE ENTRADA HORA DE SALIDA TOTAL DIARIO
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
42 
 
V. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 
 
Vale de Fotocopias (GA-RM 01) 
 
Objetivo: Contar con un documento comprobatorio para controlar eficazmente el uso de los 
servicios de fotocopias. 
Elabora: Área solicitante 
Autoriza: Gerente o Subgerente del área 
Distribución: Original: Servicio de fotocopiado 
 
Tamaño: ( 12.5 x 5 cm. ). 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El número de copias que se van solicitando a lo largo del día 
2 - El nombre del área que requiere las copias 
3 - El número total de fotocopias del día 
4 - Clave del equipo utilizado 
5 - Firma del responsable del área 
6 - Día, mes y año en que se utiliza el formato 
 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
43 
 
GA-RM-01 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FOTOCOPIADO 
 
Departamento.................................................................................... 
Núm. de copias.....................................Copiadora........................... 
Autorizó.............................................Fecha......................................... 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
44 
 
Reporte mensual de copias (GA-RM-02) 
 
Objetivo: Registrar el consumo mensual de fotocopias de la entidad. 
Elabora: Encargado del servicio de fotocopiado. 
Autoriza: Jefe del Departamento de Servicios Generales 
Distribución: Original: Subgerencia de Contabilidad 
 Copia: Archivo de la subgerencia de Recursos materiales y Servicios Generales 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - Precio particular de cada copia 
2 - Mes y año que cubre el reporte 
3 - La cifra que aparece en el contador automático de cada fotocopiadora (denominadas Canon A y Canon B) al inicio y al final de cada mes 
4 - El total de copias de cada fotocopiadora (considerando la diferencia entre el registro inicial y final) 
5 - Cuenta contable que el área de contabilidad define para cada área. 
6 - Nombre de cada una de las áreas (Departamento, Subgerencia, Gerencia, etc) que solicitan copias 
7 - El total de copias requerido por cada área durante el mes. 
8 - El importe del total de copias de cada área (precio de cada copia, multiplicado por el total obtenido) 
9 - El total mensual de copias requerido por el FCE durante el mes. 
10 - El importe del total de copias del FCE (precio de cada copia, multiplicado por el total obtenido) 
11 - Firmas del encargado del servicio de fotocopiado y del Jefe del Departamento de Servicios Generales 
 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
45 
REPORTE MENSUAL DE CONSUMO DE COPIAS POR
DEPARTAMENTO
COPIA A RAZÓN DE: $_________________________________________________
MES DE: ________________________________________________
No.
 COPIAS
CANON-A
CANON-B
CTA No. IMPORTE $
CONTABLE COPIAS
TOTAL
DEPARTAMENTO
LECTURA
INICIAL FINAL
GA-RM-02 
 
 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
46 
 
Vale de Salida de Bienes (GA-RM-03) 
 
Objetivo: Comprobar el motivo de la salida del bien, debidamente autorizado, para el control 
interno de los inventarios efectuados. 
Elabora: Usuario. 
Autoriza: Jefe del Departamento de Mantenimiento 
Distribución: Original: Departamento de Mantenimiento 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El día, mes y año en que se elabora el documento. 
2 - El nombre de la Subgerencia y del departamento. 
3 - Las características generales del bien 
4 - El nombre de la marca del bien. 
5 - El número o nombre del modelo del bien. 
6 - La clave numérica y/o alfanumérica designada en el inventario. 
7 - Las causas por las cuales se le puede dar salida al bien. 
8 - El día, mes y año en que se reintegra el bien al usuario. 
9 - El nombre y firma del usuario responsable del resguardo del bien. 
10 - El nombre y firma del Subgerente de Recursos Materiales y Servicios 
Generales. 
11 - El nombre y firma del Subgerente del Área solicitante. 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
47 
GA-RM-03 
 
 
 
VALE DE SALIDA DE BIENES 
 
 FECHA_________ 
 
SUBGCIA. Y DEPTO. 
DESCRIPCIÓN DEL BIEN 
MARCA MODELO 
No. DE INVENTARIO O CÓDIGO DE BARRAS 
MOTIVO DE LA SALIDA 
FECHA DE REINTEGRACIÓN 
RESPONSABLE 
 
 
 
 NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA 
 
 
 AUTORIZÓ Vo. Bo. 
 
 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información:Unidad de Planeación 
 
48 
 
Bitácora vehicular de tiempos y movimientos (GA-RM-04) 
 
Objetivo: Normar la salida de vehículos de las instalaciones del Fondo de Cultura Económica, a 
fin de administrar adecuadamente el uso de los mismos cuando se soliciten. 
Elabora: Usuario. 
Autoriza: Jefe del Departamento de Servicios Generales 
Distribución: Original: Subgerencia Recursos Materiales y de Servicios Generales. 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - Denominación del vehículo 
2 - Marca del vehículo 
3 - El nombre del modelo y año del vehículo. 
4 - La clave numérica y alfanumérica de la matricula del vehículo. 
5 - El día, mes y año en que se utiliza el vehículo 
6 - El nombre de la unidad administrativa que solicita el vehículo 
7 - El kilometraje que tiene el vehículo al momento de su salida del FCE 
8 - El kilometraje que tiene el vehículo al momento de reingreso (entrada) al FCE 
9 - El lugar a donde se dirige el vehículo 
10 - La causa por la cual se está utilizando el vehículo. 
11 - El nombre y firma de la persona autorizada para conducir el vehículo.
 
 
 
 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
49 
GA-RM-04 
 
 
 
 
VEHÍCULO: MODELO:
MARCA: PLACAS:
FECHA UNIDAD DESTINO ASUNTO FIRMA
ADMINISTRATIVA SALIDA ENTRADA
KILOMETRAJE
BITÁCORA VEHICULAR DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
50 
 
Hoja de Resguardo (GA-RM-05) 
 
Objetivo: Llevar una relación de los bienes del Fondo de Cultura Económica, por área para 
controlar y mantener actualizado el inventario de bienes. 
Elabora: Departamento de Servicios Generales 
Autoriza: Jefe del Departamento de Servicios Generales 
Distribución: Original: Departamento de Servicios Generales 
 Copia 1: Responsable de los bienes de activo fijo. 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El nombre del responsable de los bienes 
2 - El cargo asignado del responsable de los bienes 
3 - El nombre de la Subgerencia y el departamento al cual se le entregó el 
bien y/o efectúo el inventario. 
4 - El número de control de la hoja de resguardo 
5 - El día, mes y año en que se elabora el resguardo. 
6 - La ubicación de los bienes dentro de las instalaciones del FCE 
7 - El nombre y firma del responsable de entregar el bien y/o realizar el 
inventario. 
8 - La firma del responsable de los bienes 
9 - El número de bienes asignados y/o recibidos. 
10 - El carácter numérico o alfanumérico asignado en el inventario. 
11 - Las características detalladas del bien. 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
51 
GA-RM-05 
 
 
 
HOJA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES
Nombre: Control No.
Puesto: Fecha
Área: Piso
Responsable de Toma de Inventario Firma de conformidad
Cantidad Clave Descripción
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
52 
 
Vale de Papelería (GA-RM-06) 
Objetivo: Contar con un documento que permita controlar el adecuado abastecimiento de 
los artículos de papelería y artículos de oficina. 
Elabora: Área solicitante - Almacén de papelería y artículos de oficina. 
Autoriza: Gerentes de cada área 
Distribución: Original: Almacén de papelería y artículos de oficina. 
 
Tamaño: ( 21.6 x 13.9 cm.). 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - El encargado de almacén de papelería deberá anotar un número consecutivo de cada vale de papelería recibido. 
2 - El nombre del área que solicita la papelería y la Subgerencia que pertenece. 
3 - El día, mes y año en que se están solicitando los artículos de papelería y oficina. 
4 - La pieza, caja, bulto, metro, litro, paquete o kilogramo que se requiere de los artículos. 
5 - El número de unidades que se requieren de cada artículo solicitado. 
6 - Las características físicas del artículo que se requiere. 
7 
- El encargado del almacén de papelería deberá anotar la cantidad de 
artículos que entrega en esos momentos en conformidad con el 
solicitante. 
8 - Los comentarios relativos a la cantidad solicitada y entregada de los artículos de oficina, o bien comentarios generales. 
9 - El nombre y firma del jefe del área que solicitó el o los artículos. 
10 - El nombre y firma del jefe del área que autoriza la solicitud 
11 - El nombre y firma de la persona que entregó el artículo. 
12 - El nombre, firma y puesto de la persona que recibe el artículo. 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
53 
 
GA-RM-06 
 
 
 
 
 
 
 
Del Depto de: ........................................................... Fecha:........................................
UNIDAD CANTIDAD DESCRIPCIÓN CANT. ENT. OBSERVACIONES
VALE DE PAPELERIA No.
FONDO DE CULTURA ECONÓMICA
...............................................
Vo.Bo. DEPARTAMENTO
...............................................
AUTORIZÓ
...............................................
DESPACHÓ
...............................................
RECIBIÓ
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
54 
 
Pedido (GA-RM-07) 
 
Objetivo: Contar con un documento que permita efectuar el pedido de bienes a los proveedores. 
Elabora: Departamento de Adquisiciones 
Autoriza: Gerente de Administración y Finanzas y Subgerente de Recursos Materiales y Servicios 
Generales 
Distribución: Original: Departamento de Tesorería 
 Copia 1: Consecutivo de pedidos 
 
 
CONCEPTO ANOTAR 
1 - Fecha en que se hace el pedido. 
2 - Número consecutivo de hojas del pedido. 
3, 4 y 5 - Número consecutivo que corresponda al pedido, año y secuencia.
6 - Número de requisición. 
7 - Registro oficial del proveedor. 
8 - Número de la cotización y fecha. 
9 - Especificar el tipo de transporte en que se entregará el pedido. 
10 - Especificar el domicilio en que se efectuará la entrega de la mercancía. 
11 - Indicación al almacén que recibe, de la persona a quién deberá entregarse o facturar la mercancía. 
12 - Fecha delembarque. 
13 - Especificar las condiciones en que se realizará la entrega. 
14 - Especificar las condiciones en que se efectuará el pago de la mercancía. 
15 - Números de especificaciones de dibujos, en su caso. 
16 - Número y fecha en que se realizó el concurso de adjudicación o licitación. 
 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
55 
 
CONCEPTO ANOTAR 
17 - Número y fecha en que se envío la relación a la Secretaría de Economía. 
18 - Número de la partida a que corresponden los bienes. 
19 - Código y descripción de los bienes. 
20 - Cantidad de cada bien que se adquiere. 
21 - Especificar el tipo de unidad (caja, pieza, etc.) 
22 - Precio neto por unidad en moneda nacional. 
23 - Precio total en moneda nacional. Resultado de la multiplicación del concepto 20 por el concepto 22. 
24 - La suma de todos los conceptos 23. 
25 - Importe del IVA. El resultado de la operación del concepto 24 por el porcentaje de IVA que se retenga. 
26 - La suma de los conceptos 24 y 25. 
 27, 28 y 29 - Nombre, firma y teléfono del área requirente, así como la fecha en que hizo la petición del bien o servicio. 
30 y 31 - Nombre y firma del Jefe del Departamento de Adquisiciones y la fecha de compromiso de atención. 
32 - Nombre y firma del Subgerente de Recursos Materiales y Servicios Generales. 
33 - Nombre y firma del Gerente Administrativo y Financiero. 
34 - Número y nombre de la partida presupuestal que se deberá afectar. 
35 - Número de requisición. 
36 y 37 - Número de oficio y fecha de autorización para inversión, sólo en caso necesario. 
38 y 39 - No aplica. 
40 y 41 - No aplica. 
42 y 43 - Nombre y firma del representante legal del proveedor. 
44 - Comprobante que presenta el representante para acreditar su capacidad legal (poder notarial, carta simple, etc). 
 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
56 
 
CONCEPTO ANOTAR 
45 - Cargo que ocupa el represente legal en la empresa o institución que representa (vendedor, representante legal, etc.). 
46 - Número(s) telefónico(s) donde se puede localizar al representante legal. 
47 - Fecha de la suscripción del pedido. 
48 
- Observaciones generales o precisiones sobre algunas 
características del pedido / contrato (servicio de entrega en las 
instalaciones del FCE, horario en que se entreguen los bienes, 
etc.). 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
57 
GA-RM-07 
MES DÍA AÑO
FECHA: MES DÍA AÑO MES DÍA AÑO
HOJA No. DE
NÚMERO AÑO MES DÍA AÑO
MES DÍA AÑO
ELABORÓ (NOMBRE Y FIRMA):
MES DÍA AÑO TEL: FECHAS: MES DÍA AÑO
IMPORTANTE: LOS PRECIOS CONSIGNADOS EN ESTE PEDIDO O CONTRATO NO DEBERÁN SOBREPASAR LOS PRECIOS MÁXIMOS REGISTRADOS POR LA SECRETARÍA DE COMERCIO, LA CUAL, DE ACUERDO CON SUS FACULTADES, REVISARÁ QUE SE CUMPLA VER OBSERVACIONES E INSTRUCCIONES VARIAS AL REVERSO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE 
ADQUISICIONES
COL. BOSQUES DEL PEDREGAL
CARRETERA PICACHO AJUSCO No. 227
EFECTUAR ENTREGA EN: CONDICIONES DE PAGO
FECHA DE EMBARQUE:PROVEEDOR:
CONDICIONES DE ENTREGA:
TRANSPORTE:
C.P. 14200, DEL. TLALPAN, MEXICO, D. F.
TELS. 52-27-46-76 AL 78 FAX 52-27-46-73
RFC: FCE 940726 U22
(A PARTIR DE LA RECEPCIÓN DE DOCTOS.)
PEDIDO/CONTRATO
COTIZACIÓN No. (o REF.) DE FECHA: No. DE ESPECIFICACIONES O DIBUJOS:
FAVOR DE CITAR ESTE NÚMERO EN
TODA SU CORRESPONDENCIA
ALMACÉN: ENTREGAR BIENES A: No. Y FECHA 
CONCURSO
(OPTATIVO: FACTURAR A:) DEL
REQUISICIÓN No.:
SECUENCIA COMPRADOR
CONCURSO
No. Y FECHA 
DEL
NETO M.N. NETO M.N.
PARTIDA CÓDIGO - DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES: CANTIDAD UNIDAD
SUBGERENTE DE RECURSOS MATERIALES 
Y SERVICIOS GENERALES
AREA REQUIRENTE (NOMBRE, FIRMA):
 GERENTE DE ADMINISTRACION Y 
FINANZAS
 REVISÓ (NOMBRE, FIRMA Y CARGO): AUTORIZÓ (NOMBRE, CARGO Y FIRMA)
PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL
ANVERSO 
 
Catálogo de Formas de la 
Gerencia de Administración y Finanzas 
Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página: 
 
Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 
Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B 
Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. 
Análisis e integración de información: Unidad de Planeación 
 
58 
 
 
REVERSO
NOMBRE DEL
REPRESENTANTE:
MES DÍA AÑO
MES DÍA AÑO
MES DÍA AÑO
FECHA: MES DÍA AÑO
OBSERVACIONES:
CARGO:
PEDIDO O CONTRATO (REVERSO)
EL PROVEEDOR SE OBLIGA A ENTREGAR LOS BIENES O SERVICIOS EN LOS TÉRMINOS PACTADOS EN ESTE PEDIDO O CONTRATO Y SE
SUJETA A LAS DISPOSICIONES DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICOPARTIDA
PRESUPUESTAL
(No. Y NOMBRE)
TELÉFONO No,:
FECHA:
EL REPRESENTANTE ACREDITA SU
PODER PARA FIRMAR EL PEDIDO DE LA
SIGUIENTE FORMA
FIRMA:
ORDEN DE PAGO No.
No. OFICIO: FECHA:
AUTORIZACIÓN PARA
INVERSIÓN.
No. OFICIO: FECHA:
AUTORIZACIÓN DE LA SECRETARÍA DE COMERCIO PARA CASOS DE ADQUISICION,
EN EL PAIS, DE BIENES DE PROCEDENCIA EXTRANJERA:
No.:
AUTORIZACIÓN PARA
FINANCIAMIENTO
EXTERNO
CONDICIONES DEL PEDIDO: 
PRIMERA: EL PROVEEDOR SE OBLIGA CON EL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA A PROPORCIONAR LOS BIENES O SERVICIOS DETALLADOS 
EN EL CUERPO DE ESTE PEDIDO. 
SEGUNDA: EL PROVEEDOR SE OBLIGA A PROPORCIONAR LOS BIENES O SERVICIOS SOLICITADOS EN ESTE PEDIDO EN LAS FECHAS 
CONVENIDAS EN EL MISMO Y EN LOS LUGARES QUE SE ESTIPULA. 
TERCERA: EL PROVEEDOR NO PODRÁ HACER CAMBIO ALGUNO EN LAS ESPECIFICACIONES Y PLAZOS DE ENTREGA DE LOS BIENES O 
SERVICIOS DE ESTE PEDIDO SIN AUTORIZACION PREVIA POR ESCRITO DEL SUBGERENTE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 
GENERALES DEL FONDO DE CULTURA ECONOMICA. 
CUARTA: SERAN CAUSAS ESPECIFICAS DE RESCISIÓN DE ESTE PEDIDO LAS SIGUIENTES: 
A) SI EL PROVEEDOR CEDE, TRASPASA O POR CUALQUIER TÍTULO ENAJENA EL PRESENTE PEDIDO TODO EN PARTES SIN LA CONFORMIDAD 
EXPRESA DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA. 
B) SI EL PROVEEDOR DEJA DE CUMPLIR CUALQUIERA DE LAS CONDICIONES ACEPTADAS EN ESTE PEDIDO. 
C) LA RESCISION SERÁ COMUNICADA POR ESCRITO AL PROVEEDOR INDICANDO LA CAUSA QUE LA HAYA ORIGINADO, DE CONFORMIDAD AL 
ARTÍCULO 54 DE LA LEY DE ADQUISICIONES ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO. 
QUINTA: EN BASE AL ARTÍCULO 53 DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO, EN CASO DE 
INCUMPLIMIENTO DEL PEDIDO POR CAUSAS NO MPUTABLES AL FONDO DE CULTURA ECONOMICA EL PROVEEDOR SE HARÁ ACREEDOR A LA 
PENA CONVENCIONAL DEL .5% SOBRE LA PARTE PROPORCIONAL INCUMPLIDA POR CADA DÍA HABIL DE RETRASO HASTA POR 20 DÍAS 
HÁBILES, O HASTA EL IMPORTE DE LA GARANTÍA DEL 10% PARA EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO Y/O PEDIDO. 
SEXTA: PARA GARANTIZAR LA OPORTUNIDAD Y PRECIO UNITARIO EL PROVEEDOR SE OBLIGA A PRESENTAR FIANZA DE CUMPLIMIENTO, A 
NOMBRE DEL FONDO DE CULTURA ECONOMICA,