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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD TEPEPAN SEMINARIO: LA AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA Y EL CONTAD OR PÚBLICO TEMA: EL INFORME FINAL DEL TRABAJO DE AUDITORIA OPERACION AL ADMINISTRATIVA Y SU SEGUIMIENTO INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO PRESENTAN; YASMIN T. MORALES VILLALVAZO WENDY QUIJADA SILVA ERNESTO TREJO MOTA SALVADOR GÓMEZ GARCÍA JORGE DAVID LÓPEZ CRUZ CONDUCTOR DE SEMINARIO: C.P. HÉCTOR HERNÁNDEZ MÁRQUEZ. MÉXICO D.F. NOVIEMBRE DEL 2002 AGRADECIMIENTOS. Agradecemos : Al los Profesores por su empeño y dedicación para la formación de mejores profesionistas. Al IPN por su invaluable apoyo para poder culminar con este proceso en tan honorable institución. A la ESCA-Tepepan por la trayectoria y el desempeño profesional así como al desarrollo de buenos estudiantes y mejores profesionistas. ÍNDICE INTRODUCCIÓN................................................................................................................................5 CAPÍTULO I. El Informe de Auditoría Operacional-Administrativa. 1.1 Antecedentes del Informe de Auditoría.......................................................................................8 1.2 Definiciones del Informe de Auditoría Operacional Administrativa.............................................8 1.3 Características............................................................................................................................9 1.4 Objetivo e Importancia del Informe de Auditoría Operacional Administrativa...........................12 1.5 Propósito del Informe de Auditoría Operacional Administrativa................................................12 1.6 Recomendaciones Básicas Para La Redacción del Informe de Auditoria Operacional-Administrativa.......................................................................................................13 1.7 Anatomía del Informe de Auditoría Operacional administrativa...............................................16 1.8 Aplicación de la Norma 400 con relación al Informe de Auditoria Operacional-Administrativa..............................................................................................................23 1.9 El Informe Normal y Confidencial..............................................................................................29 CAPÍTULO II. Preparación del Informe de Auditoría Operacional Administrativa. 2.1 Tratamiento de la información...................................................................................................31 2.2 Reuniones Preliminares con Auditores.....................................................................................32 2.2.1 Análisis de Cada Observación, Honestidad, Convencimiento y Complementación........34 2.3 Control de Calidad.....................................................................................................................37 2.3.1 Objetivos del Control de Calidad.....................................................................................39 2.3.2 Desarrollo de los Objetivos de Control de Calidad..........................................................40 2.3.3 Aplicación de Cuestionarios de Control de Calidad.........................................................43 2.3.3.1 Ejemplo de Cuestionario de Control de Calidad............................................................45 2.4 Borrador del Informe de Auditoría Operacional Administrativa.................................................47 2.5 Ventajas y Desventajas de Discutir el Informe con el Área Auditada.......................................48 2.6 Emisión del Informe Final..........................................................................................................49 2.6.1 Decálogo para Preparar un buen Informe de Auditoria Operacional-Administrativa........................................................................................................51 2.7 Distribución del Informe.............................................................................................................52 2.8 Establecimiento de Fechas de Discusión..................................................................................54 2.9 Discusión del Informe................................................................................................................54 2.10 Establecimiento de Compromisos de Corrección Por Parte de las Áreas..............................57 2.11 Establecimiento de Recursos Humanos Para el Seguimiento.................................................58 CAPÍTULO III. Seguimiento del Informe de Auditoría Operacional Administrativo. 3.1 ¿Que es el Seguimiento?..........................................................................................................60 3.2 Importancia del Seguimiento.....................................................................................................64 3.3 Realización del Seguimiento.....................................................................................................64 3.4 Control de Observaciones Cumplidas.......................................................................................68 3.5 Control de Observaciones No Cumplidas.................................................................................68 3.6 Generación de Papeles de Trabajo de Seguimiento.................................................................69 3.7 Restablecimiento de Compromisos...........................................................................................72 3.8 Secuencia del Informe de Seguimiento.....................................................................................72 3.9 Discusión del Informe de Seguimiento......................................................................................73 3.10 Distribución del Informe de Seguimiento...................................................................................74 3.11 Programación de Nueva Auditoría............................................................................................75 CAPÍTULO IV. Tipos de Informe. 4.1 Tipos de Informe ........................................................................................................................77 4.1.1 Informes Ordinario...........................................................................................................77 4.1.2 Informes Largos...............................................................................................................78 4.1.3 Informes Especiales.........................................................................................................78 4.1.4 Otros Informes.................................................................................................................80 CAPÍTULO V. Ejemplos de Informes 5.1 Informe Estilo Dictamen...........................................................................................................82 5.2 Informe Normal.........................................................................................................................83 5.3 Informe Para Una Empresa Privada.........................................................................................86 5.4 Informe Para El Sector Público...............................................................................................93 CAPÍTULO VI . Caso Practico 6.1 El Informe de Auditoría Operacional-Administrativa Enfocado al Sector Público..............................................................................................................................................98 6.2 El seguimiento delInforme de Auditoría Operacional Administrativa Enfocado al Sector Publico............................................................................................................................................190 Conclusiones...................................................................................................................................212 Bibliografía.......................................................................................................................................213 INTRODUCCIÓN. Los dueños de las empresas, los gerentes, los directores, el estado y todos los individuos económicamente activos de un negocio, buscan constantemente obtener información financiera, de funcionamiento y de administración que les sea de utilidad para la toma de decisiones, para así establecer instrumentos de control que le ayuden a mejorar sus procedimientos operativos y de vigilancia. En la mayoría de países se han implementado un gran tipo de herramientas para la evaluación y control de las actividades, con lo cual se pretende realizar un examen periódico por una persona o entidad la cual puede ser ajena o pertenecer a la empresa y con un criterio que no esta sesgado a ningún interés, que proporcione seguridad plena de la información, esto ha dado el surgimiento a la auditoria. La auditoria adquiere cada día un papel más importante, porque a través de esta actividad se obtiene un mejor desempeño de las funciones de las entidades. Está premisa llevará a mejorar el manejo de los recursos tanto humanos como materiales y financieros, en virtud a la estrecha vigilancia que ejercen los auditores. En nuestro país se desenvuelve un mercado global, por lo cual es importante la preparación y canalización de especialistas de alta calidad los cuales tienen como objetivo el eficientar las actividades. Sin embargo, la auditoría corre el riesgo de pasar a un segundo término si no presenta resultados que contengan calidad y consistencia; o que simplemente, no cumplan con los requerimientos de los niveles directivos, quienes con bases a las conclusiones obtenidas por los auditores, podrán tomar decisiones que corrijan irregularidades o que mejoren el funcionamiento de las entidades. La finalidad de toda auditoria es informar sobre cualquier aspecto detallado. Es por tal motivo que el informe de auditoria representa el producto final del trabajo del auditor; el cual será de gran importancia. El informe debe describir los descubrimientos más importantes así como presentar argumentos convincentes para respaldar las recomendaciones. En resumen esta unidad (El informe final del trabajo de auditoría operacional-administrativa y su seguimiento) ha hecho notar el desarrollo desde su comienzo hasta su actividad dentro del campo, haciendo hincapié de que es un concepto constructivo incorporado para ayudar a la gerencia a mejorar las operaciones de la empresa; llamando la atención sobre cualquier rompimiento de los controles operativos-administrativos, sugiriéndole actividades en las que se puedan obtener resultados; así como también se han descrito los pasos para la elaboración del informe de auditoría. CAPÍTULO I EL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA. El Informe de Auditoría Operacional-Administrativa. 1.1 Antecedentes del Informe de Auditoría. En 1968, C. A. Clark visualiza la auditoría como un elemento de peso en la evaluación de la función y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditoría operacional- administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cómo está integrado el informe de auditoría, cómo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia. En 1987, Gabriel Sánchez Curiel aborda el concepto de auditoría operacional, la metodología para utilizarla, la evaluación de sistemas, el informe y la implantación y seguimiento de sugerencias. La evolución del informe de auditoría se dió en cuatro etapas: 1.- La misión del auditor era buscar si se habían cometido errores y fraudes. 2.- Los auditores tienen ahora una nueva actividad que es la de verificar, certificar que la información que se les presenta sea veraz. 3.- El auditor toma como base el muestreo para realizar su trabajo. 4.- El auditor ya elabora un informe en el que emite su opinión. 1.2 Definición de Informe de Auditoría Operaci onal-Administrativa. � El informe de auditoría operacional-administrativa es el documento, por medio del cual, se dan a conocer los resultados de las revisiones que efectúan los auditores de una dependencia o entidad. � Se le conoce también como el diagnóstico por ser ésta su verdadera naturaleza, es decir, la de una apreciación sobre la eficiencia con que se efectúan las operaciones de la empresa, que se acompaña de las recomendaciones que se estiman necesarias al caso, pero sin constituir , por lo menos actualmente, una opinión tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las sugerencias tampoco son de carácter específico. � Es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un cargo, cuya presentación debe causar impacto de profesionalismo, calidad, y confianza dada su importancia. � El diagnóstico o informe constituye el producto terminado de la auditoría, es la forma de dar a conocer tanto al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos que se vean afectados, de todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisión, así como también de exponerles las sugerencias de carácter general que permitan mejorar el desempeño de las mismas. � El informe es el documento en el cual se presenta la evidencia obtenida durante la auditoría operacional-administrativa con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo. En nuestra opinión: El informe de auditoría operacional-administrativa también conocido como el diagnóstico constituye el producto terminado de la auditoría, por medio del cual se dan a conocer los resultados acompañado de recomendaciones de carácter general que permiten mejorar el desempeño de la entidad; cuya presentación debe causar impacto de profesionalismo, calidad y confianza. 1.3 Características. El informe debe reunir principalmente las siguientes características: A) Oportunidad. B) Integridad. C) Competencia. D) Relevancia. E) Objetividad. F) Convicción. G) Claridad. H) Utilidad. I) Precisión ó Corrección. J) Concisión. K) Sencillez. L) Adecuación. M) Cortesía. N) Originalidad. A) Oportunidad. Es presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las observaciones sean atendidas. B) Integridad. Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar información completa acerca de las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones. C) Competencia. Presentar la información de modo que los resultados correspondan a los objetivos de la auditoría D) Relevancia. Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la operación del área auditada. E) Objetividad. Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que deberán estar respaldados con evidencia indudable. F) Convicción. Hacer que las evidencias guíen al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor. G) Claridad. Cuidar que la estructura, terminología y redacción empleadas, permitan que la información que se presenta sea entendida por las personas a quienes se dirige el informe. Deberá tomar en cuentaal lector potencial de su informe y tendrá que ubicarse en el uso de un lenguaje sencillo que sea entendible, eliminar hasta donde sea posible el uso de tecnicismos. H) Utilidad. Aportar elementos que contribuyan a la mejor administración y utilización de los recursos de la entidad. I) Precisión o Corrección. La precisión está determinada fundamentalmente por el uso de palabras, según su significado. Entre mayor número de palabras ambiguas, más peligro de distorsión por parte del receptor. La eliminación de conceptos que expresan valores relativos (cantidad, calidad, positivo, negativo, bueno, malo , etc.). La conclusión de los detalles significativos. J) Concisión. Por concisión se debe entender que cada idea se exprese con el menor número de palabras posible, siempre y cuando ésta quede completa. Ser conciso no implica la omisión de asuntos importantes, pero si de los que son relativamente importantes. La concisión no debe ser confundida con la brevedad; se debe ser breve y a la vez conciso. La concisión es una forma de llegar más rápidamente a la comprensión del lector. K) Sencillez. La sencillez de vocabulario puede hacer que el informe de auditoría adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasión, con un consiguiente aumento de atractivo y eficacia. L) Adecuación. La adecuación se define como una actitud de lógica armonía con el destinatario. ¿Quién o quiénes van a leer el informe? Esta es la pregunta que sirve de base para adecuar la redacción a las necesidades del lector. Adecuar el informe al destinatario significa ayudarlo a comprender fácilmente lo que se le quiere decir. M) Cortesía. Se refiere al tacto para asentar en un informe sus aseveraciones. Es muy común que como resultado de la auditoría algún elemento (persona) de la entidad resulte afectado y se le apliquen calificativos fuertes tales como: descuido, ineficaz, desperdicio, etc. Esto no quiere decir que se tengan que omitir pero con cortesía; aplicando calificativos que no hieran susceptibilidades. N) Originalidad. Aunque a veces resulte difícil apartarse de formulismos y frases rutinarias es necesario intentarlo. Conviene evitar la actitud indiferente de escribir sin pensar. A veces se le logra simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez. 1.4 Objetivo e Importancia del Informe de Auditoría Operacional-Administrativa. El objetivo es analizar las condiciones en que el contador público pueda emitir un informe desde el punto de vista de su profesión precisando la naturaleza y alcance de tal informe, con el propósito de proteger los intereses de los usuarios del mismo. Los objetivos principales que se persiguen al realizar un informe de auditoría son: � Informar. Es dar a conocer al titular de la entidad los resultados importantes del trabajo. (Toma de conciencia). � Persuadir. Demostrar que los resultados son válidos y tienen razón de ser. ( Aceptación). � Obtener Resultados Presentar recomendaciones para cambios constructivos. ( Acción). 1.5 Propósito del Informe de Auditoría Operacional- Administrativa . Es informar en forma clara, pero concisa, el ¿por qué? y ¿cómo? de la auditoría. Este cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administración. Las siguientes funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoría y en la determinación de cómo redactar el documento señalado. � Conclusiones basadas en la auditoría. � Reportar condiciones. Propósito del Informe � Marco de referencia de la acción administrativa. � Aclarar puntos de vista del auditor. 1.- Conclusiones basadas en la auditoría. El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la revisión, con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoría. 2.- Reportar condiciones. Éste, reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras. El informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administración para reconocer sus operaciones y evaluar su ejecución. El informe señala qué áreas están bien y cuáles pueden ser susceptibles de optimizar. 3.- Marco de referencia de la acción administrativa. Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administración. Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones . 4.- Aclarar puntos de vista del auditor. Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor ayudarán a puntualizar los criterios de la administración y proporcionarán bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias. 1.6 Recomendaciones Básicas para La Redacción Del I nforme De Auditoria Operacional- Administrativa. Atendiendo a la definición y objetivos del Informe, en cuanto a informar, persuadir y obtener resultados, y en función de los requisitos analizados (identificación clara y directa de las observaciones; presentación adecuada del origen y trascendencia de las observaciones y sugerencias prácticas y constructivas para producir los cambios deseados) y desde luego, considerando sus características (oportunidad, integridad, competencia, relevancia, objetividad, convicción, claridad y utilidad) se presenta a continuación un mínimo de recomendaciones técnicas para la óptima redacción del Informe de auditoría operacional-administrativa. Redactar. Es manifestar por escrito un conjunto de ideas debidamente ordenas y articuladas, de tal forma que de su lectura se concluya única y exclusivamente aquello que se planeó expresar. La redacción consiste en combinar palabras, frases, oraciones y párrafos para expresar ideas previamente elaboradas. Al elaborar un informe de auditoría, el auditor debe tomar en cuenta dos aspectos esenciales: fondo y forma. El fondo lo constituyen los elementos soportes y conclusiones que el auditor utiliza para la elaboración del informe. La forma es el modo particular de expresar los elementos soportes y conclusiones. Una de las limitaciones más severas a que se enfrenta un auditor, es su falta de capacitación y preparación adecuada en aspectos gramaticales, en especial en redacción y ortografía. Es impresionante ver que en la práctica los trabajos bien realizados pierden su calidad y contenido por la pobre redacción con que son formulados y salpicados con faltas de ortografía. Recomendaciones. 1. - Antes de iniciar la redacción de un informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en él. Ejemplo: Empiece usted por definir el contenido general del informe a continuación desglose los puntos de cada capítulo en ideas cortas y así subsecuentemente. Este ejercicio es para ordenar tanto las ideas generales como las particulares. 2. - Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyándose en esquemas. El orden más conveniente de las ideas expresadas, será determinado por la importancia de ellas. Ejemplo: a) Se observó que la oficina del titular del área de ventas dependen directamente cinco áreas, de las cuales tres, son sustantivas y dos son de apoyo contando entre las primeras las de ventas al mayoreo, ventas al menudeo y ventas al extranjero y entre las segundas la de apoyo administrativo y la de gestión, que utiliza plazas del área sustantiva, es decir, plazas de vendedores, lo cual, dificulta que el área de ventascumpla con sus programas de trabajo al no contar con la disponibilidad de todos sus recursos, por lo que se recomienda instruir a esta unidad en el sentido de que utilice sus recursos conforme han sido autorizados. b) Se observó que de la oficina del titular del área de ventas dependen directamente de cinco áreas. De ellas, tres son sustantivas y dos son de apoyo. Ventas al mayoreo Administrativo Ventas al menudeo Gestión Ventas al extranjero El área de gestión utiliza plaza de vendedores. Lo anterior dificulta que el área cumpla con sus programas de trabajo, púes no cuenta con la disponibilidad de todos sus recursos. Se recomienda instruir a esta unidad para que se apegue a lo autorizado en la utilización y asignación de sus recursos. Comparando los ejemplos señalados en a) y b), se puede apreciar que el uso de ideas cortas y el apoyo en cuadros simplifica la redacción y facilita la comprensión de las ideas que se quieren destacar. Ahora bien, el orden más conveniente de las ideas, será determinado por la importancia de ellas. 3. - Se deben utilizar títulos para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulación debe referirse, en forma breve, al contenido del apartado. 4. - Se debe cuidar la conjugación de los verbos usados en la redacción, que sea la más adecuada, de tal manera que refleje el sentido de la expresión. Ejemplo: Durante la revisión de los registros auxiliares, se detecto el uso inconsistente de los términos de ventas. Ello motivó a profundizar la revisión y se comprobó que los vendedores emplean diferentes términos para referirse en la misma operación. Se advirtió que lo anterior propicia confusiones, omisiones y alteraciones a los registros consolidados de ventas. Áreas Sustantivas Áreas de Apoyo 5. - Ser preciso y convincente. Se es preciso cuando se redacta en la forma más directa y breve posible. Se es convincente cuando el argumento preciso no requiere de explicaciones excesivas en el texto. 6. - Antes de presentar el informe, es conveniente leerlo en voz alta para apreciar la fluidez fonética. De esta forma se localizará la repetición de ideas o palabras. Si éste es el caso, se recomienda seguir, en el orden en que se indican los siguientes procedimientos: a) Eliminar la idea o palabra repetida. b) Sustituirla. c) Dar otro giro a la construcción de la frase. 7. - Evitar que los términos que puedan originar duda o confusión en los lectores y el uso innecesario de tecnicismos. 8. - Utilizar correctamente las palabras, de tal manera que facilite la comprensión de las ideas que expresa en el informe. 9. - La redacción del Informe debe caracterizarse por la cortesía. Expresar con tacto los asuntos delicados y confidenciales y haga referencia a las personas con respeto y distinción. 10. - Indicar el nombre de los documentos o reportes a los que se hace referencia, en lugar de la clave o codificación que se utiliza para ellos en el área auditada. 11. - Cuando sea necesario utilizar cifras, unidades de medida, porcentajes, etc., ser consistente. 12. - Cerciorarse del uso correcto de la ortografía y eliminar abreviaturas o palabras extranjeras innecesarias. 1.7 Anatomía del Informe de Auditoría Operacional-A dministrativa. El informe de auditoría esta integrado por varias secciones, que dan como resultado un documento o diagnóstico útil para la toma de decisiones. Cabe destacar que existen diversas formas de estructurar al informe; a continuación se mencionará una de ellas la cual se divide en: A) De Identificación. 1. - Carátula Interior. 2. - Índice. 3. - Objetivos. 4. - Alcance. Anatomía del Informe. B) De Contenido. 1. - Destinatario. 2. - Resumen. 3. - Resultados. C) De Complemento. 1. - Anexos. A) De Identificación. 1. -Carátula interior. Presenta un resumen de los datos más importantes de la auditorúa para su fácil e inmediata identificación. Se prepara en una hoja membretada de le entidad y deberá de reunir como mínimo: Titulo (Informe de auditoria), área o departamento auditado, fecha o periodo revisado, fecha de conclusión del informe, numero de la revisión, si corresponde, especificación de “reservado o confidencial”. Ejemplo: Informe de Auditoría Interna Área o Departamento: Almacén de Materias Primas Renglón Revisado: Control de Calidad, Recepción y Distribución de las Materias Primas. Periodo Revisado: Del 1° De Enero al 31 De M arzo Del 2002. Fecha de Conclusión del Informe: México, D. F. a 30 De Abril Del 2002. Revisión No.37 2. - Índice. En este punto se enumeran los aspectos que se tratan en el informe y se indica la página en que se encuentra. Ejemplo: INDICE PAGINA I. OBJETIVOS 3 II. ALCANCE 4 III. RESUMEN 5 IV. RESULTADOS 6 V. ANEXOS 10 3. - Objetivos. Obedece a una finalidad o intención. Se puede escribir un texto para exhortar, protestar, enseñar, etc. Para el caso del informe de auditoria su objetivo es claro: informar y comunicar resultados. Aquí se señalan los propósitos que se persiguieron con la revisión efectuada, tales como: evaluar, verificar, analizar, comprobar, etc., las operaciones de un área de la entidad. Ejemplos: � Verificar los procedimientos para la recepción, manejo y selección de la materia prima. � Evaluar el control interno para el manejo de la materia prima. � Comprobar que la materia prima, sean distribuidos en los tanques de almacenamiento que les corresponda. 4. - Alcance. Señala las áreas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas, la metodología utilizada así como el periodo sujeto a examen y la profundidad que se dió a las pruebas. Dado que no es práctico revisar la totalidad de las operaciones al 100%, excepto en caso de fraudes o situaciones verdaderamente excepcionales el auditor interno habrá de aplicar sus procedimientos de revisión a sólo una parte del total de las operaciones susceptibles de ser revisadas. El alcance también llamado extensión del número de muestras a seleccionar y revisar se hará aplicando el plan de muestreo que más se adapte a las circunstancias y necesidades del auditor en función a la naturaleza de las muestras o en el momento que juzgue adecuado atendiendo a su criterio profesional. Ejemplos: � Se verificó el 100% de las políticas y procedimientos para la recepción y manejo de la materia prima. � Se comprobó que por cada 10 toneladas de materia prima recibida el 31 de marzo y 1° de abril del año en curso, el 10% reunierá las especificaciones referidas en la tabla de control de calidad. � Se verificó en forma selectiva los tanques de almacenamiento del producto para exportación. B) De Contenido. 1. -Destinatario. Definido el propósito del informe referido, el siguiente paso consiste en identificar al destinatario. ¿Para quién o para quiénes se escribe? ¿Quién o quiénes serán los lectores potenciales del informe?. El auditor asume que los resultados de su trabajo atañen fundamentalmente a la administración de la empresa a los auditados y a otros eventuales interesados. 2. - Resumen. Es un indicador importante a través del cual se cumplen lo objetivos del informe. En el se sintetizan los principales problemas detectados en la revisión con la finalidad de atraer la atención del titular de la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor esmero para su resolución. Los objetivos que se persiguen al elaborar y presentar un resumen son: A) Enterar de los hechos relevantes al titular de la entidad que no dispone de tiempo suficiente para leer todo el informe. B) Atrae la atención del titular de la entidad hacia los aspectos de mayor importancia que se detectaron en la revisión. La importancia del resumen radica en: A) Despertar el interés del titular de la entidad por conocer, con más detalle, lo problemática planteada. B) Dar agilidad a las soluciones de los problemas detectados. 3. - Resultados. En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditoría operacional-administrativa pero como una transcripción o síntesis de las observaciones determinadas. Los resultados deben de proporcionar información valiosa para la toma de decisiones, por ello el auditor vinculará las diferentes desviaciones para mostrar como, en su conjunto, repercuten y afectan la planeación, programación, y ejecución para el logro de objetivos. Es la formulación de recomendaciones en el ámbito de sugerencia como posible solución a la problemática detectada. Y están integrados por: 1) Título.- Es el encabezado con que se designa, en forma breve al resultado que se presenta. Cabe mencionar que el título debe reflejar la esencia de dicho resultado, de tal manera que capte la atención y el interés del lector. 2) Observación.- Son las deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejoría, su relación y alcance de la revisión. La observación debe incluir el criterio establecido, que son aquellos lineamientos, norma y políticas que ayudan al auditor a tener un punto de referencia para reconocer, clasificar y medir los objetivos, metas y realizaciones de las organizaciones. 3) Causas.- Son los motivos que originan las observaciones. 4) Efecto.- Son las repercusiones o riesgos a los que están expuestas las entidades como consecuencia de las observaciones detectadas. 5) Recomendaciones.- Son las sugerencias que se hacen con el fin de atender y dar solución a las causas que dieron origen a las situaciones observadas. Ejemplos: 1. Riesgos innecesarios por la mala calidad en la materia prima. 600 Toneladas de materia prima con valor de $6,000,000.00 no reúnen los requisitos de calidad. 2. Producto y materia prima contaminados. 15 Tanques con capacidad de 10 toneladas cada uno, para el almacenamiento de materia prima para elaborar productos de exportación, se encuentran infestados de ratas. c) De Complemento. 1. - Anexos. Son todos aquellos documentos que sirvan como evidencia para argumentar lo manifestado en el contenido del informe. El objetivo principal de incluir anexos al informe consiste en aclara al lector los aspectos que por su extensión e importancia debe agregarse al contenido del informe estos anexos pueden ser: gráficas, cuadros comparativos, relaciones elaboradas por el auditor etc. Su finalidad es: � Presentar los pormenores necesarios en forma separada, aunque formando parte del contenido general del informe, con el propósito de contribuir la mayor concisión del texto, hacer del mismo un material de lectura más fácil. � Facilitar la agrupación ordenada de las observaciones de naturaleza similar, para su distribución entre los empleados responsables de su corrección y los funcionarios que debieran conocer dichas observaciones. 1.8 Aplicación de la Norma 400 con relación al Info rme de Auditoría Operacional- Administrativa. Norma 400 Normas de ejecución del trabajo de auditoría El trabajo de auditoría debe incluir la planeación de la auditoría, el examen y evaluación de la información la comunicación de resultados y el seguimiento. � Planeación de la auditoría. Los auditores internos deben planear cada auditoría. La planeación se debe documentar, incluyendo: 1. Objetivo de la auditoría y alcance del trabajo. 2. Información sobre antecedentes de las actividades a ser auditadas. 3. Determinación de los recursos necesarios para llevar a cabo la auditoría. 4. Comunicación a las partes que requieren saber de la auditoría a realizar. 5. La realización, en lo posible, de un estudio general a efectos de familiarizarse con las actividades y controles a auditar, identificando áreas que requieren mayor atención de auditoría invitando a los auditados a que presenten comentarios y recomendaciones. 6. Programa por escrito, de auditoría. 7. Determinación de cómo, cuándo y a quién se comunicará los resultados de auditoría. 8. Aprobación del plan de trabajo de la auditoría. � Examen y evaluación de la información. Los auditores internos deben recopilar, analizar, interpretar y documentar la información que soporta los resultados de auditoría. El proceso de examen y evaluación de la información es como sigue: 1. Se debe recolectar información respecto a todos los asuntos relacionados con los objetivos de la auditoría y el alcance del trabajo. 2. La información debe ser suficiente, competente, relevante y útil a efectos de que proporcione bases sólidas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoría. 3. Los procedimientos de auditoría, incluyendo las pruebas selectivas y el uso de muestreo, deben ser utilizados, según se avance en la auditoría, donde sea práctico su aplicación y se pueda ampliar o reducir de acuerdo a las circunstancias que se vayan presentando. 4. El proceso de obtener, analizar, interpretar y documentar la información debe ser supervisado a efectos de asegurar, con cierta racionabilidad, que se mantiene la objetividad del auditor y que se van logrando las metas de auditoría. 5. Los papeles de trabajo que documenten la auditoría deben ser preparados por el auditor y revisados por el responsable del departamento de auditoría interna. Estos papeles contendrán la información recopilada y los análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar. � Comunicación de resultados. Los auditores internos deben reportar los resultados de su trabajo de auditoría. 1. Se debe emitir un reporte por escrito y firmado, cada vez que se concluya con un examen de auditoría. Durante el transcurso de la auditoría se podrán emitir, formal o informalmente, informes parciales, orales o escritos. a) Pondrán emplearse informes parciales para comunicar información que requiera atención inmediata para comunicar un cambio en el alcance de la auditoría sobre la actividad que se esta revisando, o para mantener informada a la administración sobre el progreso de aquellas auditorías que se desarrollan en periodos largos. El empleo de informes parciales no disminuye ni elimina la necesidad de un informe final. 2. Los auditores internos deberán discutir sus conclusiones y recomendaciones a un nivel adecuado de la administración antes de emitir su reporte escrito final. a) La discusión de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso de la auditoría y/o en reuniones posteriores a la terminación de la auditoría (entrevistas finales). Otra técnica consiste en la revisión de los borradores de los informes de auditoría por el jefe de la unidad auditada. Estas discusiones y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas interpretaciones ni malos entendidosde los hechos, al dar la oportunidad al auditor de aclarar asuntos específicos y de expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones. b) Aunque el nivel de participantes en las revisiones y discusiones pueden variar en función a las estructuras de organización o por la naturaleza del informe, por lo general participan aquellas personas que tienen un conocimiento detallado de las operaciones, así como aquellos que pueden autorizar la aplicación de acciones correctivas. 3. Los informes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos. a) Informes objetivos son aquellos que contienen información verdadera, parcial y sin distorsiones. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio. b) Informes claros son aquellos que se entienden con facilidad y son lógicos. La claridad se puede mejorar evitando un lenguaje técnico innecesario y proporcionando la suficiente información adicional de respaldo. c) Los informes concisos van al grano y evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos completos en el menor número de palabras posibles. d) Los informes constructivos son los que como resultado de tono y contenido ayudan tanto a los auditados como a la organización y promueven el mejoramiento en donde es requerido. e) Los informes oportunos son emitidos sin retraso indebido y permiten la pronta y efectiva toma de acciones. 4. Los informes contendrán el propósito el alcance y resultados de la auditoría y, cuando se considere apropiado, la opinión del auditor. a) Aunque el formato y contenido del informe de auditoría pueden variar por la organización o por el tipo de auditoría, deben contener en lo mínimo, el propósito, alcance y los resultados de la auditoría. b) Los informes de auditoría pueden incluir información de antecedentes y de resumen. La información de antecedentes puede identificar las unidades organizacionales, las funciones revisadas y proporcionar información explicatoria importante. También pueden incluir el estado que guardan las observaciones conclusiones y recomendaciones de informe anteriores, así como indicaciones de si el informe corresponde a una auditoria programada o a una solicitud especifica. Cuando se incluyan resúmenes, estos deberán representar en forma equilibrada el contenido del informe de auditoria. c) La declaración de propósitos deberá describir los objetivos de la auditoria y, cuando sea necesario deberá informar al lector los motivos para su realización y lo que se esperaba lograr a través de ella. d) La declaración de alcances deberá identificar las actividades auditadas e incluir, cuando sea conveniente, información adiciona, como la referida el periodo sujeto a examen. En ocasiones es necesario identificar las actividades no auditadas, para delinear los límites de la auditoría debiéndose así mismo describir la naturaleza y extensión de la auditoria realizada. e) Los resultados pueden abarcar observaciones, conclusiones (opiniones) y recomendaciones. f) Las observaciones corresponden a declaraciones pertinentes sobre hechos. Aquellas observaciones que se consideren necesarias para apoyar las recomendaciones y conclusiones del auditor interno o para evitar su mal entendimiento se deberán incluir en su informe final. La información u observaciones de menor importancia se pueden comunicar oralmente o a través de correspondencia menos formal. Las observaciones planteadas deberán considerar los siguientes atributos: criterios, condición, causa, y efecto. g) Las conclusiones (opiniones) constituyen la evaluación del auditor interno sobre los efectos de las observaciones en las actividades revisadas. Cuando el informe de auditoria incluye conclusiones, estas deberán claramente identificadas como tales. Las conclusiones pueden referirse a todo el ámbito de una auditoria o a aspectos específicos, y aunque no se limitan únicamente a ello pueden referirse a determinar si las operaciones o programas van de acuerdo con los de la organización; si se están alcanzando las metas y objetivos de la organización; y si las actividades examinadas funcionan como deben ser. 5. Los informes pueden incluir recomendaciones para mejoras potenciales y reconocer el desempeño satisfactorio y las medidas correctivas. a) Las recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del auditor interno. Tiene por objeto llamar la atención para que se corrijan las condiciones existente o para que se mejore las operaciones. Las recomendaciones pueden sugerir alternativas para corregir o mejor la gestión, sirviendo de guía a la administración para el logro de los resultados deseados. b) Los logros de los auditados, en términos de mejoras, desde la última auditoría, o el establecimiento de una operación bien controlada, pueden incluirse en el informe de auditoría. Esta información puede ser necesaria para dar una adecuada visión de las condiciones existentes y para dar una correcta perspectiva y un razonable equilibrio al informe de auditoria. 6. El director de auditoría interna, o quien él designe, deberá revisar y aprobar el informe final antes de emitirlo y decidirá a quien se le distribuirá el reporte. a) El director de auditoría interna o la persona que él designe para ello deberá aprobar y firmar todo los informes finales. Si las circunstancias específicas lo permiten se debe tomar en cuenta al auditor encargado o al supervisor encargado para que firme el informe como representante del director de auditoría interna. b) Los informes de auditoría se deben entregar a aquellos miembros de la organización que pueden asegurar que los resultados de auditoría sean debidamente considerados. Esto significa que el informe de auditoría bebe llegar a aquellos funcionarios que están en una posición en la que se pueden tomar medidas correctivas o asegurar que se están tomando dichas medidas. El informe final de auditoria debe así mismo entregarse al jefe de la unidad auditada. Por su parte los niveles superiores de la organización pueden recibir solo informes concentrados. Los informes también pueden ser entregados a otros involucrados como son los auditores externos y los comités de auditoría. c) En ocasiones alguna información no conviene que sea revelada a todos los que reciben el informe, en virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando está relacionada con actos ilegales o impropios. En tales caso dicha información podrá ser presentada en un informe por separado. Si las situaciones reportadas involucran a los niveles de mayor rango en la administración, el informe de auditoría deberá ser entregado al comité de auditoría o alguna otra área que posea un nivel parecido dentro de la organización. � Seguimiento. Como parte del proceso de auditoría, los auditores internos deberán hacer un seguimiento sobre los hallazgos reportados que requieren alguna acción, para asegurarse que la administración ha solucionado oportuna y adecuadamente las observaciones de auditoría. Un seguimiento adecuado y oportuno es básico para completar el proceso de auditoría; ya que el caso de no efectuarse podría minimizarse de manera seria el valor de las auditorías. Los aspectos o conclusiones más relevantes que inciden en la etapa de seguimiento son los siguientes: � La responsabilidad de seguimiento debe ser definida en el escrito o manual que fija autoridad al grupo de auditoria interna. � Al decidir la dimensión del seguimiento, los auditores internos deben considerar las propias acciones de seguimiento llevadas a cabo por otros miembros de la organización. � Algunas observaciones o hallazgos importante reportados pueden requerir acción inmediata por parte de la administración; en cuyo caso talesacciones habrán de ser monitoreadas por los auditores internos hasta que hayan sido corregidos. � Las actividades de seguimiento deberán ser incluidas en el plan de trabajo del grupo de auditoria interna. � Se habrán de diseñar programas específicos de seguimiento a fin de asegurar la cobertura de todo el proceso. � Se emitirá un informe de seguimiento que incluya hallazgos u observaciones atendidas o solucionadas, en proceso de atención o solución, y acciones o respuestas poco satisfactorias. � La administración es responsable de tomar las acciones correctivas sobre hallazgos u observaciones de auditoria reportados. Los auditores internos deben llevar un seguimiento para asegurarse que se toman acciones apropiadas sobre los hallazgos reportados en la auditoría. Los auditores internos deben cerciorarse que se han tomado acciones correctivas para alcanzar los resultados deseados, o que la administración o el consejo de administración asuman el riesgo por no adoptar acciones correctivas sobre los hallazgos reportados. 1.9 El Informe Normal y el Confidencial. En ocasiones alguna información no conviene que sea revelada a todos los que reciben el informe, en virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando está relacionada con actos ilegales o impropios. En tales caso dicha información podrá ser presentada en un informe por separado. Si las situaciones reportadas involucran a los niveles de mayor rango en la administración, el informe de auditoría deberá ser entregado al comité de auditoría o alguna otra área que posea un nivel parecido dentro de la organización. Los informes referentes a las designaciones de auditoría de índole confidencial, cuyo informes invariablemente habrá de tener el mismo carácter, los auditores con frecuencia tienen la necesidad de informar, también de manera confidencial ciertos aspectos relativos a la ejecución de su trabajo. De acuerdo con lo anterior ha de inferirse que de una designación de auditoría no confidencial será posible que se origine un informe que si fuese, al menos parcialmente. En todo informe marcado con el rótulo de confidencial, el auditor general deberá, con el objeto de hacer resaltar esta característica, imprimir su sello de goma con la misma leyenda en la parte superior derecha de la cubierta de cada uno de los ejemplares del informe, antes de elevarlo a la autoridades superiores para su examen y resolución. En el original del informe dichos sellos se imprimirán en la cubierta exterior de cartulina, a demás en la cubierta interior. El auditor general también podrá imprimir el sello de confidencial a cualquier informe que hubiese recibido de el auditor informante sin la expresa clasificación, siempre que, a juicio de aquel funcionario superior, el informe de que se trate debiera ser tratado en forma confidencial. Auque todo informe de auditoría ha de tener como característica distintiva, la de ser un documento intrínsecamente confidencial, todas las persona autorizadas a leer dichos informes deberán extremar el cumplimiento de las disposiciones de secreto profesional de la auditoría, cuando se trate de un informe marcado con el sello de confidencial. CAPÍTULO II PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL- ADMINISTRATIVA. Preparación del Informe de Auditoría Operacional-A dministrativa. 2.1 Tratamiento de la Información. La información es la materia prima con la que trabaja en auditor. Establecido este hecho surgen las siguientes preguntas: ¿Qué información se debe buscar?, ¿Dónde se encuentra esta información?, ¿Cómo darle una coherencia? Y otras más. El auditor antes de iniciar la recopilación de información necesita: � Saber qué información es significativa y cuál no lo es. � Tener un esquema conceptual con el cuál ordenarla y clasificarla. � Saber cuáles son los medios para obtenerla. � Saber cómo se puede obtener al menor costo posible. La información para la auditoría se recoge con el objeto de poder realizar un diagnóstico y emitir unas recomendaciones. Sin embargo se necesita un tratamiento para obtener información más elaborada y ajustada a nuestro propósitos. El tratamiento no es otra cosa que la aplicación de técnicas específicas para cada nivel de la organización las técnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas. Técnicas de Tratamiento de la Información Cuantitativas Cualitativas Nivel estratégico o político Finalidad, misión, objetivos Análisis documental, entrevistas personalizadas Programación, previsión Gráficas de Gant, modelos de previsión cuantitativos Modelos de previsión cualitativos Nivel organizacional Cultura, estilo de la dirección Cuestionarios de clima organizacional del estilo de dirección Estructura Evaluación de componentes de la estructura, técnicas de diseño Detección de grupos informales Funciones y actividades Técnicas de análisis de actividad dedicaciones, carga de trabajo. Análisis funcional Proceso Racionalización de procesos, manuales de procesos Diagramas Flujos, capacidad Análisis documental, observación directa, pruebas de verificación Nivel de recursos Recursos humanos Indicadores de personal, sustituibilidad incertidumbre Recursos materiales Análisis de superficies carga de recursos En la fase de capturación de información es recomendable recopilar la información de las variables de los tres niveles; aquí ya se verifica una primera selección de la información, posteriormente habrá que analizar los procesos a fondo con las técnicas correspondientes. Los papeles de trabajo que documentan la auditoría deben ser preparados por el auditor y revisados por el responsable del departamento de auditorií interna. Estos papeles contendrán la información recopilada y los análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar. 2.2 Reuniones Preliminares con Auditores. Una vez que el auditor anotó en sus papeles de trabajo todas las deficiencias que a su juicio existen, debe efectuar un examen crítico sobre cada observación y cada sugerencia. La discusión de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso de la auditoría y /o en reuniones posteriores a la terminación de la auditoría (entrevistas finales). Otra técnica consiste en la revisión de los borradores de los informes de auditoría por el jefe de la unidad auditada. Estas discusiones y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas interpretaciones ni malos entendidos de los hechos, al dar la oportunidad al auditor de aclarar asuntos específicos y de expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Este examen debe incluir un estudio integral de cada observación con los papeles de auditoría en que se apoyan los comentarios, la descripción de los problemas y las sugerencias derivadas del criterio del auditor; es necesario enfatizar que no deben admitirse observaciones y sugerencias que no estén respaldadas por evidencia suficiente y competente en cédulas de auditoría. 1. Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o el supervisor de auditoría. Esta es una norma de carácter universal que no puede dejar de aplicarse bajo ninguna circunstancia. 2. En consecuencia, tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben tener un conocimiento profundo de los métodos, procedimientos y sistemas que se han examinado en la empresa. 3. Tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de cada observación incluida en los papeles de trabajo. 4. El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo con su importancia, a la luz delimpacto presente y futuro sobre los recursos de la entidad. 5. Los papeles de auditoría deben incluir no sólo descripciones de problemas, sino sugerencias útiles, claras y objetivas para corregirlos. 6. El auditor y sus ayudantes deben discutir, analizar y evaluar cada una de las sugerencias para corregir los problemas detectados. 7. Es más importante estar convencido de que las sugerencias de auditoría están bien estructuradas y serán de utilidad, que el convencimiento respecto a las fallas o deficiencias en los sistemas. 8. En los papeles de trabajo es esencial que las sugerencias de auditoria sean: a) Factibles: Es decir, susceptibles de llevarse a la práctica y no solo quimeras obtenidas de manuales que nunca se han puesto en operación. b) Accesibles: Esto es, al alcance de la empresa desde el punto de vista de su capacidad económica. c) Objetiva e integrales: Es decir, congruentes con la estructura de área en la que se van a implantar y con la estructura del área en la que se van a implantar y con la estructura de otras áreas que se relacionen con ésta. En resumen, antes de proceder al inicio del proceso de preparación del informe, el auditor y sus ayudantes deben trabajar sobre los papeles que contienen las descripciones de los sistemas, el señalamiento de fallas y el detalle de las sugerencias, a fin de agotar todas las posibilidades existentes respecto a todo aquello que pueda: � Eliminarse. � Combinarse. � Transferirse. � Cambiarse. � Corregirse. 2.2.1 Análisis de Cada Observación, Honestidad, Con vencimiento y Complementación. El auditor durante el desarrollo de su trabajo ira detectando situaciones, irregularidades o anomalías que merecen ser tomadas en consideración para su análisis y discusión. Del resultado de tal proceso se derivará su eventual inclusión en el informe de auditoría. En este punto se determinará el término aplicar. Si el auditor va a comentar con los auditados una “irregularidad”, “anomalía”, “deficiencia”, “falta”, etc., con toda seguridad se va a enfrentar a un rechazo hacía el y su trabajo. Para evitar tales situaciones es conveniente emplear el término genérico de “observación”. Una vez que los papeles de trabajo han sido revisados y aprobados por el gerente o el supervisor de auditoría, se tiene la certeza de que las observaciones y sugerencias representan los puntos de vista definitivos en torno a los problemas localizados dentro de los sistemas y procedimientos en vigor. Procede, a continuación, solicitar a los gerentes y a los directores de las áreas involucradas en la auditoría, la celebración de una junta para comentar las recomendaciones del auditor, llegar a conclusiones respecto a ellas y establecer de manera conjunta las acciones necesarias para su implantación dentro de la estructura de la entidad. A dicha reunión debe asistir el gerente o el supervisor de auditoría y el ayudante que más haya sobresalido en el desarrollo del examen del flujo de transacciones. Un elemento indispensable para que la junta se lleve a cabo, son los papeles de trabajo y las cédulas que contienen las observaciones y sugerencias derivadas de la auditoría operacional. En la mayoría de las ocasiones, los gerentes y directores solicitan que el auditor demuestre la autenticidad de las fallas que se reportan; por ello, el legajo de cédulas de auditoría debe estar escrupulosamente completo y ordenado tanto para la localización inmediata de los papeles requeridos como para la clara y rápida lectura de sus datos por el personal del cliente o de la empresa. La reunión para discutir las observaciones y sugerencias debe llevarse a cabo con los ejecutivos a cuyo cargo están los departamentos o áreas funcionales que involucran los hallazgos y recomendaciones del auditor. La discusión debe ser conducida por el gerente o supervisor de auditoría considerando los siguientes aspectos esenciales. 1. Iniciar la reunión explicando previamente los objetivos de la auditoría en cada una de las áreas que fueron revisadas. Esta explicación deberá ser breve y sin tecnicismos. 2. Hacer hincapié en que la auditoría operacional tiene propósitos esencialmente constructivos y no destructivos; es decir, los problemas localizados y las fallas detectadas serán divulgadas para beneficio de la entidad y no para señalar o culpar al personal involucrado 3. Se debe hacer énfasis para reconocer y agradecer la colaboración de todo el personal de cada una de las áreas funcionales que han sido auditadas. 4. Comenzar la reunión en su aspecto propiamente técnico dando lectura a cada una de las observaciones y sugerencias de acuerdo con el texto de las cédulas de auditoría. Este hecho permite recordar a los ayudantes que deben redactare sus recomendaciones en forma clara y objetiva. 5. Enfatizar la mejor disposición en que se encuentra el auditor para ofrecer las pruebas en que basa cada una de sus observaciones. 6. Hacer hincapié en que las sugerencias propuestas son únicamente el punto de vista de los auditores y que, en consecuencia, el punto de vista de los ejecutivos que tienen a su cargo las áreas involucradas es importante y valioso para depurar o mejorar dichas sugerencias. 7. Respecto a las sugerencias que reflejan su punto de vista, el auditor debe procurar Convencer antes que Vencer. 8. Es vital tomar nota acuciosa de las respuestas y puntos de vista que los ejecutivos expresen respecto a cada una de las sugerencias y las observaciones de los auditores. Éste es un punto esencial, ya que dichas respuestas van a formar parte del reporte de auditoría; por ello, es conveniente que los comentarios de directores y gerentes se transcriban literalmente a los papeles de trabajo y se lean en voz alta antes de dar paso a las siguiente recomendación. 9. Deben evitarse comentarios hirientes, irónicos o tendenciosos respecto a cualquier empleado o funcionario de las áreas que se han examinado y de la empresa en su conjunto; las apreciaciones del auditor no deben ir más allá de los hechos concretos, aun en los casos en que los problemas detectados se relacionen con actitudes negativas o incapacidad del personal. Respecto a este último punto, el gerente de auditoría deberá hacer comentarios en privado con el superior a quien reporte el empleado o el ejecutivo involucrado en este tipo de hallazgos. 10. Cuando procede, se admiten y son recomendables los comentarios positivos acerca del desempeño y las actitudes constructivas del personal en las áreas auditadas; sin embargo, debe tomarse en consideración la importancia de evitar también los excesos para no incurrir en adulaciones que resultan molestas y que restan categoría a la imagen del auditor. 11. Como corolario del punto anterior, el auditor debe aceptar y solicitar un plazo razonable para su evaluación, los puntos de vista expresados por los directores y gerentes en discrepancia con las observaciones y sugerencias. En relación con las observaciones y sugerencias que los ejecutivos acepten durante la reunión a la que se ha hecho referencia en los párrafos anteriores, es importante poner en práctica los puntos que se detallan a continuación. 1. El auditor debe lograr que los ejecutivos de las áreas involucradas establezcan y se comprometan a respetar fechas o plazos en los que las recomendaciones aceptadas quedarán cumplidas en forma integral. 2. De acuerdo con las fechas o plazos establecidos por la empresa para cumplir las recomendaciones aceptadas, es necesario que el auditor las anote claramente en los papeles de trabajo. 3. Respecto a las sugerencias cuyo cumplimiento requiera de la intervención de especialistas internos o externos, los directores y gerentes deben establecer fechas tentativas para obtener las autorizacionesde los funcionarios en quienes recaiga esta responsabilidad. El establecimiento de fechas en los términos indicados es la mejor garantía de que el esfuerzo de los auditores y de los ejecutivos no será estéril. Cualquiera que sea la razón por la que los directores o gerentes rehacen las recomendaciones de auditor, también es indispensable que las respuestas se transcriban literalmente en los papeles de trabajo. Es importante dejar bien establecido que tanto las recomendaciones de auditoría rechazadas por la empresa con el texto íntegro de las respuestas que incluyen dichos rechazos, deben formar parte del reporte de auditoría operacional-administrativa. 2.3 Control de Calidad. La asignación de recursos para el trabajo de auditoría debe considerar las técnicas de administración de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos básicos: Desarrollar un plan detallado; El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal disponible. Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: Debe existir algún mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control se puede llevar en un diagrama de Gantt, con Hojas de Control de Tiempos, y con los Cuestionarios de Control de Calidad. Ejemplo de Diagrama de Gantt: Diagrama de Gantt. Diagrama de Gantt Número Fecha Fecha Real Real Sem. Sem. Sem. Sem. Auditoria 1 Pers. Inicio Término Inicio Término 1 2 3 4 Actividad 1 A .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX Actividad 2 B .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX Actividad 3 C .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX XXX Actividad 4 A .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX Actividad 5 C .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX Así mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue: Hoja de Control de Tiempo-Semana Semana: Del ----/----/---- Al ----/----/---- Nombre: Auditor 1 Registro: nnnnnnn General Detalle Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes Sabado Domingo Auditoría 1 Actividad 1 Auditoría 1 Actividad 2 Auditoría 1 Actividad 3 Hecho por: Auditor 1 Revisado por: Director de Auditoría. Los recursos deben comprender también las habilidades con las que cuenta el grupo de trabajo de auditoría y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la disponibilidad del personal para la realización del trabajo de auditoría, como los periódos de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estén realizando, etc. 2.3.1 Objetivos del Control de Calidad. Los objetivos básicos del control de calidad establecidos en el párrafo 1.4.10 de las Normas Técnicas de Auditoría son los siguientes: a) Independencia, integridad y objetividad. Proporcionar seguridad razonable de que todo el personal profesional de auditoría de la organización, a cualquier nivel de responsabilidad, mantiene sus cualidades de independencia, integridad y objetividad. b) Formación y capacidad profesional. Proporcionar una seguridad razonable de que el personal profesional tiene la formación y la capacidad necesarias que le permitan cumplir adecuadamente las responsabilidades que se le asignan. Este objetivo implica el asegurar que la asignación de personal a los trabajos, su contratación y su promoción y desarrollo profesional son adecuados. c) Aceptación y continuidad de clientes. Permitir la decisión sobre la aceptación y continuidad de los clientes, teniendo en consideración la independencia del auditor y la capacidad para proporcionar un servicio adecuado, y la integridad de la dirección y accionistas del cliente. d) Consultas. Tener una seguridad razonable de que, cuando sea necesario, el auditor solicita una ayuda de personas u organismos, internos o externos, que tengan niveles adecuados de competencia, juicio y conocimientos para resolver aspectos técnicos. e) Supervisión y control de trabajos. Proporcionar una seguridad razonable de que la planificación, la ejecución y la supervisión del trabajo se han realizado cumpliendo con las Normas Técnicas de Auditoría. f) Inspección. Proporcionar mediante inspecciones periódicas, internas o externas, una seguridad razonable de que los procedimientos implantados para asegurar la calidad de los trabajos están consiguiendo los objetivos anteriores. Los objetivos del control de calidad son aplicables a todos los servicios de auditoría prestados a clientes. 2.3.2 Desarrollo de los Objetivos de Control de Ca lidad. El desarrollo de los objetivos básicos de control de calidad anteriormente enumerados, es el siguiente: � Establecer políticas y procedimientos que proporcionen una seguridad razonable de que el auditor, mantiene independencia conforme a las disposiciones vigentes Para cumplir con este objetivo de control de calidad los auditores aportarán información completa a sus socios, en su caso, respecto a su clientela y exigirán confirmaciones periódicas por escrito a estos en el sentido que no se encuentran dentro de ninguna de las limitaciones a la independencia que señalan las Normas de Auditoría, como otras normas internas de carácter profesional que se hubieran desarrollado al respecto. Así mismo, el auditor deberá disponer las acciones necesarias para que, en el caso de que alguno se coloque en cualquiera de las mencionadas limitaciones lo comunique a quien se considere oportuno para tomar las medidas que eviten mantenerse en los supuestos de falta de independencia Del mismo modo el auditor deberá cuidar que su personal es independiente en relación con los trabajos en que intervenga directamente. A este fin, deberá establecer los procedimientos que estime adecuados para obtener información al respecto � Establecer un plan de formación profesional continua. Cada uno de los niveles profesionales del personal deberá recibir la formación apropiada que podrá, en caso de que el auditor no cuente con recursos suficientes, ser proporcionada en base a programas de entrenamiento, seminarios, conferencias, etc. desarrolladas por la Corporación a que pertenezca, o por cualquier otro organismo o entidad que imparta cursos afines a la profesión y como mínimo deberán cumplir los requisitos corporativos y los programas complementarios desarrollados por el propio auditor. Adicionalmente, se completará el desarrollo profesional del personal por medio de comunicaciones escritas sobre información técnica, sobre artículos publicados en revistas, sobre nuevos libros, etc., a través del mantenimiento de una biblioteca técnica. � Establecer un sistema de evaluación periódica del personal. El auditor deberá organizar sistemas de evaluación periódica de su personal que coadyuven al examen crítico del trabajo realizado y que contribuya, en su caso, a establecer el plan de promoción dentro del esquema profesional del auditor � Establecer un plan de asignación de personal a los trabajos de auditoría. Deberá tenerse en cuenta en cada trabajo la naturaleza de éste, y su grado de dificultad inherente y complejidad del tema objeto del trabajo, así como asegurarse que la experiencia y la especialización del personal asignado es adecuada a las características del cliente. Se deberán programar por anticipado los trabajos a realizar indicando las necesidades de personal y sus características � Establecer un sistema de investigación y consulta en casos especiales. El auditor establecerá un sistema que regule el proceso internode investigación y consulta, que aporte, cuando se considere necesario, elementos de contraste sobre aspectos relevantes de su trabajo. Así mismo, establecerá procedimiento para la utilización de otros profesionales ajenos a la auditoria, cuando encuentre situaciones especiales que así lo aconsejen en atención a las consideraciones desarrolladas en el trabajo. � Establecer un sistema de planificación, ejecución y supervisión del trabajo en todas sus fases, para comprobar que éste se realiza de acuerdo con las normas de auditoría y de calidad establecidas por el auditor de cuentas. Para facilitar la planificación, ejecución y supervisión, el auditor debe proporcionar a su personal, guías orientativas en cuanto a la forma y contenido de los papeles de trabajo, del alcance y características de la evidencia a documentar en los mismos y respecto a la naturaleza, extensión y oportunidad de las instrucciones de trabajo a ser incluidas en los programas de auditoría. Es así mismo conveniente que el auditor prepare cuestionarios, guías o manuales que sirvan de interpretación a las normas y procedimientos de auditoría relativos a la ejecución del trabajo y a la emisión del informe. � Establecer reglas para la aceptación y la conservación de la clientela. Deberá evaluar periódicamente a todos los clientes para considerar la conveniencia de continuar con ellos, atendiendo a los problemas que hubieran surgido de las auditorías respectivas y especialmente, atendiendo a situaciones, que por ejemplo, el impago de honorarios, la modificación de situaciones personales del auditor o de la entidad, o la existencia de incompatibilidades sobrevenidas, pudieran afectar la independencia del auditor para un nuevo trabajo. � Establecer un sistema de inspección interna para comprobar que los procedimientos de control de calidad se están cumpliendo. Dicha inspección se instrumentará a través de un programa sistemático a desarrollar por el auditor, que contempla el examen a posterior interno o externo de todo o parte de los procedimientos más importantes de los trabajos, con el propósito de asegurarse el regular cumplimiento de los objetivos de control de calidad señalados en los párrafos anteriores. 2.3.3 Aplicación de Cuestionarios de Control de Ca lidad. Una vez elaborado el borrador del informe de auditoría operacional-administrativa, ha llegado el momento de utilizar un elemento de trabajo de particular importancia: Los cuestionarios de control de calidad. Dichos cuestionarios se integran por preguntas enfocadas a garantizar una emisión profesional del reporte de auditoría; deben ser respondidos por el auditor en jefe que tuvo a su cargo el desarrollo del examen del área o áreas auditadas y aprobadas por el gerente o el director de auditoría interna o, en su caso, por el socio responsable de formar el informe. 1.- Clasificación. Pregunta cerrada simple. Pregunta cerrada con respuestas múltiples. Preguntas cerradas y abiertas de código múltiple. 2.- Contenido de los cuestionarios. Elementos de diseño Información general de la organización. Información del área. 3.-Áreas de aplicación . Por etapa de proceso administrativo. Por elemento específico. Debido a que estos cuestionarios constituyen un esfuerzo final para detectar cualquier omisión en que se hubiere incurrido durante la auditoría, su utilidad depende de las respuestas sinceras y objetivas a cada una de las preguntas que los integran. Los cuestionarios de control de calidad permiten al auditor llevar a cabo una supervisión final sobre el cumplimiento de ciertos puntos esenciales de la auditoría que ya deben estar satisfechos antes de la emisión del informe; dichos puntos se señalan a continuación. a) El borrador del reporte debe incluir las observaciones y sugerencias relativas a todos los problemas de verdadera importancia en el área auditada y no sólo los de carácter contable o financiero. b) El auditor en jefe y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de que se determinaron las causas verdaderas de todos los problemas detectados. c) El auditor en jefe y sus ayudantes deben estar convencidos de que midieron la importancia de todos los problemas detectados en relación con su posible efecto financiero y de que se esforzaron por cuantificar dichos problemas a fin de expresarlos en unidades monetarias dentro del borrador del informe. d) Así mismo, el auditor y sus ayudantes deben estar seguros de que ya se han tomado en consideración los problemas adicionales, presentes o futuros, encontrados por la falta de solución a un problema principal y de que esta consideración se ha incluido en el borrador del reporte de auditoría. e) El auditor y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de haber identificado todos los riegos a que está expuesta la empresa por las anomalías detectadas durante el desarrollo del examen y de haber incluido mención de tales riesgos en el borrador de su informe. Los cuestionarios de control de calidad deben incluir preguntas que permitan corroborar si los puntos anteriormente detallados han sido cumplidos satisfactoriamente durante la auditoria operacional. Es necesario hacer hincapié en la forma en que deben responderse las preguntas del cuestionario: La honestidad y sencillez son factores esenciales. Cada pregunta tiene que ser leída con atención para que el auditor pueda recapacitar en torno a la información que posee y a su conocimiento de las características de operación en el área auditada. Las respuestas a los cuestionarios de control de calidad deben complementarse comentarios adicionales del auditor en los casos en que un simple SI o un NO resulten insuficientes y puedan provocar dudas. Finalmente es necesario señalar que los cuestionarios deben ser fechados y firmados tanto por el auditor que ha respondido las preguntas, como por el gerentes, director o socio que ha autorizado las respuestas. 2.3.3.1 Ejemplo de Cuestionarios de Control de Cali dad. COMPAÑÍA ABC Departamento de Auditoria Interna Estudio y Evaluación de Flujos de Transacciones Cuestionarios sobre la aplicación de procedimientos Concepto SI NO NA Referencia en PT 1. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS 1.1 ¿Cubrió usted todos los aspectos esenciales relativos al flujo de la transacciones en el área sujeta a examen? 1.2 ¿Preparo usted cédulas de auditoría como descripciones narrativas o gráficas de flujo respecto de los procedimientos vigentes en el área sujeta a estudio? 1.3 ¿Tiene usted en papeles de referencia permanente ejemplares de todas las forma internas involucradas en el flujo de transacciones del área sujeta a estudio? 1.4 ¿Verifico usted a través de pruebas de auditoría la información contenida en las cédulas descriptivas o gráficas de flujo de transacción? 1.5 ¿Tiene evidencia de dicha verificación en papeles de trabajo? 1.6 Estudio las descripciones narrativas y/o las gráficas de flujo a fin de determinar: d) ¿Qué puede eliminarse? e) ¿Qué puede combinarse? f) ¿Qué puede transferirse? g) ¿Qué puede cambiarse? 1.7 Aplico las siguientes interrogantes durante el estudio de cada fase del flujo de transacciones: b) ¿Qué? c) ¿Cómo? d) ¿Cuándo? e) ¿Quién? f) ¿Dónde? g) ¿Por qué? 1.8 ¿Dió respuesta satisfactoria a cada interrogante en los casos aplicables? 1.9 ¿Determino todos los factores variables y constantes que intervienen en los principales problemas detectados? 1.10 ¿Está satisfechos en el sentido de haber llegado a determinar la causa verdadera de los problemas detectados? 1.11 Los cuestionarios de control interno fueron respondidos con base en la secuencia anterior. 2. EVALUACION 2.1 Determino la importancia
